Rozliczenie kosztów zagranicznej podróży pracownika, któremu nie wypłacono zaliczki

Anna Koleśnik doradca podatkowy

Jaki kurs waluty należy zastosować do wyceny kosztów zagranicznych podróży służbowych pracowników i jak ująć w księgach rachunkowych powstałe różnice kursowe na rozrachunkach z pracownikami?
Pracownikom nie wypłacamy zaliczek w walucie obcej na pokrycie wydatków poniesionych w czasie podróży.

W związku z rozliczeniem zagranicznej delegacji mogą powstać różnice kursowe:

  • na rozrachunkach z pracownikami (kwota poniesionego kosztu wyrażonego w walucie obcej, czyli wydatku poniesionego przez pracownika podczas podróży, po przeliczeniu na złote różni się z reguły od kwoty tego kosztu z dnia zapłaty przez pracodawcę, czyli w omawianym przypadku z dnia zwrotu wydatków za tę podróż),
  • od własnych środków pieniężnych (między kursem waluty przyjętym do wyceny środków w dniu ich wpływu a kursem przyjętym do wyceny ich rozchodu z kasy walutowej lub rachunku walutowego).

Czytelnik pyta tylko o te pierwsze różnice.

Zaliczki na poczet podróży

  • MPiPS – Minister Pracy i Polityki Społecznej
  • IS – izba skarbowa
  • updof – ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych
  • updop – ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych
  • uor – ustawa o rachunkowości
  • KIS – Krajowa Informacja Skarbowa

W myśl § 20 rozporządzenia MPiPS z 29.01.2013 w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DzU poz. 167) pracownik odbywający zagraniczną podróż służbową otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na uzasadnione koszty tej podróży. Za jego zgodą zaliczka może być wypłacona w złotych, w wysokości równowartości przysługującej mu zaliczki w walucie obcej, przeliczonej wg kursu średniego NBP z dnia wypłaty zaliczki.

Jednostki spoza sfery budżetowej stosują jednak przepisy rozporządzenia, tylko jeśli nie uregulowały odmiennie kwestii rozliczania podróży służbowych w swoich wewnętrznych przepisach (regulaminach, umowach o pracę).

Z pytania wynika, że firma nie stosuje przepisów rozporządzenia w części odnoszącej się do zaliczek, bo ich nie wypłaca, a zwraca wydatki poniesione przez pracowników po przedstawieniu przez nich rozliczenia kosztów podróży służbowej.

Wycena kosztu na moment poniesienia

Dla celów bilansowych i podatkowych przeliczenie kosztów zagranicznych podróży służbowych pracowników, wyrażonych w walutach obcych, na złote powinno nastąpić przy zastosowaniu średniego kursu ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień ich poniesienia (art. 30 ust. 2 pkt 2 uor, art. 15 ust. 1 updop, art. 11a ust. 2 updof). Do niedawna powszechnie przyjmowano, że – zarówno dla celów księgowych, jak i podatkowych – za dzień poniesienia kosztu podróży służbowej zawsze należy przyjmować dzień rozliczenia delegacji (datę złożenia przez pracownika rozliczenia kosztów podróży), bez względu na to, czy koszty te zostały udokumentowane fakturami, paragonami, czy obliczone ryczałtowo (zob. np. interpretacje IS w Poznaniu z 18.05.2016, ILPB4/4510-1-119/16-4/ŁM oraz Warszawie z 30.03.2016, IPPB5/4510-1256/15-2/IŚ, 6.07.2015, IPPB5/4510-336/15-2/IŚ i 11.09.2014, IPPB5/423-560/14-2/IŚ). Niektóre organy podatkowe zaczęły jednak wyrażać odmienny pogląd (por. interpretacje IS w Katowicach z 1.02.2016, IBPB-2-2/4510-89/15/NG i 7.01.2014, IBPBI/2/423-1236/13/BG), który niedawno został potwierdzony przez dyrektora KIS (interpretacje z 15.02.2017, 2461-IBPB-1-3.4510.1006.2016.2.SK i 21.04.2017, 2461-IBPB-1-2.4510.86.2017.1.MM).

