Jak zawrzeć porozumienie w sprawie wyboru instytucji finansowej zarządzającej środkami PPK

Renata Majewska Biuro Kadr i Płac

Firma zatrudnia 12 pracowników i 2 zleceniobiorców, objętych obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi. Do 23.03.2021 musi zawrzeć z reprezentacją pracowników porozumienie w sprawie wyboru instytucji finansowej mającej zarządzać środkami PPK.
Jak wyłonić tę reprezentację? Czy może być jednoosobowa? Czy pracodawca może wskazać przedstawicieli pracowników? Jakich wymaga to formalności? Czy ww. porozumienie trzeba sporządzić na piśmie?

Od 1.01.2021 PPK wdrażają m.in. najmniejsze podmioty spoza sektora budżetowego, zatrudniające poniżej 20 osób. Niemający żadnej zakładowej organizacji związkowej, do 23.03.2021 powinni zawrzeć z reprezentacją osób zatrudnionych porozumienie ws. wyboru instytucji finansowej (IF) do zarządzania środkami PPK. Strony mają się przy tym kierować: oceną proponowanych przez IF warunków zarządzania środkami gromadzonymi w PPK, ich efektywnością i doświadczeniem w zarządzaniu aktywami oraz najlepiej rozumianym interesem zatrudnionych. Jeśli do 23.03.2021 nie dojdzie do finalizacji ww. porozumienia, wyboru IF dokonuje samodzielnie pracodawca, biorąc pod uwagę wymienione kryteria (art. 7 ust. 4 ustawy z 4.10.2018 o pracowniczych planach kapitałowych, DzU z 2020 poz. 1342, dalej ustawa o PPK).

Reprezentacja osób zatrudnionych, a nie pracowników

Aby zawrzeć porozumienie ws. wyboru IF, trzeba wyłonić reprezentację osób zatrudnionych (a nie tylko pracowników) w sposób przyjęty w firmie (art. 7 ust. 4 ustawy o PPK). Przez osoby zatrudnione ustawa o PPK rozumie osoby, które mogą zostać uczestnikami programu, czyli w tym przypadku pracowników i zleceniobiorców podlegających obligatoryjnie ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, a jeśli spółka zatrudnia członków rady nadzorczej pobierających wynagrodzenie za pełnienie funkcji – to także ich. Tryb wyboru tej reprezentacji będzie zatem różny w poszczególnych zakładach pracy, w zależności od struktury organizacyjnej. Przywołany przepis na pewno nie daje jednak pracodawcy uprawnienia do samodzielnego wskazania przedstawiciela osób zatrudnionych. Pracodawca – jako podmiot zobowiązany do organizacji toku pracy w zakładzie i ram prawnych jego funkcjonowania – określa jedynie tryb wyboru tej reprezentacji oraz czuwa nad jego przebiegiem i formalizacją. Wyboru muszą dokonać same osoby zatrudnione. Moim zdaniem reprezentacja osób zatrudnionych może się też składać z jednej osoby.

Wystarczy instrukcja głosowania

Zgodnie z interpretacjami zamieszczonymi na stronie internetowej mojeppk.pl u małego pracodawcy rolę takiej reprezentacji mogą przyjąć „starzy” przedstawiciele załogi, wybrani dotychczas na podstawie prawa pracy do innych celów, np. rada pracowników, osoba wskazana wcześniej do negocjacji treści regulaminu wynagradzania czy socjalnego, a także choćby pracownik socjalny.

Pracodawca ma zatem prawo zaproponować zatrudnionym, aby przy wyborze instytucji finansowej reprezentowało ich takie „stare” przedstawicielstwo – pod warunkiem, oczywiście, że wyrazi ono na to zgodę. Jednak nawet w tym przypadku należy przeprowadzić wśród zatrudnionych głosowanie, czy się na to zgadzają. W tym celu pracodawca powinien ogłosić instrukcję organizacji wyborów reprezentacji osób zatrudnionych, której przykład podajemy poniżej. Nie ma potrzeby tworzenia regulaminu wyboru reprezentacji osób zatrudnionych (jak twierdzą niektórzy), bo po pierwsze ustawa o PPK tego nie wymaga, a po drugie nie ma na to czasu.

