Jak zelektronizować dokumentację pracowniczą

Renata Majewska Biuro Kadr i Płac

Od 1.01.2019 pracodawcy prowadzą i przechowują akta osobowe pracowników oraz dokumentację stosunku pracy w postaci papierowej albo w elektronicznej.
Obie postaci zostały zrównane pod względem prawnym.

Początkowo eksperci twierdzili, że oba człony dokumentacji pracowniczej (akta osobowe oraz dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, nazywana dokumentacją indywidualną) trzeba gromadzić w jednej postaci (tzn. całe akta osobowe elektroniczne i cała dokumentacja indywidualna elektroniczna, całe akta osobowe papierowe i cała dokumentacja indywidualna papierowa).

  • Kp – Kodeks pracy
  • MRPiPS – Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej

Jednak zdaniem resortu pracy pracodawcy mają więcej możliwości. Akta osobowe to integralny element dokumentacji pracowniczej i dlatego trzeba go sporządzać w pełni papierowo bądź w pełni elektronicznie. Jednak dla części zatrudnionych można je prowadzić w postaci papierowej, a dla pozostałych – zdigitalizować. Nie jest jednak dopuszczalne, by akta osobowe danego pracownika miały częściowo charakter papierowy i częściowo elektroniczny (stanowiska MRPiPS z 7.02.2019 i Głównego Inspektora Pracy z 17.01.2019, GIP-GPP.081.6.2019.2).

W świetle przywołanych interpretacji „integralnego członu” dokumentacji pracowniczej nie stanowi dokumentacja indywidualna, na którą składają się 4 części:

  • dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy (w tym m.in. karta ewidencji czasu pracy, wnioski i zgody pracowników dotyczące rozliczania czasu pracy),
  • dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego,
  • karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,
  • karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty dotyczące wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz za ich pranie i konserwację

(§ 6 rozporządzenia MRPiPS z 10.12.2018 w sprawie dokumentacji pracowniczej, DzU poz. 2369, dalej rdp).

W konsekwencji każdą z części dokumentacji indywidualnej można – zdaniem wskazanych urzędów – prowadzić albo w postaci papierowej, albo w elektronicznej, np. prowadzić ewidencję czasu pracy i kartotekę płacową elektroniczną, a pozostałą dokumentację papierową. Poszczególne części dokumentacji indywidualnej można również prowadzić dla jednych pracowników w formie papierowej, a dla innych – w elektronicznej. Nie można natomiast sporządzać jednej części tej dokumentacji dla danej osoby (np. ewidencji czasu pracy) w dwóch różnych postaciach.

Pracodawca ma prawo zmieniać postać, w jakiej prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą. Konwersja z postaci papierowej na postać elektroniczną zachodzi poprzez wykonanie odwzorowania cyfrowego (np. skanu, zdjęcia cyfrowego) i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy bądź osoby upoważnionej lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy, potwierdzającymi zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Przemiana odwrotna, czyli postaci elektronicznej w papierową, następuje z kolei przez sporządzenie wydruku i opatrzenie każdej strony podpisem pracodawcy lub osoby upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym (art. 948 Kp).

Na przykładzie przedstawiamy, jak powinien postąpić pracodawca, który zamierza zdigitalizować część dokumentacji pracowniczej.

Zakładamy, że pracodawca:

  • całą dokumentację prowadzi i przechowuje w postaci papierowej,
  • chce próbnie zdigitalizować 3 części dokumentacji indywidualnej (ewidencję czasu pracy, dokumentację urlopów wypoczynkowych oraz kartotekę płacową),
  • ma centralę w Warszawie (55 pracowników) oraz oddział w Gdańsku (36 pracowników) i ww. części dokumentacji indywidualnej planuje zdigitalizować tylko dla pracowników gdańskich.

Proces elektronizacji zakończy się 30.04.2019. Na 1.05.2019 wszystkie wymienione 3 części dokumentacji ze stosunku pracy „czynnych” pracowników oddziału gdańskiego zyskają postać elektroniczną (elektronizacja nie obejmuje dokumentacji pracowniczej osób zwolnionych z pracy do 30.04.2019).

