Obowiązek przeprowadzania okresowych szkoleń bhp pracowników biurowych

Renata Majewska Biuro Kadr i Płac

Przedsiębiorca zatrudniający 46 pracowników zajmuje się produkcją mebli.
Czy osoby zatrudnione w dziale administracji musi kierować regularnie na szkolenia okresowe bhp? Jeśli tak, to czy może je przeprowadzać sam pracodawca?

Przedsiębiorca ma obowiązek kierować pracowników na okresowe szkolenia bhp, bo jego przeważająca działalność należy do wysokiej grupy ryzyka. Nie ma on jednak kompetencji do samodzielnego pełnienia roli służby bhp, a w konsekwencji do osobistego przeprowadzania takich szkoleń.

Obowiązek szkoleniowy

  • MPiPS – Minister Pracy i Polityki Społecznej
  • Kp – Kodeks pracy
  • MRPiPS – Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej
  • RM – Rada Ministrów

Pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika, który nie ma wymaganych kwalifikacji lub umiejętności potrzebnych do jej wykonywania, a także bez dostatecznej znajomości przepisów oraz zasad bhp.

Stąd konieczne jest zapewnienie pracownikom przeszkolenia bhp – przed dopuszczeniem do pracy (wstępnego) oraz okresowego (art. 2373 § 1 i 2 Kp).

Szkolenia okresowe dzielą się na instruktaże ogólny i stanowiskowy. Mają na celu aktualizację i ugruntowanie wiedzy oraz umiejętności w dziedzinie bhp, a także zaznajomienie uczestników z nowymi rozwiązaniami techniczno-organizacyjnymi w tym zakresie. Do końca 2018 podlegały im:

  • osoby będące pracodawcami oraz inne kierujące pracownikami, w szczególności kierownicy, mistrzowie i brygadziści,
  • pracownicy służby bhp i inne osoby wykonujące zadania tej służby,
  • pracownicy: zatrudnieni na stanowiskach robotniczych; inżynieryjno-techniczni (w tym projektanci, konstruktorzy maszyn i innych urządzeń technicznych, technolodzy i organizatorzy produkcji); administracyjno-biurowi i inni, których charakter pracy wiąże się z narażeniem na czynniki szkodliwe dla zdrowia, uciążliwe lub niebezpieczne albo z odpowiedzialnością w zakresie bhp (§ 15 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z 27.07.2004 w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy, DzU nr 180 poz. 1860, dalej rozporządzenie szkoleniowe).

Zmiany od 1.01.2019

Od 1.01.2019 nie trzeba już kierować pracowników administracyjno-biurowych na okresowe szkolenia bhp. Dotyczy to jednak tylko zatrudnionych u tych pracodawców, których rodzaj przeważającej działalności – w rozumieniu przepisów o statystyce publicznej – znajduje się w grupie działalności, dla której ustalono nie wyższą niż 3. kategorię ryzyka w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (zmieniony art. 2373 § 22 Kp). Odpowiednie grupy działalności i kategorie ryzyka określa zał. do rozporządzenia MPiPS z 29.11.2002 w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy, DzU z 2016 poz. 1005, dalej rozporządzenie wypadkowe.

Pracodawca ma obowiązek organizować okresowe szkolenia dla ww. pracowników, jeśli jest to konieczne wg dokonanej oceny ryzyka zawodowego.

Opisane zwolnienie przestaje obowiązywać, gdy rodzaj przeważającej działalności pracodawcy zostanie zakwalifikowany do grupy działalności o wyższej niż 3. kategorii ryzyka wypadkowego – np. na skutek zmiany profilu działalności, zmiany przepisów rozporządzenia wypadkowego, w wyniku której wzrośnie kategoria ryzyka danej grupy działalności, czy gdy kolejna ocena ryzyka zawodowego wykaże konieczność przeszkolenia tej kategorii pracowników (zmieniony art. 2373 § 23 i 24 Kp). Pracodawca ma wówczas 6 mies. na poddanie pracowników administracyjno-biurowych szkoleniom okresowym bhp.

