Kiedy i jak można anulować fakturę

Krzysztof Hałub

Sprzedawca, który wysłał kontrahentowi niezasadnie wystawioną fakturę, ma prawo do jej anulowania i usunięcia z rejestrów oraz deklaracji VAT, o ile kontrahent odeśle dokument bez księgowania.

Tak wynika z interpretacji KIS z 22.09.2020 (0114-KDIP1-3.4012.394.2020.1.ISK). Dotyczyła ona spółki, która wystawia papierowe faktury w dwóch egzemplarzach i oryginały wysyła kontrahentom. Zdarza się jej omyłkowo wystawić fakturę, choć transakcja w rzeczywistości nie wystąpiła (dostawa czy usługa nie została wykonana ani nie wpłynęła zaliczka na poczet przyszłych świadczeń).

Kontrahent zwraca wówczas otrzymaną fakturę bez jej księgowania, niekiedy z adnotacją wskazującą, że znajdowała się w jego posiadaniu (np. w postaci tzw. prezentaty z datą otrzymania faktury). Bywa, że zwrócona faktura jest już ujęta w deklaracji VAT spółki.

Będąc w posiadaniu obu wystawionych egzemplarzy faktury, spółka stosuje następującą procedurę anulowania faktur:

  • Op – Ordynacja podatkowa
  • KIS – Krajowa Informacja Skarbowa
  • oba egzemplarze zostają przekreślone,
  • na przekreślonych egzemplarzach zamieszczana jest adnotacja potwierdzająca fakt anulowania faktury i wskazująca przyczynę jej anulowania,
  • anulowane faktury są przechowywane wraz z dokumentacją księgową.

KIS potwierdziła, że spółka postępuje prawidłowo: Skoro w opisanej sytuacji mamy do czynienia z fakturami, które nie zostały wprowadzone do obiegu prawnego (wystawiona faktura wraca do wnioskodawcy i nie jest ujęta w ewidencji kontrahenta) oraz nie dokumentują one faktycznie wykonanych zdarzeń gospodarczych w postaci dostawy towaru lub wykonania usługi, to wnioskodawca będzie miał prawo do anulowania takich faktur poprzez opatrzenie obu egzemplarzy faktury odpowiednią adnotacją o przyczynie i okolicznościach ich anulowania i pozostawieniu ich w dokumentacji podatkowej.

KIS zaznaczyła, że anulowanie faktury powinno być traktowane w sposób wyjątkowy i wykorzystywane tylko w przypadku zaistnienia takiej konieczności. (…) Wnioskodawca powinien dołożyć należytej staranności przy dokumentowaniu zaistniałych zdarzeń gospodarczych.

KIS odniosła się też do sposobu korekty deklaracji, w której ujęto anulowane faktury, wskazując, że spółka w celu usunięcia błędu powinna dokonać korekty deklaracji VAT za te miesiące, w których ww. faktury VAT zostały rozliczone, poprzez obniżenie odpowiednio kwoty zadeklarowanej podstawy opodatkowania oraz podatku należnego, na zasadach wskazanych w art. 81 § 1 i 2 oraz z uwzględnieniem art. 75 § 3 Op.

Zobacz tematy:

Temat: „Dowody Księgowe”
Rachunkowość

Dostawy niefakturowane – ujęcie w kosztach

Kupujemy części do naprawy samochodów na potrzeby własne. Przyjmujemy je do magazynu na podstawie dokumentu PZ oraz wydajemy do zużycia na podsta‑ wie dokumentu RW. Zdarza się, że faktura za zakup części nie dociera do nas i musimy się o nią upomnieć albo dociera z opóźnieniem, w następnym miesiącu lub jeszcze później. Cenę tych części znamy, gdyż sprzedawca wraz z dostawą wystawia dokument WZ, który ją zawiera.
Czy możemy ująć koszt zużycia części na podstawie RW, mimo że faktura zakupu dotrze i zostanie zaksięgowana w następnym miesiącu albo później?
Przyjmujemy też towary handlowe do magazynu na podstawie PZ i wydajemy do sprzedaży na podstawie WZ. Faktura zakupu tego towaru dociera z opóźnieniem. Czy możemy ująć koszt sprzedanych towarów w miesiącu ich sprzedaży?
Dowody księgowe

Zdigitalizowane faktury są podstawą do wykazania kosztów podatkowych

Zeskanowanie papierowych faktur i zapisanie ich na serwerach w formie cyfrowej, a następnie zniszczenie papierowych egzemplarzy nie pozbawia prawa do zaliczenia kosztów udokumentowanych tymi fakturami do kosztów uzyskania przychodów. 

