Dokumentacja pracownicza (cz. I) – nowe zasady

Renata Majewska Biuro Kadr i Płac

Od 1.01.2019 pracodawcy prowadzą i przechowują dokumentację personalną według nowych reguł. Muszą przy tym uwzględniać aktualne – obowiązujące od 4.05.2019 – przepisy o ochronie danych osobowych.

Zasadnicze zmiany w tym zakresie od 1.01.2019 wprowadziło nowe rozporządzenie MRPiPS z 10.12.2018 w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU poz. 2369, dalej rdp).

  • Kp – Kodeks pracy
  • MRPiPS – Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej
  • RM – Rada Ministrów

Obecnie reguluje ono kwestie gromadzenia w trakcie stosunku pracy i przechowywania po ustaniu zatrudnienia dwóch członów dokumentacji pracowniczej – akt osobowych oraz tzw. dokumentacji ze stosunku pracy (indywidualnej).

Oba człony dokumentacji pracodawcy prowadzą i przechowują w postaci papierowej albo elektronicznej, a obie postaci są równorzędne pod względem prawnym.

Od 1.01.2019 wskazane rozporządzenie nie określa już zasad prowadzenia dokumentacji zbiorowej, czyli rejestrów wypadków przy pracy oraz w drodze z/i do pracy, podejrzeń o choroby zawodowe i chorób zawodowych. Jednak nie znaczy to, że pracodawcy nie muszą ich sporządzać – mają taki obowiązek na podstawie Kp i wydanych na jego podstawie rozporządzeń RM z 1.07.2009 w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy (DzU nr 105 poz. 870) i z 30.06.2009 w sprawie chorób zawodowych (DzU z 2013 poz. 1367) oraz Ministra Zdrowia z 1.08.2002 w sprawie sposobu dokumentowania chorób zawodowych i skutków tych chorób (DzU z 2013 poz. 1379).

Kolejne nowości wynikają z ustawy z 21.02.2019 o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z 27.04.2016 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (tzw. RODO – przyp. red.) oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (DzU poz. 730, dalej nowelizacja), która obowiązuje od 4.05.2019.

Modyfikuje ona m.in. przepisy Kp dotyczące gromadzenia danych osobowych pracowników i osób ubiegających się o zatrudnienie (art. 221 i art. 221a).

Nowe reguły prowadzenia papierowych akt osobowych

Poniżej w skrócie przedstawiamy podstawowe zasady prowadzenia akt osobowych, skupiając się przede wszystkim na ich papierowej postaci.

Na temat akt elektronicznych pisaliśmy w „RiP” nr 3/2019.

1. Osobna teczka dla każdego pracownika

Pracodawca zakłada i prowadzi akta osobowe oddzielnie dla każdego pracownika, czyli zatrudnionego na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania i spółdzielczej umowy o pracę – bez względu na rodzaj stosunku pracy (na okres próbny, na czas określony, bezterminowy) i wymiar czasu pracy.

Nie należy ich w takiej postaci tworzyć dla zleceniobiorców i samozatrudnionych. Takie postępowanie inspektor pracy czy ZUS mogą uznać za ukrywanie stosunku pracy i zakwestionować istnienie umowy cywilnoprawnej.

2. Akta w czterech częściach

Akta osobowe dzielą się na 4 części:

A (ubieganie się o zatrudnienie),

B (nawiązanie i przebieg stosunku pracy),

C (ustanie zatrudnienia),

D (odpowiedzialność porządkowa pracownika).

Dotychczas dzieliły się na 3 części: A, B i C.

Szczegółowo nt. zawartości poszczególnych części tych akt napiszemy w kolejnym numerze „RiP”.

3. Albo papierowe, albo elektroniczne

Pracodawca sporządza akta osobowe i dokumentację ze stosunku pracy w postaci papierowej albo elektronicznej. W opinii MRPiPS oraz GIP akta osobowe stanowią integralną część dokumentacji pracowniczej i dlatego w całości powinny przybrać postać papierową albo elektroniczną. Przy tym dla części pracowników można prowadzić je w wersji papierowej, a dla części – w elektronicznej. Nie jest natomiast dopuszczalne, by akta danego pracownika miały częściowo papierową, a częściowo elektroniczną postać.

