Lista obecności pracowników – czy jest konieczna

Renata Majewska Biuro Kadr i Płac

Spółka zatrudnia 23 pracowników.
Czy trzeba prowadzić dla nich listy obecności? Wprawdzie spółka ma taki dokument, ale zatrudnieni zaniedbują jego wypełnianie.
Jeśli nie ma obowiązku prowadzenia listy, to jakie rozwiązanie można zastosować w zamian?

Zwykle używane w zakładach pracy listy obecności nie są powszechnie wymaganym przez prawo pracy dokumentem ewidencjonowania pracy załogi i jej organizacji. Pracodawca ma prawo ograniczyć się do regularnego sporządzania ewidencji czasu pracy zatrudnionych.

  • MPiPS – Minister Pracy i Polityki Społecznej
  • Kp – Kodeks pracy
  • SA – Sąd Apelacyjny
  • SN – Sąd Najwyższy

Pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników musi określić w regulaminie pracy organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki stron. W regulaminie tym ustala m.in.:

  • organizację pracy oraz warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu,
  • przyjęty w zakładzie sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy (art. 104 i art. 1041 § 1 pkt 1 i 9 Kp).

Taki sam obowiązek spoczywa na pracodawcy angażującym co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników, jeśli działająca u niego zakładowa organizacja związkowa (zoz) złożyła wniosek o utworzenie regulaminu pracy.

Pozostałe zakłady pracy zatrudniające poniżej 50 pracowników (niemające zoz lub mające, ale gdy nie zgłosiła ona stosownego wniosku) nie muszą ustanawiać regulaminu pracy. Jednak w zamian przekazują każdemu pracownikowi rozszerzoną informację o warunkach zatrudnienia zawierającą:

  • 5 podstawowych warunków zatrudnienia (zamieszczanych w każdej informacji o warunkach zatrudnienia):
    • wymiar urlopu wypoczynkowego,
    • długość okresu wypowiedzenia,
    • częstotliwość wypłaty wynagrodzenia,
    • dobową i tygodniową normę czasu pracy,
    • ew. fakt objęcia pracownika układem zbiorowym pracy,
  • 3 dodatkowe warunki zatrudnienia podawane wyłącznie przez pracodawców niezobowiązanych do wprowadzenia regulaminu pracy:
    • porę nocną,
    • miejsce, termin i czas wypłaty wynagrodzenia,
    • przyjęty w firmie sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy (art. 29 § 3 Kp).

Lista obecności jest dokumentem powszechnie używanym do potwierdzania przez zatrudnionych faktu przybycia i wyjścia z pracy oraz obecności w pracy u wszystkich pracodawców (zobowiązanych i niezobowiązanych do wydawania regulaminu pracy). Zwyczajowo obejmuje ona cykle miesięczne z podziałem na poszczególne dni robocze, widnieje na niej imię i nazwisko pracownika, miejsce na złożenie przez niego podpisu pełnego lub parafki i ew. podanie przyczyny nieobecności.

Lista obecności jest też bazą do prowadzenia prawidłowej ewidencji czasu pracy zatrudnionego, a ściślej mówiąc karty ewidencji czasu pracy.

Kartę ewidencji czasu pracy pracodawca ma obowiązek założyć imiennie dla każdego pracownika, wpisując w niej:

  • pracę w poszczególnych dobach, w tym w niedzielę i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy,
  • dyżury,
  • urlopy,
  • zwolnienia od pracy,
  • inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy,
  • jeśli chodzi o pracowników młodocianych także czas ich pracy przy pracach im wzbronionych, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przygotowania zawodowego (§ 8 pkt 1 rozporządzenia MPiPS z 29.05.1996 w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, DzU z 2017 poz. 894).

Ponadto wprowadzenie w zakładzie pracy listy obecności i obowiązek jej codziennego wypełniania przez pracowników świadczą o podporządkowaniu ich pracodawcy w procesie pracy, co stanowi konstytutywną cechę stosunku pracy. W razie sporu o ustalenie istnienia stosunku pracy sąd bada m.in. tę okoliczność i w konsekwencji może ona przeważyć w rozstrzygnięciu (zob. np. wyrok SA w Szczecinie z 4.12.2014, III AUa 264/14).

