Jak niewielkie zmiany w miejscu pracy mogą podnieść koncentrację i efektywność

Katarzyna Cyrulska Coach i Trener Rozwoju Osobistego w Smart Team ora Projekt Metamorfoza

Każdy czasami doświadcza rozkojarzenia, rozproszenia uwagi. To całkiem normalne. Warto jednak stosować zabiegi, które poprawiają koncentrację, a tym samym mogą mieć pozytywny wpływ na naszą pracę, na jej efektywność i jakość.

Zwłaszcza w pracy księgowego - gdzie wykonywane czynności mają często charakter powtarzalny, pojawiają się działania rutynowe, obowiązki wykonuje się pod presją czasu i okresowo pojawia się natłok zadań - łatwo o deficyty uwagi obniżające wydajność pracy akurat w momentach, w których powinna być ona najwyższa. Obniżona koncentracja podnosi również ryzyko popełnienia błędu, co w biurze rachunkowym jest wyjątkowo niepożądane.

Dlatego warto wprowadzić zmiany, które mogą podnieść naszą produktywność, a samą pracę uczynić przyjemniejszą.

Na poziom koncentracji ma wpływ mnóstwo czynników, w tym predyspozycje osobowościowe, takie jak np. temperament.

Zajmiemy się niektórymi z nich, dla porządku dzieląc je na 2 grupy:

  • środowisko, czyli miejsce pracy,
  • techniki i sztuczki wspomagające skupienie uwagi.

Dzisiejsza moda na tzw. open space, wszechobecne rozpraszacze w postaci telefonów komórkowych i innych urządzeń mobilnych, portali społecznościowych i e-maili nie pomagają niestety w skupieniu uwagi, dlatego tym bardziej warto zadbać o to, aby nasze biurko, gabinet i otoczenie sprzyjało efektywnej pracy. Co można w tym celu zrobić?

Zadbaj o optymalną temperaturę i oświetlenie

Przepisy BHP nie określają górnej granicy zakresu temperatury, w jakiej można wykonywać pracę biurową, znana jest jednak optymalna temperatura sprzyjająca skupieniu: 20-23°C, przy czym należy pamiętać, że każda osoba ma indywidualne preferencje i na "zmarzlucha" temperatura 20°C będzie działała rozpraszająco, bo będzie odczuwał chłód (lepiej wtedy cieplej się ubrać niż nadmiernie podnosić temperaturę w pomieszczeniu), natomiast dla osoby, która nie lubi ciepła, 23°C mogą być nieznośnym gorącem i działać usypiająco.

Wskazane jest także dobre oświetlenie sufitowe i lampka biurkowa, którą można ustawić na różnych wysokościach i pod różnymi kątami. Jeśli w pomieszczeniu będzie zbyt ciemno, prędzej czy później pojawi się u nas uczucie senności i znużenia.

Dostarcz tlen

Bez jedzenia czy snu możemy przeżyć kilkanaście dni, bez wody tylko kilka, bez tlenu najwyżej kilka minut. Nie dziwi więc, że poziom natlenienia organizmu ma ogromny wpływ na pracę mózgu, która determinuje zdolność koncentracji. Zadbaj więc o odpowiedną ilość tlenu w pomieszczeniu, w którym pracujesz. Otwieraj okno, choćby na chwilę, nawet jeśli wnika przez nie tropikalny upał lub arktyczny mróz.

Przyjmij odpowiednią postawę ciała przy biurku

Plecy powinny być wyprostowane, stopy płasko oparte na podłodze, a kolana i łokcie zgięte pod kątem prostym. Ekran monitora powinien znajdować się na takiej wysokości, aby głowa nie była zbyt zadarta do góry, nadmiernie pochylona ani wysunięta do przodu. To podstawowe zalecenia. Dlaczego jest to ważne? Ponieważ wszelkie naprężenia w ciele w trakcie długich godzin spędzonych przy biurku mogą prowadzić nie tylko do trwałych wad postawy, ale także do nieodpowiedniego oddychania (zbyt płytkiego) i niedostatecznego dotlenienia mózgu. Są również często powodem zmęczenia i dolegliwości bólowych, które skutecznie zniweczą nasze zabiegi podnoszące poziom koncentracji i efektywność pracy.

Wyłącz "przeszkadzacze"

Optymalnie byłoby całkowicie wyłączyć dostęp do internetu i telefon. Jeśli możesz, zrób to bez wahania, zwłaszcza kiedy masz natłok obowiązków i twoja praca musi być wyjątkowo efektywna i sprawna. Jeśli nie jesteś w stanie całkowicie odłączyć się od wirtualnego świata i telefonu, odłączaj się okresowo.

