Krajowe podróże służbowe – ewidencja księgowa

Marek Barowicz

Jak ująć w księgach rachunkowych i rozliczeniu podatkowym koszty krajowej podróży służbowej pracownika? W miesiącu, w którym odbył podróż, w którym nastąpiło rozliczenie jej kosztów, czy może w miesiącu wypłaty należności z tytułu podróży?

Z racji odbycia podróży służbowych pracownikom przysługują diety oraz zwrot kosztów przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów i innych niezbędnych udokumentowanych wydatków uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb (m.in. opłat parkingowych i bagażowych, opłat za przejazd drogami płatnymi, zakup paliwa).

  • FP – Fundusz Pracy
  • FGŚP – Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych
  • updof – ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych
  • updop – ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych

Zasadniczo są to przychody ze stosunku pracy (zwolnione z opodatkowania PIT – w przypadku diet i ryczałtów do wysokości określonej w rozporządzeniu o podróżach służbowych). Stanowią więc dla pracodawcy koszty podatkowe w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem jednak, że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W przeciwnym razie będą kosztem podatkowym w miesiącu ich wypłaty/postawienia do dyspozycji pracownika (art. 22 ust. 6ba, art. 23 ust. 1 pkt 55 updof oraz art. 15 ust. 4g, art. 16 ust. 1 pkt 57 updop).

Jeśli wypłacone diety czy ryczałty przekraczają limity określone w rozporządzeniu o podróżach służbowych, to podlegają opodatkowaniu i oskładkowaniu. Obciążające pracodawcę składki ZUS, na FGŚP oraz FP z tytułu tych należności pracowniczych wypłaconych postawionych do dyspozycji pracownika w miesiącu:

  • za który są należne – stanowią koszty podatkowe tego miesiąca, o ile zostaną terminowo wpłacone do ZUS (do 15. dnia następnego miesiąca); w przeciwnym razie są kosztem w miesiącu wpłaty,
  • następnym po miesiącu, za który są należne – są z reguły kosztami uzyskania przychodów miesiąca, w którym składki te zostały wpłacone do ZUS (ujęcie ich w kosztach miesiąca, za który są należne, wymagałoby spełnienia nierealnego warunku ustawodawcy, tj. opłacenia tych składek na miesiąc przed terminem ich płatności do ZUS)

– zob. art. 22 ust. 6bb, art. 23 ust. 1 pkt 55a i ust. 3d updof oraz art. 15 ust. 4h, art. 16 ust. 1 pkt 57a i ust. 7d updop.

Zgodnie z § 5 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia o podróżach służbowych pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży krajowej nie później niż w terminie 14 dni od daty zakończenia tej podróży. Do rozliczenia kosztów podróży załącza dokumenty, m.in. rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki (nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami). Trzeba więc przyjąć, że świadczenia dla pracownika z tytułu zwrotu kosztów podróży są należne za miesiąc, w którym pracownik przedstawił rozliczenie tych kosztów.

W księgach rachunkowych świadczenia dotyczące pracowniczych podróży służbowych powinny zostać uwzględnione zgodnie z zasadą memoriału w kosztach okresu, którego dotyczą (czyli okresu, w którym pracownik odbył podróż), niezależnie od terminu ich wypłaty lub postawienia do dyspozycji pracownika (art. 6 ust. 1 uor).

Podstawa prawna wypłaty świadczeń

Warunki wypłacania pracownikom należności na pokrycie kosztów podróży służbowej powinny być określone w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub umowie o pracę. Jeżeli ww. akty normatywne nie zawierają takich postanowień, pracownikowi przysługują należności określone w rozporządzeniu o podróżach służbowych. Wspomniane przepisy zakładowe nie mogą określać diety za dobę podróży służbowej na obszarze oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu krajowej podróży służbowej, ustalona w ww. rozporządzeniu (art. 775 § 3–5 Kp, art. 21a ustawy o czasie pracy kierowców, DzU z 2012 poz. 1155).

