Jak podpisać elektroniczne nieustrukturyzowane sprawozdanie finansowe za pomocą podpisu zaufanego ePUAP

Mariusz Sobkowiak certyfikowany specjalista ds. rachunkowości, księgowy w organizacji pozarządowej

Jestem prezesem zarządu stowarzyszenia, które od tego roku będzie składać do US sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej nieustrukturyzowanej.
W jaki sposób podpisać sprawozdanie za pomocą bezpłatnego podpisu zaufanego zamiast płatnego kwalifikowanego podpisu elektronicznego?
Nasz zarząd liczy 5 osób i nie stać nas na wyrabianie kwalifikowanego podpisu każdemu członkowi zarządu. Na elektronicznej Platformie Usług Administracji Publicznej (ePUAP) nie istnieje elektroniczna wersja sprawozdania, którą można by podpisać za pomocą podpisu zaufanego.
Czy do platformy ePUAP można wprowadzić własne zewnętrzne dokumenty i podpisać je podpisem zaufanym przez kilka osób (wiemy, że można dodawać załączniki, ale same załączniki nie zostają podpisane podpisem zaufanym, a jedynie wniosek, np. w przypadku pisma ogólnego)? Jeśli tak, to w jaki sposób?
Jednostki niewpisane do rejestru przedsiębiorców KRS, np. stowarzyszenia i fundacje, mają od tego roku obowiązek sporządzać sprawozdania finansowe (sf) w postaci elektronicznej nieustrukturyzowanej oraz opatrywać je kwalifikowanym podpisem elektronicznym (płatnym) lub podpisem zaufanym (bezpłatnym).

Tak sporządzone sf wysyła się do właściwego dla siedziby podatnika US, na elektroniczną skrzynkę podawczą organu podatkowego, lub doręcza do US na informatycznym nośniku danych. O ile podpisanie sf za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego nie sprawia trudności, o tyle dokonanie tego za pomocą bezpłatnego podpisu zaufanego, używanego na e-PUAP, jest bardziej skomplikowane.

Każdy członek zarządu i osoba sporządzająca sf muszą założyć profil zaufany w jednym z punktów potwierdzających lub w bankowości elektronicznej (informacje o tym, gdzie znaleźć punkt potwierdzający, znajdują się na stronie www.obywatel.gov.pl). Następnie na platformie ePUAP (www.epuap.gov.pl) należy utworzyć profil firmy lub instytucji (np. stowarzyszenia). W tym celu trzeba skorzystać z rozwijanego menu przy nazwie swojego prywatnego profilu. Po zalogowaniu do prywatnego profilu wybieramy z menu opcję „Utwórz profil firmy lub instytucji” i wprowadzamy dane naszej organizacji. Logując się do ePUAP na nowo założonym koncie (firmy/instytucji), należy przygotować sf do podpisu, zaadresowane do właściwego US.

Na platformie ePUAP nie ma wzoru sf, z którego można by skorzystać. Należy więc się posłużyć formularzem Pisma Ogólnego, do którego dodajemy pliki sf jako załączniki (np. w formacie PDF lub DOC). Musimy jednak skorzystać ze starego wzoru Pisma Ogólnego (po nazwie formularza dodany jest dopisek „stary wzór”), gdyż nowy wzór przekierowuje na stronę internetową www.obywatel.gov.pl i nie będzie możliwości zapisania formularza w wersji roboczej.

Po wybraniu starego wzoru formularza dodajemy do niego załączniki z plikami sf i zapisujemy dokument w skrzynce „Robocze”. Ostatecznie otrzymamy kilka plików, które wyślemy do US. Podpis będzie się znajdować w osobnym pliku w formacie XML, a sf (załączniki) w innych plikach w dowolnie wybranym formacie. Wszystkie będą jednak stanowić integralną całość.