Negocjacje z reprezentacją osób zatrudnionych

Po wyłonieniu reprezentacji osób zatrudnionych pracodawca powinien z nią negocjować wybór instytucji finansowej, która będzie gromadzić środki w ramach PPK i nimi zarządzać. Wyboru można dokonać spośród 20 IF zgłoszonych do ewidencji PPK udostępnionej na portalu mojeppk.pl, czyli spośród 16 funduszy inwestycyjnych, 3 powszechnych funduszy emerytalnych i zakładu ubezpieczeń (do ewidencji nie zgłosił się żaden pracowniczy fundusz emerytalny). Należy się przy tym kierować przesłankami określonymi w pkt 11 wzoru instrukcji wyboru reprezentacji osób zatrudnionych (patrz niżej).

Porozumienie ws. wyboru IF należy zawrzeć do 23.03.2021. Ustawa o PPK nie narzuca jego formy, dopuszczalna jest zatem postać pisemna, ale również elektroniczna czy nawet ustna. Biorąc pod uwagę, że zakład pracy może podlegać kontroli wykonania nałożonych na niego obowiązków, najlepiej jednak byłoby porozumienie spisać i przechowywać.

Ustawa o PPK nie narzuca również treści takiego porozumienia. Ma z niego wynikać, jaką IF strony wybrały i że zrobiły to na mocy porozumienia stron (przykładowe porozumienie poniżej). Jeśli do 23.03.2021 nie dojdzie do jego zawarcia z jakiegokolwiek powodu, wyboru IF dokona sam pracodawca, stosując podane kryteria. Następnie pracodawca ma obowiązek nawiązać z IF umowę o zarządzanie PPK najpóźniej do 23.04.2021.

Porozumienie pracodawcy z reprezentacją osób zatrudnionych w sprawie wyboru instytucji finansowej w ramach PPK
z dnia.....................
Strony wspólnie i zgodnie, po przeprowadzeniu negocjacji, oświadczają, że środkami gromadzonymi w ramach PPK tworzonego u pracodawcy będzie zarządzać następująca instytucja finansowa:
....................................................................................................................................
(nazwa i adres siedziby organu zarządzającego wybraną instytucją finansową)
.........................................................
(podpisy reprezentacji osób zatrudnionych)
.........................................................
(podpisy pracodawcy lub osoby go reprezentującej)
Instrukcja wyboru reprezentacji osób zatrudnionych[*]
1) Pani Jadwiga Godosz, zatrudniona na stanowisku pracownik socjalny, zgodziła się kandydować na reprezentanta osób zatrudnionych, z którym pracodawca powinien zawrzeć porozumienie ws. wyboru instytucji finansowej do zarządzania środkami PPK do 23.03.2021.
2) Pracodawca ogłasza, że wybory reprezentacji osób zatrudnionych do celu określonego w pkt 1 odbędą się od 8.02.2021 do 10.02.2021.
3) W wyborach mogą brać udział osoby, które ukończyły 18 lat i nie ukończyły 70 lat, będące pracownikami lub zleceniobiorcami, objętymi obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnymi i rentowymi (zwani dalej osobami zatrudnionymi).
4) Wybory zostaną przeprowadzone w formie głosowania, poprzez wypełnienie karty wyborczej z pytaniem: „Czy zgadzasz się, aby p. Jadwiga Godosz reprezentowała Cię w negocjacjach z pracodawcą w sprawie wyboru instytucji finansowej?” z zakreśleniem pola „TAK” lub „NIE”. Każda osoba zatrudniona może zaznaczyć tylko jedno pole wyboru: „TAK” lub „NIE”.
5) Osoby zatrudnione, które w dniach wyborów będą obecne w pracy, mogą wypełnione karty wyborcze wrzucać do urny ulokowanej w gabinecie działu kadr.
6) Osoby zatrudnione, które w dniach wyborów nie będą obecne w pracy, mogą skorzystać z jednego z poniższych sposobów oddania głosów:
a) przekazać wypełnioną kartę wyborczą w zamkniętej kopercie przez współpracownika, który wrzuci ją do urny lub przekaże do działu kadr,
b) wysłać listem poleconym (decyduje data stempla pocztowego),
c) wysłać wypełnioną kartę wyborczą zaszyfrowaną wiadomością e-mail (decyduje data dotarcia e-maila do działu kadr).
7) Nad przebiegiem wyborów od strony organizacyjnej czuwa p. Beata Kozłowska, kadrowa. Do niej należy kierować wszelkie pytania związane z wyborami.
8) Karty wyborcze wypełnione niezgodnie z pkt 4 zostaną uznane za nieważne.
9) Do dokonania skutecznego wyboru wystarczy zwykła większość głosów.
10) Wyniki wyborów zostaną ogłoszone 11.02.2021 do godz. 12, poprzez ich ogłoszenie na tablicy ogłoszeń przy dziale kadr oraz w firmowym intranecie, w formie protokołu powyborczego sporządzonego przez pracownika działu kadr i zatwierdzonego przez prezesa spółki, który stanowi protokół nr 1 do tej instrukcji.
11) Informuję, że jeśli osoby zatrudnione nie wezmą udziału w wyborach albo nie dojdzie do rozstrzygnięcia głosowania (równa liczba głosów) bądź pracownik socjalny zrezygnuje z kandydowania lub też w innych przypadkach niedokonania wyboru reprezentacji osób zatrudnionych do 23.03.2021, po tym dniu instytucję finansową pracodawca wybierze samodzielnie, kierując się następującymi kryteriami:
a) środkami gromadzonymi w PPK,
b) efektywnością instytucji finansowej w zarządzaniu aktywami,
c) posiadanym przez nią doświadczeniem w zarządzaniu funduszami inwestycyjnymi lub funduszami emerytalnymi,
d) najlepiej rozumianym interesem osób zatrudnionych.
..........................................
podpis prezesa spółki
..........................................
podpis kadrowej

