Obniżka pensji u innego pracodawcy uzasadnia wyższą kwotę wolną od potrąceń
Wskazał naszą firmę jako właściwą do stosowania kwoty wolnej od obowiązkowych potrąceń, drugi pracodawca stosuje zatem jedynie maksymalną dopuszczalną kwotę potrącenia. Niedawno informatyk poinformował nas pisemnie, że drugi pracodawca z powodu pandemii obniżył mu pensję na czas przestoju ekonomicznego i w związku z tym nasz pracownik wnioskuje o podwyższenie kwoty wolnej na dwoje małoletnich dzieci, które ma na utrzymaniu.
Czy musimy respektować ten dokument (czyli podwyższyć kwotę wolną), skoro cięcia płacowe wdrożył inny pracodawca, w dodatku niestosujący kwoty wolnej w potrąceniach z pensji tego pracownika? Pracownik korzysta z podstawowych kosztów uzyskania przychodów, złożył PIT-2, ma 30 lat i nie należy jeszcze do PPK, a jego pensja u nas wynosi 5600 zł netto.
Czy zwiększenie kwoty wolnej następuje na wniosek zainteresowanego, czy też pracodawca ma obowiązek o tym poinformować wszystkich pracowników-dłużników?
Należy stosować kwotę wolną podwyższoną o 50%. Choć przepisy tego nie precyzują, pracodawca powinien poinformować wszystkich pracowników-dłużników o nowym uprawnieniu zwiększenia kwoty wolnej w związku z pandemią oraz wręczyć im oświadczenia w tej sprawie do wypełnienia.
- Kp – Kodeks pracy
- Kpc – Kodeks postępowania cywilnego
Jeżeli z powodu podjętych w Polsce działań służących zapobieganiu zarażeniem wirusem SARS-CoV-2 pracownikowi obniżono wynagrodzenie lub członek jego rodziny utracił źródło dochodu, kwoty określone w art. 871 § 1 Kp ulegają zwiększeniu o 25% na każdego nieosiągającego dochodu członka rodziny, którego pracownik ten ma na utrzymaniu (art. 52 ustawy z 14.05.2020 o zmianie niektórych ustaw w zakresie działań osłonowych w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2, DzU poz. 875, dalej tarcza 3.0). Przepis ten obowiązuje od 16.05.2020.
Obniżka pensji niekoniecznie w macierzystym zakładzie
Kwoty wolne podwyższa się, jeśli z powodu koronawirusa zaistnieje jedna z przesłanek:
- pracownikowi zostanie obniżone wynagrodzenie,
- członek jego rodziny utraci źródło dochodu, np. zostanie zwolniony z pracy, zakończy się jego umowa zlecenia bądź wyrejestruje działalność gospodarczą.
Przepis nie narzuca, że redukcja pensji ma nastąpić u obu pracodawców zatrudnionego w 2 miejscach. Nie precyzuje również, aby cięć dokonał pracodawca, który na podstawie oświadczenia zainteresowanego stosuje kwotę wolną w ramach obowiązkowych potrąceń. Wręcz przeciwnie, jego redakcja nasuwa wniosek, że wystarczy zmniejszenie wynagrodzenia w jakimkolwiek miejscu zatrudnienia.
Zwiększone kwoty wolne, a nie podstawy ich wymiaru
W analizowanym przypadku warunek obniżki został zrealizowany. W konsekwencji kwoty wolne ulegają zwiększeniu o 25% na każdego członka rodziny, który nie osiąga dochodu (niekoniecznie z powodu pandemii) i jednocześnie pozostaje na utrzymaniu pracownika. Wątpliwości budzi sposób zwiększenia kwoty wolnej. W świetle art. 52 ust. 1 tarczy 3.0 należy podnieść kwoty określone w art. 871 § 1 Kp, a przepis ten określa zarówno same kwoty wolne (wynoszące zasadniczo odpowiedni odsetek minimalnego wynagrodzenia netto), jak i podstawę ich wymiaru (czyli płacę minimalną brutto). Biorąc pod uwagę, że celem art. 871 § 1 Kp jest określenie metody ustalania kwoty wolnej od obowiązkowych potrąceń z wynagrodzenia za pracę, przeważa pogląd, że podwyższa się same kwoty wolne. Przypominamy, że dla pracownika zatrudnionego na pełnym etacie, niekorzystającego ze zwolnienia „zerowy PIT” i niebędącego uczestnikiem PPK, wynoszą one w 2020:
- 100% minimalnej płacy netto, czyli 1920,62 zł – przy kosztach uzyskania przychodów (KUP) 250 zł i złożonym PIT-2, 1876,62 zł – przy KUP 250 zł i braku PIT-2, 1928,62 zł – przy KUP 300 zł i złożonym PIT-2, 1884,62 zł – przy KUP 300 zł i braku PIT-2 – przy potrącaniu sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie świadczeń niealimentacyjnych, m.in. nieuregulowane kredyty, pożyczki, składki, podatki (100% minimalnej płacy),
- 90% minimalnej płacy netto, czyli odpowiednio 1728,56 zł, 1688,96 zł, 1735,76 zł, 1696,16 zł – przy potrącaniu kar pieniężnych,
- 75% minimalnej płacy netto, czyli odpowiednio 1440,47 zł, 1407,47 zł, 1446,47 zł, 1413,47 zł – przy potrącaniu zaliczek pieniężnych.
