Jak zelektronizować dokumentację pracowniczą

Renata Majewska Biuro Kadr i Płac

Od 1.01.2019 pracodawcy prowadzą i przechowują akta osobowe pracowników oraz dokumentację stosunku pracy w postaci papierowej albo w elektronicznej.
Obie postaci zostały zrównane pod względem prawnym.

Początkowo eksperci twierdzili, że oba człony dokumentacji pracowniczej (akta osobowe oraz dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, nazywana dokumentacją indywidualną) trzeba gromadzić w jednej postaci (tzn. całe akta osobowe elektroniczne i cała dokumentacja indywidualna elektroniczna, całe akta osobowe papierowe i cała dokumentacja indywidualna papierowa).

  • Kp – Kodeks pracy
  • MRPiPS – Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej

Jednak zdaniem resortu pracy pracodawcy mają więcej możliwości. Akta osobowe to integralny element dokumentacji pracowniczej i dlatego trzeba go sporządzać w pełni papierowo bądź w pełni elektronicznie. Jednak dla części zatrudnionych można je prowadzić w postaci papierowej, a dla pozostałych – zdigitalizować. Nie jest jednak dopuszczalne, by akta osobowe danego pracownika miały częściowo charakter papierowy i częściowo elektroniczny (stanowiska MRPiPS z 7.02.2019 i Głównego Inspektora Pracy z 17.01.2019, GIP-GPP.081.6.2019.2).

W świetle przywołanych interpretacji „integralnego członu” dokumentacji pracowniczej nie stanowi dokumentacja indywidualna, na którą składają się 4 części:

  • dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy (w tym m.in. karta ewidencji czasu pracy, wnioski i zgody pracowników dotyczące rozliczania czasu pracy),
  • dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego,
  • karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,
  • karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty dotyczące wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz za ich pranie i konserwację

(§ 6 rozporządzenia MRPiPS z 10.12.2018 w sprawie dokumentacji pracowniczej, DzU poz. 2369, dalej rdp).

W konsekwencji każdą z części dokumentacji indywidualnej można – zdaniem wskazanych urzędów – prowadzić albo w postaci papierowej, albo w elektronicznej, np. prowadzić ewidencję czasu pracy i kartotekę płacową elektroniczną, a pozostałą dokumentację papierową. Poszczególne części dokumentacji indywidualnej można również prowadzić dla jednych pracowników w formie papierowej, a dla innych – w elektronicznej. Nie można natomiast sporządzać jednej części tej dokumentacji dla danej osoby (np. ewidencji czasu pracy) w dwóch różnych postaciach.

Pracodawca ma prawo zmieniać postać, w jakiej prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą. Konwersja z postaci papierowej na postać elektroniczną zachodzi poprzez wykonanie odwzorowania cyfrowego (np. skanu, zdjęcia cyfrowego) i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy bądź osoby upoważnionej lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy, potwierdzającymi zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Przemiana odwrotna, czyli postaci elektronicznej w papierową, następuje z kolei przez sporządzenie wydruku i opatrzenie każdej strony podpisem pracodawcy lub osoby upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym (art. 948 Kp).

Na przykładzie przedstawiamy, jak powinien postąpić pracodawca, który zamierza zdigitalizować część dokumentacji pracowniczej.

Zakładamy, że pracodawca:

  • całą dokumentację prowadzi i przechowuje w postaci papierowej,
  • chce próbnie zdigitalizować 3 części dokumentacji indywidualnej (ewidencję czasu pracy, dokumentację urlopów wypoczynkowych oraz kartotekę płacową),
  • ma centralę w Warszawie (55 pracowników) oraz oddział w Gdańsku (36 pracowników) i ww. części dokumentacji indywidualnej planuje zdigitalizować tylko dla pracowników gdańskich.

Proces elektronizacji zakończy się 30.04.2019. Na 1.05.2019 wszystkie wymienione 3 części dokumentacji ze stosunku pracy „czynnych” pracowników oddziału gdańskiego zyskają postać elektroniczną (elektronizacja nie obejmuje dokumentacji pracowniczej osób zwolnionych z pracy do 30.04.2019).

Podjęcie decyzji o digitalizacji i czynności przygotowawcze

Pracodawcy nie mają obowiązku zmiany postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Tylko od nich zależy, czy w ogóle, a jeśli tak – to od kiedy ją zelektronizują. Swojej decyzji nie muszą z nikim uzgadniać ani konsultować. Dobrze byłoby jednak porozmawiać na ten temat z pracownikami zajmującymi się zagadnieniem merytorycznie, np. z dyrektorem personalnym i informatykiem.

Pracodawca, który zdecydował się na digitalizację, powinien sprecyzować jasno jej zakres podmiotowy (których pracowników ona obejmie) i przedmiotowy (jakie części dokumentacji zostaną zelektronizowane).

