Jak zelektronizować dokumentację pracowniczą

Renata Majewska Biuro Kadr i Płac

Od 1.01.2019 pracodawcy prowadzą i przechowują akta osobowe pracowników oraz dokumentację stosunku pracy w postaci papierowej albo w elektronicznej.
Obie postaci zostały zrównane pod względem prawnym.

Początkowo eksperci twierdzili, że oba człony dokumentacji pracowniczej (akta osobowe oraz dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, nazywana dokumentacją indywidualną) trzeba gromadzić w jednej postaci (tzn. całe akta osobowe elektroniczne i cała dokumentacja indywidualna elektroniczna, całe akta osobowe papierowe i cała dokumentacja indywidualna papierowa).

  • Kp – Kodeks pracy
  • MRPiPS – Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej

Jednak zdaniem resortu pracy pracodawcy mają więcej możliwości. Akta osobowe to integralny element dokumentacji pracowniczej i dlatego trzeba go sporządzać w pełni papierowo bądź w pełni elektronicznie. Jednak dla części zatrudnionych można je prowadzić w postaci papierowej, a dla pozostałych – zdigitalizować. Nie jest jednak dopuszczalne, by akta osobowe danego pracownika miały częściowo charakter papierowy i częściowo elektroniczny (stanowiska MRPiPS z 7.02.2019 i Głównego Inspektora Pracy z 17.01.2019, GIP-GPP.081.6.2019.2).

W świetle przywołanych interpretacji „integralnego członu” dokumentacji pracowniczej nie stanowi dokumentacja indywidualna, na którą składają się 4 części:

  • dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy (w tym m.in. karta ewidencji czasu pracy, wnioski i zgody pracowników dotyczące rozliczania czasu pracy),
  • dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego,
  • karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,
  • karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty dotyczące wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz za ich pranie i konserwację

(§ 6 rozporządzenia MRPiPS z 10.12.2018 w sprawie dokumentacji pracowniczej, DzU poz. 2369, dalej rdp).

W konsekwencji każdą z części dokumentacji indywidualnej można – zdaniem wskazanych urzędów – prowadzić albo w postaci papierowej, albo w elektronicznej, np. prowadzić ewidencję czasu pracy i kartotekę płacową elektroniczną, a pozostałą dokumentację papierową. Poszczególne części dokumentacji indywidualnej można również prowadzić dla jednych pracowników w formie papierowej, a dla innych – w elektronicznej. Nie można natomiast sporządzać jednej części tej dokumentacji dla danej osoby (np. ewidencji czasu pracy) w dwóch różnych postaciach.

Pracodawca ma prawo zmieniać postać, w jakiej prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą. Konwersja z postaci papierowej na postać elektroniczną zachodzi poprzez wykonanie odwzorowania cyfrowego (np. skanu, zdjęcia cyfrowego) i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy bądź osoby upoważnionej lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy, potwierdzającymi zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Przemiana odwrotna, czyli postaci elektronicznej w papierową, następuje z kolei przez sporządzenie wydruku i opatrzenie każdej strony podpisem pracodawcy lub osoby upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym (art. 948 Kp).

Na przykładzie przedstawiamy, jak powinien postąpić pracodawca, który zamierza zdigitalizować część dokumentacji pracowniczej.

Zakładamy, że pracodawca:

  • całą dokumentację prowadzi i przechowuje w postaci papierowej,
  • chce próbnie zdigitalizować 3 części dokumentacji indywidualnej (ewidencję czasu pracy, dokumentację urlopów wypoczynkowych oraz kartotekę płacową),
  • ma centralę w Warszawie (55 pracowników) oraz oddział w Gdańsku (36 pracowników) i ww. części dokumentacji indywidualnej planuje zdigitalizować tylko dla pracowników gdańskich.

Proces elektronizacji zakończy się 30.04.2019. Na 1.05.2019 wszystkie wymienione 3 części dokumentacji ze stosunku pracy „czynnych” pracowników oddziału gdańskiego zyskają postać elektroniczną (elektronizacja nie obejmuje dokumentacji pracowniczej osób zwolnionych z pracy do 30.04.2019).