Na niezbędne koszty krajowej podróży służbowej pracodawca przyznaje pracownikowi – na jego wniosek – zaliczkę w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów.

Podróże służbowe – ujęcie w księgach rachunkowych:

1. Wypłata zaliczki na poczet wydatków związanych z podróżą służbową

Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” (pozostałe rozrachunki z pracownikami)

Ma konto 10 „Kasa” (kasa krajowych środków pieniężnych) lub konto 13 „Rachunki i kredyty bankowe” (rachunek bieżący).

2. Rozliczenie zaliczki wypłaconej pracownikowi na poczet delegacji (zwrot przez pracownika niewykorzystanej części zaliczki, gdy faktycznie poniesione przez niego koszty podróży okażą się niższe od kwoty udzielonej mu zaliczki, lub zwrot pracownikowi nadwyżki kosztów podróży ponad kwotę przyznanej mu zaliczki)

Wn/Ma konto 10 „Kasa” (kasa krajowych środków pieniężnych) lub konto 13 „Rachunki i kredyty bankowe” (rachunek bieżący)

Ma/Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” (pozostałe rozrachunki z pracownikami).

3. Rozliczenie kosztów podróży służbowej (przejazdy, diety, noclegi, inne)

Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” (podróże służbowe) lub odpowiednie konto zespołu 5, albo konto 01 „Środki trwałe”, bądź konto 08 „Środki trwałe w budowie” (jeżeli podróż służbowa wiąże się bezpośrednio z wytworzeniem lub zakupem środka trwałego)

Ma konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” (pozostałe rozrachunki z pracownikami).

4. Zakup paliwa do samochodu służbowego, wykorzystanego przez pracownika do podróży służbowej

Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” (podróże służbowe bądź zużycie materiałów i energii) lub odpowiednie konto zespołu 5

Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”.

5. VAT podlegający odliczeniu, naliczony od kwoty poniesionych kosztów podróży służbowej (np. przejazdu/dojazdu udokumentowanego biletami; nie podlega odliczeniu VAT od usług noclegowych i gastronomicznych – art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT; stanowi on element ceny nabycia tych usług)

Wn konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (VAT)

Ma konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” (pozostałe rozrachunki z pracownikami).

6. Zaliczka na PIT i składki ZUS pokrywane przez pracownika (naliczone i pobrane od nadwyżki poniesionych przez pracownika kosztów podróży służbowej ponad kwotę dopuszczalnego limitu zwolnienia od PIT oraz składek społecznych i zdrowotnych)

Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” (rozrachunki z tytułu wynagrodzeń)

Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (PIT, ZUS).

7. Składki ZUS i fundusze celowe (FGŚP, FP) pokryte ze środków pracodawcy (naliczone i pobrane od tej części poniesionych przez pracownika kosztów podróży służbowej, która przekracza wyznaczony limit zwolnienia od składek)

Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” (ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia)

Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (ZUS, FGŚP, FP).

Koszty podróży przedsiębiorcy

Podróże służbowe mogą oprócz pracowników odbywać także przedsiębiorcy (właściciele jednostek – osoby fizyczne). Wydatki na podróże właścicieli firm są ewidencjonowane w księgach rachunkowych na ogólnych zasadach, tak jak koszty podróży pracowników. Jedynie w miejsce konta 23 „Rozrachunki z pracownikami” (pozostałe rozrachunki z pracownikami) stosowane jest konto 24 „Pozostałe rozrachunki” (rozrachunki z właścicielem).

Przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów podatkowych jedynie wydatki rzeczywiście poniesione i udokumentowane fakturami, rachunkami i biletami. Nie przysługuje mu natomiast prawo zaliczenia do takich kosztów wydatków objętych ryczałtami. Jedyny wyjątek to możliwość uznania za koszty podatkowe równowartości diet w kwocie ustalonej dla pracowników (art. 23 ust. 1 pkt 52 updof).

