Rozliczenie kosztów zagranicznej podróży pracownika, któremu nie wypłacono zaliczki

Anna Koleśnik doradca podatkowy

Jaki kurs waluty należy zastosować do wyceny kosztów zagranicznych podróży służbowych pracowników i jak ująć w księgach rachunkowych powstałe różnice kursowe na rozrachunkach z pracownikami?
Pracownikom nie wypłacamy zaliczek w walucie obcej na pokrycie wydatków poniesionych w czasie podróży.

W związku z rozliczeniem zagranicznej delegacji mogą powstać różnice kursowe:

  • na rozrachunkach z pracownikami (kwota poniesionego kosztu wyrażonego w walucie obcej, czyli wydatku poniesionego przez pracownika podczas podróży, po przeliczeniu na złote różni się z reguły od kwoty tego kosztu z dnia zapłaty przez pracodawcę, czyli w omawianym przypadku z dnia zwrotu wydatków za tę podróż),
  • od własnych środków pieniężnych (między kursem waluty przyjętym do wyceny środków w dniu ich wpływu a kursem przyjętym do wyceny ich rozchodu z kasy walutowej lub rachunku walutowego).

Czytelnik pyta tylko o te pierwsze różnice.

Zaliczki na poczet podróży

  • MPiPS – Minister Pracy i Polityki Społecznej
  • IS – izba skarbowa
  • updof – ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych
  • updop – ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych
  • uor – ustawa o rachunkowości
  • KIS – Krajowa Informacja Skarbowa

W myśl § 20 rozporządzenia MPiPS z 29.01.2013 w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DzU poz. 167) pracownik odbywający zagraniczną podróż służbową otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na uzasadnione koszty tej podróży. Za jego zgodą zaliczka może być wypłacona w złotych, w wysokości równowartości przysługującej mu zaliczki w walucie obcej, przeliczonej wg kursu średniego NBP z dnia wypłaty zaliczki.

Jednostki spoza sfery budżetowej stosują jednak przepisy rozporządzenia, tylko jeśli nie uregulowały odmiennie kwestii rozliczania podróży służbowych w swoich wewnętrznych przepisach (regulaminach, umowach o pracę).

Z pytania wynika, że firma nie stosuje przepisów rozporządzenia w części odnoszącej się do zaliczek, bo ich nie wypłaca, a zwraca wydatki poniesione przez pracowników po przedstawieniu przez nich rozliczenia kosztów podróży służbowej.

Wycena kosztu na moment poniesienia

Dla celów bilansowych i podatkowych przeliczenie kosztów zagranicznych podróży służbowych pracowników, wyrażonych w walutach obcych, na złote powinno nastąpić przy zastosowaniu średniego kursu ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień ich poniesienia (art. 30 ust. 2 pkt 2 uor, art. 15 ust. 1 updop, art. 11a ust. 2 updof). Do niedawna powszechnie przyjmowano, że – zarówno dla celów księgowych, jak i podatkowych – za dzień poniesienia kosztu podróży służbowej zawsze należy przyjmować dzień rozliczenia delegacji (datę złożenia przez pracownika rozliczenia kosztów podróży), bez względu na to, czy koszty te zostały udokumentowane fakturami, paragonami, czy obliczone ryczałtowo (zob. np. interpretacje IS w Poznaniu z 18.05.2016, ILPB4/4510-1-119/16-4/ŁM oraz Warszawie z 30.03.2016, IPPB5/4510-1256/15-2/IŚ, 6.07.2015, IPPB5/4510-336/15-2/IŚ i 11.09.2014, IPPB5/423-560/14-2/IŚ). Niektóre organy podatkowe zaczęły jednak wyrażać odmienny pogląd (por. interpretacje IS w Katowicach z 1.02.2016, IBPB-2-2/4510-89/15/NG i 7.01.2014, IBPBI/2/423-1236/13/BG), który niedawno został potwierdzony przez dyrektora KIS (interpretacje z 15.02.2017, 2461-IBPB-1-3.4510.1006.2016.2.SK i 21.04.2017, 2461-IBPB-1-2.4510.86.2017.1.MM).

Zgodnie z nim do przeliczenia kosztów zagranicznej podróży służbowej dla celów podatkowych należy zastosować kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego, poprzedzającego dzień:

  • wystawienia faktury/rachunku – w razie udokumentowania wydatków fakturą lub rachunkiem,
  • rozliczenia delegacji – tylko w przypadku wydatków nieudokumentowanych fakturą/rachunkiem (np. diet, ryczałtów za noclegi, pokrycia kosztów dojazdów, przejazdów miejscowych i kosztów używania przez pracowników własnych pojazdów).

Niestety, przyjęcie tego rozwiązania komplikuje niepotrzebnie rozliczenie kosztów delegacji, zwiększając znacznie nakład pracy, bo podatnicy muszą stosować kilka różnych kursów do wyceny poniesionych kosztów. Tymczasem nie ma to żadnego wpływu na dochody budżetowe, gdyż chodzi o drobne kwoty różnic, zarówno na plus, jak i na minus.