Niestety, przedsiębiorca nie skorzysta ze zwolnienia z obowiązku szkoleń okresowych, ponieważ jego przeważająca działalność (produkcja mebli) została przypisana do 5. kategorii ryzyka (poz. 30 tabeli z zał. do rozporządzenia wypadkowego). Powinien zatem zapewniać szkolenia okresowe pracowników działów administracji, w formie kursu, seminarium lub samokształcenia kierowanego, nie rzadziej niż raz na 6 lat, przy czym pierwsze w ciągu 12 mies. od rozpoczęcia pracy na ich stanowiskach.

Szkolenie okresowe kończy się egzaminem przed komisją powołaną przez organizatora, a potwierdzeniem jego pozytywnego ukończenia jest zaświadczenie. Odpis zaświadczenia umieszcza się w części B akt osobowych (§ 15 ust. 2, § 16 i zał. nr 3 do rozporządzenia szkoleniowego, § 3 pkt 2 ppkt h rozporządzenia MRPiPS z 10.12.2018 w sprawie dokumentacji pracowniczej, DzU poz. 2369).

Kto w służbie bhp

Zgodnie ze zmienionym art. 23711 § 1 pkt 1 i 2 Kp zadania służby bhp mogą pełnić samodzielnie pracodawcy zatrudniający do 10 pracowników bez względu na kategorię ryzyka (jak do tej pory) oraz zatrudniający do 50 pracowników i zakwalifikowani do grupy działalności z kategorią ryzyka nie wyższą niż 3. (dotychczas prawo to mieli zatrudniający do 20 pracowników i z kategorią ryzyka nie wyższą niż 3). Warunkiem jest odbycie szkolenia w formie kursu lub seminarium, wg ramowego programu określonego w części III zał. nr 1 do rozporządzenia szkoleniowego.

Reasumując: kategoria ryzyka nadana przedsiębiorcy nie pozwala mu samodzielnie sprawować służby bhp. Jako podmiot zatrudniający do 100 pracowników, zadanie to ma obowiązek powierzyć pracownikowi zatrudnionemu przy innej pracy albo w razie braku kompetentnego pracownika – specjalistom spoza firmy. W obu przypadkach osoby, na które sceduje on zadania służby bhp, muszą spełniać niezbędne wymagania co do kwalifikacji (art. 23711 § 1 i 2 Kp, § 4 ust. 2 i 5 rozporządzenia RM z 2.09.1997 w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy, DzU nr 109 poz. 704).

Pracodawca instruktorem

Odrębną kwestią jest, czy pracodawca, o którym mowa w pytaniu, ma prawo sam przeprowadzać szkolenia okresowe pracowników administracyjno-biurowych.

Szkopuł w tym, że przepisy prawa pracy (w szczególności rozporządzenie szkoleniowe) nie rozstrzygają tej kwestii. Precyzują jednak, że szkolenia wstępne pracowników ma prawo prowadzić ten pracodawca, który:

  • sam wykonuje zadania służby bhp (dotyczy to instruktażu ogólnego),
  • ma odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie zawodowe oraz został przeszkolony w zakresie metod prowadzenia instruktażu stanowiskowego (bez wymogu pełnienia roli służby bhp, § 10 ust. 2 i § 11 ust. 5 rozporządzenia szkoleniowego).

Biorąc pod uwagę cel szkolenia okresowego (aktualizacja i ugruntowanie wiedzy i umiejętności w dziedzinie bhp oraz zaznajomienie z nowymi rozwiązaniami techniczno-organizacyjnymi w tym zakresie), eksperci uznają je niejako za kontynuację instruktażu ogólnego. Dlatego uważają, że szkolenia okresowe może przeprowadzać ten pracodawca, który ma uprawnienie do prowadzenia instruktażu ogólnego, a więc pełniący u siebie zadania służby bhp.

To z kolei wyklucza wskazanego pracodawcę z kręgu pracodawców, którzy mogą sami prowadzić szkolenia okresowe pracowników. Musi on zatem powierzyć to zadanie wykładowcom i instruktorom posiadających zasób wiedzy, doświadczenie zawodowe i przygotowanie dydaktyczne zapewniające właściwą realizację programów szkolenia (§ 5 pkt 3 rozporządzenia szkoleniowego).

Spis treści artykułu
Spis treści artykułu:
Temat: „Prawo Pracy”
Wynagrodzenia

Jak sporządzić listę płac za pracowników w 2020

Renata Majewska
Przedstawiamy schemat rozliczania na liście płac pracowników podlegających nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu.

