Obniżka pensji u innego pracodawcy uzasadnia wyższą kwotę wolną od potrąceń

Należy stosować kwotę wolną podwyższoną o 50%. Choć przepisy tego nie precyzują, pracodawca powinien poinformować wszystkich pracowników-dłużników o nowym uprawnieniu zwiększenia kwoty wolnej w związku z pandemią oraz wręczyć im oświadczenia w tej sprawie do wypełnienia.

Jeżeli z powodu podjętych w Polsce działań służących zapobieganiu zarażeniem wirusem SARS-CoV-2 pracownikowi obniżono wynagrodzenie lub członek jego rodziny utracił źródło dochodu, kwoty określone w art. 87¹ § 1 Kp ulegają zwiększeniu o 25% na każdego nieosiągającego dochodu członka rodziny, którego pracownik ten ma na utrzymaniu (art. 52 ustawy z 14.05.2020 o zmianie niektórych ustaw w zakresie działań osłonowych w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2, DzU poz. 875, dalej tarcza 3.0). Przepis ten obowiązuje od 16.05.2020.

Obniżka pensji niekoniecznie w macierzystym zakładzie

Kwoty wolne podwyższa się, jeśli z powodu koronawirusa zaistnieje jedna z przesłanek:

• pracownikowi zostanie obniżone wynagrodzenie,
• członek jego rodziny utraci źródło dochodu, np. zostanie zwolniony z pracy, zakończy się jego umowa zlecenia bądź wyrejestruje działalność gospodarczą.

Przepis nie narzuca, że redukcja pensji ma nastąpić u obu pracodawców zatrudnionego w 2 miejscach. Nie precyzuje również, aby cięć dokonał pracodawca, który na podstawie oświadczenia zainteresowanego stosuje kwotę wolną w ramach obowiązkowych potrąceń. Wręcz przeciwnie, jego redakcja nasuwa wniosek, że wystarczy zmniejszenie wynagrodzenia w jakimkolwiek miejscu zatrudnienia.

Zwiększone kwoty wolne, a nie podstawy ich wymiaru

W analizowanym przypadku warunek obniżki został zrealizowany. W konsekwencji kwoty wolne ulegają zwiększeniu o 25% na każdego członka rodziny, który nie osiąga dochodu (niekoniecznie z powodu pandemii) i jednocześnie pozostaje na utrzymaniu pracownika. Wątpliwości budzi sposób zwiększenia kwoty wolnej. W świetle art. 52 ust. 1 tarczy 3.0 należy podnieść kwoty określone w art. 87¹ § 1 Kp, a przepis ten określa zarówno same kwoty wolne (wynoszące zasadniczo odpowiedni odsetek minimalnego wynagrodzenia netto), jak i podstawę ich wymiaru (czyli płacę minimalną brutto). Biorąc pod uwagę, że celem art. 87¹ § 1 Kp jest określenie metody ustalania kwoty wolnej od obowiązkowych potrąceń z wynagrodzenia za pracę, przeważa pogląd, że podwyższa się same kwoty wolne. Przypominamy, że dla pracownika zatrudnionego na pełnym etacie, niekorzystającego ze zwolnienia „zerowy PIT” i niebędącego uczestnikiem PPK, wynoszą one w 2020:

• 100% minimalnej płacy netto, czyli 1920,62 zł – przy kosztach uzyskania przychodów (KUP) 250 zł i złożonym PIT-2, 1876,62 zł – przy KUP 250 zł i braku PIT-2, 1928,62 zł – przy KUP 300 zł i złożonym PIT-2, 1884,62 zł – przy KUP 300 zł i braku PIT-2 – przy potrącaniu sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie świadczeń niealimentacyjnych, m.in. nieuregulowane kredyty, pożyczki, składki, podatki (100% minimalnej płacy),
• 90% minimalnej płacy netto, czyli odpowiednio 1728,56 zł, 1688,96 zł, 1735,76 zł, 1696,16 zł – przy potrącaniu kar pieniężnych,
• 75% minimalnej płacy netto, czyli odpowiednio 1440,47 zł, 1407,47 zł, 1446,47 zł, 1413,47 zł – przy potrącaniu zaliczek pieniężnych.

Odpowiada pracodawca

Tarcza 3.0 nie daje odpowiedzi na pytanie, kto odpowiada za prawidłowe podniesienie kwoty wolnej pracownika-dłużnika, którego rodzina ucierpiała finansowo z powodu pandemii. Nie rozstrzyga, czy to dłużnik ma obowiązek złożyć wniosek, komornik – zamieścić taką notkę w zajęciu wynagrodzenia za pracę czy też pracodawca – odebrać stosowne oświadczenia od zatrudnionych. Jednak analiza art. 52 tarczy 3.0 oraz powiązanych z nią przepisów egzekucyjnych skłania do wyboru trzeciej opcji.

