Dokumentacja pracownicza (cz. III) – zawartość akt osobowych i dokumentacji indywidualnej

Renata Majewska Biuro Kadr i Płac

Dokumenty zebrane podczas rekrutacji i trwania zatrudnienia pracodawca gromadzi częściowo w aktach osobowych (tzw. teczkach personalnych), a częściowo w tzw. dokumentacji indywidualnej przechowywanej poza aktami osobowymi.
  • MPiPS – Minister Pracy i Polityki Społecznej
  • Kp – Kodeks pracy
  • Kpc – Kodeks postępowania cywilnego
  • MRPiPS – Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej (akt osobowych i dokumentacji indywidualnej) regulują art. 221, 221a i 221b Kp oraz wydane na jego podstawie nowe rozporządzenie MRPiPS z 10.12.2018 w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU poz. 2369, dalej rdp).

Przypomnijmy, że akta osobowe dzielą się obecnie na 4 części: A (ubieganie się o zatrudnienie), B (nawiązanie i przebieg stosunku pracy), C (ustanie zatrudnienia), D (odpowiedzialność porządkowa pracownika).

Kandydat do pracy – część A teczki personalnej

Pierwsza część akt osobowych ma charakter zamknięty, co oznacza, że wolno w niej gromadzić tylko dokumenty, które kandydat musi lub może przedłożyć (patrz tabele dalej). Nie można w niej umieszczać innych formularzy i druków (pracodawca nie ma prawa np. żądać przedłożenia referencji z poprzednich miejsc pracy). W żadnej części akt osobowych nie zamieszcza się kserokopii dowodu osobistego kandydata do pracy czy pracownika.

Uwaga: zarówno w części A akt osobowych, jak i w części B pracodawca gromadzi oświadczenia lub dokumenty. Ma zatem prawo żądać potwierdzenia przez kandydata/pracownika podawanych przez niego informacji w formie np. dyplomu ukończenia studiów wyższych, certyfikatu uczestnictwa w kursie, świadectwa pracy poświadczającego staż wymagany na danym stanowisku. Kiedy domagać się oświadczeń, a kiedy dokumentów, decyduje sam pracodawca – w zależności od konkretnego przepisu i stosowanej przez niego polityki personalnej. Biorąc jednak pod uwagę wynikającą z RODO zasadę minimalizacji danych osobowych i ograniczenia ich przechowywania, ogólnie powinien się posiłkować oświadczeniami, a dokumentami – jedynie, gdy jest to niezbędne do osiągnięcia zakładanego celu.

Przyjmuje się, że zatrudniający może żądać od osoby kandydującej przedstawienia dokumentów poświadczających wymagane na obsadzanym stanowisku kwalifikacje zawodowe, wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Zresztą wprost wskazuje na to rdp.

Od kandydata do pracy nie wolno żądać dostarczenia zdjęcia. Może on udostępnić swój wizerunek tylko za swoją zgodą (najlepiej pisemną) wyrażoną z własnej inicjatywy. Nie dotyczy to sytuacji, gdy obowiązek ujawnienia wizerunku wynika z odrębnych przepisów.

Jakie dokumenty musi przedłożyć osoba ubiegająca się o zatrudnienie (część A akt osobowych)
do 31.12.2018 od 1.01.2019 lub od 4.05.2019
wypełniony kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie (jego pomocniczy wzór określał zał. nr 1 do rdp) ● oświadczenia lub dokumenty zgromadzone w związku z zatrudnieniem, obejmujące dane osobowe, jakie osoba ubiegająca się o posadę przedstawia obowiązkowo od 4.05.2019:
– na podstawie Kp – imię i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe wskazane przez kandydata oraz dane niezbędne na oferowanym stanowisku: przebieg dotychczasowego zatrudnienia, kwalifikacje zawodowe i wykształcenie niezbędne do obsadzenia stanowiska,
– na podstawie odrębnych przepisów – niezbędne do realizacji uprawnienia lub spełnienia obowiązku,
● od 1.01.2019 rdp nie zawiera pomocniczego wzoru kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie
świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia w roku kalendarzowym, w którym kandydat stara się o pracę
dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania oferowanej pracy
świadectwo ukończenia gimnazjum osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego
orzeczenia lekarskie o braku przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku od 1.01.2019:
● skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych badań lekarskich osób przyjmowanych do pracy,
● skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich z poprzednich miejsc pracy – osób przyjmowanych do pracy, których pracodawca nie musi kierować na wstępne badania lekarskie
Jakie dokumenty może przedłożyć osoba ubiegająca się o zatrudnienie (część A akt osobowych)
od 1.01.2019 od 4.05.2019
dokumenty potwierdzające umiejętności i osiągnięcia zawodowe oświadczenia i dokumenty zgromadzone w związku z zatrudnieniem, obejmujące dane osobowe, które osoba przyjmowana do pracy udostępnia podmiotowi zatrudniającemu dobrowolnie za swoją zgodą wyrażoną:
● z inicjatywy własnej lub pracodawcy, np. potwierdzające doświadczenie, kwalifikacje zawodowe i wykształcenie wykraczające poza wymagane na obsadzanym stanowisku; dotyczy to zwykłych danych (trzeba dołączyć zgodę),
● wyłącznie z inicjatywy własnej (dane wrażliwe)
świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia w innym roku kalendarzowym niż ten, w którym kandydat ubiega się o zatrudnienie
dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy

