Podwyższenie składki wypadkowej na skutek pomyłki biura rachunkowego

Aleksander Woźniak

Pomyłka to nie powód, by wymierzać dotkliwą sankcję płatnikowi składek, zwłaszcza gdy przekazał on do biura rachunkowego prawidłowe dane.

Taki wniosek płynie z wyroku SO w Nowym Sączu z 5.05.2017 (IV U 1164/16).

  • SA – Sąd Apelacyjny
  • SN – Sąd Najwyższy
  • So – sąd okręgowy

Spółka zawarła z biurem rachunkowym umowę zlecenia na obsługę księgowo-płacową i na tej podstawie przekazuje mu wykazy pracowników z informacją o wysokości wynagrodzenia i przerw w pracy. Do obowiązków biura należy m.in. sporządzanie deklaracji ZUS IWA, przekazywanych do ZUS. Pracownik biura rachunkowego, sporządzając ZUS IWA za 2014, omyłkowo nie umieścił w deklaracji informacji o 2 osobach poszkodowanych w wypadkach przy pracy. Biuro otrzymało od spółki jako płatnika składek wszelkie dane potrzebne do sporządzenia poprawnej informacji ZUS IWA, w tym rejestr wypadków przy pracy, z którego wynikało, że w 2014 uległy im 2 osoby.

Winę za pomyłkę ponosił wyłącznie pracownik biura rachunkowego, który nie sprawdził danych wprowadzanych do systemu.

Sankcja mimo korekty

Błąd ten został wykryty podczas kontroli ZUS. Wskutek tego ZUS podwyższył spółce jako płatnikowi składek o 50% stopę procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe za okresy od 1.04.2015 do 31.03.2016 i od 1.04.2016 do 31.03.2017.

ZUS nałożył sankcję, o której mowa w art. 34 ust. 1 ustawy wypadkowej. Stwierdził, że sankcji nie byłoby, gdyby płatnik samodzielnie wykrył błąd i dobrowolnie skorygował informację. Co innego jednak, gdy nieprawidłowości zostały wykryte w toku kontroli.

W odwołaniu spółka przekonywała, że nie miała zamiaru zaniżenia składki. Tłumaczyła, że niewykazanie 2 osób poszkodowanych w wypadkach wynikało jedynie z omyłki pracownika biura rachunkowego (któremu powierzyła obsługę księgową i płacową) lub programu księgowego tego biura, który błędnie zaimportował dane do formularza.

Spółka podkreślała, że nie ukrywała wypadków przy pracy – przeciwnie, za każdym razem zawiadamiała o nich organ rentowy. Przekazała też do biura rachunkowego prawidłowy rejestr wypadków za 2014. Gdy zaś błąd został wykryty przez ZUS, sporządziła korekty i opłaciła składki w najszybszym możliwym terminie.

Konieczna wina i umyślność czynu

Spółka powołała się także na wyrok SN z 4.02.2011 (II UZP 1/11), w którym SN orzekł, że powodem wymierzenia sankcji na podstawie art. 34 ustawy wypadkowej nie może być przekazywanie przez płatnika składki do ZUS w niższej wysokości niż wymagana, jeżeli przyczyną jest np. matematyczna pomyłka w wyliczeniu składki bądź wadliwe zaimportowanie danych do programu komputerowego.

Podobnie uznały w wyrokach: SA w Szczecinie (27.03.2013, III AUa 851/12), Krakowie (5.03.2013, III AUa 1131/12) i Poznaniu (30.10.2012, III AUa 242/12). Z orzeczeń tych wynika, że sankcję z art. 34 ust. 1 ustawy wypadkowej można zastosować tylko wtedy, gdy zostały podane dane nieprawdziwe, a nie nieprawidłowe. ZUS powinien więc wykazać, że zachowanie płatnika było zawinione i umyślne.

Pogląd ten podzielił SO w Nowym Sączu. Stwierdził, że skoro pomyłki nie popełniła spółka (ani nawet jej pracownik), lecz pracownik podmiotu zewnętrznego (biura rachunkowego), to tym bardziej nie można mówić o zawinieniu płatnika składek w przekazaniu nieprawidłowej informacji. Spółka nie miała bowiem nawet możliwości sprawdzenia ZUS IWA i skorygowania błędu (co byłoby możliwe, gdyby informację sporządzał jej pracownik). Nie bez znaczenia było to, że przekazała do biura rachunkowego wszelkie potrzebne informacje, w tym prawidłowo sporządzony rejestr wypadków przy pracy.

Złagodzenie przepisów

Na marginesie sąd dodał, że od 1.04.2017 zmieniono art. 34 ustawy wypadkowej. Intencją ustawodawcy było, aby nie karać przedsiębiorców za zwykłe omyłki, które każdemu mogą się zdarzyć. Obecnie ZUS może wymierzyć sankcję tylko wtedy, gdy płatnik składek nie przekaże danych albo ich korekty w terminie 14 dni od otrzymania wezwania.