Podjęcie decyzji o digitalizacji i czynności przygotowawcze

Pracodawcy nie mają obowiązku zmiany postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Tylko od nich zależy, czy w ogóle, a jeśli tak – to od kiedy ją zelektronizują. Swojej decyzji nie muszą z nikim uzgadniać ani konsultować. Dobrze byłoby jednak porozmawiać na ten temat z pracownikami zajmującymi się zagadnieniem merytorycznie, np. z dyrektorem personalnym i informatykiem.

Pracodawca, który zdecydował się na digitalizację, powinien sprecyzować jasno jej zakres podmiotowy (których pracowników ona obejmie) i przedmiotowy (jakie części dokumentacji zostaną zelektronizowane).

Przykładowy pracodawca rozstrzygnął, że digitalizacji podlegają:

  • pracownicy zatrudnieni w oddziale gdańskim, tj. 36 osób,
  • 3 części dokumentacji ze stosunku pracy (dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy; dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego; karta wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych).

Następnie należy opracować terminarz postępu digitalizacji (ile będzie trwać cały proces i jego poszczególne etapy), pamiętając, że zwykle jest ona rozłożona w czasie. Potem trzeba wyznaczyć osoby odpowiedzialne za prawidłowe jej przeprowadzenie (najlepiej przedstawiciela działu kadr i działu informatycznego). Pracodawca musi przy tym zweryfikować nadane im upoważnienia do przetwarzania danych osobowych i ew. odpowiednio je zmodyfikować czy rozszerzyć. Jeśli do wykonania odwzorowań cyfrowych zatrudnia osobę z zewnątrz, ma obowiązek wręczyć jej nowe upoważnienie do przetwarzania danych osobowych zatrudnionych, zgodne z RODO.

Pracodawca nie ma obowiązku powiadamiania pracowników o rozpoczęciu elektronizacji dokumentacji pracowniczej, ale oczywiście może ich o tym uprzedzić, choćby ze względu na możliwe zakłócenia w funkcjonowaniu działu personalnego.

Wykonanie cyfrowych odwzorowań dokumentów papierowych

Minimalne założenia co do jakości odwzorowań cyfrowych określa załącznik do rdp. Nie są to wymagania wygórowane – odwzorowania należy wykonywać z należytą starannością i jakością techniczną umożliwiającą zapoznanie się bez wątpliwości z treścią dokumentu, bez potrzeby jej weryfikacji z dokumentem w postaci papierowej (§ 12 ust. 2 rdp).

Minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych

Rodzaj skanowanego dokumentu Minimalna rozdzielczość Minimalna liczba bitów na piksel
teksty drukowane czarno-białe, w formacie A4 lub większym 200 dpi 1 bit (czarno-białe)
teksty drukowane czarno-białe w formacie mniejszym niż A4 1600 pikseli na dłuższym boku lub 200 dpi w zależności od tego, co pozwala uzyskać większą rozdzielczość
teksty drukowane, kolorowe, w formacie A4 lub większym 200 dpi 16 bitów (kolor)
teksty drukowane, kolorowe, w formacie mniejszym niż A4 1600 pikseli na dłuższym boku lub 200 dpi w zależności od tego, co pozwala uzyskać większą rozdzielczość
rękopisy w formacie A4 lub większym 300 dpi
rękopisy w formacie mniejszym niż A4 2000 pikseli na dłuższym boku lub 300 dpi w zależności od tego, co pozwala uzyskać większą rozdzielczość
fotografie czarno-białe (jeżeli są włączone do dokumentacji osobno) 1600 pikseli na dłuższym boku 8 bitów (skala szarości) lub 24 bity (kolor)
fotografie kolorowe (jeżeli są włączone do dokumentacji osobno) 24 bity (kolor)

Wprowadzenie e-dokumentów do systemu informatycznego

Wykonane skany i zdjęcia cyfrowe dokumentów papierowych należy wprowadzić do odpowiedniego systemu informatycznego. Ustawodawca nie ustanowił jednego systemu do prowadzenia e-dokumentacji pracowniczej, lecz wskazał tylko minimalne wymagania:

