Można już używać wirtualnych kas rejestrujących

Tomasz Krywan doradca podatkowy

MF określił, które czynności mogą być ewidencjonowane za pomocą kas mających postać oprogramowania, a także wymogi, którym muszą sprostać takie kasy.

Obowiązujący od 1.05.2019 art. 111b ust. 1 ustawy o VAT przewiduje możliwość prowadzenia ewidencji sprzedaży przy użyciu kas on-line, mających postać oprogramowania (nazywanych wirtualnymi kasami rejestrującymi), spełniających wymagania określone przepisami wykonawczymi wydanymi na podstawie art. 111b ust. 3 pkt 2 ustawy o VAT.

  • MF – Minister Finansów
  • ustawa o VAT – ustawa o podatku od towarów i usług

Do wirtualnych kas odpowiednio (a zatem z uwzględnieniem ich szczególnego charakteru) stosuje się wszystkie przepisy dotyczące „zwykłych” kas on-line (zob. art. 111b ust. 2 ustawy o VAT).

Żeby jednak było możliwe używanie takich kas, konieczne było wydanie przez MF przepisów wykonawczych (na podstawie art. 111b ust. 3 ustawy o VAT). Do końca maja 2020 przepisów takich jednak nie było. Dopiero 1.06.2020 weszły w życie rozporządzenia MF z:

  • 26.05.2020 w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania (DzU poz. 957),
  • 29.05.2020 w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania (DzU poz. 965).

Krąg uprawnionych

Z ostatniego w ww. rozporządzeń wynika, że wirtualne kasy rejestrujące mogą być używane do ewidencjonowania sprzedaży na rzecz osób prywatnych m.in. przez podatników wykonujących działalność transportową (także usługi przewozu osób samochodem osobowym, w tym taksówką, z wyjątkiem przewozu okazjonalnego), noclegową, gastronomiczną oraz w zakresie sprzedaży wyrobów węglowych (zob. § 1 i 2 rozporządzenia).

Dotyczy to wszystkich przedsiębiorców prowadzących taką działalność. Jest to o tyle istotne, że na etapie projektowania rozporządzenia przewidywano, że możliwość tę będą mieli jedynie podatnicy, u których wartość sprzedaży netto nie przekroczyła w co najmniej jednym z dwóch poprzednich lat podatkowych równowartości 10 mln euro.

Czynności, które mogą być ewidencjonowane za pomocą kas mających postać oprogramowania

1) usługi przewozu osób samochodem osobowym, w tym taksówką, z wyjątkiem przewozu okazjonalnego, o którym mowa w art. 18 ust. 4b pkt 2 ustawy o transporcie drogowym (DzU z 2019 poz. 2140),

2) usługi wynajmu samochodów osobowych z kierowcą (PKWiU 49.32.12.0),

3) usługi związane z przeprowadzkami, świadczone na rzecz gospodarstw domowych (PKWiU 49.42.11.0),

4) usługi transportu drogowego pasażerskiego pojazdami napędzanymi siłą mięśni ludzkich lub ciągnionymi przez zwierzęta (PKWiU 49.39.35.0),

5) usługi transportu drogowego pasażerskiego, rozkładowego, międzymiastowego, ogólnodostępnego (PKWiU 49.39.11.0),

6) usługi transportu drogowego pasażerskiego, rozkładowego, miejskiego i podmiejskiego (PKWiU 49.31.21.0),

7) usługi transportu kolejowego pasażerskiego, miejskiego i podmiejskiego (PKWiU 49.31.10.0),

8) usługi transportu kolejowego pasażerskiego międzymiastowego (PKWiU 49.10),

9) usługi transportu pasażerskiego, kolejkami linowymi naziemnymi, kolejkami linowymi i wyciągami narciarskimi (PKWiU 49.39.20.0),

10) usługi transportu morskiego i przybrzeżnego pasażerskiego, promowego (PKWiU 50.10.11.0),

11) usługi transportu morskiego i przybrzeżnego pasażerskiego wycieczkowcami (PKWiU 50.10.12.0),

