Informację o warunkach zatrudnienia należy aktualizować na bieżąco

Renata Majewska Biuro Kadr i Płac

W firmie liczącej 17 pracowników informacje o warunkach zatrudnienia stanowią załączniki do umów o pracę. Podano w nich wszystkie wymiary urlopu wypoczynkowego i długości wypowiedzenia, jakie występują w Kp, a ponadto normy dobowe i tygodniowe czasu pracy oraz częstotliwość wypłaty wynagrodzenia. Zdaniem pracodawcy taka uniwersalna, kompleksowa informacja jest dopuszczalna i pozwala uniknąć konieczności jej aktualizacji w razie zmiany wymiaru urlopu lub wypowiedzenia przysługującego danemu pracownikowi.
Czy takie rozwiązanie jest prawidłowe?

Nie. Po pierwsze pracodawca zatrudniający tak małą liczbę pracowników musi sporządzać rozszerzone informacje o warunkach zatrudnienia (iwz). Po drugie informację trzeba aktualizować na bieżąco, a po trzecie uczynienie z niej załącznika do umowy o pracę to znaczne utrudnienie dla pracodawcy.

  • Kp – Kodeks pracy

Informacja o warunkach zatrudnienia to pismo, które każdy pracodawca musi przekazać każdemu pracownikowi w ciągu 7 dni od zawarcia umowy o pracę. Określa ona dodatkowe warunki zatrudnienia, inne niż obowiązkowe elementy umowy o pracę.

Podstawową iwz tworzą pracodawcy zobowiązani do posiadania regulaminu pracy, czyli zatrudniający:

  • co najmniej 50 pracowników lub
  • co najmniej 20 i poniżej 50 pracowników, jeżeli działająca u nich zakładowa organizacja związkowa (zoz) złożyła wniosek o utworzenie regulaminu pracy.

Podają w niej 5 dodatkowych warunków zatrudnienia:

a) obowiązującą pracownika dobową i tygodniową normę czasu pracy,

b) częstotliwość wypłaty wynagrodzenia za pracę,

c) wymiar urlopu wypoczynkowego,

d) długość wypowiedzenia,

e) ew. fakt objęcia pracownika układem zbiorowym pracy (uzp).

Informacja taka może przy tym przybrać 2 formy – opisową (pracodawca wypisuje odpowiednie wartości) albo blankietową (podaje przepisy regulujące dodatkowe warunki zatrudnienia).

Jednak pracodawcy niemający obowiązku ustalenia regulaminu pracy (zatrudniający poniżej 50 pracowników, z wyjątkiem zatrudniających co najmniej 20 pracowników, którym zoz nakazała utworzenie regulaminu pracy) muszą sporządzać tzw. rozszerzone iwz, określające oprócz danych wymienionych w pkt a–e także:

f) porę nocną,

g) czas, miejsce i termin wypłaty wynagrodzenia,

h) przyjęty sposób potwierdzania przez pracownika przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy (art. 29 § 3 i 31Kp).

Firma, o której mowa, nie jest zobowiązana do posiadania regulaminu pracy. Udostępniła więc pracownikom błędne iwz – w wersji podstawowej, a nie rozszerzonej. Powinna je uzupełnić o postanowienia określone w pkt f–h.

W razie zmiany dodatkowych warunków zatrudnienia, określonych w pkt a–d, a także w razie zmiany uzp pracodawca ma obowiązek powiadomić o tym pracownika niezwłocznie, najpóźniej w ciągu miesiąca od wejścia zmiany w życie, a jeśli rozwiązanie umowy o pracę miałoby nastąpić przed upływem tego terminu – do dnia rozwiązania umowy o pracę (art. 29 § 32 i 33 Kp). Dokonuje tego przez aktualizację iwz, w formie opisowej bądź blankietowej.

Tymczasem firma przekazuje pracownikom kompleksowe, uniwersalne iwz, które wskazują wszystkie wymiary urlopu wypoczynkowego i wypowiedzenia, jakie będą im ew. przysługiwać w trakcie dalszego zatrudnienia w firmie. Nie jest to prawidłowe rozwiązanie, nawet jeśli w iwz pracodawca poda konkretne daty, od kiedy zatrudniony osiągnie kolejny wymiar urlopu czy długości wypowiedzenia.