Zmiany podatkowe wpływające na sposób sporządzania listy płac obowiązują już od 2019 („zerowy PIT” od sierpnia, a wyższe koszty pracownicze i niższa stawka PIT od października). Jednak od 2020 obowiązki pracodawców uległy pewnej modyfikacji. Przykładowo zwolnienie podatkowe dla osób do 26. roku życia płatnik od 1.01.2020 stosuje „z automatu” do przychodów młodego pracownika, bez konieczności składania przez niego pisemnego oświadczenia, a pracownik nie może już wnioskować o objęcie go stawką PIT 17,75%. Inaczej też nalicza się zaliczkę na PIT w miesiącu, w którym dochody zatrudnionego przekroczyły 85 528 zł. Poniżej przedstawiamy obowiązujące zasady.


Prawo pracy

Orzeczenie lekarskie w aktach pracownika – oryginał czy kopia

Magdalena Januszewska
Prowadzimy dokumentację pracowniczą w formie papierowej. Pracownicy przedkładają orzeczenia lekarskie od lekarzy medycyny pracy po skierowaniu przez pracodawcę na badania.
Czy to prawda, że nie można wówczas przyjąć oryginału orzeczenia, należy je skserować i złożyć do akt kopię?

Niezupełnie. Zasada przechowywania kopii dokumentów w aktach pracowniczych wynika z § 5 rozporządzenia MRPiPS z 10.12.2018 w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU poz. 2369). Zgodnie z tym przepisem pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub przez pracownika, poświadczone przez pracodawcę lub osobę przez niego upoważnioną za zgodność z przedłożonym dokumentem.


Praca, świadczenia i ubezpieczenia

Wyższe świadczenie urlopowe od sierpnia 2019 r.

Jadwiga Sztabińska
Czy jeśli pracownik uzyskał prawo do świadczenia urlopowego po 1.08.2019 r., pracodawca powinien był je naliczyć adekwatnie do odpisu podstawowego, obowiązującego od tej daty?

Terminarz zapisywania do PPK osób zatrudnionych w podmiocie 50+

Renata Majewska

PPK (nowy model oszczędzania na emeryturę przez pracobiorców przy partycypacji pracodawcy i budżetu państwa) powstają w kilku etapach: wybór instytucji finansowej, zawarcie z nią umowy o zarządzanie, a następnie jednej dla całej załogi umowy o prowadzenie PPK.


Wskaźniki i świadczenia

Refundacje i minimalna płaca młodocianych – w górę od grudnia

Renata Majewska
Od 1.12.2019 pracodawcy otrzymują większe dopłaty za szkolenie pracowników podczas kryzysu oraz zatrudnienie bezrobotnych i niepełnosprawnych. Wzrosło również minimalne wynagrodzenie młodocianych pracowników.

Prawo pracy

Kiedy przesunięcie terminu wypłaty wymusza zmianę umowy o pracę

W umowie pracownika znajduje się zapis, że wynagrodzenie za pracę będzie wypłacane do końca miesiąca, za który przysługuje. Jest przygotowywany regulamin pracy zakładający przesunięcie tego terminu na 10. dzień następnego miesiąca za miesiąc poprzedni.
Czy ta zmiana wymaga modyfikacji umowy o pracę?

Praca, świadczenia i ubezpieczenia

Okresy archiwizacji dokumentów dotyczących umów zlecenia

Jadwiga Sztabińska
Jak długo powinny być przechowywane dokumenty związane z umowami zlecenia?

Praca, świadczenia i ubezpieczenia

Odprawa ekonomiczna zależy od długości zatrudnienia

Renata Majewska
Firma angażuje ok. 20 pracowników. Zatrudniona w niej na stałe (od 1.11.2017 r.) osoba dostała we wrześniu 2019 r. wypowiedzenie w związku z likwidacją stanowiska pracy. Stosunek pracy ustał 31.10.2019 r.
Czy należała się jej 1-, czy 2-miesięczna odprawa ekonomiczna? Jak liczyć lata pracy uprawniające do wyższego świadczenia – czy minęły dokładnie 31.10.2019 r.?

