Jak zbudować skuteczną ochronę wewnętrzną – spojrzenie praktyka

Waldemar Lachowski biegły rewident
W artykule przedstawiono ogólne przesłanki stosowania systemu ochrony (kontroli) wewnętrznej – zwłaszcza w małych przedsiębiorstwach – celowość, opłacalność, obszary, warunki sprawnego działania i ograniczenia.

Rozumienie pojęcia ,,kontrola wewnętrzna’’ w przedsiębiorstwach prywatnych wywołuje wiele nieporozumień. Bywa ono odmiennie rozumiane przez właścicieli, personel kierowniczy, pracowników różnych szczebli i strony trzecie. Sprawa jest ważna, ale często przedstawiana nieprawidłowo. Jest to jedno z tych pojęć, które obrosło nadmierną ,,naukowością”, stając się niezrozumiałe dla większości zwykłych zjadaczy chleba. Warto więc przyjrzeć się tej tematyce bliżej i spojrzeć na nią w sposób praktyczny (użytkowy).

Ochrona „szyta na miarę”

[1] Zob. sjp.pwn.pl.

[2] Lub grupie kapitałowej, której częścią jest jednostka.

Już samo słowo ,,kontrola” odstrasza, a zarazem wprowadza w błąd. Sugeruje ingerencję z zewnątrz, coś narzuconego i niemile widzianego (kontrola wg słownika języka polskiego PWN to sprawdzanie czegoś, zestawianie stanu faktycznego ze stanem wymaganym, nadzór nad kimś lub nad czymś, potocznie instytucja lub osoba sprawująca nad czymś nadzór[1]). Tymczasem w przypadku kontroli wewnętrznej nie tyle chodzi o ,,kontrolę”, co o zapewnienie ochrony interesów przedsiębiorcy oraz bezpieczeństwo (komfort) racjonalnego zarządzania.

Ochrona jest wewnętrzna, gdy sprawują ją osoby zatrudnione w jednostce[2].

Ochrona majątku i działań przedsiębiorstwa sprawowana siłami własnymi (wewnątrz) jest obiektywnie potrzebna. Nie chodzi tylko o bezpieczeństwo zasobów przedsiębiorstwa (właściciela). Jest to tylko jeden z powodów jej wprowadzenia. Główna przyczyna jest inna. Działalność gospodarcza wiąże się nieuchronnie z niepewnością i nieprzewidywalnością. Każde przedsiębiorstwo, prowadzące taką działalność, ma jakieś cele. Ich realizacji zagraża wiele czynników zewnętrznych lub wewnętrznych.

[3] Skutki te nie zawsze muszą mieć czysto materialny charakter. Utrata reputacji (wiarygodności) jest zwykle dużo większym problemem dla przedsiębiorcy niż drobna kradzież w magazynie czy nieściągalność pojedynczej należności.

Przedsiębiorca może mieć wpływ na ograniczenie prawdopodobieństwa ich wystąpienia lub zmniejszenie ew. ich skutków[3], tworząc odpowiednie bariery ochronne. Praktycznie można uznać, że wszystkie działania podejmowane dla zapobiegania, ograniczenia prawdopodobieństwa zaistnienia lub zmniejszenia negatywnych skutków zrealizowania się ryzyka – a przez to przyczyniające się do osiągnięcia celów – są elementem ochrony wewnętrznej.

Analizując to zagadnienie, trzeba pamiętać, że przedsiębiorca chce przede wszystkim realizować swoje własne, a nie narzucone mu cele. Przykładowo dla większości przedsiębiorców celem nie jest ,,przestrzeganie prawa podatkowego” (jako cel samoistny), ale „bezpieczeństwo podatkowe”, rozumiane jako zapewnienie, że nie poniosą negatywnych skutków jego niewłaściwej interpretacji lub naruszenia (np. kar, nieplanowanych wypłat wobec stwierdzenia zaległości, wstrzymania zwrotu VAT, tracenia czasu na odwołania itd.).

Podobnie autor nie spotkał jeszcze przedsiębiorcy, który bezinteresownie chciałby, aby jego „składane na zewnątrz” sprawozdania finansowe przedstawiały ,,rzetelny i jasny obraz sytuacji majątkowej, finansowej i wyniku działalności jednostki”. Przedsiębiorca chce, aby przedkładane przez niego sprawozdanie finansowe nie zostało zakwestionowane. W wielu mniejszych firmach te same osoby są zarazem właścicielami, jak i zarządzającymi, i nie potrzebują formalnego potwierdzania (a tym bardziej kwestionowania) przez innych (np. biegłych rewidentów) wiarygodności sprawozdań finansowych. Bywa, że prawdziwy obraz pokazywany jest tylko w raportach wewnętrznych, które nie powstają z myślą o stronach trzecich i rzadko do nich trafiają. W praktyce chodzi więc głównie o to, aby jak najmniejszym kosztem zaspokoić potrzeby kredytodawców lub/i wymogi ustawowe i nie narazić się na ew. sankcje za ich nieprzestrzeganie.