Podjęcie decyzji o digitalizacji i czynności przygotowawcze

Pracodawcy nie mają obowiązku zmiany postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Tylko od nich zależy, czy w ogóle, a jeśli tak – to od kiedy ją zelektronizują. Swojej decyzji nie muszą z nikim uzgadniać ani konsultować. Dobrze byłoby jednak porozmawiać na ten temat z pracownikami zajmującymi się zagadnieniem merytorycznie, np. z dyrektorem personalnym i informatykiem.

Pracodawca, który zdecydował się na digitalizację, powinien sprecyzować jasno jej zakres podmiotowy (których pracowników ona obejmie) i przedmiotowy (jakie części dokumentacji zostaną zelektronizowane).

Przykładowy pracodawca rozstrzygnął, że digitalizacji podlegają:

  • pracownicy zatrudnieni w oddziale gdańskim, tj. 36 osób,
  • 3 części dokumentacji ze stosunku pracy (dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy; dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego; karta wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych).

Następnie należy opracować terminarz postępu digitalizacji (ile będzie trwać cały proces i jego poszczególne etapy), pamiętając, że zwykle jest ona rozłożona w czasie. Potem trzeba wyznaczyć osoby odpowiedzialne za prawidłowe jej przeprowadzenie (najlepiej przedstawiciela działu kadr i działu informatycznego). Pracodawca musi przy tym zweryfikować nadane im upoważnienia do przetwarzania danych osobowych i ew. odpowiednio je zmodyfikować czy rozszerzyć. Jeśli do wykonania odwzorowań cyfrowych zatrudnia osobę z zewnątrz, ma obowiązek wręczyć jej nowe upoważnienie do przetwarzania danych osobowych zatrudnionych, zgodne z RODO.

Pracodawca nie ma obowiązku powiadamiania pracowników o rozpoczęciu elektronizacji dokumentacji pracowniczej, ale oczywiście może ich o tym uprzedzić, choćby ze względu na możliwe zakłócenia w funkcjonowaniu działu personalnego.

Wykonanie cyfrowych odwzorowań dokumentów papierowych

Minimalne założenia co do jakości odwzorowań cyfrowych określa załącznik do rdp. Nie są to wymagania wygórowane – odwzorowania należy wykonywać z należytą starannością i jakością techniczną umożliwiającą zapoznanie się bez wątpliwości z treścią dokumentu, bez potrzeby jej weryfikacji z dokumentem w postaci papierowej (§ 12 ust. 2 rdp).

Minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych

Rodzaj skanowanego dokumentu Minimalna rozdzielczość Minimalna liczba bitów na piksel
teksty drukowane czarno-białe, w formacie A4 lub większym 200 dpi 1 bit (czarno-białe)
teksty drukowane czarno-białe w formacie mniejszym niż A4 1600 pikseli na dłuższym boku lub 200 dpi w zależności od tego, co pozwala uzyskać większą rozdzielczość
teksty drukowane, kolorowe, w formacie A4 lub większym 200 dpi 16 bitów (kolor)
teksty drukowane, kolorowe, w formacie mniejszym niż A4 1600 pikseli na dłuższym boku lub 200 dpi w zależności od tego, co pozwala uzyskać większą rozdzielczość
rękopisy w formacie A4 lub większym 300 dpi
rękopisy w formacie mniejszym niż A4 2000 pikseli na dłuższym boku lub 300 dpi w zależności od tego, co pozwala uzyskać większą rozdzielczość
fotografie czarno-białe (jeżeli są włączone do dokumentacji osobno) 1600 pikseli na dłuższym boku 8 bitów (skala szarości) lub 24 bity (kolor)
fotografie kolorowe (jeżeli są włączone do dokumentacji osobno) 24 bity (kolor)

Wprowadzenie e-dokumentów do systemu informatycznego

Wykonane skany i zdjęcia cyfrowe dokumentów papierowych należy wprowadzić do odpowiedniego systemu informatycznego. Ustawodawca nie ustanowił jednego systemu do prowadzenia e-dokumentacji pracowniczej, lecz wskazał tylko minimalne wymagania:

  • zabezpieczenie przed uszkodzeniem lub utratą,
  • integralność treści dokumentacji i metadanych (patrz ramka poniżej), polegająca na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur,
  • stały dostęp do dokumentacji dla osób uprawnionych i jednocześnie brak dostępu dla nieuprawnionych,
  • identyfikacja osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez nie zmian w dokumentacji i metadanych,
  • brak możliwości zanegowania swego uczestnictwa w całości lub w części wymiany danych przez jeden z podmiotów uczestniczących w tej wymianie,
  • skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych,
  • wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji,
  • funkcjonalność wydruku dokumentacji.

