Kiedy pracodawca przekazuje informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej

Renata Majewska Biuro Kadr i Płac

Niedawno na emeryturę odszedł pracownik zatrudniony w spółce od 1995.
Czy to prawda, że każdej osobie zwalnianej po 31.12.2018 trzeba wydawać (wraz ze świadectwem pracy) informację o długości okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej? Jaki jest sens wzywać starsze osoby, by za 50 lat przyszły odebrać swoje teczki personalne?

Pismo o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej pracodawca ma obowiązek przekazać wyłącznie pracownikom objętym 10-letnim okresem przechowywania dokumentacji (obowiązkowo lub dobrowolnie). Nie należy go wręczać zatrudnionym sprzed rokiem 1999, którzy podlegają 50-letniemu okresowi przechowywania.

  • updof – ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych
  • Kp – Kodeks pracy
  • MRPiPS – Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej

Akta osobowe i dokumentację ze stosunku pracy (tzw. indywidualną) pracowników zatrudnionych od 1.01.2019 przechowuje się obligatoryjnie przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustał lub ustanie ich stosunek pracy. Po jego rozwiązaniu bądź wygaśnięciu pracodawca, wraz ze świadectwem pracy wydaje im informację dotyczącą okresu przechowywania, o (art. 946 i art. 947 Kp):

  • długości okresu przechowywania wskazanej dokumentacji,
  • możliwości jej odbioru do końca miesiąca kalendarzowego przypadającego po okresie przechowywania (czyli w styczniu),
  • jej zniszczeniu w sposób uniemożliwiający odtworzenie treści, w ciągu kolejnych 12 mies. (a więc do 31 stycznia kolejnego roku), jeżeli zainteresowany nie odbierze jej we wskazanym terminie.

Przykładowy wzór informacji dla pracownika objętego obowiązkowym skróceniem okresu przechowywania dokumentacji opublikowaliśmy w „RiP” nr 1/2019.

Podobne pisma (nazwane pouczeniami) trzeba też przekazywać pracownikom i zleceniobiorcom objętym dobrowolnym skróceniem okresu przechowywania dokumentacji.

Chodzi o zatrudnionych między 1.01.1999 a 31.12.2018, za których płatnik składek złożył do ZUS raport informacyjny ZUS RIA. Okres przechowywania ich dokumentacji skraca się do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym przekazano za nich ZUS RIA (art. 7 ust. 2 i 3 ustawy 10.01.2018 o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, DzU poz. 357, dalej nowelizacja).

Przypomnijmy, że pracodawca/zleceniodawca (płatnik składek) ma w tym przypadku całkowitą dowolność co do podjęcia decyzji o skróceniu okresu przechowywania i co do daty, od kiedy to nastąpi. Należy to do jego wyłącznej kompetencji, nie musi swojej decyzji z nikim uzgadniać ani konsultować.

Jeżeli zdecyduje się na taki krok, to ma obowiązek spełnić łącznie 2 warunki, składając do ZUS:

  • najpierw w dowolnym momencie oświadczenie ZUS OSW – deklarację o zamiarze przekazania raportów informacyjnych za wszystkich pracowników i zleceniobiorców zatrudnionych między 1.01.1999 a 31.12.2018 (płatnik może cofnąć to oświadczenie, dopóki nie złoży pierwszego ZUS RIA),
  • następnie za wszystkie wymienione osoby raporty ZUS RIA: za wyrejestrowane z ubezpieczeń społecznych przed dniem przekazania oświadczenia ZUS OSW – w ciągu roku od daty jego przekazania, a za wyrejestrowanych z ubezpieczeń społecznych po dniu złożenia ZUS OSW – wraz z ich wyrejestrowaniem z ubezpieczeń (art. 41a, 41b i 41f usus).

