Jak zelektronizować dokumentację pracowniczą

Renata Majewska Biuro Kadr i Płac

Od 1.01.2019 pracodawcy prowadzą i przechowują akta osobowe pracowników oraz dokumentację stosunku pracy w postaci papierowej albo w elektronicznej.
Obie postaci zostały zrównane pod względem prawnym.

Początkowo eksperci twierdzili, że oba człony dokumentacji pracowniczej (akta osobowe oraz dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, nazywana dokumentacją indywidualną) trzeba gromadzić w jednej postaci (tzn. całe akta osobowe elektroniczne i cała dokumentacja indywidualna elektroniczna, całe akta osobowe papierowe i cała dokumentacja indywidualna papierowa).

  • Kp – Kodeks pracy
  • MRPiPS – Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej

Jednak zdaniem resortu pracy pracodawcy mają więcej możliwości. Akta osobowe to integralny element dokumentacji pracowniczej i dlatego trzeba go sporządzać w pełni papierowo bądź w pełni elektronicznie. Jednak dla części zatrudnionych można je prowadzić w postaci papierowej, a dla pozostałych – zdigitalizować. Nie jest jednak dopuszczalne, by akta osobowe danego pracownika miały częściowo charakter papierowy i częściowo elektroniczny (stanowiska MRPiPS z 7.02.2019 i Głównego Inspektora Pracy z 17.01.2019, GIP-GPP.081.6.2019.2).

W świetle przywołanych interpretacji „integralnego członu” dokumentacji pracowniczej nie stanowi dokumentacja indywidualna, na którą składają się 4 części:

  • dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy (w tym m.in. karta ewidencji czasu pracy, wnioski i zgody pracowników dotyczące rozliczania czasu pracy),
  • dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego,
  • karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,
  • karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty dotyczące wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz za ich pranie i konserwację

(§ 6 rozporządzenia MRPiPS z 10.12.2018 w sprawie dokumentacji pracowniczej, DzU poz. 2369, dalej rdp).

W konsekwencji każdą z części dokumentacji indywidualnej można – zdaniem wskazanych urzędów – prowadzić albo w postaci papierowej, albo w elektronicznej, np. prowadzić ewidencję czasu pracy i kartotekę płacową elektroniczną, a pozostałą dokumentację papierową. Poszczególne części dokumentacji indywidualnej można również prowadzić dla jednych pracowników w formie papierowej, a dla innych – w elektronicznej. Nie można natomiast sporządzać jednej części tej dokumentacji dla danej osoby (np. ewidencji czasu pracy) w dwóch różnych postaciach.

Pracodawca ma prawo zmieniać postać, w jakiej prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą. Konwersja z postaci papierowej na postać elektroniczną zachodzi poprzez wykonanie odwzorowania cyfrowego (np. skanu, zdjęcia cyfrowego) i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy bądź osoby upoważnionej lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy, potwierdzającymi zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Przemiana odwrotna, czyli postaci elektronicznej w papierową, następuje z kolei przez sporządzenie wydruku i opatrzenie każdej strony podpisem pracodawcy lub osoby upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym (art. 948 Kp).

Na przykładzie przedstawiamy, jak powinien postąpić pracodawca, który zamierza zdigitalizować część dokumentacji pracowniczej.

Zakładamy, że pracodawca:

  • całą dokumentację prowadzi i przechowuje w postaci papierowej,
  • chce próbnie zdigitalizować 3 części dokumentacji indywidualnej (ewidencję czasu pracy, dokumentację urlopów wypoczynkowych oraz kartotekę płacową),
  • ma centralę w Warszawie (55 pracowników) oraz oddział w Gdańsku (36 pracowników) i ww. części dokumentacji indywidualnej planuje zdigitalizować tylko dla pracowników gdańskich.

Proces elektronizacji zakończy się 30.04.2019. Na 1.05.2019 wszystkie wymienione 3 części dokumentacji ze stosunku pracy „czynnych” pracowników oddziału gdańskiego zyskają postać elektroniczną (elektronizacja nie obejmuje dokumentacji pracowniczej osób zwolnionych z pracy do 30.04.2019).

Podjęcie decyzji o digitalizacji i czynności przygotowawcze

Pracodawcy nie mają obowiązku zmiany postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Tylko od nich zależy, czy w ogóle, a jeśli tak – to od kiedy ją zelektronizują. Swojej decyzji nie muszą z nikim uzgadniać ani konsultować. Dobrze byłoby jednak porozmawiać na ten temat z pracownikami zajmującymi się zagadnieniem merytorycznie, np. z dyrektorem personalnym i informatykiem.

Pracodawca, który zdecydował się na digitalizację, powinien sprecyzować jasno jej zakres podmiotowy (których pracowników ona obejmie) i przedmiotowy (jakie części dokumentacji zostaną zelektronizowane).