Przykładowy pracodawca rozstrzygnął, że digitalizacji podlegają:

  • pracownicy zatrudnieni w oddziale gdańskim, tj. 36 osób,
  • 3 części dokumentacji ze stosunku pracy (dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy; dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego; karta wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych).

Następnie należy opracować terminarz postępu digitalizacji (ile będzie trwać cały proces i jego poszczególne etapy), pamiętając, że zwykle jest ona rozłożona w czasie. Potem trzeba wyznaczyć osoby odpowiedzialne za prawidłowe jej przeprowadzenie (najlepiej przedstawiciela działu kadr i działu informatycznego). Pracodawca musi przy tym zweryfikować nadane im upoważnienia do przetwarzania danych osobowych i ew. odpowiednio je zmodyfikować czy rozszerzyć. Jeśli do wykonania odwzorowań cyfrowych zatrudnia osobę z zewnątrz, ma obowiązek wręczyć jej nowe upoważnienie do przetwarzania danych osobowych zatrudnionych, zgodne z RODO.

Pracodawca nie ma obowiązku powiadamiania pracowników o rozpoczęciu elektronizacji dokumentacji pracowniczej, ale oczywiście może ich o tym uprzedzić, choćby ze względu na możliwe zakłócenia w funkcjonowaniu działu personalnego.

Wykonanie cyfrowych odwzorowań dokumentów papierowych

Minimalne założenia co do jakości odwzorowań cyfrowych określa załącznik do rdp. Nie są to wymagania wygórowane – odwzorowania należy wykonywać z należytą starannością i jakością techniczną umożliwiającą zapoznanie się bez wątpliwości z treścią dokumentu, bez potrzeby jej weryfikacji z dokumentem w postaci papierowej (§ 12 ust. 2 rdp).

Minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych

Rodzaj skanowanego dokumentu Minimalna rozdzielczość Minimalna liczba bitów na piksel
teksty drukowane czarno-białe, w formacie A4 lub większym 200 dpi 1 bit (czarno-białe)
teksty drukowane czarno-białe w formacie mniejszym niż A4 1600 pikseli na dłuższym boku lub 200 dpi w zależności od tego, co pozwala uzyskać większą rozdzielczość
teksty drukowane, kolorowe, w formacie A4 lub większym 200 dpi 16 bitów (kolor)
teksty drukowane, kolorowe, w formacie mniejszym niż A4 1600 pikseli na dłuższym boku lub 200 dpi w zależności od tego, co pozwala uzyskać większą rozdzielczość
rękopisy w formacie A4 lub większym 300 dpi
rękopisy w formacie mniejszym niż A4 2000 pikseli na dłuższym boku lub 300 dpi w zależności od tego, co pozwala uzyskać większą rozdzielczość
fotografie czarno-białe (jeżeli są włączone do dokumentacji osobno) 1600 pikseli na dłuższym boku 8 bitów (skala szarości) lub 24 bity (kolor)
fotografie kolorowe (jeżeli są włączone do dokumentacji osobno) 24 bity (kolor)

Wprowadzenie e-dokumentów do systemu informatycznego

Wykonane skany i zdjęcia cyfrowe dokumentów papierowych należy wprowadzić do odpowiedniego systemu informatycznego. Ustawodawca nie ustanowił jednego systemu do prowadzenia e-dokumentacji pracowniczej, lecz wskazał tylko minimalne wymagania:

  • zabezpieczenie przed uszkodzeniem lub utratą,
  • integralność treści dokumentacji i metadanych (patrz ramka poniżej), polegająca na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur,
  • stały dostęp do dokumentacji dla osób uprawnionych i jednocześnie brak dostępu dla nieuprawnionych,
  • identyfikacja osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez nie zmian w dokumentacji i metadanych,
  • brak możliwości zanegowania swego uczestnictwa w całości lub w części wymiany danych przez jeden z podmiotów uczestniczących w tej wymianie,
  • skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych,
  • wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji,
  • funkcjonalność wydruku dokumentacji.

Przeniesione do systemu informatycznego odwzorowania cyfrowe mają działać u naszego przykładowego pracodawcy jako e-dokumentacja od 1.05.2019.

Jak już o tym była mowa, zgodnie z interpretacją resortu pracy z 7.02.2019 nie jest dopuszczalne prowadzenie części dokumentacji indywidualnej danego pracownika częściowo papierowo i częściowo elektronicznie. Z tego względu na 1.05.2019 wszystkie papierowe dokumenty znajdujące się 3 częściach dokumentacji podlegających digitalizacji powinny mieć już cyfrowe odwzorowanie.

