Przetwarzanie przez pracodawców danych o powszechnym obowiązku obrony

Renata Majewska Biuro Kadr i Płac

Mam wątpliwość co do możliwości przetwarzania przez zakład pracy danych zatrudnionych dotyczących powszechnego obowiązku obrony. Z wzoru kwestionariusza osobowego dla pracownika, zamieszczonego na stronie internetowej resortu pracy, zniknęły informacje nt. służby wojskowej. Także z nowego rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej wynika, że w części B akt osobowych nie należy już gromadzić oświadczeń i dokumentów o wykonywaniu przez zatrudnionego w trakcie stosunku pracy powszechnego obowiązku obrony.
Czy rzeczywiście od 1.01.2019 nie wolno już przetwarzać tych informacji (jak wynikałoby z niektórych artykułów w prasie fachowej)?

Pracodawca ma obowiązek przetwarzać dane dotyczące sprawowania przez pracowników powszechnego obowiązku obrony – w dość szerokim zakresie i to na każdym etapie stosunku pracy, począwszy od rekrutacji.

  • Kp – Kodeks pracy
  • MRPiPS – Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej
  • RM – Rada Ministrów

Obowiązkowi temu podlegają niemal wszyscy obywatele polscy, świadcząc w jego ramach służbę (ew. realizując obowiązki i pracę) na rzecz wojskowości lub obronności kraju (patrz ramka na s. 49). W systemie tym pewną rolę odgrywają pracodawcy, którzy m.in. odbierają od zatrudnionych informacje na ten temat, mają obowiązki informacyjne wobec wojewódzkich komendantów uzupełnień (WKU) itd.

Pozyskiwanie danych podczas rekrutacji

Ogólnie rzecz biorąc, od kandydata do pracy nie można żądać informacji nt. wypełniania przez niego powszechnego obowiązku obrony. Zainteresowany może je ew. podać dobrowolnie, np. w celu zwiększenia szans na przyjęcie na stanowisko. Należy wówczas odebrać od niego oświadczenie o świadomym i całkowicie dobrowolnym ujawnieniu tych informacji.

Zgodnie z art. 221 § 4 Kp podmiot rekrutujący ma prawo domagać się ujawnienia danych, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów. Takie wyjątki przewidują głównie pragmatyki służbowe, przykładowo:

  • jednym z wymogów uzyskania mianowania w służbie cywilnej jest posiadanie statusu żołnierza rezerwy lub niepodleganie powszechnemu obowiązkowi obrony (art. 40 pkt 5 ustawy z 21.11.2008 o pracownikach samorządowych, DzU z 2018 poz. 1559),
  • strażnikiem gminnym może zostać osoba, która ma uregulowany stosunek do służby wojskowej (art. 24 pkt 8 ustawy z 29.08.1997 o strażach gminnych, DzU z 2018 poz. 928).

Fakt podlegania powszechnemu obowiązkowi obrony stwierdza głównie wojskowy dokument osobisty, czyli książeczka wojskowa. Wydaje ją WKU osobom objętym ewidencją wojskową dla potrzeb powszechnego obowiązku obrony (art. 54 ust. 1 ustawy z 21.11.1967 o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej, DzU z 2018 poz. 1459, dalej upoo, rozporządzenie MON z 24.08.2004 w sprawie wojskowego dokumentu osobistego, DzU nr 212 poz. 2154).

Obowiązkowe jest przedstawienie ww. dokumentu m.in. na żądanie pracodawców (art. 54 ust. 1d pkt 7 upoo). Na wniosek uprawnionych WKU wystawia zaświadczenie o ich stosunku do służby wojskowej (art. 73b upoo).

W szczególnych przypadkach, kiedy pragmatyki służbowe wymagają od kandydata podania informacji nt. powszechnego obowiązku obrony, rekrutujący odbierają je w jego oświadczeniu, którym najczęściej jest kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie.

W świetle RODO administrator ma prawo przetwarzać dane osobowe niezbędne do wykonania obowiązku nałożonego na niego przepisem prawa (art. 6 ust. 1 pkt c rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady 2016/679 z 27.04.2016 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, DzUrz UE L 119/1).