Pani Iza stara się o posadę archiwisty w prywatnej spółce, która wymaga co najmniej wykształcenia wyższego w kierunku archiwistyki lub bibliotekoznawstwa. Spółka żąda przedstawienia dokumentów potwierdzających wyższe wykształcenie, czyli dyplomu ukończenia studiów wyższych. Ma do tego prawo – zgodnie z Kp oraz rdp pracodawca może wymagać od kandydata do pracy wykształcenia niezbędnego na danym stanowisku, a w części A akt osobowych umieścić dokumenty to poświadczające.

Z kolei w świetle art. 77 Prawa o szkolnictwie wyższym (z 20.07.2018, DzU poz. 1668) dyplom to jedyny dokument potwierdzający ukończenie studiów. Absolwent studiów otrzymuje dyplom ich ukończenia na określonym kierunku i profilu, potwierdzający wykształcenie wyższe oraz tytuł zawodowy:

  • licencjata, inżyniera albo równorzędny, potwierdzający wykształcenie wyższe na tym samym poziomie – na studiach I stopnia,
  • magistra lub magistra inżyniera, potwierdzający wykształcenie wyższe na tym samym poziomie – na studiach II stopnia lub jednolitych studiach magisterskich.

Uczelnia wydaje absolwentowi dyplom i jego 2 odpisy, w ciągu 30 dni od dnia ukończenia studiów (zwykle jest to data złożenia egzaminu dyplomowego, ostatniego wymaganego programem studiów egzaminu albo zaliczenia ostatniej wymaganej programem studiów praktyki), w tym – na wniosek absolwenta – także odpis w języku obcym. Wzór dyplomu zatwierdza senat uczelni. Skoro zgodnie ze wzorem elementem dyplomu ukończenia studiów jest zdjęcie, zatrudniający ma prawo taki dyplom – wraz z fotografią – umieścić w części A akt osobowych.

Do końca 2018 pracodawca miał obowiązek przechowywać w pierwszej części teczki personalnej świadectwa pracy przedstawione przez kandydata, które obejmowały okresy zatrudnienia przypadające w roku kalendarzowym, w którym ubiegał się on o posadę. Jeśli więc rekrutacja następowała w styczniu, to w zasadzie pracodawca nie miał prawa domagać się żadnego świadectwa. Inne świadectwa zainteresowany mógł dołączyć dobrowolnie w celu umieszczenia ich w części A akt osobowych.

Od 1.01.2019 od kandydata do pracy może żądać tylu świadectw pracy, ile potwierdza okresy zatrudnienia wymagane na dane stanowisko. Pozostałe świadectwa kandydat może przedstawić dobrowolnie.

Nowością jest również to, że zawsze przed orzeczeniem stwierdzającym brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku wydanym w wyniku wstępnych badań lekarskich w aktach (w części A) trzeba umieścić skierowanie na takie badania.

Pracownik – część B teczki personalnej

Od 1.05.2019 można żądać od pracownika podania następujących danych (oprócz tych, które podał jako kandydat do pracy):

  • adres zamieszkania,
  • PESEL, a w razie jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość,
  • numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,
  • inne dane osobowe pracownika, a także jego dzieci (zwykle są to dane oświadczane na potrzeby urlopów na dzieci i tzw. zwolnienia opiekuńczego) oraz innych członków najbliższej rodziny (głównie na potrzeby urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego), jeżeli ich podanie jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
  • wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
  • inne dane osobowe niż wymienione, jeżeli jest to niezbędne do wykonania obowiązku prawnego nałożonego na pracodawcę przepisem prawa, w tym m.in. informacje:
    • potrzebne do rozliczeń z ZUS, fiskusem i NFZ,
    • o wyznaniu, np. w celu uzyskania przez pracownika wolnego w „swoje” święto,
    • ujawniające majątek pracownika sfery budżetowej, który na podstawie odpowiednich ustaw ma obowiązek złożenia oświadczeń majątkowych.

Wskazane dane pracownik ma obowiązek podać pracodawcy (nie są ujawniane na zasadzie dobrowolności), co do zasady w formie oświadczenia, a pracodawca ma prawo się domagać ich udokumentowania w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.

Choć rdp nie zawiera już pomocniczego wzoru kwestionariusza osobowego dla pracownika, nic nie stoi na przeszkodzie, by oświadczenie odbierane od nowo zatrudnionego nadal było tak zatytułowane. Przykład kwestionariusza odpowiadającego wymogom obowiązującym od 4.05.2019 zamieszczamy poniżej.