Możemy przygotować sf do wysyłki również drugą metodą, za pomocą której stworzony zostanie jeden plik XML zawierający zarówno załącznik, jak i podpis. W tym przypadku po zalogowaniu się do profilu firmy lub instytucji wchodzimy w „Moja skrzynka” i „Robocze”, a następnie wybieramy „Dodaj plik z dysku”. W ten sposób dodajemy plik zawierający nasze sf (przy tej metodzie sf powinno być przygotowane w jednym pliku w dowolnym formacie). Po wybraniu zapisanego pliku (kliknięciu go) zostanie on automatycznie dodany do Pisma Ogólnego. Od tej pory stanowić będzie – po wysyłce – jeden plik w formacie XML z wysyłanym Pismem Ogólnym.

Przy obu metodach pisma po wysyłce możemy pobrać i zapisać na naszym dysku. W pierwszym przypadku osobno plik z podpisem i osobno załączniki, w drugim – w jednym pliku. Pierwsza metoda pozwala na otwarcie załączników w dowolnym momencie, w każdym programie, w zależności od zastosowanego formatu plików, jednak bez możliwości zmiany ich treści (gdyż taka zmiana spowoduje niezgodność z wysłanym plikiem XML z podpisem), co zapewnia ich integralność. W drugim przypadku konieczne jest specjalistyczne oprogramowanie (takie darmowe oprogramowanie on-line jest dostępne na ePUAP, na stronie www.sekap.pl/epaczka).

Niezależnie od wybranej metody, w kolejnym kroku (po utworzeniu Pisma Ogólnego wraz z załącznikami) należy zaprosić do profilu firmy lub instytucji wszystkie osoby, które mają podpisać sf. Aby to zrobić, rozwijamy listę przy nazwie organizacji i wybieramy „Zarządzanie kontem”, następnie „Uprawnienia” i „Zaproś osobę”. Członek zarządu zobowiązany do podpisania sf przyjmuje zaproszenie, wchodząc na swoim profilu prywatnym w „Uprawnienia” i wybierając „Przyjmij” w oczekujących zaproszeniach.

Każdy użytkownik, który ma dostęp do skrzynki instytucji (gdy przyjmie zaproszenie), może podpisać dokument (w tym przypadku Pismo Ogólne), za pomocą funkcji „Podpisz” –> „Podpisz Podpisem Zaufanym” bez konieczności wysyłania dokumentu. Pismo takie przechowywane jest w skrzynce „Robocze”, co umożliwia podpisanie podpisem zaufanym przez wszystkie wymagane osoby i wysłanie takiego dokumentu przez ostatniego użytkownika. Wystarczy że członkowie organu kierowniczego zalogują się na swoje prywatne profile w ePUAP, wybiorą kontekst danej organizacji, wejdą w „Robocze” i podpiszą znajdujący się tam plik Pisma Ogólnego bezpłatnym podpisem zaufanym.

Po podpisaniu dokumentu przez kolejną osobę dokument w skrzynce „Robocze” zostaje zaktualizowany o informacje typu itd. Umożliwia to podpisanie sf przez wszystkich członków zarządu i osobę sporządzającą sf.

Może się pojawić wątpliwość co do tego, że w ścisłym sensie, w pierwszej opisywanej metodzie, podpisany zostaje formularz Pisma Ogólnego, a nie załączniki (czyli pliki z sf). Pismo Ogólne będzie jednak zawierać podpisane wskazanie na plik w formacie PDF lub DOC ze sprawozdaniem finansowym, stanowiący załącznik do Pisma Ogólnego.

Formularz Pisma Ogólnego należy zaadresować, wpisując co najmniej 4 znaki w „Ustaw/zmień adresata”. Z racji tego, że wyszukiwanie właściwego US przy korzystaniu z tej opcji może być trudne, warto znaleźć na stronie internetowej US nazwę skrytki w ePUAP przypisanej do właściwej instytucji i tę nazwę wpisać w pole adresata. US podają tę informację na swoich stronach w zakładce „Kontakt” –> „ePUAP”.