Taka konstrukcja iwz mija się z jej celem. Chodzi o to, by pracownik był informowany o zmianie swojej sytuacji prawnej na bieżąco, a więc bezpośrednio po zmianie danego warunku zatrudnienia.

Jednak ważniejszy argument, przemawiający na niekorzyść tej opcji, to niezgodność z art. 29 § 32 Kp, z którego wynika wprost obowiązek aktualizacji iwz niezwłocznie po wejściu zmian w życie, a najpóźniej w ciągu miesiąca – iwz należy zatem aktualizować na bieżąco.

Błędem pracodawcy było także uczynienie z iwz załącznika do umów o pracę, a więc integralnego elementu umowy o pracę. Każda zmiana umowy o pracę wymaga bowiem formy pisemnej, a więc porozumienia zmieniającego (aneks do umowy o pracę) albo wypowiedzenia warunków pracy i/lub płacy (art. 29 § 4 Kp). Aktualizacja iwz to tymczasem jednostronna czynność pracodawcy, która nie wymaga zgody pracownika. Zatrudniony kwituje jedynie podpisem jej odbiór.

Zamieszczenie iwz w załączniku do umowy o pracę stanowi zatem duże utrudnienie dla pracodawcy, gdy zatrudniony nie zgodzi się na jej aktualizację w drodze porozumienia stron.

Pracodawca będzie musiał ją wówczas zaktualizować za wypowiedzeniem zmieniającym, co w razie braku zgody pracownika może doprowadzić do rozwiązania stosunku pracy.

Więcej na temat: „Prawo Pracy”
Dokumentacja pracownicza

Nowy wzór świadectwa pracy

Renata Majewska
Treść świadectwa pracy została dostosowana do zmienionych przepisów Kp, dotyczących m.in. trybu wydawania i sprostowania tego dokumentu.

Obowiązujące od 7.09.2019 rozporządzenie MRPiPS z 30.08.2019 zmieniające rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy (DzU poz. 1709) wprowadza nowy pomocniczy wzór tego dokumentu.

Z treści rozporządzenia MPiPS z 30.12.2016 w sprawie świadectwa pracy (DzU z 2018 poz. 1289) usunięto (bądź zmieniono) ponadto kilka przepisów sprzecznych z nowymi regulacjami Kp.


Prawo pracy

Kwoty wolne od potrąceń egzekucyjnych w ostatnim kwartale 2019

Renata Majewska
Od października wzrosły minima pozostawiane pracownikom-dłużnikom, którzy nie podlegają uldze „zerowy PIT”.

Kwota wolna to minimalna suma, jaką pracodawca musi wysłać na rachunek bankowy lub wypłacić „do ręki” pracownikowi, z którego wynagrodzenia dokonuje obowiązkowych bądź dobrowolnych potrąceń (egzekucyjnych albo pozaegzekucyjnych). Jest to odpowiedni odsetek minimalnej płacy netto:

  • dla obligatoryjnych potrąceń świadczeń niealimentacyjnych – 100%, dla zaliczek pieniężnych – 75% i dla kar pieniężnych – 90%,
  • dla dobrowolnych potrąceń na rzecz pracodawcy – 100%, a na rzecz osób trzecich – 80%.

Praca, świadczenia i ubezpieczenia

Jakie dokumenty są potrzebne zatrudniającemu do pobrania składki związkowej

Jadwiga Sztabińska
Związek zawodowy przysłał wniosek o potrącanie składki członkowskiej za osobę zatrudnioną na zlecenie. Nie mamy jednak zgody tej osoby na dokonywanie potrąceń.
Czy zawsze jest ona konieczna?

Praca, świadczenia i ubezpieczenia

Terminy zapisywania do PPK osób zatrudnionych w podmiocie 250+

Renata Majewska
Spółka 31.12.2018 r. zatrudniała ponad 250 osób. Od 1.07.2019 r. została zatem objęta ustawą o pracowniczych planach kapitałowych (PPK). Umowę o zarządzanie PPK planuje podpisać na początku października 2019 r., a umowę o prowadzenie PPK – pod koniec tego miesiąca. Wiem, że osoby zatrudnione 1.07.2019 r. przystępują do PPK najpóźniej 12.11.2019 r.
Od kiedy uczestnikami programu stają się przyjmowani do pracy po 1.07.2019 r.?