Kwestionariusz osobowy pracownika
1. Imię (imiona) i nazwisko pracownika
..............................................................................................................................................
2. Numer PESEL, a w razie jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość
..............................................................................................................................................
3. Numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych
..............................................................................................................................................
4. Inne dane osobowe pracownika, a także jego dzieci i innych członków najbliższej rodziny, jeżeli ich podanie jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy
..............................................................................................................................................
5. Wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie
..............................................................................................................................................
6. Inne dane osobowe niż wymienione, jeżeli są niezbędne do realizacji uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa
..............................................................................................................................................
............................................
(miejscowość i data)
............................................
(podpis pracownika)

Oświadczenia
Oświadczam, że dane zawarte w pkt 1 i 2 są zgodne z moim dowodem osobistym lub z innym dokumentem potwierdzającym moją tożsamość.
................................ (podpis kandydata do pracy)
Oświadczam, że dane osobowe niewymagane przepisami prawa pracy podaję w pełni świadomie i dobrowolnie, a wrażliwe dane osobowe – dodatkowo z własnej inicjatywy.
................................ (podpis kandydata do pracy)
Oświadczam, że dane wskazane przeze mnie w niniejszym kwestionariuszu są rzetelne i zgodne z prawdą.
................................ (podpis kandydata do pracy)
Ew. informacja o prawach kandydata do pracy w zakresie ochrony danych osobowych (tzw. klauzula informacyjna)

Informacja o prawach pracownika w zakresie przetwarzania danych osobowych
Warszawa, 6.05.2019
Na podstawie art. 13 rozporządzenia RODO informuję, że:
1. [Tożsamość i dane administratora oraz – gdy ma to zastosowanie – tożsamość i dane przedstawiciela] Administratorem przekazywanych danych osobowych jest firma Asterix sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Lubelskiej 66/77, 03-987 Warszawa.
2. [Brak inspektora ochrony danych] Administrator nie ma prawnego obowiązku wyznaczenia inspektora ochrony danych.
3. [Cele i podstawa prawna przetwarzania] Przekazane dane osobowe będą przetwarzane na potrzeby zawarcia i wykonania umowy o pracę oraz w celu realizacji uprawnienia lub obowiązku wynikającego z przepisu prawa, na podstawie art. 221 § 3–5 i art. 221a Kodeksu pracy.
4. [Informacja o odbiorcach danych osobowych] Administrator przekazuje dane osobowe pracownika do: ZUS, US, NFZ, PFRON, jednostki medycyny pracy, zewnętrznej służby bhp, firmy serwisującej sprzęt teleinformatyczny, biura rachunkowego, organów kontroli prawa, zakładu ubezpieczeń.
5. [Informacja o zamiarze przekazania danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej] Administrator stwierdza, że nie ma takich zamiarów.
6. [Okres przetwarzania danych] Przekazane dane osobowe administrator będzie przetwarzał przez czas trwania umowy o pracę oraz przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustanie zatrudnienie.
7. Ma Pani/Pan prawo dostępu do danych.
8. Ma Pani/Pan prawo sprostowania danych.
9. Ma Pani/Pan prawo usunięcia danych.
10. Ma Pani/Pan prawo ograniczenia przetwarzania danych.
11. Ma Pani/Pan prawo przenoszenia danych.
12. Ma Pani/Pan prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych.
13. [Realizacja przez Administratora praw osoby zainteresowanej] Administrator prowadzi z Panią/Panem korespondencję w zakresie praw określonych w pkt 7–12 niniejszej informacji w zwięzłej, przejrzystej, zrozumiałej i łatwo dostępnej formie, jasnym i prostym językiem, w tym m.in. udziela:
● Pani/Panu informacji o podjętych działaniach bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca, a w razie potrzeby – z uwagi na skomplikowany charakter pańskiego żądania – może ten termin wydłużyć o kolejne 2 mies., informując o tym Panią/Pana w ciągu miesiąca od zgłoszenia żądania i podając przyczynę opóźnienia,
● udziela informacji i podejmuje działania w zakresie wskazanych praw co do zasady nieodpłatnie. Jeżeli Pani/Pana żądania będą ewidentnie nieuzasadnione lub nadmierne, w szczególności ze względu na ich ustawiczność, Administrator może:
– pobrać rozsądną opłatę, uwzględniając koszty administracyjne,
– odmówić podjęcia działań w związku z żądaniem.
14. [Skarga do organu nadzorczego] Zgodnie z art. 77 rozporządzenia RODO, bez uszczerbku dla innych środków administracyjnych lub środków ochrony prawnej przed sądem, ma Pani/Pan prawo wnieść skargę do organu nadzorczego (prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych), w szczególności w państwie członkowskim UE swojego zwykłego pobytu, miejsca pracy lub popełnienia domniemanego naruszenia, jeżeli sądzi Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych narusza rozporządzenie RODO.
15. [Charakter obowiązku przekazania danych] Dane osobowe wymagane Kodeksem pracy i odrębnymi przepisami ma Pani/Pan obowiązek podać. Pozostałe dane podaje Pani/Pan dobrowolnie.
Ilona Ostrowska, wiceprezes zarządu Asterix sp. z o.o
........................................................
(podpis osoby upoważnionej przez Administratora/podmiot przetwarzający)