Przykład pouczenia

Pouczenie o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej dla pracownika objętego dobrowolnym skróceniem tego okresu
Warszawa, 8.04.2019
Do Pana Artura Pągowskiego
zatrudnionego na stanowisku magazyniera
W związku z tym, że 31.03.2019 ustał Pana stosunek pracy i następnie został za Pana złożony raport ZUS RIA, pouczam, że:
● okres przechowywania Pana akt osobowych i dokumentacji ze stosunku pracy wynosi 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym został za Pana złożony raport ZUS RIA; upłynie zatem 31.12.2029,
● ma Pan możliwość odbioru ww. dokumentacji do 31.01.2030,
● ma Pan prawo do uzyskania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej do upływu okresu przechowywania, na wniosek złożony w postaci papierowej lub elektronicznej; pracodawca ma obowiązek wydać dokumentację w ciągu 30 dni od daty zgłoszenia wniosku.
...................................................................
(potwierdzenie odbioru pisma przez pracownika: data i podpis)
...................................................................
(podpis pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej)

Wyrejestrowując z ubezpieczeń społecznych pracownika objętego dobrowolnym skróceniem okresu przechowywania dokumentacji, płatnik jest ponadto zobowiązany:

  • przekazać mu kopię złożonego za niego ZUS RIA oraz dowody potwierdzające wykonywanie między 1.01.1999 a 31.12.2008: pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze w myśl art. 32 ustawy emerytalnej oraz art. 3 ust. 1 i 3 ustawy z 19.12.2008 o emeryturach pomostowych (DzU z 2018 poz. 1924),
  • pouczyć go o:
    • skróconym okresie przechowywania jego akt personalnych i dokumentacji ze stosunku pracy,
    • możliwości odbioru ww. dokumentacji do końca miesiąca zaczynającego się następnego dnia po upływie okresu przechowywania, czyli do 31 stycznia,
    • prawie do uzyskania kopii tej dokumentacji (art. 41c ust. 1 usus).

Wyrejestrowując z ubezpieczeń zleceniobiorcę objętego dobrowolnym skróceniem okresu przechowywania, płatnik przekazuje mu kopię ZUS RIA oraz poucza o:

  • skróceniu okresu przechowywania list płac, indywidualnej kartoteki płacowej oraz innych dowodów mogących stanowić podstawę obliczenia emerytury lub renty (należą do nich m.in. umowa zlecenia i składane przez wykonawcę oświadczenie dla celów weryfikacji minimalnej stawki godzinowej, zgodnie z art. ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę),
  • prawie odbioru ww. dokumentacji do końca miesiąca kalendarzowego zaczynającego się następnego dnia po upływie okresu przechowywania, czyli do 31 stycznia.

Pracowników i zleceniobiorców objętych dobrowolnym skróceniem okresu przechowywania, którzy zostali lub zostaną wyrejestrowani z ubezpieczeń społecznych przed datą złożenia przez płatnika oświadczenia ZUS OSW, o długości okresu przechowywania dokumentacji informuje ZUS w informacji o stanie konta za rok kalendarzowy, w którym płatnik przekaże za nich raporty ZUS OSW.

Przykład pouczenia

Pouczenie o skróconym okresie przechowywania dokumentacji dla zleceniobiorcy objętego dobrowolnym skróceniem tego okresu
Płock, 3.01.2020
Do Pani Barbary Trzepickiej
W związku z tym, że 31.12.2019 uległa zakończeniu Pani umowa zlecenia i następnie 3.01.2020 został za Panią złożony raport informacyjny ZUS RIA, pouczam, że:
● okres przechowywania list płac rozliczających Pani wynagrodzenie, indywidualnych kartotek płacowych i innych dowodów mogących stanowić podstawę obliczenia emerytury lub renty wynosi 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym został za Panią złożony raport ZUS RIA; upłynie zatem 31.12.2030,
● ma Pani prawo odbioru ww. dokumentacji do 31.01.2031.
...................................................................
(potwierdzenie odbioru pisma przez zleceniobiorcę: data i podpis)
...................................................................
(podpis zleceniodawcy lub osoby przez niego upoważnionej)

Jeśli chodzi o osoby pobierające emerytury lub renty z tytułu niezdolności do pracy, renty strukturalne, renty socjalne, zasiłki przedemerytalne, świadczenia przedemerytalne lub nauczycielskie świadczenia kompensacyjne, ZUS przekazuje im taką informację wraz z:

  • rocznym obliczeniem podatku za rok, w którym złożono za zainteresowanego ZUS RIA,
  • imienną informacją o wysokości uzyskanego dochodu za rok, w którym za daną osobę zostanie złożony ZUS RIA, jeśli organ rentowy nie ma obowiązku sporządzać rocznego obliczenia podatku (art. 41d ust. 1 i 2 usus, art. 34 ust. 7 i 8 updof).