Zabezpieczenie e-dokumentacji

Do e-dokumentacji pracodawca wykorzystuje – odpowiednio do ilości danych i zastosowanej technologii – rozwiązania techniczne zapewniające jej dostępność, używalność i wiarygodność co najmniej do upływu okresu jej przechowywania (§ 12 ust. 1 rdp).

E-akta uznaje się za zabezpieczone, jeśli spełniają łącznie następujące warunki:

  • dostęp do nich mają wyłącznie osoby upoważnione,
  • są chronione przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem,
  • zostały zastosowane metody i środki ochrony e-dokumentacji, których skuteczność jest powszechnie uznawana (§ 10 ust. 1 rdp).

Rozporządzenie podpowiada również, że w praktyce zabezpieczenie e-dokumentacji może polegać na (§ 10 ust. 2 rdp):

  • systematycznym dokonywaniu analizy zagrożeń,
  • opracowaniu i stosowaniu procedur zabezpieczania dokumentacji i systemów ich przetwarzania, w tym procedur dostępu, tworzenia kopii zapasowych oraz przechowywania,
  • stosowaniu środków bezpieczeństwa adekwatnych do zagrożeń,
  • bieżącym kontrolowaniu funkcjonowania wszystkich organizacyjnych i techniczno-informatycznych sposobów zabezpieczenia, a także okresowym dokonywaniu oceny skuteczności tych sposobów,
  • przygotowaniu i realizacji planów przechowywania dokumentacji w długim czasie, w tym jej przenoszenia na nowe informatyczne nośniki danych i do nowych formatów danych, jeżeli zapewnienie ciągłości dostępu do dokumentacji tego wymaga.

Dołączanie dokumentu

Każdy dokument zapisany w e-dokumentacji jest opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub osoby upoważnionej albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy. W związku z digitalizacją dokumentacji pracowniczej pracodawca nie ma prawa wymagać od pracowników, by wyrobili sobie kwalifikowane podpisy elektroniczne. Pracownicy nadal mogą przedkładać do działu kadr pisma papierowe i trzeba je przyjąć. W takim przypadku pracodawca bądź osoba przez niego upoważniona:

  • sporządza odwzorowanie cyfrowe dokumentu papierowego przyjętego od pracownika, zgodnie z wymaganiami określonymi w tabeli z załącznika do rdp,
  • opatruje to odwzorowanie cyfrowe kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy bądź osoby upoważnionej albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy,
  • umieszcza je w e-dokumentacji w sposób zapewniający jego czytelność, dostęp i spójność (czyli uwzględniając podział dokumentacji pracowniczej na 2 człony – akta osobowe i dokumentację ze stosunku pracy, a następnie podział każdego członu na 4 części),
  • uzgadnia z pracownikiem sposób i termin odbioru przedłożonego dokumentu papierowego,
  • jeśli strony nie porozumieją się w tej kwestii lub pracownik nie odbierze dokumentu papierowego, pracodawca może go zniszczyć w sposób uniemożliwiający odtworzenie jego treści (§ 11 rdp).

Poinformowanie pracowników o zmianie postaci dokumentacji

Niezwłocznie po zakończeniu procesu elektronizacji dokumentacji pracowniczej bądź jej części pracodawca musi poinformować każdego z pracowników o zmianie sposobu jej prowadzenia i przechowywania oraz o możliwości odbioru papierowych dokumentów w ciągu 30 dni od przekazania pisma. Obowiązek informacyjny obejmuje też byłych pracowników, jeżeli zmieniono postać dokumentacji ich dotyczącej. Stosowną informację należy dostarczyć uprawnionym osobiście lub za pośrednictwem (§ 15 ust. 2 rdp):

  • operatora pocztowego,
  • osoby upoważnionej przez pracodawcę,
  • środków komunikacji elektronicznej – pod warunkiem uzyskania potwierdzenia doręczenia.

Gdy listonosz nie może doręczyć pisma, jest ono przechowywane przez 14 dni w placówce pocztowej, po pozostawieniu awiza w oddawczej skrzynce pocztowej (a gdy nie jest to możliwe – na drzwiach mieszkania bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję), informującego o możliwości odbioru pisma w ciągu 7 dni, licząc od dnia pozostawienia awiza.

W razie niepodjęcia przesyłki w terminie listonosz pozostawi powtórne awizo z notką o możliwości odbioru w terminie nie dłuższym niż 14 dni od daty pierwszego zawiadomienia. Po bezskutecznym upływie 14 dni od pozostawienia pierwszego awiza pracodawca może uznać pismo za doręczone, zamieszczając je odpowiednio w części B lub C akt pracowniczych z podaniem daty doręczenia (tzw. fikcja doręczenia).