Pracodawca, o którym mowa w pytaniu, należy do małych, niezobowiązanych do tworzenia regulaminu pracy, który podstawowe kwestie organizacyjne procesu pracy określa w rozszerzonej informacji o warunkach zatrudnienia. Jeśli w tym trybie nałożył obowiązek codziennego wypełniania przez pracowników list obecności, ci mają obowiązek realizować takie polecenie. Gdy je ignorują, pracodawca ma prawo wyciągać wobec nich konsekwencje (upomnienie, nagana, a nawet rozwiązanie stosunku pracy za wypowiedzeniem). Potwierdził to SN w wyroku z 7.02.2006 (I PK 221/06): Odmowa podporządkowania się poleceniom pracodawcy dotyczącym organizacji i sposobu wykonania umówionego rodzaju pracy stanowi uzasadnioną przyczynę wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę.

Zdarza się, że wprowadzony w zakładzie pracy obowiązek wypełniania listy obecności jest zaniedbywany zarówno przez zatrudnionych, jak i służby kadrowe pracodawcy, stanowiąc kłopotliwe obciążenie dla obu stron. Pracodawca może wówczas zrezygnować w ogóle z list obecności, a poprzestać jedynie na codziennym wypełnianiu indywidualnych kart ewidencji czasu pracy. Wówczas należy je jednak sporządzać z większą dokładnością, zaznaczając w nich ew. spóźnienia do pracy i wcześniejsze wyjścia.

O zmianie sposobu potwierdzania przybycia i opuszczenia miejsca pracy oraz obecności w zakładzie pracy pracodawca powinien powiadomić pracowników w sposób przyjęty w firmie. Nie musi tego robić indywidualnie, aktualizując rozszerzoną informację o warunkach zatrudnienia. Kp nie nakazuje bowiem każdorazowej korekty takiej informacji w razie zmiany jakichkolwiek danych w niej zamieszczonych.

Aktualizacja informacji jest niezbędna tylko w razie zmiany 4 podstawowych warunków zatrudnienia (wymiaru urlopu wypoczynkowego, długości okresu wypowiedzenia, obowiązującej pracownika dobowej i/lub tygodniowej normy czasu pracy, częstotliwości wypłaty wynagrodzenia). Wystarczy więc, gdy o rezygnacji z listy obecności pracodawca poinformuje pracowników w sposób u niego przyjęty, np. zamieszczając obwieszczenie na tablicy ogłoszeń przy dziale kadr czy przez intranet.

Więcej na temat: „Prawo Pracy”
Dokumentacja pracownicza

Nowy wzór świadectwa pracy

Renata Majewska
Treść świadectwa pracy została dostosowana do zmienionych przepisów Kp, dotyczących m.in. trybu wydawania i sprostowania tego dokumentu.

Obowiązujące od 7.09.2019 rozporządzenie MRPiPS z 30.08.2019 zmieniające rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy (DzU poz. 1709) wprowadza nowy pomocniczy wzór tego dokumentu.

Z treści rozporządzenia MPiPS z 30.12.2016 w sprawie świadectwa pracy (DzU z 2018 poz. 1289) usunięto (bądź zmieniono) ponadto kilka przepisów sprzecznych z nowymi regulacjami Kp.


Prawo pracy

Kwoty wolne od potrąceń egzekucyjnych w ostatnim kwartale 2019

Renata Majewska
Od października wzrosły minima pozostawiane pracownikom-dłużnikom, którzy nie podlegają uldze „zerowy PIT”.

Kwota wolna to minimalna suma, jaką pracodawca musi wysłać na rachunek bankowy lub wypłacić „do ręki” pracownikowi, z którego wynagrodzenia dokonuje obowiązkowych bądź dobrowolnych potrąceń (egzekucyjnych albo pozaegzekucyjnych). Jest to odpowiedni odsetek minimalnej płacy netto:

  • dla obligatoryjnych potrąceń świadczeń niealimentacyjnych – 100%, dla zaliczek pieniężnych – 75% i dla kar pieniężnych – 90%,
  • dla dobrowolnych potrąceń na rzecz pracodawcy – 100%, a na rzecz osób trzecich – 80%.

Praca, świadczenia i ubezpieczenia

Jakie dokumenty są potrzebne zatrudniającemu do pobrania składki związkowej

Jadwiga Sztabińska
Związek zawodowy przysłał wniosek o potrącanie składki członkowskiej za osobę zatrudnioną na zlecenie. Nie mamy jednak zgody tej osoby na dokonywanie potrąceń.
Czy zawsze jest ona konieczna?

