Dokumentacja pracownicza (cz. I) – nowe zasady

Renata Majewska Biuro Kadr i Płac

Od 1.01.2019 pracodawcy prowadzą i przechowują dokumentację personalną według nowych reguł. Muszą przy tym uwzględniać aktualne – obowiązujące od 4.05.2019 – przepisy o ochronie danych osobowych.

Zasadnicze zmiany w tym zakresie od 1.01.2019 wprowadziło nowe rozporządzenie MRPiPS z 10.12.2018 w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU poz. 2369, dalej rdp).

  • Kp – Kodeks pracy
  • MRPiPS – Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej
  • RM – Rada Ministrów

Obecnie reguluje ono kwestie gromadzenia w trakcie stosunku pracy i przechowywania po ustaniu zatrudnienia dwóch członów dokumentacji pracowniczej – akt osobowych oraz tzw. dokumentacji ze stosunku pracy (indywidualnej).

Oba człony dokumentacji pracodawcy prowadzą i przechowują w postaci papierowej albo elektronicznej, a obie postaci są równorzędne pod względem prawnym.

Od 1.01.2019 wskazane rozporządzenie nie określa już zasad prowadzenia dokumentacji zbiorowej, czyli rejestrów wypadków przy pracy oraz w drodze z/i do pracy, podejrzeń o choroby zawodowe i chorób zawodowych. Jednak nie znaczy to, że pracodawcy nie muszą ich sporządzać – mają taki obowiązek na podstawie Kp i wydanych na jego podstawie rozporządzeń RM z 1.07.2009 w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy (DzU nr 105 poz. 870) i z 30.06.2009 w sprawie chorób zawodowych (DzU z 2013 poz. 1367) oraz Ministra Zdrowia z 1.08.2002 w sprawie sposobu dokumentowania chorób zawodowych i skutków tych chorób (DzU z 2013 poz. 1379).

Kolejne nowości wynikają z ustawy z 21.02.2019 o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z 27.04.2016 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (tzw. RODO – przyp. red.) oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (DzU poz. 730, dalej nowelizacja), która obowiązuje od 4.05.2019.

Modyfikuje ona m.in. przepisy Kp dotyczące gromadzenia danych osobowych pracowników i osób ubiegających się o zatrudnienie (art. 221 i art. 221a).

Nowe reguły prowadzenia papierowych akt osobowych

Poniżej w skrócie przedstawiamy podstawowe zasady prowadzenia akt osobowych, skupiając się przede wszystkim na ich papierowej postaci.

Na temat akt elektronicznych pisaliśmy w „RiP” nr 3/2019.

1. Osobna teczka dla każdego pracownika

Pracodawca zakłada i prowadzi akta osobowe oddzielnie dla każdego pracownika, czyli zatrudnionego na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania i spółdzielczej umowy o pracę – bez względu na rodzaj stosunku pracy (na okres próbny, na czas określony, bezterminowy) i wymiar czasu pracy.

Nie należy ich w takiej postaci tworzyć dla zleceniobiorców i samozatrudnionych. Takie postępowanie inspektor pracy czy ZUS mogą uznać za ukrywanie stosunku pracy i zakwestionować istnienie umowy cywilnoprawnej.

2. Akta w czterech częściach

Akta osobowe dzielą się na 4 części:

A (ubieganie się o zatrudnienie),

B (nawiązanie i przebieg stosunku pracy),

C (ustanie zatrudnienia),

D (odpowiedzialność porządkowa pracownika).

Dotychczas dzieliły się na 3 części: A, B i C.

Szczegółowo nt. zawartości poszczególnych części tych akt napiszemy w kolejnym numerze „RiP”.

3. Albo papierowe, albo elektroniczne

Pracodawca sporządza akta osobowe i dokumentację ze stosunku pracy w postaci papierowej albo elektronicznej. W opinii MRPiPS oraz GIP akta osobowe stanowią integralną część dokumentacji pracowniczej i dlatego w całości powinny przybrać postać papierową albo elektroniczną. Przy tym dla części pracowników można prowadzić je w wersji papierowej, a dla części – w elektronicznej. Nie jest natomiast dopuszczalne, by akta danego pracownika miały częściowo papierową, a częściowo elektroniczną postać.

