Obowiązki pracodawcy przechowującego akta pracownicze

Renata Majewska Biuro Kadr i Płac

Czy istnieją minimalne wymagania techniczne (co do pomieszczeń, instalacji itp.) i organizacyjne, które musi spełniać pracodawca samodzielnie przechowujący papierową dokumentację pracowniczą?

Prawo pracy jest w tym zakresie lakoniczne, wskazując tylko zasady, jakimi trzeba się kierować przy przechowywaniu teczek byłych pracowników. Pewne wskazówki w tym zakresie można wywieść z rozporządzenia dotyczącego podmiotów przechowujących zawodowo dokumentację osobową i płacową.

  • Kp – Kodeks pracy
  • MRPiPS – Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej

Przepisy prawa pracy nie regulują dokładnie warunków prawnych, organizacyjnych i technicznych, które muszą spełniać pracodawcy prywatni sami przechowujący dokumentację osób, z którymi zakończyli już współpracę. Co najwyżej można mówić o zasadach, jakie pracodawca powinien stosować w tym zakresie.

Pracodawca nieprowadzący dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy i akt osobowych podlega karze grzywny od 1000 do 30 tys. zł (art. 281 pkt 6 Kp). Zgodnie zaś z § 8 rozporządzenia MRPiPS z 10.12.2018 w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU poz. 2369) pracodawca musi przechowywać dokumentację papierową w odpowiednich warunkach, chroniąc ją przed uszkodzeniem, zniszczeniem, utratą i dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu odpowiedniej temperatury i wilgotności i zabezpieczenie przed dostępem osób nieuprawnionych.

Można tu wesprzeć się rozporządzeniem Ministra Kultury z 15.02.2005 w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (DzU nr 32 poz. 284), które muszą stosować profesjonalni przechowawcy tej dokumentacji. Przykładowo stanowi ono, że budynki, w których planuje się przechowywanie dokumentacji, powinny być usytuowane na suchym gruncie, niegrożącym usunięciem i położonym powyżej poziomu zalewowego pobliskich rzek lub innych zbiorników wodnych. Powinny też posiadać dogodny dojazd dla pojazdów służb porządkowych i ratowniczych.

Akt z pewnością nie można przechowywać na nieprzystosowanym strychu czy w piwnicy ani w zawilgoconym pomieszczeniu. Najlepiej, by pokój do przechowywania dokumentacji spełniał poniższe wymagania, wynikające z rozporządzenia Ministra Kultury:

  • wyposażenie w ognioodporne drzwi i pożarową instalację sygnalizacyjno-alarmową i antywłamaniową albo inną odpowiednią,
  • brak przebiegu w pomieszczeniu instalacji wodociągowych, kanalizacyjnych i gazowych,
  • brak innych przedmiotów i urządzeń niż bezpośrednio związane z przechowywaniem akt,
  • niestosowanie farb i lakierów zawierających formaldehyd, ksylen i toluen,
  • odpowiednia temperatura i wilgotność (14–20°C przy wahaniach do 2°C w ciągu 24 godz. oraz wilgotności 5–60%, przy wahaniu do 5% w ciągu 24 godz.),
  • ochrona przed kurzem, infekcją grzybów pleśniowych oraz zanieczyszczeniami powodowanymi przez gryzonie,
  • odpowiednie źródło światła (świetlówki o obniżonej emisji promieniowania UV i maksymalnym natężeniem światła do 200 luksów),
  • eliminacja światła słonecznego przez stosowanie zasłon, żaluzji, szyb lub folii chroniących przed promieniowaniem UV.

Do przechowywanej dokumentacji powinny mieć dostęp tylko osoby uprawnione.

Jeśli pracodawca nie może zapewnić odpowiednich warunków przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej, powinien ją przekazać pod opiekę przedsiębiorcy prowadzącego działalność gospodarczą w tym zakresie, wpisanego do rejestru marszałka (bądź archiwum państwowemu albo Stowarzyszeniu Archiwistów Polskich), na podstawie umowy o przechowanie.