W części A akt osobowych gromadzi się m.in. oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, pozyskanych w związku z ubieganiem się o zatrudnienie (§ 3 pkt 1 rozporządzenia MRPiPS z 10.12.2018 w sprawie dokumentacji pracowniczej, DzU poz. 2369, dalej rdp). Powszechnie uznaje się, że zatrudniający obligatoryjnie umieszcza w tej części dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe niezbędne do objęcia danego stanowiska.

Wskazani pracodawcy budżetowi mogą zatem żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie w służbie cywilnej – na podstawie mianowania albo na stanowisko strażnika gminnego – kserokopii książeczki wojskowej bądź zaświadczenia WKU o ich stosunku do służby wojskowej w celu ich włączenia do części A teczek personalnych.

Podstawowe pojęcia z zakresu powszechnego obowiązku obrony

  • Powszechny obowiązek obrony – podlegają mu wszyscy obywatele polscy zdolni ze względu na wiek i stan zdrowia do jego wykonywania, a w jego ramach muszą na zasadach określonych w upoo: pełnić służbę wojskową; realizować obowiązki i pracę wynikające z nadanych przydziałów: kryzysowych i mobilizacyjnych oraz pracowniczych przydziałów mobilizacyjnych; pełnić służbę w obronie cywilnej; odbywać edukację dla bezpieczeństwa; uczestniczyć w samoobronie ludności; odbywać ćwiczenia w jednostkach przewidzianych do militaryzacji i pełnić służbę w jednostkach zmilitaryzowanych; wykonywać świadczenia na rzecz obrony (art. 4 ust. 1 i 2 upoo).
  • Uregulowany stosunek do służby wojskowej – spełnienie obowiązku odbycia zasadniczej służby wojskowej lub przeszkolenia wojskowego albo zasadniczej służby lub szkolenia w obronie cywilnej, służby zastępczej lub służby w formacjach uzbrojonych niewchodzących w skład Sił Zbrojnych przez osoby podlegające obowiązkowi odbycia zasadniczej służby wojskowej i przeniesienie ich do rezerwy. Za mające uregulowany stosunek do służby wojskowej uważa się również inne osoby, które nie podlegają powszechnemu obowiązkowi bądź obowiązkowi odbycia służby wojskowej. Na żądanie zainteresowanych stwierdza go WKU w zaświadczeniu o stosunku do służby wojskowej (art. 73b upoo).
  • Obowiązek służby wojskowej – zostali nim objęci obywatele polscy od dnia, w którym kończą 18 lat do końca roku kalendarzowego, w którym kończą 55 lat, a posiadający stopień oficerski lub podoficerski – 63 lata (art. 58 ust. 1 upoo).
  • Kwalifikacja wojskowa – muszą się do niej stawić na wezwanie przed wójtem (burmistrzem/prezydentem miasta), powiatową komisją lekarską i WKU mężczyźni, którzy w danym roku kalendarzowym kończą 19 lat. Obowiązek ten trwa do końca roku kalendarzowego, w którym ukończą 24 lata. Jeśli nie stawią się w wyznaczonym miejscu i czasie, są zobowiązani to zrobić niezwłocznie po ustaniu uniemożliwiającej to przyczyny (art. 32 ust. 1–3 upoo). Osoby, które podlegały obowiązkowi stawienia się do kwalifikacji wojskowej i z jakichkolwiek powodów go nie wypełniły, muszą się zgłosić do WKU właściwego dla miejsca ich pobytu stałego lub czasowego trwającego ponad 3 mies. w celu uregulowania stosunku do powszechnego obowiązku obrony (obowiązek ten trwa do czasu ukończenia 55 lat, a w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny – do czasu ukończenia 60 lat), art. 34 upoo.

W ramach kwalifikacji wojskowej wykonuje się m.in. czynności związane z:

    • ustaleniem zdolności do czynnej służby wojskowej,
    • założeniem lub aktualizacją ewidencji wojskowej,
    • przeniesieniem do rezerwy i wydaniem na wniosek zaświadczeń o uregulowanym stosunku do służby wojskowej.

Osoba przyjmowana do pracy

Do końca 2018 w kwestionariuszu osobowym dla pracownika pracodawca pozyskiwał następujące informacje nt. realizacji powszechnego obowiązku obrony:

  • stosunek do powszechnego obowiązku obrony,
  • stopień wojskowy i numer specjalności wojskowej,
  • przynależność ewidencyjna do WKU,
  • numer książeczki wojskowej,
  • przydział mobilizacyjny do sił zbrojnych RP

(zał. nr 1a do rozporządzenia MPiPS z 29.05.1996 w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, DzU z 2017 poz. 60).