Zgodnie z nim do przeliczenia kosztów zagranicznej podróży służbowej dla celów podatkowych należy zastosować kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego, poprzedzającego dzień:

  • wystawienia faktury/rachunku – w razie udokumentowania wydatków fakturą lub rachunkiem,
  • rozliczenia delegacji – tylko w przypadku wydatków nieudokumentowanych fakturą/rachunkiem (np. diet, ryczałtów za noclegi, pokrycia kosztów dojazdów, przejazdów miejscowych i kosztów używania przez pracowników własnych pojazdów).

Niestety, przyjęcie tego rozwiązania komplikuje niepotrzebnie rozliczenie kosztów delegacji, zwiększając znacznie nakład pracy, bo podatnicy muszą stosować kilka różnych kursów do wyceny poniesionych kosztów. Tymczasem nie ma to żadnego wpływu na dochody budżetowe, gdyż chodzi o drobne kwoty różnic, zarówno na plus, jak i na minus.

Wycena kosztu na moment zapłaty (zwrotu kosztów)

Jeżeli zwrot pracownikowi kosztów zagranicznej podróży służbowej następuje w walucie obcej, to kursem właściwym do przeliczenia wypłaconej kwoty zwrotu na potrzeby księgowe i podatkowe jest kurs:

  • średni NBP z dnia poprzedzającego jej wypłatę z rachunku walutowego (lub kasy walutowej) jednostki bądź
  • faktycznie zastosowany, jeżeli środki zostały zakupione w banku czy kantorze.

Jeśli kurs zastosowany do wyceny kosztu poniesionego w walucie obcej i kurs przyjęty do wyceny zwracanej pracownikowi kwoty się różnią, to powstają różnice kursowe stanowiące przychody/koszty księgowe i podatkowe.

Jeżeli zwrot nastąpi w złotych, podatkowe ani księgowe różnice kursowe na rozrachunkach z pracownikami nie powstaną (patrz ramka poniżej).

Zapłata prywatną kartą za służbowe wydatki

Jeżeli pracownik za granicą płaci za zakupy własną kartą płatniczą i bank pobiera te kwoty z jego rachunku w złotych (po przeliczeniu z waluty obcej na złote wg kursu banku), a następnie pracodawca zwraca pracownikowi kwotę w złotych, to nie powstaną podatkowe różnice kursowe zaliczane do przychodów bądź kosztów podatkowych pracodawcy. Jednak w świetle interpretacji organów podatkowych pracodawca powinien odpowiednio zwiększyć/zmniejszyć swoje koszty uzyskania przychodów o różnicę między kwotą zwróconych pracownikowi wydatków i kwotą zaewidencjonowaną jako koszt podatkowy w dacie rozliczenia podróży służbowej wg średniego kursu NBP (zob. interpretacje IS w Poznaniu z 18.05.2016, ILPB4/4510-1-119/16-4/ŁM oraz Warszawie z 30.03.2016, IPPB5/4510-1256/15-2/IŚ i 6.07.2015, IBPB5/4510-336/15-2/IS).

Pracownik spółki po powrocie z podróży służbowej do Niemiec (na którą nie wypłacono mu zaliczki) 21.07.2017 przedstawił dokumenty potwierdzające poniesienie kosztów podróży w wysokości 300 euro. Przyjmijmy (dla uproszczenia), że wszystkie te koszty zostały przeliczone na złote po kursie średnim NBP z dnia poprzedzającego dzień złożenia przez pracownika rozliczenia delegacji, który wynosił 4,2117 zł/euro.

Następnego dnia (22.07.2017) z kasy walutowej spółki wypłacono mu 300 euro tytułem zwrotu poniesionych kosztów podróży. Wycena 300 euro nastąpiła po kursie średnim ogłoszonym przez NBP z dnia poprzedzającego dzień wypłaty (4,2311 zł/euro).

Księgowania:

1. Rozliczenie kosztów zagranicznej podróży służbowej (PK):

300 euro × 4,2117 zł/euro = 1263,51 zł

Wn konto 40 „Koszty według rodzaju” (w analityce „Pozostałe koszty rodzajowe”)

Ma konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” (w analityce „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”)

2. Zwrot pracownikowi kosztów zagranicznej podróży służbowej (KW):

300 euro × 4,2311 zł/euro = 1269,33 zł

Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” (w analityce „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”)

Ma konto 10 „Kasa” (w analityce „Kasa walutowa”)

3. Ustalenie różnic kursowych na rozrachunkach z pracownikami (PK) 1263,51 zł – 1269,33 zł = 5,82 zł (ujemna różnica kursowa stanowiąca koszt finansowy i koszt podatkowy)

Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” (w analityce „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”)

Ma konto 75-1 „Koszty finansowe”.