W pouczeniu zamieszczonym w informacji o stanie konta albo jako załącznik do rocznego obliczenia podatku/informacji o wysokości uzyskanego dochodu ZUS podaje te same dane, co w przykładowych wzorach, a w przypadku byłego pracownika instruuje także o konieczności wystąpienia do płatnika składek o wydanie dowodów potwierdzających wykonywanie między 1.01.1999 a 31.12.2008 pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, w myśl art. 32 ustawy emerytalnej i art. 3 ust. 1 i 3 ustawy o emeryturach pomostowych (art. 41d ust. 4 usus).

Tym samym pracodawcy nie informują o okresie przechowywania dokumentacji pracowników podlegających 50-letniemu okresowi przechowywania, a więc zatrudnionych:

  • przed 1.01.1999,
  • między 1.01.1999 a 31.12.2018, za których nie złożyli ZUS RIA (art. 7 ust. 2 w zw. z ust. 1 nowelizacji).

Potwierdziło to również MRPiPS w wyjaśnieniach z 10.01.2019.

Więcej na temat: „Prawo Pracy”
Prawo pracy

Ochrona danych osobowych pracowników i kandydatów do pracy – zmiany od 4.05.2019

Renata Majewska
Zmodyfikowano zakres informacji, jakich może żądać pracodawca od osoby ubiegającej się o posadę i już zatrudnionej. Jasno określono też, w jaki sposób pozyskiwać dane w celu weryfikacji uprawnień do świadczeń socjalnych.

Temat miesiąca

Dokumentacja pracownicza (cz. I) – nowe zasady

Renata Majewska
Od 1.01.2019 pracodawcy prowadzą i przechowują dokumentację personalną według nowych reguł. Muszą przy tym uwzględniać aktualne – obowiązujące od 4.05.2019 – przepisy o ochronie danych osobowych.

Zasadnicze zmiany w tym zakresie od 1.01.2019 wprowadziło nowe rozporządzenie MRPiPS z 10.12.2018 w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU poz. 2369, dalej rdp).

Obecnie reguluje ono kwestie gromadzenia w trakcie stosunku pracy i przechowywania po ustaniu zatrudnienia dwóch członów dokumentacji pracowniczej – akt osobowych oraz tzw. dokumentacji ze stosunku pracy (indywidualnej).


Prawo pracy

Konsekwencje zawarcia nowej umowy o pracę z emerytem

Renata Majewska
Pracownica nabywa prawo do emerytury od 30.07.2019. Planuje rozwiązać stosunek pracy 29.07.2019 na mocy porozumienia stron i od następnego dnia (tj. od 30.07.2019) ponownie się zatrudnić u tego samego pracodawcy, by odebrać urlop wypoczynkowy z tytułu poprzedniego angażu.
Czy taki sposób postępowania gwarantuje jej wypłatę emerytury?

Prawo pracy

Dodatkowy urlop dla niepełnosprawnego pracownika

Renata Majewska
Osoba pracująca w firmie bez przerwy od 1.01.2008 przy zatrudnianiu przedstawiła orzeczenie o niepełnosprawności umiarkowanej. W 2009 (po roku pracy) skorzystała z pierwszego dodatkowego urlopu wypoczynkowego w wymiarze 10 dni roboczych. W czerwcu ubiegłego roku utraciła swój specjalny status na rzecz niepełnosprawności lekkiej, jednak niedawno przedstawiła kolejne orzeczenie przywracające jej niepełnosprawność umiarkowaną od 6.03.2019.
Czy musi jeszcze raz odczekać rok, by nabyć prawo do urlopu dodatkowego? Jeśli nie, to jaki wymiar urlopu dodatkowego przysługuje jej za 2019?

