Przechowawca dokumentacji pracowniczej do końca 2018 musi zdobyć wpis u marszałka

Renata Majewska Biuro Kadr i Płac

Pracodawca (spółka z o.o.) sam przechowuje dokumentację pracowniczą po swoich byłych pracownikach. Podobno zmieniają się przepisy dotyczące przechowywania akt osobowych i płacowych, a przechowawcy muszą do końca 2018 zdobyć wpis do rejestru nadzorowanego przez marszałka województwa.
Czy na spółce również spoczywa taki obowiązek?

Wpis do rejestru prowadzonego przez marszałka województwa do 31.12.2018 muszą zdobyć podmioty prowadzące działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców. Nie dotyczy to pracodawcy, który samodzielnie przechowuje dokumentację byłych pracowników.

Pracodawca ma prawo sam przechowywać dokumentację pracowników, z którymi rozwiązał już stosunki pracy, albo oddać ją na przechowanie podmiotowi prowadzącemu działalność w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej o czasowym okresie przechowywania. Nie zmieni się to od 2019. Pracodawca, który wybierze pierwszą opcję (samodzielne przechowywanie akt), nie musi wpisywać się do rejestru przechowawców.

Wymienioną działalność w zakresie przechowywania dokumentacji świadczą bowiem:

  • przedsiębiorcy wykonujący taką działalność gospodarczą,
  • archiwa państwowe,
  • Stowarzyszenie Archiwistów Polskich.

Jednak od 30.04.2018 (data wejścia w życie ustawy z 6.03.2018 przepisy wprowadzające Prawo przedsiębiorców oraz inne ustawy dotyczące działalności gospodarczej, DzU poz. 650) stała się ona działalnością regulowaną, wymagającą przybrania odpowiedniej formy prawnej (osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej) oraz uzyskania wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych (art. 51a ustawy z 14.07.1983 o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, DzU z 2018 poz. 217, dalej unza). Nowe kryteria powinny być spełnione najpóźniej do 31.12.2018.

Oprócz tego przechowawcy dokumentacji osobowej i płacowej muszą:

  • posiadać bazę organizacyjno-techniczną zapewniającą odpowiednie warunki przechowywania dokumentacji (należyta ochrona przed zniszczeniem i kradzieżą zgodnie z rozporządzeniem Ministra Kultury z 15.02.2005 w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców, DzU nr 32 poz. 284 ze zm.),
  • posiadać regulamin świadczenia usług,
  • zatrudniać do obsługi dokumentacji osobę ze specjalistycznym wykształceniem i praktyką zawodową.

Ponadto członkiem zarządu takiego przechowawcy nie może być osoba karana za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów lub mieniu (art. 51d unza).

Wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych, prowadzonego przez marszałka województwa właściwego dla miejsca prowadzenia działalności, trzeba uzyskać najpóźniej do końca 2018 (art. 11 ustawy z 10.01.2018 o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, DzU poz. 357).

W tym celu przedsiębiorca składa wniosek obejmujący: jego firmę, adres i siedzibę, numer w rejestrze przedsiębiorców, NIP, imiona i nazwiska osób uprawnionych do jego reprezentowania, zakres działalności objętej wpisem, miejsce lub miejsca wykonywania działalności oraz oświadczenie o braku (w dacie złożenia wniosku) zaległości składkowych, podatkowych i niefigurowaniu w rejestrze dłużników niewypłacanych (art. 51c ust. 1 unza).

Do wniosku załącza dodatkowe oświadczenie o tym, że:

  • dane zawarte we wniosku są kompletne i zgodne z prawdą,
  • znane mu są i spełnia warunki wykonywania działalności w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej o czasowym okresie przechowywania, określone w rozdz. 4a unza.

Po dokonaniu wpisu marszałek z urzędu wydaje zainteresowanemu przedsiębiorcy zaświadczenie o wpisie do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych, którym ten legitymuje się wobec pracodawców chcących oddać mu swoje akta osobowe. W ciągu miesiąca od dnia wpisu marszałek zawiadamia o tym Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych (NDAP), co ten notuje w ewidencji przechowawców akt osobowych i płacowych. Ponadto przedsiębiorca-przechowawca musi przekazywać do centrali ZUS i NDAP wykaz pracodawców, których dokumentację przejął w danym miesiącu, oraz okres, z jakiego pochodzi dokumentacja – do końca następnego miesiąca kalendarzowego (art. 51g ust. 6 unza).

Przedsiębiorca-przechowawca, który do końca 2018 nie uzyska wpisu i nie dostosuje swojej formy prawnej, powinien zakończyć działalność w tym zakresie (art. 11 ust. 1 nowelizacji z 10.01.2018), a posiadaną dokumentację przekazać do dalszego przechowywania uprawnionemu podmiotowi (art. 12 nowelizacji).

