Obowiązek wydania dokumentacji podatkowej klienta

Aleksander Woźniak

Biuro rachunkowe musi udostępnić organom podatkowym dokumentację podatkową swojego klienta. Odmowa jest zagrożona karą do 2800 zł.
  • IS – izba skarbowa
  • US – urząd skarbowy
  • WSA – wojewódzki sąd administracyjny
  • Op – Ordynacja podatkowa
  • uor – ustawa o rachunkowości
  • SA – Sąd Apelacyjny

Obowiązek zachowania tajemnicy zawodowej, o którym pisaliśmy w „RiP” nr 7/2017, nie dotyczy reguł udostępniania ksiąg podatkowych (w tym rachunkowych) klientów, jeżeli są one prowadzone lub przechowywane w biurze rachunkowym.

W tym wypadku mają zastosowanie art. 262 § 1 i § 3 Op. W świetle § 1 karą do 2800 zł mogą zostać ukarani: strona (podatnik), pełnomocnik strony, świadek lub biegły, którzy mimo prawidłowego wezwania organu podatkowego bezzasadnie odmówili okazania lub nie przedstawili w wyznaczonym terminie dokumentów, których obowiązek posiadania wynika z przepisów prawa, ksiąg podatkowych, dowodów księgowych będących podstawą zapisów w tych księgach.

Zgodnie z § 3 kara porządkowa może zostać nałożona również na osoby, którym podatnik zlecił prowadzenie lub przechowanie ksiąg podatkowych, lub dokumentów będących podstawą zapisów w tych księgach (biura rachunkowe). Osoby te mogą zostać ukarane, jeżeli bezzasadnie odmówią okazania lub nie przedstawią w wyznaczonym terminie ksiąg rachunkowych czy dokumentów będących podstawą zapisów w tych księgach.

W tym wypadku nie ma zastosowania art. 262 § 4 Op, wg którego kary porządkowej nie stosuje się, jeżeli strona (podatnik) lub inny uczestnik postępowania nie wyrazili zgody na daną czynność.

Brak zgody klienta to nie argument

Na brak takiej zgody ze strony klienta powoływał się właściciel biura rachunkowego w sprawie rozpatrzonej przez WSA w Gliwicach 30.05.2017 (I SA/Gl 1577/16). Odmówił udostępnienia dokumentów podatkowych kontrolowanej spółki, twierdząc, że nie wyraziła ona zgody na ich wydanie.

Sytuację komplikowało to, że spółka od pewnego czasu nie płaciła biuru za jego usługi, nie odbierała swoich ksiąg, a wręcz – jak twierdził właściciel biura – je „porzuciła” i przez 2 lata nie kontaktowała się z biurem nawet po to, żeby poinformować, co dalej z jej dokumentacją.

Mimo 2-krotnych wezwań i pouczeń o możliwym nałożeniu kary porządkowej właściciel biura konsekwentnie odmawiał udostępnienia dokumentów. Mało tego, zagroził, że poinformuje prokuraturę, jeżeli naczelnik US będzie go dłużej nakłaniał do popełnienia przestępstwa, szantażując karą. Przestępstwo to miałoby polegać – wg właściciela biura – na samowolnym i niezgodnym z prawem rozporządzaniu dokumentami klienta, w tym jego księgami rachunkowymi.

Właściciel biura rachunkowego twierdził, że udostępniając dokumentację klienta bez wyraźnego umocowania z jego strony, naraziłby się na odpowiedzialność karną z tytułu rozporządzania cudzą rzeczą ruchomą oraz do naruszenia tajemnicy zawodowej. Przywołał art. 266 i art. 284 Kodeksu karnego, które sankcjonują naruszenie zasady ochrony informacji. Argumentował, że ochrona informacji obowiązuje zarówno doradców podatkowych, jak i księgowych.

