Ochrona danych osobowych pracowników i kandydatów do pracy – zmiany od 4.05.2019

Renata Majewska Biuro Kadr i Płac

Zmodyfikowano zakres informacji, jakich może żądać pracodawca od osoby ubiegającej się o posadę i już zatrudnionej. Jasno określono też, w jaki sposób pozyskiwać dane w celu weryfikacji uprawnień do świadczeń socjalnych.
  • Kp – Kodeks pracy

Zmiany wprowadziła ustawa z 21.02.2019 o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z 27.04.2016 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych [tzw. RODO – przyp. red.] oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (DzU poz. 730). Nowelizuje ona ponad 100 ustaw, w tym Kp oraz ustawy o zfśs i rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych.

O co wolno pytać kandydata

Od 4.05.2019 od osoby starającej się o pracę nie można już żądać podania imion rodziców, a o informacje nt. kwalifikacji zawodowych, wykształcenia i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia można pytać jedynie, o ile są niezbędne na danym stanowisku. Kandydat nie musi też ujawniać miejsca zamieszkania – podaje wybrane przez siebie dane kontaktowe (np. miejsce zamieszkania lub pobytu, numer telefonu, adres e-mail, skrytkę pocztową). Ma obowiązek podać imię (imiona) i nazwisko, datę urodzenia oraz inne dane niezbędne do realizacji uprawnienia lub wykonania obowiązku, np. w sferze budżetowej zaświadczenie o niekaralności, stosunek do służby wojskowej, obywatelstwo (modyfikacja art. 221 Kp).

Swoje dane ujawnia w oświadczeniu, które można zatytułować jako kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie – mimo że rozporządzenie z 10.12.2018 w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU poz. 2369, dalej rdp) nie zawiera już pomocniczego wzoru takiego kwestionariusza.

Więcej informacji przy podpisaniu angażu

Od pracownika można wymagać podania miejsca zamieszkania, innych danych osobowych niezbędnych do realizacji uprawnienia lub wypełniania obowiązku (np. informacji o religii od pracownika innego wyznania niż katolicyzm, który chce skorzystać z wolnego w dniu swojego święta) oraz numeru PESEL, a w razie jego braku – rodzaju i numeru innego dokumentu potwierdzającego tożsamość (zmiana art. 221 Kp). Ponadto, tak jak dotychczas, pracownik podaje:

  • numer rachunku płatniczego, jeśli nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,
  • inne dane osobowe – swoje, dzieci i innych członków najbliższej rodziny – gdy jest to konieczne ze względu na korzystanie przez niego ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
  • dane o wykształceniu i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o posadę.

Ww. informacje zatrudniony ujawnia w oświadczeniu, które nadal może być nazywane kwestionariuszem osobowym dla pracownika (choć rdp nie określa już jego wzoru).

Dane podawane dobrowolnie

Od 4.05.2019 inne dane osobowe (z wyjątkiem tzw. danych wrażliwych) pracownik i kandydat do pracy przekazują zatrudniającemu wyłącznie dobrowolnie za swoją zgodą, która może być wyrażona zarówno z inicjatywy własnej, jak i pracodawcy. Ten ostatni może zatem sugerować osobie starającej się o zatrudnienie, by w kwestionariuszu wpisała też szersze informacje o wykształceniu, kwalifikacjach i doświadczeniu niż wymagane na obsadzanym stanowisku.

Wrażliwe dane osobowe (pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, dane genetyczne i biometryczne, nt. zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej) pracownik i kandydat do pracy podają fakultatywnie – za swoją zgodą i to wyrażoną wyłącznie z własnej inicjatywy. Sugestie pracodawcy co do udostępnienia danych wrażliwych są zatem generalnie zakazane.

