Jak zaksięgować fakturę za telefon za zeszły rok

Wioletta Chaczykowska

Spółka otrzymała w lutym fakturę za usługi telekomunikacyjne wykonane na przełomie lat obrotowych 2014/2015. Obejmuje ona rozmowy za grudzień 2014 r. i styczeń 2015 r. oraz abonament za styczeń i luty 2015 r.
Jak ująć w księgach rachunkowych tę fakturę?
  • updof – ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych
  • uor – ustawa o rachunkowości

Jednostki prowadzące księgi rachunkowe, kwalifikując wynikające z dokumentów zdarzenia gospodarcze, w tym dotyczące kosztów, powinny kierować się m.in. zasadą memoriału. Zgodnie z nią w księgach rachunkowych danego roku należy ująć wszystkie osiągnięte przez jednostkę przychody i obciążające ją koszty dotyczące danego roku obrotowego (art. 6 ust. 1 uor).

Oznacza to, że ujęcie skutków zdarzenia następuje niezależnie od tego, czy transakcja jest udokumentowana fakturą, czy wiarygodnie oszacowana, a dalej, czy faktura taka została wystawiona pod datą danego lub następnego roku obrotowego. Najczęściej dotyczy to usług wykonanych na rzecz jednostki w zamykanym roku obrotowym (np. 2014), ale zafakturowanych przez dostawców w nowym roku (np. 2015), m.in. usług telekomunikacyjnych, o których mowa w pytaniu.

Jeżeli więc faktura została wystawiona z datą nowego roku obrotowego, ale część objętych nią kosztów dotyczy zamykanego roku (są to rozmowy za grudzień), to powinna zostać ujęta w księgach zamykanego roku na podstawie dokumentu PK przy wykorzystaniu konta "Rozliczenie zakupu", a pozostałe koszty, dotyczące nowego roku obrotowego, tj. stycznia i lutego, są aktywowane jako "Rozliczenia międzyokresowe kosztów". Zostaną one w nowym roku obrotowym sukcesywnie odpisane w koszty właściwych miesięcy. Wysokość kosztów w poszczególnych miesiącach należy ustalić w oparciu o fakturę oraz wykaz rozmów (tzw. billing).

Nie byłoby natomiast właściwe dzielenie faktury na dwie części: pierwszą, księgowaną w księgach zamykanego roku (rozmowy grudnia) i drugą, księgowaną w księgach następnego roku (abonament za styczeń i luty oraz rozmowy w styczniu).

Spółka otrzymała w styczniu fakturę za usługi telekomunikacyjne zawierającą następujące dane:

  • abonament za okres: 20.01.2015-19.02. 2015 r. - netto 100 zł, VAT 23 zł,
  • połączenia za okres: 20.12.2014-19.01.2015 r. - netto 700 zł, VAT 161 zł,
  • łączna suma faktury 984 zł, w tym VAT184 zł,
  • data wystawienia faktury - 20.01.2015 r.,
  • termin płatności - 4.02.2015 r.

Na podstawie faktury i wykazu rozmów spółka ustaliła:

  • koszty rozmów telefonicznych za grudzień - 250 zł,
  • koszty rozmów telefonicznych za styczeń - 450 zł,
  • abonament za styczeń: (100 zł : 31 dni ×12 dni) = 38,71 zł,
  • abonament za luty: (100 zł - 38,71 zł) = 61,29 zł.

Zapisy księgowe w grudniu 2014 r. (w zł):

1. PK - zarachowanie kosztów w grudniu:

Wn "Koszty według rodzaju - Usługi obce" 800,00

Ma "Rozliczenie zakupu" 800,00.

2. Aktywowanie kosztów usług telekomunikacyjnych przypadających na styczeń i luty 2015 r.

(450 + 38,71 + 61,29) = 550:

Wn "Rozliczenia międzyokresowe kosztów" 550,00

Ma "Rozliczenie kosztów" 550,00.