Więcej o działalności gospodarczej:

Czy biuro rachunkowe jest przechowawcą dokumentacji kadrowo-płacowej

Renata Majewska
Biuro rachunkowe świadczy m.in. usługi kadrowo-płacowe dla wielu pracodawców, a z niektórymi podpisuje również umowy o gromadzenie ich dokumentacji pracowniczej (akt osobowych i dokumentacji ze stosunku pracy). Po zakończeniu takiej umowy o świadczenie usług dokumentację zwraca pracodawcom.
Czy musi uzyskać wpis do rejestru przechowawców dokumentacji osobowej i płacowej, prowadzonego przez marszałka województwa?

Torby reklamowe jako prezent dla dystrybutora – opłata recyklingowa

Piotr Kaim
Spółka jest producentem odzieży sportowej, rozprowadzanej m.in. za pośrednictwem sklepów detalicznych. Regulamin promocji przewiduje, że jeśli dystrybutor (właściciel sklepu) przekracza określony poziom zamówień na wyroby spółki, ta przekazuje mu darmowe torby reklamowe, w zestawach po 500 szt. Torby wykonane są z tworzywa sztucznego o grubości 20 mikrometrów (0,02 mm) i mają nadruki znaków towarowych zarejestrowanych przez spółkę. Dystrybutorzy wykorzystują torby do pakowania wyrobów spółki sprzedawanych klientom detalicznym (nie służą jako opakowania towarów przekazywanych przez spółkę dystrybutorom).
Czy spółka ma obowiązek poboru i zapłaty opłaty recyklingowej od toreb wydawanych dystrybutorom? Czy obowiązek ten ciąży na dystrybutorach w związku z wydawaniem toreb klientom detalicznym?

Nowe terminy i zasady przedawnienia roszczeń majątkowych

Krzysztof Hałub
Od 9.07.2018 podstawowy ogólny termin przedawnienia roszczeń majątkowych został skrócony z 10 do 6 lat.

Działalność gospodarcza

Nie każdy administrator wyznacza inspektora ochrony danych

Renata Majewska
Mały pracodawca działający w branży sprzedażowej (poniżej 20 zatrudnionych) przetwarza w zasadzie tylko dane pracowników i klientów. Czy musi powołać inspektora ochrony danych (IDO)?

Działalność gospodarcza

Przedsiębiorca wpisany do CEIDG też może ustanowić prokurenta

Renata Ziólkowska
Udzielić prokury mogli dotychczas wyłącznie przedsiębiorcy podlegający obowiązkowi wpisu do rejestru przedsiębiorców. Możliwości tej formalnie byli więc pozbawieni przedsiębiorcy indywidualni i wspólnicy spółek cywilnych. Zmieniło się to wraz z wejściem w życie tzw. Konstytucji biznesu.

Działalność gospodarcza

Zawieszenie działalności gospodarczej według Prawa przedsiębiorców

Renata Ziólkowska
Przedsiębiorcy wpisani do CEIDG będą mogli zawiesić działalność na czas nieokreślony. Z możliwości zawieszenia skorzystają też firmy, których pracownicy przebywają na urlopach macierzyńskich, rodzicielskich czy wychowawczych.

Działalność gospodarcza

Uchwała o podziale zysku na dzień likwidacji spółki komandytowej

Paweł Ziółkowski
Na początku roku wspólnicy założyli spółkę komandytową z sumą wkładów 2000 zł. Jej działalność od razu została zawieszona. Obecnie wspólnicy postanowili ją rozwiązać – zgodnie z umową spółki mogą to zrobić bez przeprowadzania likwidacji. Spółka nie miała żadnych przychodów, a jedynym poniesionym przez nią kosztem była opłata za rejestrację w KRS. W uchwale o rozwiązaniu spółki było to wyraźnie stwierdzone, a fakt ten potwierdzało także sprawozdanie zarządu komplementariusza z działalności spółki komandytowej. W kolejnej uchwale zapisano, że ew. zobowiązania spółki pokryje komplementariusz. On też będzie przechowywał księgi i inne dokumenty spółki. W zakresie spraw finansowych kolejna uchwała stwierdzała, że z majątku spółki zostanie opłacony wniosek o wykreślenie, a pozostała kwota będzie podzielona między wspólników proporcjonalnie do posiadanych udziałów. Uchwały i sprawozdanie z działalności dołączono do wniosku o wykreślenie. KRS nie dokonał wpisu (zwrócił wniosek), argumentując, że powinna być także podjęta uchwała o sposobie podziału zysku lub pokrycia straty.
Czy faktycznie była ona potrzebna?

