Różne okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej od 2019

Renata Majewska Biuro Kadr i Płac

Od nowego roku obowiązują trzy odmiennie ustalane okresy przechowywania akt osobowych pracowników oraz list płac zatrudnionych.

Dokumentacja ze stosunku pracy oraz akta osobowe osób, z którymi stosunek pracy nawiązano:

  • Kp – Kodeks pracy
  • usus – ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych
  • MRPiPS – Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej
  • po 31.12.2018 – będą z mocy prawa przechowywane przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustanie zatrudnienie,
  • między 1.01.1999 a 31.12.2018 – będą przechowywane zasadniczo przez 50 lat od zakończenia stosunku pracy, ale płatnik (po łącznym spełnieniu 2 warunków informacyjnych wobec ZUS) będzie mógł fakultatywnie skrócić ten okres do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym za daną osobę zgłosi raport informacyjny ZUS RIA,
  • przed 1.01.1999 – trzeba przechowywać przez 50 lat od daty ustania zatrudnienia.

To efekt ustawy z 10.01.2018 o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (DzU poz. 357, dalej nowelizacja), która weszła w życie 1.01.2019. Zmodyfikowała ona Kp, usus, a także ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz emerytalną.

Skrócenie z mocy prawa – wyjątki

Od zasady 10-letniego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej osób zatrudnionych po 31.12.2018 są wyjątki. Zmienione przepisy (nowy art. 94 pkt 9b, art. 944, art. 945 Kp i art. 5 nowelizacji) przewidują wydłużenie okresu przechowywania następującej dokumentacji:

  • pracownika wykonującego prace górnicze i równorzędne – do 50 lat od dnia zakończenia stosunku pracy,
  • oddanej już na przechowanie, stanowiącej lub mogącej stanowić dowód w postępowaniu, którego stroną będzie pracodawca – do czasu prawomocnego zakończenia postępowania, jednak nie krócej niż 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego ustania zatrudnienia,
  • oddanej już na przechowanie, stanowiącej lub mogącej stanowić dowód w postępowaniu, którego stroną pracodawca wprawdzie nie będzie, lecz dowie się o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania – o 12 mies.,
  • zatrudnionego ponownie podczas biegu 10-letniego okresu przechowywania – pracodawca będzie wówczas kontynuował prowadzenie dotychczasowej dokumentacji, a okres przechowywania (10 lat) będzie biegł od zakończenia roku kalendarzowego, kiedy ustanie ostatni stosunek pracy łączący strony,
  • co do której przepis odrębny ustanowi dłuższy okres przechowywania.

Jak liczyć termin

Zgodnie z zasadą wynikającą z orzecznictwa terminy w prawie pracy upływają w dniu poprzedzającym dzień, który nazwą lub datą odpowiada początkowemu dniu terminu. A zatem 10-letni termin przechowywania dokumentacji ze stosunku pracy i akt osobowych osób, liczony od końca roku, w którym ustanie zatrudnienie, lub w którym za daną osobę zostanie zgłoszony ZUS RIA, zaczyna się 1 stycznia i kończy 31 grudnia.

Informowanie o możliwości odbioru teczek

Od 1.01.2019 pracownicy mają możliwość odbioru swojej dokumentacji po upływie okresu przechowywania. Nieodebrana dokumentacja zostanie przez pracodawcę zniszczona w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści, w terminie do 12 mies. po upływie okresu przeznaczonego na jej odbiór.

Informacja o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej i możliwości jej odbioru po upływie tego okresu
Zamość, 28.06.2019
do Renaty Mazurskiej
Dyrektor ds. Marketingu
Informuję, że:
1) Skoro Pani stosunek pracy ulegnie rozwiązaniu 30.06.2019, to okres przechowywania Pani dokumentacji pracowniczej upłynie 31.12.2029 (okres przechowywania biegnie przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło rozwiązanie lub wygaśniecie stosunku pracy).
2) Ma Pani prawo odbioru dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania, czyli do 31.01.2030.
3) Jeśli w wyznaczonym terminie (tj. do 31.01.2030) nie odbierze Pani swojej dokumentacji pracowniczej, pracodawca będzie mógł ją zniszczyć w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści, w ciągu kolejnych 12 mies. Gdy jednak podczas tych 12 mies. stawi się Pani w celu odebrania dokumentacji pracowniczej, zostanie ona Pani wydana, jeśli nie ulegnie jeszcze zniszczeniu.
1.07.2019, Renata Mazurska
(data potwierdzenia odbioru i podpis pracownika)
Z poważaniem,
Ireneusz Sosak
(podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej)