Więcej o prawie pracy:
Prawo pracy

Przetwarzanie przez pracodawców danych o powszechnym obowiązku obrony

Renata Majewska
Mam wątpliwość co do możliwości przetwarzania przez zakład pracy danych zatrudnionych dotyczących powszechnego obowiązku obrony. Z wzoru kwestionariusza osobowego dla pracownika, zamieszczonego na stronie internetowej resortu pracy, zniknęły informacje nt. służby wojskowej. Także z nowego rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej wynika, że w części B akt osobowych nie należy już gromadzić oświadczeń i dokumentów o wykonywaniu przez zatrudnionego w trakcie stosunku pracy powszechnego obowiązku obrony.
Czy rzeczywiście od 1.01.2019 nie wolno już przetwarzać tych informacji (jak wynikałoby z niektórych artykułów w prasie fachowej)?

Zgodnie z art. 51 ust. 1 Konstytucji nikt nie może być obowiązany inaczej niż na podstawie ustawy do ujawniania informacji dotyczących jego osoby. Zatem, aby określić zakres danych osobowych, które można pozyskać od osoby, której dane dotyczą (np. pracownika), należy znaleźć odpowiednią podstawę prawną (…) (np. Kp lub innych ustaw). Kwestionariusz osobowy pracownika nie jest zatem podstawą prawną określającą maksymalny zakres pozyskiwanych od niego danych.


Prawo pracy

Kiedy ZUS może zakwestionować wynagrodzenie pracownika

Magdalena Januszewska
ZUS ma prawo negować wysokość płacy, jeżeli wynika ona z umowy sprzecznej z prawem, zasadami współżycia społecznego lub zawartej z zamiarem obejścia prawa.
Należy rozróżnić, czy wynagrodzenie jest kwestionowane na gruncie prawa pracy, czy ubezpieczeń społecznych.

Tak wynika z wyroku SN z 20.06.2018 (I UK 166/17).

Orzeczenie to porusza 2 kwestie. Po pierwsze wyraźnie różnicując ocenę wysokości wynagrodzenia na gruncie prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, SN wskazał, że na gruncie ubezpieczeń społecznych kryteria te są ostrzejsze. Można co do tego mieć wątpliwości, bo może to doprowadzić do ustalenia dwóch wysokości wynagrodzenia – odpowiedniej w świetle prawa pracy i odpowiedniej z uwagi na ubezpieczenia.


Prawo pracy

Sporadyczna jazda samochodem w czasie pracy może wymagać szerszych badań lekarskich

Renata Majewska
Spółka zamierza zatrudnić na umowę o pracę stacjonarnego przedstawiciela handlowego (w wieku 25 lat). Zasadniczo ma on sprzedawać produkty w siedzibie firmy, jednak okazjonalnie (kilka razy w miesiącu) będzie przewoził towar samochodem do klientów. W tym celu podpisano z nim umowę o używanie prywatnego auta do celów służbowych.
Czy trzeba go skierować na dodatkowe badania lekarskie?

Prawdopodobnie handlowiec przejdzie więcej badań niż „zwykły” pracownik biurowy. Informację o sporadycznym kierowania autem należy podać w skierowaniu na badania lekarskie, w opisie stanowiska pracy, a o poszerzeniu badań zdecyduje lekarz.

Pracodawca nie może dopuścić zatrudnionego na stanowisko pracy bez ważnych badań lekarskich. Pokrywa koszty tych badań.