Przykładowy pracodawca rozstrzygnął, że digitalizacji podlegają:

  • pracownicy zatrudnieni w oddziale gdańskim, tj. 36 osób,
  • 3 części dokumentacji ze stosunku pracy (dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy; dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego; karta wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych).

Następnie należy opracować terminarz postępu digitalizacji (ile będzie trwać cały proces i jego poszczególne etapy), pamiętając, że zwykle jest ona rozłożona w czasie. Potem trzeba wyznaczyć osoby odpowiedzialne za prawidłowe jej przeprowadzenie (najlepiej przedstawiciela działu kadr i działu informatycznego). Pracodawca musi przy tym zweryfikować nadane im upoważnienia do przetwarzania danych osobowych i ew. odpowiednio je zmodyfikować czy rozszerzyć. Jeśli do wykonania odwzorowań cyfrowych zatrudnia osobę z zewnątrz, ma obowiązek wręczyć jej nowe upoważnienie do przetwarzania danych osobowych zatrudnionych, zgodne z RODO.

Pracodawca nie ma obowiązku powiadamiania pracowników o rozpoczęciu elektronizacji dokumentacji pracowniczej, ale oczywiście może ich o tym uprzedzić, choćby ze względu na możliwe zakłócenia w funkcjonowaniu działu personalnego.

Wykonanie cyfrowych odwzorowań dokumentów papierowych

Minimalne założenia co do jakości odwzorowań cyfrowych określa załącznik do rdp. Nie są to wymagania wygórowane – odwzorowania należy wykonywać z należytą starannością i jakością techniczną umożliwiającą zapoznanie się bez wątpliwości z treścią dokumentu, bez potrzeby jej weryfikacji z dokumentem w postaci papierowej (§ 12 ust. 2 rdp).

Minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych

Rodzaj skanowanego dokumentu Minimalna rozdzielczość Minimalna liczba bitów na piksel
teksty drukowane czarno-białe, w formacie A4 lub większym 200 dpi 1 bit (czarno-białe)
teksty drukowane czarno-białe w formacie mniejszym niż A4 1600 pikseli na dłuższym boku lub 200 dpi w zależności od tego, co pozwala uzyskać większą rozdzielczość
teksty drukowane, kolorowe, w formacie A4 lub większym 200 dpi 16 bitów (kolor)
teksty drukowane, kolorowe, w formacie mniejszym niż A4 1600 pikseli na dłuższym boku lub 200 dpi w zależności od tego, co pozwala uzyskać większą rozdzielczość
rękopisy w formacie A4 lub większym 300 dpi
rękopisy w formacie mniejszym niż A4 2000 pikseli na dłuższym boku lub 300 dpi w zależności od tego, co pozwala uzyskać większą rozdzielczość
fotografie czarno-białe (jeżeli są włączone do dokumentacji osobno) 1600 pikseli na dłuższym boku 8 bitów (skala szarości) lub 24 bity (kolor)
fotografie kolorowe (jeżeli są włączone do dokumentacji osobno) 24 bity (kolor)

Wprowadzenie e-dokumentów do systemu informatycznego

Wykonane skany i zdjęcia cyfrowe dokumentów papierowych należy wprowadzić do odpowiedniego systemu informatycznego. Ustawodawca nie ustanowił jednego systemu do prowadzenia e-dokumentacji pracowniczej, lecz wskazał tylko minimalne wymagania:

  • zabezpieczenie przed uszkodzeniem lub utratą,
  • integralność treści dokumentacji i metadanych (patrz ramka poniżej), polegająca na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur,
  • stały dostęp do dokumentacji dla osób uprawnionych i jednocześnie brak dostępu dla nieuprawnionych,
  • identyfikacja osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez nie zmian w dokumentacji i metadanych,
  • brak możliwości zanegowania swego uczestnictwa w całości lub w części wymiany danych przez jeden z podmiotów uczestniczących w tej wymianie,
  • skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych,
  • wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji,
  • funkcjonalność wydruku dokumentacji.

Przeniesione do systemu informatycznego odwzorowania cyfrowe mają działać u naszego przykładowego pracodawcy jako e-dokumentacja od 1.05.2019.

Jak już o tym była mowa, zgodnie z interpretacją resortu pracy z 7.02.2019 nie jest dopuszczalne prowadzenie części dokumentacji indywidualnej danego pracownika częściowo papierowo i częściowo elektronicznie. Z tego względu na 1.05.2019 wszystkie papierowe dokumenty znajdujące się 3 częściach dokumentacji podlegających digitalizacji powinny mieć już cyfrowe odwzorowanie.

Zabezpieczenie e-dokumentacji

Do e-dokumentacji pracodawca wykorzystuje – odpowiednio do ilości danych i zastosowanej technologii – rozwiązania techniczne zapewniające jej dostępność, używalność i wiarygodność co najmniej do upływu okresu jej przechowywania (§ 12 ust. 1 rdp).

