Dokumentacja pracownicza (cz. III) – zawartość akt osobowych i dokumentacji indywidualnej

Renata Majewska Biuro Kadr i Płac

Dokumenty zebrane podczas rekrutacji i trwania zatrudnienia pracodawca gromadzi częściowo w aktach osobowych (tzw. teczkach personalnych), a częściowo w tzw. dokumentacji indywidualnej przechowywanej poza aktami osobowymi.
  • MPiPS – Minister Pracy i Polityki Społecznej
  • Kp – Kodeks pracy
  • Kpc – Kodeks postępowania cywilnego
  • MRPiPS – Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej (akt osobowych i dokumentacji indywidualnej) regulują art. 221, 221a i 221b Kp oraz wydane na jego podstawie nowe rozporządzenie MRPiPS z 10.12.2018 w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU poz. 2369, dalej rdp).

Przypomnijmy, że akta osobowe dzielą się obecnie na 4 części: A (ubieganie się o zatrudnienie), B (nawiązanie i przebieg stosunku pracy), C (ustanie zatrudnienia), D (odpowiedzialność porządkowa pracownika).

Kandydat do pracy – część A teczki personalnej

Pierwsza część akt osobowych ma charakter zamknięty, co oznacza, że wolno w niej gromadzić tylko dokumenty, które kandydat musi lub może przedłożyć (patrz tabele dalej). Nie można w niej umieszczać innych formularzy i druków (pracodawca nie ma prawa np. żądać przedłożenia referencji z poprzednich miejsc pracy). W żadnej części akt osobowych nie zamieszcza się kserokopii dowodu osobistego kandydata do pracy czy pracownika.

Uwaga: zarówno w części A akt osobowych, jak i w części B pracodawca gromadzi oświadczenia lub dokumenty. Ma zatem prawo żądać potwierdzenia przez kandydata/pracownika podawanych przez niego informacji w formie np. dyplomu ukończenia studiów wyższych, certyfikatu uczestnictwa w kursie, świadectwa pracy poświadczającego staż wymagany na danym stanowisku. Kiedy domagać się oświadczeń, a kiedy dokumentów, decyduje sam pracodawca – w zależności od konkretnego przepisu i stosowanej przez niego polityki personalnej. Biorąc jednak pod uwagę wynikającą z RODO zasadę minimalizacji danych osobowych i ograniczenia ich przechowywania, ogólnie powinien się posiłkować oświadczeniami, a dokumentami – jedynie, gdy jest to niezbędne do osiągnięcia zakładanego celu.

Przyjmuje się, że zatrudniający może żądać od osoby kandydującej przedstawienia dokumentów poświadczających wymagane na obsadzanym stanowisku kwalifikacje zawodowe, wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Zresztą wprost wskazuje na to rdp.

Od kandydata do pracy nie wolno żądać dostarczenia zdjęcia. Może on udostępnić swój wizerunek tylko za swoją zgodą (najlepiej pisemną) wyrażoną z własnej inicjatywy. Nie dotyczy to sytuacji, gdy obowiązek ujawnienia wizerunku wynika z odrębnych przepisów.