Więcej na temat: „Księgi rachunkowe”
Rachunkowość

Zwrot podatku akcyzowego producentom rolnym w księgach rachunkowych i sprawozdaniu finansowym urzędu gminy

Jesteśmy urzędem gminy. Prosimy o wskazanie właściwego paragrafu klasyfikacji budżetowej oraz sposobu ujęcia w księgach rachunkowych i prezentacji w sprawozdaniu finansowym zwrotu podatku akcyzowego producentom rolnym.

Księgi rachunkowe

Zaliczkowa wypłata wynagrodzenia za pracę – ujęcie podatkowe i księgowe

Marek Barowicz
W związku z nadzwyczajną sytuacją pracownik zwrócił się do pracodawcy o zaliczkową wypłatę wynagrodzenia.
Jakie są skutki (podatkowe i księgowe) wypłacenia mu takiej zaliczki?

Na wniosek pracownika pracodawca może przekazać mu zaliczkę na poczet przyszłego wynagrodzenia (tzw. wynagrodzenie zaliczkowe) za dany okres (miesiąc). Wypłacona zaliczka pomniejsza przyszłe wynagrodzenie za dany miesiąc. Stanowi częściowe spełnienie przez pracodawcę świadczenia przed terminem jego wymagalności. Wypłacone pracownikom kwoty podlegają zarachowaniu na poczet wynagrodzenia należnego za okres obrachunkowy, a zasady ich rozliczeń powinny wynikać z zawartych z nimi umów o pracę (wyrok SN z 24.07.2001, I PKN 552/00).

Dla pracownika wynagrodzenie zaliczkowe jest przychodem ze stosunku pracy w dacie jego wypłaty lub postawienia do dyspozycji (art. 11 ust. 1 i art. 12 ust. 1 updof). Na pracodawcy ciąży – zgodnie z art. 31 updof – obowiązek pobrania od niego zaliczki na PIT (otrzymana zaliczka na poczet wynagrodzenia rodzi takie same konsekwencje podatkowe, jak otrzymane wynagrodzenie – zob. interpretacja KIS z 17.05.2017, 0111-KDIB2-2.4011.33.2017.1.IN). Ponadto od wypłaconej pracownikowi zaliczki na poczet wynagrodzenia należy odprowadzić do ZUS składkę zdrowotną oraz składki społeczne (w myśl art. 81 ust. 1 ustawy zdrowotnej oraz art. 18 ust. 1 i art. 20 ust. 1 usus).


Nowe uproszczenia w rachunkowości

Od 1.01.2019 r. weszły w życie kolejne uproszczenia dotyczące ustawy o rachunkowości. Nie mogą być one jednak stosowane przy sporządzaniu w 2019 r. sprawozdań finansowych za rok obrotowy rozpoczęty w 2018 r.

Wprowadza je art. 9 ustawy z 9.11.2018 r. o zmianie niektórych ustaw w celu wprowadzenia uproszczeń dla przedsiębiorców w prawie podatkowym i gospodarczym.

Główne udogodnienia obejmują:

1. Podwyższenie progów pozwalających uznać jednostkę za małą. Wzrosły one o 50%: z 17 mln do 25,5 mln zł – w przypadku sumy bilansowej na koniec roku obrotowego, oraz z 34 mln do 51 mln zł – w przypadku przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów w roku obrotowym (bez mian pozostał próg przeciętnego zatrudnienia – 50 osób).


Księgi rachunkowe

Nowe uproszczenia w rachunkowości od 2019

Krzysztof Hałub
Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe będą przechowywane co najmniej przez 5 lat, a nie trwale – jak wynika z dotychczasowych przepisów.

Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe będą przechowywane co najmniej przez 5 lat, a nie trwale – jak wynika z dotychczasowych przepisów.

To jedna ze zmian w ramach pakietu uproszczeń dla przedsiębiorców, wprowadzanego ustawą z 9.11.2018 o zmianie niektórych ustaw w celu wprowadzenia uproszczeń dla przedsiębiorców w prawie podatkowym i gospodarczym (DzU poz. 2244). Ustawa ta zawiera także zmiany w uor.

