Kto i na jakich zasadach może otrzymać zaświadczenie z urzędu skarbowego

Zgodnie z art. 306a § 1 Op organ podatkowy (naczelnik właściwego US) – właściwy rzeczowo i miejscowo w sprawach poszczególnych zobowiązań podatkowych – wydaje zaświadczenia na żądanie osoby ubiegającej się o nie ze względu na swój interes prawny w urzędowym potwierdzeniu określonych faktów lub stanu prawnego.

Zaświadczenie powinno być wydane bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 7 dni od daty złożenia wniosku o jego wydanie (względnie oświadczenia podatnika wyrażającego zgodę na wydanie zaświadczenia na żądanie osób trzecich).

Na żądanie wnioskodawcy zaświadczenie może być wydane na przedłożonym przez niego formularzu, pod warunkiem jednak, że jest możliwe zamieszczenie na nim przez organ podatkowy adnotacji dotyczącej opłaty skarbowej.

Zaświadczenie może być doręczone przez organ za pośrednictwem operatora pocztowego lub w formie dokumentu elektronicznego. Wówczas jest uwierzytelniane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym (§ 7 rozporządzenia MF z 29.12.2015 w sprawie zaświadczeń wydawanych przez organy podatkowe, DzU poz. 2355). Można je również odebrać w US (centrum obsługi) osobiście lub przez pełnomocnika (korzystając z usług pełnomocnika, trzeba pamiętać, że złożenie dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa w sprawie z zakresu administracji publicznej podlega opłacie skarbowej w wysokości 17 zł od każdego stosunku pełnomocnictwa).

Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach

Zaświadczenie o niezaleganiu przez przedsiębiorcę (podatnika) w podatkach lub stwierdzające stan jego zaległości podatkowych wydawane jest na formularzach ZAS-W, ZAS-P, ZAS-Z, ZAS-SC, zarówno na wniosek podatnika, jak i – za jego zgodą wyrażoną na piśmie, z podpisem urzędowo lub notarialnie poświadczonym albo w formie dokumentu elektronicznego – także na żądanie:

• kontrahentów prowadzących działalność gospodarczą,
• wspólników spółek osobowych (cywilnej, jawnej, partnerskiej, komandytowej lub ska),
• nabywców przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części.

Na wniosek samego podatnika w ww. zaświadczeniu podaje się również informacje w zakresie:

• prowadzenia w stosunku do niego postępowania:

• mającego na celu ujawnienie jego zaległości podatkowych i określenie ich wysokości,
• egzekucyjnego w administracji (także w zakresie innych niż podatkowe zobowiązań wnioskodawcy),
• w sprawach o przestępstwa lub o wykroczenia skarbowe,

• okresów, z których pochodzą zaległości i ich tytułów,
• podatków, których termin płatności został odroczony lub których płatność została rozłożona na raty.

Zaświadczenia o wysokości dochodu lub obrotu i o kondycji podatkowej

W zaświadczeniu dotyczącym wysokości dochodu lub obrotu danego podmiotu (podatnika), wydawanym na druku ZAS-DF (osoby fizyczne) lub ZAS-DP (osoby prawne) na wniosek tego podmiotu US stwierdza, czy wnioskodawca jest lub nie jest podatnikiem VAT, podatku akcyzowego oraz podatku dochodowego (we wszystkich formach opodatkowania), a także podaje wysokość dochodu/obrotu.

Zaświadczenie dotyczące kondycji podatkowej kontrahenta prowadzącego działalność gospodarczą wydawane jest na druku ZAS-KP, na wniosek jego partnera biznesowego. Obejmuje informacje nt.:

• złożenia lub niezłożenia przez podatnika deklaracji (względnie innego dokumentu), do którego złożenia był zobowiązany na podstawie przepisów podatkowych,
• ujęcia lub nieujęcia przez podatnika w złożonej deklaracji (ew. innym dokumencie) zdarzeń, do których ujęcia był zobligowany w oparciu o przepisy podatkowe,
• zalegania lub niezalegania przez podatnika w podatkach wynikających z deklaracji lub innego dokumentu, składanych na podstawie przepisów podatkowych.

Organ podatkowy na wniosek banku zamierzającego udzielić podatnikowi kredytu za pisemną zgodą tego podatnika wydaje zaświadczenia dotyczące jego wskazanych spraw podatkowych, w tym:

• deklaracji wykazujących zwrot podatku,
• o kwotach i terminach dokonywanych zwrotów,
• o zajęciach egzekucyjnych wierzytelności z tytułu zwrotu podatku.

Opłata skarbowa

Wydane przez organ podatkowy na wniosek zainteresowanego (podatnika, osoby trzeciej) zaświadczenie podlega opłacie skarbowej (art. 1 ust. 1 pkt 1 lit. b ustawy z 16.11.2006 o opłacie skarbowej, DzU z 2019 poz. 1000). Obowiązek jej zapłaty ciąży na osobach (fizycznych, prawnych i jednostkach organizacyjnych niemających osobowości prawnej) składających wniosek o wydanie zaświadczenia i powstaje z chwilą złożenia wniosku.

Zapłaty dokonuje się na rzecz prezydenta miasta, właściwego z uwagi na siedzibę naczelnika US wydającego zaświadczenie (w formie gotówkowej, w kasie urzędu miasta lub przelewem na rachunek bankowy tego urzędu). Opłata skarbowa może być również pobrana w drodze inkasa, przez wyznaczonych przez radę gminy inkasentów (np. US, urzędy pocztowe). Wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach lub stwierdzającego stan zaległości podlega opłacie w wysokości 21 zł/egz. Od pozostałych zaświadczeń opłata wynosi 17 zł.

Dowód uregulowania opłaty należy dołączyć do wniosku o wydanie zaświadczenia bądź dostarczyć do US w ciągu 3 dni od chwili powstania obowiązku zapłaty opłaty (tj. od daty złożenia wniosku). Dowód zapłaty może mieć formę wydruku potwierdzającego dokonanie operacji bankowej (§ 3 ust. 1 rozporządzenia MF z 28.09.2007 w sprawie zapłaty opłaty skarbowej, DzU nr 187 poz. 1330). Naczelnik US, wydając wnioskodawcy zaświadczenie, dokonuje na nim adnotacji potwierdzającej zapłatę opłaty skarbowej.

Opłata z tytułu wydania zaświadczenia podlega zwrotowi, jeżeli pomimo jej zapłacenia nie wydano zaświadczenia. Zwrot opłaty następuje na wniosek podmiotu, który ją uiścił na rzecz urzędu miasta – w gotówce lub na rachunek bankowy wnioskodawcy, po uprzednim wydaniu decyzji określającej wysokość tego zwrotu.

Opłaty za wydane przez organ podatkowy zaświadczenia stanowią dla wnioskodawcy koszt uzyskania przychodów. Wiążą się bowiem z prowadzeniem działalności gospodarczej. A zgodnie z art. 22 ust. 1 updof i art. 15 ust. 1 updop kosztami podatkowymi są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Opłaty te nie zostały również wymienione w katalogu wydatków nieuznanych za koszty podatkowe.