Przyjęcie fikcji doręczenia pracownikowi/byłemu pracownikowi informacji o zmianie postaci dokumentacji pracowniczej lub jej części wchodzi w grę tylko w razie jej wysyłki przez operatora pocztowego. Nie jest dopuszczalne, gdy np. pracodawca wyśle osobę upoważnioną z pismem do mieszkania zainteresowanego, a ta nikogo tam nie zastanie lub nie zostanie wpuszczona.

Informacja o zmianie sposobu prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Gdańsk, 6.05.2019
Do Renaty Zygadłowicz
specjalistki ds. ekonomicznych
oddział Gdańsk
Oświadczam, że 30.04.2019 pracodawca zakończył ostatecznie proces digitalizacji (zamiany z postaci papierowej w postać elektroniczną) części Pani dokumentacji pracowniczej, obejmujący 3 następujące części dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy:
● dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy,
● dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego,
● karty wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.
W związku z tym informuję, że:
1) od 1.05.2018 wymienione części Pani dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy pracodawca prowadzi wyłącznie w postaci elektronicznej,
2) ma Pani prawo odbioru poprzedniej (papierowej) postaci wymienionych 3 części dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy w ciągu 30 dni od daty otrzymania niniejszego zawiadomienia; w celu odebrania papierowej dokumentacji pracowniczej proszę się udać z niniejszym zawiadomieniem do działu kadr, mieszczącego się w pok. 70A na II piętrze budynku przy ul. Poprzecznej 92F w Gdańsku,
3) w razie nieodebrania papierowej dokumentacji pracowniczej w ciągu 30 dni od daty otrzymania niniejszego zawiadomienia ulegnie ona zniszczeniu w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści.
Z poważaniem,
Iwona Dywiza
....................................
(podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej)
7.05.2019, Renata Zygadłowicz
................................................................................................
(data potwierdzenia odbioru i podpis pracownika)

W razie śmierci pracownika/byłego pracownika prawo odbioru papierowej postaci dokumentacji pracowniczej mają następujący członkowie rodziny:

  • dzieci własne, drugiego małżonka i przysposobione,
  • przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuki, rodzeństwo i inne dzieci (z wyłączeniem rodziny zastępczej i rodzinnego domu dziecka),
  • małżonek (wdowa, wdowiec),
  • rodzice, w tym ojczym i macocha oraz osoby przysposabiające (art. 949 § 3 Kp).

Uwaga: wymienieni bliscy zmarłego pracownika mają prawo odbioru poprzedniej postaci jego dokumentacji. Jednak zakład pracy nie ma obowiązku wysyłania do nich pisma o tym informującego.

Wydanie papierowej dokumentacji

Pracodawca wydaje poprzednią postać dokumentacji:

  • bezpośrednio pracownikowi, byłemu pracownikowi lub członkom rodziny określonym w art. 949 § 3 Kp (tym wyłącznie po udokumentowaniu uprawnienia do jej odbioru, np. po przedstawieniu aktu urodzenia czy ślubu),
  • osobom upoważnionym przez ww. osoby.

Pracodawca wydaje dokumentację papierową bezpośrednio osobie upoważnionej i za pokwitowaniem, a e-dokumentację (w razie ew. zamiany formy prowadzenia dokumentacji z elektronicznej na papierową):

  • na informatycznym nośniku danych odebranym osobiście i za pokwitowaniem, albo
  • za pomocą środków komunikacji elektronicznej pod warunkami, że:
    • uprzednio zidentyfikuje jednoznacznie osobę zainteresowaną,
    • wydanie dokumentacji pracowniczej zostanie potwierdzone dowodem doręczenia.

Przed wydaniem e-dokumentacji trzeba ją uporządkować w sposób stosowany przed przeniesieniem do innego systemu teleinformatycznego, opisany poniżej (§ 17 rdp).

Przeniesienie e-dokumentacji do innego systemu

Pracodawca musi stosować takie środki i metody zabezpieczenia e-dokumentacji, jakie w danym czasie uchodzą za powszechnie uznawane. W przyszłości może to spowodować konieczność jej przeniesienia do innego, nowszego, bardziej bezpiecznego systemu teleinformatycznego. Zgodnie z rdp wymaga to odpowiedniego uporządkowania e-dokumentacji, polegającego na:

1) zapisaniu każdego dokumentu w odrębnym pliku wg porządku (§ 13 rdp):

  • dokumenty stanowiące odwzorowania cyfrowe dokumentów papierowych – w formacie PDF,
  • inne dokumenty przechowywane w systemie e-akt w pliku o nieokreślonym formacie – w formacie ich przechowywania,
  • dane niezapisane w pliku o określonym formacie – w formacie TXT,

