Jak długo przechowywać dokumentację podatkową w przypadku odliczania straty

Tomasz Krywan doradca podatkowy

Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą w 2012 poniosła stratę, którą odliczała od dochodu z tej działalności za 2013 i 2014.
Jak długo obowiązana jest przechowywać dokumentację podatkową dotyczącą roku 2012?

W myśl art. 86 § 1 Op podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej. Zobowiązania podatkowe przedawniają się zaś co do zasady z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 70 § 1 Op). Najczęściej zatem podatnicy obowiązani są przechowywać księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do upływu 5 lat (licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku), których te księgi i dokumenty dotyczą.

  • IS – izba skarbowa
  • WSA – wojewódzki sąd administracyjny
  • updof – ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych
  • updop – ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych
  • Op – Ordynacja podatkowa

Często okres przechowywania ksiąg i związanych z ich prowadzeniem dokumentów jest dłuższy. Jest tak np. gdy podatnicy odliczają stratę poniesioną w roku podatkowym w 1 z 5 kolejnych lat (art. 9 ust. 3 updof oraz art. 7 ust. 5 updop). Przyjmuje się, że w takich przypadkach księgi i dokumenty dotyczące roku, w którym została poniesiona strata, muszą być przechowywane aż do upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego za rok podatkowy, w którym była ona odliczana (niekiedy zatem nawet ponad 10 lat). Stanowisko takie reprezentują zarówno organy podatkowe (zob. pismo IS w Katowicach z 25.08.2015, IBPB-1-2/4510-150/15/AnK), jak i sądy administracyjne.

Jak czytamy w wyroku WSA w Gliwicach z 20.04.2016 (I SA/Gl 1458/15), skoro strata podatkowa jest elementem kalkulacyjnym podatku w następujących po sobie kolejnych 5 latach podatkowych, w których jest odliczana, a nie zobowiązaniem podatkowym za dany rok, to skarżąca ma obowiązek przechowywać księgi i dokumenty podatkowe (za lata, w których strata wystąpiła, i za lata, w których stratę odliczała) przez okres 5 lat, licząc od końca tego roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku za rok, w którym po raz ostatni odliczono stratę.

Oznacza to, że dokumentację podatkową dotyczącą roku 2012 podatnik obowiązany jest przechowywać przynajmniej do końca 2020. Najwcześniej bowiem z końcem tego właśnie roku przedawni się zobowiązanie PIT za 2014 (termin płatności podatku za 2014 upłynął bowiem 30.04.2015, a więc 5-letni okres przedawnienia dla zobowiązania PIT za 2014 rozpoczął bieg z końcem 2015). To właśnie w ramach zeznania PIT za ten rok podatnik po raz drugi odliczał stratę podatkową poniesioną w 2012.

Więcej na temat: „Dowody Księgowe”
Rachunkowość

Przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej dowodów poniesienia wydatków przez pracowników

Nasza spółka z o.o. ponosi wydatki – m.in. na przejazdy taksówkami, bilety kolejowe i posiłki spożywane przez pracowników podczas podróży służbowych – które są pierwotnie opłacone przez nich z ich własnych środków. Aby uzyskać zwrot pieniędzy, pracownik dostarcza spółce dowód poniesienia wydatku (fakturę lub rachunek wystawiony na spółkę). Dotychczas przechowywaliśmy te dokumenty w formie papierowej, jednak w celu ograniczenia kosztów i pracochłonnej archiwizacji chcemy przechowywać je w formie elektronicznej. Oryginały dowodów będą niszczone.
Czy tak przechowywane faktury/rachunki spełniają warunki zaliczenia do kosztów księgowych udokumentowanych nimi wydatków?

Dowody księgowe

Czym różni się faktura pro forma od właściwej faktury

Marek Barowicz
Czy wystawienie/otrzymanie faktur pro forma wywołuje skutki podatkowe i księgowe?

Dowody księgowe

Paragony przedstawiane przez kierowców jako podstawa ujęcia kosztów w pkpir

Tomasz Krywan
Kierowcy firmy transportowej przywożą z trasy różne paragony (np. za parkingi, zagraniczne opłaty drogowe) w celu rozliczenia.
Czy można na ich podstawie wykazywać koszty w pkpir?

Dowody księgowe

Data ujęcia w pkpir dowodu wewnętrznego

Tomasz Krywan
Podatnik prowadzi działalność gospodarczą w lokalu użyczonym mu przez rodziców. Faktury za zużywaną w nim energię elektryczną wystawiane są na jego ojca. Opłaca je podatnik i na ich podstawie wystawia dowód wewnętrzny.
W jakiej dacie należy ujmować ten dowód w pkpir – wystawienia faktury, wystawienia dowodu wewnętrznego czy zapłaty?