Nowości w Kodeksie pracy

Pracownik łatwiej udowodni dyskryminację i uzyska świadectwo pracy

Magdalena Januszewska
7.09.2019 weszło w życie kilka zmian Kp, m.in. dotyczących dochodzenia roszczeń z tytułu mobbingu, ochrony zatrudnienia i sprostowania świadectwa pracy.

Wskaźniki i świadczenia

Od 1.09.2019 zmalały refundacje

Renata Majewska
Pracodawcy otrzymają niższe dopłaty za szkolenie pracowników podczas kryzysu oraz zatrudnienie bezrobotnych i niepełnosprawnych.

Prawo pracy

Czy świadczenie urlopowe przysługuje także przy zaległym urlopie

Jadwiga Sztabińska
Nasza firma wypłaca świadczenia urlopowe. W regulaminie nie ma zapisów o tym, czy w 14 dniach urlopowych, których wykorzystanie jest konieczne do uzyskania świadczenia, muszą być tylko dni z bieżącego urlopu, czy mogą być też z zaległego.
Czy w takim razie świadczenie trzeba wypłacić, jeśli pracownik realizuje wyłącznie urlop zaległy?

Regularnie wypłacana premia uznaniowa zwiększa odprawę emerytalną

Renata Majewska
Pracownica od 22.02.2017 do 19.09.2017 przebywała na zwolnieniu lekarskim, a od 20.09.2017 do 5.10.2017 na zaległym urlopie wypoczynkowym. Następnie 6.10.2017 rozwiązała umowę o pracę z własnej inicjatywy, z powodu przejścia na emeryturę. Przysługiwały jej wówczas płaca zasadnicza w stałej stawce miesięcznej 2500 zł brutto oraz miesięczne premie uznaniowe. Poprzednia księgowa obliczyła jej odprawę emerytalną tylko w kwocie 2500 zł brutto, pomijając premie. Nie cofnęła się do wcześniejszych miesięcy poprzedzających ustanie zatrudnienia, kiedy zatrudniona uzyskiwała premie (w grudniu 2016, styczniu i lutym 2017 łącznie 700 zł). Podczas kontroli inspektor pracy podważył takie postępowanie. Ocenił premie jako regularne, zwyczajowo wypłacane wszystkim pracownikom i zakwalifikował jako roszczeniowe, nakazując przyjmować je do podstawy urlopowej jako składnik zmienny.
Czy należy wypłacić różnicę po takim czasie? Co z odsetkami?

Praca, świadczenia i ubezpieczenia

Odwołany urlop a wypłata dofinansowania do „wczasów pod gruszą”

Renata Majewska
Firma, zatrudniająca ponad 100 osób, prowadzi zfśs. Regulamin socjalny przewiduje wypłatę dofinansowania do „wczasów pod gruszą”. Mogą się o nie starać pracownicy, którzy złożą wniosek o urlop wypoczynkowy obejmujący co najmniej 10 kolejnych dni kalendarzowych. Zgodnie z tym regulaminem „gruszowe” wypłacamy w ciągu 14 dni po powrocie uprawnionego do pracy i przedstawieniu przez niego jakiegokolwiek rachunku potwierdzającego koszty takich wakacji, w kwocie od 800 do 1500 zł brutto na rodzinę – w zależności od progu dochodowego. Jeden z zatrudnionych zgłosił podanie o urlop odpowiedniej długości (od 12.08.2019 do 25.08.2019 r.), ale potem został z niego przez pracodawcę odwołany – od 19.08.2019 r. – z ważnych powodów.
Czy należy mu się to świadczenie?

Stanowisko UODO

Pracodawcy nadal nie mogą badać pracowników alkomatem

Jadwiga Sztabińska
Wykluczone jest samodzielne sprawdzanie przez pracodawcę stanu trzeźwości zatrudnionych. Niedopuszczalne są też kontrole wyrywkowe. I to mimo zmiany przepisów Kp.

Temat miesiąca

Dokumentacja pracownicza (cz. III) – zawartość akt osobowych i dokumentacji indywidualnej

Renata Majewska
Dokumenty zebrane podczas rekrutacji i trwania zatrudnienia pracodawca gromadzi częściowo w aktach osobowych (tzw. teczkach personalnych), a częściowo w tzw. dokumentacji indywidualnej przechowywanej poza aktami osobowymi.