Tak wynika z interpretacji KIS z 20.05.2020 (0111-KDIB1-2.4010.103.2018.11.BG).

Dowody księgowe

Formy dokumentowania dla celów VAT wydatków związanych z podróżami

Nie każda opłata związana z podróżami musi być potwierdzona fakturą, by można było odliczyć podatek naliczony. Czasem wystarczy zwykły bilet lub nawet wydruk, niekoniecznie z kasy rejestrującej.

Od 1.01.2020 faktura dla przedsiębiorcy – z NIP nabywcy – może zostać wystawiona na podstawie paragonu fiskalnego tylko, jeżeli jest na nim zamieszczony NIP nabywcy (art. 106b ust. 5 ustawy o VAT). Paragon fiskalny wystawiany na kwotę nieprzekraczającą 450 zł (100 euro) brutto jest sam w sobie fakturą, tyle że uproszczoną (art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT) i nie należy wystawiać dla nabywcy odrębnego dokumentu (faktury standardowej) – stwierdziła KIS w interpretacjach z 18.03.2020 (0114-KDIP1-3.4012.61.2020.1.ISK) i 27.04.2020 (0114-KDIP1-3.4012.161.2020.1.ISK).

Dowody księgowe

Czy można żądać wystawienia pełnej faktury zamiast paragonu z NIP do sprzedaży do 450 zł

Przedsiębiorca za zakup w sieci handlowej na kwotę 300 zł otrzymał paragon ze swoim NIP. Czy może zażądać wymiany paragonu na „pełną” fakturę?
Rachunkowość

Przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej dowodów poniesienia wydatków przez pracowników

Nasza spółka z o.o. ponosi wydatki – m.in. na przejazdy taksówkami, bilety kolejowe i posiłki spożywane przez pracowników podczas podróży służbowych – które są pierwotnie opłacone przez nich z ich własnych środków. Aby uzyskać zwrot pieniędzy, pracownik dostarcza spółce dowód poniesienia wydatku (fakturę lub rachunek wystawiony na spółkę). Dotychczas przechowywaliśmy te dokumenty w formie papierowej, jednak w celu ograniczenia kosztów i pracochłonnej archiwizacji chcemy przechowywać je w formie elektronicznej. Oryginały dowodów będą niszczone.
Czy tak przechowywane faktury/rachunki spełniają warunki zaliczenia do kosztów księgowych udokumentowanych nimi wydatków?
Dowody księgowe

Czym różni się faktura pro forma od właściwej faktury

Marek Barowicz
Czy wystawienie/otrzymanie faktur pro forma wywołuje skutki podatkowe i księgowe?

Dowody księgowe

Paragony przedstawiane przez kierowców jako podstawa ujęcia kosztów w pkpir

Tomasz Krywan
Kierowcy firmy transportowej przywożą z trasy różne paragony (np. za parkingi, zagraniczne opłaty drogowe) w celu rozliczenia.
Czy można na ich podstawie wykazywać koszty w pkpir?

Dowody księgowe

Data ujęcia w pkpir dowodu wewnętrznego

Tomasz Krywan
Podatnik prowadzi działalność gospodarczą w lokalu użyczonym mu przez rodziców. Faktury za zużywaną w nim energię elektryczną wystawiane są na jego ojca. Opłaca je podatnik i na ich podstawie wystawia dowód wewnętrzny.
W jakiej dacie należy ujmować ten dowód w pkpir – wystawienia faktury, wystawienia dowodu wewnętrznego czy zapłaty?

Zmiany w pkpir

Nowy dowód księgowy pozwoli skorygować koszty

Anna Koleśnik
Wprowadzenie w updof obowiązku pomniejszenia kosztów/zwiększenia przychodów w razie zapłaty kontrahentowi gotówką zamiast przelewem z tytułu transakcji przekraczającej 15 tys. zł wymogło zmianę przepisów rozporządzenia pkpir.