E-akta uznaje się za zabezpieczone, jeśli spełniają łącznie następujące warunki:

  • dostęp do nich mają wyłącznie osoby upoważnione,
  • są chronione przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem,
  • zostały zastosowane metody i środki ochrony e-dokumentacji, których skuteczność jest powszechnie uznawana (§ 10 ust. 1 rdp).

Rozporządzenie podpowiada również, że w praktyce zabezpieczenie e-dokumentacji może polegać na (§ 10 ust. 2 rdp):

  • systematycznym dokonywaniu analizy zagrożeń,
  • opracowaniu i stosowaniu procedur zabezpieczania dokumentacji i systemów ich przetwarzania, w tym procedur dostępu, tworzenia kopii zapasowych oraz przechowywania,
  • stosowaniu środków bezpieczeństwa adekwatnych do zagrożeń,
  • bieżącym kontrolowaniu funkcjonowania wszystkich organizacyjnych i techniczno-informatycznych sposobów zabezpieczenia, a także okresowym dokonywaniu oceny skuteczności tych sposobów,
  • przygotowaniu i realizacji planów przechowywania dokumentacji w długim czasie, w tym jej przenoszenia na nowe informatyczne nośniki danych i do nowych formatów danych, jeżeli zapewnienie ciągłości dostępu do dokumentacji tego wymaga.

Dołączanie dokumentu

Każdy dokument zapisany w e-dokumentacji jest opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub osoby upoważnionej albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy. W związku z digitalizacją dokumentacji pracowniczej pracodawca nie ma prawa wymagać od pracowników, by wyrobili sobie kwalifikowane podpisy elektroniczne. Pracownicy nadal mogą przedkładać do działu kadr pisma papierowe i trzeba je przyjąć. W takim przypadku pracodawca bądź osoba przez niego upoważniona:

  • sporządza odwzorowanie cyfrowe dokumentu papierowego przyjętego od pracownika, zgodnie z wymaganiami określonymi w tabeli z załącznika do rdp,
  • opatruje to odwzorowanie cyfrowe kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy bądź osoby upoważnionej albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy,
  • umieszcza je w e-dokumentacji w sposób zapewniający jego czytelność, dostęp i spójność (czyli uwzględniając podział dokumentacji pracowniczej na 2 człony – akta osobowe i dokumentację ze stosunku pracy, a następnie podział każdego członu na 4 części),
  • uzgadnia z pracownikiem sposób i termin odbioru przedłożonego dokumentu papierowego,
  • jeśli strony nie porozumieją się w tej kwestii lub pracownik nie odbierze dokumentu papierowego, pracodawca może go zniszczyć w sposób uniemożliwiający odtworzenie jego treści (§ 11 rdp).

Poinformowanie pracowników o zmianie postaci dokumentacji

Niezwłocznie po zakończeniu procesu elektronizacji dokumentacji pracowniczej bądź jej części pracodawca musi poinformować każdego z pracowników o zmianie sposobu jej prowadzenia i przechowywania oraz o możliwości odbioru papierowych dokumentów w ciągu 30 dni od przekazania pisma. Obowiązek informacyjny obejmuje też byłych pracowników, jeżeli zmieniono postać dokumentacji ich dotyczącej. Stosowną informację należy dostarczyć uprawnionym osobiście lub za pośrednictwem (§ 15 ust. 2 rdp):

  • operatora pocztowego,
  • osoby upoważnionej przez pracodawcę,
  • środków komunikacji elektronicznej – pod warunkiem uzyskania potwierdzenia doręczenia.

Gdy listonosz nie może doręczyć pisma, jest ono przechowywane przez 14 dni w placówce pocztowej, po pozostawieniu awiza w oddawczej skrzynce pocztowej (a gdy nie jest to możliwe – na drzwiach mieszkania bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję), informującego o możliwości odbioru pisma w ciągu 7 dni, licząc od dnia pozostawienia awiza.

W razie niepodjęcia przesyłki w terminie listonosz pozostawi powtórne awizo z notką o możliwości odbioru w terminie nie dłuższym niż 14 dni od daty pierwszego zawiadomienia. Po bezskutecznym upływie 14 dni od pozostawienia pierwszego awiza pracodawca może uznać pismo za doręczone, zamieszczając je odpowiednio w części B lub C akt pracowniczych z podaniem daty doręczenia (tzw. fikcja doręczenia).

Przyjęcie fikcji doręczenia pracownikowi/byłemu pracownikowi informacji o zmianie postaci dokumentacji pracowniczej lub jej części wchodzi w grę tylko w razie jej wysyłki przez operatora pocztowego. Nie jest dopuszczalne, gdy np. pracodawca wyśle osobę upoważnioną z pismem do mieszkania zainteresowanego, a ta nikogo tam nie zastanie lub nie zostanie wpuszczona.