  • zabezpieczenie przed uszkodzeniem lub utratą,
  • integralność treści dokumentacji i metadanych (patrz ramka poniżej), polegająca na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur,
  • stały dostęp do dokumentacji dla osób uprawnionych i jednocześnie brak dostępu dla nieuprawnionych,
  • identyfikacja osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez nie zmian w dokumentacji i metadanych,
  • brak możliwości zanegowania swego uczestnictwa w całości lub w części wymiany danych przez jeden z podmiotów uczestniczących w tej wymianie,
  • skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych,
  • wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji,
  • funkcjonalność wydruku dokumentacji.

Przeniesione do systemu informatycznego odwzorowania cyfrowe mają działać u naszego przykładowego pracodawcy jako e-dokumentacja od 1.05.2019.

Jak już o tym była mowa, zgodnie z interpretacją resortu pracy z 7.02.2019 nie jest dopuszczalne prowadzenie części dokumentacji indywidualnej danego pracownika częściowo papierowo i częściowo elektronicznie. Z tego względu na 1.05.2019 wszystkie papierowe dokumenty znajdujące się 3 częściach dokumentacji podlegających digitalizacji powinny mieć już cyfrowe odwzorowanie.

Zabezpieczenie e-dokumentacji

Do e-dokumentacji pracodawca wykorzystuje – odpowiednio do ilości danych i zastosowanej technologii – rozwiązania techniczne zapewniające jej dostępność, używalność i wiarygodność co najmniej do upływu okresu jej przechowywania (§ 12 ust. 1 rdp).

E-akta uznaje się za zabezpieczone, jeśli spełniają łącznie następujące warunki:

  • dostęp do nich mają wyłącznie osoby upoważnione,
  • są chronione przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem,
  • zostały zastosowane metody i środki ochrony e-dokumentacji, których skuteczność jest powszechnie uznawana (§ 10 ust. 1 rdp).

Rozporządzenie podpowiada również, że w praktyce zabezpieczenie e-dokumentacji może polegać na (§ 10 ust. 2 rdp):

  • systematycznym dokonywaniu analizy zagrożeń,
  • opracowaniu i stosowaniu procedur zabezpieczania dokumentacji i systemów ich przetwarzania, w tym procedur dostępu, tworzenia kopii zapasowych oraz przechowywania,
  • stosowaniu środków bezpieczeństwa adekwatnych do zagrożeń,
  • bieżącym kontrolowaniu funkcjonowania wszystkich organizacyjnych i techniczno-informatycznych sposobów zabezpieczenia, a także okresowym dokonywaniu oceny skuteczności tych sposobów,
  • przygotowaniu i realizacji planów przechowywania dokumentacji w długim czasie, w tym jej przenoszenia na nowe informatyczne nośniki danych i do nowych formatów danych, jeżeli zapewnienie ciągłości dostępu do dokumentacji tego wymaga.

Dołączanie dokumentu

Każdy dokument zapisany w e-dokumentacji jest opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub osoby upoważnionej albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy. W związku z digitalizacją dokumentacji pracowniczej pracodawca nie ma prawa wymagać od pracowników, by wyrobili sobie kwalifikowane podpisy elektroniczne. Pracownicy nadal mogą przedkładać do działu kadr pisma papierowe i trzeba je przyjąć. W takim przypadku pracodawca bądź osoba przez niego upoważniona:

  • sporządza odwzorowanie cyfrowe dokumentu papierowego przyjętego od pracownika, zgodnie z wymaganiami określonymi w tabeli z załącznika do rdp,
  • opatruje to odwzorowanie cyfrowe kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy bądź osoby upoważnionej albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy,
  • umieszcza je w e-dokumentacji w sposób zapewniający jego czytelność, dostęp i spójność (czyli uwzględniając podział dokumentacji pracowniczej na 2 człony – akta osobowe i dokumentację ze stosunku pracy, a następnie podział każdego członu na 4 części),
  • uzgadnia z pracownikiem sposób i termin odbioru przedłożonego dokumentu papierowego,
  • jeśli strony nie porozumieją się w tej kwestii lub pracownik nie odbierze dokumentu papierowego, pracodawca może go zniszczyć w sposób uniemożliwiający odtworzenie jego treści (§ 11 rdp).