Przeniesione do systemu informatycznego odwzorowania cyfrowe mają działać u naszego przykładowego pracodawcy jako e-dokumentacja od 1.05.2019.

Jak już o tym była mowa, zgodnie z interpretacją resortu pracy z 7.02.2019 nie jest dopuszczalne prowadzenie części dokumentacji indywidualnej danego pracownika częściowo papierowo i częściowo elektronicznie. Z tego względu na 1.05.2019 wszystkie papierowe dokumenty znajdujące się 3 częściach dokumentacji podlegających digitalizacji powinny mieć już cyfrowe odwzorowanie.

Zabezpieczenie e-dokumentacji

Do e-dokumentacji pracodawca wykorzystuje – odpowiednio do ilości danych i zastosowanej technologii – rozwiązania techniczne zapewniające jej dostępność, używalność i wiarygodność co najmniej do upływu okresu jej przechowywania (§ 12 ust. 1 rdp).

E-akta uznaje się za zabezpieczone, jeśli spełniają łącznie następujące warunki:

  • dostęp do nich mają wyłącznie osoby upoważnione,
  • są chronione przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem,
  • zostały zastosowane metody i środki ochrony e-dokumentacji, których skuteczność jest powszechnie uznawana (§ 10 ust. 1 rdp).

Rozporządzenie podpowiada również, że w praktyce zabezpieczenie e-dokumentacji może polegać na (§ 10 ust. 2 rdp):

  • systematycznym dokonywaniu analizy zagrożeń,
  • opracowaniu i stosowaniu procedur zabezpieczania dokumentacji i systemów ich przetwarzania, w tym procedur dostępu, tworzenia kopii zapasowych oraz przechowywania,
  • stosowaniu środków bezpieczeństwa adekwatnych do zagrożeń,
  • bieżącym kontrolowaniu funkcjonowania wszystkich organizacyjnych i techniczno-informatycznych sposobów zabezpieczenia, a także okresowym dokonywaniu oceny skuteczności tych sposobów,
  • przygotowaniu i realizacji planów przechowywania dokumentacji w długim czasie, w tym jej przenoszenia na nowe informatyczne nośniki danych i do nowych formatów danych, jeżeli zapewnienie ciągłości dostępu do dokumentacji tego wymaga.

Dołączanie dokumentu

Każdy dokument zapisany w e-dokumentacji jest opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub osoby upoważnionej albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy. W związku z digitalizacją dokumentacji pracowniczej pracodawca nie ma prawa wymagać od pracowników, by wyrobili sobie kwalifikowane podpisy elektroniczne. Pracownicy nadal mogą przedkładać do działu kadr pisma papierowe i trzeba je przyjąć. W takim przypadku pracodawca bądź osoba przez niego upoważniona:

  • sporządza odwzorowanie cyfrowe dokumentu papierowego przyjętego od pracownika, zgodnie z wymaganiami określonymi w tabeli z załącznika do rdp,
  • opatruje to odwzorowanie cyfrowe kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy bądź osoby upoważnionej albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy,
  • umieszcza je w e-dokumentacji w sposób zapewniający jego czytelność, dostęp i spójność (czyli uwzględniając podział dokumentacji pracowniczej na 2 człony – akta osobowe i dokumentację ze stosunku pracy, a następnie podział każdego członu na 4 części),
  • uzgadnia z pracownikiem sposób i termin odbioru przedłożonego dokumentu papierowego,
  • jeśli strony nie porozumieją się w tej kwestii lub pracownik nie odbierze dokumentu papierowego, pracodawca może go zniszczyć w sposób uniemożliwiający odtworzenie jego treści (§ 11 rdp).