Wycena kosztu na moment zapłaty (zwrotu kosztów)

Jeżeli zwrot pracownikowi kosztów zagranicznej podróży służbowej następuje w walucie obcej, to kursem właściwym do przeliczenia wypłaconej kwoty zwrotu na potrzeby księgowe i podatkowe jest kurs:

  • średni NBP z dnia poprzedzającego jej wypłatę z rachunku walutowego (lub kasy walutowej) jednostki bądź
  • faktycznie zastosowany, jeżeli środki zostały zakupione w banku czy kantorze.

Jeśli kurs zastosowany do wyceny kosztu poniesionego w walucie obcej i kurs przyjęty do wyceny zwracanej pracownikowi kwoty się różnią, to powstają różnice kursowe stanowiące przychody/koszty księgowe i podatkowe.

Jeżeli zwrot nastąpi w złotych, podatkowe ani księgowe różnice kursowe na rozrachunkach z pracownikami nie powstaną (patrz ramka poniżej).

Zapłata prywatną kartą za służbowe wydatki

Jeżeli pracownik za granicą płaci za zakupy własną kartą płatniczą i bank pobiera te kwoty z jego rachunku w złotych (po przeliczeniu z waluty obcej na złote wg kursu banku), a następnie pracodawca zwraca pracownikowi kwotę w złotych, to nie powstaną podatkowe różnice kursowe zaliczane do przychodów bądź kosztów podatkowych pracodawcy. Jednak w świetle interpretacji organów podatkowych pracodawca powinien odpowiednio zwiększyć/zmniejszyć swoje koszty uzyskania przychodów o różnicę między kwotą zwróconych pracownikowi wydatków i kwotą zaewidencjonowaną jako koszt podatkowy w dacie rozliczenia podróży służbowej wg średniego kursu NBP (zob. interpretacje IS w Poznaniu z 18.05.2016, ILPB4/4510-1-119/16-4/ŁM oraz Warszawie z 30.03.2016, IPPB5/4510-1256/15-2/IŚ i 6.07.2015, IBPB5/4510-336/15-2/IS).

Pracownik spółki po powrocie z podróży służbowej do Niemiec (na którą nie wypłacono mu zaliczki) 21.07.2017 przedstawił dokumenty potwierdzające poniesienie kosztów podróży w wysokości 300 euro. Przyjmijmy (dla uproszczenia), że wszystkie te koszty zostały przeliczone na złote po kursie średnim NBP z dnia poprzedzającego dzień złożenia przez pracownika rozliczenia delegacji, który wynosił 4,2117 zł/euro.

Następnego dnia (22.07.2017) z kasy walutowej spółki wypłacono mu 300 euro tytułem zwrotu poniesionych kosztów podróży. Wycena 300 euro nastąpiła po kursie średnim ogłoszonym przez NBP z dnia poprzedzającego dzień wypłaty (4,2311 zł/euro).

Księgowania:

1. Rozliczenie kosztów zagranicznej podróży służbowej (PK):

300 euro × 4,2117 zł/euro = 1263,51 zł

Wn konto 40 „Koszty według rodzaju” (w analityce „Pozostałe koszty rodzajowe”)

Ma konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” (w analityce „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”)

2. Zwrot pracownikowi kosztów zagranicznej podróży służbowej (KW):

300 euro × 4,2311 zł/euro = 1269,33 zł

Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” (w analityce „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”)

Ma konto 10 „Kasa” (w analityce „Kasa walutowa”)

3. Ustalenie różnic kursowych na rozrachunkach z pracownikami (PK) 1263,51 zł – 1269,33 zł = 5,82 zł (ujemna różnica kursowa stanowiąca koszt finansowy i koszt podatkowy)

Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” (w analityce „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”)

Ma konto 75-1 „Koszty finansowe”.

Spółka powinna też ustalić różnice kursowe od własnych środków pieniężnych – między kursem waluty przyjętym do wyceny środków w dniu ich wpływu do kasy a kursem przyjętym do wyceny ich rozchodu (księgowanie: Wn konto 10 „Kasa” (w analityce „Kasa walutowa”), Ma konto 75-0 „Przychody finansowe” lub konto 75-1 „Koszty finansowe”).

Powstałe różnice kursowe stanowią jednocześnie odpowiednio przychody/koszty podatkowe.

w sprzedaży

Spis treści artykułu
Spis treści artykułu:

Logowanie

email:

hasło:

 

 

Logowanie za pomocą emaila

Jeżeli nie pamiętasz hasła albo nie masz konta, to wyślemy na Twój email wiadomość weryfikującą. Po kliknięciu w link z emaila będziesz zalogowany na urządzeniu do chwili wylogowania.

email:

Klikając w poniższy link zgadzasz się na zapisanie podanych w formularzu danych i wykorzystywanie ich zgodnie z polityką przetwarzania danych dostępną w dokumencie ⇒Polityka przetwarzania danych osobowych (RODO)⇐

 

Logowanie do za pomocą emaila

Sprawdzanie danych....