Pracowników zatrudnionych po 31.12.2018 pracodawca musi o tym powiadomić przy rozwiązaniu albo wygaśnięciu stosunku pracy. Wraz ze świadectwem pracy będzie im wydawał indywidualną informację (w postaci papierowej lub elektronicznej) o:

  • długości okresu przechowywania,
  • możliwości odbioru dokumentacji do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania (czyli do 31 stycznia),
  • zniszczeniu dokumentacji w razie jej nieodebrania w wyznaczonym terminie.

Informacja ta może być dostarczona za pośrednictwem operatora pocztowego, przez upoważnioną przez pracodawcę osobę albo za pomocą środków komunikacji elektronicznej – pod warunkiem uzyskania potwierdzenia doręczenia. W razie niemożności doręczenia informacji przez operatora pocztowego ten będzie ją przechowywał przez 14 dni w swojej placówce pocztowej, zaś zawiadomienie o pozostawieniu informacji i możliwości jej odbioru w ciągu 7 dni (licząc od dnia pozostawienia awiza) umieści w oddawczej skrzynce pocztowej lub – jeśli nie będzie to możliwe – na drzwiach mieszkania osoby uprawnionej. W razie niepodjęcia przesyłki w terminie operator zostawi powtórne awizo w terminie nie dłuższym niż 14 dni od daty dostarczenia pierwszego zawiadomienia. Informację będzie się uznawało za doręczoną z upływem ostatniego dnia 14-dniowego okresu i będzie ona umieszczana odpowiednio w części B lub C dokumentacji pracowniczej wraz z drukami awizo (§ 15 rozporządzenia MRPiPS z 10.12.2018 w sprawie dokumentacji pracowniczej, DzU poz. 2369, dalej rozporządzenie).

Uwaga: przyjęcie fikcji doręczenia jest możliwe tylko w przypadku wysłania informacji drogą pocztową. Jeśli więc upoważniona przez pracodawcę osoba będzie chciała osobiście doręczyć ją na adres byłego pracownika, lecz się to nie uda (np. nie zastanie adresata albo adres okaże się nieaktualny), fikcja doręczenia nie zadziała. Trzeba będzie wówczas przesłać informację za pośrednictwem operatora pocztowego i dopiero po bezskutecznym upływie 14-dniowego terminu uznać ją za doręczoną.

Skrócenie dobrowolne

50-letni okres przechowywania dokumentacji ze stosunku pracy i akt osobowych zatrudnionego między 1.01.1999 a 31.12.2018 może ulec skróceniu do 10 lat, pod warunkiem łącznego spełnienia poniższych warunków:

  • zgłoszenia do ZUS osobnego oświadczenia – na nowym formularzu ZUS OSW – o przekazaniu za wszystkich ww. pracowników raportów ZUS RIA (oświadczenie takie płatnik może złożyć w dowolnej chwili i nawet wycofać – do czasu zgłoszenia pierwszego ZUS RIA),
  • złożenia za nich raportów informacyjnych – na nowym formularzu ZUS RIA – w terminach:
    • za zatrudnionych, których płatnik wyrejestrował lub wyrejestruje z ubezpieczeń społecznych przed dniem złożenia oświadczenia ZUS OSW – w ciągu 12 mies. od daty złożenia oświadczenia,
    • za osoby wyrejestrowane po dniu złożenia oświadczenia – wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych.

Skrócony 10-letni okres przechowywania będzie wówczas liczony od końca roku kalendarzowego, w którym płatnik złoży za daną osobę ZUS RIA.

