Przechowawca dokumentacji pracowniczej do końca 2018 musi zdobyć wpis u marszałka

Renata Majewska Biuro Kadr i Płac

Pracodawca (spółka z o.o.) sam przechowuje dokumentację pracowniczą po swoich byłych pracownikach. Podobno zmieniają się przepisy dotyczące przechowywania akt osobowych i płacowych, a przechowawcy muszą do końca 2018 zdobyć wpis do rejestru nadzorowanego przez marszałka województwa.
Czy na spółce również spoczywa taki obowiązek?

Wpis do rejestru prowadzonego przez marszałka województwa do 31.12.2018 muszą zdobyć podmioty prowadzące działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców. Nie dotyczy to pracodawcy, który samodzielnie przechowuje dokumentację byłych pracowników.

Pracodawca ma prawo sam przechowywać dokumentację pracowników, z którymi rozwiązał już stosunki pracy, albo oddać ją na przechowanie podmiotowi prowadzącemu działalność w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej o czasowym okresie przechowywania. Nie zmieni się to od 2019. Pracodawca, który wybierze pierwszą opcję (samodzielne przechowywanie akt), nie musi wpisywać się do rejestru przechowawców.

Wymienioną działalność w zakresie przechowywania dokumentacji świadczą bowiem:

  • przedsiębiorcy wykonujący taką działalność gospodarczą,
  • archiwa państwowe,
  • Stowarzyszenie Archiwistów Polskich.

Jednak od 30.04.2018 (data wejścia w życie ustawy z 6.03.2018 przepisy wprowadzające Prawo przedsiębiorców oraz inne ustawy dotyczące działalności gospodarczej, DzU poz. 650) stała się ona działalnością regulowaną, wymagającą przybrania odpowiedniej formy prawnej (osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej) oraz uzyskania wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych (art. 51a ustawy z 14.07.1983 o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, DzU z 2018 poz. 217, dalej unza). Nowe kryteria powinny być spełnione najpóźniej do 31.12.2018.

Oprócz tego przechowawcy dokumentacji osobowej i płacowej muszą:

  • posiadać bazę organizacyjno-techniczną zapewniającą odpowiednie warunki przechowywania dokumentacji (należyta ochrona przed zniszczeniem i kradzieżą zgodnie z rozporządzeniem Ministra Kultury z 15.02.2005 w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców, DzU nr 32 poz. 284 ze zm.),
  • posiadać regulamin świadczenia usług,
  • zatrudniać do obsługi dokumentacji osobę ze specjalistycznym wykształceniem i praktyką zawodową.

Ponadto członkiem zarządu takiego przechowawcy nie może być osoba karana za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów lub mieniu (art. 51d unza).

Wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych, prowadzonego przez marszałka województwa właściwego dla miejsca prowadzenia działalności, trzeba uzyskać najpóźniej do końca 2018 (art. 11 ustawy z 10.01.2018 o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, DzU poz. 357).

W tym celu przedsiębiorca składa wniosek obejmujący: jego firmę, adres i siedzibę, numer w rejestrze przedsiębiorców, NIP, imiona i nazwiska osób uprawnionych do jego reprezentowania, zakres działalności objętej wpisem, miejsce lub miejsca wykonywania działalności oraz oświadczenie o braku (w dacie złożenia wniosku) zaległości składkowych, podatkowych i niefigurowaniu w rejestrze dłużników niewypłacanych (art. 51c ust. 1 unza).

Do wniosku załącza dodatkowe oświadczenie o tym, że:

  • dane zawarte we wniosku są kompletne i zgodne z prawdą,
  • znane mu są i spełnia warunki wykonywania działalności w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej o czasowym okresie przechowywania, określone w rozdz. 4a unza.

Po dokonaniu wpisu marszałek z urzędu wydaje zainteresowanemu przedsiębiorcy zaświadczenie o wpisie do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych, którym ten legitymuje się wobec pracodawców chcących oddać mu swoje akta osobowe. W ciągu miesiąca od dnia wpisu marszałek zawiadamia o tym Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych (NDAP), co ten notuje w ewidencji przechowawców akt osobowych i płacowych. Ponadto przedsiębiorca-przechowawca musi przekazywać do centrali ZUS i NDAP wykaz pracodawców, których dokumentację przejął w danym miesiącu, oraz okres, z jakiego pochodzi dokumentacja – do końca następnego miesiąca kalendarzowego (art. 51g ust. 6 unza).