Jakie dokumenty musi przedłożyć osoba ubiegająca się o zatrudnienie (część A akt osobowych)
do 31.12.2018 od 1.01.2019 lub od 4.05.2019
wypełniony kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie (jego pomocniczy wzór określał zał. nr 1 do rdp) ● oświadczenia lub dokumenty zgromadzone w związku z zatrudnieniem, obejmujące dane osobowe, jakie osoba ubiegająca się o posadę przedstawia obowiązkowo od 4.05.2019:
– na podstawie Kp – imię i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe wskazane przez kandydata oraz dane niezbędne na oferowanym stanowisku: przebieg dotychczasowego zatrudnienia, kwalifikacje zawodowe i wykształcenie niezbędne do obsadzenia stanowiska,
– na podstawie odrębnych przepisów – niezbędne do realizacji uprawnienia lub spełnienia obowiązku,
● od 1.01.2019 rdp nie zawiera pomocniczego wzoru kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie
świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia w roku kalendarzowym, w którym kandydat stara się o pracę
dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania oferowanej pracy
świadectwo ukończenia gimnazjum osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego
orzeczenia lekarskie o braku przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku od 1.01.2019:
● skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych badań lekarskich osób przyjmowanych do pracy,
● skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich z poprzednich miejsc pracy – osób przyjmowanych do pracy, których pracodawca nie musi kierować na wstępne badania lekarskie
Jakie dokumenty może przedłożyć osoba ubiegająca się o zatrudnienie (część A akt osobowych)
od 1.01.2019 od 4.05.2019
dokumenty potwierdzające umiejętności i osiągnięcia zawodowe oświadczenia i dokumenty zgromadzone w związku z zatrudnieniem, obejmujące dane osobowe, które osoba przyjmowana do pracy udostępnia podmiotowi zatrudniającemu dobrowolnie za swoją zgodą wyrażoną:
● z inicjatywy własnej lub pracodawcy, np. potwierdzające doświadczenie, kwalifikacje zawodowe i wykształcenie wykraczające poza wymagane na obsadzanym stanowisku; dotyczy to zwykłych danych (trzeba dołączyć zgodę),
● wyłącznie z inicjatywy własnej (dane wrażliwe)
świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia w innym roku kalendarzowym niż ten, w którym kandydat ubiega się o zatrudnienie
dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy

Pani Iza stara się o posadę archiwisty w prywatnej spółce, która wymaga co najmniej wykształcenia wyższego w kierunku archiwistyki lub bibliotekoznawstwa. Spółka żąda przedstawienia dokumentów potwierdzających wyższe wykształcenie, czyli dyplomu ukończenia studiów wyższych. Ma do tego prawo – zgodnie z Kp oraz rdp pracodawca może wymagać od kandydata do pracy wykształcenia niezbędnego na danym stanowisku, a w części A akt osobowych umieścić dokumenty to poświadczające.

Z kolei w świetle art. 77 Prawa o szkolnictwie wyższym (z 20.07.2018, DzU poz. 1668) dyplom to jedyny dokument potwierdzający ukończenie studiów. Absolwent studiów otrzymuje dyplom ich ukończenia na określonym kierunku i profilu, potwierdzający wykształcenie wyższe oraz tytuł zawodowy:

  • licencjata, inżyniera albo równorzędny, potwierdzający wykształcenie wyższe na tym samym poziomie – na studiach I stopnia,
  • magistra lub magistra inżyniera, potwierdzający wykształcenie wyższe na tym samym poziomie – na studiach II stopnia lub jednolitych studiach magisterskich.

Uczelnia wydaje absolwentowi dyplom i jego 2 odpisy, w ciągu 30 dni od dnia ukończenia studiów (zwykle jest to data złożenia egzaminu dyplomowego, ostatniego wymaganego programem studiów egzaminu albo zaliczenia ostatniej wymaganej programem studiów praktyki), w tym – na wniosek absolwenta – także odpis w języku obcym. Wzór dyplomu zatwierdza senat uczelni. Skoro zgodnie ze wzorem elementem dyplomu ukończenia studiów jest zdjęcie, zatrudniający ma prawo taki dyplom – wraz z fotografią – umieścić w części A akt osobowych.

Do końca 2018 pracodawca miał obowiązek przechowywać w pierwszej części teczki personalnej świadectwa pracy przedstawione przez kandydata, które obejmowały okresy zatrudnienia przypadające w roku kalendarzowym, w którym ubiegał się on o posadę. Jeśli więc rekrutacja następowała w styczniu, to w zasadzie pracodawca nie miał prawa domagać się żadnego świadectwa. Inne świadectwa zainteresowany mógł dołączyć dobrowolnie w celu umieszczenia ich w części A akt osobowych.

Od 1.01.2019 od kandydata do pracy może żądać tylu świadectw pracy, ile potwierdza okresy zatrudnienia wymagane na dane stanowisko. Pozostałe świadectwa kandydat może przedstawić dobrowolnie.