Temat: „Biuro rachunkowe na wokandzie”
Biuro rachunkowe

Prowadzenie ksiąg to nie doradztwo

Czynności w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg nie obejmują doradzania, jaką formę opodatkowania wybrać, ani nawet informowania klienta o przekroczeniu limitu uprawniającego np. do ryczałtu ewidencjonowanego. Zadaniem biura rachunkowego jest natomiast zaprowadzić właściwe księgi i ewidencje, gdy taki obowiązek wynika z przepisu.

To główne wnioski z zarządzenia Sądu Rejonowego Szczecin-Centrum w Szczecinie z 12.10.2020 (XI GC 362/20). Orzeczenie nie jest prawomocne.

Pozew złożony w tej sprawie przeciwko właścicielowi biura rachunkowego (o zapłatę ponad 68 tys. zł plus odsetki) wynikał z dwóch roszczeń.

Udostępnienie podpisu elektronicznego nie świadczy o aktywności zawodowej

Posługiwanie się przez pracowników kancelarii podpisem elektronicznym z nazwiskiem doradcy podatkowego nie jest dowodem wykonywania przez niego pracy zarobkowej w czasie choroby.

Utratę prawa do zasiłku chorobowego powoduje:

  • wykonywanie pracy zarobkowej w okresie orzeczonej niezdolności do pracy lub
  • wykorzystywanie zwolnienia lekarskiego w sposób niezgodny z jego celem.
Biuro rachunkowe

Za błąd odpowiada zarówno ubezpieczyciel, jak i właściciel biura rachunkowego

Za szkodę powstałą wskutek błędu biura rachunkowego odpowiadają w równej mierze ubezpieczyciel i właściciel biura, z tym że spełnienie świadczenia przez jednego z nich zwalnia drugiego z tego obowiązku.

W tej sprawie błąd popełniony przez biuro rachunkowe kosztował klientów niemal 250 tys. zł. Biuro było ubezpieczone od odpowiedzialności cywilnej, lecz ubezpieczyciel próbował dowieść, że szkoda powstała wskutek czynności nieobjętej polisą.

Biuro rachunkowe

Zakupy do biura oraz sporadyczne wykonywanie usług to również działalność gospodarcza

ZUS nie może twierdzić, że właścicielka biura rachunkowego nie podlega ubezpieczeniom społecznym, skoro w innej sprawie domagał się zwrotu nienależnie pobranych zasiłków, dowodząc, że działalność gospodarcza była jednak prowadzona.

Taką niekonsekwencję ZUS wytknął SO w Łodzi w wyroku z 31.03.2020 (VIII U 2077/19). W rezultacie orzekł, że księgowa podlega obowiązkowo ubezpieczeniu emerytalnemu, rentowemu i wypadkowemu oraz dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowemu.

Biuro rachunkowe

Pakiet przewozowy nie mieści się w zakresie doradztwa podatkowego

Doradca podatkowy nie może reprezentować podatnika w sprawach dotyczących naruszenia przepisów pakietu przewozowego.

Biuro rachunkowe nie może odmówić wydania dokumentacji klienta

Za odmowę wydania organom podatkowym dokumentacji klienta grozi biuru rachunkowemu kara porządkowa, nawet jeśli klient nie zapłacił za wykonane usługi.
Biuro rachunkowe

Zarzuty niezadowolonego klienta nie mogą być ogólnikowe ani gołosłowne

Biuro rachunkowe nie zapłaci za wynagrodzenie swego następcy, który na nowo wprowadził dokumenty księgowe i złożył skorygowane deklaracje, jeżeli nie wiadomo, jakiego okresu one dotyczyły i z czego ta korekta wynikała.
Biuro rachunkowe

Obowiązek wydania dokumentów księgowych w trakcie postępowania egzekucyjnego prowadzonego wobec klienta

Organ egzekucyjny może żądać dokumentów księgowych od doradcy będącego pełnomocnikiem podatnika w postępowaniu egzekucyjnym. Jednak żądane informacje muszą być niezbędne do wszczęcia lub prowadzenia postępowania egzekucyjnego.

Usługi księgowe są usługami ciągłymi

Nie można samodzielnie decydować o momencie powstania przychodu ani pomijać żadnych wpłat klientów.

Tak orzekł NSA w wyroku z 3.10.2018 (II FSK 3070/16).

Od właściciela biura rachunkowego wymaga się szczególnej staranności i profesjonalizmu przy rozliczeniach podatkowych, w tym własnych. Orzeczenie NSA, podobnie jak i sądu I instancji wskazuje, że i w tej branży zdarzają się uchybienia.

