Obowiązek wydania dokumentacji podatkowej klienta

Obowiązek zachowania tajemnicy zawodowej, o którym pisaliśmy w „RiP” nr 7/2017, nie dotyczy reguł udostępniania ksiąg podatkowych (w tym rachunkowych) klientów, jeżeli są one prowadzone lub przechowywane w biurze rachunkowym.

W tym wypadku mają zastosowanie art. 262 § 1 i § 3 Op. W świetle § 1 karą do 2800 zł mogą zostać ukarani: strona (podatnik), pełnomocnik strony, świadek lub biegły, którzy mimo prawidłowego wezwania organu podatkowego bezzasadnie odmówili okazania lub nie przedstawili w wyznaczonym terminie dokumentów, których obowiązek posiadania wynika z przepisów prawa, ksiąg podatkowych, dowodów księgowych będących podstawą zapisów w tych księgach.

Zgodnie z § 3 kara porządkowa może zostać nałożona również na osoby, którym podatnik zlecił prowadzenie lub przechowanie ksiąg podatkowych, lub dokumentów będących podstawą zapisów w tych księgach (biura rachunkowe). Osoby te mogą zostać ukarane, jeżeli bezzasadnie odmówią okazania lub nie przedstawią w wyznaczonym terminie ksiąg rachunkowych czy dokumentów będących podstawą zapisów w tych księgach.

W tym wypadku nie ma zastosowania art. 262 § 4 Op, wg którego kary porządkowej nie stosuje się, jeżeli strona (podatnik) lub inny uczestnik postępowania nie wyrazili zgody na daną czynność.

Brak zgody klienta to nie argument

Na brak takiej zgody ze strony klienta powoływał się właściciel biura rachunkowego w sprawie rozpatrzonej przez WSA w Gliwicach 30.05.2017 (I SA/Gl 1577/16). Odmówił udostępnienia dokumentów podatkowych kontrolowanej spółki, twierdząc, że nie wyraziła ona zgody na ich wydanie.

Sytuację komplikowało to, że spółka od pewnego czasu nie płaciła biuru za jego usługi, nie odbierała swoich ksiąg, a wręcz – jak twierdził właściciel biura – je „porzuciła” i przez 2 lata nie kontaktowała się z biurem nawet po to, żeby poinformować, co dalej z jej dokumentacją.

Mimo 2-krotnych wezwań i pouczeń o możliwym nałożeniu kary porządkowej właściciel biura konsekwentnie odmawiał udostępnienia dokumentów. Mało tego, zagroził, że poinformuje prokuraturę, jeżeli naczelnik US będzie go dłużej nakłaniał do popełnienia przestępstwa, szantażując karą. Przestępstwo to miałoby polegać – wg właściciela biura – na samowolnym i niezgodnym z prawem rozporządzaniu dokumentami klienta, w tym jego księgami rachunkowymi.

Właściciel biura rachunkowego twierdził, że udostępniając dokumentację klienta bez wyraźnego umocowania z jego strony, naraziłby się na odpowiedzialność karną z tytułu rozporządzania cudzą rzeczą ruchomą oraz do naruszenia tajemnicy zawodowej. Przywołał art. 266 i art. 284 Kodeksu karnego, które sankcjonują naruszenie zasady ochrony informacji. Argumentował, że ochrona informacji obowiązuje zarówno doradców podatkowych, jak i księgowych.

Do wydania dokumentacji nie skłoniło go nawet dołączenie przez naczelnika US do wezwania uwierzytelnionej zgody prezesa spółki na wydanie dokumentacji. Właściciel biura stwierdził, że dokumenty wyda dopiero wtedy, gdy zobaczy imienne pełnomocnictwo udzielone przez zarząd spółki pracownikom US, które uprawniałoby ich do odbioru jej dokumentów. Zastrzegł jednak zarazem, że wystąpi wówczas z powództwem cywilnym wobec… US o zapłatę zaległości spółki względem biura, czyli zaległych należności za prowadzenie usług rachunkowych.

Powinności biura rachunkowego

Tego już było za wiele. Naczelnik US nałożył na właściciela biura 500 zł kary porządkowej. Jego postanowienie utrzymał w mocy dyrektor IS. Wskazał nie tylko na możliwość wymierzenia kary porządkowej za odmowę udostępnienia ksiąg lub innych dokumentów na żądanie kontrolerów. Nawiązał także do obowiązku wynikającego z art. 11a uor. Zgodnie z nim gdy księgi rachunkowe są prowadzone poza siedzibą jednostki lub miejscem sprawowania zarządu, jej kierownik musi zapewnić dostęp do nich i do dowodów księgowych organom kontrolującym lub nadzorującym jednostkę.