Poinformowanie pracowników o zmianie postaci dokumentacji

Niezwłocznie po zakończeniu procesu elektronizacji dokumentacji pracowniczej bądź jej części pracodawca musi poinformować każdego z pracowników o zmianie sposobu jej prowadzenia i przechowywania oraz o możliwości odbioru papierowych dokumentów w ciągu 30 dni od przekazania pisma. Obowiązek informacyjny obejmuje też byłych pracowników, jeżeli zmieniono postać dokumentacji ich dotyczącej. Stosowną informację należy dostarczyć uprawnionym osobiście lub za pośrednictwem (§ 15 ust. 2 rdp):

  • operatora pocztowego,
  • osoby upoważnionej przez pracodawcę,
  • środków komunikacji elektronicznej – pod warunkiem uzyskania potwierdzenia doręczenia.

Gdy listonosz nie może doręczyć pisma, jest ono przechowywane przez 14 dni w placówce pocztowej, po pozostawieniu awiza w oddawczej skrzynce pocztowej (a gdy nie jest to możliwe – na drzwiach mieszkania bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję), informującego o możliwości odbioru pisma w ciągu 7 dni, licząc od dnia pozostawienia awiza.

W razie niepodjęcia przesyłki w terminie listonosz pozostawi powtórne awizo z notką o możliwości odbioru w terminie nie dłuższym niż 14 dni od daty pierwszego zawiadomienia. Po bezskutecznym upływie 14 dni od pozostawienia pierwszego awiza pracodawca może uznać pismo za doręczone, zamieszczając je odpowiednio w części B lub C akt pracowniczych z podaniem daty doręczenia (tzw. fikcja doręczenia).

Przyjęcie fikcji doręczenia pracownikowi/byłemu pracownikowi informacji o zmianie postaci dokumentacji pracowniczej lub jej części wchodzi w grę tylko w razie jej wysyłki przez operatora pocztowego. Nie jest dopuszczalne, gdy np. pracodawca wyśle osobę upoważnioną z pismem do mieszkania zainteresowanego, a ta nikogo tam nie zastanie lub nie zostanie wpuszczona.

Informacja o zmianie sposobu prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Gdańsk, 6.05.2019
Do Renaty Zygadłowicz
specjalistki ds. ekonomicznych
oddział Gdańsk
Oświadczam, że 30.04.2019 pracodawca zakończył ostatecznie proces digitalizacji (zamiany z postaci papierowej w postać elektroniczną) części Pani dokumentacji pracowniczej, obejmujący 3 następujące części dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy:
● dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy,
● dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego,
● karty wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.
W związku z tym informuję, że:
1) od 1.05.2018 wymienione części Pani dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy pracodawca prowadzi wyłącznie w postaci elektronicznej,
2) ma Pani prawo odbioru poprzedniej (papierowej) postaci wymienionych 3 części dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy w ciągu 30 dni od daty otrzymania niniejszego zawiadomienia; w celu odebrania papierowej dokumentacji pracowniczej proszę się udać z niniejszym zawiadomieniem do działu kadr, mieszczącego się w pok. 70A na II piętrze budynku przy ul. Poprzecznej 92F w Gdańsku,
3) w razie nieodebrania papierowej dokumentacji pracowniczej w ciągu 30 dni od daty otrzymania niniejszego zawiadomienia ulegnie ona zniszczeniu w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści.
Z poważaniem,
Iwona Dywiza
....................................
(podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej)
7.05.2019, Renata Zygadłowicz
................................................................................................
(data potwierdzenia odbioru i podpis pracownika)

W razie śmierci pracownika/byłego pracownika prawo odbioru papierowej postaci dokumentacji pracowniczej mają następujący członkowie rodziny:

  • dzieci własne, drugiego małżonka i przysposobione,
  • przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuki, rodzeństwo i inne dzieci (z wyłączeniem rodziny zastępczej i rodzinnego domu dziecka),
  • małżonek (wdowa, wdowiec),
  • rodzice, w tym ojczym i macocha oraz osoby przysposabiające (art. 949 § 3 Kp).

