Kiedy pracodawca przekazuje informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej

Renata Majewska Biuro Kadr i Płac

Niedawno na emeryturę odszedł pracownik zatrudniony w spółce od 1995.
Czy to prawda, że każdej osobie zwalnianej po 31.12.2018 trzeba wydawać (wraz ze świadectwem pracy) informację o długości okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej? Jaki jest sens wzywać starsze osoby, by za 50 lat przyszły odebrać swoje teczki personalne?

Pismo o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej pracodawca ma obowiązek przekazać wyłącznie pracownikom objętym 10-letnim okresem przechowywania dokumentacji (obowiązkowo lub dobrowolnie). Nie należy go wręczać zatrudnionym sprzed rokiem 1999, którzy podlegają 50-letniemu okresowi przechowywania.

  • updof – ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych
  • Kp – Kodeks pracy
  • MRPiPS – Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej

Akta osobowe i dokumentację ze stosunku pracy (tzw. indywidualną) pracowników zatrudnionych od 1.01.2019 przechowuje się obligatoryjnie przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustał lub ustanie ich stosunek pracy. Po jego rozwiązaniu bądź wygaśnięciu pracodawca, wraz ze świadectwem pracy wydaje im informację dotyczącą okresu przechowywania, o (art. 946 i art. 947 Kp):

  • długości okresu przechowywania wskazanej dokumentacji,
  • możliwości jej odbioru do końca miesiąca kalendarzowego przypadającego po okresie przechowywania (czyli w styczniu),
  • jej zniszczeniu w sposób uniemożliwiający odtworzenie treści, w ciągu kolejnych 12 mies. (a więc do 31 stycznia kolejnego roku), jeżeli zainteresowany nie odbierze jej we wskazanym terminie.

Przykładowy wzór informacji dla pracownika objętego obowiązkowym skróceniem okresu przechowywania dokumentacji opublikowaliśmy w „RiP” nr 1/2019.

Podobne pisma (nazwane pouczeniami) trzeba też przekazywać pracownikom i zleceniobiorcom objętym dobrowolnym skróceniem okresu przechowywania dokumentacji.

Chodzi o zatrudnionych między 1.01.1999 a 31.12.2018, za których płatnik składek złożył do ZUS raport informacyjny ZUS RIA. Okres przechowywania ich dokumentacji skraca się do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym przekazano za nich ZUS RIA (art. 7 ust. 2 i 3 ustawy 10.01.2018 o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, DzU poz. 357, dalej nowelizacja).

Przypomnijmy, że pracodawca/zleceniodawca (płatnik składek) ma w tym przypadku całkowitą dowolność co do podjęcia decyzji o skróceniu okresu przechowywania i co do daty, od kiedy to nastąpi. Należy to do jego wyłącznej kompetencji, nie musi swojej decyzji z nikim uzgadniać ani konsultować.

Jeżeli zdecyduje się na taki krok, to ma obowiązek spełnić łącznie 2 warunki, składając do ZUS:

  • najpierw w dowolnym momencie oświadczenie ZUS OSW – deklarację o zamiarze przekazania raportów informacyjnych za wszystkich pracowników i zleceniobiorców zatrudnionych między 1.01.1999 a 31.12.2018 (płatnik może cofnąć to oświadczenie, dopóki nie złoży pierwszego ZUS RIA),
  • następnie za wszystkie wymienione osoby raporty ZUS RIA: za wyrejestrowane z ubezpieczeń społecznych przed dniem przekazania oświadczenia ZUS OSW – w ciągu roku od daty jego przekazania, a za wyrejestrowanych z ubezpieczeń społecznych po dniu złożenia ZUS OSW – wraz z ich wyrejestrowaniem z ubezpieczeń (art. 41a, 41b i 41f usus).

