Kiedy pracodawca przekazuje informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej

Renata Majewska Biuro Kadr i Płac

Niedawno na emeryturę odszedł pracownik zatrudniony w spółce od 1995.
Czy to prawda, że każdej osobie zwalnianej po 31.12.2018 trzeba wydawać (wraz ze świadectwem pracy) informację o długości okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej? Jaki jest sens wzywać starsze osoby, by za 50 lat przyszły odebrać swoje teczki personalne?

Pismo o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej pracodawca ma obowiązek przekazać wyłącznie pracownikom objętym 10-letnim okresem przechowywania dokumentacji (obowiązkowo lub dobrowolnie). Nie należy go wręczać zatrudnionym sprzed rokiem 1999, którzy podlegają 50-letniemu okresowi przechowywania.

  • updof – ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych
  • Kp – Kodeks pracy
  • MRPiPS – Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej

Akta osobowe i dokumentację ze stosunku pracy (tzw. indywidualną) pracowników zatrudnionych od 1.01.2019 przechowuje się obligatoryjnie przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustał lub ustanie ich stosunek pracy. Po jego rozwiązaniu bądź wygaśnięciu pracodawca, wraz ze świadectwem pracy wydaje im informację dotyczącą okresu przechowywania, o (art. 946 i art. 947 Kp):

  • długości okresu przechowywania wskazanej dokumentacji,
  • możliwości jej odbioru do końca miesiąca kalendarzowego przypadającego po okresie przechowywania (czyli w styczniu),
  • jej zniszczeniu w sposób uniemożliwiający odtworzenie treści, w ciągu kolejnych 12 mies. (a więc do 31 stycznia kolejnego roku), jeżeli zainteresowany nie odbierze jej we wskazanym terminie.

Przykładowy wzór informacji dla pracownika objętego obowiązkowym skróceniem okresu przechowywania dokumentacji opublikowaliśmy w „RiP” nr 1/2019.

Podobne pisma (nazwane pouczeniami) trzeba też przekazywać pracownikom i zleceniobiorcom objętym dobrowolnym skróceniem okresu przechowywania dokumentacji.

Chodzi o zatrudnionych między 1.01.1999 a 31.12.2018, za których płatnik składek złożył do ZUS raport informacyjny ZUS RIA. Okres przechowywania ich dokumentacji skraca się do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym przekazano za nich ZUS RIA (art. 7 ust. 2 i 3 ustawy 10.01.2018 o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, DzU poz. 357, dalej nowelizacja).

Przypomnijmy, że pracodawca/zleceniodawca (płatnik składek) ma w tym przypadku całkowitą dowolność co do podjęcia decyzji o skróceniu okresu przechowywania i co do daty, od kiedy to nastąpi. Należy to do jego wyłącznej kompetencji, nie musi swojej decyzji z nikim uzgadniać ani konsultować.

Jeżeli zdecyduje się na taki krok, to ma obowiązek spełnić łącznie 2 warunki, składając do ZUS:

  • najpierw w dowolnym momencie oświadczenie ZUS OSW – deklarację o zamiarze przekazania raportów informacyjnych za wszystkich pracowników i zleceniobiorców zatrudnionych między 1.01.1999 a 31.12.2018 (płatnik może cofnąć to oświadczenie, dopóki nie złoży pierwszego ZUS RIA),
  • następnie za wszystkie wymienione osoby raporty ZUS RIA: za wyrejestrowane z ubezpieczeń społecznych przed dniem przekazania oświadczenia ZUS OSW – w ciągu roku od daty jego przekazania, a za wyrejestrowanych z ubezpieczeń społecznych po dniu złożenia ZUS OSW – wraz z ich wyrejestrowaniem z ubezpieczeń (art. 41a, 41b i 41f usus).