Uwaga: wymienieni bliscy zmarłego pracownika mają prawo odbioru poprzedniej postaci jego dokumentacji. Jednak zakład pracy nie ma obowiązku wysyłania do nich pisma o tym informującego.

Wydanie papierowej dokumentacji

Pracodawca wydaje poprzednią postać dokumentacji:

  • bezpośrednio pracownikowi, byłemu pracownikowi lub członkom rodziny określonym w art. 949 § 3 Kp (tym wyłącznie po udokumentowaniu uprawnienia do jej odbioru, np. po przedstawieniu aktu urodzenia czy ślubu),
  • osobom upoważnionym przez ww. osoby.

Pracodawca wydaje dokumentację papierową bezpośrednio osobie upoważnionej i za pokwitowaniem, a e-dokumentację (w razie ew. zamiany formy prowadzenia dokumentacji z elektronicznej na papierową):

  • na informatycznym nośniku danych odebranym osobiście i za pokwitowaniem, albo
  • za pomocą środków komunikacji elektronicznej pod warunkami, że:
    • uprzednio zidentyfikuje jednoznacznie osobę zainteresowaną,
    • wydanie dokumentacji pracowniczej zostanie potwierdzone dowodem doręczenia.

Przed wydaniem e-dokumentacji trzeba ją uporządkować w sposób stosowany przed przeniesieniem do innego systemu teleinformatycznego, opisany poniżej (§ 17 rdp).

Przeniesienie e-dokumentacji do innego systemu

Pracodawca musi stosować takie środki i metody zabezpieczenia e-dokumentacji, jakie w danym czasie uchodzą za powszechnie uznawane. W przyszłości może to spowodować konieczność jej przeniesienia do innego, nowszego, bardziej bezpiecznego systemu teleinformatycznego. Zgodnie z rdp wymaga to odpowiedniego uporządkowania e-dokumentacji, polegającego na:

1) zapisaniu każdego dokumentu w odrębnym pliku wg porządku (§ 13 rdp):

  • dokumenty stanowiące odwzorowania cyfrowe dokumentów papierowych – w formacie PDF,
  • inne dokumenty przechowywane w systemie e-akt w pliku o nieokreślonym formacie – w formacie ich przechowywania,
  • dane niezapisane w pliku o określonym formacie – w formacie TXT,

2) przyporządkowaniu do każdego dokumentu uporządkowanego wg wskazówek z pkt 1 zestawu metadanych (patrz ramka na s. 24) zapisanych w odrębnym pliku XML, z uwzględnieniem, że pracodawca musi:

  • zapewnić zgodność struktury technicznej pliku XML z metadanymi ze specyfikacją techniczną zamieszczoną na stronie podmiotowej BIP resortu pracy,
  • plikowi XML z metadanymi nadać taką samą nazwę, jaką ma pełna nazwa pliku, do którego się odnosi, przypisując mu rozszerzenie XML,

3) zapisanie tak uporządkowanego zbioru dokumentów i metadanych w jednym pliku w jednym z formatów przeznaczonych do kompresji, o których mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z 17.02.2005 o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (DzU z 2017 poz. 570), chodzi o rozporządzenie RM z 12.04.2012 w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (DzU z 2017 poz. 2247),

4) opatrzenie zbiorczego, skompresowanego pliku kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy, co jest równoznaczne z potwierdzeniem zgodności całości przekazywanego zbioru z dokumentacją pracowniczą posiadaną przez zakład pracy.