Integralnym elementem dokumentacji pracowniczej nie jest natomiast – zdaniem urzędów – dokumentacja indywidualna. Każdą z jej części (ewidencja czasu pracy, kartoteka płacowa, dokumentacja urlopowa, ewidencja przydziału odzieży i obuwia roboczego) sporządza się albo w postaci papierowej, albo elektronicznej.

I w tym przypadku niektórzy pracownicy mogą mieć dokumentację papierową, a inni elektroniczną, nie można natomiast jednego rodzaju dokumentacji tej samej osoby prowadzić w obu postaciach (stanowiska MRPiPS z 7.02.2019 i GIP z 17.01.2019, GIP-GPP.081.6.2019.2).

4. Zasada chronologii i spisu treści

Dokumenty w ramach poszczególnych części papierowych akt osobowych wpina się i numeruje chronologicznie, według daty ich dostarczenia przez kandydata do pracy lub pracownika.

Każdą część akt osobowych należy opatrzyć wykazem (spisem) treści, najlepiej łatwym do skorygowania lub wymienialnym.

5. Tylko kopie lub odpisy przedstawionych dokumentów

W aktach należy przechowywać kopie lub odpisy dokumentów składanych przez kandydata do pracy lub pracownika, poświadczone przez pracodawcę lub osobę przez niego upoważnioną za zgodność z przedkładanym dokumentem. Oryginałów można żądać tylko do wglądu lub w celu sporządzenia odpisów albo kopii. W oryginałach przechowuje się dokumenty sporządzane przez pracodawcę, np. umowę o pracę czy o zakazie konkurencji po ustaniu zatrudnienia.

6. Potwierdzenie daty i zgodności z przedstawionym dokumentem

Na dokumencie przyniesionym przez kandydata do pracy lub pracownika zaznacza się – ręcznie lub datownikiem – dzień jego przedłożenia i potwierdza go za zgodność z przedłożonym dokumentem.

7. Zasada numeracji

Dokumentowi, doniesionemu przez kandydata do pracy albo pracownika z opóźnieniem, przypisuje się bieżący, kolejny numer. Nie należy wpinać dokumentu w miejsce, w którym powinien był się znaleźć, gdyby został dostarczony na czas. Numer nadaje się mu „raz na zawsze”. Jedynie wyjątkowo można go później zmienić, np. w celu uporządkowania powstałego bałaganu.

8. Kiedy charakter zamknięty, a kiedy otwarty

Części A i D akt osobowych mają charakter zamknięty, co znaczy, że wolno w nich gromadzić tylko dokumenty wymienione w rdp. Części B i C są otwarte i można tam dokładać inne pozycje niż wymienione w rdp, jednak jedynie w ramach przeznaczenia tych części oraz zgodne z Kp i RODO.

9. Możliwość podziału na podzbiory

Części A, B i C akt osobowych pracodawca ma prawo podzielić na powiązane tematycznie „podzbiory”, np. B1 – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy, B2 – skierowania i orzeczenia lekarskie, B3 – potwierdzenia zapoznania się pracownika z wymaganymi dokumentami itd. Zasady chronologii, numeracji oraz spisu treści stosuje się wówczas odrębnie do każdego podzbioru.

10. Podział części D na podzbiory

Część D akt osobowych pracodawca dzieli na „podzbiory” obejmujące dokumenty dotyczące jednej sankcji porządkowej, np. D1 – kara nałożona na pracownika najwcześniej, D2 – druga kara nałożona na pracownika itd. I w tym przypadku zasady chronologii, numeracji oraz spisu treści stosuje się odrębnie do każdego podzbioru. W chwili zatarcia pierwszej kary należy usunąć jej podzbiór, zmienić numerację wszystkich następnych podzbiorów oraz wymienić lub skorygować spisy treści.