Przykład pouczenia

Pouczenie o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej dla pracownika objętego dobrowolnym skróceniem tego okresu
Warszawa, 8.04.2019
Do Pana Artura Pągowskiego
zatrudnionego na stanowisku magazyniera
W związku z tym, że 31.03.2019 ustał Pana stosunek pracy i następnie został za Pana złożony raport ZUS RIA, pouczam, że:
● okres przechowywania Pana akt osobowych i dokumentacji ze stosunku pracy wynosi 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym został za Pana złożony raport ZUS RIA; upłynie zatem 31.12.2029,
● ma Pan możliwość odbioru ww. dokumentacji do 31.01.2030,
● ma Pan prawo do uzyskania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej do upływu okresu przechowywania, na wniosek złożony w postaci papierowej lub elektronicznej; pracodawca ma obowiązek wydać dokumentację w ciągu 30 dni od daty zgłoszenia wniosku.
...................................................................
(potwierdzenie odbioru pisma przez pracownika: data i podpis)
...................................................................
(podpis pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej)

Wyrejestrowując z ubezpieczeń społecznych pracownika objętego dobrowolnym skróceniem okresu przechowywania dokumentacji, płatnik jest ponadto zobowiązany:

  • przekazać mu kopię złożonego za niego ZUS RIA oraz dowody potwierdzające wykonywanie między 1.01.1999 a 31.12.2008: pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze w myśl art. 32 ustawy emerytalnej oraz art. 3 ust. 1 i 3 ustawy z 19.12.2008 o emeryturach pomostowych (DzU z 2018 poz. 1924),
  • pouczyć go o:
    • skróconym okresie przechowywania jego akt personalnych i dokumentacji ze stosunku pracy,
    • możliwości odbioru ww. dokumentacji do końca miesiąca zaczynającego się następnego dnia po upływie okresu przechowywania, czyli do 31 stycznia,
    • prawie do uzyskania kopii tej dokumentacji (art. 41c ust. 1 usus).

Wyrejestrowując z ubezpieczeń zleceniobiorcę objętego dobrowolnym skróceniem okresu przechowywania, płatnik przekazuje mu kopię ZUS RIA oraz poucza o:

  • skróceniu okresu przechowywania list płac, indywidualnej kartoteki płacowej oraz innych dowodów mogących stanowić podstawę obliczenia emerytury lub renty (należą do nich m.in. umowa zlecenia i składane przez wykonawcę oświadczenie dla celów weryfikacji minimalnej stawki godzinowej, zgodnie z art. ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę),
  • prawie odbioru ww. dokumentacji do końca miesiąca kalendarzowego zaczynającego się następnego dnia po upływie okresu przechowywania, czyli do 31 stycznia.

Pracowników i zleceniobiorców objętych dobrowolnym skróceniem okresu przechowywania, którzy zostali lub zostaną wyrejestrowani z ubezpieczeń społecznych przed datą złożenia przez płatnika oświadczenia ZUS OSW, o długości okresu przechowywania dokumentacji informuje ZUS w informacji o stanie konta za rok kalendarzowy, w którym płatnik przekaże za nich raporty ZUS OSW.

Przykład pouczenia

Pouczenie o skróconym okresie przechowywania dokumentacji dla zleceniobiorcy objętego dobrowolnym skróceniem tego okresu
Płock, 3.01.2020
Do Pani Barbary Trzepickiej
W związku z tym, że 31.12.2019 uległa zakończeniu Pani umowa zlecenia i następnie 3.01.2020 został za Panią złożony raport informacyjny ZUS RIA, pouczam, że:
● okres przechowywania list płac rozliczających Pani wynagrodzenie, indywidualnych kartotek płacowych i innych dowodów mogących stanowić podstawę obliczenia emerytury lub renty wynosi 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym został za Panią złożony raport ZUS RIA; upłynie zatem 31.12.2030,
● ma Pani prawo odbioru ww. dokumentacji do 31.01.2031.
...................................................................
(potwierdzenie odbioru pisma przez zleceniobiorcę: data i podpis)
...................................................................
(podpis zleceniodawcy lub osoby przez niego upoważnionej)

Jeśli chodzi o osoby pobierające emerytury lub renty z tytułu niezdolności do pracy, renty strukturalne, renty socjalne, zasiłki przedemerytalne, świadczenia przedemerytalne lub nauczycielskie świadczenia kompensacyjne, ZUS przekazuje im taką informację wraz z:

  • rocznym obliczeniem podatku za rok, w którym złożono za zainteresowanego ZUS RIA,
  • imienną informacją o wysokości uzyskanego dochodu za rok, w którym za daną osobę zostanie złożony ZUS RIA, jeśli organ rentowy nie ma obowiązku sporządzać rocznego obliczenia podatku (art. 41d ust. 1 i 2 usus, art. 34 ust. 7 i 8 updof).