US otrzyma przez ePUAP wszystkie pliki, plik Pisma Ogólnego i załączniki (wszystkie razem stanowią dowód, że sf zostało podpisane, a wraz z Urzędowym Potwierdzeniem Odbioru – dowód, że zostało wysłane i doręczone). Weryfikacja w US samego Pisma Ogólnego bez wysłanych załączników będzie negatywna, dlatego że plik zawiera wskazanie na te załączniki. Podpisany bezpłatnym podpisem zaufanym ePUAP i wysłany plik Pisma Ogólnego stanowi więc integralną całość z załączonym sf i należy przyjąć, że zastosowanie się do powyższej instrukcji spełnia wymagania dotyczące właściwego podpisania i przesłania do US sf w postaci elektronicznej nieustrukturyzowanej.

Nadmieńmy, że w Ministerstwie Cyfryzacji trwają prace nad stworzeniem nowej metody bezpłatnego podpisywania sf bez potrzeby zakładania konta instytucji na ePUAP i zapraszania do niego osób (miałoby to funkcjonować oprócz opisanego wyżej sposobu), jednak nie wiadomo, kiedy nowa usługa zostanie udostępniona i na czym miałaby polegać. Obecnie zastosowanie się do wskazówek zawartych w niniejszym opracowaniu jest jedynym sposobem, który pozwala organizacji, np. stowarzyszeniu, na wywiązanie się z obowiązku sprawozdawczego bez konieczności kupowania drogich kwalifikowanych podpisów elektronicznych. 

Temat: „e-sprawozdanie”
Koronawirus

Pandemia a sprawozdanie finansowe

Rozprzestrzenianie się COVID-19 na całym świecie może potencjalnie wpłynąć na działalność firmy w 2020 r. Obecnie wpływ nie jest znany i dlatego nie został uwzględniony przy ocenie kontynuacji działalności.

Pandemia koronawirusa jest groźna nie tylko dla ludzi, wpływa na światowe rynki, w tym na stabilność kursów. Nie ma wątpliwości, że pandemia będzie miała konsekwencje makroekonomiczne, które w mniejszym lub większym stopniu wpłyną na działalność większości polskich przedsiębiorstw w 2020 r. Stowarzyszenie Księgowych w Polsce podpowiada, w jaki sposób w sprawozdaniu finansowym za rok 2019 poinformować o zagrożeniach kontynuacji działalności jednostki.


Rachunkowość

Nowe schemy e-sprawozdań finansowych – którą wybrać

Agnieszka Baklarz
Na stronie internetowej BIP Ministerstwa Finansów dostępne są następujące schemy rocznych sprawozdań finansowych (rsf):
• Jednostka Inna,
• Jednostka Mikro,
• Jednostka Mała,
• Jednostka Op (organizacja pozarządowa),
• ASI (alternatywna spółka inwestycyjna, o której mowa w art. 45 ust. 3b i 3c uor),
• Skonsolidowana Jednostka Inna.
Czym powinna się kierować jednostka sporządzająca rsf zgodnie z uor, wybierając jedną z tych schem?

Raport

Rok funkcjonowania e-sprawozdawczości finansowej w opinii księgowych

Księgowi skutecznie stawili czoła wyzwaniu, jakim było sporządzenie pierwszego e-sprawozdania finansowego i opatrzenie go podpisem elektronicznym. Trudności pojawiały się głównie poza działami księgowości i biurami rachunkowymi, na etapie podpisywania sprawozdania przez członków zarządu oraz składania do KRS.

Takie wnioski wynikają z raportu przedstawionego przez Oddział Wielkopolski w Poznaniu Stowarzyszenia Księgowych w Polsce. Zostały sformułowane na podstawie odpowiedzi udzielonych przez 914 uczestników badania ankietowego, w tym 898 respondentów aktywnie uczestniczących w procesie e-sprawozdawczości.