11. Certyfikaty szkoleń – tylko kopie

Nie można pozbawiać pracownika oryginału wystawionego na niego imiennie certyfikatu poświadczającego odbycie szkolenia, kursu itp. w celu umieszczenia go w części B akt osobowych. I to także w przypadku, gdy pracodawca sam skierował pracownika na to szkolenie i w całości je opłacił.

12. Obowiązuje język polski

Akta osobowe i dokumenty z zakresu prawa pracy sporządza się generalnie w języku polskim. Można je sporządzić dodatkowo w innych wersjach językowych, jednak wykładni dokonuje się na podstawie wersji polskiej, jeśli pracownik ma polskie obywatelstwo. Umowę o pracę i inne dokumenty z zakresu prawa pracy można spisać w języku obcym na wniosek pracownika posługującego się tym językiem gdy nie ma on polskiego obywatelstwa oraz został pouczony o prawie sporządzenia umowy o pracę lub innego dokumentu w języku polskim (art. 7–8 ustawy z 7.10.1999 o języku polskim, DzU z 2018 poz. 931).

13. Błędy nie są kosztowne

Inspektor pracy nie nakłada grzywny za wadliwe prowadzenie akt osobowych, np. umieszczenie dokumentu w niewłaściwej części akt. Inspektor zwykle kieruje wówczas wystąpienie z wnioskiem o usunięcie błędu w określonym czasie (nie dłuższym niż 30 dni). Później jednak trzeba go zawiadomić o terminie i sposobie wykonania wskazanych w wystąpieniu wniosków. Grzywna od 1 tys. do 30 tys. zł może być wymierzona za:

  • nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej,
  • nieprzechowywanie jej do końca ustawowego okresu (przez 50 lub 10 lat),
  • pozostawianie jej w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

14. Czas przechowywania

Akta osobowe i dokumentację ze stosunku pracy przechowuje się przez czas trwania stosunku pracy oraz potem przez:

  • 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy osoby zatrudnionej od 1.01.2019 (objęci obowiązkowym skróceniem okresu przechowywania dokumentacji),
  • 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym płatnik złoży za pracownika raport ZUS RIA (objęci dobrowolnym skróceniem okresu przechowywania dokumentacji),
  • 50 lat od ustania zatrudnienia – pracownikom zatrudnionym przed 1.01.1999 oraz między 1.01.1999 a 31.12.2018, za których płatnik nie złożył raportu ZUS RIA.

Szerzej nt. okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej była mowa w „RiP” nr 1/2019.

15. Kontynuacja dokumentacji przy ponownym zatrudnieniu

Jeżeli pracodawca ponownie – w ciągu 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego ustania stosunku pracy – zatrudnia pracownika objętego:

  • obowiązkowym skróceniem okresu przechowywania dokumentacji (tj. przyjętego do pracy od 1.01.2019 i następnie zwolnionego) – musi kontynuować prowadzenie dotychczasowej dokumentacji,
  • dobrowolnym skróceniem okresu przechowywania (tj. przyjętego do pracy między 1.01.1999 a 31.12.2018), którego umowa o pracę trwa 1.01.2019 – musi kontynuować prowadzenie dotychczasowej dokumentacji, o ile złożył za niego do ZUS raport informacyjny ZUS RIA.

Okres przechowywania dokumentacji biegnie wówczas przez 10 lat od rozwiązania lub wygaśnięcia najnowszego stosunku pracy między stronami.

16. Zabezpieczenie dokumentacji

Pracodawca musi odpowiednio zabezpieczyć dokumentację przed zniszczeniem, uszkodzeniem, utratą i dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym jest przechowywana, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie go przed dostępem nieuprawnionych. Podczas jej przechowywania należy zachować poufność, integralność, kompletność oraz dostępność dokumentacji.

Temat: „Prawo Pracy”
Koronawirus

Jak legalnie zatrudnić cudzoziemca podczas epidemii

Renata Majewska
Pracodawca, który w trakcie epidemii skieruje obcokrajowca do pracy zdalnej czy ograniczy mu wymiar czasu pracy, nie musi się starać o korektę zezwolenia na pracę ani o nowy dokument.