W pouczeniu zamieszczonym w informacji o stanie konta albo jako załącznik do rocznego obliczenia podatku/informacji o wysokości uzyskanego dochodu ZUS podaje te same dane, co w przykładowych wzorach, a w przypadku byłego pracownika instruuje także o konieczności wystąpienia do płatnika składek o wydanie dowodów potwierdzających wykonywanie między 1.01.1999 a 31.12.2008 pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, w myśl art. 32 ustawy emerytalnej i art. 3 ust. 1 i 3 ustawy o emeryturach pomostowych (art. 41d ust. 4 usus).

Tym samym pracodawcy nie informują o okresie przechowywania dokumentacji pracowników podlegających 50-letniemu okresowi przechowywania, a więc zatrudnionych:

  • przed 1.01.1999,
  • między 1.01.1999 a 31.12.2018, za których nie złożyli ZUS RIA (art. 7 ust. 2 w zw. z ust. 1 nowelizacji).

Potwierdziło to również MRPiPS w wyjaśnieniach z 10.01.2019.

Więcej na temat: „Prawo Pracy”
Prawo pracy

Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z chorującym emerytem

Renata Majewska
20.03.2019 pracownik-emeryt przekroczy 182 dni okresu zasiłkowego.
Czy następnego dnia można mu wręczyć pismo o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia na mocy art. 53 Kp, mimo że nadal będzie na zwolnieniu lekarskim?

Prawo pracy

Obowiązek przeprowadzania okresowych szkoleń bhp pracowników biurowych

Renata Majewska
Przedsiębiorca zatrudniający 46 pracowników zajmuje się produkcją mebli.
Czy osoby zatrudnione w dziale administracji musi kierować regularnie na szkolenia okresowe bhp? Jeśli tak, to czy może je przeprowadzać sam pracodawca?

Przedsiębiorca ma obowiązek kierować pracowników na okresowe szkolenia bhp, bo jego przeważająca działalność należy do wysokiej grupy ryzyka. Nie ma on jednak kompetencji do samodzielnego pełnienia roli służby bhp, a w konsekwencji do osobistego przeprowadzania takich szkoleń.

Pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika, który nie ma wymaganych kwalifikacji lub umiejętności potrzebnych do jej wykonywania, a także bez dostatecznej znajomości przepisów oraz zasad bhp.


Potrącenia

Egzekucja na poczet alimentów – nowe zasady

Renata Majewska
Od 11.01.2019 na poczet zaległości osób opóźniających się z zapłatą świadczeń na utrzymanie dzieci zajęciu podlega do 50% diet z racji podróży służbowych. Komornik zyskał też nowe narzędzia ścigania takich dłużników.

Temat miesiąca

Jak zelektronizować dokumentację pracowniczą

Renata Majewska
Od 1.01.2019 pracodawcy prowadzą i przechowują akta osobowe pracowników oraz dokumentację stosunku pracy w postaci papierowej albo w elektronicznej.
Obie postaci zostały zrównane pod względem prawnym.

Początkowo eksperci twierdzili, że oba człony dokumentacji pracowniczej (akta osobowe oraz dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, nazywana dokumentacją indywidualną) trzeba gromadzić w jednej postaci (tzn. całe akta osobowe elektroniczne i cała dokumentacja indywidualna elektroniczna, całe akta osobowe papierowe i cała dokumentacja indywidualna papierowa).

Jednak zdaniem resortu pracy pracodawcy mają więcej możliwości. Akta osobowe to integralny element dokumentacji pracowniczej i dlatego trzeba go sporządzać w pełni papierowo bądź w pełni elektronicznie. Jednak dla części zatrudnionych można je prowadzić w postaci papierowej, a dla pozostałych – zdigitalizować. Nie jest jednak dopuszczalne, by akta osobowe danego pracownika miały częściowo charakter papierowy i częściowo elektroniczny (stanowiska MRPiPS z 7.02.2019 i Głównego Inspektora Pracy z 17.01.2019, GIP-GPP.081.6.2019.2).


Prawo pracy

Wniosek pracownika o gotówkową wypłatę wynagrodzenia wysłany e-mailem

Renata Majewska
Pracownik złożył pracodawcy oświadczenie – drogą e-mailową – o chęci dalszego pobierania wynagrodzenia do rąk własnych (gotówką).
Czy jest ono ważne, czy też dla swojej ważności powinno być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym?