Dowody księgowe

Paragon z NIP nabywcy jako faktura uproszczona

Tomasz Krywan
Podatnik, któremu prowadzę pkpir, jako dowód zakupu farb (wykorzystanych przy remoncie lokalu, w którym prowadzi działalność) przedstawił paragon ze swoim NIP.
Czy na tej podstawie mogę ująć koszt w księdze?

Dowody księgowe

Odliczanie straty a okres przechowywania ksiąg

Anna Koleśnik
W 2011 spółka poniosła stratę, której część odliczała jeszcze od dochodu za 2015.
Jak długo powinna przechowywać księgi rachunkowe i dowody księgowe za 2011? Nie toczy się i nie toczyło wobec niej żadne postępowanie podatkowe. Spółka nie jest też w upadłości.

Zgodnie z art. 86 § 1 Op księgi podatkowe (którymi w myśl Op są też księgi rachunkowe) i dokumenty związane z ich prowadzeniem powinny być przechowywane do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a więc – jak stanowi art. 70 § 1 Op – co do zasady przez 5 lat, licząc od końca roku, w którym minął termin płatności podatku (bieg terminu przedawnienia może w określonych w Op sytuacjach ulec zawieszeniu lub przerwaniu).


Dowody księgowe

Czy na rachunku z umowy cywilnoprawnej musi być podpis zleceniobiorcy

Renata Ziólkowska
Na stronie WWW biura prowadzimy blog podatkowy. Autorzy otrzymują wynagrodzenie po przedłożeniu papierowych rachunków z własnoręcznym podpisem. Chcemy uprościć obieg dokumentów.
Czy możemy zrezygnować z podpisu autora? Moglibyśmy wtedy dostawać rachunki e-mailem.

Dowody księgowe

Jak długo przechowywać dokumentację podatkową w przypadku odliczania straty

Tomasz Krywan
Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą w 2012 poniosła stratę, którą odliczała od dochodu z tej działalności za 2013 i 2014.
Jak długo obowiązana jest przechowywać dokumentację podatkową dotyczącą roku 2012?

Dowody księgowe

Przechowywanie danych osobowych z faktury

Aleksander Woźniak
Można przechowywać dane osobowe wynikające z faktury dokumentującej umowę, nawet jeśli została ona unieważniona.

Dowody księgowe

Wystawienie faktury do paragonu wydanego przedsiębiorcy

Grzegorz Gębka
Zdarza się, że sprzedawca bez własnej winy wydaje paragony nabywcy towaru, który prowadzi działalność gospodarczą, bo przy dokonywaniu zakupów nabywca nie zgłasza, że jest przedsiębiorcą. Następnie (przeważnie po kilku dniach) do takich paragonów są wystawiane faktury.
Czy jest to prawidłowe?

Dowody księgowe

Wystawienie faktury na żądanie na podstawie skanu paragonu fiskalnego

Grzegorz Gębka
Obsługujemy spółkę handlującą przez internet. Klientom, którzy nie wyrazili chęci otrzymania faktury, spółka wraz z towarem wysyła wydrukowany paragon. Zdarza się, że po jakimś czasie część z tych osób żąda wystawienia faktury.
Czy sprzedawca może wystawić fakturę na podstawie zeskanowanego paragonu (jego cyfrowej fotokopii)? Wysyłanie oryginału paragonu pocztą/kurierem do sprzedawcy, aby otrzymać fakturę, byłoby sporym utrudnieniem dla nabywcy. Niekiedy w ogóle nie dysponuje on oryginalnym paragonem, ponieważ np. go zgubił. Czy w takim przypadku spółka ma prawo wystawić fakturę?

Logowanie

email:

hasło:

 

 

Logowanie za pomocą emaila

Jeżeli nie pamiętasz hasła albo nie masz konta, to wyślemy na Twój email wiadomość weryfikującą. Po kliknięciu w link z emaila będziesz zalogowany na urządzeniu do chwili wylogowania.

email:

Klikając w poniższy link zgadzasz się na zapisanie podanych w formularzu danych i wykorzystywanie ich zgodnie z polityką przetwarzania danych dostępną w dokumencie ⇒Polityka przetwarzania danych osobowych (RODO)⇐

 

Logowanie do za pomocą emaila

Sprawdzanie danych....