Informacja o zmianie sposobu prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Gdańsk, 6.05.2019
Do Renaty Zygadłowicz
specjalistki ds. ekonomicznych
oddział Gdańsk
Oświadczam, że 30.04.2019 pracodawca zakończył ostatecznie proces digitalizacji (zamiany z postaci papierowej w postać elektroniczną) części Pani dokumentacji pracowniczej, obejmujący 3 następujące części dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy:
● dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy,
● dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego,
● karty wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.
W związku z tym informuję, że:
1) od 1.05.2018 wymienione części Pani dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy pracodawca prowadzi wyłącznie w postaci elektronicznej,
2) ma Pani prawo odbioru poprzedniej (papierowej) postaci wymienionych 3 części dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy w ciągu 30 dni od daty otrzymania niniejszego zawiadomienia; w celu odebrania papierowej dokumentacji pracowniczej proszę się udać z niniejszym zawiadomieniem do działu kadr, mieszczącego się w pok. 70A na II piętrze budynku przy ul. Poprzecznej 92F w Gdańsku,
3) w razie nieodebrania papierowej dokumentacji pracowniczej w ciągu 30 dni od daty otrzymania niniejszego zawiadomienia ulegnie ona zniszczeniu w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści.
Z poważaniem,
Iwona Dywiza
....................................
(podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej)
7.05.2019, Renata Zygadłowicz
................................................................................................
(data potwierdzenia odbioru i podpis pracownika)

W razie śmierci pracownika/byłego pracownika prawo odbioru papierowej postaci dokumentacji pracowniczej mają następujący członkowie rodziny:

  • dzieci własne, drugiego małżonka i przysposobione,
  • przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuki, rodzeństwo i inne dzieci (z wyłączeniem rodziny zastępczej i rodzinnego domu dziecka),
  • małżonek (wdowa, wdowiec),
  • rodzice, w tym ojczym i macocha oraz osoby przysposabiające (art. 949 § 3 Kp).

Uwaga: wymienieni bliscy zmarłego pracownika mają prawo odbioru poprzedniej postaci jego dokumentacji. Jednak zakład pracy nie ma obowiązku wysyłania do nich pisma o tym informującego.

Wydanie papierowej dokumentacji

Pracodawca wydaje poprzednią postać dokumentacji:

  • bezpośrednio pracownikowi, byłemu pracownikowi lub członkom rodziny określonym w art. 949 § 3 Kp (tym wyłącznie po udokumentowaniu uprawnienia do jej odbioru, np. po przedstawieniu aktu urodzenia czy ślubu),
  • osobom upoważnionym przez ww. osoby.

Pracodawca wydaje dokumentację papierową bezpośrednio osobie upoważnionej i za pokwitowaniem, a e-dokumentację (w razie ew. zamiany formy prowadzenia dokumentacji z elektronicznej na papierową):

  • na informatycznym nośniku danych odebranym osobiście i za pokwitowaniem, albo
  • za pomocą środków komunikacji elektronicznej pod warunkami, że:
    • uprzednio zidentyfikuje jednoznacznie osobę zainteresowaną,
    • wydanie dokumentacji pracowniczej zostanie potwierdzone dowodem doręczenia.

Przed wydaniem e-dokumentacji trzeba ją uporządkować w sposób stosowany przed przeniesieniem do innego systemu teleinformatycznego, opisany poniżej (§ 17 rdp).

Przeniesienie e-dokumentacji do innego systemu

Pracodawca musi stosować takie środki i metody zabezpieczenia e-dokumentacji, jakie w danym czasie uchodzą za powszechnie uznawane. W przyszłości może to spowodować konieczność jej przeniesienia do innego, nowszego, bardziej bezpiecznego systemu teleinformatycznego. Zgodnie z rdp wymaga to odpowiedniego uporządkowania e-dokumentacji, polegającego na:

1) zapisaniu każdego dokumentu w odrębnym pliku wg porządku (§ 13 rdp):

  • dokumenty stanowiące odwzorowania cyfrowe dokumentów papierowych – w formacie PDF,
  • inne dokumenty przechowywane w systemie e-akt w pliku o nieokreślonym formacie – w formacie ich przechowywania,
  • dane niezapisane w pliku o określonym formacie – w formacie TXT,

2) przyporządkowaniu do każdego dokumentu uporządkowanego wg wskazówek z pkt 1 zestawu metadanych (patrz ramka na s. 24) zapisanych w odrębnym pliku XML, z uwzględnieniem, że pracodawca musi:

  • zapewnić zgodność struktury technicznej pliku XML z metadanymi ze specyfikacją techniczną zamieszczoną na stronie podmiotowej BIP resortu pracy,
  • plikowi XML z metadanymi nadać taką samą nazwę, jaką ma pełna nazwa pliku, do którego się odnosi, przypisując mu rozszerzenie XML,

3) zapisanie tak uporządkowanego zbioru dokumentów i metadanych w jednym pliku w jednym z formatów przeznaczonych do kompresji, o których mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z 17.02.2005 o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (DzU z 2017 poz. 570), chodzi o rozporządzenie RM z 12.04.2012 w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (DzU z 2017 poz. 2247),

4) opatrzenie zbiorczego, skompresowanego pliku kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy, co jest równoznaczne z potwierdzeniem zgodności całości przekazywanego zbioru z dokumentacją pracowniczą posiadaną przez zakład pracy.