Podatki i prawo gospodarcze

Wydatki związane z krótkoterminowym oddelegowaniem pracownika

Marcin Szymankiewicz
Nasza spółka z o.o. wchodzi w skład grupy kapitałowej. Należą do niej także spółki zagraniczne, do których czasowo oddelegowujemy pracowników na okres od 3 do 6 mies. Celem jest nabywanie przez nich nowych umiejętności eksperckich i menedżerskich. Czerpią oni wiedzę i doświadczenie od pracowników zagranicznych spółek i te dodatkowe kompetencje wykorzystują podczas wykonywania obowiązków służbowych w spółce macierzystej. Oddelegowany nie zawiera umowy o pracę z zagraniczną spółką. Ponosimy również wszystkie koszty związane z oddelegowaniem (wynagrodzenia z narzutami, koszty podróży, wizy, tłumaczenia).
Czy wydatki te stanowią dla nas koszty uzyskania przychodów?

Dokumentacja pracownicza

Nowy wzór świadectwa pracy

Renata Majewska
Treść świadectwa pracy została dostosowana do zmienionych przepisów Kp, dotyczących m.in. trybu wydawania i sprostowania tego dokumentu.

Obowiązujące od 7.09.2019 rozporządzenie MRPiPS z 30.08.2019 zmieniające rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy (DzU poz. 1709) wprowadza nowy pomocniczy wzór tego dokumentu.

Z treści rozporządzenia MPiPS z 30.12.2016 w sprawie świadectwa pracy (DzU z 2018 poz. 1289) usunięto (bądź zmieniono) ponadto kilka przepisów sprzecznych z nowymi regulacjami Kp.


Prawo pracy

Kwoty wolne od potrąceń egzekucyjnych w ostatnim kwartale 2019

Renata Majewska
Od października wzrosły minima pozostawiane pracownikom-dłużnikom, którzy nie podlegają uldze „zerowy PIT”.

Kwota wolna to minimalna suma, jaką pracodawca musi wysłać na rachunek bankowy lub wypłacić „do ręki” pracownikowi, z którego wynagrodzenia dokonuje obowiązkowych bądź dobrowolnych potrąceń (egzekucyjnych albo pozaegzekucyjnych). Jest to odpowiedni odsetek minimalnej płacy netto:

  • dla obligatoryjnych potrąceń świadczeń niealimentacyjnych – 100%, dla zaliczek pieniężnych – 75% i dla kar pieniężnych – 90%,
  • dla dobrowolnych potrąceń na rzecz pracodawcy – 100%, a na rzecz osób trzecich – 80%.

Praca, świadczenia i ubezpieczenia

Jakie dokumenty są potrzebne zatrudniającemu do pobrania składki związkowej

Jadwiga Sztabińska
Związek zawodowy przysłał wniosek o potrącanie składki członkowskiej za osobę zatrudnioną na zlecenie. Nie mamy jednak zgody tej osoby na dokonywanie potrąceń.
Czy zawsze jest ona konieczna?

Praca, świadczenia i ubezpieczenia

Terminy zapisywania do PPK osób zatrudnionych w podmiocie 250+

Renata Majewska
Spółka 31.12.2018 r. zatrudniała ponad 250 osób. Od 1.07.2019 r. została zatem objęta ustawą o pracowniczych planach kapitałowych (PPK). Umowę o zarządzanie PPK planuje podpisać na początku października 2019 r., a umowę o prowadzenie PPK – pod koniec tego miesiąca. Wiem, że osoby zatrudnione 1.07.2019 r. przystępują do PPK najpóźniej 12.11.2019 r.
Od kiedy uczestnikami programu stają się przyjmowani do pracy po 1.07.2019 r.?

Nowości w Kodeksie pracy

Pracownik łatwiej udowodni dyskryminację i uzyska świadectwo pracy

Magdalena Januszewska
7.09.2019 weszło w życie kilka zmian Kp, m.in. dotyczących dochodzenia roszczeń z tytułu mobbingu, ochrony zatrudnienia i sprostowania świadectwa pracy.

Wskaźniki i świadczenia

Od 1.09.2019 zmalały refundacje

Renata Majewska
Pracodawcy otrzymają niższe dopłaty za szkolenie pracowników podczas kryzysu oraz zatrudnienie bezrobotnych i niepełnosprawnych.

Prawo pracy

Czy świadczenie urlopowe przysługuje także przy zaległym urlopie

Jadwiga Sztabińska
Nasza firma wypłaca świadczenia urlopowe. W regulaminie nie ma zapisów o tym, czy w 14 dniach urlopowych, których wykorzystanie jest konieczne do uzyskania świadczenia, muszą być tylko dni z bieżącego urlopu, czy mogą być też z zaległego.
Czy w takim razie świadczenie trzeba wypłacić, jeśli pracownik realizuje wyłącznie urlop zaległy?