Prawo pracy

Zwrot dofinansowania kształcenia w przypadku rozwiązania umowy o pracę za porozumieniem stron

Renata Majewska
Pracownik podpisał umowę o podnoszenie kwalifikacji zawodowych na studiach za zgodą pracodawcy. Z umowy wynika, że jeśli w ciągu 3 lat od ukończenia nauki odejdzie z pracy za wypowiedzeniem albo porozumieniem stron, ma obowiązek zwrócić pracodawcy odpowiednią część kosztów nauki, jakie ten pokrył (w sumie było to 20 tys. zł). Wkrótce po obronie pracy magisterskiej (we wrześniu 2018) zatrudniony złożył propozycję rozwiązania stosunku pracy na mocy porozumienia, na co pracodawca przystał. Strony rozstały się polubownie z końcem września 2018, zaraz potem pracodawca zażądał zwrotu wydatków na studia, lecz były pracownik odmówił, powołując się na Kp.
Czy miał do tego prawo?

Prawo pracy

Zwolnienie opiekuńcze w każdym miejscu pracy

Renata Majewska
Pracownica zatrudniona na pół etatu złożyła wniosek o udzielenie jej dnia opieki nad dzieckiem do 14 lat. Spytała jednocześnie, czy ma takie uprawnienie w drugim zakładzie pracy, w którym też ma umowę o pracę na pół etatu. Jaka jest prawidłowa odpowiedź?

Prawo pracy

Rozwiązanie umowy o pracę z pracownikiem oczekującym na świadczenie rehabilitacyjne może być ryzykowne

Magdalena Januszewska
Pracownica 1.12.2016 została zatrudniona na okres próbny. Potem podpisano z nią jeszcze 2 umowy na czas określony – na maksymalny dopuszczalny okres 33 mies. Pracownica często korzysta ze zwolnień lekarskich, co utrudnia organizowanie pracy. W styczniu 2018 uległa wypadkowi w drodze z pracy, a następnie dostarczyła zwolnienie lekarskie z powodu choroby niezwiązanej z wypadkiem. Mija jej maksymalny okres zasiłku chorobowego, więc wystąpiła do ZUS o świadczenie rehabilitacyjne, które zapewne zostanie jej przyznane. Pracownica uskarża się na stan zdrowia i na to, że nie może wykonywać z tego powodu pracy. Chce zaraz po zakończeniu ostatniego zwolnienia lekarskiego wziąć urlop wypoczynkowy – do czasu orzeczenia lekarskiego na potrzeby świadczenia rehabilitacyjnego.
Czy pracodawca powinien udzielić tego urlopu? W jaki sposób ją zwolnić z pracy? Pracownicy nie reprezentuje organizacja związkowa.

Prawo pracy

Błędy przy księgowaniu to jeszcze nie rażące niedbalstwo uzasadniające natychmiastowe zwolnienie

Aleksander Woźniak
Nie można dyscyplinarnie zwolnić księgowej, która wprawdzie popełniła błędy – co dotkliwie godziło w dobrą markę biura rachunkowego – ale nie robiła tego umyślnie ani z powodu rażącego niedbalstwa.

Prawo pracy

Ciężarna zastępczyni skutecznie chroniona przed zwolnieniem z pracy

Renata Majewska
Pracownica przebywa na urlopie wychowawczym, z którego wróci za rok. Na czas jej nieobecności spółka zatrudniła na zastępstwo kobietę, która właśnie poinformowała o swojej ciąży.
Czy wolno wypowiedzieć jej teraz umowę na zastępstwo?

Prawo pracy

Staż do „starych” umów okresowych należy liczyć od nowa

Renata Majewska
Spółka podpisała umowę o pracę na czas określony od 1.05.2011 do 30.04.2021 z klauzulą dopuszczającą jej wcześniejsze rozwiązanie z 2-tygodniowym wypowiedzeniem. Teraz chcemy wręczyć wymówienie, ale nie wiemy jakie. Są różne opinie na ten temat. Według jednych sumuje się okresy zatrudnienia przypadające przed i od 22.02.2016, a inni twierdzą, że staż na poczet długości wypowiedzenia biegnie od nowa.
Która opcja jest prawidłowa?