Do wydania dokumentacji nie skłoniło go nawet dołączenie przez naczelnika US do wezwania uwierzytelnionej zgody prezesa spółki na wydanie dokumentacji. Właściciel biura stwierdził, że dokumenty wyda dopiero wtedy, gdy zobaczy imienne pełnomocnictwo udzielone przez zarząd spółki pracownikom US, które uprawniałoby ich do odbioru jej dokumentów. Zastrzegł jednak zarazem, że wystąpi wówczas z powództwem cywilnym wobec… US o zapłatę zaległości spółki względem biura, czyli zaległych należności za prowadzenie usług rachunkowych.

Powinności biura rachunkowego

Tego już było za wiele. Naczelnik US nałożył na właściciela biura 500 zł kary porządkowej. Jego postanowienie utrzymał w mocy dyrektor IS. Wskazał nie tylko na możliwość wymierzenia kary porządkowej za odmowę udostępnienia ksiąg lub innych dokumentów na żądanie kontrolerów. Nawiązał także do obowiązku wynikającego z art. 11a uor. Zgodnie z nim gdy księgi rachunkowe są prowadzone poza siedzibą jednostki lub miejscem sprawowania zarządu, jej kierownik musi zapewnić dostęp do nich i do dowodów księgowych organom kontrolującym lub nadzorującym jednostkę.

W tym przypadku to biuro rachunkowe ma obowiązek w wyznaczonym terminie udzielać wszelkich wyjaśnień dotyczących przedmiotu kontroli, dostarczać kontrolującemu żądane dokumenty oraz zapewnić kontrolującemu warunki do pracy, w tym w miarę możliwości udostępnić samodzielne pomieszczenie i miejsce do przechowywania dokumentów – stwierdził dyrektor IS.

Dodał, że jeśli biuro rachunkowe nie dysponuje warunkami lokalowymi, to za zgodą kontrolowanego podatnika kontrola lub poszczególne czynności kontrolne mogą być przeprowadzane również w siedzibie organu podatkowego, jeżeli może to usprawnić prowadzenie kontroli lub kontrolowany zrezygnował z uczestniczenia w czynnościach kontrolnych (np. zapoznanie się ze zgromadzonymi dowodami, dokumentacją i protokołem kontroli).

W skardze do sądu właściciel biura rachunkowego podnosił, że nie ma żadnego umocowania od swojego klienta (zarządu spółki) do:

  • reprezentowania spółki przed organami podatkowymi,
  • wydania organom podatkowym jakiejkolwiek dokumentacji księgowej,
  • przechowywania i archiwizacji dokumentów spółki,
  • najmu pomieszczeń biura dla celów przeprowadzania jakichkolwiek kontroli.

WSA w Gliwicach oddalił skargę. W pełni zgodził się z organami, że biuro rachunkowe bezzasadnie odmawiało przedstawienia dokumentacji klienta. W szczególności uzasadnieniem nie może być spór pomiędzy biurem rachunkowym a klientem odnośnie do nieuregulowanych płatności za wykonane usługi rachunkowe, co zdaje się być głównym powodem odmowy przekazania ksiąg organowi – stwierdził sąd.

Uznał, że kara 500 zł jest adekwatna do stopnia przewinienia, a jednocześnie nie stanowi nadmiernej represji za odmowę przedstawienia dokumentów.

Wyrok jest nieprawomocny, co wskazuje na złożenie skargi kasacyjnej przez właściciela biura rachunkowego.

Choroba nie zawsze usprawiedliwia

Dwukrotnie wyższą karą (1000 zł) został ukarany biegły rewident prowadzący zarazem usługi księgowe, w sprawie rozpatrzonej przez WSA w Łodzi 12.04.2017 (I SA/Łd 138/17, wyrok prawomocny). Karę nałożył naczelnik US za nieuzasadnione nieprzedstawienie dokumentacji klienta mimo 2-krotnych wezwań ze strony organu. Dokumentacja ta była potrzebna do ustalenia podstawy opodatkowania.