To najważniejsza zmiana, wprowadzona – w ramach kryzysowego pakietu legalizacji zatrudnienia cudzoziemców podczas koronawirusa – ustawą z 14.05.2020 r. o zmianie niektórych ustaw w zakresie działań osłonowych w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 (DzU poz. 875, dalej tarcza 3.0). Zmodyfikowano dotyczące tej kwestii art. 15z–15z[9], art. 15zd i art. 15zzq ustawy z 2.03.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (DzU poz. 374 ze zm., dalej specustawa).


Koronawirus

Pomoc dla przedsiębiorców i pracowników podczas pandemii – tarcza antykryzysowa 3.0

Renata Majewska
Przyznanie postojowego i pożyczki z FP szerszemu gronu przedsiębiorców, zwiększenie kwoty wolnej od potrąceń dla dłużnika, którego rodzina została dotknięta bezrobociem w następstwie COVID-19, to najważniejsze propozycje pomocowe nowej tarczy antykryzysowej.

Wprowadza je ustawa z 14.05.2020 o zmianie niektórych ustaw w zakresie działań osłonowych w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 (DzU poz. 875, dalej tarcza 3.0), której większość przepisów weszła w życie następnego dnia po dacie jej ogłoszenia w DzU, tj. 16.05.2020.


Koronawirus

Kiedy wypłacić odprawę pieniężną pracownikowi zwalnianemu z powodu koronawirusa

Jadwiga Sztabińska
Pracodawca rozstaje się z pracownikami za wypowiedzeniem lub porozumieniem z powodu trudności ekonomicznych wywołanych koronawirusem.
Czy musi wypłacać odprawy pieniężne?

O tym, czy pracodawca musi wypłacić odprawę pieniężną (tzw. ekonomiczną), decyduje łączne spełnienie trzech warunków. Pierwszym z nich jest liczba pracowników, od której zależy obowiązek stosowania ustawy o zwolnieniach grupowych (dalej uzg). Drugi warunek to przyczyna rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem lub porozumieniem. Trzeci stanowi natomiast wykorzystanie jednego z dwóch trybów zwolnień przewidzianych w uzg.


Tarcza antykryzysowa 2.0

Nowa ulga w ZUS i PIT dla pracowników „infrastruktury krytycznej”

Renata Majewska
Świadczenia przyznane na zakwaterowanie i wyżywienie pracowników tzw. infrastruktury krytycznej są wolne do składek oraz podatku dochodowego.

Oprócz tego pracodawcy zarządzający infrastrukturą krytyczną mogą podczas zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii zmienić im system lub rozkład czasu pracy, polecić nadgodziny, odmówić udzielania urlopu, przesunąć ich bądź odwołać, zobowiązać do pozostawania poza normalnymi godzinami roboczymi w gotowości do pracy albo do realizacji odpoczynku w zakładzie pracy bądź w innym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę.


Koronawirus

Wypowiedzenie umowy o pracę osobie na zasiłku opiekuńczym

Izabela Nowacka
Czy osobę przebywającą na zasiłku z tytułu opieki nad dzieckiem w związku z zamknięciem szkół z powodu epidemii koronawirusa można zwolnić z pracy? Czy jeżeli wróci do pracy po upływie okresu korzystania z zasiłku i otrzyma wypowiedzenie lub zostanie skierowana na urlop bezpłatny, może ew. starać się o kolejny zasiłek?

Pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę w czasie urlopu pracownika ani w czasie jego innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy, jeżeli nie upłynął jeszcze okres uprawniający do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia (art. 41 Kp). Oznacza to, że w czasie przebywania pracownika na zasiłku opiekuńczym pracodawca nie może wypowiedzieć umowy, gdyż opieka jest usprawiedliwioną nieobecnością. Pracodawca mógłby w tym czasie jedynie rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika (w trybie natychmiastowym), ale musiałyby ku temu istnieć poważne przesłanki, np. ciężkie naruszenie przez niego podstawowych obowiązków pracowniczych.