Poinformowanie pracowników o zmianie postaci dokumentacji

Niezwłocznie po zakończeniu procesu elektronizacji dokumentacji pracowniczej bądź jej części pracodawca musi poinformować każdego z pracowników o zmianie sposobu jej prowadzenia i przechowywania oraz o możliwości odbioru papierowych dokumentów w ciągu 30 dni od przekazania pisma. Obowiązek informacyjny obejmuje też byłych pracowników, jeżeli zmieniono postać dokumentacji ich dotyczącej. Stosowną informację należy dostarczyć uprawnionym osobiście lub za pośrednictwem (§ 15 ust. 2 rdp):

  • operatora pocztowego,
  • osoby upoważnionej przez pracodawcę,
  • środków komunikacji elektronicznej – pod warunkiem uzyskania potwierdzenia doręczenia.

Gdy listonosz nie może doręczyć pisma, jest ono przechowywane przez 14 dni w placówce pocztowej, po pozostawieniu awiza w oddawczej skrzynce pocztowej (a gdy nie jest to możliwe – na drzwiach mieszkania bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję), informującego o możliwości odbioru pisma w ciągu 7 dni, licząc od dnia pozostawienia awiza.

W razie niepodjęcia przesyłki w terminie listonosz pozostawi powtórne awizo z notką o możliwości odbioru w terminie nie dłuższym niż 14 dni od daty pierwszego zawiadomienia. Po bezskutecznym upływie 14 dni od pozostawienia pierwszego awiza pracodawca może uznać pismo za doręczone, zamieszczając je odpowiednio w części B lub C akt pracowniczych z podaniem daty doręczenia (tzw. fikcja doręczenia).

Przyjęcie fikcji doręczenia pracownikowi/byłemu pracownikowi informacji o zmianie postaci dokumentacji pracowniczej lub jej części wchodzi w grę tylko w razie jej wysyłki przez operatora pocztowego. Nie jest dopuszczalne, gdy np. pracodawca wyśle osobę upoważnioną z pismem do mieszkania zainteresowanego, a ta nikogo tam nie zastanie lub nie zostanie wpuszczona.

Informacja o zmianie sposobu prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Gdańsk, 6.05.2019
Do Renaty Zygadłowicz
specjalistki ds. ekonomicznych
oddział Gdańsk
Oświadczam, że 30.04.2019 pracodawca zakończył ostatecznie proces digitalizacji (zamiany z postaci papierowej w postać elektroniczną) części Pani dokumentacji pracowniczej, obejmujący 3 następujące części dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy:
● dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy,
● dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego,
● karty wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.
W związku z tym informuję, że:
1) od 1.05.2018 wymienione części Pani dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy pracodawca prowadzi wyłącznie w postaci elektronicznej,
2) ma Pani prawo odbioru poprzedniej (papierowej) postaci wymienionych 3 części dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy w ciągu 30 dni od daty otrzymania niniejszego zawiadomienia; w celu odebrania papierowej dokumentacji pracowniczej proszę się udać z niniejszym zawiadomieniem do działu kadr, mieszczącego się w pok. 70A na II piętrze budynku przy ul. Poprzecznej 92F w Gdańsku,
3) w razie nieodebrania papierowej dokumentacji pracowniczej w ciągu 30 dni od daty otrzymania niniejszego zawiadomienia ulegnie ona zniszczeniu w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści.
Z poważaniem,
Iwona Dywiza
....................................
(podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej)
7.05.2019, Renata Zygadłowicz
................................................................................................
(data potwierdzenia odbioru i podpis pracownika)

W razie śmierci pracownika/byłego pracownika prawo odbioru papierowej postaci dokumentacji pracowniczej mają następujący członkowie rodziny:

  • dzieci własne, drugiego małżonka i przysposobione,
  • przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuki, rodzeństwo i inne dzieci (z wyłączeniem rodziny zastępczej i rodzinnego domu dziecka),
  • małżonek (wdowa, wdowiec),
  • rodzice, w tym ojczym i macocha oraz osoby przysposabiające (art. 949 § 3 Kp).