Regularnie wypłacana premia uznaniowa zwiększa odprawę emerytalną

Renata Majewska
Pracownica od 22.02.2017 do 19.09.2017 przebywała na zwolnieniu lekarskim, a od 20.09.2017 do 5.10.2017 na zaległym urlopie wypoczynkowym. Następnie 6.10.2017 rozwiązała umowę o pracę z własnej inicjatywy, z powodu przejścia na emeryturę. Przysługiwały jej wówczas płaca zasadnicza w stałej stawce miesięcznej 2500 zł brutto oraz miesięczne premie uznaniowe. Poprzednia księgowa obliczyła jej odprawę emerytalną tylko w kwocie 2500 zł brutto, pomijając premie. Nie cofnęła się do wcześniejszych miesięcy poprzedzających ustanie zatrudnienia, kiedy zatrudniona uzyskiwała premie (w grudniu 2016, styczniu i lutym 2017 łącznie 700 zł). Podczas kontroli inspektor pracy podważył takie postępowanie. Ocenił premie jako regularne, zwyczajowo wypłacane wszystkim pracownikom i zakwalifikował jako roszczeniowe, nakazując przyjmować je do podstawy urlopowej jako składnik zmienny.
Czy należy wypłacić różnicę po takim czasie? Co z odsetkami?

Praca, świadczenia i ubezpieczenia

Odwołany urlop a wypłata dofinansowania do „wczasów pod gruszą”

Renata Majewska
Firma, zatrudniająca ponad 100 osób, prowadzi zfśs. Regulamin socjalny przewiduje wypłatę dofinansowania do „wczasów pod gruszą”. Mogą się o nie starać pracownicy, którzy złożą wniosek o urlop wypoczynkowy obejmujący co najmniej 10 kolejnych dni kalendarzowych. Zgodnie z tym regulaminem „gruszowe” wypłacamy w ciągu 14 dni po powrocie uprawnionego do pracy i przedstawieniu przez niego jakiegokolwiek rachunku potwierdzającego koszty takich wakacji, w kwocie od 800 do 1500 zł brutto na rodzinę – w zależności od progu dochodowego. Jeden z zatrudnionych zgłosił podanie o urlop odpowiedniej długości (od 12.08.2019 do 25.08.2019 r.), ale potem został z niego przez pracodawcę odwołany – od 19.08.2019 r. – z ważnych powodów.
Czy należy mu się to świadczenie?

Stanowisko UODO

Pracodawcy nadal nie mogą badać pracowników alkomatem

Jadwiga Sztabińska
Wykluczone jest samodzielne sprawdzanie przez pracodawcę stanu trzeźwości zatrudnionych. Niedopuszczalne są też kontrole wyrywkowe. I to mimo zmiany przepisów Kp.

Temat miesiąca

Dokumentacja pracownicza (cz. III) – zawartość akt osobowych i dokumentacji indywidualnej

Renata Majewska
Dokumenty zebrane podczas rekrutacji i trwania zatrudnienia pracodawca gromadzi częściowo w aktach osobowych (tzw. teczkach personalnych), a częściowo w tzw. dokumentacji indywidualnej przechowywanej poza aktami osobowymi.

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej (akt osobowych i dokumentacji indywidualnej) regulują art. 221, 221a i 221b Kp oraz wydane na jego podstawie nowe rozporządzenie MRPiPS z 10.12.2018 w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU poz. 2369, dalej rdp).


Logowanie

email:

hasło:

 

 

Logowanie za pomocą emaila

Jeżeli nie pamiętasz hasła albo nie masz konta, to wyślemy na Twój email wiadomość weryfikującą. Po kliknięciu w link z emaila będziesz zalogowany na urządzeniu do chwili wylogowania.

email:

Klikając w poniższy link zgadzasz się na zapisanie podanych w formularzu danych i wykorzystywanie ich zgodnie z polityką przetwarzania danych dostępną w dokumencie ⇒Polityka przetwarzania danych osobowych (RODO)⇐

 

Logowanie do za pomocą emaila

Sprawdzanie danych....