Integralnym elementem dokumentacji pracowniczej nie jest natomiast – zdaniem urzędów – dokumentacja indywidualna. Każdą z jej części (ewidencja czasu pracy, kartoteka płacowa, dokumentacja urlopowa, ewidencja przydziału odzieży i obuwia roboczego) sporządza się albo w postaci papierowej, albo elektronicznej.

I w tym przypadku niektórzy pracownicy mogą mieć dokumentację papierową, a inni elektroniczną, nie można natomiast jednego rodzaju dokumentacji tej samej osoby prowadzić w obu postaciach (stanowiska MRPiPS z 7.02.2019 i GIP z 17.01.2019, GIP-GPP.081.6.2019.2).

4. Zasada chronologii i spisu treści

Dokumenty w ramach poszczególnych części papierowych akt osobowych wpina się i numeruje chronologicznie, według daty ich dostarczenia przez kandydata do pracy lub pracownika.

Każdą część akt osobowych należy opatrzyć wykazem (spisem) treści, najlepiej łatwym do skorygowania lub wymienialnym.

5. Tylko kopie lub odpisy przedstawionych dokumentów

W aktach należy przechowywać kopie lub odpisy dokumentów składanych przez kandydata do pracy lub pracownika, poświadczone przez pracodawcę lub osobę przez niego upoważnioną za zgodność z przedkładanym dokumentem. Oryginałów można żądać tylko do wglądu lub w celu sporządzenia odpisów albo kopii. W oryginałach przechowuje się dokumenty sporządzane przez pracodawcę, np. umowę o pracę czy o zakazie konkurencji po ustaniu zatrudnienia.

6. Potwierdzenie daty i zgodności z przedstawionym dokumentem

Na dokumencie przyniesionym przez kandydata do pracy lub pracownika zaznacza się – ręcznie lub datownikiem – dzień jego przedłożenia i potwierdza go za zgodność z przedłożonym dokumentem.

7. Zasada numeracji

Dokumentowi, doniesionemu przez kandydata do pracy albo pracownika z opóźnieniem, przypisuje się bieżący, kolejny numer. Nie należy wpinać dokumentu w miejsce, w którym powinien był się znaleźć, gdyby został dostarczony na czas. Numer nadaje się mu „raz na zawsze”. Jedynie wyjątkowo można go później zmienić, np. w celu uporządkowania powstałego bałaganu.

8. Kiedy charakter zamknięty, a kiedy otwarty

Części A i D akt osobowych mają charakter zamknięty, co znaczy, że wolno w nich gromadzić tylko dokumenty wymienione w rdp. Części B i C są otwarte i można tam dokładać inne pozycje niż wymienione w rdp, jednak jedynie w ramach przeznaczenia tych części oraz zgodne z Kp i RODO.

9. Możliwość podziału na podzbiory

Części A, B i C akt osobowych pracodawca ma prawo podzielić na powiązane tematycznie „podzbiory”, np. B1 – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy, B2 – skierowania i orzeczenia lekarskie, B3 – potwierdzenia zapoznania się pracownika z wymaganymi dokumentami itd. Zasady chronologii, numeracji oraz spisu treści stosuje się wówczas odrębnie do każdego podzbioru.

10. Podział części D na podzbiory

Część D akt osobowych pracodawca dzieli na „podzbiory” obejmujące dokumenty dotyczące jednej sankcji porządkowej, np. D1 – kara nałożona na pracownika najwcześniej, D2 – druga kara nałożona na pracownika itd. I w tym przypadku zasady chronologii, numeracji oraz spisu treści stosuje się odrębnie do każdego podzbioru. W chwili zatarcia pierwszej kary należy usunąć jej podzbiór, zmienić numerację wszystkich następnych podzbiorów oraz wymienić lub skorygować spisy treści.

11. Certyfikaty szkoleń – tylko kopie

Nie można pozbawiać pracownika oryginału wystawionego na niego imiennie certyfikatu poświadczającego odbycie szkolenia, kursu itp. w celu umieszczenia go w części B akt osobowych. I to także w przypadku, gdy pracodawca sam skierował pracownika na to szkolenie i w całości je opłacił.