Nie oznacza to oczywiście, że wymogi prawa nie mogą pokrywać się z potrzebami przedsiębiorców. Bardzo często występuje zbieżność interesów stron. To, czego przedsiębiorca na pewno nie potrzebuje, to „kontrola dla kontroli”. Potrzebna mu jest rozsądna tzn. ani zbyt ,,sztywna”, ani zbyt kosztowna ochrona (zapewnienie bezpieczeństwa). Jest ona tym bardziej skuteczna, im bardziej się z nią utożsamia (nie wystarczy jej ,,narzucić”). Patrząc na zagadnienie z perspektywy typowego (jeśli taki istnieje) małego przedsiębiorcy, chce on m.in. aby:

[4] Badania ankietowe wśród członków amerykańskiego stowarzyszenia zrzeszającego ekspertów zajmujących się wykrywaniem tego typu przestępstw (ACFE) wykazały, że straty przedsiębiorstw w wyniku nadużyć pracowniczych szacuje się na 5% ich rocznych przychodów (w skali globalnej). Pierwszą przyczyną na liście słabości organizacyjnych, które przyczyniły się do faktycznie stwierdzonych przypadków nadużyć, był brak kontroli (ochrony) wewnętrznej w danym obszarze, a drugą – obejście istniejących czynności (procedur) kontrolnych. Stwierdzono również, że w mniejszych jednostkach dużo niższy jest wskaźnik wprowadzonych i działających mechanizmów nastawionych na zapobieganie i wykrywanie nadużyć, przez co – biorąc pod uwagę ich ograniczone zasoby – są one narażone na większe ryzyko niż duże firmy (zob. acfe.com).

[5] W tym jego część informatyczna.

[6] Nawet jeżeli realizować ją muszą w praktyce pracownicy jednostki lub sam przedsiębiorca.

  • jego pieniądze ulokowane w przedsiębiorstwie były bezpieczne i racjonalnie wykorzystywane,
  • w firmie nie dochodziło do kradzieży, malwersacji, oszustw (zawinionych przez strony trzecie, jak i pracowników[4]),
  • było zapewnione bezpieczeństwo podatkowe i księgowe,
  • system informacyjny[5] działał poprawnie, przekazując na czas niezbędne do zarządzania i nadzorowania informacje o zagrożeniach, sytuacji majątkowej, finansowej i wynikach działalności.

Jak wynika z rozważań, ochrona przedsiębiorcy (a nie przedsiębiorstwa – ono stanowi tylko jedno z jego aktywów) jest wdrażana na skutek obiektywnego istnienia takiej potrzeby, z własnej inicjatywy; nie wynika z przepisów, bo nikogo nie powinno się na siłę uszczęśliwiać. Jeżeli państwo, samorząd lub ich organy próbują to robić, lepiej (uczciwiej) nazwać to wprost zleconą ,,kontrolą zewnętrzną[6]”. Główne różnice między tak rozumianymi pojęciami z punktu widzenia przedsiębiorcy przedstawia tabela na następnej stronie.

Zorganizowanie – lub nie – ochrony i jej zakres oraz sposób funkcjonowania zależą przede wszystkim od właścicieli danego przedsiębiorstwa, jego kierownictwa i/lub organów nadzorczych. Nie musi być ona kosztowna, jeżeli zostaną wykorzystane proste narzędzia realizacji celów przedsiębiorcy i wbudowane w rozwiązania, które i tak muszą być stosowane (np. wystawianie faktur czy inkaso należności).