Oddalając skargę biegłego, sąd wziął pod uwagę to, że biegły rewident:

  • prowadzi biuro rachunkowe, a zatem jest osobą z wysokimi kwalifikacjami z zakresu rachunkowości i przyjmując na siebie obowiązki reprezentowania klienta (pełnomocnictwo), powinien zdawać sobie sprawę z konsekwencji podejmowanych działań w kontaktach z organami podatkowymi,
  • wprawdzie chorował w czasie, kiedy były wysyłane do niego wezwania (przedstawił liczne zwolnienia lekarskie), ale w trakcie tej niezdolności do pracy były 2 kilkunastodniowe przerwy, gdy mógł zgromadzić i przesłać informacje żądane przez organ podatkowy,
  • w trakcie choroby cały czas świadczył usługi z zakresu obsługi księgowej na rzecz innego podmiotu klienta, na co wskazywały wystawione w tym czasie faktury,
  • na zwolnieniach lekarskich znajdowało się wskazanie lekarza, że „chory może chodzić”, a zatem mógł złożyć wyjaśnienia (przedstawić dokumentację klienta) na żądanie organu podatkowego – samodzielnie bądź za pomocą pracownika, którego zatrudniał,
  • w czasie choroby wpłacał jako płatnik zaliczki na podatek dochodowy od zatrudnionego pracownika, a zatem mógł przedłożyć żądane dokumenty za pośrednictwem pracownika,
  • osobiście potwierdzał odbiór wezwań kierowanych na adres, pod którym prowadzi on działalność gospodarczą.

Sąd podkreślił, że kara porządkowa nakładana na podstawie art. 262 Op ma przede wszystkim charakter dyscyplinujący, jej celem jest wymuszenie posłuchu wobec organów podatkowych, aby zapewnić sprawny przebieg postępowania i wydanie rozstrzygnięcia w przewidzianym ustawowo terminie.

Odmawiając wyjaśnienia istotnych dla sprawy okoliczności – ustalenia podstawy opodatkowania – pełnomocnik uniemożliwił organowi podatkowemu przeprowadzenie w zakładany sposób kontroli, a skoro odmowa przekazania była bezzasadna, nałożenie kary porządkowej na podstawie art. 262 § 1 pkt 2 Op należy uznać za zasadne – orzekł WSA.

Spis treści artykułu
Spis treści artykułu:
Temat: „Biuro rachunkowe na wokandzie”
Biuro rachunkowe

Zakupy do biura oraz sporadyczne wykonywanie usług to również działalność gospodarcza

Aleksander Woźniak
ZUS nie może twierdzić, że właścicielka biura rachunkowego nie podlega ubezpieczeniom społecznym, skoro w innej sprawie domagał się zwrotu nienależnie pobranych zasiłków, dowodząc, że działalność gospodarcza była jednak prowadzona.

Taką niekonsekwencję ZUS wytknął SO w Łodzi w wyroku z 31.03.2020 (VIII U 2077/19). W rezultacie orzekł, że księgowa podlega obowiązkowo ubezpieczeniu emerytalnemu, rentowemu i wypadkowemu oraz dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowemu.


Biuro rachunkowe

Pakiet przewozowy nie mieści się w zakresie doradztwa podatkowego

Aleksander Woźniak
Doradca podatkowy nie może reprezentować podatnika w sprawach dotyczących naruszenia przepisów pakietu przewozowego.

Biuro rachunkowe nie może odmówić wydania dokumentacji klienta

Aleksander Woźniak
Za odmowę wydania organom podatkowym dokumentacji klienta grozi biuru rachunkowemu kara porządkowa, nawet jeśli klient nie zapłacił za wykonane usługi.

Biuro rachunkowe

Zarzuty niezadowolonego klienta nie mogą być ogólnikowe ani gołosłowne

Aleksander Woźniak
Biuro rachunkowe nie zapłaci za wynagrodzenie swego następcy, który na nowo wprowadził dokumenty księgowe i złożył skorygowane deklaracje, jeżeli nie wiadomo, jakiego okresu one dotyczyły i z czego ta korekta wynikała.