Uwaga: wymienieni bliscy zmarłego pracownika mają prawo odbioru poprzedniej postaci jego dokumentacji. Jednak zakład pracy nie ma obowiązku wysyłania do nich pisma o tym informującego.

Wydanie papierowej dokumentacji

Pracodawca wydaje poprzednią postać dokumentacji:

  • bezpośrednio pracownikowi, byłemu pracownikowi lub członkom rodziny określonym w art. 949 § 3 Kp (tym wyłącznie po udokumentowaniu uprawnienia do jej odbioru, np. po przedstawieniu aktu urodzenia czy ślubu),
  • osobom upoważnionym przez ww. osoby.

Pracodawca wydaje dokumentację papierową bezpośrednio osobie upoważnionej i za pokwitowaniem, a e-dokumentację (w razie ew. zamiany formy prowadzenia dokumentacji z elektronicznej na papierową):

  • na informatycznym nośniku danych odebranym osobiście i za pokwitowaniem, albo
  • za pomocą środków komunikacji elektronicznej pod warunkami, że:
    • uprzednio zidentyfikuje jednoznacznie osobę zainteresowaną,
    • wydanie dokumentacji pracowniczej zostanie potwierdzone dowodem doręczenia.

Przed wydaniem e-dokumentacji trzeba ją uporządkować w sposób stosowany przed przeniesieniem do innego systemu teleinformatycznego, opisany poniżej (§ 17 rdp).

Przeniesienie e-dokumentacji do innego systemu

Pracodawca musi stosować takie środki i metody zabezpieczenia e-dokumentacji, jakie w danym czasie uchodzą za powszechnie uznawane. W przyszłości może to spowodować konieczność jej przeniesienia do innego, nowszego, bardziej bezpiecznego systemu teleinformatycznego. Zgodnie z rdp wymaga to odpowiedniego uporządkowania e-dokumentacji, polegającego na:

1) zapisaniu każdego dokumentu w odrębnym pliku wg porządku (§ 13 rdp):

  • dokumenty stanowiące odwzorowania cyfrowe dokumentów papierowych – w formacie PDF,
  • inne dokumenty przechowywane w systemie e-akt w pliku o nieokreślonym formacie – w formacie ich przechowywania,
  • dane niezapisane w pliku o określonym formacie – w formacie TXT,

2) przyporządkowaniu do każdego dokumentu uporządkowanego wg wskazówek z pkt 1 zestawu metadanych (patrz ramka na s. 24) zapisanych w odrębnym pliku XML, z uwzględnieniem, że pracodawca musi:

  • zapewnić zgodność struktury technicznej pliku XML z metadanymi ze specyfikacją techniczną zamieszczoną na stronie podmiotowej BIP resortu pracy,
  • plikowi XML z metadanymi nadać taką samą nazwę, jaką ma pełna nazwa pliku, do którego się odnosi, przypisując mu rozszerzenie XML,

3) zapisanie tak uporządkowanego zbioru dokumentów i metadanych w jednym pliku w jednym z formatów przeznaczonych do kompresji, o których mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z 17.02.2005 o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (DzU z 2017 poz. 570), chodzi o rozporządzenie RM z 12.04.2012 w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (DzU z 2017 poz. 2247),

4) opatrzenie zbiorczego, skompresowanego pliku kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy, co jest równoznaczne z potwierdzeniem zgodności całości przekazywanego zbioru z dokumentacją pracowniczą posiadaną przez zakład pracy.

Rodzaje metadanych

Metadane to ustrukturalizowane informacje stosowane do opisu zasobów informacji lub obiektów informacji, dostarczające szczegółowych danych, dotyczących atrybutów zasobów lub obiektów informacji, w celu ułatwienia ich znalezienia, identyfikacji, a także zarządzania tymi zasobami. Jeśli chodzi o dokumentację pracowniczą, wyróżnia się ich łącznie 9 (§ 13 ust. 3 rdp):