Biuro rachunkowe

Brak winy zwalnia właściciela biura z odpowiedzialności

Biuro rachunkowe nie ponosi odpowiedzialności za brak zmiany zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych, jeżeli klient swoimi działaniami dąży do zachowania dotychczasowego statusu ubezpieczeniowego – wynika z wyroku SO w Olsztynie z 7.11.2018 (IX Ca 724/18).
Biuro rachunkowe

Kara za przywłaszczenie mienia klienta i podrabianie jego dokumentów

Pobranie od klienta kwot z tytułu zaliczek na podatek dochodowy i VAT i nieodprowadzenie ich na konto US to przywłaszczenie, a podpisywanie się za niego jego imieniem i nazwiskiem na deklaracjach podatkowych to podrabianie dokumentów. Oba czyny są zagrożone karą pozbawienia wolności od 3 mies. do 5 lat.
Biuro rachunkowe

Umowa o świadczenie usług księgowych zawarta z przyszłym przedsiębiorcą

Jeżeli klient biura rachunkowego ma dopiero zamiar rozpocząć działalność gospodarczą, to podpisana z nim umowa jest umową z konsumentem. To zaś oznacza większe rygory związane z ochroną praw konsumenckich.
Biuro rachunkowe

Sądowy finał awantury w biurze rachunkowym

300 zł grzywny nałożył sąd na klienta biura rachunkowego za to, że krzyczał na właścicielkę biura, używał wobec niej obraźliwych słów, popychał ją i odmówił opuszczenia biura.
Biuro rachunkowe

Umowa ustna lub dorozumiana jest równie ważna jak pisemna

Wniosek o dofinansowanie nie jest częścią sprawozdania finansowego i jego przygotowanie nie mieści się w obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Kto się jednak podejmie jego sporządzenia, choćby w sposób dorozumiany, musi ponieść konsekwencje własnych zaniedbań.
Biuro rachunkowe

Księgowanie nie jest dziełem

Wykonywanie na zlecenie biura rachunkowego dużej liczby jednakowych, powtarzających się czynności, w długim okresie i w sposób ciągły, wskazuje na umowę zlecenia, a nie umowy o dzieło.

Biuro rachunkowe zatrudniało księgową (emerytkę), zawierając z nią liczne umowy o dzieło. Były one podpisywane cyklicznie – co 2 tygodnie lub co miesiąc – na kilkunastodniowe okresy. Wynagrodzenie określano kwotowo, a jego wysokość zależała od ilości dokumentacji do przeanalizowania. Wypłacano je na podstawie wystawionych rachunków.

Kontakty z urzędem

Niewydanie ksiąg nie zawsze jest wykroczeniem skarbowym

Nie każdy księgowy lub doradca podatkowy popełnia wykroczenie skarbowe, gdy odmawia udostępnienia organom podatkowym dokumentacji podatkowej swojego klienta.

Sąd I instancji uznał doradcę podatkowego za winnego popełnienia wykroczenia skarbowego z art. 83 § 2 Kks. Przepis ten przewiduje grzywnę za nieokazanie księgi lub innego dokumentu dotyczącego prowadzonej działalności gospodarczej. Jest to traktowane jako udaremnianie lub utrudnianie wykonania czynności służbowej osobie uprawnionej do przeprowadzenia:

Biuro rachunkowe

Obowiązek wydania dokumentacji podatkowej klienta

Biuro rachunkowe musi udostępnić organom podatkowym dokumentację podatkową swojego klienta. Odmowa jest zagrożona karą do 2800 zł.

W tym wypadku mają zastosowanie art. 262 § 1 i § 3 Op. W świetle § 1 karą do 2800 zł mogą zostać ukarani: strona (podatnik), pełnomocnik strony, świadek lub biegły, którzy mimo prawidłowego wezwania organu podatkowego bezzasadnie odmówili okazania lub nie przedstawili w wyznaczonym terminie dokumentów, których obowiązek posiadania wynika z przepisów prawa, ksiąg podatkowych, dowodów księgowych będących podstawą zapisów w tych księgach.

Biuro rachunkowe

Czy biuro rachunkowe może reprezentować przedsiębiorcę w sporze sądowym z ZUS

Księgowy i doradca podatkowy mogą być pełnomocnikami procesowymi w sporze z ZUS tylko w tym zakresie, w którym stale obsługiwali klienta.
Biuro rachunkowe

Konflikt z biurem rachunkowym nie uzasadnia wstrzymania zapłaty

Klient biura rachunkowego nie może jednostronnie, według własnego uznania, odmówić zapłaty wynagrodzenia za wykonane usługi, nawet jeśli ma zastrzeżenia do ich jakości – wynika z wyroku SR Szczecin – Centrum w Szczecinie.

Spór powstał pomiędzy księgową prowadzącą samodzielnie usługi księgowe a spółką z o.o., która werbowała pracowników i oddelegowywała ich do pracy za granicą. Praca polegała na opiekowaniu się pacjentami. Umowy z tymi ostatnimi podpisywała niemiecka firma, której polska spółka wystawiała faktury. Wynikające z nich należności obejmowały wynagrodzenie pracowników, należności publicznoprawne (podatki, składki ZUS) i koszty administracyjne.

Logowanie

email:

hasło:

 

 

Logowanie za pomocą emaila

Jeżeli nie pamiętasz hasła albo nie masz konta, to wyślemy na Twój email wiadomość weryfikującą. Po kliknięciu w link z emaila będziesz zalogowany na urządzeniu do chwili wylogowania.

email:

Klikając w poniższy link zgadzasz się na zapisanie podanych w formularzu danych i wykorzystywanie ich zgodnie z polityką przetwarzania danych dostępną w dokumencie ⇒Polityka przetwarzania danych osobowych (RODO)⇐

 

Logowanie do za pomocą emaila

Sprawdzanie danych....