12. Obowiązuje język polski

Akta osobowe i dokumenty z zakresu prawa pracy sporządza się generalnie w języku polskim. Można je sporządzić dodatkowo w innych wersjach językowych, jednak wykładni dokonuje się na podstawie wersji polskiej, jeśli pracownik ma polskie obywatelstwo. Umowę o pracę i inne dokumenty z zakresu prawa pracy można spisać w języku obcym na wniosek pracownika posługującego się tym językiem gdy nie ma on polskiego obywatelstwa oraz został pouczony o prawie sporządzenia umowy o pracę lub innego dokumentu w języku polskim (art. 7–8 ustawy z 7.10.1999 o języku polskim, DzU z 2018 poz. 931).

13. Błędy nie są kosztowne

Inspektor pracy nie nakłada grzywny za wadliwe prowadzenie akt osobowych, np. umieszczenie dokumentu w niewłaściwej części akt. Inspektor zwykle kieruje wówczas wystąpienie z wnioskiem o usunięcie błędu w określonym czasie (nie dłuższym niż 30 dni). Później jednak trzeba go zawiadomić o terminie i sposobie wykonania wskazanych w wystąpieniu wniosków. Grzywna od 1 tys. do 30 tys. zł może być wymierzona za:

  • nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej,
  • nieprzechowywanie jej do końca ustawowego okresu (przez 50 lub 10 lat),
  • pozostawianie jej w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

14. Czas przechowywania

Akta osobowe i dokumentację ze stosunku pracy przechowuje się przez czas trwania stosunku pracy oraz potem przez:

  • 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy osoby zatrudnionej od 1.01.2019 (objęci obowiązkowym skróceniem okresu przechowywania dokumentacji),
  • 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym płatnik złoży za pracownika raport ZUS RIA (objęci dobrowolnym skróceniem okresu przechowywania dokumentacji),
  • 50 lat od ustania zatrudnienia – pracownikom zatrudnionym przed 1.01.1999 oraz między 1.01.1999 a 31.12.2018, za których płatnik nie złożył raportu ZUS RIA.

Szerzej nt. okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej była mowa w „RiP” nr 1/2019.

15. Kontynuacja dokumentacji przy ponownym zatrudnieniu

Jeżeli pracodawca ponownie – w ciągu 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego ustania stosunku pracy – zatrudnia pracownika objętego:

  • obowiązkowym skróceniem okresu przechowywania dokumentacji (tj. przyjętego do pracy od 1.01.2019 i następnie zwolnionego) – musi kontynuować prowadzenie dotychczasowej dokumentacji,
  • dobrowolnym skróceniem okresu przechowywania (tj. przyjętego do pracy między 1.01.1999 a 31.12.2018), którego umowa o pracę trwa 1.01.2019 – musi kontynuować prowadzenie dotychczasowej dokumentacji, o ile złożył za niego do ZUS raport informacyjny ZUS RIA.

Okres przechowywania dokumentacji biegnie wówczas przez 10 lat od rozwiązania lub wygaśnięcia najnowszego stosunku pracy między stronami.

16. Zabezpieczenie dokumentacji

Pracodawca musi odpowiednio zabezpieczyć dokumentację przed zniszczeniem, uszkodzeniem, utratą i dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym jest przechowywana, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie go przed dostępem nieuprawnionych. Podczas jej przechowywania należy zachować poufność, integralność, kompletność oraz dostępność dokumentacji.

Więcej na temat: „Prawo Pracy”
Nowości w Kodeksie pracy

Pracownik łatwiej udowodni dyskryminację i uzyska świadectwo pracy

Magdalena Januszewska
7.09.2019 weszło w życie kilka zmian Kp, m.in. dotyczących dochodzenia roszczeń z tytułu mobbingu, ochrony zatrudnienia i sprostowania świadectwa pracy.

Wskaźniki i świadczenia

Od 1.09.2019 zmalały refundacje

Renata Majewska
Pracodawcy otrzymają niższe dopłaty za szkolenie pracowników podczas kryzysu oraz zatrudnienie bezrobotnych i niepełnosprawnych.

Prawo pracy

Czy świadczenie urlopowe przysługuje także przy zaległym urlopie

Jadwiga Sztabińska
Nasza firma wypłaca świadczenia urlopowe. W regulaminie nie ma zapisów o tym, czy w 14 dniach urlopowych, których wykorzystanie jest konieczne do uzyskania świadczenia, muszą być tylko dni z bieżącego urlopu, czy mogą być też z zaległego.
Czy w takim razie świadczenie trzeba wypłacić, jeśli pracownik realizuje wyłącznie urlop zaległy?