Inne zwykłe dane osobowe pracownik może ujawnić (fakultatywnie) za swoją zgodą, a pracodawca ma prawo go do tego zachęcać. Dane wrażliwe może podać wyłącznie z własnej inicjatywy.

Podobnie jak w części A, również w części B teczek personalnych pracodawca może gromadzić oświadczenia lub dokumenty. Co do zasady powinny wystarczyć oświadczenia, a dokumenty składa się, gdy są niezbędne.

Pracodawca może przechowywać dyplomy ukończenia studiów, certyfikaty ze szkoleń i kursów oraz świadectwa pracy, gdyż tylko na ich podstawie będzie mógł prawidłowo zweryfikować i ustalić wiele uprawnień pracowniczych, np. wymiar urlopu wypoczynkowego, wysokość nagrody jubileuszowej, dodatku stażowego czy odprawy emerytalnej w sektorze finansów publicznych.

Nie jest natomiast konieczne gromadzenie w części B dokumentów potwierdzających udzielenie pracownikowi zwolnień okolicznościowych. Przykładowo: aby sprawdzić uprawnienie zatrudnionego do zwolnienia od pracy w wymiarze 2 dni z powodu śmierci małżonka, jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy (§ 15 pkt 1 rozporządzenia MPiPS z 15.05.1996 w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy, DzU z 2014 poz. 1632), wystarczy przedstawienie aktu zgonu do wglądu.

Co trzeba gromadzić w części B akt osobowych
do 31.12.2018 od 1.01.2019 lub od 4.05.2019[*]
dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia pracownika (zwyczajowo pracodawca umieszczał tu wypełniony przez pracownika kwestionariusz osobowy) oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych gromadzonych w związku z nawiązaniem stosunku pracy
umowę o pracę, a jeśli nie zawarto jej w formie pisemnej – potwierdzenie ustaleń w kwestii stron umowy, jej rodzaju oraz warunków, a także zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w taki sposób określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę
dokumenty dotyczące wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu ustawy o emeryturach pomostowych
pisemne potwierdzenia zapoznania się przez pracownika z przepisami i informacjami określonymi w § 3 rdp ● potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy albo obwieszczenia o przyjętych systemach i rozkładach czasu pracy oraz o przyjętych okresach rozliczeniowych, z przepisami i zasadami bhp oraz zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji,
● potwierdzenie poinformowania pracownika o warunkach zatrudnienia i zmianie tych warunków, o warunkach zatrudnienia delegowanego i zmianie tych warunków, o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu, o ryzyku zawodowym oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bhp dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia bhp
­– potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego i jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami
oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem (art. 1891Kp)
dokumenty dotyczące powierzenia mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się dokumenty dotyczące: powierzenia mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się oraz przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się
dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych albo ze zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na innych zasadach niż podnoszenie kwalifikacji zawodowych
dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia
dokumenty związane z korzystaniem z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, ojcowskiego i wychowawczego dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopów na dzieci, wymienionych obok
dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy go udzielającego
dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy przez pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego
dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu bezpłatnego dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego
orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi skierowania i orzeczenia lekarskie dotyczące:
● wstępnych badań lekarskich pracowników młodocianych przenoszonych na inne stanowisko oraz pozostałych pracowników przesuwanych na stanowiska, na których występują czynniki szkodliwe dla zdrowia lub warunki uciążliwe,
● okresowych i kontrolnych badań lekarskich wszystkich pracowników
umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony ją zawarły w okresie pozostawania w stosunku pracy
wniosek pracownika o poinformowanie inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopia informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy
wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, stosowania skróconego tygodnia pracy lub weekendowego systemu czasu pracy (pozycje te zostały przeniesione poza akta osobowe, do dokumentacji indywidualnej)
korespondencję z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania
informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony

[*] Nowe elementy części B akt osobowych obowiązują co do zasady od 1.01.2019, a od 4.05.2019 – dotyczące danych osobowych pozyskiwanych od pracownika w oświadczeniu (kwestionariuszu osobowym).

Części C i D teczek osobowych

Trzecia część teczki personalnej ma co do zasady charakter otwarty, tj. pracodawca gromadzi w niej oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem bądź wygaśnięciem stosunku pracy wymienione w rdp lub inne, o ile są zgodne z prawem i przeznaczeniem danej części akt osobowych.

