Nowe rozporządzenie w sprawie szczególnych zasad rachunkowości budżetowej

Zastąpi ono rozporządzenie MF z 5.07.2010 r. Główne powody wydania nowego rozporządzenia to:

• konieczność dostosowania rachunkowości do zmian przepisów ustrojowych jednostek samorządu terytorialnego, zawartych w ustawie o zmianie ustawy o samorządzie gminnym oraz niektórych innych ustaw,
• potrzeba lepszego dostosowania rozporządzenia do praktyki (na podstawie wniosków jednostek stosujących dotychczasowe przepisy),
• realizacja wniosków Najwyższej Izby Kontroli,
• przybliżenie się do rozwiązań, które zaczną obowiązywać z chwilą przyjęcia w Polsce Europejskich Standardów Rachunkowości Sektora Publicznego, wzorowanych na Międzynarodowych Standardach (IPSAS).

Poniżej omawiamy najważniejsze (w naszej ocenie) zmiany, jakie przynosi nowe rozporządzenie wraz z załącznikami w stosunku do treści uchylonego rozporządzenia MF z 5.07.2010 r.

Plan kont dla budżetu

Uściślono, że plan kont dla budżetu jednostki samorządu terytorialnego i plan kont dla budżetu państwa mogą być uzupełnione o konta wybrane z planu kont dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, niezbędne do ewidencji operacji tych budżetów. Umożliwia to dodanie wybranych kont z zał. nr 3 „Plan kont dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych” do kont wymienionych w zał. nr 1 „Plan kont dla budżetu państwa” i zał. nr 2 „Plan kont dla budżetów jednostek samorządu terytorialnego” (§ 20 ust. 1 pkt 2 oraz ust. 4).

Umożliwiono prowadzenie ewidencji wykonania budżetu w układzie zadaniowym także w inny niż przewidziany w rozporządzeniu sposób. Ustala ją sama jednostka, pod warunkiem że zapewni wykonanie obowiązków sprawozdawczych (§ 20 ust. 3).

Przepis ten uwzględnia, że coraz więcej jednostek budżetowych stosuje do prowadzenia ksiąg rachunkowych zaawansowany system informatyczny oparty na platformie SAP, w którym dane przypisane do kont pozabilansowych, ewidencjonowane w pomocniczym module finansowym, pochodzą z zarejestrowanych w systemie dowodów księgowych i nie wymagają stosowania symboli kont. Dlatego nie jest zasadne powielanie dostępnych w systemie informacji w innej formie.

Jednostkowe i łączne sf

Uzupełniono słowniczek (§ 2 pkt 4) o definicję „jednostki nadrzędnej”, przez którą rozumie się jednostkę obsługującą organ będący dysponentem części budżetowych, który nadzoruje jednostkę budżetową lub któremu podlega ta jednostka. Definicja ma ułatwić uporządkowanie kwestii związanych ze sporządzaniem i przekazywaniem sf jednostkowych i łącznych.

Uściślono zasady sporządzania sf jednostkowych i łącznych (§ 27). Z uor (art. 2 ust. 1 pkt 4 lit. a) wynika obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych i sporządzania sf przez jednostki budżetowe (państwowe lub samorządowe), nie zaś dysponenta części budżetowej. Przykładowo Minister Sprawiedliwości jest dysponentem 2 części budżetowych (37 – Sprawiedliwość, 15 – Sądy powszechne), ale obsługę Ministra jako dysponenta tych części zapewnia Ministerstwo Sprawiedliwości.

Łączne sf państwowej jednostki budżetowej jako jednostki nadrzędnej obejmie zarówno sprawozdanie jednostki, obsługującej organ będący dysponentem części budżetowych, jak i sprawozdania jednostek, które są przez ten organ nadzorowane lub które mu podlegają (po odpowiednim wyłączeniu wzajemnych rozliczeń między tymi jednostkami). Jednostką nadrzędną nie będzie zatem jednostka obsługująca dysponenta części budżetowej II stopnia, a sporządzane przez nią sf będą włączane (jako sprawozdania jednostki podległej/nadzorowanej) do sprawozdania łącznego. Na analogicznych zasadach w skład łącznego sf włączane będą dane sf sporządzanych przez jednostki obsługujące dysponentów III stopnia. Nie wyklucza to możliwości sporządzenia takiego sf na niższym szczeblu w celu sprawnego sporządzenia łącznego sf, ale obowiązku takiego nie ma.

Uzupełniono sf o informację dodatkową, której zakres określa zał. nr 12 do rozporządzenia (§ 23 ust. 1 pkt 4, § 23 ust. 9). Część tych informacji była już wykazywana przez jednostki jako informacje uzupełniające czy też objaśnienia zamieszczane pod poszczególnymi elementami sf. Informacja dodatkowa będzie integralną częścią sf – zarówno jednostkowego, jak i łącznego, sporządzanego przez państwową jednostkę budżetową jako jednostkę nadrzędną, oraz sf sporządzanego przez jednostkę samorządu terytorialnego i jej jednostki organizacyjne, tj. samorządowe jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe (§ 23 ust. 1 pkt 4, § 27 ust. 1 pkt 4 i § 28 ust. 1 pkt 5).