  • identyfikator dokumentu – unikatowy w całym zbiorze identyfikator wyróżniający dokument od innych dokumentów wchodzących w skład przekazywanej dokumentacji,
  • identyfikator dokumentacji – identyfikator prowadzonej oddzielnie dla każdego pracownika dokumentacji pracowniczej,
  • rodzaj dokumentu – wskazuje przyporządkowanie dokumentu do jednej z części akt osobowych lub do jednego z rodzajów dokumentacji w sprawach ze stosunku pracy,
  • data powstania dokumentu,
  • data opatrzenia odwzorowania cyfrowego kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy albo osoby przez niego upoważnionej – gdy chodzi o odwzorowanie cyfrowe dokumentu papierowego,
  • PESEL pracownika, do którego dokumentacji został włączony dokument, a gdy nie ma numeru PESEL – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość,
  • imię i nazwisko pracownika,
  • nazwa pracodawcy,
  • data utworzenia uporządkowanego zbioru dokumentów przeznaczonych do przekazania, w którym znajduje się dokument.
Spis treści artykułu
Spis treści artykułu:
Więcej na temat: „Prawo Pracy”
Dokumentacja pracownicza

Nowy wzór świadectwa pracy

Renata Majewska
Treść świadectwa pracy została dostosowana do zmienionych przepisów Kp, dotyczących m.in. trybu wydawania i sprostowania tego dokumentu.

Obowiązujące od 7.09.2019 rozporządzenie MRPiPS z 30.08.2019 zmieniające rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy (DzU poz. 1709) wprowadza nowy pomocniczy wzór tego dokumentu.

Z treści rozporządzenia MPiPS z 30.12.2016 w sprawie świadectwa pracy (DzU z 2018 poz. 1289) usunięto (bądź zmieniono) ponadto kilka przepisów sprzecznych z nowymi regulacjami Kp.


Prawo pracy

Kwoty wolne od potrąceń egzekucyjnych w ostatnim kwartale 2019

Renata Majewska
Od października wzrosły minima pozostawiane pracownikom-dłużnikom, którzy nie podlegają uldze „zerowy PIT”.

Kwota wolna to minimalna suma, jaką pracodawca musi wysłać na rachunek bankowy lub wypłacić „do ręki” pracownikowi, z którego wynagrodzenia dokonuje obowiązkowych bądź dobrowolnych potrąceń (egzekucyjnych albo pozaegzekucyjnych). Jest to odpowiedni odsetek minimalnej płacy netto:

  • dla obligatoryjnych potrąceń świadczeń niealimentacyjnych – 100%, dla zaliczek pieniężnych – 75% i dla kar pieniężnych – 90%,
  • dla dobrowolnych potrąceń na rzecz pracodawcy – 100%, a na rzecz osób trzecich – 80%.

Praca, świadczenia i ubezpieczenia

Jakie dokumenty są potrzebne zatrudniającemu do pobrania składki związkowej

Jadwiga Sztabińska
Związek zawodowy przysłał wniosek o potrącanie składki członkowskiej za osobę zatrudnioną na zlecenie. Nie mamy jednak zgody tej osoby na dokonywanie potrąceń.
Czy zawsze jest ona konieczna?

Praca, świadczenia i ubezpieczenia

Terminy zapisywania do PPK osób zatrudnionych w podmiocie 250+

Renata Majewska
Spółka 31.12.2018 r. zatrudniała ponad 250 osób. Od 1.07.2019 r. została zatem objęta ustawą o pracowniczych planach kapitałowych (PPK). Umowę o zarządzanie PPK planuje podpisać na początku października 2019 r., a umowę o prowadzenie PPK – pod koniec tego miesiąca. Wiem, że osoby zatrudnione 1.07.2019 r. przystępują do PPK najpóźniej 12.11.2019 r.
Od kiedy uczestnikami programu stają się przyjmowani do pracy po 1.07.2019 r.?

Nowości w Kodeksie pracy

Pracownik łatwiej udowodni dyskryminację i uzyska świadectwo pracy

Magdalena Januszewska
7.09.2019 weszło w życie kilka zmian Kp, m.in. dotyczących dochodzenia roszczeń z tytułu mobbingu, ochrony zatrudnienia i sprostowania świadectwa pracy.