2) przyporządkowaniu do każdego dokumentu uporządkowanego wg wskazówek z pkt 1 zestawu metadanych (patrz ramka na s. 24) zapisanych w odrębnym pliku XML, z uwzględnieniem, że pracodawca musi:

  • zapewnić zgodność struktury technicznej pliku XML z metadanymi ze specyfikacją techniczną zamieszczoną na stronie podmiotowej BIP resortu pracy,
  • plikowi XML z metadanymi nadać taką samą nazwę, jaką ma pełna nazwa pliku, do którego się odnosi, przypisując mu rozszerzenie XML,

3) zapisanie tak uporządkowanego zbioru dokumentów i metadanych w jednym pliku w jednym z formatów przeznaczonych do kompresji, o których mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z 17.02.2005 o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (DzU z 2017 poz. 570), chodzi o rozporządzenie RM z 12.04.2012 w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (DzU z 2017 poz. 2247),

4) opatrzenie zbiorczego, skompresowanego pliku kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy, co jest równoznaczne z potwierdzeniem zgodności całości przekazywanego zbioru z dokumentacją pracowniczą posiadaną przez zakład pracy.

Rodzaje metadanych

Metadane to ustrukturalizowane informacje stosowane do opisu zasobów informacji lub obiektów informacji, dostarczające szczegółowych danych, dotyczących atrybutów zasobów lub obiektów informacji, w celu ułatwienia ich znalezienia, identyfikacji, a także zarządzania tymi zasobami. Jeśli chodzi o dokumentację pracowniczą, wyróżnia się ich łącznie 9 (§ 13 ust. 3 rdp):

  • identyfikator dokumentu – unikatowy w całym zbiorze identyfikator wyróżniający dokument od innych dokumentów wchodzących w skład przekazywanej dokumentacji,
  • identyfikator dokumentacji – identyfikator prowadzonej oddzielnie dla każdego pracownika dokumentacji pracowniczej,
  • rodzaj dokumentu – wskazuje przyporządkowanie dokumentu do jednej z części akt osobowych lub do jednego z rodzajów dokumentacji w sprawach ze stosunku pracy,
  • data powstania dokumentu,
  • data opatrzenia odwzorowania cyfrowego kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy albo osoby przez niego upoważnionej – gdy chodzi o odwzorowanie cyfrowe dokumentu papierowego,
  • PESEL pracownika, do którego dokumentacji został włączony dokument, a gdy nie ma numeru PESEL – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość,
  • imię i nazwisko pracownika,
  • nazwa pracodawcy,
  • data utworzenia uporządkowanego zbioru dokumentów przeznaczonych do przekazania, w którym znajduje się dokument.
Spis treści artykułu
Spis treści artykułu:
Temat: „Prawo Pracy”
Koronawirus

Jak legalnie zatrudnić cudzoziemca podczas epidemii

Renata Majewska
Pracodawca, który w trakcie epidemii skieruje obcokrajowca do pracy zdalnej czy ograniczy mu wymiar czasu pracy, nie musi się starać o korektę zezwolenia na pracę ani o nowy dokument.

To najważniejsza zmiana, wprowadzona – w ramach kryzysowego pakietu legalizacji zatrudnienia cudzoziemców podczas koronawirusa – ustawą z 14.05.2020 r. o zmianie niektórych ustaw w zakresie działań osłonowych w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 (DzU poz. 875, dalej tarcza 3.0). Zmodyfikowano dotyczące tej kwestii art. 15z–15z[9], art. 15zd i art. 15zzq ustawy z 2.03.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (DzU poz. 374 ze zm., dalej specustawa).


Koronawirus

Pomoc dla przedsiębiorców i pracowników podczas pandemii – tarcza antykryzysowa 3.0

Renata Majewska
Przyznanie postojowego i pożyczki z FP szerszemu gronu przedsiębiorców, zwiększenie kwoty wolnej od potrąceń dla dłużnika, którego rodzina została dotknięta bezrobociem w następstwie COVID-19, to najważniejsze propozycje pomocowe nowej tarczy antykryzysowej.

Wprowadza je ustawa z 14.05.2020 o zmianie niektórych ustaw w zakresie działań osłonowych w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 (DzU poz. 875, dalej tarcza 3.0), której większość przepisów weszła w życie następnego dnia po dacie jej ogłoszenia w DzU, tj. 16.05.2020.


Koronawirus

Kiedy wypłacić odprawę pieniężną pracownikowi zwalnianemu z powodu koronawirusa

Jadwiga Sztabińska
Pracodawca rozstaje się z pracownikami za wypowiedzeniem lub porozumieniem z powodu trudności ekonomicznych wywołanych koronawirusem.
Czy musi wypłacać odprawy pieniężne?

