Paragony przedstawiane przez kierowców jako podstawa ujęcia kosztów w pkpir
Z przepisów rozporządzenia pkpir wynika, że zapisy w księdze dotyczące kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników mogą być dokonywane na podstawie dowodów wewnętrznych (§ 14 ust. 2 pkt 5 w zw. z § 14 ust. 1). Powinny one zawierać co najmniej następujące dane: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących diet (§ 14 ust. 3).
- ustawa o VAT – ustawa o podatku od towarów i usług
- rozporządzenie pkpir – rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów
Jeżeli zatem paragony dokumentują koszty, które są pracownikom zwracane z tytułu podróży służbowych, można je uwzględnić przy wystawianiu dowodów wewnętrznych będących podstawą ujęcia w pkpir kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników.
W przeciwnym razie wskazane wydatki udokumentowane paragonami najprawdopodobniej nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Paragony, co do zasady, nie stanowią bowiem dowodów księgowych w rozumieniu rozporządzenia pkpir.
Od tej zasady są wyjątki dotyczące zakupów w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp, materiałów biurowych oraz wydatków poniesionych za granicą na zakup paliwa i olejów (§ 14 ust. 4 i ust. 5), lecz żaden z nich nie ma zastosowania w przedstawionej sytuacji.
Niemniej niektóre paragony zawierające NIP nabywcy uznawane są za tzw. faktury uproszczone (zob. art. 106h ust. 4 w zw. z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT). Gdyby zatem paragony, o których mowa, stanowiły faktury uproszczone, mogłyby być podstawą do wykazania kosztów w pkpir.