Nowością jest również to, że zawsze przed orzeczeniem stwierdzającym brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku wydanym w wyniku wstępnych badań lekarskich w aktach (w części A) trzeba umieścić skierowanie na takie badania.

Pracownik – część B teczki personalnej

Od 1.05.2019 można żądać od pracownika podania następujących danych (oprócz tych, które podał jako kandydat do pracy):

  • adres zamieszkania,
  • PESEL, a w razie jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość,
  • numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,
  • inne dane osobowe pracownika, a także jego dzieci (zwykle są to dane oświadczane na potrzeby urlopów na dzieci i tzw. zwolnienia opiekuńczego) oraz innych członków najbliższej rodziny (głównie na potrzeby urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego), jeżeli ich podanie jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
  • wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
  • inne dane osobowe niż wymienione, jeżeli jest to niezbędne do wykonania obowiązku prawnego nałożonego na pracodawcę przepisem prawa, w tym m.in. informacje:
    • potrzebne do rozliczeń z ZUS, fiskusem i NFZ,
    • o wyznaniu, np. w celu uzyskania przez pracownika wolnego w „swoje” święto,
    • ujawniające majątek pracownika sfery budżetowej, który na podstawie odpowiednich ustaw ma obowiązek złożenia oświadczeń majątkowych.

Wskazane dane pracownik ma obowiązek podać pracodawcy (nie są ujawniane na zasadzie dobrowolności), co do zasady w formie oświadczenia, a pracodawca ma prawo się domagać ich udokumentowania w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.

Choć rdp nie zawiera już pomocniczego wzoru kwestionariusza osobowego dla pracownika, nic nie stoi na przeszkodzie, by oświadczenie odbierane od nowo zatrudnionego nadal było tak zatytułowane. Przykład kwestionariusza odpowiadającego wymogom obowiązującym od 4.05.2019 zamieszczamy poniżej.

Kwestionariusz osobowy pracownika
1. Imię (imiona) i nazwisko pracownika
..............................................................................................................................................
2. Numer PESEL, a w razie jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość
..............................................................................................................................................
3. Numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych
..............................................................................................................................................
4. Inne dane osobowe pracownika, a także jego dzieci i innych członków najbliższej rodziny, jeżeli ich podanie jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy
..............................................................................................................................................
5. Wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie
..............................................................................................................................................
6. Inne dane osobowe niż wymienione, jeżeli są niezbędne do realizacji uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa
..............................................................................................................................................
............................................
(miejscowość i data)
............................................
(podpis pracownika)

Oświadczenia
Oświadczam, że dane zawarte w pkt 1 i 2 są zgodne z moim dowodem osobistym lub z innym dokumentem potwierdzającym moją tożsamość.
................................ (podpis kandydata do pracy)
Oświadczam, że dane osobowe niewymagane przepisami prawa pracy podaję w pełni świadomie i dobrowolnie, a wrażliwe dane osobowe – dodatkowo z własnej inicjatywy.
................................ (podpis kandydata do pracy)
Oświadczam, że dane wskazane przeze mnie w niniejszym kwestionariuszu są rzetelne i zgodne z prawdą.
................................ (podpis kandydata do pracy)
Ew. informacja o prawach kandydata do pracy w zakresie ochrony danych osobowych (tzw. klauzula informacyjna)