O tym, czy pracodawca musi wypłacić odprawę pieniężną (tzw. ekonomiczną), decyduje łączne spełnienie trzech warunków. Pierwszym z nich jest liczba pracowników, od której zależy obowiązek stosowania ustawy o zwolnieniach grupowych (dalej uzg). Drugi warunek to przyczyna rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem lub porozumieniem. Trzeci stanowi natomiast wykorzystanie jednego z dwóch trybów zwolnień przewidzianych w uzg.


Tarcza antykryzysowa 2.0

Nowa ulga w ZUS i PIT dla pracowników „infrastruktury krytycznej”

Renata Majewska
Świadczenia przyznane na zakwaterowanie i wyżywienie pracowników tzw. infrastruktury krytycznej są wolne do składek oraz podatku dochodowego.

Oprócz tego pracodawcy zarządzający infrastrukturą krytyczną mogą podczas zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii zmienić im system lub rozkład czasu pracy, polecić nadgodziny, odmówić udzielania urlopu, przesunąć ich bądź odwołać, zobowiązać do pozostawania poza normalnymi godzinami roboczymi w gotowości do pracy albo do realizacji odpoczynku w zakładzie pracy bądź w innym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę.


Koronawirus

Wypowiedzenie umowy o pracę osobie na zasiłku opiekuńczym

Izabela Nowacka
Czy osobę przebywającą na zasiłku z tytułu opieki nad dzieckiem w związku z zamknięciem szkół z powodu epidemii koronawirusa można zwolnić z pracy? Czy jeżeli wróci do pracy po upływie okresu korzystania z zasiłku i otrzyma wypowiedzenie lub zostanie skierowana na urlop bezpłatny, może ew. starać się o kolejny zasiłek?

Pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę w czasie urlopu pracownika ani w czasie jego innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy, jeżeli nie upłynął jeszcze okres uprawniający do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia (art. 41 Kp). Oznacza to, że w czasie przebywania pracownika na zasiłku opiekuńczym pracodawca nie może wypowiedzieć umowy, gdyż opieka jest usprawiedliwioną nieobecnością. Pracodawca mógłby w tym czasie jedynie rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika (w trybie natychmiastowym), ale musiałyby ku temu istnieć poważne przesłanki, np. ciężkie naruszenie przez niego podstawowych obowiązków pracowniczych.


Koronawirus

Szkolenia bhp w czasie pandemii

Krzysztof Tandecki
Szkolenia wstępne będzie można przeprowadzić elektronicznie. Szkolenia okresowe zachowają ważność do 60 dni po odwołaniu stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii.

Chodzi o pismo z 23.03.2020 skierowane do jednostek Państwowej Inspekcji Pracy (GIP-GNN.50.2.2020.1). GIP odniósł się w nim do utrudnień związanych z przeprowadzaniem szkoleń bhp. Zgodnie z pismem pracodawca może przeprowadzić:


Koronawirus

Badania wstępne i okresowe w czasie pandemii

Krzysztof Tandecki
Jeżeli pracownikowi skończy się ważność badań profilaktycznych, może je wykonać, gdy minie zagrożenie epidemiologiczne. Bez badań wstępnych i kontrolnych nadal nie wolno dopuścić do pracy, ale łatwiej je przeprowadzić.

Ustawa z 31.03.2020 o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw (DzU poz. 568) wprowadza na czas stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii kilka rozwiązań związanych z badaniami profilaktycznymi pracowników.


Prawo pracy

Zasady wykonywania pracy zdalnej określa pracodawca

Renata Majewska
Po zamknięciu szkół i przedszkoli oraz ogłoszeniu zagrożenia epidemicznego spółka handlowa wdraża pracę zdalną w jak najszerszym zakresie. Do wytypowanych do niej pracowników prezes skieruje pisemne polecenia realizacji zadań w domach – na razie przez 3 tyg., z ewentualnością przedłużenia tego okresu w razie pogłębienia się kryzysu.
Czy w tym piśmie możemy zobowiązać zatrudnionych do pozostawania w dyspozycji e-mailowej i telefonicznej w godzinach pracy oraz do przesyłania bieżących raportów, jakie zadania danego dnia wykonali?

Pracodawca ma prawo żądać od „zdalnego” pracownika pozostawania w dyspozycji e-mailowej i telefonicznej w godzinach pracy pod warunkiem, że dostarczy mu służbowy komputer i telefon. Może też wymagać, aby codziennie komunikował mu wyniki pracy.


Prawo pracy

Czasowa zmiana miejsca pracy niepełnosprawnego – tylko za jego zgodą

Renata Majewska
Z powodu epidemii koronawirusa przedsiębiorca chce – na podstawie art. 42 § 4 Kp – czasowo powierzyć inne obowiązki pracownikowi z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności. Po zmianie swoje zadania wykonywałby on w tej samej miejscowości, ale pod innym adresem niż określony w umowie o pracę.
Czy zgodnie z przywołanym przepisem wystarczy wydać mu polecenie, czy jednak należy uzyskać jego zgodę?