Są one potrzebne do spełnienia powinności poinformowania WKU o zatrudnieniu lub zwolnieniu z pracy osoby podlegającej obowiązkowi czynnej służby wojskowej, która:

  • ma nadany przydział: mobilizacyjny, pracowniczy moblizacyjny, organizacyjno-mobilizacyjny lub kryzysowy,
  • została wyznaczona do wykonywania świadczenia na rzecz obrony dla Sił Zbrojnych RP,
  • jest objęta obowiązkiem stawienia się do kwalifikacji wojskowej, ale nie zrobiła tego do końca roku kalendarzowego, w którym kończy 24 lata

(art. 50 ust. 1 upoo, rozporządzenie RM z 15.06.2004 w sprawie obowiązku zawiadamiania wojskowych komendantów uzupełnień o osobach podlegających obowiązkowi czynnej służby wojskowej oraz wydawania przez pracodawców, szkoły i inne jednostki organizacyjne zaświadczeń w sprawie powszechnego obowiązku obrony, DzU nr 145 poz. 1539).

Zawiadomienie trzeba wysłać w ciągu 14 dni od zatrudnienia bądź zwolnienia ww. osoby do WKU właściwego dla miejsca jej pobytu stałego (zamieszkania) bądź czasowego trwającego ponad 3 mies. Pracodawca podaje w nim:

  • miejsce i datę jego sporządzenia,
  • nazwę i adres pracodawcy,
  • dane pracownika (imię i nazwisko, imię ojca, datę i miejsce urodzenia, PESEL, miejsce pobytu stałego (zamieszkania) lub czasowego trwającego ponad 3 mies., datę zatrudnienia lub zwolnienia, kwalifikacje zawodowe i zajmowane stanowisko),
  • sposób realizacji przez pracownika powszechnego obowiązku obrony.

Jednocześnie na wniosek zainteresowanego oraz na pisemne żądanie WKU bądź – w stosunku do osób odbywających czynną służbę wojskową – na żądanie dowódcy jednostki wojskowej pracodawca wydaje pisemne zaświadczenia tej treści.

Pracodawca mógł także żądać udokumentowania ww. danych, np. w formie książeczki wojskowej lub zaświadczenia WKU o stosunku do służby wojskowej przedstawionych do wglądu. Ze względu na zasadę minimalizacji danych nie powinien kserować tych dokumentów i wpinać ich do części B akt osobowych, lecz co najwyżej odnotować w kwestionariuszu osobowym dla pracownika, że dane te zostały sprawdzone na podstawie książeczki wojskowej czy zaświadczenia WKU.

Wydawałoby się, że od 1.01.2019 stan prawny w tym zakresie uległ zmianie. W rdp nie ma już pomocniczych wzorów kwestionariuszy osobowych. Z takich wzorów, znajdujących się na stronie internetowej resortu pracy, została usunięta rubryka dotycząca wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony. Na dodatek wg różnych gazet specjalistycznych takich danych pracowników od nowego roku w ogóle nie wolno już przetwarzać, ew. jedynie w wąskim zakresie.

Odmienne stanowisko w tej sprawie zajęło jednak MRPiPS, odpowiadając na pytanie Redakcji „Rachunkowości i Podatków”.

Wskazano, że określony w art. 50 upoo obowiązek powiadamiania WKU przez pracodawcę o zatrudnieniu lub zwolnieniu z pracy osób podlegających obowiązkowi czynnej służby wojskowej nadal istnieje. Pracodawcy wciąż mają więc prawo żądać od osoby przyjmowanej do pracy ujawnienia danych, które należy podać w zawiadomieniu do WKU, czyli głównie co do sposobu realizacji przez nią powszechnego obowiązku obrony. Dane te można odbierać w kwestionariuszu osobowym dla pracownika poszerzonym o te kwestie.