Wprowadzono obowiązek sporządzania bilansu budżetu państwa (§ 23 ust. 5). W rozporządzeniu z 5.07. 2010 r. obowiązek sporządzania bilansu z wykonania budżetu dotyczył wyłącznie jednostek samorządu terytorialnego (por. § 17 ust. 6). Komisja Europejska prowadzi jednak prace zmierzające do harmonizacji rachunkowości jednostek sektora publicznego w całej UE, a ich pierwszym etapem ma być sporządzenie przez kraje członkowskie tzw. bilansu otwarcia, obejmującego wszystkie aktywa i zobowiązania sektora general government (ujęte wg zasad możliwie zbliżonych do IPSAS).

Osiągnięciu tego celu ma służyć m.in. sporządzanie bilansu budżetu państwa, którego zakres informacyjny określa zał. nr 8 do rozporządzenia. Obowiązek sporządzenia tego bilansu powstaje po raz pierwszy za rok obrotowy 2018.

Uproszczono sf placówki zagranicznej; obejmuje ono wyłącznie bilans (§ 25 ust. 3 pkt 2), a jego zakres informacyjny określa zał. nr 6 do rozporządzenia. Bilans placówki sporządza się w walucie określonej przez jednostkę obsługującą organ, któremu placówka podlega (np. Ministerstwo Spraw Zagranicznych (MSZ) lub Ministerstwo Rozwoju (MR)). Dane wynikające z bilansu placówki, po przeliczeniu na walutę polską po obowiązującym na dzień bilansowy średnim kursie NBP, włącza się następnie do bilansu jednostki obsługującej organ, któremu placówka podlega (MSZ, MR).

Kto podpisuje sf

Rozszerzono wykaz osób odpowiedzialnych za podpisywanie sf (§ 33), m.in. o:

• ministra właściwego ds. finansów publicznych i głównego księgowego budżetu państwa – będą oni składali podpis pod bilansem budżetu państwa,
• kierownika i głównego księgowego jednostki nadrzędnej – będą oni podpisywali łączne sf,
• kierownika i głównego księgowego jednostki obsługującej (tzw. centra usług wspólnych) – będą oni podpisywali sf jednostek obsługiwanych; obowiązek ten jest konsekwencją przepisów ustawy z 25.06.2015 r. o zmianie ustawy o samorządzie gminnym oraz niektórych innych ustaw, które umożliwiają samorządowym jednostkom organizacyjnym korzystanie ze wspólnej obsługi administracyjnej, finansowej i organizacyjnej; spowodowało to zmianę relacji między jednostką/kierownikiem jednostki obsługiwanej i obsługującej, dotyczących odpowiedzialności za gospodarkę finansową (art. 53 ust. 5 ustawy o finansach publicznych) i rachunkowość (art. 4 ust. 5 uor).

Przekazywanie i publikacja sf

Sf (jednostkowe) będą przekazywane jednostkom nadrzędnym albo zarządom jednostek samorządu terytorialnego do 31 marca roku następnego. Na tej podstawie jednostki nadrzędne sporządzą łączne sf, które przekażą do Ministerstwa Finansów do 30 kwietnia roku następnego.

Ten sam termin obowiązuje dla sf (jednostkowych) sporządzanych przez jednostki budżetowe, niewłączanych do łącznych sf, a także sf sporządzanych przez jednostki obsługujące organ, któremu podlega placówka i do którego włączane będą dane wynikające z bilansu tej placówki (§ 32 ust. 2).

Sprawozdania będą przekazywane głównie w formie elektronicznej. Państwowe jednostki budżetowe zostały zobowiązane do elektronicznego przekazywania danych przy wykorzystaniu Informatycznego Systemu Obsługi Budżetu Państwa (§ 34 ust. 3). Z kolei na wniosek Krajowej Rady Regionalnych Izb Obrachunkowych wprowadzono obowiązek elektronicznego przekazywania sf do regionalnych izb obrachunkowych przez zarządy jednostek samorządu terytorialnego.

Uwzględniając realia – niemożność terminowego przekazania sprawozdań – przewidziano (§ 34 ust. 8), że w razie nieprawidłowego działania systemu informatycznego sprawozdania te przekazuje się najpóźniej pierwszego dnia roboczego następującego po dniu usunięcia awarii.

Sf (jednostkowe i łączne) oraz bilans budżetu państwa mają być publikowane do 10 maja roku następnego w Biuletynie Informacji Publicznej (§ 34 ust. 9).