Krajowe podróże służbowe – ewidencja księgowa

Marek Barowicz

Jak ująć w księgach rachunkowych i rozliczeniu podatkowym koszty krajowej podróży służbowej pracownika? W miesiącu, w którym odbył podróż, w którym nastąpiło rozliczenie jej kosztów, czy może w miesiącu wypłaty należności z tytułu podróży?

Z racji odbycia podróży służbowych pracownikom przysługują diety oraz zwrot kosztów przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów i innych niezbędnych udokumentowanych wydatków uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb (m.in. opłat parkingowych i bagażowych, opłat za przejazd drogami płatnymi, zakup paliwa).

  • FP – Fundusz Pracy
  • FGŚP – Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych
  • updof – ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych
  • updop – ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych

Zasadniczo są to przychody ze stosunku pracy (zwolnione z opodatkowania PIT – w przypadku diet i ryczałtów do wysokości określonej w rozporządzeniu o podróżach służbowych). Stanowią więc dla pracodawcy koszty podatkowe w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem jednak, że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W przeciwnym razie będą kosztem podatkowym w miesiącu ich wypłaty/postawienia do dyspozycji pracownika (art. 22 ust. 6ba, art. 23 ust. 1 pkt 55 updof oraz art. 15 ust. 4g, art. 16 ust. 1 pkt 57 updop).

Jeśli wypłacone diety czy ryczałty przekraczają limity określone w rozporządzeniu o podróżach służbowych, to podlegają opodatkowaniu i oskładkowaniu. Obciążające pracodawcę składki ZUS, na FGŚP oraz FP z tytułu tych należności pracowniczych wypłaconych postawionych do dyspozycji pracownika w miesiącu:

  • za który są należne – stanowią koszty podatkowe tego miesiąca, o ile zostaną terminowo wpłacone do ZUS (do 15. dnia następnego miesiąca); w przeciwnym razie są kosztem w miesiącu wpłaty,
  • następnym po miesiącu, za który są należne – są z reguły kosztami uzyskania przychodów miesiąca, w którym składki te zostały wpłacone do ZUS (ujęcie ich w kosztach miesiąca, za który są należne, wymagałoby spełnienia nierealnego warunku ustawodawcy, tj. opłacenia tych składek na miesiąc przed terminem ich płatności do ZUS)

– zob. art. 22 ust. 6bb, art. 23 ust. 1 pkt 55a i ust. 3d updof oraz art. 15 ust. 4h, art. 16 ust. 1 pkt 57a i ust. 7d updop.

Zgodnie z § 5 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia o podróżach służbowych pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży krajowej nie później niż w terminie 14 dni od daty zakończenia tej podróży. Do rozliczenia kosztów podróży załącza dokumenty, m.in. rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki (nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami). Trzeba więc przyjąć, że świadczenia dla pracownika z tytułu zwrotu kosztów podróży są należne za miesiąc, w którym pracownik przedstawił rozliczenie tych kosztów.

W księgach rachunkowych świadczenia dotyczące pracowniczych podróży służbowych powinny zostać uwzględnione zgodnie z zasadą memoriału w kosztach okresu, którego dotyczą (czyli okresu, w którym pracownik odbył podróż), niezależnie od terminu ich wypłaty lub postawienia do dyspozycji pracownika (art. 6 ust. 1 uor).

Podstawa prawna wypłaty świadczeń

Warunki wypłacania pracownikom należności na pokrycie kosztów podróży służbowej powinny być określone w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub umowie o pracę. Jeżeli ww. akty normatywne nie zawierają takich postanowień, pracownikowi przysługują należności określone w rozporządzeniu o podróżach służbowych. Wspomniane przepisy zakładowe nie mogą określać diety za dobę podróży służbowej na obszarze oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu krajowej podróży służbowej, ustalona w ww. rozporządzeniu (art. 775 § 3–5 Kp, art. 21a ustawy o czasie pracy kierowców, DzU z 2012 poz. 1155).

Na niezbędne koszty krajowej podróży służbowej pracodawca przyznaje pracownikowi – na jego wniosek – zaliczkę w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów.