Zmiany w pkpir

Nowy dowód księgowy pozwoli skorygować koszty

Anna Koleśnik
Wprowadzenie w updof obowiązku pomniejszenia kosztów/zwiększenia przychodów w razie zapłaty kontrahentowi gotówką zamiast przelewem z tytułu transakcji przekraczającej 15 tys. zł wymogło zmianę przepisów rozporządzenia pkpir.

Dowody księgowe

Paragon z NIP nabywcy jako faktura uproszczona

Tomasz Krywan
Podatnik, któremu prowadzę pkpir, jako dowód zakupu farb (wykorzystanych przy remoncie lokalu, w którym prowadzi działalność) przedstawił paragon ze swoim NIP.
Czy na tej podstawie mogę ująć koszt w księdze?

Dowody księgowe

Odliczanie straty a okres przechowywania ksiąg

Anna Koleśnik
W 2011 spółka poniosła stratę, której część odliczała jeszcze od dochodu za 2015.
Jak długo powinna przechowywać księgi rachunkowe i dowody księgowe za 2011? Nie toczy się i nie toczyło wobec niej żadne postępowanie podatkowe. Spółka nie jest też w upadłości.

Zgodnie z art. 86 § 1 Op księgi podatkowe (którymi w myśl Op są też księgi rachunkowe) i dokumenty związane z ich prowadzeniem powinny być przechowywane do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a więc – jak stanowi art. 70 § 1 Op – co do zasady przez 5 lat, licząc od końca roku, w którym minął termin płatności podatku (bieg terminu przedawnienia może w określonych w Op sytuacjach ulec zawieszeniu lub przerwaniu).


Dowody księgowe

Czy na rachunku z umowy cywilnoprawnej musi być podpis zleceniobiorcy

Renata Ziólkowska
Na stronie WWW biura prowadzimy blog podatkowy. Autorzy otrzymują wynagrodzenie po przedłożeniu papierowych rachunków z własnoręcznym podpisem. Chcemy uprościć obieg dokumentów.
Czy możemy zrezygnować z podpisu autora? Moglibyśmy wtedy dostawać rachunki e-mailem.

Dowody księgowe

Przechowywanie danych osobowych z faktury

Aleksander Woźniak
Można przechowywać dane osobowe wynikające z faktury dokumentującej umowę, nawet jeśli została ona unieważniona.

Dowody księgowe

Wystawienie faktury do paragonu wydanego przedsiębiorcy

Grzegorz Gębka
Zdarza się, że sprzedawca bez własnej winy wydaje paragony nabywcy towaru, który prowadzi działalność gospodarczą, bo przy dokonywaniu zakupów nabywca nie zgłasza, że jest przedsiębiorcą. Następnie (przeważnie po kilku dniach) do takich paragonów są wystawiane faktury.
Czy jest to prawidłowe?

Dowody księgowe

Wystawienie faktury na żądanie na podstawie skanu paragonu fiskalnego

Grzegorz Gębka
Obsługujemy spółkę handlującą przez internet. Klientom, którzy nie wyrazili chęci otrzymania faktury, spółka wraz z towarem wysyła wydrukowany paragon. Zdarza się, że po jakimś czasie część z tych osób żąda wystawienia faktury.
Czy sprzedawca może wystawić fakturę na podstawie zeskanowanego paragonu (jego cyfrowej fotokopii)? Wysyłanie oryginału paragonu pocztą/kurierem do sprzedawcy, aby otrzymać fakturę, byłoby sporym utrudnieniem dla nabywcy. Niekiedy w ogóle nie dysponuje on oryginalnym paragonem, ponieważ np. go zgubił. Czy w takim przypadku spółka ma prawo wystawić fakturę?

Logowanie

email:

hasło:

 

 

Logowanie za pomocą emaila

Jeżeli nie pamiętasz hasła albo nie masz konta, to wyślemy na Twój email wiadomość weryfikującą. Po kliknięciu w link z emaila będziesz zalogowany na urządzeniu do chwili wylogowania.

email:

Klikając w poniższy link zgadzasz się na zapisanie podanych w formularzu danych i wykorzystywanie ich zgodnie z polityką przetwarzania danych dostępną w dokumencie ⇒Polityka przetwarzania danych osobowych (RODO)⇐

 

Logowanie do za pomocą emaila

Sprawdzanie danych....