Informacja o prawach pracownika w zakresie przetwarzania danych osobowych
Warszawa, 6.05.2019
Na podstawie art. 13 rozporządzenia RODO informuję, że:
1. [Tożsamość i dane administratora oraz – gdy ma to zastosowanie – tożsamość i dane przedstawiciela] Administratorem przekazywanych danych osobowych jest firma Asterix sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Lubelskiej 66/77, 03-987 Warszawa.
2. [Brak inspektora ochrony danych] Administrator nie ma prawnego obowiązku wyznaczenia inspektora ochrony danych.
3. [Cele i podstawa prawna przetwarzania] Przekazane dane osobowe będą przetwarzane na potrzeby zawarcia i wykonania umowy o pracę oraz w celu realizacji uprawnienia lub obowiązku wynikającego z przepisu prawa, na podstawie art. 221 § 3–5 i art. 221a Kodeksu pracy.
4. [Informacja o odbiorcach danych osobowych] Administrator przekazuje dane osobowe pracownika do: ZUS, US, NFZ, PFRON, jednostki medycyny pracy, zewnętrznej służby bhp, firmy serwisującej sprzęt teleinformatyczny, biura rachunkowego, organów kontroli prawa, zakładu ubezpieczeń.
5. [Informacja o zamiarze przekazania danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej] Administrator stwierdza, że nie ma takich zamiarów.
6. [Okres przetwarzania danych] Przekazane dane osobowe administrator będzie przetwarzał przez czas trwania umowy o pracę oraz przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustanie zatrudnienie.
7. Ma Pani/Pan prawo dostępu do danych.
8. Ma Pani/Pan prawo sprostowania danych.
9. Ma Pani/Pan prawo usunięcia danych.
10. Ma Pani/Pan prawo ograniczenia przetwarzania danych.
11. Ma Pani/Pan prawo przenoszenia danych.
12. Ma Pani/Pan prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych.
13. [Realizacja przez Administratora praw osoby zainteresowanej] Administrator prowadzi z Panią/Panem korespondencję w zakresie praw określonych w pkt 7–12 niniejszej informacji w zwięzłej, przejrzystej, zrozumiałej i łatwo dostępnej formie, jasnym i prostym językiem, w tym m.in. udziela:
● Pani/Panu informacji o podjętych działaniach bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca, a w razie potrzeby – z uwagi na skomplikowany charakter pańskiego żądania – może ten termin wydłużyć o kolejne 2 mies., informując o tym Panią/Pana w ciągu miesiąca od zgłoszenia żądania i podając przyczynę opóźnienia,
● udziela informacji i podejmuje działania w zakresie wskazanych praw co do zasady nieodpłatnie. Jeżeli Pani/Pana żądania będą ewidentnie nieuzasadnione lub nadmierne, w szczególności ze względu na ich ustawiczność, Administrator może:
– pobrać rozsądną opłatę, uwzględniając koszty administracyjne,
– odmówić podjęcia działań w związku z żądaniem.
14. [Skarga do organu nadzorczego] Zgodnie z art. 77 rozporządzenia RODO, bez uszczerbku dla innych środków administracyjnych lub środków ochrony prawnej przed sądem, ma Pani/Pan prawo wnieść skargę do organu nadzorczego (prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych), w szczególności w państwie członkowskim UE swojego zwykłego pobytu, miejsca pracy lub popełnienia domniemanego naruszenia, jeżeli sądzi Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych narusza rozporządzenie RODO.
15. [Charakter obowiązku przekazania danych] Dane osobowe wymagane Kodeksem pracy i odrębnymi przepisami ma Pani/Pan obowiązek podać. Pozostałe dane podaje Pani/Pan dobrowolnie.
Ilona Ostrowska, wiceprezes zarządu Asterix sp. z o.o
........................................................
(podpis osoby upoważnionej przez Administratora/podmiot przetwarzający)

Inne zwykłe dane osobowe pracownik może ujawnić (fakultatywnie) za swoją zgodą, a pracodawca ma prawo go do tego zachęcać. Dane wrażliwe może podać wyłącznie z własnej inicjatywy.

Podobnie jak w części A, również w części B teczek personalnych pracodawca może gromadzić oświadczenia lub dokumenty. Co do zasady powinny wystarczyć oświadczenia, a dokumenty składa się, gdy są niezbędne.

Pracodawca może przechowywać dyplomy ukończenia studiów, certyfikaty ze szkoleń i kursów oraz świadectwa pracy, gdyż tylko na ich podstawie będzie mógł prawidłowo zweryfikować i ustalić wiele uprawnień pracowniczych, np. wymiar urlopu wypoczynkowego, wysokość nagrody jubileuszowej, dodatku stażowego czy odprawy emerytalnej w sektorze finansów publicznych.