[*] U małego pracodawcy prywatnego zatrudniającego poniżej 20 osób.

Protokół powyborczy
Stwierdza się, że w wyborach reprezentacji osób zatrudnionych do wyłonienia instytucji finansowej, przeprowadzonych 8–10.02.2021, wzięło udział 14 osób zatrudnionych. Wszystkie głosy zostały oddane prawidłowo.
P. Beata Kozłowska stwierdza, że stosunkiem głosów 12 do 2 osoby zatrudnione zgodziły się, by do reprezentacji osób zatrudnionych weszła p. Jadwiga Godosz, zatrudniona na stanowisku pracownika socjalnego.
..........................................
podpis prezesa spółki
..........................................
podpis kadrowej
Spis treści artykułu
Spis treści artykułu:
Temat: „PPK - Pracowniczy Program Kapitałowy”
Praca, świadczenia i ubezpieczenia

Niższa wpłata do PPK wiąże od kolejnego miesiąca po złożeniu oświadczenia przez pracownika

Pod koniec grudnia pracownica, zatrudniona na 3/4 etatu i zapisana do PPK, złożyła oświadczenie o obniżeniu do 1,5% podstawy wymiaru finansowanej przez nią wpłaty podstawowej do programu, z powodu osiągania wynagrodzenia z różnych źródeł niższego od 120% pensji minimalnej. Obniżoną składkę potrąciłam już na liście płac sporządzonej 28.12.2020 r.
Czy postąpiłam prawidłowo? Skąd mam uzyskać informację, ile ona zarabia w innych miejscach zatrudnienia, aby zweryfikować wysokość składki? Czy wystarczy oświadczenie pracownicy, a jeśli tak, to jak ma ono wyglądać zgodnie z RODO?

Zmniejszoną prawidłowo przez uczestnika wpłatę podstawową do PPK pracodawca potrąca dopiero od następnego miesiąca – pod warunkiem sprawdzenia prawidłowości zgłoszonej deklaracji. Kontrolując, czy wynagrodzenie pracobiorcy uzyskiwane z różnych źródeł nie przekracza 120% minimalnej pensji, pracodawca monitoruje wyłącznie kwoty przez siebie wypłacane.

PPK u pracodawców zatrudniających mniej niż 20 osób – terminarz

Wiosną najmniejsi pracodawcy prywatni zgłoszą do pracowniczych planów kapitałowych (PPK) pierwszych członków załogi. Muszą przy tym dotrzymać ustawowych terminów.

Pracodawcy sektora prywatnego, którzy 30.06.2020 r. zatrudniali poniżej 20 osób (dalej pracodawcy 20–), wdrażają PPK od 2021 r., w związku z czym mają zawrzeć najpóźniej:

  • 23.03.2021 r. – porozumienie z zakładową organizacją związkową lub reprezentacją pracowników ws. wyboru instytucji finansowej,
  • 23.04.2021 r. – umowę o zarządzanie PPK,
  • 10.05.2021 r. – umowę o prowadzenie PPK.
Praca, świadczenia i ubezpieczenia

Od świadczenia przyznanego pracownikom na urlopie macierzyńskim zwykle nie ma wpłat do PPK

Spółka finansuje wszystkim pracownikom składki na grupowe ubezpieczenie na życie o wartości po 100 zł – również pracownikom na zasiłkach macierzyńskich.
Czy od wartości składek trzeba naliczać i odprowadzać wpłaty do pracowniczego planu kapitałowego?