Przykład pouczenia

Pouczenie o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej dla pracownika objętego dobrowolnym skróceniem tego okresu
Warszawa, 8.04.2019
Do Pana Artura Pągowskiego
zatrudnionego na stanowisku magazyniera
W związku z tym, że 31.03.2019 ustał Pana stosunek pracy i następnie został za Pana złożony raport ZUS RIA, pouczam, że:
● okres przechowywania Pana akt osobowych i dokumentacji ze stosunku pracy wynosi 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym został za Pana złożony raport ZUS RIA; upłynie zatem 31.12.2029,
● ma Pan możliwość odbioru ww. dokumentacji do 31.01.2030,
● ma Pan prawo do uzyskania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej do upływu okresu przechowywania, na wniosek złożony w postaci papierowej lub elektronicznej; pracodawca ma obowiązek wydać dokumentację w ciągu 30 dni od daty zgłoszenia wniosku.
...................................................................
(potwierdzenie odbioru pisma przez pracownika: data i podpis)
...................................................................
(podpis pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej)

Wyrejestrowując z ubezpieczeń społecznych pracownika objętego dobrowolnym skróceniem okresu przechowywania dokumentacji, płatnik jest ponadto zobowiązany:

  • przekazać mu kopię złożonego za niego ZUS RIA oraz dowody potwierdzające wykonywanie między 1.01.1999 a 31.12.2008: pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze w myśl art. 32 ustawy emerytalnej oraz art. 3 ust. 1 i 3 ustawy z 19.12.2008 o emeryturach pomostowych (DzU z 2018 poz. 1924),
  • pouczyć go o:
    • skróconym okresie przechowywania jego akt personalnych i dokumentacji ze stosunku pracy,
    • możliwości odbioru ww. dokumentacji do końca miesiąca zaczynającego się następnego dnia po upływie okresu przechowywania, czyli do 31 stycznia,
    • prawie do uzyskania kopii tej dokumentacji (art. 41c ust. 1 usus).

Wyrejestrowując z ubezpieczeń zleceniobiorcę objętego dobrowolnym skróceniem okresu przechowywania, płatnik przekazuje mu kopię ZUS RIA oraz poucza o:

  • skróceniu okresu przechowywania list płac, indywidualnej kartoteki płacowej oraz innych dowodów mogących stanowić podstawę obliczenia emerytury lub renty (należą do nich m.in. umowa zlecenia i składane przez wykonawcę oświadczenie dla celów weryfikacji minimalnej stawki godzinowej, zgodnie z art. ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę),
  • prawie odbioru ww. dokumentacji do końca miesiąca kalendarzowego zaczynającego się następnego dnia po upływie okresu przechowywania, czyli do 31 stycznia.

Pracowników i zleceniobiorców objętych dobrowolnym skróceniem okresu przechowywania, którzy zostali lub zostaną wyrejestrowani z ubezpieczeń społecznych przed datą złożenia przez płatnika oświadczenia ZUS OSW, o długości okresu przechowywania dokumentacji informuje ZUS w informacji o stanie konta za rok kalendarzowy, w którym płatnik przekaże za nich raporty ZUS OSW.

Przykład pouczenia

Pouczenie o skróconym okresie przechowywania dokumentacji dla zleceniobiorcy objętego dobrowolnym skróceniem tego okresu
Płock, 3.01.2020
Do Pani Barbary Trzepickiej
W związku z tym, że 31.12.2019 uległa zakończeniu Pani umowa zlecenia i następnie 3.01.2020 został za Panią złożony raport informacyjny ZUS RIA, pouczam, że:
● okres przechowywania list płac rozliczających Pani wynagrodzenie, indywidualnych kartotek płacowych i innych dowodów mogących stanowić podstawę obliczenia emerytury lub renty wynosi 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym został za Panią złożony raport ZUS RIA; upłynie zatem 31.12.2030,
● ma Pani prawo odbioru ww. dokumentacji do 31.01.2031.
...................................................................
(potwierdzenie odbioru pisma przez zleceniobiorcę: data i podpis)
...................................................................
(podpis zleceniodawcy lub osoby przez niego upoważnionej)

Jeśli chodzi o osoby pobierające emerytury lub renty z tytułu niezdolności do pracy, renty strukturalne, renty socjalne, zasiłki przedemerytalne, świadczenia przedemerytalne lub nauczycielskie świadczenia kompensacyjne, ZUS przekazuje im taką informację wraz z:

  • rocznym obliczeniem podatku za rok, w którym złożono za zainteresowanego ZUS RIA,
  • imienną informacją o wysokości uzyskanego dochodu za rok, w którym za daną osobę zostanie złożony ZUS RIA, jeśli organ rentowy nie ma obowiązku sporządzać rocznego obliczenia podatku (art. 41d ust. 1 i 2 usus, art. 34 ust. 7 i 8 updof).