Przedsiębiorca-przechowawca, który do końca 2018 nie uzyska wpisu i nie dostosuje swojej formy prawnej, powinien zakończyć działalność w tym zakresie (art. 11 ust. 1 nowelizacji z 10.01.2018), a posiadaną dokumentację przekazać do dalszego przechowywania uprawnionemu podmiotowi (art. 12 nowelizacji).

Więcej na temat: „Działalność Gospodarcza”
Działalność gospodarcza

Automaty do gier w lokalu przedsiębiorcy – ryzykowny interes

Ryszard Kubacki
Wydawałoby się, że działalność ograniczona do wynajmu lokalu nie powinna być obarczona szczególnym ryzykiem. W zasadzie tak jest, ale bywają wyjątki – dotyczą wynajmu powierzchni pod automaty do gier.

Sposób ustalania udziału kapitałowego wspólnika występującego ze spółki

Aleksander Woźniak
W razie wystąpienia wspólnika ze spółki należy sporządzić osobny bilans, uwzględniający wartość zbywczą jej majątku.
Konieczne jest więc ustalenie wartości rynkowej udziału kapitałowego ustępującego wspólnika.

Przypomniał o tym Sąd Okręgowy w Toruniu w wyroku z 27.11.2018 (VI GC 57/17). Spór dotyczył tego, co należy się wspólnikowi w związku z jego wystąpieniem ze spółki jawnej będącej właścicielem stacji paliw.

Zasady rozliczenia spółki ze wspólnikiem w razie wypowiedzenia umowy, śmierci wspólnika, ogłoszenia jego upadłości lub wyłączenia go na mocy prawomocnego wyroku sądu reguluje art. 65 Ksh.


Działalność gospodarcza

Spółka z o.o. może wyznaczyć pełnomocnika do podpisywania umów z członkiem zarządu

Magdalena Januszewska
Spółka z o.o. zamierza zawrzeć umowę o świadczenie usług z członkiem zarządu. W tym celu chce wyznaczyć pełnomocnika, który jednocześnie będzie upoważniony do reprezentowania spółki w sporach z tym członkiem i do zawierania z nim innych umów.
W jaki sposób należy podjąć uchwały w tej sprawie? Czy można od razu upoważnić do różnych czynności, czy tylko do jednej? A co, jeśli spółka z o.o. jest komplementariuszem w spółce komandytowej, w której wspólnikiem jest ten członek zarządu?

Czy biuro rachunkowe jest przechowawcą dokumentacji kadrowo-płacowej

Renata Majewska
Biuro rachunkowe świadczy m.in. usługi kadrowo-płacowe dla wielu pracodawców, a z niektórymi podpisuje również umowy o gromadzenie ich dokumentacji pracowniczej (akt osobowych i dokumentacji ze stosunku pracy). Po zakończeniu takiej umowy o świadczenie usług dokumentację zwraca pracodawcom.
Czy musi uzyskać wpis do rejestru przechowawców dokumentacji osobowej i płacowej, prowadzonego przez marszałka województwa?

Rozliczenie roczne – zmiany w 2019

Skutki złożenia przez przedsiębiorców zeznania za 2018 w terminie do 20.01.2019

Obowiązująca od 1.01.2019 nowelizacja updof skreśliła przepis, który pozwala przedsiębiorcom nie wpłacać grudniowej (za IV kwartał) zaliczki na PIT, o ile przed terminem jej wpłaty złożą zeznanie roczne do US i zapłacą wynikający z niego podatek.

Podatki i prawo gospodarcze

Opłaty związane z posiadanymi rachunkami bankowymi a koszty finansowania dłużnego

Edyta Głębicka
Jak każdy podmiot prowadzący działalność gospodarczą, posiadamy rachunki bankowe, z których regulujemy swoje zobowiązania oraz na które wpływają nasze należności, zakładamy także lokaty. Ponosimy w związku z tym opłaty za prowadzenie rachunków, realizację przelewów, dodatkowe usługi bankowe (np. opinia bankowa, list audytora), dostęp do bankowości elektronicznej (opłata za dostęp do systemu, wydanie tokenów).
Czy powinniśmy zaliczać je do kosztów finansowania dłużnego (KFD)?