Prawo pracy

Zmiana sposobu wypłaty pensji a konieczność aktualizacji informacji o warunkach zatrudnienia

Renata Majewska
Pracodawca zatrudnia 36 pracowników, nie wprowadził regulaminów pracy i wynagradzania. Przeglądam dokumenty kadrowe pod kątem ich zgodności ze zmienionymi od 1.01.2019 przepisami prawa pracy. Zauważyłam, że nie zaktualizowano pracownikom informacji o warunkach zatrudnienia w związku z nowym sposobem wypłaty wynagrodzenia – na konto bankowe pracownika. Czy było to konieczne?

Praca, świadczenia i ubezpieczenia

Zmiana sposobu wypłaty wynagrodzenia – czy potrzebna jest korekta regulaminu pracy

Renata Majewska
Pracuję w firmie zatrudniającej ponad 1,5 tys. pracowników, w której działa kilka zakładowych organizacji związkowych.
Czy w związku ze zmianą – od 1.01.2019 r. – sposobu wypłaty wynagrodzenia trzeba było skorygować regulamin pracy? Czy za zaniedbanie tej powinności grożą jakiekolwiek sankcje?

Prawo pracy

Przetwarzanie przez pracodawców danych o powszechnym obowiązku obrony

Renata Majewska
Mam wątpliwość co do możliwości przetwarzania przez zakład pracy danych zatrudnionych dotyczących powszechnego obowiązku obrony. Z wzoru kwestionariusza osobowego dla pracownika, zamieszczonego na stronie internetowej resortu pracy, zniknęły informacje nt. służby wojskowej. Także z nowego rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej wynika, że w części B akt osobowych nie należy już gromadzić oświadczeń i dokumentów o wykonywaniu przez zatrudnionego w trakcie stosunku pracy powszechnego obowiązku obrony.
Czy rzeczywiście od 1.01.2019 nie wolno już przetwarzać tych informacji (jak wynikałoby z niektórych artykułów w prasie fachowej)?

Zgodnie z art. 51 ust. 1 Konstytucji nikt nie może być obowiązany inaczej niż na podstawie ustawy do ujawniania informacji dotyczących jego osoby. Zatem, aby określić zakres danych osobowych, które można pozyskać od osoby, której dane dotyczą (np. pracownika), należy znaleźć odpowiednią podstawę prawną (…) (np. Kp lub innych ustaw). Kwestionariusz osobowy pracownika nie jest zatem podstawą prawną określającą maksymalny zakres pozyskiwanych od niego danych.


Temat miesiąca

Różne okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej od 2019

Renata Majewska
Od nowego roku obowiązują trzy odmiennie ustalane okresy przechowywania akt osobowych pracowników oraz list płac zatrudnionych.

Dokumentacja ze stosunku pracy oraz akta osobowe osób, z którymi stosunek pracy nawiązano:

  • po 31.12.2018 – będą z mocy prawa przechowywane przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustanie zatrudnienie,
  • między 1.01.1999 a 31.12.2018 – będą przechowywane zasadniczo przez 50 lat od zakończenia stosunku pracy, ale płatnik (po łącznym spełnieniu 2 warunków informacyjnych wobec ZUS) będzie mógł fakultatywnie skrócić ten okres do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym za daną osobę zgłosi raport informacyjny ZUS RIA,
  • przed 1.01.1999 – trzeba przechowywać przez 50 lat od daty ustania zatrudnienia.

Prawo pracy

Obowiązki pracodawcy przechowującego akta pracownicze

Renata Majewska
Czy istnieją minimalne wymagania techniczne (co do pomieszczeń, instalacji itp.) i organizacyjne, które musi spełniać pracodawca samodzielnie przechowujący papierową dokumentację pracowniczą?

Prawo pracy jest w tym zakresie lakoniczne, wskazując tylko zasady, jakimi trzeba się kierować przy przechowywaniu teczek byłych pracowników. Pewne wskazówki w tym zakresie można wywieść z rozporządzenia dotyczącego podmiotów przechowujących zawodowo dokumentację osobową i płacową.

Przepisy prawa pracy nie regulują dokładnie warunków prawnych, organizacyjnych i technicznych, które muszą spełniać pracodawcy prywatni sami przechowujący dokumentację osób, z którymi zakończyli już współpracę. Co najwyżej można mówić o zasadach, jakie pracodawca powinien stosować w tym zakresie.