Rodzaje metadanych

Metadane to ustrukturalizowane informacje stosowane do opisu zasobów informacji lub obiektów informacji, dostarczające szczegółowych danych, dotyczących atrybutów zasobów lub obiektów informacji, w celu ułatwienia ich znalezienia, identyfikacji, a także zarządzania tymi zasobami. Jeśli chodzi o dokumentację pracowniczą, wyróżnia się ich łącznie 9 (§ 13 ust. 3 rdp):

  • identyfikator dokumentu – unikatowy w całym zbiorze identyfikator wyróżniający dokument od innych dokumentów wchodzących w skład przekazywanej dokumentacji,
  • identyfikator dokumentacji – identyfikator prowadzonej oddzielnie dla każdego pracownika dokumentacji pracowniczej,
  • rodzaj dokumentu – wskazuje przyporządkowanie dokumentu do jednej z części akt osobowych lub do jednego z rodzajów dokumentacji w sprawach ze stosunku pracy,
  • data powstania dokumentu,
  • data opatrzenia odwzorowania cyfrowego kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy albo osoby przez niego upoważnionej – gdy chodzi o odwzorowanie cyfrowe dokumentu papierowego,
  • PESEL pracownika, do którego dokumentacji został włączony dokument, a gdy nie ma numeru PESEL – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość,
  • imię i nazwisko pracownika,
  • nazwa pracodawcy,
  • data utworzenia uporządkowanego zbioru dokumentów przeznaczonych do przekazania, w którym znajduje się dokument.
Spis treści artykułu
Spis treści artykułu:
Więcej na temat: „Prawo Pracy”
Prawo pracy

Dodatkowy urlop dla niepełnosprawnego pracownika

Renata Majewska
Osoba pracująca w firmie bez przerwy od 1.01.2008 przy zatrudnianiu przedstawiła orzeczenie o niepełnosprawności umiarkowanej. W 2009 (po roku pracy) skorzystała z pierwszego dodatkowego urlopu wypoczynkowego w wymiarze 10 dni roboczych. W czerwcu ubiegłego roku utraciła swój specjalny status na rzecz niepełnosprawności lekkiej, jednak niedawno przedstawiła kolejne orzeczenie przywracające jej niepełnosprawność umiarkowaną od 6.03.2019.
Czy musi jeszcze raz odczekać rok, by nabyć prawo do urlopu dodatkowego? Jeśli nie, to jaki wymiar urlopu dodatkowego przysługuje jej za 2019?

Prawo pracy

Badania okresowe podczas przebywania na zasiłku opiekuńczym

Renata Majewska
Pracownik był do 10.04.2019 na zasiłku opiekuńczym (miał chorą żonę), tymczasem 5.04.2019 upłynęła ważność jego okresowych badań lekarskich. Już wcześniej pracodawca umówił go na 8.04.2019 na wizytę lekarską.
Czy tego dnia mógł on zrobić wyznaczone badania, czy też powinien był zaczekać do końca zwolnienia lekarskiego? Czy za czas badań lekarskich poza godzinami pracy przysługuje wynagrodzenie? Jeśli zostanie wypłacone, to czy nie będzie problemu z zasiłkiem za ten dzień?

Praca, świadczenia i ubezpieczenia

Ubezpieczenie nie zawsze zwalnia z obowiązku wypłaty odprawy pośmiertnej

Renata Majewska
Firma objęła pracowników grupowym ubezpieczeniem na życie, w ramach którego członkom ich rodzin przysługują odszkodowania na wypadek śmierci. Składkę na polisę finansują pracodawca (40%) i pracownik (60%). Pod koniec lutego 2019 r. zmarł jeden z pracowników. Zgodnie z Kp dwojgu jego najbliższym należy się odprawa pośmiertna w wysokości 3-miesięcznego wynagrodzenia (9000 zł). Instytucja ubezpieczeniowa wypłaciła rodzinie 13 000 zł, ale ta domaga się od pracodawcy dopłaty.
Czy słusznie?

Tak. Pracodawca powinien dopłacić – z racji odprawy pośmiertnej – 3800 zł.

W razi zgonu pracownika podczas trwania stosunku pracy lub pobierania zasiłku chorobowego po ustaniu zatrudnienia, rodzinie przysługuje odprawa pośmiertna, zależna od okresu zatrudnienia (stażu pracy) u danego pracodawcy.


Prawo pracy

Kiedy pracodawca przekazuje informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej

Renata Majewska
Niedawno na emeryturę odszedł pracownik zatrudniony w spółce od 1995.
Czy to prawda, że każdej osobie zwalnianej po 31.12.2018 trzeba wydawać (wraz ze świadectwem pracy) informację o długości okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej? Jaki jest sens wzywać starsze osoby, by za 50 lat przyszły odebrać swoje teczki personalne?