Prawo pracy

Badania okresowe podczas przebywania na zasiłku opiekuńczym

Renata Majewska
Pracownik był do 10.04.2019 na zasiłku opiekuńczym (miał chorą żonę), tymczasem 5.04.2019 upłynęła ważność jego okresowych badań lekarskich. Już wcześniej pracodawca umówił go na 8.04.2019 na wizytę lekarską.
Czy tego dnia mógł on zrobić wyznaczone badania, czy też powinien był zaczekać do końca zwolnienia lekarskiego? Czy za czas badań lekarskich poza godzinami pracy przysługuje wynagrodzenie? Jeśli zostanie wypłacone, to czy nie będzie problemu z zasiłkiem za ten dzień?

Praca, świadczenia i ubezpieczenia

Ubezpieczenie nie zawsze zwalnia z obowiązku wypłaty odprawy pośmiertnej

Renata Majewska
Firma objęła pracowników grupowym ubezpieczeniem na życie, w ramach którego członkom ich rodzin przysługują odszkodowania na wypadek śmierci. Składkę na polisę finansują pracodawca (40%) i pracownik (60%). Pod koniec lutego 2019 r. zmarł jeden z pracowników. Zgodnie z Kp dwojgu jego najbliższym należy się odprawa pośmiertna w wysokości 3-miesięcznego wynagrodzenia (9000 zł). Instytucja ubezpieczeniowa wypłaciła rodzinie 13 000 zł, ale ta domaga się od pracodawcy dopłaty.
Czy słusznie?

Tak. Pracodawca powinien dopłacić – z racji odprawy pośmiertnej – 3800 zł.

W razi zgonu pracownika podczas trwania stosunku pracy lub pobierania zasiłku chorobowego po ustaniu zatrudnienia, rodzinie przysługuje odprawa pośmiertna, zależna od okresu zatrudnienia (stażu pracy) u danego pracodawcy.


Prawo pracy

Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z chorującym emerytem

Renata Majewska
20.03.2019 pracownik-emeryt przekroczy 182 dni okresu zasiłkowego.
Czy następnego dnia można mu wręczyć pismo o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia na mocy art. 53 Kp, mimo że nadal będzie na zwolnieniu lekarskim?

Prawo pracy

Obowiązek przeprowadzania okresowych szkoleń bhp pracowników biurowych

Renata Majewska
Przedsiębiorca zatrudniający 46 pracowników zajmuje się produkcją mebli.
Czy osoby zatrudnione w dziale administracji musi kierować regularnie na szkolenia okresowe bhp? Jeśli tak, to czy może je przeprowadzać sam pracodawca?

Przedsiębiorca ma obowiązek kierować pracowników na okresowe szkolenia bhp, bo jego przeważająca działalność należy do wysokiej grupy ryzyka. Nie ma on jednak kompetencji do samodzielnego pełnienia roli służby bhp, a w konsekwencji do osobistego przeprowadzania takich szkoleń.

Pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika, który nie ma wymaganych kwalifikacji lub umiejętności potrzebnych do jej wykonywania, a także bez dostatecznej znajomości przepisów oraz zasad bhp.


Potrącenia

Egzekucja na poczet alimentów – nowe zasady

Renata Majewska
Od 11.01.2019 na poczet zaległości osób opóźniających się z zapłatą świadczeń na utrzymanie dzieci zajęciu podlega do 50% diet z racji podróży służbowych. Komornik zyskał też nowe narzędzia ścigania takich dłużników.

Temat miesiąca

Jak zelektronizować dokumentację pracowniczą

Renata Majewska
Od 1.01.2019 pracodawcy prowadzą i przechowują akta osobowe pracowników oraz dokumentację stosunku pracy w postaci papierowej albo w elektronicznej.
Obie postaci zostały zrównane pod względem prawnym.

Początkowo eksperci twierdzili, że oba człony dokumentacji pracowniczej (akta osobowe oraz dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, nazywana dokumentacją indywidualną) trzeba gromadzić w jednej postaci (tzn. całe akta osobowe elektroniczne i cała dokumentacja indywidualna elektroniczna, całe akta osobowe papierowe i cała dokumentacja indywidualna papierowa).