Praca, świadczenia i ubezpieczenia

Terminy zapisywania do PPK osób zatrudnionych w podmiocie 250+

Renata Majewska
Spółka 31.12.2018 r. zatrudniała ponad 250 osób. Od 1.07.2019 r. została zatem objęta ustawą o pracowniczych planach kapitałowych (PPK). Umowę o zarządzanie PPK planuje podpisać na początku października 2019 r., a umowę o prowadzenie PPK – pod koniec tego miesiąca. Wiem, że osoby zatrudnione 1.07.2019 r. przystępują do PPK najpóźniej 12.11.2019 r.
Od kiedy uczestnikami programu stają się przyjmowani do pracy po 1.07.2019 r.?

Nowości w Kodeksie pracy

Pracownik łatwiej udowodni dyskryminację i uzyska świadectwo pracy

Magdalena Januszewska
7.09.2019 weszło w życie kilka zmian Kp, m.in. dotyczących dochodzenia roszczeń z tytułu mobbingu, ochrony zatrudnienia i sprostowania świadectwa pracy.

Wskaźniki i świadczenia

Od 1.09.2019 zmalały refundacje

Renata Majewska
Pracodawcy otrzymają niższe dopłaty za szkolenie pracowników podczas kryzysu oraz zatrudnienie bezrobotnych i niepełnosprawnych.

Prawo pracy

Czy świadczenie urlopowe przysługuje także przy zaległym urlopie

Jadwiga Sztabińska
Nasza firma wypłaca świadczenia urlopowe. W regulaminie nie ma zapisów o tym, czy w 14 dniach urlopowych, których wykorzystanie jest konieczne do uzyskania świadczenia, muszą być tylko dni z bieżącego urlopu, czy mogą być też z zaległego.
Czy w takim razie świadczenie trzeba wypłacić, jeśli pracownik realizuje wyłącznie urlop zaległy?

Regularnie wypłacana premia uznaniowa zwiększa odprawę emerytalną

Renata Majewska
Pracownica od 22.02.2017 do 19.09.2017 przebywała na zwolnieniu lekarskim, a od 20.09.2017 do 5.10.2017 na zaległym urlopie wypoczynkowym. Następnie 6.10.2017 rozwiązała umowę o pracę z własnej inicjatywy, z powodu przejścia na emeryturę. Przysługiwały jej wówczas płaca zasadnicza w stałej stawce miesięcznej 2500 zł brutto oraz miesięczne premie uznaniowe. Poprzednia księgowa obliczyła jej odprawę emerytalną tylko w kwocie 2500 zł brutto, pomijając premie. Nie cofnęła się do wcześniejszych miesięcy poprzedzających ustanie zatrudnienia, kiedy zatrudniona uzyskiwała premie (w grudniu 2016, styczniu i lutym 2017 łącznie 700 zł). Podczas kontroli inspektor pracy podważył takie postępowanie. Ocenił premie jako regularne, zwyczajowo wypłacane wszystkim pracownikom i zakwalifikował jako roszczeniowe, nakazując przyjmować je do podstawy urlopowej jako składnik zmienny.
Czy należy wypłacić różnicę po takim czasie? Co z odsetkami?

Praca, świadczenia i ubezpieczenia

Odwołany urlop a wypłata dofinansowania do „wczasów pod gruszą”

Renata Majewska
Firma, zatrudniająca ponad 100 osób, prowadzi zfśs. Regulamin socjalny przewiduje wypłatę dofinansowania do „wczasów pod gruszą”. Mogą się o nie starać pracownicy, którzy złożą wniosek o urlop wypoczynkowy obejmujący co najmniej 10 kolejnych dni kalendarzowych. Zgodnie z tym regulaminem „gruszowe” wypłacamy w ciągu 14 dni po powrocie uprawnionego do pracy i przedstawieniu przez niego jakiegokolwiek rachunku potwierdzającego koszty takich wakacji, w kwocie od 800 do 1500 zł brutto na rodzinę – w zależności od progu dochodowego. Jeden z zatrudnionych zgłosił podanie o urlop odpowiedniej długości (od 12.08.2019 do 25.08.2019 r.), ale potem został z niego przez pracodawcę odwołany – od 19.08.2019 r. – z ważnych powodów.
Czy należy mu się to świadczenie?

Stanowisko UODO

Pracodawcy nadal nie mogą badać pracowników alkomatem

Jadwiga Sztabińska
Wykluczone jest samodzielne sprawdzanie przez pracodawcę stanu trzeźwości zatrudnionych. Niedopuszczalne są też kontrole wyrywkowe. I to mimo zmiany przepisów Kp.

Temat miesiąca

Dokumentacja pracownicza (cz. III) – zawartość akt osobowych i dokumentacji indywidualnej

Renata Majewska
Dokumenty zebrane podczas rekrutacji i trwania zatrudnienia pracodawca gromadzi częściowo w aktach osobowych (tzw. teczkach personalnych), a częściowo w tzw. dokumentacji indywidualnej przechowywanej poza aktami osobowymi.

