Mimo kontynuacji zatrudnienia trzeba założyć nową teczkę personalną

Renata Majewska Biuro Kadr i Płac

Jeśli po 31.12.2018 zakończy się umowa o pracę zawarta przed tą datą i od następnego dnia strony nawiążą kolejny stosunek pracy, pracodawca musi założyć nowe akta osobowe – wynika z interpretacji MRPiPS z 9.05.2019.

Nie można w tej sytuacji kontynuować prowadzenia teczki personalnej poświęconej pierwszemu angażowi, ponieważ dokumentacja kadrowa obu umów podlega różnym okresom przechowywania (z pierwszej umowy – 50 lat od ustania zatrudnienia, a z następnej – 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ulegnie rozwiązaniu bądź wygaśnięciu). Jednak choćby 1-dniowa przerwa między angażami zmienia wszystko.

Pracownik zawarł z firmą A umowę o pracę na czas określony od 1.01.2018 do 31.05.2019. Bezpośrednio po jej zakończeniu (bez dnia przerwy), tj. od 1.06.2019, podpisał z tym samym pracodawcą kolejną umowę o pracę na czas określony 6 mies. Czy można kontynuować akta osobowe utworzone dla pierwotnego stosunku pracy?

Według powołanego stanowiska MRPiPS nie ma takiej możliwości, trzeba założyć nową teczkę personalną dla stosunku pracy rozpoczynającego się od 1.06.2019.

  • Kp – Kodeks pracy
  • MRPiPS – Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej

W razie ponownego nawiązania stosunku pracy z tą samą osobą podczas biegu 10-letniego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej (licząc od końca roku kalendarzowego ustania zatrudnienia) pracodawca kontynuuje prowadzenie „starej” dokumentacji pracowniczej (składa się ona z akt osobowych i dokumentacji indywidualnej).

Reguła ta, określona w art. 945 Kp, dotyczy pracowników zatrudnionych począwszy od 1.01.2019, a następnie zwolnionych z pracy i ponownie przyjętych (są to pracownicy obowiązkowo objęci 10-letnim okresem przechowywania dokumentacji pracowniczej). Okres przechowywania kontynuowanej teczki personalnej wynosi 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustanie ostatni stosunek pracy zawarty między stronami.

Osoby zatrudnione między 1.01.1999 a 31.12.2018 określa się mianem pracowników przejściowych. Ich dokumentację pracowniczą przechowuje się przez 50 lat od ustania zatrudnienia. Jednak jeśli pracodawca złoży za nich do ZUS raporty informacyjne ZUS RIA, okres przechowywania dokumentacji skróci się do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym za daną osobę zostanie złożony raport ZUS RIA.

Zgodnie z przepisem przejściowym (art. 9) nowelizacji Kp z 10.01.2018 (DzU poz. 357, dalej nowelizacja) ponowne nawiązanie stosunku pracy z tym samym pracownikiem, z którym poprzedni stosunek pracy trwał 1.01.2019, powoduje obowiązek kontynuacji dokumentacji założonej dla pierwszego angażu (w tym akt osobowych) – pod warunkiem że płatnik złożył za niego ZUS RIA przy wyrejestrowaniu z ubezpieczeń pierwszej umowy.

Jeżeli tak się stało, okres przechowywania tej dokumentacji wynosi 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustanie nowy stosunek pracy łączący strony. Gdy płatnik nie zgłosi za danego pracownika przejściowego raportu ZUS RIA, okres przechowywania dla pierwszej umowy o pracę wynosi 50, a dla drugiej – 10 lat. Wtedy obowiązkowo trzeba rozpocząć prowadzenie nowej dokumentacji pracowniczej.

Pracodawcy mają wątpliwości co do stosowania zasady z art. 9 nowelizacji w sytuacji opisanej w przykładzie, gdy pierwsza umowa o pracę z pracownikiem przejściowym zakończyła się np. 31.05.2019, a drugą umowę strony nawiązały od 1.06.2019. Szkopuł w tym, że w razie kontynuacji zatrudnienia (zawarcie kolejnej umowy bezpośrednio po poprzedniej, bez dnia przerwy) płatnik zgodnie z wyjaśnieniami ZUS nie ma obowiązku wyrejestrowania tej osoby z ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych w związku z rozwiązaniem pierwszej umowy o pracę.

W konsekwencji nie jest możliwe złożenie raportu informacyjnego, ponieważ zgodnie z art. 41b pkt 1 usus płatnik składek przekazuje raport informacyjny za ubezpieczonego wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń w przypadku wyrejestrowania z ubezpieczeń po złożeniu oświadczenia [ZUS OSW – przyp. red.]. Powyższe oznacza, iż powołany wyżej art. 9 nie ma w tym przypadku zastosowania i pracodawca jest zobowiązany założyć nową dokumentację pracowniczą dla ostatniego stosunku pracy – czytamy w interpretacji resortu pracy.