12) usługi transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego, promowego (PKWiU 50.30.11.0), 13) usługi transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego wycieczkowcami (PKWiU 50.30.12.0),

14) usługi transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego łodziami wycieczkowymi (PKWiU 50.30.13.0),

15) usługi pozostałego transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego (PKWiU 50.30.19.0), 16) usługi transportu lotniczego regularnego krajowego pasażerskiego (PKWiU 51.10.11.0),

17) usługi transportu lotniczego nieregularnego krajowego pasażerskiego, z wyłączeniem w celach widokowych (PKWiU 51.10.12.0),

18) usługi hotelarskie i podobne związane z zakwaterowaniem (PKWiU 55.10),

19) usługi obiektów noclegowych turystycznych i miejsc krótkotrwałego zakwaterowania (PKWiU 55.20),

20) usługi świadczone przez pola kempingowe (włączając pola dla pojazdów kempingowych) i pola namiotowe (PKWiU 55.30),

21) pozostałe usługi związane z zakwaterowaniem (PKWiU 55.90),

22) usługi restauracji i pozostałych placówek gastronomicznych (PKWiU 56.10),

23) usługi przygotowywania i dostarczania żywności (katering) dla odbiorców zewnętrznych (PKWiU 56.21),

24) pozostałe usługi gastronomiczne (PKWiU 56.29),

25) usługi przygotowywania i podawania napojów (PKWiU 56.30),

26) sprzedaż węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych.

Sposób używania kas

W rozporządzeniu w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania MF określił sposób używania wirtualnych kas (§ 6–20). Zasady są bardzo podobne do tych obowiązujących przy używaniu „zwykłych” kas rejestrujących. Przykładowo podatnicy mają obowiązek:

  • fiskalizacji kas wirtualnych (§ 13),
  • wystawiania raportów fiskalnych i okresowych, niekiedy w formie papierowej (§ 16),
  • przypisywania odpowiednich oznaczeń literowych do poszczególnych stawek podatku VAT (§ 6 ust. 1 pkt 5),
  • przechowywania dokumentów fiskalnych i zapewniania do nich dostępu (§ 6 ust. 1 pkt 7).

Na podatnikach takich ciążą również obowiązki związane z zapoznaniem osób prowadzących u nich ewidencję z informacją o zasadach ewidencji, obejmującą podstawowe zasady jej prowadzenia, wystawiania i wydawania paragonu fiskalnego oraz skutki nieprzestrzegania tych zasad (zob. § 6 ust. 3–6).

Siłą rzeczy wirtualne kasy rejestrujące nie muszą być poddawane obowiązkowym przeglądom technicznym. Rozporządzenie nie przewiduje również wprowadzenia obowiązku o podobnym charakterze.

Wymagania techniczne

Rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania określa wymagania techniczne dla wirtualnych kas rejestrujących (§ 3–5). Wszystkie muszą mieć certyfikat kasy (zob. § 3 ust. 1). Certyfikaty są ważne nie krócej niż 5 i nie dłużej niż 10 lat od daty wystawienia (zob. § 3 ust. 2).

Do producentów wirtualnych kas rejestrujących skierowane są ponadto przepisy, z których wynika m.in.:

  • że – podobnie jak tradycyjne kasy – te wirtualne muszą posiadać potwierdzenie Prezesa Głównego Urzędu Miar, że spełniają funkcje i wymagania techniczne dla kas rejestrujących; dla uzyskania takiego potwierdzenia konieczne jest, co do zasady, przeprowadzenie badań, których zakres, a także rodzaje danych zawarte w sprawozdaniu z badań kasy określają § 25 i 26 rozporządzenia,
  • wymóg oznaczania wirtualnych kas rejestrujących numerem unikatowym (§ 27) oraz rodzaje dokumentów dołączanych przez producenta do każdej kasy wprowadzanej do obrotu (§ 28).