Spółka powinna też ustalić różnice kursowe od własnych środków pieniężnych – między kursem waluty przyjętym do wyceny środków w dniu ich wpływu do kasy a kursem przyjętym do wyceny ich rozchodu (księgowanie: Wn konto 10 „Kasa” (w analityce „Kasa walutowa”), Ma konto 75-0 „Przychody finansowe” lub konto 75-1 „Koszty finansowe”).

Powstałe różnice kursowe stanowią jednocześnie odpowiednio przychody/koszty podatkowe.

Spis treści artykułu
Spis treści artykułu:
Więcej na temat: „Księgi rachunkowe”
Rachunkowość

Zwrot podatku akcyzowego producentom rolnym w księgach rachunkowych i sprawozdaniu finansowym urzędu gminy

Jesteśmy urzędem gminy. Prosimy o wskazanie właściwego paragrafu klasyfikacji budżetowej oraz sposobu ujęcia w księgach rachunkowych i prezentacji w sprawozdaniu finansowym zwrotu podatku akcyzowego producentom rolnym.

Księgi rachunkowe

Zaliczkowa wypłata wynagrodzenia za pracę – ujęcie podatkowe i księgowe

Marek Barowicz
W związku z nadzwyczajną sytuacją pracownik zwrócił się do pracodawcy o zaliczkową wypłatę wynagrodzenia.
Jakie są skutki (podatkowe i księgowe) wypłacenia mu takiej zaliczki?

Na wniosek pracownika pracodawca może przekazać mu zaliczkę na poczet przyszłego wynagrodzenia (tzw. wynagrodzenie zaliczkowe) za dany okres (miesiąc). Wypłacona zaliczka pomniejsza przyszłe wynagrodzenie za dany miesiąc. Stanowi częściowe spełnienie przez pracodawcę świadczenia przed terminem jego wymagalności. Wypłacone pracownikom kwoty podlegają zarachowaniu na poczet wynagrodzenia należnego za okres obrachunkowy, a zasady ich rozliczeń powinny wynikać z zawartych z nimi umów o pracę (wyrok SN z 24.07.2001, I PKN 552/00).

Dla pracownika wynagrodzenie zaliczkowe jest przychodem ze stosunku pracy w dacie jego wypłaty lub postawienia do dyspozycji (art. 11 ust. 1 i art. 12 ust. 1 updof). Na pracodawcy ciąży – zgodnie z art. 31 updof – obowiązek pobrania od niego zaliczki na PIT (otrzymana zaliczka na poczet wynagrodzenia rodzi takie same konsekwencje podatkowe, jak otrzymane wynagrodzenie – zob. interpretacja KIS z 17.05.2017, 0111-KDIB2-2.4011.33.2017.1.IN). Ponadto od wypłaconej pracownikowi zaliczki na poczet wynagrodzenia należy odprowadzić do ZUS składkę zdrowotną oraz składki społeczne (w myśl art. 81 ust. 1 ustawy zdrowotnej oraz art. 18 ust. 1 i art. 20 ust. 1 usus).


Nowe uproszczenia w rachunkowości

Od 1.01.2019 r. weszły w życie kolejne uproszczenia dotyczące ustawy o rachunkowości. Nie mogą być one jednak stosowane przy sporządzaniu w 2019 r. sprawozdań finansowych za rok obrotowy rozpoczęty w 2018 r.

Wprowadza je art. 9 ustawy z 9.11.2018 r. o zmianie niektórych ustaw w celu wprowadzenia uproszczeń dla przedsiębiorców w prawie podatkowym i gospodarczym.

Główne udogodnienia obejmują:

1. Podwyższenie progów pozwalających uznać jednostkę za małą. Wzrosły one o 50%: z 17 mln do 25,5 mln zł – w przypadku sumy bilansowej na koniec roku obrotowego, oraz z 34 mln do 51 mln zł – w przypadku przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów w roku obrotowym (bez mian pozostał próg przeciętnego zatrudnienia – 50 osób).