W pouczeniu zamieszczonym w informacji o stanie konta albo jako załącznik do rocznego obliczenia podatku/informacji o wysokości uzyskanego dochodu ZUS podaje te same dane, co w przykładowych wzorach, a w przypadku byłego pracownika instruuje także o konieczności wystąpienia do płatnika składek o wydanie dowodów potwierdzających wykonywanie między 1.01.1999 a 31.12.2008 pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, w myśl art. 32 ustawy emerytalnej i art. 3 ust. 1 i 3 ustawy o emeryturach pomostowych (art. 41d ust. 4 usus).

Tym samym pracodawcy nie informują o okresie przechowywania dokumentacji pracowników podlegających 50-letniemu okresowi przechowywania, a więc zatrudnionych:

  • przed 1.01.1999,
  • między 1.01.1999 a 31.12.2018, za których nie złożyli ZUS RIA (art. 7 ust. 2 w zw. z ust. 1 nowelizacji).

Potwierdziło to również MRPiPS w wyjaśnieniach z 10.01.2019.

Więcej na temat: „Prawo Pracy”
Dokumentacja pracownicza

Nowy wzór świadectwa pracy

Renata Majewska
Treść świadectwa pracy została dostosowana do zmienionych przepisów Kp, dotyczących m.in. trybu wydawania i sprostowania tego dokumentu.

Obowiązujące od 7.09.2019 rozporządzenie MRPiPS z 30.08.2019 zmieniające rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy (DzU poz. 1709) wprowadza nowy pomocniczy wzór tego dokumentu.

Z treści rozporządzenia MPiPS z 30.12.2016 w sprawie świadectwa pracy (DzU z 2018 poz. 1289) usunięto (bądź zmieniono) ponadto kilka przepisów sprzecznych z nowymi regulacjami Kp.


Prawo pracy

Kwoty wolne od potrąceń egzekucyjnych w ostatnim kwartale 2019

Renata Majewska
Od października wzrosły minima pozostawiane pracownikom-dłużnikom, którzy nie podlegają uldze „zerowy PIT”.

Kwota wolna to minimalna suma, jaką pracodawca musi wysłać na rachunek bankowy lub wypłacić „do ręki” pracownikowi, z którego wynagrodzenia dokonuje obowiązkowych bądź dobrowolnych potrąceń (egzekucyjnych albo pozaegzekucyjnych). Jest to odpowiedni odsetek minimalnej płacy netto:

  • dla obligatoryjnych potrąceń świadczeń niealimentacyjnych – 100%, dla zaliczek pieniężnych – 75% i dla kar pieniężnych – 90%,
  • dla dobrowolnych potrąceń na rzecz pracodawcy – 100%, a na rzecz osób trzecich – 80%.

Praca, świadczenia i ubezpieczenia

Jakie dokumenty są potrzebne zatrudniającemu do pobrania składki związkowej

Jadwiga Sztabińska
Związek zawodowy przysłał wniosek o potrącanie składki członkowskiej za osobę zatrudnioną na zlecenie. Nie mamy jednak zgody tej osoby na dokonywanie potrąceń.
Czy zawsze jest ona konieczna?

Praca, świadczenia i ubezpieczenia

Terminy zapisywania do PPK osób zatrudnionych w podmiocie 250+

Renata Majewska
Spółka 31.12.2018 r. zatrudniała ponad 250 osób. Od 1.07.2019 r. została zatem objęta ustawą o pracowniczych planach kapitałowych (PPK). Umowę o zarządzanie PPK planuje podpisać na początku października 2019 r., a umowę o prowadzenie PPK – pod koniec tego miesiąca. Wiem, że osoby zatrudnione 1.07.2019 r. przystępują do PPK najpóźniej 12.11.2019 r.
Od kiedy uczestnikami programu stają się przyjmowani do pracy po 1.07.2019 r.?

Nowości w Kodeksie pracy

Pracownik łatwiej udowodni dyskryminację i uzyska świadectwo pracy

Magdalena Januszewska
7.09.2019 weszło w życie kilka zmian Kp, m.in. dotyczących dochodzenia roszczeń z tytułu mobbingu, ochrony zatrudnienia i sprostowania świadectwa pracy.