Telefon przełączaj w tryb samolotowy i włączaj tylko w czasie, kiedy nie jesteś zajęty lub o określonych porach. Możesz nagrać komunikat, który poinstruuje dzwoniącego, co ma zrobić, aby wiadomość do ciebie dotarła (nagranie na poczcie głosowej, wysłanie SMS-a, kontakt e-mailowy itp.).

E-maile sprawdzaj tylko o określonej porze i nigdy w trakcie wykonywania jakiegoś zadania, zwłaszcza jeśli stosujesz technikę Pomodoro (więcej na ten temat w kolejnym artykule). Zablokuj też wyskakujące okienka, informujące o nadejściu e-maila.

Zrezygnuj z odwiedzania portali społecznościowych i innych stron służących rozrywce w czasie pracy.

Znajdź również sposób, aby współpracownicy w miarę możliwości nie przerywali twojej pracy - zwłaszcza jeśli nie robią tego z powodu spraw niecierpiących zwłoki, a mają tylko ochotę poplotkować. Może dobrym rozwiązaniem będzie napis "nie przeszkadzać" na drzwiach czy biurku? A może założenie słuchawek i słuchanie muzyki sprzyjającej koncentracji? Sam fakt, że masz na uszach słuchawki, zmusi osobę, która chce ci przerwać pracę, aby zastanowiła się nad swoim pomysłem.

Utrzymuj porządek

Dla niektórych to oczywiste, że porządkują swoje stanowisko pracy, kiedy mają do wykonania trudniejsze zadanie, są jednak też tacy, którzy uwielbiają artystyczny nieład na biurku i tylko w takim środowisku potrafią się odnaleźć.

Jeśli należysz do drugiej grupy, posprzątaj biurko i uczciwie oceń, jakie otoczenie sprzyja twojej koncentracji. Porządek działa korzystnie na naszą psychikę (ludzki mózg zazwyczaj lubi porządek, choć są i tacy, którzy utrzymują, że chaos ich inspiruje). W zasięgu wzroku nie znajdują się wówczas żadne "rozpraszacze" i wszystko, czego potrzebujesz, jest na właściwym miejscu lub przynajmniej wiesz, gdzie w ogóle się znajduje - a to poprawia logistykę.

Ogranicz ilość dekoracji

Puste ściany w stonowanych neutralnych kolorach może wyglądają nieciekawie, ale to najlepsze rozwiązanie sprzyjające osiągnięciu jak najwyższego poziomu skupienia uwagi.

Jeśli chcesz mieć na ścianach obrazy, najlepiej jeśli będą to zielone krajobrazy. Mogą działać relaksująco, mogą także w przerwach od pracy pomagać w chwilowym oderwaniu się od obowiązków. Jeszcze lepiej, jeśli na ozdobniki wybierzesz żywe rośliny - nie może jednak być ich zbyt dużo. Dobrym pomysłem jest np. lawenda, bo dzięki niej można połączyć dobroczynne działanie roślin z aromaterapią. Warto od czasu do czasu wyjrzeć przez okno, jeśli jest za nim zieleń. Jeszcze lepiej iść tam w czasie przerwy na spacer i zadbać o chwilę ruchu i dotlenienie organizmu.

Aromaterapia

By podnieść poziom koncentracji, możemy wspomagać się dobroczynnym działaniem zapachów. Poziom skupienia uwagi może poprawić aromat mięty pieprzowej, rozmarynu, lawendy, cytryny, cyprysa i dowolne ich mieszanki. Aromaterapię można stosować w różny sposób, np. nasączyć tkaninę olejkiem zapachowym i trzymać ją w pudełku, aby przed przystąpieniem do zadania złapać kilka głębokich wdechów powietrza przesyconego aromatem. Można także postawić na stałe na biurku dyspenser zapachów, patyczki zapachowe czy odświeżacz powietrza o odpowiednim zapachu albo zadbać o takie urządzenia do klimatyzacji, w których stosuje się wkłady zapachowe. Warto pamiętać jednak o tym, że najlepszym rozwiązaniem zawsze będą naturalne olejki eteryczne.

Część ze zmian, jakie możesz wprowadzić w swoim miejscu pracy, jest dość oczywista, inne mogą wydawać się przesadą, jednak żadna z nich nie jest niemożliwa do wykonania. Dlatego gorąco namawiam: Wypróbuj to! Umów się sam ze sobą, że wprowadzisz powyższe zmiany na okres najbliższych 4 tygodni i sam ocenisz, czy jakość twojej pracy się podniosła, czy łatwiej ci się skupić na wykonywanych zadaniach i czy twoje działanie jest efektywniejsze.