W przesłanej Redakcji interpretacji resortu pracy z 18.02.2019 czytamy: Nowe pomocnicze wzory dokumentów związanych z ubieganiem się o zatrudnienie oraz nawiązaniem stosunku pracy zostały zatem opracowane w taki sposób, aby zapewnić spójność z (...) przepisami Kp. Modyfikacja kwestionariusza osobowego pracownika miała także na celu zapewnienie jego niezależności od ew. zmian dotyczących zakresu danych osobowych pozyskiwanych przez pracodawcę na podstawie przepisów szczególnych.

(...) Konieczność pobrania (...) danych w celu wypełnienia obowiązku nałożonego art. 50 ust. 1 upoo nie dotyczy wszystkich pracowników, a jedynie określonych osób podlegających obowiązkowi czynnej służby wojskowej, w rozumieniu przepisów tej ustawy. Także na podstawie tej ustawy (a nie Kp) pracodawca może ew. żądać udokumentowania takich danych.

(...) Zamieszczone na stronie podmiotowej MRPiPS wzory kwestionariuszy i innych dokumentów mają charakter wyłącznie pomocniczy, w szczególności dla pracodawców, którzy przywykli do stosowania gotowych formularzy. Nie wyklucza to jednak możliwości opracowania przez pracodawcę własnych wzorów kwestionariuszy osobowych, uwzględniających potrzeby konkretnego pracodawcy, o ile będą one zgodne z obowiązującymi przepisami prawa pracy (Kp oraz przepisami szczególnymi).

Z informacji zasięgniętych w kilku WKU wynika, że zakłady pracy nie wykonują obowiązku informowania WKU, ew. wykonują go jedynie w znikomym zakresie. WKU nie mają natomiast żadnych środków prawnych, aby egzekwować jego wykonanie; co najwyżej wysyłają do niektórych pracodawców pisma ponaglające.

Niemniej formalnie wskazany obowiązek informacyjny zakładów pracy wobec WKU, określony w art. 50 upoo, wciąż istnieje.

Zaliczanie służby na poczet urlopu i wielu świadczeń

Od 1.01.2019 w części B akt osobowych pracodawca nie ma już obowiązku gromadzenia dokumentów i informacji dotyczących wykonywania przez pracownika w trakcie trwania stosunku pracy powszechnego obowiązku obrony. Nie oznacza to, że podczas trwania zatrudnienia nie przetwarza się tych danych. Czas odbywania czynnej służby wojskowej wlicza się bowiem pracownikowi, który podjął pracę:

  • w ciągu 30 dni od dnia zwolnienia ze służby u pracodawcy, u którego był zatrudniony w dniu powołania – do okresu zatrudnienia u tego pracodawcy w zakresie wszystkich uprawnień wynikających ze stosunku pracy,
  • w ciągu 30 dni od dnia zwolnienia ze służby u innego pracodawcy niż ten, u którego pracował w dniu powołania, bądź podjął pracę po raz pierwszy, albo po upływie 30 dni od zwolnienia ze służby u jakiegokolwiek pracodawcy – do okresu zatrudnienia wymaganego do nabywania lub zachowania uprawnień wynikających ze stosunku pracy, z wyjątkiem przysługujących wyłącznie pracownikom w zakładzie pracy, w którym zaczął on pracę.

Wskazane terminy należy uznać za zachowane, jeśli zatrudniony je naruszył, gdyż nie mógł zacząć pracy z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, np. długa choroba, wyjazd zagraniczny (art. 120 ust. 1–4 upoo).

Okres pełnienia czynnej służby wojskowej – jako tzw. okres pozapracowniczy – wlicza się zatem do ogólnego stażu zatrudnienia, od którego zależy u wszystkich pracodawców m.in. prawo i wymiar urlopu wypoczynkowego, a w sferze budżetowej – uprawnienie i wysokość dodatku stażowego, nagrody jubileuszowej i odprawy emerytalnej/rentowej.

Pracodawca ma prawo żądać od pracownika ujawnienia innych jego danych niż powszechnie wymagane, jeśli są one konieczne do skorzystania ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy. Wolno mu także domagać się ich udokumentowania (art. 221 § 3 i 4 Kp, art. 54 ust. 1d pkt 7 upoo).

Eksperci powszechnie też uznają, że kserokopię dokumentów poświadczających ogólny staż zatrudnienia (w tym kopię książeczki wojskowej czy zaświadczenia WKU) można umieścić w części B akt osobowych i nie narusza to zasady minimalizacji danych osobowych.