Brak zgody pracownika lub kandydata do pracy na dobrowolne przekazanie danych zwykłych lub wrażliwych czy jej wycofanie nie mogą spowodować jego niekorzystnego traktowania ani żadnych negatywnych konsekwencji, zwłaszcza odmowy zatrudnienia. Dostęp do wrażliwych danych pracowników i kandydatów mogą mieć tylko osoby pisemnie upoważnione do ich przetwarzania, które są zobowiązane zachować je w tajemnicy. Upoważnienie do przetwarzania wrażliwych danych można umieścić w części B teczki personalnej uprawnionego pracownika (nowe art. 221a i 221b Kp).

Wyjątkiem na tle danych wrażliwych są dane biometryczne pracownika – ich udostępnienia pracodawca może się domagać ze względu na konieczność kontroli dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie mogłoby narazić go na szkodę, lub dostępu do pomieszczeń wymagających wzmożonego nadzoru.

Profilaktyka zdrowotna pracowników

Nowelizacja wprowadziła również zmiany redakcyjne do art. 229 Kp, odnoszącego się do wstępnych badań lekarskich. Usunęła lukę, pozwalając pracodawcom żądać – od osoby przyjmowanej do pracy w ciągu 30 dni od rozwiązania bądź wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy lub pozostającej równocześnie w innym stosunku pracy – aktualnego orzeczenia o braku przeciwwskazań do pracy oraz poprzedzającego go skierowania na badania lekarskie.

Chodzi o kandydatów do pracy, w przypadku których podmiot rekrutujący uważa, że nie musi ich kierować na wstępne badania lekarskie. Gdy stwierdzi, że warunki pracy opisane w skierowaniu z poprzedniego miejsca pracy nie odpowiadają oferowanym na stanowisku, zwraca zainteresowanemu wskazane skierowania i orzeczenia (w przeciwnym razie je przechowuje, podobnie jak inne skierowania i orzeczenia wystawione w związku ze wstępnymi, okresowymi i kontrolnymi badaniami lekarskimi).

Informacje o niepełnosprawności

W celach określonych w ustawie z 27.08.1997 o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (DzU z 2018 poz. 511) pracodawca ma prawo przetwarzać dane osobowe, w tym o stanie zdrowia m.in. niepełnosprawnych pracowników, byłych pracowników pozostających bez zajęcia, osób uczestniczących w rekrutacji i chałupników. Daje to pracodawcy podstawę prawną do wymagania ujawnienia niepełnosprawności na potrzeby realizacji uprawnień niepełnosprawnych pracowników, np. dodatkowego urlopu wypoczynkowego, krótszej dobowej normy czasu pracy czy zwolnień od pracy.

Przedstawienie pracodawcy dokumentów potwierdzających stan zdrowia jest jednak w tym przypadku dobrowolne.

Pracodawca przechowuje dane o niepełnosprawności wyłącznie przez okres nie dłuższy niż jest to niezbędne i w zakresie koniecznym do realizacji celów ich przetwarzania oraz dokonuje przeglądu ich przydatności nie rzadziej niż co 5 lat (nowy art. 2b ww. ustawy).

Pozyskiwanie danych socjalnych

Zmieniona ustawa o zfśs określa wreszcie sposób pozyskiwania przez pracodawcę, od osób ubiegających się o świadczenia socjalne, informacji potrzebnych do ustalenia uprawnienia i wysokości świadczenia.

Zainteresowany składa oświadczenie, ujawniając dane osobowe niezbędne do przyznania świadczenia z zfśs; a jakie konkretnie – trzeba dokładnie określić w regulaminie funduszu. Pracodawca ma prawo żądać udokumentowania ww. danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Udokumentowanie polega w szczególności na złożeniu oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. Kwestie potwierdzania deklarowanych danych socjalnych również należy określić w regulaminie.

Do przetwarzania wrażliwych danych dotyczących zdrowia pracodawca może dopuścić tylko osoby pisemnie do tego upoważnione, które mają obowiązek zachowania tych danych w tajemnicy.

Dane osobowe podawane w celu uzyskania pomocy z zfśs pracodawca przechowuje nie dłużej, niż jest to niezbędne do przyznania ulgowej usługi, świadczenia czy dopłaty z funduszu oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres dochodzenia do nich praw lub roszczeń (eksperci przyjmują, że można je przechowywać do upływu okresu przedawnienia składek ZUS i podatków).