W tym przypadku to biuro rachunkowe ma obowiązek w wyznaczonym terminie udzielać wszelkich wyjaśnień dotyczących przedmiotu kontroli, dostarczać kontrolującemu żądane dokumenty oraz zapewnić kontrolującemu warunki do pracy, w tym w miarę możliwości udostępnić samodzielne pomieszczenie i miejsce do przechowywania dokumentów – stwierdził dyrektor IS.

Dodał, że jeśli biuro rachunkowe nie dysponuje warunkami lokalowymi, to za zgodą kontrolowanego podatnika kontrola lub poszczególne czynności kontrolne mogą być przeprowadzane również w siedzibie organu podatkowego, jeżeli może to usprawnić prowadzenie kontroli lub kontrolowany zrezygnował z uczestniczenia w czynnościach kontrolnych (np. zapoznanie się ze zgromadzonymi dowodami, dokumentacją i protokołem kontroli).

W skardze do sądu właściciel biura rachunkowego podnosił, że nie ma żadnego umocowania od swojego klienta (zarządu spółki) do:

• reprezentowania spółki przed organami podatkowymi,
• wydania organom podatkowym jakiejkolwiek dokumentacji księgowej,
• przechowywania i archiwizacji dokumentów spółki,
• najmu pomieszczeń biura dla celów przeprowadzania jakichkolwiek kontroli.

WSA w Gliwicach oddalił skargę. W pełni zgodził się z organami, że biuro rachunkowe bezzasadnie odmawiało przedstawienia dokumentacji klienta. W szczególności uzasadnieniem nie może być spór pomiędzy biurem rachunkowym a klientem odnośnie do nieuregulowanych płatności za wykonane usługi rachunkowe, co zdaje się być głównym powodem odmowy przekazania ksiąg organowi – stwierdził sąd.

Uznał, że kara 500 zł jest adekwatna do stopnia przewinienia, a jednocześnie nie stanowi nadmiernej represji za odmowę przedstawienia dokumentów.

Wyrok jest nieprawomocny, co wskazuje na złożenie skargi kasacyjnej przez właściciela biura rachunkowego.

Choroba nie zawsze usprawiedliwia

Dwukrotnie wyższą karą (1000 zł) został ukarany biegły rewident prowadzący zarazem usługi księgowe, w sprawie rozpatrzonej przez WSA w Łodzi 12.04.2017 (I SA/Łd 138/17, wyrok prawomocny). Karę nałożył naczelnik US za nieuzasadnione nieprzedstawienie dokumentacji klienta mimo 2-krotnych wezwań ze strony organu. Dokumentacja ta była potrzebna do ustalenia podstawy opodatkowania.

Oddalając skargę biegłego, sąd wziął pod uwagę to, że biegły rewident:

• prowadzi biuro rachunkowe, a zatem jest osobą z wysokimi kwalifikacjami z zakresu rachunkowości i przyjmując na siebie obowiązki reprezentowania klienta (pełnomocnictwo), powinien zdawać sobie sprawę z konsekwencji podejmowanych działań w kontaktach z organami podatkowymi,
• wprawdzie chorował w czasie, kiedy były wysyłane do niego wezwania (przedstawił liczne zwolnienia lekarskie), ale w trakcie tej niezdolności do pracy były 2 kilkunastodniowe przerwy, gdy mógł zgromadzić i przesłać informacje żądane przez organ podatkowy,
• w trakcie choroby cały czas świadczył usługi z zakresu obsługi księgowej na rzecz innego podmiotu klienta, na co wskazywały wystawione w tym czasie faktury,
• na zwolnieniach lekarskich znajdowało się wskazanie lekarza, że „chory może chodzić”, a zatem mógł złożyć wyjaśnienia (przedstawić dokumentację klienta) na żądanie organu podatkowego – samodzielnie bądź za pomocą pracownika, którego zatrudniał,
• w czasie choroby wpłacał jako płatnik zaliczki na podatek dochodowy od zatrudnionego pracownika, a zatem mógł przedłożyć żądane dokumenty za pośrednictwem pracownika,
• osobiście potwierdzał odbiór wezwań kierowanych na adres, pod którym prowadzi on działalność gospodarczą.

Sąd podkreślił, że kara porządkowa nakładana na podstawie art. 262 Op ma przede wszystkim charakter dyscyplinujący, jej celem jest wymuszenie posłuchu wobec organów podatkowych, aby zapewnić sprawny przebieg postępowania i wydanie rozstrzygnięcia w przewidzianym ustawowo terminie.

Odmawiając wyjaśnienia istotnych dla sprawy okoliczności – ustalenia podstawy opodatkowania – pełnomocnik uniemożliwił organowi podatkowemu przeprowadzenie w zakładany sposób kontroli, a skoro odmowa przekazania była bezzasadna, nałożenie kary porządkowej na podstawie art. 262 § 1 pkt 2 Op należy uznać za zasadne – orzekł WSA.