Biuro rachunkowe

Obowiązek wydania dokumentów księgowych w trakcie postępowania egzekucyjnego prowadzonego wobec klienta

Aleksander Woźniak
Organ egzekucyjny może żądać dokumentów księgowych od doradcy będącego pełnomocnikiem podatnika w postępowaniu egzekucyjnym. Jednak żądane informacje muszą być niezbędne do wszczęcia lub prowadzenia postępowania egzekucyjnego.

Usługi księgowe są usługami ciągłymi

Aleksander Woźniak
Nie można samodzielnie decydować o momencie powstania przychodu ani pomijać żadnych wpłat klientów.

Tak orzekł NSA w wyroku z 3.10.2018 (II FSK 3070/16).

Od właściciela biura rachunkowego wymaga się szczególnej staranności i profesjonalizmu przy rozliczeniach podatkowych, w tym własnych. Orzeczenie NSA, podobnie jak i sądu I instancji wskazuje, że i w tej branży zdarzają się uchybienia.


Biuro rachunkowe

Brak winy zwalnia właściciela biura z odpowiedzialności

Aleksander Woźniak
Biuro rachunkowe nie ponosi odpowiedzialności za brak zmiany zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych, jeżeli klient swoimi działaniami dąży do zachowania dotychczasowego statusu ubezpieczeniowego – wynika z wyroku SO w Olsztynie z 7.11.2018 (IX Ca 724/18).

Biuro rachunkowe

Kara za przywłaszczenie mienia klienta i podrabianie jego dokumentów

Aleksander Woźniak
Pobranie od klienta kwot z tytułu zaliczek na podatek dochodowy i VAT i nieodprowadzenie ich na konto US to przywłaszczenie, a podpisywanie się za niego jego imieniem i nazwiskiem na deklaracjach podatkowych to podrabianie dokumentów. Oba czyny są zagrożone karą pozbawienia wolności od 3 mies. do 5 lat.

Biuro rachunkowe

Umowa o świadczenie usług księgowych zawarta z przyszłym przedsiębiorcą

Aleksander Woźniak
Jeżeli klient biura rachunkowego ma dopiero zamiar rozpocząć działalność gospodarczą, to podpisana z nim umowa jest umową z konsumentem. To zaś oznacza większe rygory związane z ochroną praw konsumenckich.

Biuro rachunkowe

Sądowy finał awantury w biurze rachunkowym

Aleksander Woźniak
300 zł grzywny nałożył sąd na klienta biura rachunkowego za to, że krzyczał na właścicielkę biura, używał wobec niej obraźliwych słów, popychał ją i odmówił opuszczenia biura.

Biuro rachunkowe

Umowa ustna lub dorozumiana jest równie ważna jak pisemna

Aleksander Woźniak
Wniosek o dofinansowanie nie jest częścią sprawozdania finansowego i jego przygotowanie nie mieści się w obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Kto się jednak podejmie jego sporządzenia, choćby w sposób dorozumiany, musi ponieść konsekwencje własnych zaniedbań.

Biuro rachunkowe

Księgowanie nie jest dziełem

Aleksander Woźniak
Wykonywanie na zlecenie biura rachunkowego dużej liczby jednakowych, powtarzających się czynności, w długim okresie i w sposób ciągły, wskazuje na umowę zlecenia, a nie umowy o dzieło.

Biuro rachunkowe zatrudniało księgową (emerytkę), zawierając z nią liczne umowy o dzieło. Były one podpisywane cyklicznie – co 2 tygodnie lub co miesiąc – na kilkunastodniowe okresy. Wynagrodzenie określano kwotowo, a jego wysokość zależała od ilości dokumentacji do przeanalizowania. Wypłacano je na podstawie wystawionych rachunków.


Kontakty z urzędem

Niewydanie ksiąg nie zawsze jest wykroczeniem skarbowym

Aleksander Woźniak
Nie każdy księgowy lub doradca podatkowy popełnia wykroczenie skarbowe, gdy odmawia udostępnienia organom podatkowym dokumentacji podatkowej swojego klienta.