Na tej zasadzie często zamieszcza się tu tzw. obiegówki, czyli dokumenty potwierdzające rozliczenie się zwalnianej osoby z każdą komórką organizacyjną firmy, inne pisma od niej dotyczące roszczeń kierowanych pod adresem pracodawcy, np. o wypłatę świadczenia czy pozwy złożone w sądzie.

Część D akt osobowych, poświęconą odpowiedzialności porządkowej pracownika, pracodawca dzieli na „podzbiory” obejmujące dokumenty dotyczące jednej sankcji porządkowej, np. D1 – kara nałożona na pracownika najwcześniej, D2 – druga kara nałożona na pracownika itd. Zasady chronologii, numeracji oraz spisu treści stosuje się wówczas oddzielnie do każdego podzbioru. W chwili zatarcia pierwszej kary usuwa się jej podzbiór, zmienia numerację wszystkich następnych podzbiorów oraz wymienia lub koryguje spisy treści.

Co trzeba gromadzić w części C akt osobowych
do 31.12.2018 od 1.01.2019[*]
dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym:
● oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
● dokumenty dotyczące żądania wydania świadectwa pracy
oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy, w tym:
● oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę,
● wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy
dokumenty związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy
kopię wydanego świadectwa pracy[*]
potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym (art. 884 § 2 Kpc)
umowę o zakazie konkurencji obowiązującą po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony ją zawarły
orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy skierowania i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających (art. 229 § 5 pkt 2 Kp).

[*] Nowe elementy części C akt osobowych obowiązują generalnie od 1.01.2019, a od 4.05.2019 nie wypełnia się w świadectwie pracy rubryki dotyczącej imion rodziców zwalnianego pracownika.

Dokumentacja stosunku pracy

Od 1.01.2019 pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika, poza aktami osobowymi, dokumentację ze stosunku pracy (indywidualną), która składa się z 4 części (wcześniej z 3). Nie ma wymogu, by wszystkie części były przechowywane razem, w jednej teczce (najczęściej nie jest to możliwe).

W pierwszej części dokumentacji ze stosunku pracy, dotyczącej ewidencji czasu pracy, pracodawca umieszcza:

  • kartę ewidencji czasu pracy obejmującą: liczbę przepracowanych godzin oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy (wcześniej tylko liczbę przepracowanych godzin w poszczególnych dobach, w tym w niedziele i święta oraz dni wolne z racji 5-dniowego tygodnia pracy), liczbę godzin przepracowanych w porze nocnej, liczbę nadgodzin, dni wolne od pracy z oznaczeniem tytułu ich udzielenia, liczbę godzin dyżuru, godziny jego rozpoczęcia i zakończenia oraz miejsce pełnienia (wcześniej tylko liczbę godzin dyżuru), rodzaj i wymiar zwolnienia od pracy oraz innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy, wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy, czas pracy młodocianych przy pracach im wzbronionych, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przygotowania zawodowego,
  • wnioski pracownika dotyczące: udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych, ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w razie wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat, ustalenia indywidualnego systemu czasu pracy, stosowania systemu skróconego tygodnia pracy, weekendowego systemu czasu pracy, rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy oraz przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy,
  • dokumenty związane: ze stosowaniem zadaniowego systemu czasu pracy, z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za pracę w dniu wolnym od pracy z racji przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy, z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub z pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do pracy,
  • zgody: pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 lat na wykonywanie pracy w systemach przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy ponad 8 godz., na zatrudnianie w nadgodzinach, porze nocnej, systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy oraz pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnienie w systemie przerywanego czasu pracy.

W drugiej części dokumentacji indywidualnej, nazywanej kartoteką płacową, pracodawca od 1.01.2019 gromadzi: kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz ew. wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Część trzecia zawiera dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego (wnioski lub karty urlopowe). Część czwarta, dotycząca bhp, obejmuje kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Spis treści artykułu
Spis treści artykułu:
Temat: „Prawo Pracy”
Koronawirus

Zasady wykonywania pracy zdalnej określa pracodawca

Renata Majewska
Po zamknięciu szkół i przedszkoli oraz ogłoszeniu zagrożenia epidemicznego spółka handlowa wdraża pracę zdalną w jak najszerszym zakresie. Do wytypowanych do niej pracowników prezes skieruje pisemne polecenia realizacji zadań w domach – na razie przez 3 tyg., z ewentualnością przedłużenia tego okresu w razie pogłębienia się kryzysu.
Czy w tym piśmie możemy zobowiązać zatrudnionych do pozostawania w dyspozycji e-mailowej i telefonicznej w godzinach pracy oraz do przesyłania bieżących raportów, jakie zadania danego dnia wykonali?

Pracodawca ma prawo żądać od „zdalnego” pracownika pozostawania w dyspozycji e-mailowej i telefonicznej w godzinach pracy pod warunkiem, że dostarczy mu służbowy komputer i telefon. Może też wymagać, aby codziennie komunikował mu wyniki pracy.


