Jak zaprzyjaźnić się z inwentaryzacją

Stanisław Hońko dr hab., adiunkt w Instytucie Rachunkowości Uniwersytetu Szczecińskiego
Iwona Kowalczyk
Autorzy podpowiadają, jak przeprowadzić coroczną inwentaryzację, aby zwiększyć jej przydatność dla jednostki, a zarazem złagodzić jej uciążliwość.

Inwentaryzacja wiąże się nierozerwalnie z zamknięciem roku i sporządzaniem rocznego sprawozdania finansowego (rsf).

  • MF – Minister Finansów
  • uor – ustawa o rachunkowości
  • Kc – Kodeks cywilny
  • MRiF – minister rozwoju i finansów
  • KSR – Krajowe Standardy Rachunkowości

Zależnie od jej przedmiotu następuje ona – jak wiadomo – drogą spisu z natury, za który odpowiada kierownik jednostki (art. 4 ust. 5 uor), potwierdzenia sald rozrachunków z kontrahentami albo weryfikacji sald, gdy spis z natury lub potwierdzenie sald nie są możliwe. Za inwentaryzację drogą potwierdzenia sald lub weryfikacji odpowiada osoba, która przejęła prowadzenie ksiąg rachunkowych jednostki.

Przeważnie spis z natury jest postrzegany jako pracochłonne przedsięwzięcie wymagające wytężonej uwagi, angażujące zarówno personel księgowy, jak i z innych działów. Na dodatek przypada na koniec roku, który przeważnie jest okresem kumulacji prac w całej jednostce. Dlatego spis jest często traktowany jak „zło konieczne”, jako uciążliwy – a wg osób spoza działów księgowych także niepotrzebny – obowiązek. Dziwić może, że w dobie elektronicznego przesyłu informacji i komputerowego przetwarzania danych stosuje się żmudne pomiary rodem z epoki króla Ćwieczka.

Księgowi muszą wciąż przekonywać pracowników innych działów, że inwentaryzacja drogą spisu z natury to nie ich „wymysł” ani złośliwość ustawodawcy, lecz warunek nieodzowny do sprawdzenia prawdziwego majątku i zobowiązań firmy, uzyskania wiedzy, czym ona dysponuje i co wymaga zapłaty, a zarazem upewnienie się, że informacje dostarczane przez księgowość są godne zaufania. Jest to przegląd tak samo konieczny, jak przegląd techniczny samochodu czy windy, gdyż sprawdza niezawodność działania systemu księgowego poprzez weryfikację realności stanów aktywów wykazanych w księgach rachunkowych (czy majątek w ogóle istnieje, czy w deklarowanej wysokości i jaka jest jego przydatność, a zatem czy rzeczywiście dostarczy jednostce korzyści). Praktyka potwierdza, że właśnie spis z natury pozwala na wykrycie nieprawidłowości, nadużyć i kradzieży.

W niniejszym opracowaniu będziemy przekonywać, że z inwentaryzacją drogą spisu z natury można się „zaprzyjaźnić”, a przynajmniej spróbować załagodzić jej „niesympatyczne” strony. Wymaga to przede wszystkim odpowiedniego nastawienia samych księgowych do spisu z natury.

[1] DzUrz MF z 2016 r. poz. 55, dalej stanowisko.

[2] DzUrz MRiF z 2017 r. poz. 105.

Pomocą w obraniu właściwej drogi może być stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów[1], a także rozdz. X KSR 11 Środki trwałe[2].

Zakres stanowiska jest jednak ograniczony, bo odnosi się ono wyłącznie do zapasów i to z wyłączeniem produkcji w toku. Dlatego w niniejszym tekście położono większy nacisk na to, czego stanowisko, względnie standard, nie wyjaśniają, skupiając się zarówno na spisie z natury, jak i potwierdzeniu sald.

Czy inwentaryzacja, a zwłaszcza spis z natury musi być uciążliwy? Nie, jeżeli jest dobrze zorganizowany. Od czego zależy zatem ta „dobra” inwentaryzacja? Pierwszą kwestią z tym związaną jest dobór właściwego terminu inwentaryzacji.

Wyświetlono 6% treści artykułu

w sprzedaży

Spis treści artykułu
Spis treści artykułu:

Logowanie

email:

hasło:

 

 

Logowanie za pomocą emaila

Jeżeli nie pamiętasz hasła albo nie masz konta, to wyślemy na Twój email wiadomość weryfikującą. Po kliknięciu w link z emaila będziesz zalogowany na urządzeniu do chwili wylogowania.

email:

Klikając w poniższy link zgadzasz się na zapisanie podanych w formularzu danych i wykorzystywanie ich zgodnie z polityką przetwarzania danych dostępną w dokumencie ⇒Polityka przetwarzania danych osobowych (RODO)⇐

 

Logowanie do za pomocą emaila

Sprawdzanie danych....