Kontrola zewnętrzna a ochrona wewnętrzna

Wyszczególnienie Kontrola zewnętrzna Ochrona wewnętrzna
Realizowane cele narzucone przez strony trzecie określone przez przedsiębiorcę
Postrzeganie przez przedsiębiorcę działanie na rzecz innych działanie w swoim interesie
Narzędzia realizacji ściśle określone przez innych dowolnie określane przez przedsiębiorcę
Adresat procedur kontrolnych przedsiębiorca osoby pracujące na rzecz przedsiębiorcy i strony trzecie
Główny beneficjent strony trzecie przedsiębiorca
Wdrożenie zwykle pełny system system lub wybrane elementy
Stopień sformalizowania znaczny zależny od przedsiębiorcy
Obowiązek udokumentowania istnieje zawsze zależny od przedsiębiorcy
Koszt niezależny od przedsiębiorcy w znacznym stopniu zależny od przedsiębiorcy

Wyświetlono 15% treści artykułu

Spis treści artykułu
Spis treści artykułu:
Nowe artykuły na naszych stronach:
Ubezpieczenia społeczne

Warunki korzystania z „małego ZUS plus” od lutego 2020

Krzysztof Tandecki
Ze zmodyfikowanej wersji „małego ZUS” może skorzystać przedsiębiorca (także prowadzący działalność w formie spółki cywilnej), któremu działalność przyniosła w 2019 nie więcej niż 120 tys. zł przychodu. Składkę będzie naliczał od podstawy równej połowie ubiegłorocznego przeciętnego dochodu.

Tzw. mały ZUS plus to przyjaźniejsza wersja wprowadzonej od 1.01.2019 ulgi nazywanej mały ZUS. Prawie dwukrotnie zwiększono limit przychodu, który decyduje o możliwości skorzystania z tej ulgi. Prawo do małego ZUS w styczniu 2020 miał przedsiębiorca, który z działalności osiągnął w 2019 przychód w wysokości do 67 500 zł. Od lutego 2020 limit przychodu za 2019 wynosi zaś 120 000 zł.


Podatki 2020

Limit 15 tys. zł w odniesieniu do wartości transakcji i kwoty z faktury

Aleksander Woźniak
Od 1.01.2020 r. istotnego znaczenia w transakcjach między przedsiębiorcami nabrała kwota 15 tys. zł, wyznaczająca limit, po przekroczeniu którego trzeba dopilnować określonych obowiązków w celu uniknięcia negatywnych konsekwencji (sankcji) podatkowych. W związku z tym aktualny stał się problem, co rozumieć przez „wartość transakcji”.

Wspomniane konsekwencje powstają w zakresie:

  • podatku dochodowego (brak u nabywcy kosztu uzyskania przychodów),
  • VAT (dodatkowe zobowiązanie podatkowe u nabywcy i sprzedawcy),
  • podatkowej odpowiedzialności osób trzecich, przewidzianej w Op (solidarna odpowiedzialność nabywcy towaru/usługi za zaległości w VAT dostawcy lub usługodawcy).

Podatki

Ograniczanie zatorów płatniczych (cz. I) – ulga w podatku dochodowym dla wierzycieli i sankcja dla dłużników

Aneta Szwęch
Od 1.01.2020 r., jeżeli minie 90 dni od upływu terminu zapłaty za dostarczone towary lub wykonaną usługę, wierzyciel ma prawo, a dłużnik obowiązek skorygowania podstawy opodatkowania CIT bądź PIT. Przepisy wprowadzające tę ulgę i sankcję są dość skomplikowane, a ich właściwa interpretacja może sprawiać problem.

Sprzedaż bezgotówkowa z odroczonym terminem zapłaty jest niemal standardem wśród przedsiębiorców. Jednak brak zapłaty w uzgodnionym terminie może być przyczyną kłopotów finansowych w firmie wierzyciela, zwłaszcza jeżeli skala należności nieuregulowanych przez dłużników jest duża. Zaleganie z płatnościami działa jak zator lodowy na rzece, powodując piętrzenie się problemów płatniczych u kolejnych przedsiębiorców. Wierzyciel, który sam nie otrzymał zapłaty, nie ma środków na uregulowanie własnych zobowiązań.


Rachunkowość zarządcza

Analiza rentowności działalności handlowej (cz. I)

Monika Łada
Analiza rentowności jest podstawowym narzędziem oceny efektywności działalności podmiotów gospodarczych, w tym przedsiębiorstw prowadzących działalność handlową, gdyż ich dobry wynik finansowy zależy przede wszystkim od stosowania właściwych marż na sprzedaży towarów, dostarczanych im przez odpowiednie kanały dystrybucji.

W artykule przedstawiono metody przeprowadzania okresowych analiz rentowności działalności handlowej. Ilustruje je przykład zastosowania analizy rentowności w bardzo dynamicznie rozwijającym się polskim przedsiębiorstwie, dla którego działalność handlowa stanowi ważny element ekspansji rynkowej.