Na dzień bilansowy saldo debetowe na koncie "Rozliczenia międzyokresowe kosztów" w wysokości 550 zł oznacza stan czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, przypadających na następny rok obrotowy do rozliczenia w przyszłych okresach sprawozdawczych. W bilansie saldo to wykazane zostanie w aktywach obrotowych w poz. B.IV jako "Krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe".

Z kolei saldo konta "Rozliczenie zakupu" w wysokości 800 zł jednostka wykaże w pasywach bilansu sporządzonego za rok 2014 w poz. B.III.2 lit. d) - jako "Zobowiązania krótkoterminowe wobec pozostałych jednostek z tytułu dostaw i usług". Rozliczenie tego salda nastąpi w księgach rachunkowych stycznia 2015 r. na podstawie faktury wystawionej przez operatora.

Ewidencja księgowa w styczniu 2015 r. (w zł):

1. Faktura za usługi telekomunikacyjne:

Wn "Rozliczenie zakupu" 800,00

Wn "Rozrachunki publicznoprawne - VAT naliczony" 184,00

Ma "Rozrachunki z dostawcami" 984,00.

2. Rozliczenie kwoty usług telekomunikacyjnych i abonamentu przypadających na styczeń, tj. 488,71 (450 + 38,71):

Wn "Koszty według rodzaju" 488,71

Ma "Rozliczenia międzyokresowe kosztów - pozostałe" 488,71.

Ewidencja księgowa w lutym 2015 r. (w zł):

1. Rozliczenie kwoty abonamentu przypadającego na luty, tj. 61,29:

Wn "Koszty według rodzaju" 61,29

Ma "Rozliczenia międzyokresowe kosztów - pozostałe" 61,29.

Jeśli spółka uzna, że pominięcie w kosztach zamykanego roku kosztów rozmów grudnia nie wywiera istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie jej wyniku finansowego, może zastosować uproszczenie polegające na zaksięgowaniu tych kosztów (rozmów grudnia) w ciężar kosztów stycznia (art. 4 ust. 4 uor). Taki sposób ewidencji powinien wynikać z przyjętych przez jednostkę zasad (polityki) rachunkowości i być stosowany w sposób ciągły.

W myśl przepisów o podatku dochodowym używanie telefonu wiąże się z ogólną działalnością firmy, dlatego spowodowane tym koszty zalicza się do tzw. kosztów pośrednich.

Koszty pośrednie potrącane są w dacie poniesienia, za którą uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych - domyślnie na koncie kosztów na podstawie otrzymanej faktury, a w razie jej braku - innego dowodu, z wyjątkiem rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów (art. 15 ust. 4d-e updop, art. 22 ust. 5c-5d updof).

Natomiast prawo do odliczenia VAT naliczonego z faktur za usługi telekomunikacyjne spółka nabywa w miesiącu powstania obowiązku podatkowego u sprzedawcy, ale nie wcześniej niż w miesiącu otrzymaniu faktury (co w opisanym przypadku nastąpiło w lutym).

Obowiązek podatkowy u sprzedawcy powstaje zaś z chwilą wystawienia faktury, o ile faktura ta wystawiona jest terminowo (jeżeli jednak sprzedawca nie wystawi faktury lub wystawi ją z opóźnieniem, obowiązek podatkowy powstaje z upływem terminu płatności).

w sprzedaży

Logowanie

email:

hasło:

 

 

Logowanie za pomocą emaila

Jeżeli nie pamiętasz hasła albo nie masz konta, to wyślemy na Twój email wiadomość weryfikującą. Po kliknięciu w link z emaila będziesz zalogowany na urządzeniu do chwili wylogowania.

email:

Klikając w poniższy link zgadzasz się na zapisanie podanych w formularzu danych i wykorzystywanie ich zgodnie z polityką przetwarzania danych dostępną w dokumencie ⇒Polityka przetwarzania danych osobowych (RODO)⇐

 

Logowanie do za pomocą emaila

Sprawdzanie danych....