Oprócz tego z powszechnym obowiązkiem obrony wiąże się szereg uprawnień i przywilejów przysługujących osobom powołanym. Dla przykładu:

  • zakaz wypowiedzenia i rozwiązania stosunku pracy z pracownikiem od dnia jego powołania do czynnej służby wojskowej do jej końca, a także z żołnierzem rezerwy mającym przydział kryzysowy (art. 118a upoo),
  • urlop bezpłatny dla pracownika powołanego do odbycia ćwiczeń wojskowych, okresowej służby wojskowej i terytorialnej służby wojskowej pełnionej rotacyjnie (art. 124 upoo),
  • zwolnienie od pracy na czas szkolenia (kursu) osoby przeznaczonej do odbycia zasadniczej służby wojskowej oraz żołnierza rezerwy, który zawarł kontrakt na rzecz Narodowych Sił Rezerwowych i zobowiązał się do posiadania przydziału kryzysowego nieprzerwanie przynajmniej przez 3 lata (art. 132b ust. 1 i 5 i art. 132g ust. 1 i 5 upoo).

Zakład pracy ma prawo pozyskiwać od zatrudnionych informacje niezbędne do weryfikacji opisanych uprawnień oraz żądać przedłożenia potwierdzających je dokumentów co najmniej „do wglądu”.

Oprócz tego w świadectwie pracy pracodawca jest zobowiązany podać okresy czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych podczas trwania zatrudnienia.

Spis treści artykułu
Spis treści artykułu:
Więcej na temat: „Prawo Pracy”
Prawo pracy

Dodatkowy urlop dla niepełnosprawnego pracownika

Renata Majewska
Osoba pracująca w firmie bez przerwy od 1.01.2008 przy zatrudnianiu przedstawiła orzeczenie o niepełnosprawności umiarkowanej. W 2009 (po roku pracy) skorzystała z pierwszego dodatkowego urlopu wypoczynkowego w wymiarze 10 dni roboczych. W czerwcu ubiegłego roku utraciła swój specjalny status na rzecz niepełnosprawności lekkiej, jednak niedawno przedstawiła kolejne orzeczenie przywracające jej niepełnosprawność umiarkowaną od 6.03.2019.
Czy musi jeszcze raz odczekać rok, by nabyć prawo do urlopu dodatkowego? Jeśli nie, to jaki wymiar urlopu dodatkowego przysługuje jej za 2019?

Prawo pracy

Badania okresowe podczas przebywania na zasiłku opiekuńczym

Renata Majewska
Pracownik był do 10.04.2019 na zasiłku opiekuńczym (miał chorą żonę), tymczasem 5.04.2019 upłynęła ważność jego okresowych badań lekarskich. Już wcześniej pracodawca umówił go na 8.04.2019 na wizytę lekarską.
Czy tego dnia mógł on zrobić wyznaczone badania, czy też powinien był zaczekać do końca zwolnienia lekarskiego? Czy za czas badań lekarskich poza godzinami pracy przysługuje wynagrodzenie? Jeśli zostanie wypłacone, to czy nie będzie problemu z zasiłkiem za ten dzień?

Praca, świadczenia i ubezpieczenia

Ubezpieczenie nie zawsze zwalnia z obowiązku wypłaty odprawy pośmiertnej

Renata Majewska
Firma objęła pracowników grupowym ubezpieczeniem na życie, w ramach którego członkom ich rodzin przysługują odszkodowania na wypadek śmierci. Składkę na polisę finansują pracodawca (40%) i pracownik (60%). Pod koniec lutego 2019 r. zmarł jeden z pracowników. Zgodnie z Kp dwojgu jego najbliższym należy się odprawa pośmiertna w wysokości 3-miesięcznego wynagrodzenia (9000 zł). Instytucja ubezpieczeniowa wypłaciła rodzinie 13 000 zł, ale ta domaga się od pracodawcy dopłaty.
Czy słusznie?

Tak. Pracodawca powinien dopłacić – z racji odprawy pośmiertnej – 3800 zł.

W razi zgonu pracownika podczas trwania stosunku pracy lub pobierania zasiłku chorobowego po ustaniu zatrudnienia, rodzinie przysługuje odprawa pośmiertna, zależna od okresu zatrudnienia (stażu pracy) u danego pracodawcy.