Rachunkowość

Nowe schemy e-sprawozdań finansowych – którą wybrać

Agnieszka Baklarz
Na stronie internetowej BIP Ministerstwa Finansów dostępne są następujące schemy rocznych sprawozdań finansowych (rsf):
• Jednostka Inna,
• Jednostka Mikro,
• Jednostka Mała,
• Jednostka Op (organizacja pozarządowa),
• ASI (alternatywna spółka inwestycyjna, o której mowa w art. 45 ust. 3b i 3c uor),
• Skonsolidowana Jednostka Inna.
Czym powinna się kierować jednostka sporządzająca rsf zgodnie z uor, wybierając jedną z tych schem?

Rachunkowość

Doprowadzenie stanu aktywów stwierdzonego drogą inwentaryzacji do stanu na dzień bilansowy

Na czym powinno polegać dopisanie lub odpisanie – od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury bądź potwierdzenia salda – przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia salda a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych?
Mowa o tym w art. 26 ust. 3 pkt 1 uor.

Rachunkowość

Uproszczenia księgowe dla małych jednostek

Które jednostki małe mogą korzystać z uproszczeń polegających na: • rezygnacji z zachowania zasady ostrożności przy wycenie aktywów i pasywów oraz odstąpieniu od dokonywania odpisów aktualizujących – art. 7 ust. 2b uor,
• możliwości dokonywania odpisów amortyzacyjnych według zasad określonych w przepisach podatkowych – art. 32 ust. 7 uor,
• nietworzeniu biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów dotyczących przyszłych świadczeń na rzecz pracowników – art. 39 ust. 6 uor?

Podatki i prawo gospodarcze

Ulga IP Box w przypadku tworzenia programów komputerowych w ramach podwykonawstwa

Mateusz Kaczmarek
Nasza spółka świadczy usługi programistyczne. Systematycznie działamy jako podwykonawca firmy X z siedzibą w Polsce, będącej generalnym wykonawcą usług informatycznych świadczonych firmie Y z siedzibą w innym kraju UE. Ta ostatnia specjalizuje się w rozwijaniu i tworzeniu modułów oprogramowania typu Business Intelligence dla firm z sektora bankowego.
Spółka projektuje algorytmy (modele), a następnie tworzy program komputerowy do ich realizacji. Są to odpowiednio niżej opisane algorytmy (programy) predykcyjne, dotyczące danych rejestru kredytowego oraz danych finansowych związanych z przeciwdziałaniem praniu brudnych pieniędzy:
• moduł Kreditprocess to nowoczesne rozwiązanie pozwalające na zmniejszenie ryzyka związanego z udzielaniem pożyczek i kredytów; algorytmy pomogą w wyszukiwaniu klientów (i żyrantów), którzy w przyszłości mogą mieć problemy ze spłatą zaciągniętych zobowiązań (lub wypełnieniem gwarancji),
• moduł Kreditregister to kluczowy element tworzonego przez firmę Y scentralizowanego rejestru kredytów i kredytobiorców, którego celem jest ukrócenie nadużyć polegających na zaciąganiu zobowiązań przekraczających zdolność kredytową kredytobiorców; tworzenie modułu polega na wykonywaniu prac analitycznych i programistycznych mających na celu znalezienie optymalnych algorytmów przesyłania, przetwarzania i analizy wielkiej ilości danych do/w centralnym rejestrze,
• moduł Anti-Money Laundry ma służyć wczesnemu wykrywaniu i zapobieganiu wykorzystywania systemu bankowego do prania brudnych pieniędzy oraz wykonywania nielegalnych transferów finansowych; jego tworzenie wymaga opracowania metody ładowania do tworzonego systemu ogromnej ilości danych o bardzo złożonych strukturach, a także stworzenia algorytmów analizujących dane w czasie rzeczywistym, wykrywających podejrzane operacje finansowe.
Oczywiście nad tymi samymi projektami pracuje wiele innych firm i osób, a każda z nich, tak jak nasza spółka, odpowiada jedynie za pewną ich część, którą projektuje (tworzy algorytmy) i oprogramowuje (tworzy program komputerowy wykonujący algorytm).
Efektem pracy spółki są więc algorytmy (modele) oraz stworzone do nich oprogramowanie, sprzedawane firmie X. Ta integruje je z efektami pracy innych podwykonawców i sprzedaje firmie Y, która wbudowuje je w jeszcze większy system informatyczny.
Czy spółka ma w związku z tym prawo do korzystania z ulgi IP Box?

Ulga IP Box polega na tym, że podatek dochodowy (PIT lub CIT) od osiągniętego przez podatnika w ramach działalności gospodarczej kwalifikowanego dochodu z kwalifikowanych praw własności intelektualnej wynosi 5% podstawy opodatkowania. Kwalifikowanym prawem własności intelektualnej jest m.in. autorskie prawo do programu komputerowego, podlegające ochronie prawnej na podstawie przepisów odrębnych ustaw, o ile przedmiot ochrony został wytworzony, rozwinięty lub ulepszony przez podatnika w ramach prowadzonej przez niego działalności badawczo-rozwojowej[1].