Wśród nich jest właśnie skrócenie okresu przechowywania zatwierdzonych rocznych sprawozdań finansowych. Należy je przechowywać co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym zostały zatwierdzone.


Księgi rachunkowe

Jaka forma sprawozdania finansowego, gdy dzień bilansowy przypadł przed 1.10.2018

Anna Koleśnik
Rok obrotowy spółki z o.o. zakończył się 30.09.2018. Czy ma ona obowiązek sporządz enia sprawozdania finansowego (sf) w formie elektronicznej w strukturze logicznej i formacie określonym przez MF?

Rok obrotowy spółki z o.o. zakończył się 30.09.2018. Czy ma ona obowiązek sporządz enia sprawozdania finansowego (sf) w formie elektronicznej w strukturze logicznej i formacie określonym przez MF?

1.10.2018 weszły w życie przepisy nakładające obowiązek sporządzania sf w postaci elektronicznej, a w przypadku przedsiębiorców (wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS, a także będących osobami fizycznymi prowadzącymi księgi rachunkowe) – w kwalifikowanej formie określonej przez MF.


Księgi rachunkowe

Odsetki od udziału kapitałowego wypłacane wspólnikom osobowych spółek handlowych – ujęcie księgowe

Marek Barowicz
W jaki sposób ująć w księgach rachunkowych wypłatę odsetek od udziału kapitałowego przysługujących wspólnikowi spółki jawnej?

Rachunkowość

Inwentaryzacja należności spornych i wątpliwych

W art. 26 ust. 1 pkt 3 uor, poświęconym inwentaryzacji, wskazano, że należności sporne i wątpliwe inwentaryzuje się drogą porównania danych (weryfikacji). Uor nie wyjaśnia, co to są należności sporne i wątpliwe. W art. 35b uor, dotyczącym odpisów aktualizujących należności, jest mowa m.in. o odpisach na należności: kwestionowane przez dłużników, od dłużników postawionych w stan likwidacji lub upadłości oraz w stosunku do których otwarto postępowanie restrukturyzacyjne lub układowe, od dłużników, których wniosek o ogłoszenie upadłości sąd oddalił z uwagi na brak środków na pokrycie kosztów postępowania oraz z zapłatą których dłużnik zalega, a wg oceny jednostki ich spłata w umownej kwocie nie jest prawdopodobna.
Z przepisów o podatku dochodowym wynika z kolei, że nieściągalność należności uznaje się w szczególności za uprawdopodobnioną, gdy:
dłużnik zmarł, został wykreślony z CEIDG, postawiony w stan likwidacji lub upadłości,
zostało otwarte postępowanie restrukturyzacyjne, układowe lub ugodowe,
należność została potwierdzona prawomocnym orzeczeniem sądu i skierowana na drogę postępowania egzekucyjnego,
należność jest kwestionowana przez dłużnika na drodze powództwa sądowego (art. 16 ust. 2 updop oraz art. 23 ust. 3 updof).
Co zatem rozumie się w uor przez należności sporne i wątpliwe? Czy dokonanie odpisu aktualizującego zwalnia od uzgodnienia należności z kontrahentami?

Rachunkowość

Zakup licencji w księgach rachunkowych państwowej jednostki budżetowej

Państwowa jednostka budżetowa prosi o wyjaśnienie, czy zakupione na okres roku licencje (np. na publikacje elektroniczne, programy antywirusowe) kwalifikować w księgach rachunkowych do wartości niematerialnych i prawnych, jeżeli w następnym roku, od tych samych kontrahentów, ponownie kupuje roczną licencję na aktualizację programów dotyczących publikacji i antywirusowych.

Księgi rachunkowe

Opłaty klimatyczne w księgach rachunkowych

W jaki sposób powinny być ujęte w księgach rachunkowych opłaty klimatyczne pobierane przez hotel na rzecz gminy?