Jednak zdaniem resortu pracy pracodawcy mają więcej możliwości. Akta osobowe to integralny element dokumentacji pracowniczej i dlatego trzeba go sporządzać w pełni papierowo bądź w pełni elektronicznie. Jednak dla części zatrudnionych można je prowadzić w postaci papierowej, a dla pozostałych – zdigitalizować. Nie jest jednak dopuszczalne, by akta osobowe danego pracownika miały częściowo charakter papierowy i częściowo elektroniczny (stanowiska MRPiPS z 7.02.2019 i Głównego Inspektora Pracy z 17.01.2019, GIP-GPP.081.6.2019.2).


Prawo pracy

Wniosek pracownika o gotówkową wypłatę wynagrodzenia wysłany e-mailem

Renata Majewska
Pracownik złożył pracodawcy oświadczenie – drogą e-mailową – o chęci dalszego pobierania wynagrodzenia do rąk własnych (gotówką).
Czy jest ono ważne, czy też dla swojej ważności powinno być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym?

Prawo pracy

Zmiana sposobu wypłaty pensji a konieczność aktualizacji informacji o warunkach zatrudnienia

Renata Majewska
Pracodawca zatrudnia 36 pracowników, nie wprowadził regulaminów pracy i wynagradzania. Przeglądam dokumenty kadrowe pod kątem ich zgodności ze zmienionymi od 1.01.2019 przepisami prawa pracy. Zauważyłam, że nie zaktualizowano pracownikom informacji o warunkach zatrudnienia w związku z nowym sposobem wypłaty wynagrodzenia – na konto bankowe pracownika. Czy było to konieczne?

Praca, świadczenia i ubezpieczenia

Zmiana sposobu wypłaty wynagrodzenia – czy potrzebna jest korekta regulaminu pracy

Renata Majewska
Pracuję w firmie zatrudniającej ponad 1,5 tys. pracowników, w której działa kilka zakładowych organizacji związkowych.
Czy w związku ze zmianą – od 1.01.2019 r. – sposobu wypłaty wynagrodzenia trzeba było skorygować regulamin pracy? Czy za zaniedbanie tej powinności grożą jakiekolwiek sankcje?

Prawo pracy

Przetwarzanie przez pracodawców danych o powszechnym obowiązku obrony

Renata Majewska
Mam wątpliwość co do możliwości przetwarzania przez zakład pracy danych zatrudnionych dotyczących powszechnego obowiązku obrony. Z wzoru kwestionariusza osobowego dla pracownika, zamieszczonego na stronie internetowej resortu pracy, zniknęły informacje nt. służby wojskowej. Także z nowego rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej wynika, że w części B akt osobowych nie należy już gromadzić oświadczeń i dokumentów o wykonywaniu przez zatrudnionego w trakcie stosunku pracy powszechnego obowiązku obrony.
Czy rzeczywiście od 1.01.2019 nie wolno już przetwarzać tych informacji (jak wynikałoby z niektórych artykułów w prasie fachowej)?

Zgodnie z art. 51 ust. 1 Konstytucji nikt nie może być obowiązany inaczej niż na podstawie ustawy do ujawniania informacji dotyczących jego osoby. Zatem, aby określić zakres danych osobowych, które można pozyskać od osoby, której dane dotyczą (np. pracownika), należy znaleźć odpowiednią podstawę prawną (…) (np. Kp lub innych ustaw). Kwestionariusz osobowy pracownika nie jest zatem podstawą prawną określającą maksymalny zakres pozyskiwanych od niego danych.


Logowanie

email:

hasło:

 

 

Logowanie za pomocą emaila

Jeżeli nie pamiętasz hasła albo nie masz konta, to wyślemy na Twój email wiadomość weryfikującą. Po kliknięciu w link z emaila będziesz zalogowany na urządzeniu do chwili wylogowania.

email:

Klikając w poniższy link zgadzasz się na zapisanie podanych w formularzu danych i wykorzystywanie ich zgodnie z polityką przetwarzania danych dostępną w dokumencie ⇒Polityka przetwarzania danych osobowych (RODO)⇐

 

Logowanie do za pomocą emaila

Sprawdzanie danych....