Uwaga: pracodawca może, ale nie musi skorzystać z tego rozwiązania. Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji ww. grupy pracowników poprzez złożenie oświadczenia ZUS OSW i raportów ZUS RIA jest całkowicie dobrowolne. Jeśli się na to nie zdecyduje, będzie przechowywał akta osobowe na starych zasadach – przez 50 lat od ustania zatrudnienia. Tak też będzie, gdy co prawda przekaże do ZUS deklarację ZUS OSW (i jej nie wycofa), lecz potem nie dostarczy w odpowiednim terminie ZUS RIA, choćby za jednego ubezpieczonego.

Uwaga: jeśli zakład pracy między 1.01.1999 a 31.12.2018 zatrudniał również zleceniobiorców, w celu skrócenia okresu przechowywania dokumentacji powinien złożyć ZUS RIA także za wszystkich tych zleceniobiorców, za których przechowuje dokumenty służące do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty – okres ich przechowywania też ulega wtedy skróceniu do 10 lat, o czym jest mowa poniżej. Nie jest możliwe skrócenie okresu przechowywania tylko jednego rodzaju dokumentacji (pracowniczej bądź płacowej zleceniobiorców) lub w stosunku do niektórych tylko pracowników/zleceniobiorców.

Jak długo przechowywać listy płac

Nowe terminy przechowywania dokumentacji pracowniczej są zbieżne z terminami przechowywania listy płac, kart wynagrodzeń albo innych dowodów, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty pracowników i zleceniobiorców, wynoszącymi (nowe ust. 4 i 4a dodane do art. 125a ustawy emerytalnej):

  • 10 lat – od końca roku kalendarzowego, w którym pracownik lub zleceniobiorca zakończył u płatnika pracę – dla osoby zgłoszonej do ubezpieczeń po 31.12.2018,
  • 10 lat – od końca roku kalendarzowego, w którym płatnik złoży za daną osobę ZUS RIA – dla pracownika lub zleceniobiorcy, który został zgłoszony po raz pierwszy przez płatnika między 1.01.1999 a 31.12.2018,
  • 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u płatnika – dla pozostałych pracowników i zleceniobiorców, tj. zgłoszonych do ubezpieczeń przed 1.01.1999, a także objętych dobrowolnym skróceniem, za których płatnik nie złoży raportów ZUS RIA.

Dane w ZUS RIA

W ZUS RIA składanym za pracowników i zleceniobiorców zgłoszonych do ubezpieczeń społecznych po 31.12.1998 i przed 1.01.2019 płatnik wykazuje:

  • kwotę przychodu należnego za inny rok kalendarzowy niż rok, w którym został wypłacony, jeśli przychód ten stanowił podstawę wymiaru składek na:
    • ubezpieczenia emerytalne i rentowe za okres od 1.01.1999 do 31.12.2018,
    • ubezpieczenie wypadkowe za okres od 1.01.1999 do 31.12.2018,
  • kwotę przychodu za lata kalendarzowe, wypłaconego oprócz wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, który w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – za okres od 1.01.1999 do 31.12.2018,
  • okresy wykonywania pracy nauczycielskiej – od 1.01.1999 do 31.12.2018 – w placówkach, o których mowa w:
  • okresy wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze – od 1.01.1999 do 31.12.2008 – o której mowa w:
    • art. 32 ustawy emerytalnej,
    • art. 3 ust. 1 i 3 ustawy z 19.12.2008 o emeryturach pomostowych (DzU z 2018 poz. 1924),
  • informację, czy w okresie zatrudnienia na kolei pracownikowi przysługiwał deputat węglowy lub ekwiwalent pieniężny,
  • datę rozwiązania, wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy/stosunku służbowego (tryb rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy/stosunku służbowego oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany).

Obowiązki informacyjne

Płatnik składek (pracodawca), składający ZUS RIA za pracownika wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń, ma obowiązek mu przekazać:

  • kopię złożonego za niego ZUS RIA,
  • dowody potwierdzające wykonywanie od 1.01.1999 do 31.12.2008 pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, określone w:
    • art. 32 ustawy emerytalnej,
    • art. 3 ust. 1 i 3 ustawy o emeryturach pomostowych,
  • pouczenie o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport ZUS RIA został złożony, o prawie odbioru dokumentacji w ciągu miesiąca kalendarzowego po upływie tego okresu i prawie do uzyskania kopii dokumentacji.