Regularnie wypłacana premia uznaniowa zwiększa odprawę emerytalną

Renata Majewska
Pracownica od 22.02.2017 do 19.09.2017 przebywała na zwolnieniu lekarskim, a od 20.09.2017 do 5.10.2017 na zaległym urlopie wypoczynkowym. Następnie 6.10.2017 rozwiązała umowę o pracę z własnej inicjatywy, z powodu przejścia na emeryturę. Przysługiwały jej wówczas płaca zasadnicza w stałej stawce miesięcznej 2500 zł brutto oraz miesięczne premie uznaniowe. Poprzednia księgowa obliczyła jej odprawę emerytalną tylko w kwocie 2500 zł brutto, pomijając premie. Nie cofnęła się do wcześniejszych miesięcy poprzedzających ustanie zatrudnienia, kiedy zatrudniona uzyskiwała premie (w grudniu 2016, styczniu i lutym 2017 łącznie 700 zł). Podczas kontroli inspektor pracy podważył takie postępowanie. Ocenił premie jako regularne, zwyczajowo wypłacane wszystkim pracownikom i zakwalifikował jako roszczeniowe, nakazując przyjmować je do podstawy urlopowej jako składnik zmienny.
Czy należy wypłacić różnicę po takim czasie? Co z odsetkami?

Praca, świadczenia i ubezpieczenia

Odwołany urlop a wypłata dofinansowania do „wczasów pod gruszą”

Renata Majewska
Firma, zatrudniająca ponad 100 osób, prowadzi zfśs. Regulamin socjalny przewiduje wypłatę dofinansowania do „wczasów pod gruszą”. Mogą się o nie starać pracownicy, którzy złożą wniosek o urlop wypoczynkowy obejmujący co najmniej 10 kolejnych dni kalendarzowych. Zgodnie z tym regulaminem „gruszowe” wypłacamy w ciągu 14 dni po powrocie uprawnionego do pracy i przedstawieniu przez niego jakiegokolwiek rachunku potwierdzającego koszty takich wakacji, w kwocie od 800 do 1500 zł brutto na rodzinę – w zależności od progu dochodowego. Jeden z zatrudnionych zgłosił podanie o urlop odpowiedniej długości (od 12.08.2019 do 25.08.2019 r.), ale potem został z niego przez pracodawcę odwołany – od 19.08.2019 r. – z ważnych powodów.
Czy należy mu się to świadczenie?

Stanowisko UODO

Pracodawcy nadal nie mogą badać pracowników alkomatem

Jadwiga Sztabińska
Wykluczone jest samodzielne sprawdzanie przez pracodawcę stanu trzeźwości zatrudnionych. Niedopuszczalne są też kontrole wyrywkowe. I to mimo zmiany przepisów Kp.

Temat miesiąca

Dokumentacja pracownicza (cz. III) – zawartość akt osobowych i dokumentacji indywidualnej

Renata Majewska
Dokumenty zebrane podczas rekrutacji i trwania zatrudnienia pracodawca gromadzi częściowo w aktach osobowych (tzw. teczkach personalnych), a częściowo w tzw. dokumentacji indywidualnej przechowywanej poza aktami osobowymi.

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej (akt osobowych i dokumentacji indywidualnej) regulują art. 221, 221a i 221b Kp oraz wydane na jego podstawie nowe rozporządzenie MRPiPS z 10.12.2018 w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU poz. 2369, dalej rdp).


Prawo pracy

Mimo kontynuacji zatrudnienia trzeba założyć nową teczkę personalną

Renata Majewska
Jeśli po 31.12.2018 zakończy się umowa o pracę zawarta przed tą datą i od następnego dnia strony nawiążą kolejny stosunek pracy, pracodawca musi założyć nowe akta osobowe – wynika z interpretacji MRPiPS z 9.05.2019.

Prawo pracy

Prawo do świadczenia urlopowego weryfikowane na ostatni dzień przed wypoczynkiem

Renata Majewska
Przedsiębiorstwo zatrudniające 45 osób wypłaca świadczenia urlopowe. Jeden z zatrudnionych na pełnym etacie wziął urlop wypoczynkowy od 17.06.2019 do 30.06.2019. Świadczenie urlopowe dostał w piątek 14.06.2019. Dopiero pod koniec czerwca 2019 dowiedzieliśmy się o obniżeniu mu wymiaru czasu pracy do 1/2 etatu, począwszy od 1.07.2019.
Czy można domagać się od niego zwrotu połowy świadczenia, skoro jest ono proporcjonalne do wymiaru czasu pracy? A może istotne jest, że pracownik przeszedł na 1/2 etatu już po zakończeniu wypoczynku? Jeśli nie odda połowy świadczenia, to czy należy od niej odprowadzić składki społeczne i zdrowotne?