Nie jest natomiast konieczne gromadzenie w części B dokumentów potwierdzających udzielenie pracownikowi zwolnień okolicznościowych. Przykładowo: aby sprawdzić uprawnienie zatrudnionego do zwolnienia od pracy w wymiarze 2 dni z powodu śmierci małżonka, jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy (§ 15 pkt 1 rozporządzenia MPiPS z 15.05.1996 w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy, DzU z 2014 poz. 1632), wystarczy przedstawienie aktu zgonu do wglądu.

Co trzeba gromadzić w części B akt osobowych
do 31.12.2018 od 1.01.2019 lub od 4.05.2019[*]
dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia pracownika (zwyczajowo pracodawca umieszczał tu wypełniony przez pracownika kwestionariusz osobowy) oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych gromadzonych w związku z nawiązaniem stosunku pracy
umowę o pracę, a jeśli nie zawarto jej w formie pisemnej – potwierdzenie ustaleń w kwestii stron umowy, jej rodzaju oraz warunków, a także zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w taki sposób określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę
dokumenty dotyczące wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu ustawy o emeryturach pomostowych
pisemne potwierdzenia zapoznania się przez pracownika z przepisami i informacjami określonymi w § 3 rdp ● potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy albo obwieszczenia o przyjętych systemach i rozkładach czasu pracy oraz o przyjętych okresach rozliczeniowych, z przepisami i zasadami bhp oraz zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji,
● potwierdzenie poinformowania pracownika o warunkach zatrudnienia i zmianie tych warunków, o warunkach zatrudnienia delegowanego i zmianie tych warunków, o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu, o ryzyku zawodowym oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bhp dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia bhp
­– potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego i jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami
oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem (art. 1891Kp)
dokumenty dotyczące powierzenia mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się dokumenty dotyczące: powierzenia mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się oraz przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się
dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych albo ze zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na innych zasadach niż podnoszenie kwalifikacji zawodowych
dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia
dokumenty związane z korzystaniem z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, ojcowskiego i wychowawczego dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopów na dzieci, wymienionych obok
dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy go udzielającego
dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy przez pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego
dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu bezpłatnego dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego
orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi skierowania i orzeczenia lekarskie dotyczące:
● wstępnych badań lekarskich pracowników młodocianych przenoszonych na inne stanowisko oraz pozostałych pracowników przesuwanych na stanowiska, na których występują czynniki szkodliwe dla zdrowia lub warunki uciążliwe,
● okresowych i kontrolnych badań lekarskich wszystkich pracowników
umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony ją zawarły w okresie pozostawania w stosunku pracy
wniosek pracownika o poinformowanie inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopia informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy
wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, stosowania skróconego tygodnia pracy lub weekendowego systemu czasu pracy (pozycje te zostały przeniesione poza akta osobowe, do dokumentacji indywidualnej)
korespondencję z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania
informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony

[*] Nowe elementy części B akt osobowych obowiązują co do zasady od 1.01.2019, a od 4.05.2019 – dotyczące danych osobowych pozyskiwanych od pracownika w oświadczeniu (kwestionariuszu osobowym).

Części C i D teczek osobowych

Trzecia część teczki personalnej ma co do zasady charakter otwarty, tj. pracodawca gromadzi w niej oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem bądź wygaśnięciem stosunku pracy wymienione w rdp lub inne, o ile są zgodne z prawem i przeznaczeniem danej części akt osobowych.

Na tej zasadzie często zamieszcza się tu tzw. obiegówki, czyli dokumenty potwierdzające rozliczenie się zwalnianej osoby z każdą komórką organizacyjną firmy, inne pisma od niej dotyczące roszczeń kierowanych pod adresem pracodawcy, np. o wypłatę świadczenia czy pozwy złożone w sądzie.