Prawo pracy

Kiedy pracodawca przekazuje informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej

Renata Majewska
Niedawno na emeryturę odszedł pracownik zatrudniony w spółce od 1995.
Czy to prawda, że każdej osobie zwalnianej po 31.12.2018 trzeba wydawać (wraz ze świadectwem pracy) informację o długości okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej? Jaki jest sens wzywać starsze osoby, by za 50 lat przyszły odebrać swoje teczki personalne?

Prawo pracy

Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z chorującym emerytem

Renata Majewska
20.03.2019 pracownik-emeryt przekroczy 182 dni okresu zasiłkowego.
Czy następnego dnia można mu wręczyć pismo o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia na mocy art. 53 Kp, mimo że nadal będzie na zwolnieniu lekarskim?

Prawo pracy

Obowiązek przeprowadzania okresowych szkoleń bhp pracowników biurowych

Renata Majewska
Przedsiębiorca zatrudniający 46 pracowników zajmuje się produkcją mebli.
Czy osoby zatrudnione w dziale administracji musi kierować regularnie na szkolenia okresowe bhp? Jeśli tak, to czy może je przeprowadzać sam pracodawca?

Przedsiębiorca ma obowiązek kierować pracowników na okresowe szkolenia bhp, bo jego przeważająca działalność należy do wysokiej grupy ryzyka. Nie ma on jednak kompetencji do samodzielnego pełnienia roli służby bhp, a w konsekwencji do osobistego przeprowadzania takich szkoleń.

Pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika, który nie ma wymaganych kwalifikacji lub umiejętności potrzebnych do jej wykonywania, a także bez dostatecznej znajomości przepisów oraz zasad bhp.


Potrącenia

Egzekucja na poczet alimentów – nowe zasady

Renata Majewska
Od 11.01.2019 na poczet zaległości osób opóźniających się z zapłatą świadczeń na utrzymanie dzieci zajęciu podlega do 50% diet z racji podróży służbowych. Komornik zyskał też nowe narzędzia ścigania takich dłużników.

Temat miesiąca

Jak zelektronizować dokumentację pracowniczą

Renata Majewska
Od 1.01.2019 pracodawcy prowadzą i przechowują akta osobowe pracowników oraz dokumentację stosunku pracy w postaci papierowej albo w elektronicznej.
Obie postaci zostały zrównane pod względem prawnym.

Początkowo eksperci twierdzili, że oba człony dokumentacji pracowniczej (akta osobowe oraz dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, nazywana dokumentacją indywidualną) trzeba gromadzić w jednej postaci (tzn. całe akta osobowe elektroniczne i cała dokumentacja indywidualna elektroniczna, całe akta osobowe papierowe i cała dokumentacja indywidualna papierowa).

Jednak zdaniem resortu pracy pracodawcy mają więcej możliwości. Akta osobowe to integralny element dokumentacji pracowniczej i dlatego trzeba go sporządzać w pełni papierowo bądź w pełni elektronicznie. Jednak dla części zatrudnionych można je prowadzić w postaci papierowej, a dla pozostałych – zdigitalizować. Nie jest jednak dopuszczalne, by akta osobowe danego pracownika miały częściowo charakter papierowy i częściowo elektroniczny (stanowiska MRPiPS z 7.02.2019 i Głównego Inspektora Pracy z 17.01.2019, GIP-GPP.081.6.2019.2).


Prawo pracy

Wniosek pracownika o gotówkową wypłatę wynagrodzenia wysłany e-mailem

Renata Majewska
Pracownik złożył pracodawcy oświadczenie – drogą e-mailową – o chęci dalszego pobierania wynagrodzenia do rąk własnych (gotówką).
Czy jest ono ważne, czy też dla swojej ważności powinno być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym?

Prawo pracy

Zmiana sposobu wypłaty pensji a konieczność aktualizacji informacji o warunkach zatrudnienia

Renata Majewska
Pracodawca zatrudnia 36 pracowników, nie wprowadził regulaminów pracy i wynagradzania. Przeglądam dokumenty kadrowe pod kątem ich zgodności ze zmienionymi od 1.01.2019 przepisami prawa pracy. Zauważyłam, że nie zaktualizowano pracownikom informacji o warunkach zatrudnienia w związku z nowym sposobem wypłaty wynagrodzenia – na konto bankowe pracownika. Czy było to konieczne?