Gdyby jednak w okolicznościach wskazanych w przykładzie między umowami wystąpiła choćby 1-dniowa przerwa (np. kolejną umowę strony podpisałyby od 3.06.2019), sytuacja ulega zmianie. Wówczas płatnik mógłby za tego pracownika złożyć raport ZUS RIA z racji jego wyrejestrowania z ubezpieczeń z tytułu poprzedniej umowy i w konsekwencji dla drugiego angażu mógłby kontynuować prowadzenie poprzedniej dokumentacji, w tym teczki personalnej.

Więcej na temat: „Prawo Pracy”
Stanowisko UODO

Pracodawcy nadal nie mogą badać pracowników alkomatem

Jadwiga Sztabińska
Wykluczone jest samodzielne sprawdzanie przez pracodawcę stanu trzeźwości zatrudnionych. Niedopuszczalne są też kontrole wyrywkowe. I to mimo zmiany przepisów Kp.

Temat miesiąca

Dokumentacja pracownicza (cz. III) – zawartość akt osobowych i dokumentacji indywidualnej

Renata Majewska
Dokumenty zebrane podczas rekrutacji i trwania zatrudnienia pracodawca gromadzi częściowo w aktach osobowych (tzw. teczkach personalnych), a częściowo w tzw. dokumentacji indywidualnej przechowywanej poza aktami osobowymi.

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej (akt osobowych i dokumentacji indywidualnej) regulują art. 221, 221a i 221b Kp oraz wydane na jego podstawie nowe rozporządzenie MRPiPS z 10.12.2018 w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU poz. 2369, dalej rdp).


Prawo pracy

Prawo do świadczenia urlopowego weryfikowane na ostatni dzień przed wypoczynkiem

Renata Majewska
Przedsiębiorstwo zatrudniające 45 osób wypłaca świadczenia urlopowe. Jeden z zatrudnionych na pełnym etacie wziął urlop wypoczynkowy od 17.06.2019 do 30.06.2019. Świadczenie urlopowe dostał w piątek 14.06.2019. Dopiero pod koniec czerwca 2019 dowiedzieliśmy się o obniżeniu mu wymiaru czasu pracy do 1/2 etatu, począwszy od 1.07.2019.
Czy można domagać się od niego zwrotu połowy świadczenia, skoro jest ono proporcjonalne do wymiaru czasu pracy? A może istotne jest, że pracownik przeszedł na 1/2 etatu już po zakończeniu wypoczynku? Jeśli nie odda połowy świadczenia, to czy należy od niej odprowadzić składki społeczne i zdrowotne?

Praca, świadczenia i ubezpieczenia

Odszkodowanie za nieuzasadnione wypowiedzenie umowy o pracę bez PIT

Marcin Szymankiewicz
Pracownica – zatrudniona w firmie od 1.09.2008 r. na umowę o pracę na czas nieokreślony – wróciła 1.10.2018 r. do pracy po zwolnieniu lekarskim i otrzymała 3-miesięczne wypowiedzenie z powodu redukcji etatu. Koniec okresu wypowiedzenia upłynął 31.01.2019 r. Dowiedziała się jednak, że na jej miejsce została zatrudniona inna osoba, która przejęła jej obowiązki, zatem redukcji etatu nie było. Złożyła więc pozew o wypłatę odszkodowania w wysokości trzech miesięcznych pensji z tytułu niezgodnego z prawem wypowiedzenia umowy o pracę.
Sąd uznał rozwiązanie stosunku pracy za wypowiedzeniem za niezgodne z prawem i zasądził na jej rzecz odszkodowanie w żądanej wysokości. Nie odwołaliśmy się od wyroku i wypłaciliśmy odszkodowanie, nie potrącając zaliczki na PIT.
Czy postąpiliśmy prawidłowo?

Sąd uznał rozwiązanie stosunku pracy za wypowiedzeniem za niezgodne z prawem i zasądził na jej rzecz odszkodowanie w żądanej wysokości. Nie odwołaliśmy się od wyroku i wypłaciliśmy odszkodowanie, nie potrącając zaliczki na PIT.

Czy postąpiliśmy prawidłowo?


Zmiany w Kodeksie pracy od 7.09.2019 r.

Jadwiga Sztabińska
Za wydanie świadectwa pracy po terminie pracodawca zapłaci grzywnę od 1 tys. do 30 tys. zł. Jeśli dopuści się mobbingu, pracownik może zażądać odszkodowania nie tylko po ustaniu zatrudnienia, lecz także w jego trakcie.