Księgi rachunkowe

Nowe uproszczenia w rachunkowości od 2019

Krzysztof Hałub
Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe będą przechowywane co najmniej przez 5 lat, a nie trwale – jak wynika z dotychczasowych przepisów.

Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe będą przechowywane co najmniej przez 5 lat, a nie trwale – jak wynika z dotychczasowych przepisów.

To jedna ze zmian w ramach pakietu uproszczeń dla przedsiębiorców, wprowadzanego ustawą z 9.11.2018 o zmianie niektórych ustaw w celu wprowadzenia uproszczeń dla przedsiębiorców w prawie podatkowym i gospodarczym (DzU poz. 2244). Ustawa ta zawiera także zmiany w uor.

Wśród nich jest właśnie skrócenie okresu przechowywania zatwierdzonych rocznych sprawozdań finansowych. Należy je przechowywać co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym zostały zatwierdzone.


Księgi rachunkowe

Jaka forma sprawozdania finansowego, gdy dzień bilansowy przypadł przed 1.10.2018

Anna Koleśnik
Rok obrotowy spółki z o.o. zakończył się 30.09.2018. Czy ma ona obowiązek sporządz enia sprawozdania finansowego (sf) w formie elektronicznej w strukturze logicznej i formacie określonym przez MF?

Rok obrotowy spółki z o.o. zakończył się 30.09.2018. Czy ma ona obowiązek sporządz enia sprawozdania finansowego (sf) w formie elektronicznej w strukturze logicznej i formacie określonym przez MF?

1.10.2018 weszły w życie przepisy nakładające obowiązek sporządzania sf w postaci elektronicznej, a w przypadku przedsiębiorców (wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS, a także będących osobami fizycznymi prowadzącymi księgi rachunkowe) – w kwalifikowanej formie określonej przez MF.


Księgi rachunkowe

Odsetki od udziału kapitałowego wypłacane wspólnikom osobowych spółek handlowych – ujęcie księgowe

Marek Barowicz
W jaki sposób ująć w księgach rachunkowych wypłatę odsetek od udziału kapitałowego przysługujących wspólnikowi spółki jawnej?

Rachunkowość

Inwentaryzacja należności spornych i wątpliwych

W art. 26 ust. 1 pkt 3 uor, poświęconym inwentaryzacji, wskazano, że należności sporne i wątpliwe inwentaryzuje się drogą porównania danych (weryfikacji). Uor nie wyjaśnia, co to są należności sporne i wątpliwe. W art. 35b uor, dotyczącym odpisów aktualizujących należności, jest mowa m.in. o odpisach na należności: kwestionowane przez dłużników, od dłużników postawionych w stan likwidacji lub upadłości oraz w stosunku do których otwarto postępowanie restrukturyzacyjne lub układowe, od dłużników, których wniosek o ogłoszenie upadłości sąd oddalił z uwagi na brak środków na pokrycie kosztów postępowania oraz z zapłatą których dłużnik zalega, a wg oceny jednostki ich spłata w umownej kwocie nie jest prawdopodobna.
Z przepisów o podatku dochodowym wynika z kolei, że nieściągalność należności uznaje się w szczególności za uprawdopodobnioną, gdy:
dłużnik zmarł, został wykreślony z CEIDG, postawiony w stan likwidacji lub upadłości,
zostało otwarte postępowanie restrukturyzacyjne, układowe lub ugodowe,
należność została potwierdzona prawomocnym orzeczeniem sądu i skierowana na drogę postępowania egzekucyjnego,
należność jest kwestionowana przez dłużnika na drodze powództwa sądowego (art. 16 ust. 2 updop oraz art. 23 ust. 3 updof).
Co zatem rozumie się w uor przez należności sporne i wątpliwe? Czy dokonanie odpisu aktualizującego zwalnia od uzgodnienia należności z kontrahentami?

Rachunkowość

Zakup licencji w księgach rachunkowych państwowej jednostki budżetowej

Państwowa jednostka budżetowa prosi o wyjaśnienie, czy zakupione na okres roku licencje (np. na publikacje elektroniczne, programy antywirusowe) kwalifikować w księgach rachunkowych do wartości niematerialnych i prawnych, jeżeli w następnym roku, od tych samych kontrahentów, ponownie kupuje roczną licencję na aktualizację programów dotyczących publikacji i antywirusowych.