Dostępność kas

Omawiane przepisy obowiązują od 1.06.2020, lecz w praktyce wirtualne kasy rejestrujące nie są jeszcze dostępne na rynku. Biorąc pod uwagę konieczność uzyskania przez producentów potwierdzenia Prezesa Głównego Urzędu Miar, że wirtualne kasy spełniają funkcje i wymagania techniczne dla kas rejestrujących, ich pojawienia się na rynku spodziewać się należy najwcześniej za kilka tygodni.

Spis treści artykułu
Spis treści artykułu:
Temat: „Kasy Fiskalne”
Koronawirus

Kasy fiskalne on-line w gastronomii dopiero w 2021

MF przesunął termin na wdrożenie kas rejestrujących on-line dla podatników, u których obowiązek posiadania tych kas pierwotnie miał powstać 1.07.2020 i 1.01.2021.

Chodzi o świadczących usługi związane z wyżywieniem (wyłącznie stacjonarne placówki gastronomiczne), w tym również sezonowo, usługi w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania, a także sprzedawców węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych. Mogą oni prowadzić ewidencję w kasach starego typu (z elektronicznym lub z papierowym zapisem kopii) do końca 2020. Kasy on-line wdrożą od 1.01.2021 zamiast 1.07.2020.


Kasy rejestrujące

Dwie kasy fiskalne dla dwóch rodzajów działalności prowadzonej przez jednego podatnika

Marcin Szymankiewicz
Spółka prowadzi w jednym miejscu dwie różne działalności – sprzedaż akcesoriów ogrodniczych i usługi architektury krajobrazu. Ma przy tym dwie marki swojej działalności, którymi posługuje się w obrocie gospodarczym. Obie działalności prowadzone są w ramach jednej, zarejestrowanej w KRS spółki. Ewidencjonuje ona sprzedaż na rzecz osób indywidualnych na dwóch odrębnych kasach rejestrujących (starego typu, z elektronicznym zapisem kopii).
Czy może mieć dwie kasy fiskalne, każdą z nich przeznaczoną do konkretnego rodzaju działalności (jedna do usług architektury krajobrazu, a druga do sprzedaży akcesoriów ogrodniczych)?
Czy jest dopuszczalne wprowadzenie na paragonie fiskalnym dodatkowej informacji o nazwie, pod którą wykonywany jest dany rodzaj działalności?

Sposób prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących określa rozporządzenie MF z 29.04.2019 w sprawie kas rejestrujących (DzU poz. 816, dalej rozporządzenie). Podatnik ma ewidencjonować w ten sposób sprzedaż na rzecz osób fizycznych niewykonujących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych w miejscu, w którym dokonuje tej sprzedaży. Sam decyduje, przy użyciu ilu kas będzie prowadził ewidencję w danym punkcie sprzedaży.


Kasy rejestrujące

Świadczenie usług najmu i odsprzedaż mediów – zwolnienie z ewidencjonowania w kasie rejestrującej

Tomasz Krywan
Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą rozpoczęła najem lokali użytkowych dla osób fizycznych niebędących przedsiębiorcami. Sprzedaż usługi najmu oraz mediów (energia elektryczna, gaz, woda itd.) dokumentuje fakturą.
Czy sprzedaż ta jest zwolniona z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących na podstawie załącznika do rozporządzenia MF z 28.12.2018, pkt 2, 3, 4 i 25?

Sprzedaż (dostawy towarów oraz świadczenie usług) na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych podlega, co do zasady, obowiązkowi ewidencjonowania za pomocą kas rejestrujących (zob. art. 111 ust. 1 ustawy o VAT). Istnieją jednak zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania, które określa rozporządzenie MF w sprawie zwolnień od kas. Zwolnienie obejmuje m.in. usługi wynajmu i usługi zarządzania nieruchomościami własnymi lub dzierżawionymi (§ 2 ust. 1 w zw. z poz. 25 załącznika do rozporządzenia). Ma zastosowanie, jeżeli:


VAT

Wystawianie faktur do paragonów – zmiana zasad od 1.01.2020

Anna Koleśnik
Jeżeli sprzedaż zarejestrowano w kasie fiskalnej i potwierdzono paragonem, faktura z NIP nabywcy może być wystawiona tylko w przypadku, gdy paragon ten zawiera jego NIP.