Koronawirus

Czasowa zmiana miejsca pracy niepełnosprawnego – tylko za jego zgodą

Renata Majewska
Z powodu epidemii koronawirusa przedsiębiorca chce – na podstawie art. 42 § 4 Kp – czasowo powierzyć inne obowiązki pracownikowi z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności. Po zmianie swoje zadania wykonywałby on w tej samej miejscowości, ale pod innym adresem niż określony w umowie o pracę.
Czy zgodnie z przywołanym przepisem wystarczy wydać mu polecenie, czy jednak należy uzyskać jego zgodę?

Nie można szybko przenieść niepełnosprawnego do innego miejsca pracy, choćby przejściowo, w trybie polecenia pracodawcy. Do tego potrzebna jest pisemna akceptacja pracownika, a więc zmiana angażu na mocy porozumienia stron (aneks) albo wypowiedzenia zmieniającego.


Koronawirus

Badania okresowe dopiero po pandemii

Krzysztof Tandecki
Pracownik, któremu skończy się ważność badań profilaktycznych, może je wykonać, gdy minie zagrożenie epidemiologiczne. Bez badań wstępnych i kontrolnych nadal nie wolno dopuścić do pracy.

Taki sposób postępowania zaproponował Główny Inspektor Pracy w skierowanym do jednostek Państwowej Inspekcji Pracy stanowisku z 16.03.2020 (GIP-GNN.50.2.2020.1).


Prawo pracy

Odroczony urlop rodzicielski – także na wniosek sprzed porodu

Renata Majewska
Pracownica 2 lata temu, jeszcze przed porodem, złożyła wniosek o urlop macierzyński w pełnym wymiarze (z tytułu urodzenia jednego dziecka) oraz o 8 tyg. rodzicielskiego zaraz po zakończeniu tego pierwszego urlopu, na podstawie art. 1821a § 1 Kp. Teraz zgłosiła wniosek o 8 tyg. tzw. odroczonego urlopu rodzicielskiego.
Czy spełnia ustawowe warunki, skoro pierwszy wniosek o część urlopu rodzicielskiego odebranego bezpośrednio po macierzyńskim przekazała przed datą porodu? Jeśli tak, to czy wymagać od ojca oświadczenia o niekorzystaniu z rodzicielskiego, aby się nie okazało, że wykorzystał resztę tego urlopu u swojego pracodawcy?

Złożenie wniosku o część urlopu rodzicielskiego jeszcze przed planowaną datą porodu nie przekreśla możliwości przejścia później na odroczony urlop rodzicielski, po spełnieniu oczywiście kilku przesłanek. Do wniosku należy dołączyć oświadczenie pracownika:

  • o braku zamiaru korzystania przez drugiego rodzica, przez okres wskazany we wniosku, z urlopu rodzicielskiego albo zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający okresowi urlopu rodzicielskiego albo
  • o okresie, w którym drugi rodzic chce w okresie objętym wnioskiem korzystać z urlopu rodzicielskiego bądź zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający okresowi urlopu rodzicielskiego.

Prawo pracy

Zwrot przez pracownika kosztów kursu – wyłącznie po pisemnym zobowiązaniu

Renata Majewska
Prezes spółki zapisał pracownika na drogie szkolenie, nie informując go o tym. Kilka dni później pracownik złożył 3-miesięczne wypowiedzenie umowy o pracę. Spółka chce obciążyć go kosztami kursu, jeśli nie uda się ich odzyskać.
Czy ma do tego prawo, skoro pracownik nie podpisał żadnego dokumentu związanego z tym szkoleniem, a nawet nie wiedział o skierowaniu go na nie?

Spółka nie może żądać od pracownika zwrotu opłaty za szkolenie, w którym nie bierze udziału z powodu ujawnienia zamiaru odejścia z firmy. Byłoby to możliwe, gdyby pracownik podpisał umowę o podnoszenie kwalifikacji zawodowych z inicjatywy lub za zgodą pracodawcy, zawierającą zobowiązanie do pozostawania w zatrudnieniu przez pewien czas po zakończeniu nauki.


Procedury

Przeciwdziałanie koronawirusowi w miejscu pracy

Renata Majewska
Praca zdalna w domu oraz dłuższy zasiłek opiekuńczy to nowe narzędzia walki pracodawców z zagrożeniem epidemią w zakładach pracy.

Metody te wynikają z ustawy z 2.03.2020 o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (DzU poz. 374, dalej ustawa). Weszła ona w życie następnego dnia po dacie ogłoszenia, czyli 8.03.2020. Niżej omówione przepisy mają obowiązywać maksymalnie przez 180 dni.