Wskaźniki i świadczenia

Od 1.09.2019 zmalały refundacje

Renata Majewska
Pracodawcy otrzymają niższe dopłaty za szkolenie pracowników podczas kryzysu oraz zatrudnienie bezrobotnych i niepełnosprawnych.

Prawo pracy

Czy świadczenie urlopowe przysługuje także przy zaległym urlopie

Jadwiga Sztabińska
Nasza firma wypłaca świadczenia urlopowe. W regulaminie nie ma zapisów o tym, czy w 14 dniach urlopowych, których wykorzystanie jest konieczne do uzyskania świadczenia, muszą być tylko dni z bieżącego urlopu, czy mogą być też z zaległego.
Czy w takim razie świadczenie trzeba wypłacić, jeśli pracownik realizuje wyłącznie urlop zaległy?

Regularnie wypłacana premia uznaniowa zwiększa odprawę emerytalną

Renata Majewska
Pracownica od 22.02.2017 do 19.09.2017 przebywała na zwolnieniu lekarskim, a od 20.09.2017 do 5.10.2017 na zaległym urlopie wypoczynkowym. Następnie 6.10.2017 rozwiązała umowę o pracę z własnej inicjatywy, z powodu przejścia na emeryturę. Przysługiwały jej wówczas płaca zasadnicza w stałej stawce miesięcznej 2500 zł brutto oraz miesięczne premie uznaniowe. Poprzednia księgowa obliczyła jej odprawę emerytalną tylko w kwocie 2500 zł brutto, pomijając premie. Nie cofnęła się do wcześniejszych miesięcy poprzedzających ustanie zatrudnienia, kiedy zatrudniona uzyskiwała premie (w grudniu 2016, styczniu i lutym 2017 łącznie 700 zł). Podczas kontroli inspektor pracy podważył takie postępowanie. Ocenił premie jako regularne, zwyczajowo wypłacane wszystkim pracownikom i zakwalifikował jako roszczeniowe, nakazując przyjmować je do podstawy urlopowej jako składnik zmienny.
Czy należy wypłacić różnicę po takim czasie? Co z odsetkami?

Praca, świadczenia i ubezpieczenia

Odwołany urlop a wypłata dofinansowania do „wczasów pod gruszą”

Renata Majewska
Firma, zatrudniająca ponad 100 osób, prowadzi zfśs. Regulamin socjalny przewiduje wypłatę dofinansowania do „wczasów pod gruszą”. Mogą się o nie starać pracownicy, którzy złożą wniosek o urlop wypoczynkowy obejmujący co najmniej 10 kolejnych dni kalendarzowych. Zgodnie z tym regulaminem „gruszowe” wypłacamy w ciągu 14 dni po powrocie uprawnionego do pracy i przedstawieniu przez niego jakiegokolwiek rachunku potwierdzającego koszty takich wakacji, w kwocie od 800 do 1500 zł brutto na rodzinę – w zależności od progu dochodowego. Jeden z zatrudnionych zgłosił podanie o urlop odpowiedniej długości (od 12.08.2019 do 25.08.2019 r.), ale potem został z niego przez pracodawcę odwołany – od 19.08.2019 r. – z ważnych powodów.
Czy należy mu się to świadczenie?

Stanowisko UODO

Pracodawcy nadal nie mogą badać pracowników alkomatem

Jadwiga Sztabińska
Wykluczone jest samodzielne sprawdzanie przez pracodawcę stanu trzeźwości zatrudnionych. Niedopuszczalne są też kontrole wyrywkowe. I to mimo zmiany przepisów Kp.

Temat miesiąca

Dokumentacja pracownicza (cz. III) – zawartość akt osobowych i dokumentacji indywidualnej

Renata Majewska
Dokumenty zebrane podczas rekrutacji i trwania zatrudnienia pracodawca gromadzi częściowo w aktach osobowych (tzw. teczkach personalnych), a częściowo w tzw. dokumentacji indywidualnej przechowywanej poza aktami osobowymi.