Część D akt osobowych, poświęconą odpowiedzialności porządkowej pracownika, pracodawca dzieli na „podzbiory” obejmujące dokumenty dotyczące jednej sankcji porządkowej, np. D1 – kara nałożona na pracownika najwcześniej, D2 – druga kara nałożona na pracownika itd. Zasady chronologii, numeracji oraz spisu treści stosuje się wówczas oddzielnie do każdego podzbioru. W chwili zatarcia pierwszej kary usuwa się jej podzbiór, zmienia numerację wszystkich następnych podzbiorów oraz wymienia lub koryguje spisy treści.

Co trzeba gromadzić w części C akt osobowych
do 31.12.2018 od 1.01.2019[*]
dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym:
● oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
● dokumenty dotyczące żądania wydania świadectwa pracy
oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy, w tym:
● oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę,
● wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy
dokumenty związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy
kopię wydanego świadectwa pracy[*]
potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym (art. 884 § 2 Kpc)
umowę o zakazie konkurencji obowiązującą po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony ją zawarły
orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy skierowania i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających (art. 229 § 5 pkt 2 Kp).

[*] Nowe elementy części C akt osobowych obowiązują generalnie od 1.01.2019, a od 4.05.2019 nie wypełnia się w świadectwie pracy rubryki dotyczącej imion rodziców zwalnianego pracownika.

Dokumentacja stosunku pracy

Od 1.01.2019 pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika, poza aktami osobowymi, dokumentację ze stosunku pracy (indywidualną), która składa się z 4 części (wcześniej z 3). Nie ma wymogu, by wszystkie części były przechowywane razem, w jednej teczce (najczęściej nie jest to możliwe).

W pierwszej części dokumentacji ze stosunku pracy, dotyczącej ewidencji czasu pracy, pracodawca umieszcza:

  • kartę ewidencji czasu pracy obejmującą: liczbę przepracowanych godzin oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy (wcześniej tylko liczbę przepracowanych godzin w poszczególnych dobach, w tym w niedziele i święta oraz dni wolne z racji 5-dniowego tygodnia pracy), liczbę godzin przepracowanych w porze nocnej, liczbę nadgodzin, dni wolne od pracy z oznaczeniem tytułu ich udzielenia, liczbę godzin dyżuru, godziny jego rozpoczęcia i zakończenia oraz miejsce pełnienia (wcześniej tylko liczbę godzin dyżuru), rodzaj i wymiar zwolnienia od pracy oraz innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy, wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy, czas pracy młodocianych przy pracach im wzbronionych, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przygotowania zawodowego,
  • wnioski pracownika dotyczące: udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych, ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w razie wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat, ustalenia indywidualnego systemu czasu pracy, stosowania systemu skróconego tygodnia pracy, weekendowego systemu czasu pracy, rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy oraz przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy,
  • dokumenty związane: ze stosowaniem zadaniowego systemu czasu pracy, z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za pracę w dniu wolnym od pracy z racji przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy, z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub z pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do pracy,
  • zgody: pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 lat na wykonywanie pracy w systemach przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy ponad 8 godz., na zatrudnianie w nadgodzinach, porze nocnej, systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy oraz pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnienie w systemie przerywanego czasu pracy.

W drugiej części dokumentacji indywidualnej, nazywanej kartoteką płacową, pracodawca od 1.01.2019 gromadzi: kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz ew. wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Część trzecia zawiera dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego (wnioski lub karty urlopowe). Część czwarta, dotycząca bhp, obejmuje kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Spis treści artykułu
Spis treści artykułu:
Więcej na temat: „Prawo Pracy”
Stanowisko UODO

Pracodawcy nadal nie mogą badać pracowników alkomatem

Jadwiga Sztabińska
Wykluczone jest samodzielne sprawdzanie przez pracodawcę stanu trzeźwości zatrudnionych. Niedopuszczalne są też kontrole wyrywkowe. I to mimo zmiany przepisów Kp.