Nie. Od dodatkowych świadczeń pozapłacowych, przekazywanych pracownikowi przebywającemu na zasiłku macierzyńskim, nie odprowadza się składek ZUS. Nie wchodzą one do podstawy wymiaru wpłat do PPK.

PPK

Jak zoptymalizować rozliczanie wpłat do PPK

Pracodawcy 50+ i 20+, którzy pierwszą listę płac po zawarciu umowy o prowadzenie pracowniczego planu kapitałowego (PPK) sporządzą w miesiącu następującym po miesiącu nawiązania tej umowy, znacznie ułatwią sobie rozliczanie składek wpłacanych do programu.

Najpóźniej do 10.11.2020 r. podmioty prywatne 50+ i 20+ muszą zawrzeć pierwsze umowy o prowadzenie PPK (art. 134 ust. 1 i 2 ustawy o pracowniczych planach kapitałowych, dalej ustawa o PPK). Następnie co miesiąc będą naliczać, potrącać i dokonywać wpłat do programu.

Zapisywanie pracobiorców do PPK – kalendarz dla podmiotów 50+ i 20+

Jesienią mali pracodawcy prywatni zgłoszą do pracowniczych planów kapitałowych pierwszych członków załogi. Muszą to zrobić według ustawowego terminarza.
Praca, świadczenia i ubezpieczenia

Dokonywanie potrąceń z wynagrodzenia i zasiłku zleceniobiorcy uczestnika PPK

Spółka ma obowiązek tworzyć PPK (od lipca 2019 r.). Na początku maja 2020 r. dostała zajęcie wierzytelności z umowy zlecenia i zasiłków tytułem niespłaconego kredytu osoby zatrudnionej na umowę zlecenia, z tytułu której podlega obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym oraz jednocześnie przynależy do PPK. Pod koniec maja wypłacono jej 2900 zł brutto wynagrodzenia oraz 799 zł brutto zasiłku chorobowego za 9 dni niezdolności do pracy.
Jak należało dokonać w tym przypadku potrąceń? Czy kwotę wolną ustala się zleceniobiorcy identycznie jak pracownikowi? Zleceniobiorca został zatrudniony na okres od 1.10.2019 do 30.11.2020 r. za wynagrodzeniem 2900 zł brutto miesięcznie. Liczba godzin pracy wyznaczona w umowie to 100 godz./mies.; zgłosił się on do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego, a spółka odprowadza do PPK – za siebie i zleceniobiorcę – tylko wpłaty podstawowe.
Podatki i prawo gospodarcze

PIT od wpłaty do PPK finansowanej przez pracodawcę

Pracodawca, zobowiązany do tworzenia pracowniczych planów kapitałowych (PPK) w pierwszym terminie, zawarł 4.11.2019 r. umowę o prowadzenie PPK z towarzystwem funduszy inwestycyjnych. Pierwsza wypłata pensji zatrudnionym (pracownikom, zleceniobiorcom i członkowi rady nadzorczej) umieszczonym na liście uczestników PPK, stanowiącym załącznik do ww. umowy, nastąpi 28.11.2019, a kolejna – 27.12.2019 r.
Jak na liście płac rozliczać dokonywane wpłaty do programu, finansowane przez obie strony? Dodam, że pracodawca zadeklarował pokrywanie za wszystkich uczestników wpłat dodatkowych w wysokości 1% wynagrodzenia.

Logowanie

email:

hasło:

 

 

Logowanie za pomocą emaila

Jeżeli nie pamiętasz hasła albo nie masz konta, to wyślemy na Twój email wiadomość weryfikującą. Po kliknięciu w link z emaila będziesz zalogowany na urządzeniu do chwili wylogowania.

email:

Klikając w poniższy link zgadzasz się na zapisanie podanych w formularzu danych i wykorzystywanie ich zgodnie z polityką przetwarzania danych dostępną w dokumencie ⇒Polityka przetwarzania danych osobowych (RODO)⇐

 

Logowanie do za pomocą emaila

Sprawdzanie danych....