Prawo pracy

Kiedy ZUS może zakwestionować wynagrodzenie pracownika

Magdalena Januszewska
ZUS ma prawo negować wysokość płacy, jeżeli wynika ona z umowy sprzecznej z prawem, zasadami współżycia społecznego lub zawartej z zamiarem obejścia prawa.
Należy rozróżnić, czy wynagrodzenie jest kwestionowane na gruncie prawa pracy, czy ubezpieczeń społecznych.

Tak wynika z wyroku SN z 20.06.2018 (I UK 166/17).

Orzeczenie to porusza 2 kwestie. Po pierwsze wyraźnie różnicując ocenę wysokości wynagrodzenia na gruncie prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, SN wskazał, że na gruncie ubezpieczeń społecznych kryteria te są ostrzejsze. Można co do tego mieć wątpliwości, bo może to doprowadzić do ustalenia dwóch wysokości wynagrodzenia – odpowiedniej w świetle prawa pracy i odpowiedniej z uwagi na ubezpieczenia.


Praca, świadczenia i ubezpieczenia

Spłata pożyczki z pracowniczej kasy zapomogowo-pożyczkowej po ustaniu zatrudnienia

Renata Majewska
Pracownik chce rozwiązać umowę o pracę za porozumieniem stron.
Czy pracodawca może uzależnić swoją zgodę i termin rozwiązania umowy od uregulowania pozostałej do spłacenia pożyczki zaciągniętej z pracowniczej kasy zapomogowo-pożyczkowej?

Praca, świadczenia i ubezpieczenia

Opodatkowanie PIT odszkodowania za utratę pracy

Marcin Szymankiewicz
Na mocy zawartego ze związkami zawodowymi porozumienia ws. grupowego zwolnienia spółka z o.o. wypłaciła zwolnionym z pracy pracownikom odprawy w wysokości 3-krotności miesięcznego wynagrodzenia oraz dodatkowe odszkodowanie w wysokości 60 tys. zł brutto.
Nie dano zatrudnionym wyboru między zwolnieniem z pracy a pozostaniem na stanowisku, gdyż stanowiska te zlikwidowano. Otrzymali oni propozycję rozwiązania umowy o pracę w drodze porozumienia stron, na którą przystali.
Czy dodatkowe odszkodowanie za utratę pracy, wypłacone zwolnionym na podstawie porozumienia między pracodawcą a związkami zawodowymi (stanowiącego normatywne źródło prawa pracy, o którym mowa w art. 9 § 1 Kp), korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych, określonego w art. 21 ust. 1 pkt 3 updof?

Prawo pracy

Zwrot dofinansowania kształcenia w przypadku rozwiązania umowy o pracę za porozumieniem stron

Renata Majewska
Pracownik podpisał umowę o podnoszenie kwalifikacji zawodowych na studiach za zgodą pracodawcy. Z umowy wynika, że jeśli w ciągu 3 lat od ukończenia nauki odejdzie z pracy za wypowiedzeniem albo porozumieniem stron, ma obowiązek zwrócić pracodawcy odpowiednią część kosztów nauki, jakie ten pokrył (w sumie było to 20 tys. zł). Wkrótce po obronie pracy magisterskiej (we wrześniu 2018) zatrudniony złożył propozycję rozwiązania stosunku pracy na mocy porozumienia, na co pracodawca przystał. Strony rozstały się polubownie z końcem września 2018, zaraz potem pracodawca zażądał zwrotu wydatków na studia, lecz były pracownik odmówił, powołując się na Kp.
Czy miał do tego prawo?

Logowanie

email:

hasło:

 

 

Logowanie za pomocą emaila

Jeżeli nie pamiętasz hasła albo nie masz konta, to wyślemy na Twój email wiadomość weryfikującą. Po kliknięciu w link z emaila będziesz zalogowany na urządzeniu do chwili wylogowania.

email:

Klikając w poniższy link zgadzasz się na zapisanie podanych w formularzu danych i wykorzystywanie ich zgodnie z polityką przetwarzania danych dostępną w dokumencie ⇒Polityka przetwarzania danych osobowych (RODO)⇐

 

Logowanie do za pomocą emaila

Sprawdzanie danych....