Rodzaje metadanych

Metadane to ustrukturalizowane informacje stosowane do opisu zasobów informacji lub obiektów informacji, dostarczające szczegółowych danych, dotyczących atrybutów zasobów lub obiektów informacji, w celu ułatwienia ich znalezienia, identyfikacji, a także zarządzania tymi zasobami. Jeśli chodzi o dokumentację pracowniczą, wyróżnia się ich łącznie 9 (§ 13 ust. 3 rdp):

  • identyfikator dokumentu – unikatowy w całym zbiorze identyfikator wyróżniający dokument od innych dokumentów wchodzących w skład przekazywanej dokumentacji,
  • identyfikator dokumentacji – identyfikator prowadzonej oddzielnie dla każdego pracownika dokumentacji pracowniczej,
  • rodzaj dokumentu – wskazuje przyporządkowanie dokumentu do jednej z części akt osobowych lub do jednego z rodzajów dokumentacji w sprawach ze stosunku pracy,
  • data powstania dokumentu,
  • data opatrzenia odwzorowania cyfrowego kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy albo osoby przez niego upoważnionej – gdy chodzi o odwzorowanie cyfrowe dokumentu papierowego,
  • PESEL pracownika, do którego dokumentacji został włączony dokument, a gdy nie ma numeru PESEL – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość,
  • imię i nazwisko pracownika,
  • nazwa pracodawcy,
  • data utworzenia uporządkowanego zbioru dokumentów przeznaczonych do przekazania, w którym znajduje się dokument.
Spis treści artykułu
Spis treści artykułu:
Temat: „Prawo Pracy”
Sankcje

Nowe kary dla nieuczciwych pracodawców zatrudniających dłużników alimentacyjnych

Od 1.12.2020 pracodawca, który pozwoli świadczyć pracę „na czarno” osobie zalegającej ze spłatą alimentów, musi się liczyć z grzywną od 1500 do 45 000 zł. Identyczne konsekwencje poniesie za przekazywanie części pensji „pod stołem”.

Sankcje finansowe popełnienia przez pracodawcę wykroczenia związanego z zatrudnianiem dłużnika alimentacyjnego są określone w art. 281 § 2 i art. 282 § 3 Kp, które wchodzą w życie 1.12.2020.

Prawo pracy

Co grozi za brak zabezpieczenia dokumentacji pracowniczej

Mimo możliwości prowadzenia dokumentacji pracowniczej elektronicznie pozostaliśmy przy formie papierowej. Zabezpieczyliśmy ją przed zniszczeniem i dostępem osób nieupoważnionych, zgodnie z nowymi wymogami, ale tylko dla osób pozostających w zatrudnieniu.
Do kiedy powinniśmy dokonać takiego zabezpieczenia dla byłych pracowników? Co grozi za niedotrzymanie terminu?

Termin na dostosowanie zasad przechowywania dokumentacji pracowniczej (dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy i akta osobowe) byłych pracowników do aktualnych wymagań upłynął 31.12.2019. Grzywna zostanie jednak wymierzona jedynie wtedy, gdy dokumentacja znajduje się w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Prawo pracy

Ciężarna ma prawo odwołać zgodę na obniżkę etatu i pensj

Pracownica, która nie wiedząc, że jest w ciąży, podpisze niekorzystne porozumienie zmieniające warunki jej zatrudnienia, może uchylić się od jego skutków.

Tak uznał SN w wyroku z 7.10.2020 (II PK 78/19). To precedensowe rozstrzygnięcie. Dotąd przyjmowano bowiem, że pracownica, która podpisała dokument, nie wiedząc o ciąży, może wycofać oświadczenie, o ile chodziło o wypowiedzenie umowy lub o porozumienie o rozwiązaniu umowy. Teraz SN uznał, że możliwe jest również wycofanie się przez ciężarną z zawartego porozumienia pogarszającego warunki jej zatrudnienia, tj. w sprawie obniżenia wymiaru czasu pracy lub/i wynagrodzenia. Aby to było możliwe, pracownica nie może jednak wiedzieć, w momencie podejmowania czynności prawnej, że jest w ciąży.