Analogiczne obowiązki ciążą na płatniku (zleceniodawcy) składającym ZUS RIA za zleceniobiorcę wraz z wyrejestrowaniem go z ubezpieczeń. Przekazuje on zleceniobiorcy:

  • kopię złożonego za niego ZUS RIA,
  • pouczenie o okresie przechowywania ww. dokumentacji służącej ustaleniu emerytury/renty przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym został złożony ZUS RIA i o prawie odbioru dokumentacji w ciągu miesiąca kalendarzowego po upływie tego terminu.

Ponadto sam ZUS będzie zawiadamiał o złożeniu ZUS RIA – w informacji o stanie konta przesyłanej za rok, w którym raport zostanie zgłoszony, a osobom pobierającym emerytury lub renty – wraz z rocznym obliczeniem podatku albo imienną informacją o wysokości uzyskanego dochodu. Zawiadomienie to ma zawierać również pouczenie o długości okresu przechowywania, możliwości odbioru dokumentacji w ciągu miesiąca kalendarzowego po upływie tego terminu, a w przypadku pracownika – także o konieczności wystąpienia do płatnika o wydanie dowodów potwierdzających wykonywanie ww. prac w szczególnym warunkach lub o szczególnym charakterze.

Wydawanie dokumentacji

Jak już o tym była mowa, pracodawca ma obowiązek wydać dokumentację pracowniczą po upływie okresu przechowywania byłemu pracownikowi, a po jego śmierci uprawnionym członkom rodziny, po udokumentowaniu przez nich pokrewieństwa, albo osobom upoważnionym przez uprawnionych.

Analogiczny obowiązek ciąży na zleceniodawcy w stosunku do ww. dokumentacji służącej ustaleniu emerytury/renty.

Po śmierci byłego pracownika prawo odbioru dokumentacji przysługuje:

  • dzieciom własnym, drugiego małżonka i przysposobionym,
  • przyjętym na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnukom,
  • rodzeństwu i innym dzieciom (z wyłączeniem rodziny zastępczej i rodzinnego domu dziecka),
  • małżonkowi (wdowie i wdowcowi), rodzicom, w tym ojczymowi i macosze, oraz osobom przysposabiającym.

Dokumentację prowadzoną w postaci papierowej przekazuje się danej osobie za pokwitowaniem, w takiej samej postaci, a gromadzoną w formie elektronicznej:

  • na informatycznym nośniku danych odebranym osobiście i za pokwitowaniem, albo
  • za pomocą środków komunikacji elektronicznej, po warunkiem że potencjalny odbiorca zostanie uprzednio jednoznacznie zidentyfikowany, a wydanie teczki – potwierdzone dowodem doręczenia (§ 16 i 17 rozporządzenia).

Dokumentację prowadzoną w postaci elektronicznej należy przed wydaniem uporządkować w sposób określony w rozdz. 4 rozporządzenia, a więc:

  • zapisać każdy dokument w odrębnym pliku wg zasad:
    • odwzorowanie cyfrowe dokumentu papierowego – w formacie PDF,
    • inne dokumenty przechowywane w pliku o określonym formacie – w tym formacie,
    • dane niezapisane w systemie teleinformatycznym w pliku o określonym formacie – w formacie TXT,
  • przyporządkować do każdego dokumentu zestaw 9 metadanych (patrz ramka) zapisanych w odrębnym pliku XML; plikowi z metadanymi nadaje się taką samą nawę, jaką ma pełna nazwa odnośnego pliku, i uzupełnia o rozszerzenie XML,
  • tak uporządkowany zbiór przekazać w jednym pliku, zapisanym w formacie przeznaczonym do kompresji, o którym mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z 17.02.2005 o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (DzU z 2017 poz. 570),
  • plik z uporządkowanym zbiorem dokumentów opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy.