Koronawirus

Przymusowy urlop wykluczony nawet w dobie pandemii

Renata Majewska
W związku z koronawirusem i ogłoszeniem zagrożenia epidemicznego racjonalizujemy zatrudnienie (sieć punktów drogeryjnych). Kierujemy do pracy zdalnej każdego, kogo możemy, np. personel administracyjny. Do obsługi klientów salonów zostawiamy tylko niezbędnych pracowników, jednak i tak znacznie ograniczyliśmy pracę stacjonarną kasjerek. Niebawem do pracy wraca, z urlopu rodzicielskiego wziętego bezpośrednio po macierzyńskim, pracownica zatrudniona właśnie na stanowisku kasjerki. W obecnej sytuacji nie jest nam niezbędna w sklepie.
Czy mamy prawo wysłać ją odgórnie na urlop wypoczynkowy (ma do wykorzystania łącznie 56 dni), który i tak powinna odebrać po urlopach na dzieci? Jest to dla niej rozwiązanie korzystniejsze od pozostawania w stanie przestoju. Czy na urlop wypoczynkowy musi wyrazić zgodę?

Pracodawca nie może zmusić pracownicy do przejścia na urlop wypoczynkowy bezpośrednio po urlopie macierzyńskim czy rodzicielskim. W tym celu ona sama składa dobrowolnie wniosek o wypoczynek, który trzeba uhonorować.


Wynagrodzenia

Jak sporządzić listę płac za pracowników w 2020

Renata Majewska
Przedstawiamy schemat rozliczania na liście płac pracowników podlegających nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu.

Zmiany podatkowe wpływające na sposób sporządzania listy płac obowiązują już od 2019 („zerowy PIT” od sierpnia, a wyższe koszty pracownicze i niższa stawka PIT od października). Jednak od 2020 obowiązki pracodawców uległy pewnej modyfikacji. Przykładowo zwolnienie podatkowe dla osób do 26. roku życia płatnik od 1.01.2020 stosuje „z automatu” do przychodów młodego pracownika, bez konieczności składania przez niego pisemnego oświadczenia, a pracownik nie może już wnioskować o objęcie go stawką PIT 17,75%. Inaczej też nalicza się zaliczkę na PIT w miesiącu, w którym dochody zatrudnionego przekroczyły 85 528 zł. Poniżej przedstawiamy obowiązujące zasady.


Prawo pracy

Orzeczenie lekarskie w aktach pracownika – oryginał czy kopia

Magdalena Januszewska
Prowadzimy dokumentację pracowniczą w formie papierowej. Pracownicy przedkładają orzeczenia lekarskie od lekarzy medycyny pracy po skierowaniu przez pracodawcę na badania.
Czy to prawda, że nie można wówczas przyjąć oryginału orzeczenia, należy je skserować i złożyć do akt kopię?

Niezupełnie. Zasada przechowywania kopii dokumentów w aktach pracowniczych wynika z § 5 rozporządzenia MRPiPS z 10.12.2018 w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU poz. 2369). Zgodnie z tym przepisem pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub przez pracownika, poświadczone przez pracodawcę lub osobę przez niego upoważnioną za zgodność z przedłożonym dokumentem.


Praca, świadczenia i ubezpieczenia

Wyższe świadczenie urlopowe od sierpnia 2019 r.

Jadwiga Sztabińska
Czy jeśli pracownik uzyskał prawo do świadczenia urlopowego po 1.08.2019 r., pracodawca powinien był je naliczyć adekwatnie do odpisu podstawowego, obowiązującego od tej daty?

Terminarz zapisywania do PPK osób zatrudnionych w podmiocie 50+

Renata Majewska

PPK (nowy model oszczędzania na emeryturę przez pracobiorców przy partycypacji pracodawcy i budżetu państwa) powstają w kilku etapach: wybór instytucji finansowej, zawarcie z nią umowy o zarządzanie, a następnie jednej dla całej załogi umowy o prowadzenie PPK.


Wskaźniki i świadczenia

Refundacje i minimalna płaca młodocianych – w górę od grudnia

Renata Majewska
Od 1.12.2019 pracodawcy otrzymują większe dopłaty za szkolenie pracowników podczas kryzysu oraz zatrudnienie bezrobotnych i niepełnosprawnych. Wzrosło również minimalne wynagrodzenie młodocianych pracowników.

Prawo pracy

Kiedy przesunięcie terminu wypłaty wymusza zmianę umowy o pracę

W umowie pracownika znajduje się zapis, że wynagrodzenie za pracę będzie wypłacane do końca miesiąca, za który przysługuje. Jest przygotowywany regulamin pracy zakładający przesunięcie tego terminu na 10. dzień następnego miesiąca za miesiąc poprzedni.
Czy ta zmiana wymaga modyfikacji umowy o pracę?

Praca, świadczenia i ubezpieczenia

Okresy archiwizacji dokumentów dotyczących umów zlecenia

Jadwiga Sztabińska
Jak długo powinny być przechowywane dokumenty związane z umowami zlecenia?