Zmiany w updop

Więcej ustrukturyzowanych e-sprawozdań finansowych

Anna Koleśnik
Podatnicy CIT niewpisani do rejestru przedsiębiorców KRS będą sporządzać e-sprawozdania finansowe w ustrukturyzowanej formie i przekazywać je Szefowi KAS – zamiast do właściwego US.

e-sprawozdanie finansowe

E-sprawozdawczość i zamknięcie ksiąg – okiem praktyka

Andrzej Netter
Zmiana formy rocznego sprawozdania finansowego (rsf) na elektroniczną oraz tegoroczne zmiany przepisów powodują, że planując zamknięcie ksiąg za 2019 r., należy uwzględnić nowe czynności, związane ze sporządzeniem e-sprawozdawczości.

Od 1.09.2019 r. obowiązują nowe struktury logiczne rsf (wersja 1-2). Zmiany dotyczą wszystkich struktur z wyjątkiem schemy dla jednostek sporządzających rsf zgodnie z rozporządzeniem MF w sprawie zakresu informacji wykazywanych w sprawozdaniach finansowych i skonsolidowanych sprawozdaniach finansowych, wymaganych w prospekcie emisyjnym dla emitentów z siedzibą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, dla których właściwe są polskie zasady rachunkowości.


Księgi rachunkowe

Sprawozdanie finansowe z podpisem osobistym

Agnieszka Baklarz
Od 1.01.2020 sprawozdanie finansowe (także skonsolidowane) oraz sprawozdanie z działalności można będzie opatrzyć nie tylko kwalifikowanym podpisem elektronicznym czy podpisem zaufanym, ale również podpisem osobistym.

Rachunkowość

Forma zatwierdzenia elektronicznego sprawozdania finansowego spółki osobowej

Jesteśmy spółką komandytową i dotychczas fakt zatwierdzenia naszego rocznego sprawozdania finansowego, sporządzonego w formie papierowej, potwierdzała adnotacja „zatwierdzam” wraz z podpisami wspólników i podaniem daty, zamieszczana na poszczególnych elementach sprawozdania.
Za 2018 r. nasze sprawozdanie zostało sporządzone, zgodnie z wymogami uor, w formie elektronicznej i strukturze logicznej.
Jak stwierdzić zatwierdzenie sporządzonego w formie elektronicznej sprawozdania finansowego, skoro zamieszczenie na nim adnotacji nie jest możliwe?

Księgi rachunkowe

Zmienione struktury logiczne e-sprawozdań finansowych

Począwszy od 1.09.2019, sprawozdania finansowe (sf) przedsiębiorców trzeba będzie sporządzać zgodnie ze strukturami logicznymi – w nowej, poprawionej wersji (1-2) – opublikowanymi na stronie internetowej resortu finansów (www.podatki.gov.pl).

Poprawione struktury logiczne e-sprawozdania finansowego

Agnieszka Baklarz
Ministerstwo Finansów przygotowało zmienione struktury logiczne e-sprawozdań finansowych, które należy stosować do sprawozdań sporządzanych od 1.09.2019 r.

e-sprawozdawczość

Dalsze wyjaśnienia fiskusa w sprawie daty sporządzenia i podpisania sprawozdania finansowego

Krzysztof Hałub
Nie tylko osoba sporządzająca sprawozdanie finansowe (sf), ale też kierownik jednostki powinien je podpisać do końca marca. Gdy ostatni dzień marca przypada w niedzielę (jak w 2019) albo inny dzień wolny od pracy, termin na sporządzenie i podpisanie sf nie ulega przesunięciu na najbliższy dzień roboczy.

e-sprawozdawczość

Korekta sprawozdania finansowego po badaniu biegłego rewidenta

Jeśli biegły rewident w trakcie badania zaleci korekty sprawozdania finansowego (sf), to konieczne będzie sporządzenie (i podpisanie) jego kolejnej wersji.

e-sprawozdawczość

Dalsze wyjaśnienia fiskusa ws. daty sporządzenia i podpisania sprawozdania finansowego

Nie tylko osoba sporządzająca sprawozdanie finansowe (sf), ale też kierownik jednostki powinien je podpisać do końca marca. Gdy ostatni dzień marca przypada w niedzielę (jak w 2019) albo inny dzień wolny od pracy, termin na sporządzenie i podpisanie sf nie ulega przesunięciu na najbliższy dzień roboczy.

