Przechowawca dokumentacji pracowniczej do końca 2018 musi zdobyć wpis u marszałka

Renata Majewska Biuro Kadr i Płac

Pracodawca (spółka z o.o.) sam przechowuje dokumentację pracowniczą po swoich byłych pracownikach. Podobno zmieniają się przepisy dotyczące przechowywania akt osobowych i płacowych, a przechowawcy muszą do końca 2018 zdobyć wpis do rejestru nadzorowanego przez marszałka województwa.
Czy na spółce również spoczywa taki obowiązek?

Wpis do rejestru prowadzonego przez marszałka województwa do 31.12.2018 muszą zdobyć podmioty prowadzące działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców. Nie dotyczy to pracodawcy, który samodzielnie przechowuje dokumentację byłych pracowników.

Pracodawca ma prawo sam przechowywać dokumentację pracowników, z którymi rozwiązał już stosunki pracy, albo oddać ją na przechowanie podmiotowi prowadzącemu działalność w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej o czasowym okresie przechowywania. Nie zmieni się to od 2019. Pracodawca, który wybierze pierwszą opcję (samodzielne przechowywanie akt), nie musi wpisywać się do rejestru przechowawców.

Wymienioną działalność w zakresie przechowywania dokumentacji świadczą bowiem:

  • przedsiębiorcy wykonujący taką działalność gospodarczą,
  • archiwa państwowe,
  • Stowarzyszenie Archiwistów Polskich.

Jednak od 30.04.2018 (data wejścia w życie ustawy z 6.03.2018 przepisy wprowadzające Prawo przedsiębiorców oraz inne ustawy dotyczące działalności gospodarczej, DzU poz. 650) stała się ona działalnością regulowaną, wymagającą przybrania odpowiedniej formy prawnej (osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej) oraz uzyskania wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych (art. 51a ustawy z 14.07.1983 o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, DzU z 2018 poz. 217, dalej unza). Nowe kryteria powinny być spełnione najpóźniej do 31.12.2018.

Oprócz tego przechowawcy dokumentacji osobowej i płacowej muszą:

  • posiadać bazę organizacyjno-techniczną zapewniającą odpowiednie warunki przechowywania dokumentacji (należyta ochrona przed zniszczeniem i kradzieżą zgodnie z rozporządzeniem Ministra Kultury z 15.02.2005 w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców, DzU nr 32 poz. 284 ze zm.),
  • posiadać regulamin świadczenia usług,
  • zatrudniać do obsługi dokumentacji osobę ze specjalistycznym wykształceniem i praktyką zawodową.

Ponadto członkiem zarządu takiego przechowawcy nie może być osoba karana za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów lub mieniu (art. 51d unza).

Wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych, prowadzonego przez marszałka województwa właściwego dla miejsca prowadzenia działalności, trzeba uzyskać najpóźniej do końca 2018 (art. 11 ustawy z 10.01.2018 o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, DzU poz. 357).

W tym celu przedsiębiorca składa wniosek obejmujący: jego firmę, adres i siedzibę, numer w rejestrze przedsiębiorców, NIP, imiona i nazwiska osób uprawnionych do jego reprezentowania, zakres działalności objętej wpisem, miejsce lub miejsca wykonywania działalności oraz oświadczenie o braku (w dacie złożenia wniosku) zaległości składkowych, podatkowych i niefigurowaniu w rejestrze dłużników niewypłacanych (art. 51c ust. 1 unza).

Do wniosku załącza dodatkowe oświadczenie o tym, że:

  • dane zawarte we wniosku są kompletne i zgodne z prawdą,
  • znane mu są i spełnia warunki wykonywania działalności w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej o czasowym okresie przechowywania, określone w rozdz. 4a unza.

Po dokonaniu wpisu marszałek z urzędu wydaje zainteresowanemu przedsiębiorcy zaświadczenie o wpisie do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych, którym ten legitymuje się wobec pracodawców chcących oddać mu swoje akta osobowe. W ciągu miesiąca od dnia wpisu marszałek zawiadamia o tym Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych (NDAP), co ten notuje w ewidencji przechowawców akt osobowych i płacowych. Ponadto przedsiębiorca-przechowawca musi przekazywać do centrali ZUS i NDAP wykaz pracodawców, których dokumentację przejął w danym miesiącu, oraz okres, z jakiego pochodzi dokumentacja – do końca następnego miesiąca kalendarzowego (art. 51g ust. 6 unza).

Przedsiębiorca-przechowawca, który do końca 2018 nie uzyska wpisu i nie dostosuje swojej formy prawnej, powinien zakończyć działalność w tym zakresie (art. 11 ust. 1 nowelizacji z 10.01.2018), a posiadaną dokumentację przekazać do dalszego przechowywania uprawnionemu podmiotowi (art. 12 nowelizacji).

w sprzedaży

Logowanie

email:

hasło:

 

 

Logowanie za pomocą emaila

Jeżeli nie pamiętasz hasła albo nie masz konta, to wyślemy na Twój email wiadomość weryfikującą. Po kliknięciu w link z emaila będziesz zalogowany na urządzeniu do chwili wylogowania.

email:

Klikając w poniższy link zgadzasz się na zapisanie podanych w formularzu danych i wykorzystywanie ich zgodnie z polityką przetwarzania danych dostępną w dokumencie ⇒Polityka przetwarzania danych osobowych (RODO)⇐

 

Logowanie do za pomocą emaila

Sprawdzanie danych....