Podróże służbowe – ujęcie w księgach rachunkowych:

1. Wypłata zaliczki na poczet wydatków związanych z podróżą służbową

Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” (pozostałe rozrachunki z pracownikami)

Ma konto 10 „Kasa” (kasa krajowych środków pieniężnych) lub konto 13 „Rachunki i kredyty bankowe” (rachunek bieżący).

2. Rozliczenie zaliczki wypłaconej pracownikowi na poczet delegacji (zwrot przez pracownika niewykorzystanej części zaliczki, gdy faktycznie poniesione przez niego koszty podróży okażą się niższe od kwoty udzielonej mu zaliczki, lub zwrot pracownikowi nadwyżki kosztów podróży ponad kwotę przyznanej mu zaliczki)

Wn/Ma konto 10 „Kasa” (kasa krajowych środków pieniężnych) lub konto 13 „Rachunki i kredyty bankowe” (rachunek bieżący)

Ma/Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” (pozostałe rozrachunki z pracownikami).

3. Rozliczenie kosztów podróży służbowej (przejazdy, diety, noclegi, inne)

Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” (podróże służbowe) lub odpowiednie konto zespołu 5, albo konto 01 „Środki trwałe”, bądź konto 08 „Środki trwałe w budowie” (jeżeli podróż służbowa wiąże się bezpośrednio z wytworzeniem lub zakupem środka trwałego)

Ma konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” (pozostałe rozrachunki z pracownikami).

4. Zakup paliwa do samochodu służbowego, wykorzystanego przez pracownika do podróży służbowej

Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” (podróże służbowe bądź zużycie materiałów i energii) lub odpowiednie konto zespołu 5

Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”.

5. VAT podlegający odliczeniu, naliczony od kwoty poniesionych kosztów podróży służbowej (np. przejazdu/dojazdu udokumentowanego biletami; nie podlega odliczeniu VAT od usług noclegowych i gastronomicznych – art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT; stanowi on element ceny nabycia tych usług)

Wn konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (VAT)

Ma konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” (pozostałe rozrachunki z pracownikami).

6. Zaliczka na PIT i składki ZUS pokrywane przez pracownika (naliczone i pobrane od nadwyżki poniesionych przez pracownika kosztów podróży służbowej ponad kwotę dopuszczalnego limitu zwolnienia od PIT oraz składek społecznych i zdrowotnych)

Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” (rozrachunki z tytułu wynagrodzeń)

Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (PIT, ZUS).

7. Składki ZUS i fundusze celowe (FGŚP, FP) pokryte ze środków pracodawcy (naliczone i pobrane od tej części poniesionych przez pracownika kosztów podróży służbowej, która przekracza wyznaczony limit zwolnienia od składek)

Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” (ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia)

Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (ZUS, FGŚP, FP).

Koszty podróży przedsiębiorcy

Podróże służbowe mogą oprócz pracowników odbywać także przedsiębiorcy (właściciele jednostek – osoby fizyczne). Wydatki na podróże właścicieli firm są ewidencjonowane w księgach rachunkowych na ogólnych zasadach, tak jak koszty podróży pracowników. Jedynie w miejsce konta 23 „Rozrachunki z pracownikami” (pozostałe rozrachunki z pracownikami) stosowane jest konto 24 „Pozostałe rozrachunki” (rozrachunki z właścicielem).

Przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów podatkowych jedynie wydatki rzeczywiście poniesione i udokumentowane fakturami, rachunkami i biletami. Nie przysługuje mu natomiast prawo zaliczenia do takich kosztów wydatków objętych ryczałtami. Jedyny wyjątek to możliwość uznania za koszty podatkowe równowartości diet w kwocie ustalonej dla pracowników (art. 23 ust. 1 pkt 52 updof).

w sprzedaży

Logowanie

email:

hasło:

 

 

Logowanie za pomocą emaila

Jeżeli nie pamiętasz hasła albo nie masz konta, to wyślemy na Twój email wiadomość weryfikującą. Po kliknięciu w link z emaila będziesz zalogowany na urządzeniu do chwili wylogowania.

email:

Klikając w poniższy link zgadzasz się na zapisanie podanych w formularzu danych i wykorzystywanie ich zgodnie z polityką przetwarzania danych dostępną w dokumencie ⇒Polityka przetwarzania danych osobowych (RODO)⇐

 

Logowanie do za pomocą emaila

Sprawdzanie danych....