Praca, świadczenia i ubezpieczenia

Zmiana sposobu wypłaty wynagrodzenia – czy potrzebna jest korekta regulaminu pracy

Renata Majewska
Pracuję w firmie zatrudniającej ponad 1,5 tys. pracowników, w której działa kilka zakładowych organizacji związkowych.
Czy w związku ze zmianą – od 1.01.2019 r. – sposobu wypłaty wynagrodzenia trzeba było skorygować regulamin pracy? Czy za zaniedbanie tej powinności grożą jakiekolwiek sankcje?

Temat miesiąca

Różne okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej od 2019

Renata Majewska
Od nowego roku obowiązują trzy odmiennie ustalane okresy przechowywania akt osobowych pracowników oraz list płac zatrudnionych.

Dokumentacja ze stosunku pracy oraz akta osobowe osób, z którymi stosunek pracy nawiązano:

  • po 31.12.2018 – będą z mocy prawa przechowywane przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustanie zatrudnienie,
  • między 1.01.1999 a 31.12.2018 – będą przechowywane zasadniczo przez 50 lat od zakończenia stosunku pracy, ale płatnik (po łącznym spełnieniu 2 warunków informacyjnych wobec ZUS) będzie mógł fakultatywnie skrócić ten okres do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym za daną osobę zgłosi raport informacyjny ZUS RIA,
  • przed 1.01.1999 – trzeba przechowywać przez 50 lat od daty ustania zatrudnienia.

Prawo pracy

Obowiązki pracodawcy przechowującego akta pracownicze

Renata Majewska
Czy istnieją minimalne wymagania techniczne (co do pomieszczeń, instalacji itp.) i organizacyjne, które musi spełniać pracodawca samodzielnie przechowujący papierową dokumentację pracowniczą?

Prawo pracy jest w tym zakresie lakoniczne, wskazując tylko zasady, jakimi trzeba się kierować przy przechowywaniu teczek byłych pracowników. Pewne wskazówki w tym zakresie można wywieść z rozporządzenia dotyczącego podmiotów przechowujących zawodowo dokumentację osobową i płacową.

Przepisy prawa pracy nie regulują dokładnie warunków prawnych, organizacyjnych i technicznych, które muszą spełniać pracodawcy prywatni sami przechowujący dokumentację osób, z którymi zakończyli już współpracę. Co najwyżej można mówić o zasadach, jakie pracodawca powinien stosować w tym zakresie.


Prawo pracy

Kiedy ZUS może zakwestionować wynagrodzenie pracownika

Magdalena Januszewska
ZUS ma prawo negować wysokość płacy, jeżeli wynika ona z umowy sprzecznej z prawem, zasadami współżycia społecznego lub zawartej z zamiarem obejścia prawa.
Należy rozróżnić, czy wynagrodzenie jest kwestionowane na gruncie prawa pracy, czy ubezpieczeń społecznych.

Tak wynika z wyroku SN z 20.06.2018 (I UK 166/17).

Orzeczenie to porusza 2 kwestie. Po pierwsze wyraźnie różnicując ocenę wysokości wynagrodzenia na gruncie prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, SN wskazał, że na gruncie ubezpieczeń społecznych kryteria te są ostrzejsze. Można co do tego mieć wątpliwości, bo może to doprowadzić do ustalenia dwóch wysokości wynagrodzenia – odpowiedniej w świetle prawa pracy i odpowiedniej z uwagi na ubezpieczenia.


Logowanie

email:

hasło:

 

 

Logowanie za pomocą emaila

Jeżeli nie pamiętasz hasła albo nie masz konta, to wyślemy na Twój email wiadomość weryfikującą. Po kliknięciu w link z emaila będziesz zalogowany na urządzeniu do chwili wylogowania.

email:

Klikając w poniższy link zgadzasz się na zapisanie podanych w formularzu danych i wykorzystywanie ich zgodnie z polityką przetwarzania danych dostępną w dokumencie ⇒Polityka przetwarzania danych osobowych (RODO)⇐

 

Logowanie do za pomocą emaila

Sprawdzanie danych....