Już w chwili zakupu trzeba się więc zdecydować, czy ma on służyć działalności gospodarczej.

Ministerstwo Finansów na swojej stronie internetowej poinformowało, że jeżeli nabywca występuje jako podatnik i chce otrzymać fakturę, to musi podać swój NIP przed zakończeniem sprzedaży na kasie fiskalnej, a wtedy przy paragonie:

  • do kwoty 450 zł brutto (albo 100 euro) dostanie fakturę w formie uproszczonej (czyli paragon z NIP), traktowaną jak zwykła faktura (a więc uprawniającą do odliczenia VAT i zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych),
  • powyżej kwoty 450 zł brutto (100 euro) – na podstawie takiego paragonu z NIP będzie mógł wystąpić do sprzedawcy o wystawienie faktury.

Kasy rejestrujące

Wcześniejszy zakup kasy on-line – możliwość skorzystania z ulgi na zakup kas

Tomasz Krywan
Przedsiębiorca prowadzący restaurację kupił w grudniu 2019 kasę rejestrującą on-line (która zastąpiła dotychczas stosowaną, z papierowym zapisem kopii) i rozpoczął w niej ewidencję.
Czy może skorzystać z ulgi na wymianę starej kasy na kasę on-line w deklaracji VAT-7 za grudzień?

Przedsiębiorca prowadzący restaurację kupił w grudniu 2019 kasę rejestrującą on-line (która zastąpiła dotychczas stosowaną, z papierowym zapisem kopii) i rozpoczął w niej ewidencję.


Naprawa części do pojazdów silnikowych a obowiązek posiadania kasy on-line

Marcin Szymankiewicz
Przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą sklasyfikowaną jako PKD 45.20.Z Konserwacja i naprawa pojazdów samochodowych z wyłączeniem motocykli. Polega ona jednak jedynie na naprawie części do pojazdów silnikowych (a nie samych pojazdów). Przedsiębiorca posiada kasę fiskalną, ponieważ wykonuje także usługi na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.
Czy od 1.01.2020 musi mieć kasę on-line, umożliwiającą przesyłanie danych do Centralnym Repozytorium Kas?

Przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą sklasyfikowaną jako PKD 45.20.Z Konserwacja i naprawa pojazdów samochodowych z wyłączeniem motocykli. Polega ona jednak jedynie na naprawie części do pojazdów silnikowych (a nie samych pojazdów).


Kasy rejestrujące

Brak technicznej możliwości zmiany liter na kasie fiskalnej – czy konieczna jest wymiana kasy

Marcin Szymankiewicz
Spółka użytkuje w swoim sklepie kasę rejestrującą kupioną w 2008, spełniającą warunki § 56 rozporządzenia MF z 29.04.2019 w sprawie kas rejestrujących. Kasa ma na stałe ustawione oznaczenia literowe stawek podatku od A do G. Są one zgodne z wymogami rozporządzenia, z wyjątkiem litery G, której przypisana jest stawka zw (zwolnienie). Nie można usunąć tego oznaczenia ani dodać kolejnego, z literą E. Spółka nie sprzedaje towarów zwolnionych z VAT, więc na paragonach nie występuje ta pozycja. Czy musi wymienić używaną kasę na nową?

Spółka użytkuje w swoim sklepie kasę rejestrującą kupioną w 2008, spełniającą warunki § 56 rozporządzenia MF z 29.04.2019 w sprawie kas rejestrujących. Kasa ma na stałe ustawione oznaczenia literowe stawek podatku od A do G. Są one zgodne z wymogami rozporządzenia, z wyjątkiem litery G, której przypisana jest stawka zw (zwolnienie). Nie można usunąć tego oznaczenia ani dodać kolejnego, z literą E. Spółka nie sprzedaje towarów zwolnionych z VAT, więc na paragonach nie występuje ta pozycja. Czy musi wymienić używaną kasę na nową?