Koronawirus

Szkolenia bhp w czasie pandemii

Krzysztof Tandecki
Szkolenia wstępne będzie można przeprowadzić elektronicznie. Szkolenia okresowe zachowają ważność do 60 dni po odwołaniu stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii.

Chodzi o pismo z 23.03.2020 skierowane do jednostek Państwowej Inspekcji Pracy (GIP-GNN.50.2.2020.1). GIP odniósł się w nim do utrudnień związanych z przeprowadzaniem szkoleń bhp. Zgodnie z pismem pracodawca może przeprowadzić:


Koronawirus

Badania wstępne i okresowe w czasie pandemii

Krzysztof Tandecki
Jeżeli pracownikowi skończy się ważność badań profilaktycznych, może je wykonać, gdy minie zagrożenie epidemiologiczne. Bez badań wstępnych i kontrolnych nadal nie wolno dopuścić do pracy, ale łatwiej je przeprowadzić.

Ustawa z 31.03.2020 o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw (DzU poz. 568) wprowadza na czas stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii kilka rozwiązań związanych z badaniami profilaktycznymi pracowników.


Prawo pracy

Zasady wykonywania pracy zdalnej określa pracodawca

Renata Majewska
Po zamknięciu szkół i przedszkoli oraz ogłoszeniu zagrożenia epidemicznego spółka handlowa wdraża pracę zdalną w jak najszerszym zakresie. Do wytypowanych do niej pracowników prezes skieruje pisemne polecenia realizacji zadań w domach – na razie przez 3 tyg., z ewentualnością przedłużenia tego okresu w razie pogłębienia się kryzysu.
Czy w tym piśmie możemy zobowiązać zatrudnionych do pozostawania w dyspozycji e-mailowej i telefonicznej w godzinach pracy oraz do przesyłania bieżących raportów, jakie zadania danego dnia wykonali?

Pracodawca ma prawo żądać od „zdalnego” pracownika pozostawania w dyspozycji e-mailowej i telefonicznej w godzinach pracy pod warunkiem, że dostarczy mu służbowy komputer i telefon. Może też wymagać, aby codziennie komunikował mu wyniki pracy.


Prawo pracy

Czasowa zmiana miejsca pracy niepełnosprawnego – tylko za jego zgodą

Renata Majewska
Z powodu epidemii koronawirusa przedsiębiorca chce – na podstawie art. 42 § 4 Kp – czasowo powierzyć inne obowiązki pracownikowi z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności. Po zmianie swoje zadania wykonywałby on w tej samej miejscowości, ale pod innym adresem niż określony w umowie o pracę.
Czy zgodnie z przywołanym przepisem wystarczy wydać mu polecenie, czy jednak należy uzyskać jego zgodę?

Nie można szybko przenieść niepełnosprawnego do innego miejsca pracy, choćby przejściowo, w trybie polecenia pracodawcy. Do tego potrzebna jest pisemna akceptacja pracownika, a więc zmiana angażu na mocy porozumienia stron (aneks) albo wypowiedzenia zmieniającego.


Prawo pracy

Odroczony urlop rodzicielski – także na wniosek sprzed porodu

Renata Majewska
Pracownica 2 lata temu, jeszcze przed porodem, złożyła wniosek o urlop macierzyński w pełnym wymiarze (z tytułu urodzenia jednego dziecka) oraz o 8 tyg. rodzicielskiego zaraz po zakończeniu tego pierwszego urlopu, na podstawie art. 1821a § 1 Kp. Teraz zgłosiła wniosek o 8 tyg. tzw. odroczonego urlopu rodzicielskiego.
Czy spełnia ustawowe warunki, skoro pierwszy wniosek o część urlopu rodzicielskiego odebranego bezpośrednio po macierzyńskim przekazała przed datą porodu? Jeśli tak, to czy wymagać od ojca oświadczenia o niekorzystaniu z rodzicielskiego, aby się nie okazało, że wykorzystał resztę tego urlopu u swojego pracodawcy?