Działalność gospodarcza

Kto może złożyć wniosek o przyznanie prawa pomocy w postępowaniu przed sądem administracyjnym

Maja Fabrowska
Brak środków finansowych na prowadzenie postępowania przed sądem nie powoduje, że przedsiębiorca musi zrezygnować z obrony swoich praw. Zarówno osoby fizyczne, jak i prawne znajdujące się w trudnej sytuacji majątkowej mogą wnioskować o zwolnienie z kosztów sądowych oraz przyznanie profesjonalnego pełnomocnika do prowadzenia swojej sprawy.

Działalność gospodarcza

Przedmiot działalności kontrahenta niezgodny z CEIDG

Paweł Ziółkowski
Przedsiębiorca skorzystał z usługi innej firmy (osoba fizyczna wykonująca indywidualną działalność gospodarczą). Otrzymał od niej fakturę, jednak okazało się, że usługa ta nie mieści się w zakresie jej działalności gospodarczej zgłoszonej do CEIDG.
Czy może to mieć dla nabywcy negatywne konsekwencje? Czy należy uznać, że mamy do czynienia ze zleceniem i rozliczyć PIT i ZUS na zasadach właściwych dla takich umów?

Działalność gospodarcza

Wymóg badania pracowniczego angażu w przetargach

Renata Majewska
Według Urzędu Zamówień Publicznych sprzątanie i ochrona to czynności, na które powinno się zawierać umowy o pracę.

Działalność gospodarcza

Zmiana przedmiotu działalności – czy potrzebna jest zmiana umowy spółki z o.o. i ogłoszenie w KRS

Paweł Ziółkowski
Przedmiot działalności gospodarczej musi być określony w umowie (statucie) spółki. Zdarza się jednak, że spółka zmienia swój profil i zaczyna sprzedawać towary i usługi inne niż dotychczas. Pojawiają się wtedy wątpliwości, czy należy dokonywać zmian w umowie spółki i wpisu do KRS.

Rozpatrzymy to na przykładzie spółki z o.o. W myśl art. 157 Ksh w umowie spółki z o.o. należy wskazać przedmiot jej działalności gospodarczej. Co istotne, przepisy nie narzucają sposobu jego określania. Mimo to standardem stało się stosowanie nomenklatury używanej przez PKD i podawanie kodów tej klasyfikacji. Powoduje to jednak szereg problemów, o których dalej. Aby ich uniknąć, wspólnicy wskazują w umowie spółki bardzo szeroki zakres działalności, dzięki czemu może ona w praktyce robić wszystko, choć realnie z tej możliwości nie korzysta. W efekcie akt notarialny ma np. 20 stron, w tym 15 to przedmiot działalności według PKD, z czego ok. 90% spółka nigdy nie będzie wykonywać.


Działalność gospodarcza

Pełnomocnictwo w CEIDG ułatwi obsługę klienta

Paweł Ziółkowski
Obsługując przedsiębiorców zarejestrowanych w CEIDG, warto być zgłoszonym jako pełnomocnik. Można wówczas dokonywać zmian w ich wpisie on-line.

Działalność gospodarcza

Umowa zlecenia - działalność wykonywana osobiście czy w ramach firmy

Renata Ziólkowska
W trakcie 2015 zawarto umowę zlecenia. Wykonawca podał numer NIP, więc byliśmy przekonani, że działa w ramach działalności gospodarczej i nie pobraliśmy PIT. Okazało się jednak, że zleceniobiorca nie działał w ramach firmy i teraz domaga się PIT-11, trzeba też odprowadzić z opóźnieniem zaległy podatek i składki ZUS.
Jak się ustrzec przed takimi sytuacjami?

Działalność gospodarcza

Składanie wzorów podpisów przy rejestracji spółki w KRS

Paweł Ziółkowski
W celu założenia spółki z o.o. wysłaliśmy wspólników do notariusza, uczulając ich, aby oprócz spisania umowy zadbali także o wzory podpisów. Notariusz powiedział im, że wzory podpisów nie są już wymagane.
Czy dotyczy to także innych spółek handlowych? Czy zniesienie wymogu składania podpisu nie zmniejsza pewności obrotu?

Logowanie

email:

hasło:

 

 

Logowanie za pomocą emaila

Jeżeli nie pamiętasz hasła albo nie masz konta, to wyślemy na Twój email wiadomość weryfikującą. Po kliknięciu w link z emaila będziesz zalogowany na urządzeniu do chwili wylogowania.

email:

Klikając w poniższy link zgadzasz się na zapisanie podanych w formularzu danych i wykorzystywanie ich zgodnie z polityką przetwarzania danych dostępną w dokumencie ⇒Polityka przetwarzania danych osobowych (RODO)⇐

 

Logowanie do za pomocą emaila

Sprawdzanie danych....