Metadane nadawane dokumentacji

Na metadane nadawane e-dokumentacji składają się:

  • identyfikator dokumentu – unikatowy w całym zbiorze identyfikator odróżniający dany dokument od innych wchodzących w skład przekazywanej dokumentacji,
  • identyfikator dokumentacji – identyfikator prowadzonej oddzielnie dla każdego pracownika dokumentacji pracowniczej,
  • rodzaj – jednoznaczne określenie rodzaju dokumentu, wskazujące przyporządkowanie go do jednej z części akt osobowych,
  • data powstania dokumentu,
  • w przypadku odwzorowania cyfrowego dokumentu papierowego – data opatrzenia go kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy albo osoby przez niego upoważnionej,
  • PESEL pracownika, do którego dokumentacji został włączony dokument, a w razie jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość,
  • imię i nazwisko pracownika,
  • nazwa pracodawcy,
  • data utworzenia uporządkowanego zbioru dokumentów przeznaczonych do przekazania, w którym znajduje się dokument (§ 13 ust. 3 rozporządzenia).
Spis treści artykułu
Spis treści artykułu:
Więcej na temat: „Prawo Pracy”
Prawo pracy

Ochrona danych osobowych pracowników i kandydatów do pracy – zmiany od 4.05.2019

Renata Majewska
Zmodyfikowano zakres informacji, jakich może żądać pracodawca od osoby ubiegającej się o posadę i już zatrudnionej. Jasno określono też, w jaki sposób pozyskiwać dane w celu weryfikacji uprawnień do świadczeń socjalnych.

Temat miesiąca

Dokumentacja pracownicza (cz. I) – nowe zasady

Renata Majewska
Od 1.01.2019 pracodawcy prowadzą i przechowują dokumentację personalną według nowych reguł. Muszą przy tym uwzględniać aktualne – obowiązujące od 4.05.2019 – przepisy o ochronie danych osobowych.

Zasadnicze zmiany w tym zakresie od 1.01.2019 wprowadziło nowe rozporządzenie MRPiPS z 10.12.2018 w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU poz. 2369, dalej rdp).

Obecnie reguluje ono kwestie gromadzenia w trakcie stosunku pracy i przechowywania po ustaniu zatrudnienia dwóch członów dokumentacji pracowniczej – akt osobowych oraz tzw. dokumentacji ze stosunku pracy (indywidualnej).


Prawo pracy

Konsekwencje zawarcia nowej umowy o pracę z emerytem

Renata Majewska
Pracownica nabywa prawo do emerytury od 30.07.2019. Planuje rozwiązać stosunek pracy 29.07.2019 na mocy porozumienia stron i od następnego dnia (tj. od 30.07.2019) ponownie się zatrudnić u tego samego pracodawcy, by odebrać urlop wypoczynkowy z tytułu poprzedniego angażu.
Czy taki sposób postępowania gwarantuje jej wypłatę emerytury?

Prawo pracy

Dodatkowy urlop dla niepełnosprawnego pracownika

Renata Majewska
Osoba pracująca w firmie bez przerwy od 1.01.2008 przy zatrudnianiu przedstawiła orzeczenie o niepełnosprawności umiarkowanej. W 2009 (po roku pracy) skorzystała z pierwszego dodatkowego urlopu wypoczynkowego w wymiarze 10 dni roboczych. W czerwcu ubiegłego roku utraciła swój specjalny status na rzecz niepełnosprawności lekkiej, jednak niedawno przedstawiła kolejne orzeczenie przywracające jej niepełnosprawność umiarkowaną od 6.03.2019.
Czy musi jeszcze raz odczekać rok, by nabyć prawo do urlopu dodatkowego? Jeśli nie, to jaki wymiar urlopu dodatkowego przysługuje jej za 2019?

Prawo pracy

Badania okresowe podczas przebywania na zasiłku opiekuńczym

Renata Majewska
Pracownik był do 10.04.2019 na zasiłku opiekuńczym (miał chorą żonę), tymczasem 5.04.2019 upłynęła ważność jego okresowych badań lekarskich. Już wcześniej pracodawca umówił go na 8.04.2019 na wizytę lekarską.
Czy tego dnia mógł on zrobić wyznaczone badania, czy też powinien był zaczekać do końca zwolnienia lekarskiego? Czy za czas badań lekarskich poza godzinami pracy przysługuje wynagrodzenie? Jeśli zostanie wypłacone, to czy nie będzie problemu z zasiłkiem za ten dzień?