Spis treści artykułu
Spis treści artykułu:
Więcej na temat: „Biuro Rachunkowe”
Biuro rachunkowe

Zarzuty niezadowolonego klienta nie mogą być ogólnikowe ani gołosłowne

Aleksander Woźniak
Biuro rachunkowe nie zapłaci za wynagrodzenie swego następcy, który na nowo wprowadził dokumenty księgowe i złożył skorygowane deklaracje, jeżeli nie wiadomo, jakiego okresu one dotyczyły i z czego ta korekta wynikała.

Biuro rachunkowe

Promocja biura rachunkowego na stronie internetowej

Monika Łada Piotr Ziarkowski
Właściwie zbudowana strona WWW to podstawowa przestrzeń prezentacji oferty biura rachunkowego.

Właściciele biur rachunkowych i zarządzający nimi stają przed wyzwaniem, jak prowadzić działania marketingowe, aby pozyskać nowych klientów. W artykule przedstawiono wyniki analizy zawartości ponad 120 stron internetowych biur rachunkowych działających w Polsce. Na tej podstawie autorzy wyselekcjonowali przykłady najlepszych praktyk i wskazali, na które elementy oferty warto zwrócić uwagę potencjalnego klienta, zamieszczając informacje na stronie WWW.


Biuro rachunkowe

Obowiązek wydania dokumentów księgowych w trakcie postępowania egzekucyjnego prowadzonego wobec klienta

Aleksander Woźniak
Organ egzekucyjny może żądać dokumentów księgowych od doradcy będącego pełnomocnikiem podatnika w postępowaniu egzekucyjnym. Jednak żądane informacje muszą być niezbędne do wszczęcia lub prowadzenia postępowania egzekucyjnego.

Biuro rachunkowe

Informowanie Szefa KAS o schematach podatkowych – obowiązki biura rachunkowego

Czy biura rachunkowe muszą zgłaszać – w ramach nowej procedury informowania o schematach podatkowych – że klient wybiera ryczałt albo podatek liniowy lub że chce się rozliczyć wspólnie z małżonkiem?
Czy trzeba zawiadamiać o korzystaniu z ulgi na badania i rozwój lub z nowej ulgi patentowej IP Box? Co z pozostałymi ulgami, z których korzystają klienci biura, jak np. ulga prorodzinna, rehabilitacyjna? Czy biuro również musi o nich informować?

Zasadniczo biuro rachunkowe nie ma takiego obowiązku. Preferencje, o których mowa w pytaniu, dotyczą bowiem rozwiązań krajowych, a w tym wypadku mają znaczenie limity wskazane w art. 86a § 4 Op. Są one stosunkowo wysokie.

Nowe przepisy o informowaniu o schematach podatkowych (DzU z 2018 poz. 2193) weszły w życie 1.01.2019 i są zawarte w art. 86a–86o Op. MF 31.01.2019 wydał do nich urzędowe objaśnienia, na podstawie art. 14a § 1 pkt 2 Op. Zastosowanie się do nich powoduje objęcie ochroną przewidzianą w art. 14k–14m Op (objaśnienia mogą być w przyszłości uzupełniane o nowe zagadnienia i komentarze).


Usługi księgowe są usługami ciągłymi

Aleksander Woźniak
Nie można samodzielnie decydować o momencie powstania przychodu ani pomijać żadnych wpłat klientów.

Tak orzekł NSA w wyroku z 3.10.2018 (II FSK 3070/16).

Od właściciela biura rachunkowego wymaga się szczególnej staranności i profesjonalizmu przy rozliczeniach podatkowych, w tym własnych. Orzeczenie NSA, podobnie jak i sądu I instancji wskazuje, że i w tej branży zdarzają się uchybienia.


Biuro rachunkowe

Brak winy zwalnia właściciela biura z odpowiedzialności

Aleksander Woźniak
Biuro rachunkowe nie ponosi odpowiedzialności za brak zmiany zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych, jeżeli klient swoimi działaniami dąży do zachowania dotychczasowego statusu ubezpieczeniowego – wynika z wyroku SO w Olsztynie z 7.11.2018 (IX Ca 724/18).

Biuro rachunkowe

Kara za przywłaszczenie mienia klienta i podrabianie jego dokumentów

Aleksander Woźniak
Pobranie od klienta kwot z tytułu zaliczek na podatek dochodowy i VAT i nieodprowadzenie ich na konto US to przywłaszczenie, a podpisywanie się za niego jego imieniem i nazwiskiem na deklaracjach podatkowych to podrabianie dokumentów. Oba czyny są zagrożone karą pozbawienia wolności od 3 mies. do 5 lat.