Zwiększenie kwoty wolnej z racji kary pieniężnej dla zatrudnionego na pełnym etacie, na 2 członków rodziny, którzy nie osiągają dochodu i pozostają na utrzymaniu tego pracownika:
1728,56 zł + (1728,56 × 25% × 2) = 2592,84 zł.
Odpowiada pracodawca
Tarcza 3.0 nie daje odpowiedzi na pytanie, kto odpowiada za prawidłowe podniesienie kwoty wolnej pracownika-dłużnika, którego rodzina ucierpiała finansowo z powodu pandemii. Nie rozstrzyga, czy to dłużnik ma obowiązek złożyć wniosek, komornik – zamieścić taką notkę w zajęciu wynagrodzenia za pracę czy też pracodawca – odebrać stosowne oświadczenia od zatrudnionych. Jednak analiza art. 52 tarczy 3.0 oraz powiązanych z nią przepisów egzekucyjnych skłania do wyboru trzeciej opcji.
Przede wszystkim podwyżka kwoty wolnej nie jest uprawnieniem pracownika-dłużnika, lecz następuje obligatoryjnie po zajściu ustawowych kryteriów (obniżenie pensji pracownika lub utrata dochodu przez członka rodziny z powodu pandemii oraz posiadanie członka rodziny, który nie osiąga dochodów i jednocześnie pozostaje na jego utrzymaniu). Przywołany przepis operuje bowiem pojęciem „kwoty ulegają zwiększeniu”, a nie „można zwiększyć kwoty”. Wyklucza to składanie przez zainteresowanego wniosku deklarującego chęć skorzystania z tego prawa.
Upada również teoria, że to organ egzekucyjny (dalej OE), np. komornik, dyrektor oddziału ZUS, naczelnik US, musi zawrzeć w zajęciu wynagrodzenia za pracę notkę nakazującą podwyższenie kwoty wolnej. A to dlatego, że OE nie ma dostępu do danych pozwalających zweryfikować taką konieczność, a jeśli już, to jest to dostęp ograniczony.
Pozostaje zatem wariant trzeci, czyli nałożenie kolejnego obowiązku na pracodawców. To oni odpowiadają za prawidłowe naliczanie potrąceń i ich przekazywanie wierzycielowi albo OE (art. 886 § 1 Kpc oraz art. 168d i art. 168e ustawy z 17.06.1966 o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, DzU z 2019 poz. 1438). Pełni rolę poborcy zajętych zarobków i pośrednika w przekazaniu ich dalej (w dodatku za darmo), którą to rolę porównuje się ze statusem płatnika PIT i składek.
Trzeba opracować procedurę i odebrać oświadczenie
Dlatego to właśnie pracodawca musi wdrożyć odpowiednią politykę informacyjną oraz pozyskiwania danych, pozwalających na weryfikację przesłanek podwyższenia kwoty wolnej. Najlepiej przygotować pismo (patrz wzór 1), informujące o zasadach wzrostu kwot wolnych i wskazujące na obowiązek złożenia odpowiedniego oświadczenia przez pracownika-dłużnika, który spełnia te przesłanki. Pismo należy przekazać pracownikom będącym dłużnikami, można je również ogłosić w miejscu zwyczajowo przyjętym w firmie, np. na tablicy ogłoszeń, przy dziale kadr, przez intranet.
Wzór 1
Informacja o obowiązku podniesienia kwot wolnych od obowiązkowych potrąceń z wynagrodzenia za pracę
Informuję, że począwszy od obowiązkowych potrąceń z wynagrodzenia za pracę dokonywanych od 16.05.2020 pracodawca ma obowiązek zwiększyć kwotę wolną pracownika-dłużnika, który w związku z podjętymi działaniami służącymi zapobieganiu zarażeniem wirusem SARS-CoV-2 spełnia choć jeden z wymogów:
1) jego wynagrodzenie uległo obniżeniu,
2) członek rodziny pracownika utracił źródło dochodu.