Prawo pracy

Proporcjonalny urlop w razie zmiany pracodawcy

Renata Majewska
Spółka zatrudniła pracownicę na 7/8 etatu na okres od 7.05.2018 do 6.08.2018. Z racji wykształcenia i poprzednich okresów pracy ma ona prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego w ciągu roku. Pod koniec maja doniosła ostatnie świadectwo pracy, według którego z tytułu pełnowymiarowego zatrudnienia od 1.12.2017 do 5.05.2018 otrzymała 9 dni urlopu wypoczynkowego (uważam, że powinna dostać 11 dni).
Czy trzeba jej udzielić tych dodatkowych 2 dni urlopu? Ile dni urlopu przysługuje jej z racji zatrudnienia w spółce?

Prawo pracy

Pobyt w areszcie śledczym to usprawiedliwiona nieobecność w pracy

Magdalena Januszewska
Pracownik nie stawił się do pracy i nie poinformował o przyczynie nieobecności. Podjęliśmy działania w celu ustalenia przyczyny, jednak jego matka (wskazana jako osoba do kontaktu w razie potrzeby) nie udzieliła informacji. Sam pracownik nie odbierał telefonu. Nieoficjalnie dowiedzieliśmy się, że popełnił przestępstwo. Kilka dni później do pracodawcy wpłynęło zawiadomienie z sądu rejonowego, informujące o tymczasowym aresztowaniu pracownika na 3 mies.
W jaki sposób rozwiązać z nim umowę o pracę? Jak potraktować taką nieobecność i co z wynagrodzeniem?

Prawo pracy

Ograniczona władza rodzicielska nie pozbawia „opieki” nad dzieckiem

Renata Majewska
Pracownica o skomplikowanej sytuacji rodzinnej złożyła wniosek o 2 dni opieki nad 6-letnim dzieckiem. Dziewczynka pozostaje pod prawną opieką dziadków ze strony ojca, bo jej rodzice mają ograniczoną władzę rodzicielską. Ojciec nie pracuje, a matka (czyli pracownica) opiekuje się dzieckiem – zgodnie z orzeczeniem sądu – co drugi tydzień od czwartku do niedzieli.
Czy pracodawca musi jej udzielić wolnego?

Prawo pracy

Czy pracodawca może przeglądać osobiste pliki pracownika na firmowym komputerze

Renata Majewska
Niemal wszyscy pracownicy administracyjni spółki pracują przy komputerach. Czy można zabronić im wykorzystywania służbowego sprzętu do celów prywatnych?
Jeśli nie, to czy pracodawca może przeglądać wszystkie pliki i korespondencję na firmowych komputerach?

Prawo pracy

Dyżur z natychmiastowym stawiennictwem uznawany za czas pracy

Renata Majewska
Spółka, zajmująca się usuwaniem skutków kolizji drogowych, zobowiązuje większość pracowników do pełnienia w wyznaczonym czasie dyżurów telefonicznych, z obowiązkiem natychmiastowego stawiennictwa na wezwanie w miejscu pracy – w ciągu 10 min. Zgodnie z obowiązującym w firmie regulaminem wynagradzania za sam taki dyżur domowy nie przysługuje wynagrodzenie, chyba że nastąpiło świadczenie pracy.
Czy jest to prawidłowe rozwiązanie, skoro zatrudniony musi być dyspozycyjny wobec zakładu pracy nawet we własnym mieszkaniu?

Logowanie

email:

hasło:

 

 

Logowanie za pomocą emaila

Jeżeli nie pamiętasz hasła albo nie masz konta, to wyślemy na Twój email wiadomość weryfikującą. Po kliknięciu w link z emaila będziesz zalogowany na urządzeniu do chwili wylogowania.

email:

Klikając w poniższy link zgadzasz się na zapisanie podanych w formularzu danych i wykorzystywanie ich zgodnie z polityką przetwarzania danych dostępną w dokumencie ⇒Polityka przetwarzania danych osobowych (RODO)⇐

 

Logowanie do za pomocą emaila

Sprawdzanie danych....