Pracodawca dokonuje przeglądu danych udostępnianych na potrzeby uzyskania pomocy z zfśs co najmniej raz w roku, w celu ustalenia konieczności ich dalszego przechowywania. W wyniku wskazanego przeglądu usuwa dane, które okażą się zbędne do tego celu.

Monitoring wizyjny

Dotychczas do wprowadzenia monitoringu wizyjnego w pomieszczeniach udostępnianych zakładowej organizacji związkowej (zoz) i sanitarnych wystarczyło uzasadnienie go koniecznością zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji bądź zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę – pod warunkiem, że nie naruszało to godności i innych dóbr osobistych pracowników oraz zasady niezależności związków zawodowych.

Od 4.05.2019 pracodawca nie może w ogóle stosować monitoringu wizyjnego w pomieszczeniach udostępnianych zoz. Jeśli dotąd go stosował, musi tego zaprzestać w ciągu 14 dni, czyli do 18.05.2019, informując o tym niezwłocznie zoz.

Monitoring wizyjny pomieszczeń sanitarnych wymaga obecnie dodatkowo akceptacji zoz albo w razie jej braku – przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym w zakładzie pracy. Pracodawca, który 4.05.2019 stosował monitoring wizyjny w pokojach sanitarnych, ma obowiązek zdobyć zgodę zoz albo przedstawicieli pracowników w ciągu 30 dni od wejścia w życie nowych przepisów, czyli do 3.06.2019. W ciągu 3 dni od uzyskania odmowy albo bezskutecznego upływu wskazanego terminu zaprzestaje monitoringu, o czym niezwłocznie zawiadamia zoz bądź reprezentację zatrudnionych (zmiana art. 222 Kp).

Spis treści artykułu
Spis treści artykułu:
Więcej na temat: „Prawo Pracy”
Nowości w Kodeksie pracy

Pracownik łatwiej udowodni dyskryminację i uzyska świadectwo pracy

Magdalena Januszewska
7.09.2019 weszło w życie kilka zmian Kp, m.in. dotyczących dochodzenia roszczeń z tytułu mobbingu, ochrony zatrudnienia i sprostowania świadectwa pracy.

Wskaźniki i świadczenia

Od 1.09.2019 zmalały refundacje

Renata Majewska
Pracodawcy otrzymają niższe dopłaty za szkolenie pracowników podczas kryzysu oraz zatrudnienie bezrobotnych i niepełnosprawnych.

Prawo pracy

Czy świadczenie urlopowe przysługuje także przy zaległym urlopie

Jadwiga Sztabińska
Nasza firma wypłaca świadczenia urlopowe. W regulaminie nie ma zapisów o tym, czy w 14 dniach urlopowych, których wykorzystanie jest konieczne do uzyskania świadczenia, muszą być tylko dni z bieżącego urlopu, czy mogą być też z zaległego.
Czy w takim razie świadczenie trzeba wypłacić, jeśli pracownik realizuje wyłącznie urlop zaległy?

Regularnie wypłacana premia uznaniowa zwiększa odprawę emerytalną

Renata Majewska
Pracownica od 22.02.2017 do 19.09.2017 przebywała na zwolnieniu lekarskim, a od 20.09.2017 do 5.10.2017 na zaległym urlopie wypoczynkowym. Następnie 6.10.2017 rozwiązała umowę o pracę z własnej inicjatywy, z powodu przejścia na emeryturę. Przysługiwały jej wówczas płaca zasadnicza w stałej stawce miesięcznej 2500 zł brutto oraz miesięczne premie uznaniowe. Poprzednia księgowa obliczyła jej odprawę emerytalną tylko w kwocie 2500 zł brutto, pomijając premie. Nie cofnęła się do wcześniejszych miesięcy poprzedzających ustanie zatrudnienia, kiedy zatrudniona uzyskiwała premie (w grudniu 2016, styczniu i lutym 2017 łącznie 700 zł). Podczas kontroli inspektor pracy podważył takie postępowanie. Ocenił premie jako regularne, zwyczajowo wypłacane wszystkim pracownikom i zakwalifikował jako roszczeniowe, nakazując przyjmować je do podstawy urlopowej jako składnik zmienny.
Czy należy wypłacić różnicę po takim czasie? Co z odsetkami?