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej (akt osobowych i dokumentacji indywidualnej) regulują art. 221, 221a i 221b Kp oraz wydane na jego podstawie nowe rozporządzenie MRPiPS z 10.12.2018 w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU poz. 2369, dalej rdp).


Prawo pracy

Mimo kontynuacji zatrudnienia trzeba założyć nową teczkę personalną

Renata Majewska
Jeśli po 31.12.2018 zakończy się umowa o pracę zawarta przed tą datą i od następnego dnia strony nawiążą kolejny stosunek pracy, pracodawca musi założyć nowe akta osobowe – wynika z interpretacji MRPiPS z 9.05.2019.

Prawo pracy

Prawo do świadczenia urlopowego weryfikowane na ostatni dzień przed wypoczynkiem

Renata Majewska
Przedsiębiorstwo zatrudniające 45 osób wypłaca świadczenia urlopowe. Jeden z zatrudnionych na pełnym etacie wziął urlop wypoczynkowy od 17.06.2019 do 30.06.2019. Świadczenie urlopowe dostał w piątek 14.06.2019. Dopiero pod koniec czerwca 2019 dowiedzieliśmy się o obniżeniu mu wymiaru czasu pracy do 1/2 etatu, począwszy od 1.07.2019.
Czy można domagać się od niego zwrotu połowy świadczenia, skoro jest ono proporcjonalne do wymiaru czasu pracy? A może istotne jest, że pracownik przeszedł na 1/2 etatu już po zakończeniu wypoczynku? Jeśli nie odda połowy świadczenia, to czy należy od niej odprowadzić składki społeczne i zdrowotne?

Praca, świadczenia i ubezpieczenia

Odszkodowanie za nieuzasadnione wypowiedzenie umowy o pracę bez PIT

Marcin Szymankiewicz
Pracownica – zatrudniona w firmie od 1.09.2008 r. na umowę o pracę na czas nieokreślony – wróciła 1.10.2018 r. do pracy po zwolnieniu lekarskim i otrzymała 3-miesięczne wypowiedzenie z powodu redukcji etatu. Koniec okresu wypowiedzenia upłynął 31.01.2019 r. Dowiedziała się jednak, że na jej miejsce została zatrudniona inna osoba, która przejęła jej obowiązki, zatem redukcji etatu nie było. Złożyła więc pozew o wypłatę odszkodowania w wysokości trzech miesięcznych pensji z tytułu niezgodnego z prawem wypowiedzenia umowy o pracę.
Sąd uznał rozwiązanie stosunku pracy za wypowiedzeniem za niezgodne z prawem i zasądził na jej rzecz odszkodowanie w żądanej wysokości. Nie odwołaliśmy się od wyroku i wypłaciliśmy odszkodowanie, nie potrącając zaliczki na PIT.
Czy postąpiliśmy prawidłowo?

Sąd uznał rozwiązanie stosunku pracy za wypowiedzeniem za niezgodne z prawem i zasądził na jej rzecz odszkodowanie w żądanej wysokości. Nie odwołaliśmy się od wyroku i wypłaciliśmy odszkodowanie, nie potrącając zaliczki na PIT.

Czy postąpiliśmy prawidłowo?


Zmiany w Kodeksie pracy od 7.09.2019 r.

Jadwiga Sztabińska
Za wydanie świadectwa pracy po terminie pracodawca zapłaci grzywnę od 1 tys. do 30 tys. zł. Jeśli dopuści się mobbingu, pracownik może zażądać odszkodowania nie tylko po ustaniu zatrudnienia, lecz także w jego trakcie.

To tylko dwie z kilku nowości, które wejdą w życie 7.09.2019 r., a wynikają z ustawy z 16.05.2019 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw.


Logowanie

email:

hasło:

 

 

Logowanie za pomocą emaila

Jeżeli nie pamiętasz hasła albo nie masz konta, to wyślemy na Twój email wiadomość weryfikującą. Po kliknięciu w link z emaila będziesz zalogowany na urządzeniu do chwili wylogowania.

email:

Klikając w poniższy link zgadzasz się na zapisanie podanych w formularzu danych i wykorzystywanie ich zgodnie z polityką przetwarzania danych dostępną w dokumencie ⇒Polityka przetwarzania danych osobowych (RODO)⇐

 

Logowanie do za pomocą emaila

Sprawdzanie danych....