Praca, świadczenia i ubezpieczenia

Ubezpieczenie nie zawsze zwalnia z obowiązku wypłaty odprawy pośmiertnej

Renata Majewska
Firma objęła pracowników grupowym ubezpieczeniem na życie, w ramach którego członkom ich rodzin przysługują odszkodowania na wypadek śmierci. Składkę na polisę finansują pracodawca (40%) i pracownik (60%). Pod koniec lutego 2019 r. zmarł jeden z pracowników. Zgodnie z Kp dwojgu jego najbliższym należy się odprawa pośmiertna w wysokości 3-miesięcznego wynagrodzenia (9000 zł). Instytucja ubezpieczeniowa wypłaciła rodzinie 13 000 zł, ale ta domaga się od pracodawcy dopłaty.
Czy słusznie?

Tak. Pracodawca powinien dopłacić – z racji odprawy pośmiertnej – 3800 zł.

W razi zgonu pracownika podczas trwania stosunku pracy lub pobierania zasiłku chorobowego po ustaniu zatrudnienia, rodzinie przysługuje odprawa pośmiertna, zależna od okresu zatrudnienia (stażu pracy) u danego pracodawcy.


Prawo pracy

Kiedy pracodawca przekazuje informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej

Renata Majewska
Niedawno na emeryturę odszedł pracownik zatrudniony w spółce od 1995.
Czy to prawda, że każdej osobie zwalnianej po 31.12.2018 trzeba wydawać (wraz ze świadectwem pracy) informację o długości okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej? Jaki jest sens wzywać starsze osoby, by za 50 lat przyszły odebrać swoje teczki personalne?

Prawo pracy

Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z chorującym emerytem

Renata Majewska
20.03.2019 pracownik-emeryt przekroczy 182 dni okresu zasiłkowego.
Czy następnego dnia można mu wręczyć pismo o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia na mocy art. 53 Kp, mimo że nadal będzie na zwolnieniu lekarskim?

Prawo pracy

Obowiązek przeprowadzania okresowych szkoleń bhp pracowników biurowych

Renata Majewska
Przedsiębiorca zatrudniający 46 pracowników zajmuje się produkcją mebli.
Czy osoby zatrudnione w dziale administracji musi kierować regularnie na szkolenia okresowe bhp? Jeśli tak, to czy może je przeprowadzać sam pracodawca?

Przedsiębiorca ma obowiązek kierować pracowników na okresowe szkolenia bhp, bo jego przeważająca działalność należy do wysokiej grupy ryzyka. Nie ma on jednak kompetencji do samodzielnego pełnienia roli służby bhp, a w konsekwencji do osobistego przeprowadzania takich szkoleń.

Pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika, który nie ma wymaganych kwalifikacji lub umiejętności potrzebnych do jej wykonywania, a także bez dostatecznej znajomości przepisów oraz zasad bhp.


Potrącenia

Egzekucja na poczet alimentów – nowe zasady

Renata Majewska
Od 11.01.2019 na poczet zaległości osób opóźniających się z zapłatą świadczeń na utrzymanie dzieci zajęciu podlega do 50% diet z racji podróży służbowych. Komornik zyskał też nowe narzędzia ścigania takich dłużników.

Temat miesiąca

Jak zelektronizować dokumentację pracowniczą

Renata Majewska
Od 1.01.2019 pracodawcy prowadzą i przechowują akta osobowe pracowników oraz dokumentację stosunku pracy w postaci papierowej albo w elektronicznej.
Obie postaci zostały zrównane pod względem prawnym.

Początkowo eksperci twierdzili, że oba człony dokumentacji pracowniczej (akta osobowe oraz dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, nazywana dokumentacją indywidualną) trzeba gromadzić w jednej postaci (tzn. całe akta osobowe elektroniczne i cała dokumentacja indywidualna elektroniczna, całe akta osobowe papierowe i cała dokumentacja indywidualna papierowa).