Nie można szybko przenieść niepełnosprawnego do innego miejsca pracy, choćby przejściowo, w trybie polecenia pracodawcy. Do tego potrzebna jest pisemna akceptacja pracownika, a więc zmiana angażu na mocy porozumienia stron (aneks) albo wypowiedzenia zmieniającego.


Prawo pracy

Odroczony urlop rodzicielski – także na wniosek sprzed porodu

Renata Majewska
Pracownica 2 lata temu, jeszcze przed porodem, złożyła wniosek o urlop macierzyński w pełnym wymiarze (z tytułu urodzenia jednego dziecka) oraz o 8 tyg. rodzicielskiego zaraz po zakończeniu tego pierwszego urlopu, na podstawie art. 1821a § 1 Kp. Teraz zgłosiła wniosek o 8 tyg. tzw. odroczonego urlopu rodzicielskiego.
Czy spełnia ustawowe warunki, skoro pierwszy wniosek o część urlopu rodzicielskiego odebranego bezpośrednio po macierzyńskim przekazała przed datą porodu? Jeśli tak, to czy wymagać od ojca oświadczenia o niekorzystaniu z rodzicielskiego, aby się nie okazało, że wykorzystał resztę tego urlopu u swojego pracodawcy?

Złożenie wniosku o część urlopu rodzicielskiego jeszcze przed planowaną datą porodu nie przekreśla możliwości przejścia później na odroczony urlop rodzicielski, po spełnieniu oczywiście kilku przesłanek. Do wniosku należy dołączyć oświadczenie pracownika:

  • o braku zamiaru korzystania przez drugiego rodzica, przez okres wskazany we wniosku, z urlopu rodzicielskiego albo zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający okresowi urlopu rodzicielskiego albo
  • o okresie, w którym drugi rodzic chce w okresie objętym wnioskiem korzystać z urlopu rodzicielskiego bądź zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający okresowi urlopu rodzicielskiego.

Prawo pracy

Zwrot przez pracownika kosztów kursu – wyłącznie po pisemnym zobowiązaniu

Renata Majewska
Prezes spółki zapisał pracownika na drogie szkolenie, nie informując go o tym. Kilka dni później pracownik złożył 3-miesięczne wypowiedzenie umowy o pracę. Spółka chce obciążyć go kosztami kursu, jeśli nie uda się ich odzyskać.
Czy ma do tego prawo, skoro pracownik nie podpisał żadnego dokumentu związanego z tym szkoleniem, a nawet nie wiedział o skierowaniu go na nie?

Spółka nie może żądać od pracownika zwrotu opłaty za szkolenie, w którym nie bierze udziału z powodu ujawnienia zamiaru odejścia z firmy. Byłoby to możliwe, gdyby pracownik podpisał umowę o podnoszenie kwalifikacji zawodowych z inicjatywy lub za zgodą pracodawcy, zawierającą zobowiązanie do pozostawania w zatrudnieniu przez pewien czas po zakończeniu nauki.


Procedury

Przeciwdziałanie koronawirusowi w miejscu pracy

Renata Majewska
Praca zdalna w domu oraz dłuższy zasiłek opiekuńczy to nowe narzędzia walki pracodawców z zagrożeniem epidemią w zakładach pracy.

Metody te wynikają z ustawy z 2.03.2020 o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (DzU poz. 374, dalej ustawa). Weszła ona w życie następnego dnia po dacie ogłoszenia, czyli 8.03.2020. Niżej omówione przepisy mają obowiązywać maksymalnie przez 180 dni.


Koronawirus

Przymusowy urlop wykluczony nawet w dobie pandemii

Renata Majewska
W związku z koronawirusem i ogłoszeniem zagrożenia epidemicznego racjonalizujemy zatrudnienie (sieć punktów drogeryjnych). Kierujemy do pracy zdalnej każdego, kogo możemy, np. personel administracyjny. Do obsługi klientów salonów zostawiamy tylko niezbędnych pracowników, jednak i tak znacznie ograniczyliśmy pracę stacjonarną kasjerek. Niebawem do pracy wraca, z urlopu rodzicielskiego wziętego bezpośrednio po macierzyńskim, pracownica zatrudniona właśnie na stanowisku kasjerki. W obecnej sytuacji nie jest nam niezbędna w sklepie.
Czy mamy prawo wysłać ją odgórnie na urlop wypoczynkowy (ma do wykorzystania łącznie 56 dni), który i tak powinna odebrać po urlopach na dzieci? Jest to dla niej rozwiązanie korzystniejsze od pozostawania w stanie przestoju. Czy na urlop wypoczynkowy musi wyrazić zgodę?