Praca, świadczenia i ubezpieczenia

Odprawa ekonomiczna zależy od długości zatrudnienia

Renata Majewska
Firma angażuje ok. 20 pracowników. Zatrudniona w niej na stałe (od 1.11.2017 r.) osoba dostała we wrześniu 2019 r. wypowiedzenie w związku z likwidacją stanowiska pracy. Stosunek pracy ustał 31.10.2019 r.
Czy należała się jej 1-, czy 2-miesięczna odprawa ekonomiczna? Jak liczyć lata pracy uprawniające do wyższego świadczenia – czy minęły dokładnie 31.10.2019 r.?

Podatki i prawo gospodarcze

Wydatki związane z krótkoterminowym oddelegowaniem pracownika

Marcin Szymankiewicz
Nasza spółka z o.o. wchodzi w skład grupy kapitałowej. Należą do niej także spółki zagraniczne, do których czasowo oddelegowujemy pracowników na okres od 3 do 6 mies. Celem jest nabywanie przez nich nowych umiejętności eksperckich i menedżerskich. Czerpią oni wiedzę i doświadczenie od pracowników zagranicznych spółek i te dodatkowe kompetencje wykorzystują podczas wykonywania obowiązków służbowych w spółce macierzystej. Oddelegowany nie zawiera umowy o pracę z zagraniczną spółką. Ponosimy również wszystkie koszty związane z oddelegowaniem (wynagrodzenia z narzutami, koszty podróży, wizy, tłumaczenia).
Czy wydatki te stanowią dla nas koszty uzyskania przychodów?

Dokumentacja pracownicza

Nowy wzór świadectwa pracy

Renata Majewska
Treść świadectwa pracy została dostosowana do zmienionych przepisów Kp, dotyczących m.in. trybu wydawania i sprostowania tego dokumentu.

Obowiązujące od 7.09.2019 rozporządzenie MRPiPS z 30.08.2019 zmieniające rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy (DzU poz. 1709) wprowadza nowy pomocniczy wzór tego dokumentu.

Z treści rozporządzenia MPiPS z 30.12.2016 w sprawie świadectwa pracy (DzU z 2018 poz. 1289) usunięto (bądź zmieniono) ponadto kilka przepisów sprzecznych z nowymi regulacjami Kp.


Prawo pracy

Kwoty wolne od potrąceń egzekucyjnych w ostatnim kwartale 2019

Renata Majewska
Od października wzrosły minima pozostawiane pracownikom-dłużnikom, którzy nie podlegają uldze „zerowy PIT”.

Kwota wolna to minimalna suma, jaką pracodawca musi wysłać na rachunek bankowy lub wypłacić „do ręki” pracownikowi, z którego wynagrodzenia dokonuje obowiązkowych bądź dobrowolnych potrąceń (egzekucyjnych albo pozaegzekucyjnych). Jest to odpowiedni odsetek minimalnej płacy netto:

  • dla obligatoryjnych potrąceń świadczeń niealimentacyjnych – 100%, dla zaliczek pieniężnych – 75% i dla kar pieniężnych – 90%,
  • dla dobrowolnych potrąceń na rzecz pracodawcy – 100%, a na rzecz osób trzecich – 80%.

Praca, świadczenia i ubezpieczenia

Jakie dokumenty są potrzebne zatrudniającemu do pobrania składki związkowej

Jadwiga Sztabińska
Związek zawodowy przysłał wniosek o potrącanie składki członkowskiej za osobę zatrudnioną na zlecenie. Nie mamy jednak zgody tej osoby na dokonywanie potrąceń.
Czy zawsze jest ona konieczna?

Praca, świadczenia i ubezpieczenia

Terminy zapisywania do PPK osób zatrudnionych w podmiocie 250+

Renata Majewska
Spółka 31.12.2018 r. zatrudniała ponad 250 osób. Od 1.07.2019 r. została zatem objęta ustawą o pracowniczych planach kapitałowych (PPK). Umowę o zarządzanie PPK planuje podpisać na początku października 2019 r., a umowę o prowadzenie PPK – pod koniec tego miesiąca. Wiem, że osoby zatrudnione 1.07.2019 r. przystępują do PPK najpóźniej 12.11.2019 r.
Od kiedy uczestnikami programu stają się przyjmowani do pracy po 1.07.2019 r.?

Logowanie

email:

hasło:

 

 

Logowanie za pomocą emaila

Jeżeli nie pamiętasz hasła albo nie masz konta, to wyślemy na Twój email wiadomość weryfikującą. Po kliknięciu w link z emaila będziesz zalogowany na urządzeniu do chwili wylogowania.

email:

Klikając w poniższy link zgadzasz się na zapisanie podanych w formularzu danych i wykorzystywanie ich zgodnie z polityką przetwarzania danych dostępną w dokumencie ⇒Polityka przetwarzania danych osobowych (RODO)⇐

 

Logowanie do za pomocą emaila

Sprawdzanie danych....