Praca, świadczenia i ubezpieczenia

Odwołany urlop a wypłata dofinansowania do „wczasów pod gruszą”

Renata Majewska
Firma, zatrudniająca ponad 100 osób, prowadzi zfśs. Regulamin socjalny przewiduje wypłatę dofinansowania do „wczasów pod gruszą”. Mogą się o nie starać pracownicy, którzy złożą wniosek o urlop wypoczynkowy obejmujący co najmniej 10 kolejnych dni kalendarzowych. Zgodnie z tym regulaminem „gruszowe” wypłacamy w ciągu 14 dni po powrocie uprawnionego do pracy i przedstawieniu przez niego jakiegokolwiek rachunku potwierdzającego koszty takich wakacji, w kwocie od 800 do 1500 zł brutto na rodzinę – w zależności od progu dochodowego. Jeden z zatrudnionych zgłosił podanie o urlop odpowiedniej długości (od 12.08.2019 do 25.08.2019 r.), ale potem został z niego przez pracodawcę odwołany – od 19.08.2019 r. – z ważnych powodów.
Czy należy mu się to świadczenie?

Stanowisko UODO

Pracodawcy nadal nie mogą badać pracowników alkomatem

Jadwiga Sztabińska
Wykluczone jest samodzielne sprawdzanie przez pracodawcę stanu trzeźwości zatrudnionych. Niedopuszczalne są też kontrole wyrywkowe. I to mimo zmiany przepisów Kp.

Temat miesiąca

Dokumentacja pracownicza (cz. III) – zawartość akt osobowych i dokumentacji indywidualnej

Renata Majewska
Dokumenty zebrane podczas rekrutacji i trwania zatrudnienia pracodawca gromadzi częściowo w aktach osobowych (tzw. teczkach personalnych), a częściowo w tzw. dokumentacji indywidualnej przechowywanej poza aktami osobowymi.

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej (akt osobowych i dokumentacji indywidualnej) regulują art. 221, 221a i 221b Kp oraz wydane na jego podstawie nowe rozporządzenie MRPiPS z 10.12.2018 w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU poz. 2369, dalej rdp).


Prawo pracy

Mimo kontynuacji zatrudnienia trzeba założyć nową teczkę personalną

Renata Majewska
Jeśli po 31.12.2018 zakończy się umowa o pracę zawarta przed tą datą i od następnego dnia strony nawiążą kolejny stosunek pracy, pracodawca musi założyć nowe akta osobowe – wynika z interpretacji MRPiPS z 9.05.2019.

Prawo pracy

Prawo do świadczenia urlopowego weryfikowane na ostatni dzień przed wypoczynkiem

Renata Majewska
Przedsiębiorstwo zatrudniające 45 osób wypłaca świadczenia urlopowe. Jeden z zatrudnionych na pełnym etacie wziął urlop wypoczynkowy od 17.06.2019 do 30.06.2019. Świadczenie urlopowe dostał w piątek 14.06.2019. Dopiero pod koniec czerwca 2019 dowiedzieliśmy się o obniżeniu mu wymiaru czasu pracy do 1/2 etatu, począwszy od 1.07.2019.
Czy można domagać się od niego zwrotu połowy świadczenia, skoro jest ono proporcjonalne do wymiaru czasu pracy? A może istotne jest, że pracownik przeszedł na 1/2 etatu już po zakończeniu wypoczynku? Jeśli nie odda połowy świadczenia, to czy należy od niej odprowadzić składki społeczne i zdrowotne?