Za „członka rodziny” uważa się małżonka pracownika albo rodzica wspólnego dziecka; dziecko do 25 lat; dziecko starsze, które legitymuje się orzeczeniem o niepełnosprawności oraz w związku z nim przysługuje mu świadczenie pielęgnacyjne czy specjalny zasiłek opiekuńczy określony w ustawie z 28.11.2003 o świadczeniach rodzinnych albo zasiłek dla opiekuna, o którym mowa w ustawie z 4.04.2014 o ustaleniu i wypłacie zasiłków dla opiekunów.
Przez „dziecko” rozumie się dziecko: własne pracownika, współmałżonka i rodzica wspólnego dziecka, z wyjątkiem dziecka pozostającego pod opieką opiekuna prawnego lub w związku małżeńskim i pełnoletniego dziecka mającego własne dziecko.
Pracownikowi-dłużnikowi, który spełnił warunek 1 lub 2, pracodawca musi zwiększyć kwotę wolną o 25% za każdego członka rodziny, który nie osiąga dochodu oraz jednocześnie jest na jego utrzymaniu.
Pracownik-dłużnik, który spełnia choć jeden warunek określony w pkt 1 lub 2, ma obowiązek złożyć do działu kadr oświadczenie o zastosowaniu wobec niego zwiększonej kwoty wolnej, który stanowi załącznik do niniejszej informacji.
Podstawa prawna: art. 52 ustawy z 14.05.2020 o zmianie niektórych ustaw w zakresie działań osłonowych w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 (DzU z 2020 poz. 875).
Oprócz tego pracodawca powinien opracować wzór oświadczenia o zastosowaniu zwiększonej kwoty wolnej do danego pracownika-dłużnika, w której będzie on deklarował spełnienie przesłanek z pkt 1 i 2 (wymienionych we wzorze 1) oraz liczbę członków rodziny nieosiągających dochodów i pozostających na jego utrzymaniu, a więc uprawniających do podniesienia kwoty wolnej o 25% na osobę (patrz wzór 2).
Wzór 2
| Oświadczenie pracownika-dłużnika o zastosowaniu do niego zwiększonej kwoty wolnej | |
| .............................. (imię, nazwisko i PESEL pracownika-dłużnika) |
.............................. (data i miejscowość) |
| Oświadczam, że spełniam jeden z warunków zastosowania do mnie podwyższonej kwoty wolnej od obowiązkowych potrąceń z wynagrodzenia za pracę, tj. z powodu podjętych w Polsce działań służących zapobieganiu zarażeniom wirusem SARS-CoV-2 zostało mi obniżone wynagrodzenie albo członek mojej rodziny utracił źródło dochodu. W konsekwencji począwszy od 6.05.2020 przysługuje mi podwyższona kwota wolna o 50%, a więc na dwoje członków rodziny, którzy nie osiągają dochodów i jednocześnie pozostają na moim utrzymaniu. Zobowiązuję się do niezwłocznego poinformowania pracodawcy o każdej zmianie danych podanych w niniejszym oświadczeniu, a mających wpływ na wysokość kwoty wolnej. |
|
| .............................. (podpis pracownika-dłużnika) |
.............................. (data i potwierdzenie odbioru pisma przez pracodawcę) |
Podstawą do odbioru takiego pisma i przetwarzania zawartych w nim danych osobowych stanowi art. 221 § 4 i 5 Kp, według którego zakład pracy żąda – w formie oświadczenia zainteresowanego – podania innych danych osobowych, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa (tu z art. 52 tarczy 3.0).
Dane pozyskiwane we wskazanym oświadczeniu wykraczają poza zakres standardowych danych pozyskiwanych w związku z zatrudnieniem (patrz art. 221 § 1–3 Kp) i dlatego pracodawca powinien szczególnie zadbać o ich ochronę. Przede wszystkim przy ich zdobywaniu i operowaniu nimi ma obowiązek kierować się główną regułą RODO, tj. minimalizacji danych, według której może on przetwarzać tylko dane niezbędne do osiągnięcia celu ich pozyskania i w zakresie nie większym niż to konieczne.
W tym konkretnym przypadku zastosowanie zasady minimalizacji danych oznacza m.in., że w oświadczeniu pracodawca nie może:
- odbierać od pracownika danych osobowych, w których posiadanie już wszedł, np. na potrzeby udzielania i określenia wysokości świadczenia socjalnego,
- żądać podania, który konkretnie warunek zastosowania wyższej kwoty spełnia (spowodowane pandemią obniżka pensji czy utrata dochodu przez członka jego rodziny); wystarczy deklaracja, że uprawniony spełnia jeden z podanych wymogów,
- domagać się podania imion i nazwisk członków rodziny, którzy nie osiągają dochodu i jednocześnie pozostają na utrzymaniu pracownika-dłużnika; w oświadczeniu wpisuje się tylko liczbę takich osób.
W przypadku, o którym mowa w pytaniu podwyższenie kwoty wolnej oblicza się następująco: 1920,62 zł + (1920,62 zł × 25% × 2) = 2880,93 zł.