Księgi rachunkowe

Opłaty klimatyczne w księgach rachunkowych

W jaki sposób powinny być ujęte w księgach rachunkowych opłaty klimatyczne pobierane przez hotel na rzecz gminy?

Rachunkowość

Ewidencja cła

Jak zaksięgować cło pobrane od importowanych materiałów? Materiały wyceniamy w cenach zakupu.
Czy cło wchodzi w zakres ceny zakupu, czy ceny nabycia?

Księgi rachunkowe

Księgowe ujęcie podatku od przychodów z budynków

Tadeusz Waślicki
Jak ujmować w księgach rachunkowych tzw. podatek minimalny (od nieruchomości komercyjnych)?
Spółka z o.o., której księgi prowadzę, ma kilka nieruchomości o wartości początkowej przekraczającej 10 mln zł. Moja wątpliwość wynika z tego, że muszę w księgach ująć zarówno zaliczkę na CIT, jak i podatek wynikający z posiadania nieruchomości.

Księgi rachunkowe

Rozliczenie usług w toku w jednostce prowadzącej konta kosztów według rodzaju wyłącznie w zespole 4

Tadeusz Waślicki
Spółka z o.o. świadczy trwające nie dłużej niż 6 mies. usługi budowlane (nie są one zaliczane do usług długoterminowych). Prowadzi także w niewielkim zakresie nieskomplikowaną produkcję, która często na dzień bilansowy nie jest zakończona. Niezakończone usługi budowlane – wycenione w odpowiednim procencie umówionej ceny, pomniejszonej o przeciętny zysk – księguje na dzień bilansowy zapisem: Wn konto 60, Ma konto 49. Podobnie ujmuje w księgach – wycenione wg cen sprzedaży netto pomniejszonych o przeciętny zysk – wyroby oraz produkcję w toku. Na dzień bilansowy saldo konta 49 przenoszone jest na wynik finansowy.
Czy w następnym roku obrotowym spółka powinna przenieść wartość usług niezakończonych z poprzedniego roku ponownie na konto 49? Jak rozliczyć i zaewidencjonować produkcję w toku na koniec okresu sprawozdawczego? Jak ustalić zmianę stanu produktów?
Spółka prowadzi ewidencję kosztów wyłącznie w zespole 4 „Koszty według rodzajów” oraz stosuje rachunek zysków i strat w wariancie porównawczym.

Księgi rachunkowe

Jak zaksięgować wpłaty w systemie PayU dokonywane przez klientów

Tadeusz Waślicki
Spółka z o.o. zamierza w bieżącym roku uruchomić dodatkową sprzedaż przez sklep internetowy. Klienci będą płacić za zakupiony towar przez PayU i otrzymają go dopiero po dokonaniu zapłaty.
Jak księgować takie wpłaty?
Kiedy ujmować przychód ze sprzedaży i kiedy powstaje obowiązek podatkowy w VAT?

Księgi rachunkowe

Czy jednostka stosująca bilansową metodę rozliczania różnic kursowych składa w US sprawozdanie z badania

Anna Koleśnik
Czy spółka z o.o., która dobrowolnie poddała badaniu biegłego rewidenta swoje sprawozdanie finansowe (sf) za 2017, ma obowiązek składania do US sprawozdania z badania?
Czy taki obowiązek ciąży także na spółce (podatniku CIT), która musi poddać sf badaniu jedynie z uwagi na wybraną metodę ustalania różnic kursowych?

Logowanie

email:

hasło:

 

 

Logowanie za pomocą emaila

Jeżeli nie pamiętasz hasła albo nie masz konta, to wyślemy na Twój email wiadomość weryfikującą. Po kliknięciu w link z emaila będziesz zalogowany na urządzeniu do chwili wylogowania.

email:

Klikając w poniższy link zgadzasz się na zapisanie podanych w formularzu danych i wykorzystywanie ich zgodnie z polityką przetwarzania danych dostępną w dokumencie ⇒Polityka przetwarzania danych osobowych (RODO)⇐

 

Logowanie do za pomocą emaila

Sprawdzanie danych....