W myśl § 3 ust. 1 przywołanego rozporządzenia MF z 29.04.2019 (DzU poz. 816) podatnicy prowadzą ewidencję każdej czynności sprzedaży przy użyciu kas nabytych w okresie obowiązywania potwierdzenia, że kasa spełnia zarówno funkcje wymienione odpowiednio w art. 111 ust. 6a lub w art. 145a ust. 2 ustawy o VAT, jak i wymagania techniczne (kryteria i warunki techniczne) dla kas.


Kasy rejestrujące

Moment zaewidencjonowania w kasie fiskalnej zaliczki wpłaconej na rachunek bankowy

Marcin Szymankiewicz
Spółka otrzymuje na rachunek bankowy zaliczki, które ewidencjonuje w kasie fiskalnej.
W jakim momencie taka zaliczka powinna zostać zarejestrowana w kasie?

Elektroniczny paragon dla nabywcy

Marcin Szymankiewicz
Mam kasę fiskalną on-line. Czy muszę wydawać klientom paragony papierowe?

Kasy rejestrujące

Obowiązek przeszkolenia pracowników do obsługi kas rejestrujących

Marcin Szymankiewicz
Spółka zatrudniła nowego pracownika do obsługi kasy fiskalnej.
Czy powinien zostać przeszkolony z zasad jej stosowania?

Spółka zatrudniła nowego pracownika do obsługi kasy fiskalnej.

Czy powinien zostać przeszkolony z zasad jej stosowania?

Obowiązek taki wynika z rozporządzenia MF z 29.04.2019 w sprawie kas rejestrujących (DzU poz. 816), zgodnie z którym podatnik jest obowiązany zapoznać osobę prowadzącą u niego ewidencję, przed rozpoczęciem jej prowadzenia oraz bez względu na sposób i formę powierzenia tej osobie prowadzenia ewidencji, z informacją o zasadach ewidencji obejmującą podstawowe zasady prowadzenia ewidencji i wystawiania paragonu fiskalnego oraz skutki ich nieprzestrzegania.


Przepisy wykonawcze

Jak skorzystać z ulgi na zakup kas fiskalnych on-line

Łukasz Grzegorczyk
Od 1.05.2019 ulgą na zakup kas rejestrujących objęte są wyłącznie urządzenia fiskalne nowej generacji. Nie zmienił się limit odliczenia, a warunki i tryb korzystania z ulgi, a także kwestie ew. późniejszego zwrotu odliczonych kwot określa nowe rozporządzenie MF.

Rozporządzenie MF

Sposób prowadzenia ewidencji w kasach fiskalnych – nowe obowiązki

Łukasz Grzegorczyk
Przy okazji wprowadzenia kas rejestrujących on-line od 1.05.2019 zmodyfikowano też obowiązki podatników związane z używaniem kas – m.in. w zakresie wystawiania paragonów i serwisowania urządzeń fiskalnych.

Przy okazji wprowadzenia kas rejestrujących on-line od 1.05.2019 zmodyfikowano też obowiązki podatników związane z używaniem kas – m.in. w zakresie wystawiania paragonów i serwisowania urządzeń fiskalnych.

Zgodnie ze znowelizowaną ustawą o VAT od 1.05.2019 do ewidencji sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych mają być używane tzw. kasy rejestrujące on-line, które stopniowo wyprą dotychczasowe kasy z papierowym bądź elektronicznym zapisem kopii.


VAT

Kasy fiskalne on-line – dla kogo i od kiedy

Krzysztof Hałub
Tradycyjne kasy rejestrujące zostaną zastąpione przez kasy on-line. Nie nastąpi to jednak od razu, lecz stopniowo, w ciągu kilku lat.