Przede wszystkim podwyżka kwoty wolnej nie jest uprawnieniem pracownika-dłużnika, lecz następuje obligatoryjnie po zajściu ustawowych kryteriów (obniżenie pensji pracownika lub utrata dochodu przez członka rodziny z powodu pandemii oraz posiadanie członka rodziny, który nie osiąga dochodów i jednocześnie pozostaje na jego utrzymaniu). Przywołany przepis operuje bowiem pojęciem „kwoty ulegają zwiększeniu”, a nie „można zwiększyć kwoty”. Wyklucza to składanie przez zainteresowanego wniosku deklarującego chęć skorzystania z tego prawa.

Upada również teoria, że to organ egzekucyjny (dalej OE), np. komornik, dyrektor oddziału ZUS, naczelnik US, musi zawrzeć w zajęciu wynagrodzenia za pracę notkę nakazującą podwyższenie kwoty wolnej. A to dlatego, że OE nie ma dostępu do danych pozwalających zweryfikować taką konieczność, a jeśli już, to jest to dostęp ograniczony.

Pozostaje zatem wariant trzeci, czyli nałożenie kolejnego obowiązku na pracodawców. To oni odpowiadają za prawidłowe naliczanie potrąceń i ich przekazywanie wierzycielowi albo OE (art. 886 § 1 Kpc oraz art. 168d i art. 168e ustawy z 17.06.1966 o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, DzU z 2019 poz. 1438). Pełni rolę poborcy zajętych zarobków i pośrednika w przekazaniu ich dalej (w dodatku za darmo), którą to rolę porównuje się ze statusem płatnika PIT i składek.

Trzeba opracować procedurę i odebrać oświadczenie

Dlatego to właśnie pracodawca musi wdrożyć odpowiednią politykę informacyjną oraz pozyskiwania danych, pozwalających na weryfikację przesłanek podwyższenia kwoty wolnej. Najlepiej przygotować pismo (patrz wzór 1), informujące o zasadach wzrostu kwot wolnych i wskazujące na obowiązek złożenia odpowiedniego oświadczenia przez pracownika-dłużnika, który spełnia te przesłanki. Pismo należy przekazać pracownikom będącym dłużnikami, można je również ogłosić w miejscu zwyczajowo przyjętym w firmie, np. na tablicy ogłoszeń, przy dziale kadr, przez intranet.

Oprócz tego pracodawca powinien opracować wzór oświadczenia o zastosowaniu zwiększonej kwoty wolnej do danego pracownika-dłużnika, w której będzie on deklarował spełnienie przesłanek z pkt 1 i 2 (wymienionych we wzorze 1) oraz liczbę członków rodziny nieosiągających dochodów i pozostających na jego utrzymaniu, a więc uprawniających do podniesienia kwoty wolnej o 25% na osobę (patrz wzór 2).

Podstawą do odbioru takiego pisma i przetwarzania zawartych w nim danych osobowych stanowi art. 221 § 4 i 5 Kp, według którego zakład pracy żąda – w formie oświadczenia zainteresowanego – podania innych danych osobowych, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa (tu z art. 52 tarczy 3.0).

Dane pozyskiwane we wskazanym oświadczeniu wykraczają poza zakres standardowych danych pozyskiwanych w związku z zatrudnieniem (patrz art. 221 § 1–3 Kp) i dlatego pracodawca powinien szczególnie zadbać o ich ochronę. Przede wszystkim przy ich zdobywaniu i operowaniu nimi ma obowiązek kierować się główną regułą RODO, tj. minimalizacji danych, według której może on przetwarzać tylko dane niezbędne do osiągnięcia celu ich pozyskania i w zakresie nie większym niż to konieczne.

W tym konkretnym przypadku zastosowanie zasady minimalizacji danych oznacza m.in., że w oświadczeniu pracodawca nie może:

• odbierać od pracownika danych osobowych, w których posiadanie już wszedł, np. na potrzeby udzielania i określenia wysokości świadczenia socjalnego,
• żądać podania, który konkretnie warunek zastosowania wyższej kwoty spełnia (spowodowane pandemią obniżka pensji czy utrata dochodu przez członka jego rodziny); wystarczy deklaracja, że uprawniony spełnia jeden z podanych wymogów,
• domagać się podania imion i nazwisk członków rodziny, którzy nie osiągają dochodu i jednocześnie pozostają na utrzymaniu pracownika-dłużnika; w oświadczeniu wpisuje się tylko liczbę takich osób.

W przypadku, o którym mowa w pytaniu podwyższenie kwoty wolnej oblicza się następująco: 1920,62 zł + (1920,62 zł × 25% × 2) = 2880,93 zł.