Sąd I instancji uznał doradcę podatkowego za winnego popełnienia wykroczenia skarbowego z art. 83 § 2 Kks. Przepis ten przewiduje grzywnę za nieokazanie księgi lub innego dokumentu dotyczącego prowadzonej działalności gospodarczej. Jest to traktowane jako udaremnianie lub utrudnianie wykonania czynności służbowej osobie uprawnionej do przeprowadzenia:


Biuro rachunkowe

Podwyższenie składki wypadkowej na skutek pomyłki biura rachunkowego

Aleksander Woźniak
Pomyłka to nie powód, by wymierzać dotkliwą sankcję płatnikowi składek, zwłaszcza gdy przekazał on do biura rachunkowego prawidłowe dane.

Spółka zawarła z biurem rachunkowym umowę zlecenia na obsługę księgowo-płacową i na tej podstawie przekazuje mu wykazy pracowników z informacją o wysokości wynagrodzenia i przerw w pracy. Do obowiązków biura należy m.in. sporządzanie deklaracji ZUS IWA, przekazywanych do ZUS.


Biuro rachunkowe

Czy biuro rachunkowe może reprezentować przedsiębiorcę w sporze sądowym z ZUS

Aleksander Woźniak
Księgowy i doradca podatkowy mogą być pełnomocnikami procesowymi w sporze z ZUS tylko w tym zakresie, w którym stale obsługiwali klienta.

Biuro rachunkowe

Konflikt z biurem rachunkowym nie uzasadnia wstrzymania zapłaty

Aleksander Woźniak
Klient biura rachunkowego nie może jednostronnie, według własnego uznania, odmówić zapłaty wynagrodzenia za wykonane usługi, nawet jeśli ma zastrzeżenia do ich jakości – wynika z wyroku SR Szczecin – Centrum w Szczecinie.

Spór powstał pomiędzy księgową prowadzącą samodzielnie usługi księgowe a spółką z o.o., która werbowała pracowników i oddelegowywała ich do pracy za granicą. Praca polegała na opiekowaniu się pacjentami. Umowy z tymi ostatnimi podpisywała niemiecka firma, której polska spółka wystawiała faktury. Wynikające z nich należności obejmowały wynagrodzenie pracowników, należności publicznoprawne (podatki, składki ZUS) i koszty administracyjne.


Biuro rachunkowe

Odpowiedzialność za niezłożenie sprawozdania finansowego w KRS

Aleksander Woźniak
Czy właściciel biura rachunkowego może odpowiadać karnie za niezłożenie do sądu sprawozdania finansowego klienta?

Biuro rachunkowe

Od doradcy można wymagać więcej niż od przeciętnego obywatela

Aleksander Woźniak
Doradca podatkowy analizujący księgi rachunkowe nie może wykorzystywać zdobytej w ten sposób wiedzy do pomawiania osób zarządzających danym podmiotem.

Biuro rachunkowe

Niezłożenie VAT-UE przez przeoczenie nie jest wykroczeniem skarbowym

Aleksander Woźniak
Wykroczenie polegające na niezłożeniu informacji podsumowującej w ustawowym terminie może zostać popełnione tylko z winy umyślnej. Trudno w zwykłym przeoczeniu pracownika dopatrzyć się zamiaru popełnienia czynu zabronionego przez doradcę podatkowego.

Logowanie

email:

hasło:

 

 

Logowanie za pomocą emaila

Jeżeli nie pamiętasz hasła albo nie masz konta, to wyślemy na Twój email wiadomość weryfikującą. Po kliknięciu w link z emaila będziesz zalogowany na urządzeniu do chwili wylogowania.

email:

Klikając w poniższy link zgadzasz się na zapisanie podanych w formularzu danych i wykorzystywanie ich zgodnie z polityką przetwarzania danych dostępną w dokumencie ⇒Polityka przetwarzania danych osobowych (RODO)⇐

 

Logowanie do za pomocą emaila

Sprawdzanie danych....