Prawo pracy

Szczepienia przeciwko grypie – zwykle dobrowolnie

Pracodawca co do zasady nie może zmusić zatrudnionego do przyjęcia szczepionki przeciwko grypie. Odmowa nie stanowi naruszenia obowiązków pracowniczych i nie może być podstawą zwolnienia z pracy.

Nie jest to jednak zasada bezwzględna. Istnieją bowiem sytuacje, gdy wirus grypy stanowi występujący w środowisku pracy szkodliwy czynnik biologiczny, stwarzający realne zagrożenie dla zdrowia i życia pracownika, jego współpracowników i osób trzecich. Wtedy, w szczególnych okolicznościach, odmawiający przyjęcia szczepienia może stracić pracę.

Wynagrodzenia

Skutki wzrostu minimalnej pensji od 1.01.2021

W przyszłym roku pracownicy zarobią nie mniej niż 2800 zł/mies., a zleceniobiorcy co najmniej 18,30 zł/godz.

Wysokość wynagrodzenia pracownika zatrudnionego w pełnym miesięcznym wymiarze czasu pracy nie może być niższa od wysokości minimalnego wynagrodzenia ustalanego na dany rok kalendarzowy w rozporządzeniu RM.

rzenie o takiej tematyce realizowane na arenie ogólnopolskiej.

Prawo pracy

Delegowanie pracowników na nowych zasadach

Polska wdrożyła przepisy unijnej dyrektywy dotyczącej delegowania pracowników w ramach świadczenia usług.

Od 4.09.2020 obowiązuje ustawa z 24.07.2020 o zmianie ustawy o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług oraz niektórych innych ustaw (DzU poz. 1423). Wdraża dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/957 z 28.06.2018 zmieniającą dyrektywę 96/71/WE dotyczącą delegowania pracowników w ramach świadczenia usług. Kraje członkowskie miały obowiązek ją wdrożyć i w pełni stosować od 30.07.2020. W Polsce odpowiednie przepisy weszły w życie z opóźnieniem.

Prawo pracy

Jak obniżony wymiar czasu pracy wpływa na wysokość świadczenia urlopowego

Pracodawca, który zmniejszył etaty pracownikom w ramach uprawnień antykoronawirusowych, wypłaci niższe świadczenia urlopowe.

Obniżenie wymiaru czasu pracy to jeden z kilku sposobów, jaki pracodawca może zastosować, żeby chronić miejsca pracy w okresie walki ze skutkami koronawirusa.

Prawo pracy

Praca zdalna przez 3 mies. po odwołaniu stanu epidemii

Forma świadczenia pracy home office, której wprowadzenie do polskiego prawa pracy wymusiła pandemia, staje się coraz bardzie popularna. Może być kontynuowana po 4.09.2020.

Formalnie możliwość polecenia wykonywania pracy zdalnej wprowadziła ustawa z 2.03.2020 o szczególnych rozwiązania związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (DzU poz. 374, tzw. specustawa).

Wynagrodzenia

Egzekucja komornicza ze świadczenia socjalnego lub urlopowego

Czy pracodawca musi przekazać komornikowi przyznane pracownikowi świadczenie z zfśs albo świadczenie urlopowe?

Egzekucja z wypłat realizowanych przez pracodawcę na rzecz pracownika może być prowadzona w dwóch trybach – przewidzianego dla wynagrodzenia za pracę (art. 880–888 Kpc) oraz dla innych wierzytelności (art. 895–908 Kpc). O zastosowaniu tylko pierwszego z nich albo obu równocześnie decyduje klasyfikacja wypłacanych składników i świadczeń oraz sposób sformułowania zajęcia komorniczego. Ma to dalsze konsekwencje w postaci zasad ochronnych przy dokonywaniu potrąceń lub ich wyłączeniu.

Prawo pracy

Wydanie świadectwa pracy – najwcześniej w dniu ustania zatrudnienia

Umowa o pracę z pracownikiem z Ukrainy ulegnie rozwiązaniu w wyniku 3-miesięcznego wypowiedzenia, ostatniego dnia września. Od 21.09.2020 do 30.09.2020 odbierze on urlop wypoczynkowy. Chce wyjechać z Polski w sobotę wieczorem 26.09.2020 i prosi o rozliczenie się z nim do tego czasu. Wynagrodzenie mogę mu wypłacić wcześniej. A co ze świadectwem pracy – czy można je wydać w sobotę 26 września, skoro obejmuje okres do końca tego miesiąca?

Świadectwo pracy należy przekazać odchodzącemu pracownikowi najwcześniej w dniu ustania zatrudnienia, czyli w tym przypadku 30.09.2020. Wcześniejsze wykonanie tego obowiązku, choćby na wniosek zainteresowanego, może skutkować komplikacjami. W związku z rozwiązaniem lub z wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca ma obowiązek wydać zwolnionemu świadectwo pracy w dniu ustania stosunku pracy, jeżeli nie zamierza nawiązać z nim kolejnej umowy o pracę, w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania bądź wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy (jak tutaj).