Wskaźniki i świadczenia

Od 1.09.2019 zmalały refundacje

Renata Majewska
Pracodawcy otrzymają niższe dopłaty za szkolenie pracowników podczas kryzysu oraz zatrudnienie bezrobotnych i niepełnosprawnych.

Prawo pracy

Czy świadczenie urlopowe przysługuje także przy zaległym urlopie

Jadwiga Sztabińska
Nasza firma wypłaca świadczenia urlopowe. W regulaminie nie ma zapisów o tym, czy w 14 dniach urlopowych, których wykorzystanie jest konieczne do uzyskania świadczenia, muszą być tylko dni z bieżącego urlopu, czy mogą być też z zaległego.
Czy w takim razie świadczenie trzeba wypłacić, jeśli pracownik realizuje wyłącznie urlop zaległy?

Regularnie wypłacana premia uznaniowa zwiększa odprawę emerytalną

Renata Majewska
Pracownica od 22.02.2017 do 19.09.2017 przebywała na zwolnieniu lekarskim, a od 20.09.2017 do 5.10.2017 na zaległym urlopie wypoczynkowym. Następnie 6.10.2017 rozwiązała umowę o pracę z własnej inicjatywy, z powodu przejścia na emeryturę. Przysługiwały jej wówczas płaca zasadnicza w stałej stawce miesięcznej 2500 zł brutto oraz miesięczne premie uznaniowe. Poprzednia księgowa obliczyła jej odprawę emerytalną tylko w kwocie 2500 zł brutto, pomijając premie. Nie cofnęła się do wcześniejszych miesięcy poprzedzających ustanie zatrudnienia, kiedy zatrudniona uzyskiwała premie (w grudniu 2016, styczniu i lutym 2017 łącznie 700 zł). Podczas kontroli inspektor pracy podważył takie postępowanie. Ocenił premie jako regularne, zwyczajowo wypłacane wszystkim pracownikom i zakwalifikował jako roszczeniowe, nakazując przyjmować je do podstawy urlopowej jako składnik zmienny.
Czy należy wypłacić różnicę po takim czasie? Co z odsetkami?

Praca, świadczenia i ubezpieczenia

Odwołany urlop a wypłata dofinansowania do „wczasów pod gruszą”

Renata Majewska
Firma, zatrudniająca ponad 100 osób, prowadzi zfśs. Regulamin socjalny przewiduje wypłatę dofinansowania do „wczasów pod gruszą”. Mogą się o nie starać pracownicy, którzy złożą wniosek o urlop wypoczynkowy obejmujący co najmniej 10 kolejnych dni kalendarzowych. Zgodnie z tym regulaminem „gruszowe” wypłacamy w ciągu 14 dni po powrocie uprawnionego do pracy i przedstawieniu przez niego jakiegokolwiek rachunku potwierdzającego koszty takich wakacji, w kwocie od 800 do 1500 zł brutto na rodzinę – w zależności od progu dochodowego. Jeden z zatrudnionych zgłosił podanie o urlop odpowiedniej długości (od 12.08.2019 do 25.08.2019 r.), ale potem został z niego przez pracodawcę odwołany – od 19.08.2019 r. – z ważnych powodów.
Czy należy mu się to świadczenie?

Stanowisko UODO

Pracodawcy nadal nie mogą badać pracowników alkomatem

Jadwiga Sztabińska
Wykluczone jest samodzielne sprawdzanie przez pracodawcę stanu trzeźwości zatrudnionych. Niedopuszczalne są też kontrole wyrywkowe. I to mimo zmiany przepisów Kp.

Temat miesiąca

Dokumentacja pracownicza (cz. III) – zawartość akt osobowych i dokumentacji indywidualnej

Renata Majewska
Dokumenty zebrane podczas rekrutacji i trwania zatrudnienia pracodawca gromadzi częściowo w aktach osobowych (tzw. teczkach personalnych), a częściowo w tzw. dokumentacji indywidualnej przechowywanej poza aktami osobowymi.

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej (akt osobowych i dokumentacji indywidualnej) regulują art. 221, 221a i 221b Kp oraz wydane na jego podstawie nowe rozporządzenie MRPiPS z 10.12.2018 w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU poz. 2369, dalej rdp).