Rachunkowość

Ewidencja cła

Jak zaksięgować cło pobrane od importowanych materiałów? Materiały wyceniamy w cenach zakupu.
Czy cło wchodzi w zakres ceny zakupu, czy ceny nabycia?

Księgi rachunkowe

Księgowe ujęcie podatku od przychodów z budynków

Tadeusz Waślicki
Jak ujmować w księgach rachunkowych tzw. podatek minimalny (od nieruchomości komercyjnych)?
Spółka z o.o., której księgi prowadzę, ma kilka nieruchomości o wartości początkowej przekraczającej 10 mln zł. Moja wątpliwość wynika z tego, że muszę w księgach ująć zarówno zaliczkę na CIT, jak i podatek wynikający z posiadania nieruchomości.

Księgi rachunkowe

Rozliczenie usług w toku w jednostce prowadzącej konta kosztów według rodzaju wyłącznie w zespole 4

Tadeusz Waślicki
Spółka z o.o. świadczy trwające nie dłużej niż 6 mies. usługi budowlane (nie są one zaliczane do usług długoterminowych). Prowadzi także w niewielkim zakresie nieskomplikowaną produkcję, która często na dzień bilansowy nie jest zakończona. Niezakończone usługi budowlane – wycenione w odpowiednim procencie umówionej ceny, pomniejszonej o przeciętny zysk – księguje na dzień bilansowy zapisem: Wn konto 60, Ma konto 49. Podobnie ujmuje w księgach – wycenione wg cen sprzedaży netto pomniejszonych o przeciętny zysk – wyroby oraz produkcję w toku. Na dzień bilansowy saldo konta 49 przenoszone jest na wynik finansowy.
Czy w następnym roku obrotowym spółka powinna przenieść wartość usług niezakończonych z poprzedniego roku ponownie na konto 49? Jak rozliczyć i zaewidencjonować produkcję w toku na koniec okresu sprawozdawczego? Jak ustalić zmianę stanu produktów?
Spółka prowadzi ewidencję kosztów wyłącznie w zespole 4 „Koszty według rodzajów” oraz stosuje rachunek zysków i strat w wariancie porównawczym.

Księgi rachunkowe

Jak zaksięgować wpłaty w systemie PayU dokonywane przez klientów

Tadeusz Waślicki
Spółka z o.o. zamierza w bieżącym roku uruchomić dodatkową sprzedaż przez sklep internetowy. Klienci będą płacić za zakupiony towar przez PayU i otrzymają go dopiero po dokonaniu zapłaty.
Jak księgować takie wpłaty?
Kiedy ujmować przychód ze sprzedaży i kiedy powstaje obowiązek podatkowy w VAT?

Księgi rachunkowe

Czy jednostka stosująca bilansową metodę rozliczania różnic kursowych składa w US sprawozdanie z badania

Anna Koleśnik
Czy spółka z o.o., która dobrowolnie poddała badaniu biegłego rewidenta swoje sprawozdanie finansowe (sf) za 2017, ma obowiązek składania do US sprawozdania z badania?
Czy taki obowiązek ciąży także na spółce (podatniku CIT), która musi poddać sf badaniu jedynie z uwagi na wybraną metodę ustalania różnic kursowych?

Logowanie

email:

hasło:

 

 

Logowanie za pomocą emaila

Jeżeli nie pamiętasz hasła albo nie masz konta, to wyślemy na Twój email wiadomość weryfikującą. Po kliknięciu w link z emaila będziesz zalogowany na urządzeniu do chwili wylogowania.

email:

Klikając w poniższy link zgadzasz się na zapisanie podanych w formularzu danych i wykorzystywanie ich zgodnie z polityką przetwarzania danych dostępną w dokumencie ⇒Polityka przetwarzania danych osobowych (RODO)⇐

 

Logowanie do za pomocą emaila

Sprawdzanie danych....