Złożenie wniosku o część urlopu rodzicielskiego jeszcze przed planowaną datą porodu nie przekreśla możliwości przejścia później na odroczony urlop rodzicielski, po spełnieniu oczywiście kilku przesłanek. Do wniosku należy dołączyć oświadczenie pracownika:

  • o braku zamiaru korzystania przez drugiego rodzica, przez okres wskazany we wniosku, z urlopu rodzicielskiego albo zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający okresowi urlopu rodzicielskiego albo
  • o okresie, w którym drugi rodzic chce w okresie objętym wnioskiem korzystać z urlopu rodzicielskiego bądź zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający okresowi urlopu rodzicielskiego.

Prawo pracy

Zwrot przez pracownika kosztów kursu – wyłącznie po pisemnym zobowiązaniu

Renata Majewska
Prezes spółki zapisał pracownika na drogie szkolenie, nie informując go o tym. Kilka dni później pracownik złożył 3-miesięczne wypowiedzenie umowy o pracę. Spółka chce obciążyć go kosztami kursu, jeśli nie uda się ich odzyskać.
Czy ma do tego prawo, skoro pracownik nie podpisał żadnego dokumentu związanego z tym szkoleniem, a nawet nie wiedział o skierowaniu go na nie?

Spółka nie może żądać od pracownika zwrotu opłaty za szkolenie, w którym nie bierze udziału z powodu ujawnienia zamiaru odejścia z firmy. Byłoby to możliwe, gdyby pracownik podpisał umowę o podnoszenie kwalifikacji zawodowych z inicjatywy lub za zgodą pracodawcy, zawierającą zobowiązanie do pozostawania w zatrudnieniu przez pewien czas po zakończeniu nauki.


Procedury

Przeciwdziałanie koronawirusowi w miejscu pracy

Renata Majewska
Praca zdalna w domu oraz dłuższy zasiłek opiekuńczy to nowe narzędzia walki pracodawców z zagrożeniem epidemią w zakładach pracy.

Metody te wynikają z ustawy z 2.03.2020 o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (DzU poz. 374, dalej ustawa). Weszła ona w życie następnego dnia po dacie ogłoszenia, czyli 8.03.2020. Niżej omówione przepisy mają obowiązywać maksymalnie przez 180 dni.


Koronawirus

Przymusowy urlop wykluczony nawet w dobie pandemii

Renata Majewska
W związku z koronawirusem i ogłoszeniem zagrożenia epidemicznego racjonalizujemy zatrudnienie (sieć punktów drogeryjnych). Kierujemy do pracy zdalnej każdego, kogo możemy, np. personel administracyjny. Do obsługi klientów salonów zostawiamy tylko niezbędnych pracowników, jednak i tak znacznie ograniczyliśmy pracę stacjonarną kasjerek. Niebawem do pracy wraca, z urlopu rodzicielskiego wziętego bezpośrednio po macierzyńskim, pracownica zatrudniona właśnie na stanowisku kasjerki. W obecnej sytuacji nie jest nam niezbędna w sklepie.
Czy mamy prawo wysłać ją odgórnie na urlop wypoczynkowy (ma do wykorzystania łącznie 56 dni), który i tak powinna odebrać po urlopach na dzieci? Jest to dla niej rozwiązanie korzystniejsze od pozostawania w stanie przestoju. Czy na urlop wypoczynkowy musi wyrazić zgodę?

Pracodawca nie może zmusić pracownicy do przejścia na urlop wypoczynkowy bezpośrednio po urlopie macierzyńskim czy rodzicielskim. W tym celu ona sama składa dobrowolnie wniosek o wypoczynek, który trzeba uhonorować.


Wynagrodzenia

Jak sporządzić listę płac za pracowników w 2020

Renata Majewska
Przedstawiamy schemat rozliczania na liście płac pracowników podlegających nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu.