Prawo pracy

Mimo kontynuacji zatrudnienia trzeba założyć nową teczkę personalną

Renata Majewska
Jeśli po 31.12.2018 zakończy się umowa o pracę zawarta przed tą datą i od następnego dnia strony nawiążą kolejny stosunek pracy, pracodawca musi założyć nowe akta osobowe – wynika z interpretacji MRPiPS z 9.05.2019.

Prawo pracy

Prawo do świadczenia urlopowego weryfikowane na ostatni dzień przed wypoczynkiem

Renata Majewska
Przedsiębiorstwo zatrudniające 45 osób wypłaca świadczenia urlopowe. Jeden z zatrudnionych na pełnym etacie wziął urlop wypoczynkowy od 17.06.2019 do 30.06.2019. Świadczenie urlopowe dostał w piątek 14.06.2019. Dopiero pod koniec czerwca 2019 dowiedzieliśmy się o obniżeniu mu wymiaru czasu pracy do 1/2 etatu, począwszy od 1.07.2019.
Czy można domagać się od niego zwrotu połowy świadczenia, skoro jest ono proporcjonalne do wymiaru czasu pracy? A może istotne jest, że pracownik przeszedł na 1/2 etatu już po zakończeniu wypoczynku? Jeśli nie odda połowy świadczenia, to czy należy od niej odprowadzić składki społeczne i zdrowotne?

Praca, świadczenia i ubezpieczenia

Odszkodowanie za nieuzasadnione wypowiedzenie umowy o pracę bez PIT

Marcin Szymankiewicz
Pracownica – zatrudniona w firmie od 1.09.2008 r. na umowę o pracę na czas nieokreślony – wróciła 1.10.2018 r. do pracy po zwolnieniu lekarskim i otrzymała 3-miesięczne wypowiedzenie z powodu redukcji etatu. Koniec okresu wypowiedzenia upłynął 31.01.2019 r. Dowiedziała się jednak, że na jej miejsce została zatrudniona inna osoba, która przejęła jej obowiązki, zatem redukcji etatu nie było. Złożyła więc pozew o wypłatę odszkodowania w wysokości trzech miesięcznych pensji z tytułu niezgodnego z prawem wypowiedzenia umowy o pracę.
Sąd uznał rozwiązanie stosunku pracy za wypowiedzeniem za niezgodne z prawem i zasądził na jej rzecz odszkodowanie w żądanej wysokości. Nie odwołaliśmy się od wyroku i wypłaciliśmy odszkodowanie, nie potrącając zaliczki na PIT.
Czy postąpiliśmy prawidłowo?

Sąd uznał rozwiązanie stosunku pracy za wypowiedzeniem za niezgodne z prawem i zasądził na jej rzecz odszkodowanie w żądanej wysokości. Nie odwołaliśmy się od wyroku i wypłaciliśmy odszkodowanie, nie potrącając zaliczki na PIT.

Czy postąpiliśmy prawidłowo?


Zmiany w Kodeksie pracy od 7.09.2019 r.

Jadwiga Sztabińska
Za wydanie świadectwa pracy po terminie pracodawca zapłaci grzywnę od 1 tys. do 30 tys. zł. Jeśli dopuści się mobbingu, pracownik może zażądać odszkodowania nie tylko po ustaniu zatrudnienia, lecz także w jego trakcie.

To tylko dwie z kilku nowości, które wejdą w życie 7.09.2019 r., a wynikają z ustawy z 16.05.2019 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw.


Logowanie

email:

hasło:

 

 

Logowanie za pomocą emaila

Jeżeli nie pamiętasz hasła albo nie masz konta, to wyślemy na Twój email wiadomość weryfikującą. Po kliknięciu w link z emaila będziesz zalogowany na urządzeniu do chwili wylogowania.

email:

Klikając w poniższy link zgadzasz się na zapisanie podanych w formularzu danych i wykorzystywanie ich zgodnie z polityką przetwarzania danych dostępną w dokumencie ⇒Polityka przetwarzania danych osobowych (RODO)⇐

 

Logowanie do za pomocą emaila

Sprawdzanie danych....