Prawo pracy

Mimo kontynuacji zatrudnienia trzeba założyć nową teczkę personalną

Renata Majewska
Jeśli po 31.12.2018 zakończy się umowa o pracę zawarta przed tą datą i od następnego dnia strony nawiążą kolejny stosunek pracy, pracodawca musi założyć nowe akta osobowe – wynika z interpretacji MRPiPS z 9.05.2019.

Prawo pracy

Prawo do świadczenia urlopowego weryfikowane na ostatni dzień przed wypoczynkiem

Renata Majewska
Przedsiębiorstwo zatrudniające 45 osób wypłaca świadczenia urlopowe. Jeden z zatrudnionych na pełnym etacie wziął urlop wypoczynkowy od 17.06.2019 do 30.06.2019. Świadczenie urlopowe dostał w piątek 14.06.2019. Dopiero pod koniec czerwca 2019 dowiedzieliśmy się o obniżeniu mu wymiaru czasu pracy do 1/2 etatu, począwszy od 1.07.2019.
Czy można domagać się od niego zwrotu połowy świadczenia, skoro jest ono proporcjonalne do wymiaru czasu pracy? A może istotne jest, że pracownik przeszedł na 1/2 etatu już po zakończeniu wypoczynku? Jeśli nie odda połowy świadczenia, to czy należy od niej odprowadzić składki społeczne i zdrowotne?

Praca, świadczenia i ubezpieczenia

Odszkodowanie za nieuzasadnione wypowiedzenie umowy o pracę bez PIT

Marcin Szymankiewicz
Pracownica – zatrudniona w firmie od 1.09.2008 r. na umowę o pracę na czas nieokreślony – wróciła 1.10.2018 r. do pracy po zwolnieniu lekarskim i otrzymała 3-miesięczne wypowiedzenie z powodu redukcji etatu. Koniec okresu wypowiedzenia upłynął 31.01.2019 r. Dowiedziała się jednak, że na jej miejsce została zatrudniona inna osoba, która przejęła jej obowiązki, zatem redukcji etatu nie było. Złożyła więc pozew o wypłatę odszkodowania w wysokości trzech miesięcznych pensji z tytułu niezgodnego z prawem wypowiedzenia umowy o pracę.
Sąd uznał rozwiązanie stosunku pracy za wypowiedzeniem za niezgodne z prawem i zasądził na jej rzecz odszkodowanie w żądanej wysokości. Nie odwołaliśmy się od wyroku i wypłaciliśmy odszkodowanie, nie potrącając zaliczki na PIT.
Czy postąpiliśmy prawidłowo?

Sąd uznał rozwiązanie stosunku pracy za wypowiedzeniem za niezgodne z prawem i zasądził na jej rzecz odszkodowanie w żądanej wysokości. Nie odwołaliśmy się od wyroku i wypłaciliśmy odszkodowanie, nie potrącając zaliczki na PIT.

Czy postąpiliśmy prawidłowo?


Zmiany w Kodeksie pracy od 7.09.2019 r.

Jadwiga Sztabińska
Za wydanie świadectwa pracy po terminie pracodawca zapłaci grzywnę od 1 tys. do 30 tys. zł. Jeśli dopuści się mobbingu, pracownik może zażądać odszkodowania nie tylko po ustaniu zatrudnienia, lecz także w jego trakcie.

To tylko dwie z kilku nowości, które wejdą w życie 7.09.2019 r., a wynikają z ustawy z 16.05.2019 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw.


Prawo pracy i ubezpieczeń społecznych w orzecznictwie SN

Magdalena Januszewska

Nie trzeba najpierw stosować kar porządkowych, aby dyscyplinarnie zwolnić pracownika. Pracodawca nie powinien jednak ignorować niekompetencji zatrudnionego, bo potem trudno będzie uzasadnić rozwiązanie umowy o pracę w tym trybie – wyrok SN z 21.03.2019 r. (II PK 315/17).