Praca, świadczenia i ubezpieczenia

Odszkodowanie za nieuzasadnione wypowiedzenie umowy o pracę bez PIT

Marcin Szymankiewicz
Pracownica – zatrudniona w firmie od 1.09.2008 r. na umowę o pracę na czas nieokreślony – wróciła 1.10.2018 r. do pracy po zwolnieniu lekarskim i otrzymała 3-miesięczne wypowiedzenie z powodu redukcji etatu. Koniec okresu wypowiedzenia upłynął 31.01.2019 r. Dowiedziała się jednak, że na jej miejsce została zatrudniona inna osoba, która przejęła jej obowiązki, zatem redukcji etatu nie było. Złożyła więc pozew o wypłatę odszkodowania w wysokości trzech miesięcznych pensji z tytułu niezgodnego z prawem wypowiedzenia umowy o pracę.
Sąd uznał rozwiązanie stosunku pracy za wypowiedzeniem za niezgodne z prawem i zasądził na jej rzecz odszkodowanie w żądanej wysokości. Nie odwołaliśmy się od wyroku i wypłaciliśmy odszkodowanie, nie potrącając zaliczki na PIT.
Czy postąpiliśmy prawidłowo?

Sąd uznał rozwiązanie stosunku pracy za wypowiedzeniem za niezgodne z prawem i zasądził na jej rzecz odszkodowanie w żądanej wysokości. Nie odwołaliśmy się od wyroku i wypłaciliśmy odszkodowanie, nie potrącając zaliczki na PIT.

Czy postąpiliśmy prawidłowo?


Zmiany w Kodeksie pracy od 7.09.2019 r.

Jadwiga Sztabińska
Za wydanie świadectwa pracy po terminie pracodawca zapłaci grzywnę od 1 tys. do 30 tys. zł. Jeśli dopuści się mobbingu, pracownik może zażądać odszkodowania nie tylko po ustaniu zatrudnienia, lecz także w jego trakcie.

To tylko dwie z kilku nowości, które wejdą w życie 7.09.2019 r., a wynikają z ustawy z 16.05.2019 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw.


Prawo pracy i ubezpieczeń społecznych w orzecznictwie SN

Magdalena Januszewska

Nie trzeba najpierw stosować kar porządkowych, aby dyscyplinarnie zwolnić pracownika. Pracodawca nie powinien jednak ignorować niekompetencji zatrudnionego, bo potem trudno będzie uzasadnić rozwiązanie umowy o pracę w tym trybie – wyrok SN z 21.03.2019 r. (II PK 315/17).


Obowiązki bhp

Pracodawca może przekazać bon na posiłek zamiast gorącego dania czy prowiantu

Renata Majewska
Od 9.07.2019 przedsiębiorcy mają więcej swobody w zapewnieniu posiłków profilaktycznych zatrudnionym w szczególnych warunkach.

Prawo pracy

Świadectwo pracy bez imion rodziców

Renata Majewska
Od 29.06.2019 obowiązuje nowy pomocniczy wzór tego najważniejszego dokumentu prawa pracy.

Zmiany w prawie pracy

Mniej biurokracji w obowiązkach bhp

Renata Majewska
Z końcem czerwca 2019 zrezygnowano z obowiązkowych pieczątek pracodawcy na dokumentach bhp i zmniejszyła się liczba podawanych tam danych osobowych pracowników.

Logowanie

email:

hasło:

 

 

Logowanie za pomocą emaila

Jeżeli nie pamiętasz hasła albo nie masz konta, to wyślemy na Twój email wiadomość weryfikującą. Po kliknięciu w link z emaila będziesz zalogowany na urządzeniu do chwili wylogowania.

email:

Klikając w poniższy link zgadzasz się na zapisanie podanych w formularzu danych i wykorzystywanie ich zgodnie z polityką przetwarzania danych dostępną w dokumencie ⇒Polityka przetwarzania danych osobowych (RODO)⇐

 

Logowanie do za pomocą emaila

Sprawdzanie danych....