Prawo pracy

Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z chorującym emerytem

Renata Majewska
20.03.2019 pracownik-emeryt przekroczy 182 dni okresu zasiłkowego.
Czy następnego dnia można mu wręczyć pismo o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia na mocy art. 53 Kp, mimo że nadal będzie na zwolnieniu lekarskim?

Prawo pracy

Obowiązek przeprowadzania okresowych szkoleń bhp pracowników biurowych

Renata Majewska
Przedsiębiorca zatrudniający 46 pracowników zajmuje się produkcją mebli.
Czy osoby zatrudnione w dziale administracji musi kierować regularnie na szkolenia okresowe bhp? Jeśli tak, to czy może je przeprowadzać sam pracodawca?

Przedsiębiorca ma obowiązek kierować pracowników na okresowe szkolenia bhp, bo jego przeważająca działalność należy do wysokiej grupy ryzyka. Nie ma on jednak kompetencji do samodzielnego pełnienia roli służby bhp, a w konsekwencji do osobistego przeprowadzania takich szkoleń.

Pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika, który nie ma wymaganych kwalifikacji lub umiejętności potrzebnych do jej wykonywania, a także bez dostatecznej znajomości przepisów oraz zasad bhp.


Potrącenia

Egzekucja na poczet alimentów – nowe zasady

Renata Majewska
Od 11.01.2019 na poczet zaległości osób opóźniających się z zapłatą świadczeń na utrzymanie dzieci zajęciu podlega do 50% diet z racji podróży służbowych. Komornik zyskał też nowe narzędzia ścigania takich dłużników.

Prawo pracy

Wniosek pracownika o gotówkową wypłatę wynagrodzenia wysłany e-mailem

Renata Majewska
Pracownik złożył pracodawcy oświadczenie – drogą e-mailową – o chęci dalszego pobierania wynagrodzenia do rąk własnych (gotówką).
Czy jest ono ważne, czy też dla swojej ważności powinno być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym?

Prawo pracy

Zmiana sposobu wypłaty pensji a konieczność aktualizacji informacji o warunkach zatrudnienia

Renata Majewska
Pracodawca zatrudnia 36 pracowników, nie wprowadził regulaminów pracy i wynagradzania. Przeglądam dokumenty kadrowe pod kątem ich zgodności ze zmienionymi od 1.01.2019 przepisami prawa pracy. Zauważyłam, że nie zaktualizowano pracownikom informacji o warunkach zatrudnienia w związku z nowym sposobem wypłaty wynagrodzenia – na konto bankowe pracownika. Czy było to konieczne?

Praca, świadczenia i ubezpieczenia

Zmiana sposobu wypłaty wynagrodzenia – czy potrzebna jest korekta regulaminu pracy

Renata Majewska
Pracuję w firmie zatrudniającej ponad 1,5 tys. pracowników, w której działa kilka zakładowych organizacji związkowych.
Czy w związku ze zmianą – od 1.01.2019 r. – sposobu wypłaty wynagrodzenia trzeba było skorygować regulamin pracy? Czy za zaniedbanie tej powinności grożą jakiekolwiek sankcje?

Prawo pracy

Przetwarzanie przez pracodawców danych o powszechnym obowiązku obrony

Renata Majewska
Mam wątpliwość co do możliwości przetwarzania przez zakład pracy danych zatrudnionych dotyczących powszechnego obowiązku obrony. Z wzoru kwestionariusza osobowego dla pracownika, zamieszczonego na stronie internetowej resortu pracy, zniknęły informacje nt. służby wojskowej. Także z nowego rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej wynika, że w części B akt osobowych nie należy już gromadzić oświadczeń i dokumentów o wykonywaniu przez zatrudnionego w trakcie stosunku pracy powszechnego obowiązku obrony.
Czy rzeczywiście od 1.01.2019 nie wolno już przetwarzać tych informacji (jak wynikałoby z niektórych artykułów w prasie fachowej)?