Praca, świadczenia i ubezpieczenia

Zwrot poniesionych przez pracodawcę kosztów studiów przerwanych z powodu urlopu macierzyńskiego

Pracodawca finansuje pracownicy studia podyplomowe. Podpisuje z nią umowę zobowiązującą do zwrotu poniesionych kosztów jeżeli:
• bez uzasadnionych przyczyn nie podejmuje ona podnoszenia kwalifikacji zawodowych albo przerwie ich podnoszenie,
• pracodawca rozwiąże z nią stosunek pracy bez wypowiedzenia z jej winy, w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub po jego ukończeniu, w terminie określonym w umowie,
• w ww. okresie rozwiąże ona stosunek pracy za wypowiedzeniem, z wyjątkiem wypowiedzenia umowy o pracę z przyczyn określonych w art. 94³ Kp,
• w ww. okresie rozwiąże ona stosunek pracy bez wypowiedzenia na podstawie art. 55 lub art. 94³ Kp, mimo braku przyczyn określonych w tych przepisach.
Pracownica jest w trakcie procedury adopcyjnej. Nie potrafi przewidzieć, kiedy dokładnie adoptuje dziecko (zależy to od czasu oczekiwania). Zamierza zrezygnować ze studiów przed ich rozpoczęciem lub w ich trakcie, jeśli przysposobi dziecko, i pójść na urlop macierzyński.
Czy zgodnie z Kp będzie musiała zwrócić pracodawcy koszt studiów? Czy urodzenie lub adopcja dziecka i w konsekwencji urlop macierzyński jest traktowany jako uzasadniony powód niepodjęcia studiów lub rezygnacji z nich?

Pracodawca nie może dyskryminować pracowników ze względu na to, że w czasie podnoszenia kwalifikacji korzystają z uprawnień rodzicielskich.

Umowa zawarta przez pracodawcę z pracownicą odpowiada kodeksowym zasadom regulującym podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Zgodnie z art. 1035 Kp pracownik podnoszący kwalifikacje zawodowe:

Nowe regulacje dotyczące pracowników delegowanych

Po 12 mies. delegowania do innego kraju UE pracodawca musi zapewnić wysłanemu wszystkie warunki zatrudnienia obowiązujące w państwie przyjmującym.

Nowelizacja dyrektywy 96/71/WE dotyczącej delegowania pracowników w ramach świadczenia usług, która nastąpiła na mocy dyrektywy 2018/957 z 28.06.2018 r., wprowadza gruntowną reformę systemu delegowania w obrębie UE. Celem jest wzmocnienie statusu delegowanych pracowników, uporządkowanie przepisów wspólnotowych oraz ukrócenie dumpingu socjalnego.

Koronawirus

Kolejna transza przepisów mających chronić miejsca pracy – tarcza antykryzysowa 4.0

Pracodawca może wysyłać pracowników na zaległe urlopy bez ich zgody. Uzyskał prawo wypowiedzenia umowy o zakazie konkurencji. Ponadto wypłaci mniejsze odprawy zwalnianym pracownikom, a na pozostałych może otrzymać wsparcie finansowe.

Ustawa z 19.06.2020 r. o dopłatach do oprocentowania kredytów bankowych udzielanych przedsiębiorcom dotkniętym skutkami COVID-19 oraz o uproszczonym postępowaniu o zatwierdzenie układu w związku z wystąpieniem COVID-19 weszła w życie 24.06.2020 r. To tzw. tarcza antykryzysowa 4.0. Przewiduje możliwość wykorzystania środków np. na utrzymanie miejsc pracy zamiast na cele socjalne, o czym jest mowa w tekście na s. 50.

Koronawirus

Jak legalnie zatrudnić cudzoziemca podczas epidemii

Pracodawca, który w trakcie epidemii skieruje obcokrajowca do pracy zdalnej czy ograniczy mu wymiar czasu pracy, nie musi się starać o korektę zezwolenia na pracę ani o nowy dokument.

To najważniejsza zmiana, wprowadzona – w ramach kryzysowego pakietu legalizacji zatrudnienia cudzoziemców podczas koronawirusa – ustawą z 14.05.2020 r. o zmianie niektórych ustaw w zakresie działań osłonowych w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 (DzU poz. 875, dalej tarcza 3.0). Zmodyfikowano dotyczące tej kwestii art. 15z–15z[9], art. 15zd i art. 15zzq ustawy z 2.03.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (DzU poz. 374 ze zm., dalej specustawa).