Zmiany podatkowe wpływające na sposób sporządzania listy płac obowiązują już od 2019 („zerowy PIT” od sierpnia, a wyższe koszty pracownicze i niższa stawka PIT od października). Jednak od 2020 obowiązki pracodawców uległy pewnej modyfikacji. Przykładowo zwolnienie podatkowe dla osób do 26. roku życia płatnik od 1.01.2020 stosuje „z automatu” do przychodów młodego pracownika, bez konieczności składania przez niego pisemnego oświadczenia, a pracownik nie może już wnioskować o objęcie go stawką PIT 17,75%. Inaczej też nalicza się zaliczkę na PIT w miesiącu, w którym dochody zatrudnionego przekroczyły 85 528 zł. Poniżej przedstawiamy obowiązujące zasady.


Prawo pracy

Orzeczenie lekarskie w aktach pracownika – oryginał czy kopia

Magdalena Januszewska
Prowadzimy dokumentację pracowniczą w formie papierowej. Pracownicy przedkładają orzeczenia lekarskie od lekarzy medycyny pracy po skierowaniu przez pracodawcę na badania.
Czy to prawda, że nie można wówczas przyjąć oryginału orzeczenia, należy je skserować i złożyć do akt kopię?

Niezupełnie. Zasada przechowywania kopii dokumentów w aktach pracowniczych wynika z § 5 rozporządzenia MRPiPS z 10.12.2018 w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU poz. 2369). Zgodnie z tym przepisem pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub przez pracownika, poświadczone przez pracodawcę lub osobę przez niego upoważnioną za zgodność z przedłożonym dokumentem.


Praca, świadczenia i ubezpieczenia

Wyższe świadczenie urlopowe od sierpnia 2019 r.

Jadwiga Sztabińska
Czy jeśli pracownik uzyskał prawo do świadczenia urlopowego po 1.08.2019 r., pracodawca powinien był je naliczyć adekwatnie do odpisu podstawowego, obowiązującego od tej daty?

Terminarz zapisywania do PPK osób zatrudnionych w podmiocie 50+

Renata Majewska

PPK (nowy model oszczędzania na emeryturę przez pracobiorców przy partycypacji pracodawcy i budżetu państwa) powstają w kilku etapach: wybór instytucji finansowej, zawarcie z nią umowy o zarządzanie, a następnie jednej dla całej załogi umowy o prowadzenie PPK.


Wskaźniki i świadczenia

Refundacje i minimalna płaca młodocianych – w górę od grudnia

Renata Majewska
Od 1.12.2019 pracodawcy otrzymują większe dopłaty za szkolenie pracowników podczas kryzysu oraz zatrudnienie bezrobotnych i niepełnosprawnych. Wzrosło również minimalne wynagrodzenie młodocianych pracowników.

Prawo pracy

Kiedy przesunięcie terminu wypłaty wymusza zmianę umowy o pracę

W umowie pracownika znajduje się zapis, że wynagrodzenie za pracę będzie wypłacane do końca miesiąca, za który przysługuje. Jest przygotowywany regulamin pracy zakładający przesunięcie tego terminu na 10. dzień następnego miesiąca za miesiąc poprzedni.
Czy ta zmiana wymaga modyfikacji umowy o pracę?

Praca, świadczenia i ubezpieczenia

Okresy archiwizacji dokumentów dotyczących umów zlecenia

Jadwiga Sztabińska
Jak długo powinny być przechowywane dokumenty związane z umowami zlecenia?

Logowanie

email:

hasło:

 

 

Logowanie za pomocą emaila

Jeżeli nie pamiętasz hasła albo nie masz konta, to wyślemy na Twój email wiadomość weryfikującą. Po kliknięciu w link z emaila będziesz zalogowany na urządzeniu do chwili wylogowania.

email:

Klikając w poniższy link zgadzasz się na zapisanie podanych w formularzu danych i wykorzystywanie ich zgodnie z polityką przetwarzania danych dostępną w dokumencie ⇒Polityka przetwarzania danych osobowych (RODO)⇐

 

Logowanie do za pomocą emaila

Sprawdzanie danych....