Ewidencja sprzedaży w kasach fiskalnych on-line

Chodzi o świadczących usługi związane z wyżywieniem (wyłącznie stacjonarne placówki gastronomiczne), w tym również sezonowo, usługi w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania, a także sprzedawców węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych. Mogą oni prowadzić ewidencję w kasach starego typu (z elektronicznym lub z papierowym zapisem kopii) do końca 2020. Kasy on-line wdrożą od 1.01.2021 zamiast od 1.07.2020.

Od 1.05.2019 obowiązują zmienione przepisy ustawy o VAT, nakładające na podatników prowadzących działalność gospodarczą w określonych w ustawie wrażliwych branżach obowiązek stosowania nowego rodzaju kas rejestrujących (kas on-line) w celu prowadzenia ewidencji sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. 

Chodzi o świadczących usługi związane z wyżywieniem (wyłącznie stacjonarne placówki gastronomiczne), w tym również sezonowo, usługi w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania, a także sprzedawców węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych. Mogą oni prowadzić ewidencję w kasach starego typu (z elektronicznym lub z papierowym zapisem kopii) do końca 2020. Kasy on-line wdrożą od 1.01.2021 zamiast 1.07.2020.

Tak wynika z informacji zamieszczonej na stronie internetowej Ministerstwa Finansów.

Obowiązujący od 1.05.2019 art. 111b ust. 1 ustawy o VAT przewiduje możliwość prowadzenia ewidencji sprzedaży przy użyciu kas on-line, mających postać oprogramowania (nazywanych wirtualnymi kasami rejestrującymi), spełniających wymagania określone przepisami wykonawczymi wydanymi na podstawie art. 111b ust. 3 pkt 2 ustawy o VAT.

Sposób prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących określa rozporządzenie MF z 29.04.2019 w sprawie kas rejestrujących (DzU poz. 816, dalej rozporządzenie). Podatnik ma ewidencjonować w ten sposób sprzedaż na rzecz osób fizycznych niewykonujących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych w miejscu, w którym dokonuje tej sprzedaży. Sam decyduje, przy użyciu ilu kas będzie prowadził ewidencję w danym punkcie sprzedaży.

Sprzedaż (dostawy towarów oraz świadczenie usług) na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych podlega, co do zasady, obowiązkowi ewidencjonowania za pomocą kas rejestrujących (zob. art. 111 ust. 1 ustawy o VAT). Istnieją jednak zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania, które określa rozporządzenie MF w sprawie zwolnień od kas. Zwolnienie obejmuje m.in. usługi wynajmu i usługi zarządzania nieruchomościami własnymi lub dzierżawionymi (§ 2 ust. 1 w zw. z poz. 25 załącznika do rozporządzenia). Ma zastosowanie, jeżeli:

Już w chwili zakupu trzeba się więc zdecydować, czy ma on służyć działalności gospodarczej.

Ministerstwo Finansów na swojej stronie internetowej poinformowało, że jeżeli nabywca występuje jako podatnik i chce otrzymać fakturę, to musi podać swój NIP przed zakończeniem sprzedaży na kasie fiskalnej, a wtedy przy paragonie:

• do kwoty 450 zł brutto (albo 100 euro) dostanie fakturę w formie uproszczonej (czyli paragon z NIP), traktowaną jak zwykła faktura (a więc uprawniającą do odliczenia VAT i zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych),
• powyżej kwoty 450 zł brutto (100 euro) – na podstawie takiego paragonu z NIP będzie mógł wystąpić do sprzedawcy o wystawienie faktury.

Przedsiębiorca prowadzący restaurację kupił w grudniu 2019 kasę rejestrującą on-line (która zastąpiła dotychczas stosowaną, z papierowym zapisem kopii) i rozpoczął w niej ewidencję.

Przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą sklasyfikowaną jako PKD 45.20.Z Konserwacja i naprawa pojazdów samochodowych z wyłączeniem motocykli. Polega ona jednak jedynie na naprawie części do pojazdów silnikowych (a nie samych pojazdów).

Spółka użytkuje w swoim sklepie kasę rejestrującą kupioną w 2008, spełniającą warunki § 56 rozporządzenia MF z 29.04.2019 w sprawie kas rejestrujących. Kasa ma na stałe ustawione oznaczenia literowe stawek podatku od A do G. Są one zgodne z wymogami rozporządzenia, z wyjątkiem litery G, której przypisana jest stawka zw (zwolnienie). Nie można usunąć tego oznaczenia ani dodać kolejnego, z literą E. Spółka nie sprzedaje towarów zwolnionych z VAT, więc na paragonach nie występuje ta pozycja. Czy musi wymienić używaną kasę na nową?

W myśl § 3 ust. 1 przywołanego rozporządzenia MF z 29.04.2019 (DzU poz. 816) podatnicy prowadzą ewidencję każdej czynności sprzedaży przy użyciu kas nabytych w okresie obowiązywania potwierdzenia, że kasa spełnia zarówno funkcje wymienione odpowiednio w art. 111 ust. 6a lub w art. 145a ust. 2 ustawy o VAT, jak i wymagania techniczne (kryteria i warunki techniczne) dla kas.

Spółka zatrudniła nowego pracownika do obsługi kasy fiskalnej.

Czy powinien zostać przeszkolony z zasad jej stosowania?

Obowiązek taki wynika z rozporządzenia MF z 29.04.2019 w sprawie kas rejestrujących (DzU poz. 816), zgodnie z którym podatnik jest obowiązany zapoznać osobę prowadzącą u niego ewidencję, przed rozpoczęciem jej prowadzenia oraz bez względu na sposób i formę powierzenia tej osobie prowadzenia ewidencji, z informacją o zasadach ewidencji obejmującą podstawowe zasady prowadzenia ewidencji i wystawiania paragonu fiskalnego oraz skutki ich nieprzestrzegania.

Przy okazji wprowadzenia kas rejestrujących on-line od 1.05.2019 zmodyfikowano też obowiązki podatników związane z używaniem kas – m.in. w zakresie wystawiania paragonów i serwisowania urządzeń fiskalnych.

Zgodnie ze znowelizowaną ustawą o VAT od 1.05.2019 do ewidencji sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych mają być używane tzw. kasy rejestrujące on-line, które stopniowo wyprą dotychczasowe kasy z papierowym bądź elektronicznym zapisem kopii.