Biuro rachunkowe

Umowa o świadczenie usług księgowych zawarta z przyszłym przedsiębiorcą

Aleksander Woźniak
Jeżeli klient biura rachunkowego ma dopiero zamiar rozpocząć działalność gospodarczą, to podpisana z nim umowa jest umową z konsumentem. To zaś oznacza większe rygory związane z ochroną praw konsumenckich.

Księgowa działalność nieewidencjonowana

Paweł Ziółkowski Anna Koleśnik
Jestem księgową i pracuję na etacie. Chcę rozpocząć po godzinach własną działalność – biuro rachunkowe.
Czy w początkowej fazie działalność taka może być prowadzone w ramach działalności nieewidencjonowanej? Czy PKD 69.20Z wyklucza prowadzenie działalności nieewidencjonowanej?

Czy i w jakim zakresie księgowy może korzystać z praw autorskich

Renata Ziólkowska
Wzrost limitu kosztów autorskich od 1.01.2018 spowodował zwiększone zainteresowanie możliwością ich naliczania. Sprawdźmy zatem, jakie są możliwości zastosowania kosztów autorskich w biurze rachunkowym.

Obowiązki biur rachunkowych związane z RODO

Biura rachunkowe znajdują się w specyficznej sytuacji, jeżeli chodzi o obowiązki wynikające z RODO. Po pierwsze działają – podobnie jak większość przedsiębiorców – jako administratorzy danych osobowych (w stosunku do danych własnych pracowników oraz klientów lub osób reprezentujących klientów). Po drugie działają jako tzw. procesorzy, czyli podmioty przetwarzające w rozumieniu art. 28 RODO w odniesieniu do danych przekazywanych przez klientów. Dotyczy to np. sytuacji, w których firma będąca klientem biura rachunkowego przekazuje mu dane swoich pracowników lub klientów.

Temat miesiąca

Przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu – zadania biura rachunkowego

Renata Ziólkowska
Nowa ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu wprowadza zmiany w procedurze postępowania tzw. instytucji obowiązanych, istotne m.in. dla biur rachunkowych, doradców podatkowych i biegłych rewidentów.

Chodzi o ustawę z 1.03.2018 (DzU poz. 723, dalej upft) zastępującą akt prawny o tym samym tytule z 16.11.2000. Większość jej przepisów obowiązuje od 13.07.2018. Na mocy regulacji przejściowych instytucje obowiązane (IO), w tym niektóre biura rachunkowe, doradcy i biegli, będą mieć 3 mies. na zapoznanie się z nowymi zasadami i wdrożenie stosownych reguł.


Biuro rachunkowe

Zakup sprzętu AGD i RTV przez biuro rachunkowe

Paweł Ziółkowski
Wyposażenie biura rachunkowego to nie tylko komputery i regały na segregatory w miejscu pracy. Konieczne jest również wyposażenie pomieszczeń socjalnych dla pracowników. Wydatki z tym związane stanowią co do zasady koszty uzyskania przychodów.

Biuro rachunkowe

Sądowy finał awantury w biurze rachunkowym

Aleksander Woźniak
300 zł grzywny nałożył sąd na klienta biura rachunkowego za to, że krzyczał na właścicielkę biura, używał wobec niej obraźliwych słów, popychał ją i odmówił opuszczenia biura.

Biuro rachunkowe

Umowa ustna lub dorozumiana jest równie ważna jak pisemna

Aleksander Woźniak
Wniosek o dofinansowanie nie jest częścią sprawozdania finansowego i jego przygotowanie nie mieści się w obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Kto się jednak podejmie jego sporządzenia, choćby w sposób dorozumiany, musi ponieść konsekwencje własnych zaniedbań.

Logowanie

email:

hasło:

 

 

Logowanie za pomocą emaila

Jeżeli nie pamiętasz hasła albo nie masz konta, to wyślemy na Twój email wiadomość weryfikującą. Po kliknięciu w link z emaila będziesz zalogowany na urządzeniu do chwili wylogowania.

email:

Klikając w poniższy link zgadzasz się na zapisanie podanych w formularzu danych i wykorzystywanie ich zgodnie z polityką przetwarzania danych dostępną w dokumencie ⇒Polityka przetwarzania danych osobowych (RODO)⇐

 

Logowanie do za pomocą emaila

Sprawdzanie danych....