Obowiązki bhp

Pracodawca może przekazać bon na posiłek zamiast gorącego dania czy prowiantu

Renata Majewska
Od 9.07.2019 przedsiębiorcy mają więcej swobody w zapewnieniu posiłków profilaktycznych zatrudnionym w szczególnych warunkach.

Prawo pracy

Świadectwo pracy bez imion rodziców

Renata Majewska
Od 29.06.2019 obowiązuje nowy pomocniczy wzór tego najważniejszego dokumentu prawa pracy.

Zmiany w prawie pracy

Mniej biurokracji w obowiązkach bhp

Renata Majewska
Z końcem czerwca 2019 zrezygnowano z obowiązkowych pieczątek pracodawcy na dokumentach bhp i zmniejszyła się liczba podawanych tam danych osobowych pracowników.

Temat miesiąca

Dokumentacja pracownicza (cz. II ) – o co można pytać kandydata do pracy

Renata Majewska
Od 4.05.2019 osoby ubiegającej się o zatrudnienie nie wolno pytać o imiona rodziców, a o wykształcenie, kwalifikacje i doświadczenie zawodowe – jedynie jeśli są wymagane na oferowanym stanowisku.

Prawo pracy

Trudno uniknąć wstępnego szkolenia bhp przy zmianie miejsca pracy

Renata Majewska
Osoba zatrudniona na stanowisku biurowym odeszła z pracy na mocy porozumienia stron. U dotychczasowego pracodawcy przeszła wstępne szkolenie bhp i okresowe, a kolejne wyznaczono na czerwiec 2023.
Czy w nowym miejscu pracy znowu musi odbyć stanowiskowe szkolenie bhp? Dawny pracodawca nie ma nic wspólnego z nowym (nie dochodzi do przejęcia zakładu pracy).

Prawo pracy

Urlop wypoczynkowy po zmianie wielkości etatu i ustaniu zatrudnienia w trakcie roku

Jadwiga Sztabińska
Pracownik jest uprawniony do 26 dni urlopu wypoczynkowego. W styczniu i lutym był zatrudniony na cały etat, od 1 marca – na 4/5 etatu, a od 1 czerwca – na 1/2. Jego umowa o pracę zakończy się 31.07.2019.
Ile należy mu się urlopu do tego dnia?

Prawo pracy

Ochrona danych osobowych pracowników i kandydatów do pracy – zmiany od 4.05.2019

Renata Majewska
Zmodyfikowano zakres informacji, jakich może żądać pracodawca od osoby ubiegającej się o posadę i już zatrudnionej. Jasno określono też, w jaki sposób pozyskiwać dane w celu weryfikacji uprawnień do świadczeń socjalnych.

Temat miesiąca

Dokumentacja pracownicza (cz. I) – nowe zasady

Renata Majewska
Od 1.01.2019 pracodawcy prowadzą i przechowują dokumentację personalną według nowych reguł. Muszą przy tym uwzględniać aktualne – obowiązujące od 4.05.2019 – przepisy o ochronie danych osobowych.

Zasadnicze zmiany w tym zakresie od 1.01.2019 wprowadziło nowe rozporządzenie MRPiPS z 10.12.2018 w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU poz. 2369, dalej rdp).

Obecnie reguluje ono kwestie gromadzenia w trakcie stosunku pracy i przechowywania po ustaniu zatrudnienia dwóch członów dokumentacji pracowniczej – akt osobowych oraz tzw. dokumentacji ze stosunku pracy (indywidualnej).


Logowanie

email:

hasło:

 

 

Logowanie za pomocą emaila

Jeżeli nie pamiętasz hasła albo nie masz konta, to wyślemy na Twój email wiadomość weryfikującą. Po kliknięciu w link z emaila będziesz zalogowany na urządzeniu do chwili wylogowania.

email:

Klikając w poniższy link zgadzasz się na zapisanie podanych w formularzu danych i wykorzystywanie ich zgodnie z polityką przetwarzania danych dostępną w dokumencie ⇒Polityka przetwarzania danych osobowych (RODO)⇐

 

Logowanie do za pomocą emaila

Sprawdzanie danych....