Zgodnie z art. 51 ust. 1 Konstytucji nikt nie może być obowiązany inaczej niż na podstawie ustawy do ujawniania informacji dotyczących jego osoby. Zatem, aby określić zakres danych osobowych, które można pozyskać od osoby, której dane dotyczą (np. pracownika), należy znaleźć odpowiednią podstawę prawną (…) (np. Kp lub innych ustaw). Kwestionariusz osobowy pracownika nie jest zatem podstawą prawną określającą maksymalny zakres pozyskiwanych od niego danych.


Temat miesiąca

Różne okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej od 2019

Renata Majewska
Od nowego roku obowiązują trzy odmiennie ustalane okresy przechowywania akt osobowych pracowników oraz list płac zatrudnionych.

Dokumentacja ze stosunku pracy oraz akta osobowe osób, z którymi stosunek pracy nawiązano:

  • po 31.12.2018 – będą z mocy prawa przechowywane przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustanie zatrudnienie,
  • między 1.01.1999 a 31.12.2018 – będą przechowywane zasadniczo przez 50 lat od zakończenia stosunku pracy, ale płatnik (po łącznym spełnieniu 2 warunków informacyjnych wobec ZUS) będzie mógł fakultatywnie skrócić ten okres do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym za daną osobę zgłosi raport informacyjny ZUS RIA,
  • przed 1.01.1999 – trzeba przechowywać przez 50 lat od daty ustania zatrudnienia.

Prawo pracy

Obowiązki pracodawcy przechowującego akta pracownicze

Renata Majewska
Czy istnieją minimalne wymagania techniczne (co do pomieszczeń, instalacji itp.) i organizacyjne, które musi spełniać pracodawca samodzielnie przechowujący papierową dokumentację pracowniczą?

Prawo pracy jest w tym zakresie lakoniczne, wskazując tylko zasady, jakimi trzeba się kierować przy przechowywaniu teczek byłych pracowników. Pewne wskazówki w tym zakresie można wywieść z rozporządzenia dotyczącego podmiotów przechowujących zawodowo dokumentację osobową i płacową.

Przepisy prawa pracy nie regulują dokładnie warunków prawnych, organizacyjnych i technicznych, które muszą spełniać pracodawcy prywatni sami przechowujący dokumentację osób, z którymi zakończyli już współpracę. Co najwyżej można mówić o zasadach, jakie pracodawca powinien stosować w tym zakresie.


Prawo pracy

Kiedy ZUS może zakwestionować wynagrodzenie pracownika

Magdalena Januszewska
ZUS ma prawo negować wysokość płacy, jeżeli wynika ona z umowy sprzecznej z prawem, zasadami współżycia społecznego lub zawartej z zamiarem obejścia prawa.
Należy rozróżnić, czy wynagrodzenie jest kwestionowane na gruncie prawa pracy, czy ubezpieczeń społecznych.

Tak wynika z wyroku SN z 20.06.2018 (I UK 166/17).

Orzeczenie to porusza 2 kwestie. Po pierwsze wyraźnie różnicując ocenę wysokości wynagrodzenia na gruncie prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, SN wskazał, że na gruncie ubezpieczeń społecznych kryteria te są ostrzejsze. Można co do tego mieć wątpliwości, bo może to doprowadzić do ustalenia dwóch wysokości wynagrodzenia – odpowiedniej w świetle prawa pracy i odpowiedniej z uwagi na ubezpieczenia.


Logowanie

email:

hasło:

 

 

Logowanie za pomocą emaila

Jeżeli nie pamiętasz hasła albo nie masz konta, to wyślemy na Twój email wiadomość weryfikującą. Po kliknięciu w link z emaila będziesz zalogowany na urządzeniu do chwili wylogowania.

email:

Klikając w poniższy link zgadzasz się na zapisanie podanych w formularzu danych i wykorzystywanie ich zgodnie z polityką przetwarzania danych dostępną w dokumencie ⇒Polityka przetwarzania danych osobowych (RODO)⇐

 

Logowanie do za pomocą emaila

Sprawdzanie danych....