Podatki i prawo gospodarcze

Nieodliczony VAT od raty leasingu samochodu osobowego – czy jest kosztem

Marcin Szymankiewicz
W styczniu 2020 r. spółka z o.o. zawarła na 48 mies. umowę leasingu operacyjnego samochodu osobowego o wartości brutto 246 000 zł. Raty leasingowe to łącznie 5289 zł (4300 zł netto i 989 zł VAT), w tym rata kapitałowa: 4200 zł netto i 966 zł VAT, oraz rata odsetkowa: 100 zł netto i 23 zł VAT.
Spółka zajmuje się wyłącznie działalnością opodatkowaną VAT, jednak samochód ma służyć w tzw. działalności mieszanej (dozwolony jest – w zakresie określonym w regulaminie użytkowania samochodów firmowych – użytek na potrzeby osobiste pracownika, prezesa spółki). Z tego względu spółka odlicza jedynie 50% VAT (tj. 494,50 zł od każdej raty). Rata leasingu nie obejmuje opłat eksploatacyjnych. Ponieważ wartość samochodu przekracza 150 tys. zł, spółka zalicza do kosztów uzyskania przychodów ratę kapitałową zgodnie z proporcją obliczoną na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 49a updop (150 000/246 000, czyli 60,9756%). Rata odsetkowa w całości jest kosztem uzyskania przychodów.
Czy nieodliczony VAT od raty kapitałowej podlega limitowi, o którym mowa w ww. przepisie updop, czy też w całości może być uznany za koszt podatkowy?

W myśl art. 16 ust. 1 pkt 49a updop nie uważa się za koszty uzyskania przychodów dotyczących samochodu osobowego opłat wynikających z umowy leasingu, o której mowa w art. 17a pkt 1 updop, umowy najmu, dzierżawy lub innej o podobnym charakterze, z wyjątkiem opłat z tytułu składek na ubezpieczenie samochodu osobowego, w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej kwota 150 tys. zł pozostaje do wartości samochodu osobowego będącego przedmiotem tej umowy.


Podatki i prawo gospodarcze

Opodatkowanie VAT usług szkoleniowych związanych z dostawą urządzeń

Marcin Szymankiewicz
Spółka z o.o. zamierza złożyć ofertę – w ramach zamówień publicznych – na dostawę specjalistycznych urządzeń. W jej zakres wchodzi również przeprowadzenie dla personelu klienta szkoleń z zakresu eksploatacji i obsługi urządzeń. Spółka wystawi certyfikaty potwierdzające ukończenie szkolenia. Nie jest jednostką oświatową ani uczelnią, nie ma też akredytacji w zakresie organizacji szkoleń.
Umowa w całości będzie finansowana ze środków publicznych. Dostawa urządzeń i szkolenia zostaną objęte jedną umową (dominującym świadczeniem, m.in. z uwagi na wartość, będzie dostawa urządzeń). Świadczenia te są ze sobą powiązane, gdyż łącznie realizują cel planowanej umowy. Program szkoleń oraz ich cel odnoszą się do urządzeń będących przedmiotem dostawy. Zamawiający nie nabywałby usług szkoleniowych, gdyby nie kupował urządzeń. Przeprowadzenie szkoleń stanowi warunek dostawy urządzeń. Celem i świadczeniem głównym umowy jest zapewnienie zamawiającemu możliwości nieprzerwanego i bezpiecznego korzystania z dostarczonych urządzeń.
Czy usługi szkoleniowe związane z dostawą urządzeń mogą korzystać ze zwolnienia z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 29 lit. c ustawy o VAT? Same urządzenia są opodatkowane stawką VAT 23%.

Logowanie

email:

hasło:

 

 

Logowanie za pomocą emaila

Jeżeli nie pamiętasz hasła albo nie masz konta, to wyślemy na Twój email wiadomość weryfikującą. Po kliknięciu w link z emaila będziesz zalogowany na urządzeniu do chwili wylogowania.

email:

Klikając w poniższy link zgadzasz się na zapisanie podanych w formularzu danych i wykorzystywanie ich zgodnie z polityką przetwarzania danych dostępną w dokumencie ⇒Polityka przetwarzania danych osobowych (RODO)⇐

 

Logowanie do za pomocą emaila

Sprawdzanie danych....