Jednak zdaniem resortu pracy pracodawcy mają więcej możliwości. Akta osobowe to integralny element dokumentacji pracowniczej i dlatego trzeba go sporządzać w pełni papierowo bądź w pełni elektronicznie. Jednak dla części zatrudnionych można je prowadzić w postaci papierowej, a dla pozostałych – zdigitalizować. Nie jest jednak dopuszczalne, by akta osobowe danego pracownika miały częściowo charakter papierowy i częściowo elektroniczny (stanowiska MRPiPS z 7.02.2019 i Głównego Inspektora Pracy z 17.01.2019, GIP-GPP.081.6.2019.2).


Prawo pracy

Wniosek pracownika o gotówkową wypłatę wynagrodzenia wysłany e-mailem

Renata Majewska
Pracownik złożył pracodawcy oświadczenie – drogą e-mailową – o chęci dalszego pobierania wynagrodzenia do rąk własnych (gotówką).
Czy jest ono ważne, czy też dla swojej ważności powinno być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym?

Prawo pracy

Zmiana sposobu wypłaty pensji a konieczność aktualizacji informacji o warunkach zatrudnienia

Renata Majewska
Pracodawca zatrudnia 36 pracowników, nie wprowadził regulaminów pracy i wynagradzania. Przeglądam dokumenty kadrowe pod kątem ich zgodności ze zmienionymi od 1.01.2019 przepisami prawa pracy. Zauważyłam, że nie zaktualizowano pracownikom informacji o warunkach zatrudnienia w związku z nowym sposobem wypłaty wynagrodzenia – na konto bankowe pracownika. Czy było to konieczne?

Praca, świadczenia i ubezpieczenia

Zmiana sposobu wypłaty wynagrodzenia – czy potrzebna jest korekta regulaminu pracy

Renata Majewska
Pracuję w firmie zatrudniającej ponad 1,5 tys. pracowników, w której działa kilka zakładowych organizacji związkowych.
Czy w związku ze zmianą – od 1.01.2019 r. – sposobu wypłaty wynagrodzenia trzeba było skorygować regulamin pracy? Czy za zaniedbanie tej powinności grożą jakiekolwiek sankcje?

Prawo pracy

Przetwarzanie przez pracodawców danych o powszechnym obowiązku obrony

Renata Majewska
Mam wątpliwość co do możliwości przetwarzania przez zakład pracy danych zatrudnionych dotyczących powszechnego obowiązku obrony. Z wzoru kwestionariusza osobowego dla pracownika, zamieszczonego na stronie internetowej resortu pracy, zniknęły informacje nt. służby wojskowej. Także z nowego rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej wynika, że w części B akt osobowych nie należy już gromadzić oświadczeń i dokumentów o wykonywaniu przez zatrudnionego w trakcie stosunku pracy powszechnego obowiązku obrony.
Czy rzeczywiście od 1.01.2019 nie wolno już przetwarzać tych informacji (jak wynikałoby z niektórych artykułów w prasie fachowej)?

Zgodnie z art. 51 ust. 1 Konstytucji nikt nie może być obowiązany inaczej niż na podstawie ustawy do ujawniania informacji dotyczących jego osoby. Zatem, aby określić zakres danych osobowych, które można pozyskać od osoby, której dane dotyczą (np. pracownika), należy znaleźć odpowiednią podstawę prawną (…) (np. Kp lub innych ustaw). Kwestionariusz osobowy pracownika nie jest zatem podstawą prawną określającą maksymalny zakres pozyskiwanych od niego danych.


Logowanie

email:

hasło:

 

 

Logowanie za pomocą emaila

Jeżeli nie pamiętasz hasła albo nie masz konta, to wyślemy na Twój email wiadomość weryfikującą. Po kliknięciu w link z emaila będziesz zalogowany na urządzeniu do chwili wylogowania.

email:

Klikając w poniższy link zgadzasz się na zapisanie podanych w formularzu danych i wykorzystywanie ich zgodnie z polityką przetwarzania danych dostępną w dokumencie ⇒Polityka przetwarzania danych osobowych (RODO)⇐

 

Logowanie do za pomocą emaila

Sprawdzanie danych....