Wyjaśnienia Ministerstwa Finansów

Zwolnienie z ORD-U za 2018 nadal w mocy

Krzysztof Hałub
Podatnicy składający uproszczone sprawozdania na formularzach CIT/TP lub PIT/TP za 2018 nie muszą przekazywać za ten okres informacji o umowach zawartych z nierezydentami (ORD-U).

Potwierdziło to Ministerstwo Finansów w komunikacie z 11.03.2018.

Obowiązek złożenia ORD-U wynika z Op i upływa z końcem trzeciego miesiąca po zakończeniu roku podatkowego (dla większości podatników z końcem marca). Przepisy – w brzmieniu obowiązującym do końca 2018 – przewidywały zwolnienie z tego obowiązku dla podatników, którzy muszą złożyć CIT-TP bądź PIT-TP (z wyjątkiem podatników dokonujących transakcji z podmiotami z tzw. rajów podatkowych).


Zeznanie roczne

Niektóre organizacje mają więcej czasu na przygotowanie CIT-8

Krzysztof Hałub
Część podatników CIT może złożyć zeznanie roczne za 2018 z siedmiomiesięcznym opóźnieniem – do 31.10.2019.

Tak wynika z rozporządzenia MF z 21.03.2019 w sprawie przedłużenia terminu do złożenia zeznania przez niektórych podatników osiągających dochody wolne od podatku dochodowego od osób prawnych (DzU poz. 549), które weszło w życie 23.03.2019.

Przedłużyło ono termin do złożenia CIT-8 podatnikom spełniającym łącznie 3 poniższe warunki:


Komunikat Ministerstwa Finansów

Nowo powstałe koła gospodyń wiejskich mogą opóźnić termin rozliczenia z fiskusem

Ministerstwo Finansów poinformowało, że koła gospodyń wiejskich (KGW), które rozpoczęły działalność po 28.11.2018, mogą skorzystać z prawa do wydłużenia roku podatkowego przewidzianego w updop. Termin złożenia przez nie pierwszego zeznania CIT-8 i zapłaty należnego podatku przypadnie wówczas na 31.03.2020.

Chodzi o KGW utworzone po wejściu w życie ustawy z 9.11.2018 o kołach gospodyń wiejskich (DzU poz. 2212). Podstawą do przedłużenia – do końca 2019 – roku podatkowego koła powstałego na mocy ustawy o KGW (po 28.11.2018) jest art. 8 ust. 2a updop, w myśl którego w przypadku podjęcia po raz pierwszy działalności w drugiej połowie roku kalendarzowego i wybrania roku podatkowego pokrywającego się z rokiem kalendarzowym, pierwszy rok podatkowy podatnika może trwać od dnia rozpoczęcia działalności do końca roku kalendarzowego następnego po roku, w którym rozpoczęto działalność.


Aktualności

O czym informuje data sporządzenia sprawozdania finansowego

Wprowadzenie do ustrukturyzowanego e-sprawozdania finansowego pozycji „data sporządzenia sprawozdania finansowego” wzbudziło wątpliwości, czy jest ona (i do czego) potrzebna oraz jaką datę należy tam wpisać. Poniżej zamieszczamy wyrażający te wątpliwości list Czytelnika i odpowiedź Redakcji.