Koronawirus

Pomoc dla przedsiębiorców i pracowników podczas pandemii – tarcza antykryzysowa 3.0

Przyznanie postojowego i pożyczki z FP szerszemu gronu przedsiębiorców, zwiększenie kwoty wolnej od potrąceń dla dłużnika, którego rodzina została dotknięta bezrobociem w następstwie COVID-19, to najważniejsze propozycje pomocowe nowej tarczy antykryzysowej.

Wprowadza je ustawa z 14.05.2020 o zmianie niektórych ustaw w zakresie działań osłonowych w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 (DzU poz. 875, dalej tarcza 3.0), której większość przepisów weszła w życie następnego dnia po dacie jej ogłoszenia w DzU, tj. 16.05.2020.

Koronawirus

Kiedy wypłacić odprawę pieniężną pracownikowi zwalnianemu z powodu koronawirusa

Pracodawca rozstaje się z pracownikami za wypowiedzeniem lub porozumieniem z powodu trudności ekonomicznych wywołanych koronawirusem.
Czy musi wypłacać odprawy pieniężne?

O tym, czy pracodawca musi wypłacić odprawę pieniężną (tzw. ekonomiczną), decyduje łączne spełnienie trzech warunków. Pierwszym z nich jest liczba pracowników, od której zależy obowiązek stosowania ustawy o zwolnieniach grupowych (dalej uzg). Drugi warunek to przyczyna rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem lub porozumieniem. Trzeci stanowi natomiast wykorzystanie jednego z dwóch trybów zwolnień przewidzianych w uzg.

Tarcza antykryzysowa 2.0

Nowa ulga w ZUS i PIT dla pracowników „infrastruktury krytycznej”

Świadczenia przyznane na zakwaterowanie i wyżywienie pracowników tzw. infrastruktury krytycznej są wolne do składek oraz podatku dochodowego.

Oprócz tego pracodawcy zarządzający infrastrukturą krytyczną mogą podczas zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii zmienić im system lub rozkład czasu pracy, polecić nadgodziny, odmówić udzielania urlopu, przesunąć ich bądź odwołać, zobowiązać do pozostawania poza normalnymi godzinami roboczymi w gotowości do pracy albo do realizacji odpoczynku w zakładzie pracy bądź w innym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę.

Koronawirus

Wypowiedzenie umowy o pracę osobie na zasiłku opiekuńczym

Czy osobę przebywającą na zasiłku z tytułu opieki nad dzieckiem w związku z zamknięciem szkół z powodu epidemii koronawirusa można zwolnić z pracy? Czy jeżeli wróci do pracy po upływie okresu korzystania z zasiłku i otrzyma wypowiedzenie lub zostanie skierowana na urlop bezpłatny, może ew. starać się o kolejny zasiłek?

Pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę w czasie urlopu pracownika ani w czasie jego innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy, jeżeli nie upłynął jeszcze okres uprawniający do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia (art. 41 Kp). Oznacza to, że w czasie przebywania pracownika na zasiłku opiekuńczym pracodawca nie może wypowiedzieć umowy, gdyż opieka jest usprawiedliwioną nieobecnością. Pracodawca mógłby w tym czasie jedynie rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika (w trybie natychmiastowym), ale musiałyby ku temu istnieć poważne przesłanki, np. ciężkie naruszenie przez niego podstawowych obowiązków pracowniczych.

Koronawirus

Szkolenia bhp w czasie pandemii

Szkolenia wstępne będzie można przeprowadzić elektronicznie. Szkolenia okresowe zachowają ważność do 60 dni po odwołaniu stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii.

Chodzi o pismo z 23.03.2020 skierowane do jednostek Państwowej Inspekcji Pracy (GIP-GNN.50.2.2020.1). GIP odniósł się w nim do utrudnień związanych z przeprowadzaniem szkoleń bhp. Zgodnie z pismem pracodawca może przeprowadzić:

Koronawirus

Badania wstępne i okresowe w czasie pandemii

Jeżeli pracownikowi skończy się ważność badań profilaktycznych, może je wykonać, gdy minie zagrożenie epidemiologiczne. Bez badań wstępnych i kontrolnych nadal nie wolno dopuścić do pracy, ale łatwiej je przeprowadzić.

Ustawa z 31.03.2020 o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw (DzU poz. 568) wprowadza na czas stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii kilka rozwiązań związanych z badaniami profilaktycznymi pracowników.

Logowanie

email:

hasło:

 

 

Logowanie za pomocą emaila

Jeżeli nie pamiętasz hasła albo nie masz konta, to wyślemy na Twój email wiadomość weryfikującą. Po kliknięciu w link z emaila będziesz zalogowany na urządzeniu do chwili wylogowania.

email:

Klikając w poniższy link zgadzasz się na zapisanie podanych w formularzu danych i wykorzystywanie ich zgodnie z polityką przetwarzania danych dostępną w dokumencie ⇒Polityka przetwarzania danych osobowych (RODO)⇐

 

Logowanie do za pomocą emaila

Sprawdzanie danych....