Torby reklamowe jako prezent dla dystrybutora – opłata recyklingowa

Piotr Kaim
Spółka jest producentem odzieży sportowej, rozprowadzanej m.in. za pośrednictwem sklepów detalicznych. Regulamin promocji przewiduje, że jeśli dystrybutor (właściciel sklepu) przekracza określony poziom zamówień na wyroby spółki, ta przekazuje mu darmowe torby reklamowe, w zestawach po 500 szt. Torby wykonane są z tworzywa sztucznego o grubości 20 mikrometrów (0,02 mm) i mają nadruki znaków towarowych zarejestrowanych przez spółkę. Dystrybutorzy wykorzystują torby do pakowania wyrobów spółki sprzedawanych klientom detalicznym (nie służą jako opakowania towarów przekazywanych przez spółkę dystrybutorom).
Czy spółka ma obowiązek poboru i zapłaty opłaty recyklingowej od toreb wydawanych dystrybutorom? Czy obowiązek ten ciąży na dystrybutorach w związku z wydawaniem toreb klientom detalicznym?

Nowe terminy i zasady przedawnienia roszczeń majątkowych

Krzysztof Hałub
Od 9.07.2018 podstawowy ogólny termin przedawnienia roszczeń majątkowych został skrócony z 10 do 6 lat.

Zgłoszenia

VAT-R i PIT-16 za pośrednictwem CEIDG

Przedsiębiorcy mogą przez CEIDG zarejestrować się do VAT i wybrać kartę podatkową jako formę opodatkowania podatkiem dochodowym.

Działalność gospodarcza

Nie każdy administrator wyznacza inspektora ochrony danych

Renata Majewska
Mały pracodawca działający w branży sprzedażowej (poniżej 20 zatrudnionych) przetwarza w zasadzie tylko dane pracowników i klientów. Czy musi powołać inspektora ochrony danych (IDO)?

Jak działa nowa CEIDG

Renata Majewska Paweł Ziółkowski
Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG) doczekała się własnej ustawy. Co z tego wynika dla przedsiębiorców?

Uchwalona 6.03.2018 ustawa o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy (DzU poz. 647) weszła w życie 30.04.2018. Jest jedną z 5 ustaw składających się na tzw. Konstytucję biznesu.

Wcześniej zasady działania CEIDG regulowała usdg. Większość przyjętych w niej rozwiązań jest kontynuowanych w nowej ustawie, pojawiło się też jednak kilka nowości.


Temat miesiąca

Obowiązki przedsiębiorców wynikające z RODO

Mateusz Kaczmarek
25.05.2018 zacznie obowiązywać tzw. RODO, czyli przepisy regulujące pozyskiwanie, przetwarzanie i używanie danych osobowych, m.in. do celów związanych z działalnością gospodarczą.
W artykule przedstawiono najważniejsze obowiązki, jakie RODO nakłada na przedsiębiorców – w tym prowadzących biura rachunkowe i doradców podatkowych.

RODO – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (DzUrz UE L 119 z 4.05.2016) – znajduje bezpośrednie zastosowanie na terenie całej UE, bez konieczności uprzedniego uwzględnienia jego przepisów w porządkach prawnych poszczególnych państw członkowskich. Unijny prawodawca tak zdefiniował pojęcia zastosowane w RODO, aby nie było możliwości łatwego ominięcia tych regulacji.


Działalność gospodarcza

Przedsiębiorca wpisany do CEIDG też może ustanowić prokurenta

Renata Ziólkowska
Udzielić prokury mogli dotychczas wyłącznie przedsiębiorcy podlegający obowiązkowi wpisu do rejestru przedsiębiorców. Możliwości tej formalnie byli więc pozbawieni przedsiębiorcy indywidualni i wspólnicy spółek cywilnych. Zmieniło się to wraz z wejściem w życie tzw. Konstytucji biznesu.

Korekta faktur po przekształceniu działalności indywidualnej w spółkę kapitałową

Spółka z o.o. lub akcyjna powstała na skutek przekształcenia działalności indywidualnego przedsiębiorcy ma prawo wystawiać i rozliczać faktury korygujące w odniesieniu do transakcji dokonanych przed przekształceniem.

Logowanie

email:

hasło:

 

 

Logowanie za pomocą emaila

Jeżeli nie pamiętasz hasła albo nie masz konta, to wyślemy na Twój email wiadomość weryfikującą. Po kliknięciu w link z emaila będziesz zalogowany na urządzeniu do chwili wylogowania.

email:

Klikając w poniższy link zgadzasz się na zapisanie podanych w formularzu danych i wykorzystywanie ich zgodnie z polityką przetwarzania danych dostępną w dokumencie ⇒Polityka przetwarzania danych osobowych (RODO)⇐

 

Logowanie do za pomocą emaila

Sprawdzanie danych....