Kasy rejestrujące

Rezygnacja z ewidencjonowania usług dowozu pracowników w kasie rejestrującej

Tomasz Krywan
Spółka oferuje swoim pracownikom dowóz do miejsca pracy. Korzystający z tej możliwości obciążani są częścią ponoszonych przez nią kosztów (w drodze potrącenia z wynagrodzenia). Świadczenie usług dowozu spółka ewidencjonuje za pomocą kasy rejestrującej.
Czy może z tego zrezygnować?

Ewidencja sprzedaży w kasach fiskalnych on-line

Łukasz Grzegorczyk
Miejsce dotychczasowych kas rejestrujących stopniowo będą zajmować tzw. kasy on-line, pozwalające na automatyczne przesyłanie danych do centralnego systemu teleinformatycznego prowadzonego przez Szefa KAS.

Zmiany w zasadach rejestracji obrotu za pomocą kas wprowadza nowelizacja ustawy o VAT[1], która weszła w życie 1.05.2019 r.

Ustawa o VAT nakłada na podatników obowiązek ewidencjonowania za pomocą kas rejestrujących sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych. Od kilku miesięcy trwały prace nad wprowadzeniem istotnych zmian dotyczących tego obowiązku i samych kas fiskalnych. W efekcie powstały przepisy wpisujące się w kanon cyfryzacji i centralnego gromadzenia danych, jaki w ostatnich latach zaczyna dominować w naszym kraju w sferze podatków. Warto przy tym nadmienić, że podobne rozwiązania z powodzeniem funkcjonują w innych państwach UE, m.in. w Chorwacji, Bułgarii czy na Węgrzech.


Ewidencja sprzedaży

Zmiany w zwolnieniach od kas rejestrujących w 2019

Tomasz Krywan
Zlikwidowano kilka dotychczasowych zwolnień z obowiązku rejestracji obrotu w kasach fiskalnych (m.in. dla firm sprzątających, flisaków i dorożkarzy), wprowadzając nowe – dla kół gospodyń wiejskich.

Kasy rejestrujące

Rezygnacja przez biuro rachunkowe z ewidencjonowania obrotu w kasie fiskalnej

Krzysztof Hałub
Biuro rachunkowe, które kierując się błędnymi wyjaśnieniami fiskusa, w 2015 kupiło kasę rejestrującą i prowadzi ewidencję usług księgowych świadczonych na rzecz nieprzedsiębiorców, wciąż jeszcze może zrezygnować ze stosowania kasy – w dowolnym miesiącu.

Kasy rejestrujące

Rozpoczęcie działalności objętej obowiązkiem ewidencjonowania a dalsze zwolnienie od kas pozostałej sprzedaży

Tomasz Krywan
Osoba fizyczna (psycholog) w ramach działalności gospodarczej świadczy usługi konsultacji psychologicznych. Nie ma kasy fiskalnej, bo jej sprzedaż na rzecz osób prywatnych nie przekracza 20 tys. zł. Zamierza rozszerzyć działalność o świadczenie usług przewozu osób taksówką. Tego rodzaju usługi muszą być bezwzględnie ewidencjonowane w kasie fiskalnej.
Czy w związku z tym będzie musiała ewidencjonować także usługi konsultacji psychologicznych?

Rozporządzenie

Jakie warunki muszą spełniać kasy fiskalne on-line

Każda kasa fiskalna umożliwi przekaz danych za pośrednictwem internetu lub sieci teleinformatycznej i będzie współpracować z terminalem płatniczym transakcji bezgotówkowych.

Logowanie

email:

hasło:

 

 

Logowanie za pomocą emaila

Jeżeli nie pamiętasz hasła albo nie masz konta, to wyślemy na Twój email wiadomość weryfikującą. Po kliknięciu w link z emaila będziesz zalogowany na urządzeniu do chwili wylogowania.

email:

Klikając w poniższy link zgadzasz się na zapisanie podanych w formularzu danych i wykorzystywanie ich zgodnie z polityką przetwarzania danych dostępną w dokumencie ⇒Polityka przetwarzania danych osobowych (RODO)⇐

 

Logowanie do za pomocą emaila

Sprawdzanie danych....