To tylko dwie z kilku nowości, które wejdą w życie 7.09.2019 r., a wynikają z ustawy z 16.05.2019 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw.


Prawo pracy i ubezpieczeń społecznych w orzecznictwie SN

Magdalena Januszewska

Nie trzeba najpierw stosować kar porządkowych, aby dyscyplinarnie zwolnić pracownika. Pracodawca nie powinien jednak ignorować niekompetencji zatrudnionego, bo potem trudno będzie uzasadnić rozwiązanie umowy o pracę w tym trybie – wyrok SN z 21.03.2019 r. (II PK 315/17).


Obowiązki bhp

Pracodawca może przekazać bon na posiłek zamiast gorącego dania czy prowiantu

Renata Majewska
Od 9.07.2019 przedsiębiorcy mają więcej swobody w zapewnieniu posiłków profilaktycznych zatrudnionym w szczególnych warunkach.

Prawo pracy

Świadectwo pracy bez imion rodziców

Renata Majewska
Od 29.06.2019 obowiązuje nowy pomocniczy wzór tego najważniejszego dokumentu prawa pracy.

Zmiany w prawie pracy

Mniej biurokracji w obowiązkach bhp

Renata Majewska
Z końcem czerwca 2019 zrezygnowano z obowiązkowych pieczątek pracodawcy na dokumentach bhp i zmniejszyła się liczba podawanych tam danych osobowych pracowników.

Temat miesiąca

Dokumentacja pracownicza (cz. II ) – o co można pytać kandydata do pracy

Renata Majewska
Od 4.05.2019 osoby ubiegającej się o zatrudnienie nie wolno pytać o imiona rodziców, a o wykształcenie, kwalifikacje i doświadczenie zawodowe – jedynie jeśli są wymagane na oferowanym stanowisku.

Prawo pracy

Trudno uniknąć wstępnego szkolenia bhp przy zmianie miejsca pracy

Renata Majewska
Osoba zatrudniona na stanowisku biurowym odeszła z pracy na mocy porozumienia stron. U dotychczasowego pracodawcy przeszła wstępne szkolenie bhp i okresowe, a kolejne wyznaczono na czerwiec 2023.
Czy w nowym miejscu pracy znowu musi odbyć stanowiskowe szkolenie bhp? Dawny pracodawca nie ma nic wspólnego z nowym (nie dochodzi do przejęcia zakładu pracy).

Prawo pracy

Urlop wypoczynkowy po zmianie wielkości etatu i ustaniu zatrudnienia w trakcie roku

Jadwiga Sztabińska
Pracownik jest uprawniony do 26 dni urlopu wypoczynkowego. W styczniu i lutym był zatrudniony na cały etat, od 1 marca – na 4/5 etatu, a od 1 czerwca – na 1/2. Jego umowa o pracę zakończy się 31.07.2019.
Ile należy mu się urlopu do tego dnia?

Prawo pracy

Ochrona danych osobowych pracowników i kandydatów do pracy – zmiany od 4.05.2019

Renata Majewska
Zmodyfikowano zakres informacji, jakich może żądać pracodawca od osoby ubiegającej się o posadę i już zatrudnionej. Jasno określono też, w jaki sposób pozyskiwać dane w celu weryfikacji uprawnień do świadczeń socjalnych.

Temat miesiąca

Dokumentacja pracownicza (cz. I) – nowe zasady

Renata Majewska
Od 1.01.2019 pracodawcy prowadzą i przechowują dokumentację personalną według nowych reguł. Muszą przy tym uwzględniać aktualne – obowiązujące od 4.05.2019 – przepisy o ochronie danych osobowych.

Zasadnicze zmiany w tym zakresie od 1.01.2019 wprowadziło nowe rozporządzenie MRPiPS z 10.12.2018 w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU poz. 2369, dalej rdp).

Obecnie reguluje ono kwestie gromadzenia w trakcie stosunku pracy i przechowywania po ustaniu zatrudnienia dwóch członów dokumentacji pracowniczej – akt osobowych oraz tzw. dokumentacji ze stosunku pracy (indywidualnej).


Logowanie

email:

hasło:

 

 

Logowanie za pomocą emaila

Jeżeli nie pamiętasz hasła albo nie masz konta, to wyślemy na Twój email wiadomość weryfikującą. Po kliknięciu w link z emaila będziesz zalogowany na urządzeniu do chwili wylogowania.

email:

Klikając w poniższy link zgadzasz się na zapisanie podanych w formularzu danych i wykorzystywanie ich zgodnie z polityką przetwarzania danych dostępną w dokumencie ⇒Polityka przetwarzania danych osobowych (RODO)⇐

 

Logowanie do za pomocą emaila

Sprawdzanie danych....