Pracodawca nie może zmusić pracownicy do przejścia na urlop wypoczynkowy bezpośrednio po urlopie macierzyńskim czy rodzicielskim. W tym celu ona sama składa dobrowolnie wniosek o wypoczynek, który trzeba uhonorować.


Wynagrodzenia

Jak sporządzić listę płac za pracowników w 2020

Renata Majewska
Przedstawiamy schemat rozliczania na liście płac pracowników podlegających nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu.

Zmiany podatkowe wpływające na sposób sporządzania listy płac obowiązują już od 2019 („zerowy PIT” od sierpnia, a wyższe koszty pracownicze i niższa stawka PIT od października). Jednak od 2020 obowiązki pracodawców uległy pewnej modyfikacji. Przykładowo zwolnienie podatkowe dla osób do 26. roku życia płatnik od 1.01.2020 stosuje „z automatu” do przychodów młodego pracownika, bez konieczności składania przez niego pisemnego oświadczenia, a pracownik nie może już wnioskować o objęcie go stawką PIT 17,75%. Inaczej też nalicza się zaliczkę na PIT w miesiącu, w którym dochody zatrudnionego przekroczyły 85 528 zł. Poniżej przedstawiamy obowiązujące zasady.


Prawo pracy

Orzeczenie lekarskie w aktach pracownika – oryginał czy kopia

Magdalena Januszewska
Prowadzimy dokumentację pracowniczą w formie papierowej. Pracownicy przedkładają orzeczenia lekarskie od lekarzy medycyny pracy po skierowaniu przez pracodawcę na badania.
Czy to prawda, że nie można wówczas przyjąć oryginału orzeczenia, należy je skserować i złożyć do akt kopię?

Niezupełnie. Zasada przechowywania kopii dokumentów w aktach pracowniczych wynika z § 5 rozporządzenia MRPiPS z 10.12.2018 w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU poz. 2369). Zgodnie z tym przepisem pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub przez pracownika, poświadczone przez pracodawcę lub osobę przez niego upoważnioną za zgodność z przedłożonym dokumentem.


Praca, świadczenia i ubezpieczenia

Wyższe świadczenie urlopowe od sierpnia 2019 r.

Jadwiga Sztabińska
Czy jeśli pracownik uzyskał prawo do świadczenia urlopowego po 1.08.2019 r., pracodawca powinien był je naliczyć adekwatnie do odpisu podstawowego, obowiązującego od tej daty?

Terminarz zapisywania do PPK osób zatrudnionych w podmiocie 50+

Renata Majewska

PPK (nowy model oszczędzania na emeryturę przez pracobiorców przy partycypacji pracodawcy i budżetu państwa) powstają w kilku etapach: wybór instytucji finansowej, zawarcie z nią umowy o zarządzanie, a następnie jednej dla całej załogi umowy o prowadzenie PPK.


Wskaźniki i świadczenia

Refundacje i minimalna płaca młodocianych – w górę od grudnia

Renata Majewska
Od 1.12.2019 pracodawcy otrzymują większe dopłaty za szkolenie pracowników podczas kryzysu oraz zatrudnienie bezrobotnych i niepełnosprawnych. Wzrosło również minimalne wynagrodzenie młodocianych pracowników.

Prawo pracy

Kiedy przesunięcie terminu wypłaty wymusza zmianę umowy o pracę

W umowie pracownika znajduje się zapis, że wynagrodzenie za pracę będzie wypłacane do końca miesiąca, za który przysługuje. Jest przygotowywany regulamin pracy zakładający przesunięcie tego terminu na 10. dzień następnego miesiąca za miesiąc poprzedni.
Czy ta zmiana wymaga modyfikacji umowy o pracę?

Praca, świadczenia i ubezpieczenia

Okresy archiwizacji dokumentów dotyczących umów zlecenia

Jadwiga Sztabińska
Jak długo powinny być przechowywane dokumenty związane z umowami zlecenia?

Logowanie

email:

hasło:

 

 

Logowanie za pomocą emaila

Jeżeli nie pamiętasz hasła albo nie masz konta, to wyślemy na Twój email wiadomość weryfikującą. Po kliknięciu w link z emaila będziesz zalogowany na urządzeniu do chwili wylogowania.

email:

Klikając w poniższy link zgadzasz się na zapisanie podanych w formularzu danych i wykorzystywanie ich zgodnie z polityką przetwarzania danych dostępną w dokumencie ⇒Polityka przetwarzania danych osobowych (RODO)⇐

 

Logowanie do za pomocą emaila

Sprawdzanie danych....