Czytelnik pisze:

Uor, w art. 52 ust. 2, zobowiązuje do podpisania – wraz z podaniem daty podpisu – sprawozdania finansowego jednostki (sf):

  • osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych[1], oraz
  • kierownika jednostki, a jeżeli kieruje nią organ wieloosobowy – każdego członka tego organu (nie może podpisać sf ustanowiony przez jednostkę pełnomocnik – art. 3 ust. 1 pkt 6 uor).

Wyjaśnienia Ministerstwa Finansów

Sprawozdanie finansowe osoby fizycznej – jak sporządzić i przekazać do Szefa KAS

Osoby fizyczne prowadzące księgi rachunkowe w terminie złożenia zeznania rocznego za 2018 (który upływa 30.04.2019) mają obowiązek przesłać Szefowi KAS sprawozdanie finansowe w elektronicznej ustrukturyzowanej formie.

W ubiegłych latach sprawozdania finansowe (sf) były sporządzane w wersji papierowej i składane we właściwym dla podatnika US.

Jak potwierdziło Ministerstwo Finansów, nowy obowiązek nie dotyczy wspólników spółki cywilnej, bo ciąży wyłącznie na podatnikach PIT prowadzących księgi rachunkowe, a wspólnicy nie prowadzą ksiąg, tylko spółka (która podatnikiem nie jest).


Wyjaśnienia Ministerstwa Finansów

Podpis księgowej wyznacza datę sporządzenia sprawozdania finansowego

Datą sporządzenia e-sprawozdania finansowego jest data ujęcia zdarzeń mających wpływ na kształt sprawozdania – znanych jednostce w tej właśnie dacie – przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych.

Takie stanowisko zajęło Ministerstwo Finansów w pytaniach i odpowiedziach dotyczących e-sprawozdań, zamieszczonych na stronie internetowej resortu.

W myśl uor kierownik jednostki ma zapewnić sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego (sf) nie później niż w ciągu 3 mies. od dnia bilansowego. Sf podpisuje – podając zarazem datę podpisu – osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu.


e-sprawozdania

Aplikacja e-Sprawozdania Finansowe także dla przedsiębiorców wpisanych do KRS

Nie tylko osoby fizyczne prowadzące księgi rachunkowe, ale także przedsiębiorcy wpisani do KRS, w tym osoby prawne (działające poza sektorem finansowym), mogą sporządzić swoje e-sprawozdanie finansowe za pomocą bezpłatnej aplikacji przygotowanej przez Ministerstwo Finansów.

Została ona udostępniona na stronie internetowej resortu finansów. Umożliwia sporządzenie i podpisanie sprawozdania finansowego, które następnie należy wysłać do KRS (w tym celu wygenerowany przez aplikację i podpisany plik XML trzeba pobrać na swój komputer i wysłać, korzystając z udostępnianego przez Ministerstwo Sprawiedliwości systemu eKRS).


CIT

Zeznanie CIT-8 złożone na nieaktualnym formularzu – jak naprawić błąd

Mariusz Sobkowiak
Złożyliśmy deklarację CIT-8 za 2018 na nieaktualnej wersji formularza (wersja 25).
Czy powinniśmy złożyć korektę na jego aktualnej wersji (26), czy też złożyć deklarację CIT-8 na wersji aktualnej w trybie „złożenie zeznania”, a nie korekty? Jeśli nowe zeznanie będziemy składać po terminie, to czy konieczne będzie złożenie tzw. czynnego żalu?

Logowanie

email:

hasło:

 

 

Logowanie za pomocą emaila

Jeżeli nie pamiętasz hasła albo nie masz konta, to wyślemy na Twój email wiadomość weryfikującą. Po kliknięciu w link z emaila będziesz zalogowany na urządzeniu do chwili wylogowania.

email:

Klikając w poniższy link zgadzasz się na zapisanie podanych w formularzu danych i wykorzystywanie ich zgodnie z polityką przetwarzania danych dostępną w dokumencie ⇒Polityka przetwarzania danych osobowych (RODO)⇐

 

Logowanie do za pomocą emaila

Sprawdzanie danych....