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej (akt osobowych i dokumentacji indywidualnej) regulują art. 221, 221a i 221b Kp oraz wydane na jego podstawie nowe rozporządzenie MRPiPS z 10.12.2018 w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU poz. 2369, dalej rdp).


Prawo pracy

Mimo kontynuacji zatrudnienia trzeba założyć nową teczkę personalną

Renata Majewska
Jeśli po 31.12.2018 zakończy się umowa o pracę zawarta przed tą datą i od następnego dnia strony nawiążą kolejny stosunek pracy, pracodawca musi założyć nowe akta osobowe – wynika z interpretacji MRPiPS z 9.05.2019.

Prawo pracy

Prawo do świadczenia urlopowego weryfikowane na ostatni dzień przed wypoczynkiem

Renata Majewska
Przedsiębiorstwo zatrudniające 45 osób wypłaca świadczenia urlopowe. Jeden z zatrudnionych na pełnym etacie wziął urlop wypoczynkowy od 17.06.2019 do 30.06.2019. Świadczenie urlopowe dostał w piątek 14.06.2019. Dopiero pod koniec czerwca 2019 dowiedzieliśmy się o obniżeniu mu wymiaru czasu pracy do 1/2 etatu, począwszy od 1.07.2019.
Czy można domagać się od niego zwrotu połowy świadczenia, skoro jest ono proporcjonalne do wymiaru czasu pracy? A może istotne jest, że pracownik przeszedł na 1/2 etatu już po zakończeniu wypoczynku? Jeśli nie odda połowy świadczenia, to czy należy od niej odprowadzić składki społeczne i zdrowotne?

Praca, świadczenia i ubezpieczenia

Odszkodowanie za nieuzasadnione wypowiedzenie umowy o pracę bez PIT

Marcin Szymankiewicz
Pracownica – zatrudniona w firmie od 1.09.2008 r. na umowę o pracę na czas nieokreślony – wróciła 1.10.2018 r. do pracy po zwolnieniu lekarskim i otrzymała 3-miesięczne wypowiedzenie z powodu redukcji etatu. Koniec okresu wypowiedzenia upłynął 31.01.2019 r. Dowiedziała się jednak, że na jej miejsce została zatrudniona inna osoba, która przejęła jej obowiązki, zatem redukcji etatu nie było. Złożyła więc pozew o wypłatę odszkodowania w wysokości trzech miesięcznych pensji z tytułu niezgodnego z prawem wypowiedzenia umowy o pracę.
Sąd uznał rozwiązanie stosunku pracy za wypowiedzeniem za niezgodne z prawem i zasądził na jej rzecz odszkodowanie w żądanej wysokości. Nie odwołaliśmy się od wyroku i wypłaciliśmy odszkodowanie, nie potrącając zaliczki na PIT.
Czy postąpiliśmy prawidłowo?

Sąd uznał rozwiązanie stosunku pracy za wypowiedzeniem za niezgodne z prawem i zasądził na jej rzecz odszkodowanie w żądanej wysokości. Nie odwołaliśmy się od wyroku i wypłaciliśmy odszkodowanie, nie potrącając zaliczki na PIT.

Czy postąpiliśmy prawidłowo?


Zmiany w Kodeksie pracy od 7.09.2019 r.

Jadwiga Sztabińska
Za wydanie świadectwa pracy po terminie pracodawca zapłaci grzywnę od 1 tys. do 30 tys. zł. Jeśli dopuści się mobbingu, pracownik może zażądać odszkodowania nie tylko po ustaniu zatrudnienia, lecz także w jego trakcie.

To tylko dwie z kilku nowości, które wejdą w życie 7.09.2019 r., a wynikają z ustawy z 16.05.2019 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw.


Logowanie

email:

hasło:

 

 

Logowanie za pomocą emaila

Jeżeli nie pamiętasz hasła albo nie masz konta, to wyślemy na Twój email wiadomość weryfikującą. Po kliknięciu w link z emaila będziesz zalogowany na urządzeniu do chwili wylogowania.

email:

Klikając w poniższy link zgadzasz się na zapisanie podanych w formularzu danych i wykorzystywanie ich zgodnie z polityką przetwarzania danych dostępną w dokumencie ⇒Polityka przetwarzania danych osobowych (RODO)⇐

 

Logowanie do za pomocą emaila

Sprawdzanie danych....