Praca, świadczenia i ubezpieczenia

Odszkodowanie za nieuzasadnione wypowiedzenie umowy o pracę bez PIT

Marcin Szymankiewicz
Pracownica – zatrudniona w firmie od 1.09.2008 r. na umowę o pracę na czas nieokreślony – wróciła 1.10.2018 r. do pracy po zwolnieniu lekarskim i otrzymała 3-miesięczne wypowiedzenie z powodu redukcji etatu. Koniec okresu wypowiedzenia upłynął 31.01.2019 r. Dowiedziała się jednak, że na jej miejsce została zatrudniona inna osoba, która przejęła jej obowiązki, zatem redukcji etatu nie było. Złożyła więc pozew o wypłatę odszkodowania w wysokości trzech miesięcznych pensji z tytułu niezgodnego z prawem wypowiedzenia umowy o pracę.
Sąd uznał rozwiązanie stosunku pracy za wypowiedzeniem za niezgodne z prawem i zasądził na jej rzecz odszkodowanie w żądanej wysokości. Nie odwołaliśmy się od wyroku i wypłaciliśmy odszkodowanie, nie potrącając zaliczki na PIT.
Czy postąpiliśmy prawidłowo?

Sąd uznał rozwiązanie stosunku pracy za wypowiedzeniem za niezgodne z prawem i zasądził na jej rzecz odszkodowanie w żądanej wysokości. Nie odwołaliśmy się od wyroku i wypłaciliśmy odszkodowanie, nie potrącając zaliczki na PIT.

Czy postąpiliśmy prawidłowo?


Zmiany w Kodeksie pracy od 7.09.2019 r.

Jadwiga Sztabińska
Za wydanie świadectwa pracy po terminie pracodawca zapłaci grzywnę od 1 tys. do 30 tys. zł. Jeśli dopuści się mobbingu, pracownik może zażądać odszkodowania nie tylko po ustaniu zatrudnienia, lecz także w jego trakcie.

To tylko dwie z kilku nowości, które wejdą w życie 7.09.2019 r., a wynikają z ustawy z 16.05.2019 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw.


Prawo pracy i ubezpieczeń społecznych w orzecznictwie SN

Magdalena Januszewska

Nie trzeba najpierw stosować kar porządkowych, aby dyscyplinarnie zwolnić pracownika. Pracodawca nie powinien jednak ignorować niekompetencji zatrudnionego, bo potem trudno będzie uzasadnić rozwiązanie umowy o pracę w tym trybie – wyrok SN z 21.03.2019 r. (II PK 315/17).


Obowiązki bhp

Pracodawca może przekazać bon na posiłek zamiast gorącego dania czy prowiantu

Renata Majewska
Od 9.07.2019 przedsiębiorcy mają więcej swobody w zapewnieniu posiłków profilaktycznych zatrudnionym w szczególnych warunkach.

Prawo pracy

Świadectwo pracy bez imion rodziców

Renata Majewska
Od 29.06.2019 obowiązuje nowy pomocniczy wzór tego najważniejszego dokumentu prawa pracy.

Zmiany w prawie pracy

Mniej biurokracji w obowiązkach bhp

Renata Majewska
Z końcem czerwca 2019 zrezygnowano z obowiązkowych pieczątek pracodawcy na dokumentach bhp i zmniejszyła się liczba podawanych tam danych osobowych pracowników.

Logowanie

email:

hasło:

 

 

Logowanie za pomocą emaila

Jeżeli nie pamiętasz hasła albo nie masz konta, to wyślemy na Twój email wiadomość weryfikującą. Po kliknięciu w link z emaila będziesz zalogowany na urządzeniu do chwili wylogowania.

email:

Klikając w poniższy link zgadzasz się na zapisanie podanych w formularzu danych i wykorzystywanie ich zgodnie z polityką przetwarzania danych dostępną w dokumencie ⇒Polityka przetwarzania danych osobowych (RODO)⇐

 

Logowanie do za pomocą emaila

Sprawdzanie danych....