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej (akt osobowych i dokumentacji indywidualnej) regulują art. 221, 221a i 221b Kp oraz wydane na jego podstawie nowe rozporządzenie MRPiPS z 10.12.2018 w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU poz. 2369, dalej rdp).


Prawo pracy

Mimo kontynuacji zatrudnienia trzeba założyć nową teczkę personalną

Renata Majewska
Jeśli po 31.12.2018 zakończy się umowa o pracę zawarta przed tą datą i od następnego dnia strony nawiążą kolejny stosunek pracy, pracodawca musi założyć nowe akta osobowe – wynika z interpretacji MRPiPS z 9.05.2019.

Prawo pracy

Prawo do świadczenia urlopowego weryfikowane na ostatni dzień przed wypoczynkiem

Renata Majewska
Przedsiębiorstwo zatrudniające 45 osób wypłaca świadczenia urlopowe. Jeden z zatrudnionych na pełnym etacie wziął urlop wypoczynkowy od 17.06.2019 do 30.06.2019. Świadczenie urlopowe dostał w piątek 14.06.2019. Dopiero pod koniec czerwca 2019 dowiedzieliśmy się o obniżeniu mu wymiaru czasu pracy do 1/2 etatu, począwszy od 1.07.2019.
Czy można domagać się od niego zwrotu połowy świadczenia, skoro jest ono proporcjonalne do wymiaru czasu pracy? A może istotne jest, że pracownik przeszedł na 1/2 etatu już po zakończeniu wypoczynku? Jeśli nie odda połowy świadczenia, to czy należy od niej odprowadzić składki społeczne i zdrowotne?

Praca, świadczenia i ubezpieczenia

Odszkodowanie za nieuzasadnione wypowiedzenie umowy o pracę bez PIT

Marcin Szymankiewicz
Pracownica – zatrudniona w firmie od 1.09.2008 r. na umowę o pracę na czas nieokreślony – wróciła 1.10.2018 r. do pracy po zwolnieniu lekarskim i otrzymała 3-miesięczne wypowiedzenie z powodu redukcji etatu. Koniec okresu wypowiedzenia upłynął 31.01.2019 r. Dowiedziała się jednak, że na jej miejsce została zatrudniona inna osoba, która przejęła jej obowiązki, zatem redukcji etatu nie było. Złożyła więc pozew o wypłatę odszkodowania w wysokości trzech miesięcznych pensji z tytułu niezgodnego z prawem wypowiedzenia umowy o pracę.
Sąd uznał rozwiązanie stosunku pracy za wypowiedzeniem za niezgodne z prawem i zasądził na jej rzecz odszkodowanie w żądanej wysokości. Nie odwołaliśmy się od wyroku i wypłaciliśmy odszkodowanie, nie potrącając zaliczki na PIT.
Czy postąpiliśmy prawidłowo?

Sąd uznał rozwiązanie stosunku pracy za wypowiedzeniem za niezgodne z prawem i zasądził na jej rzecz odszkodowanie w żądanej wysokości. Nie odwołaliśmy się od wyroku i wypłaciliśmy odszkodowanie, nie potrącając zaliczki na PIT.

Czy postąpiliśmy prawidłowo?


Zmiany w Kodeksie pracy od 7.09.2019 r.

Jadwiga Sztabińska
Za wydanie świadectwa pracy po terminie pracodawca zapłaci grzywnę od 1 tys. do 30 tys. zł. Jeśli dopuści się mobbingu, pracownik może zażądać odszkodowania nie tylko po ustaniu zatrudnienia, lecz także w jego trakcie.

To tylko dwie z kilku nowości, które wejdą w życie 7.09.2019 r., a wynikają z ustawy z 16.05.2019 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw.


Logowanie

email:

hasło:

 

 

Logowanie za pomocą emaila

Jeżeli nie pamiętasz hasła albo nie masz konta, to wyślemy na Twój email wiadomość weryfikującą. Po kliknięciu w link z emaila będziesz zalogowany na urządzeniu do chwili wylogowania.

email:

Klikając w poniższy link zgadzasz się na zapisanie podanych w formularzu danych i wykorzystywanie ich zgodnie z polityką przetwarzania danych dostępną w dokumencie ⇒Polityka przetwarzania danych osobowych (RODO)⇐

 

Logowanie do za pomocą emaila

Sprawdzanie danych....