Do 31 maja trzeba wpłacić pierwszą ratę na zfśs

Obowiązek przelania pierwszej raty na zfśs w tym terminie mają pracodawcy, którzy muszą tworzyć ten fundusz, tj. firmy zatrudniające:

• co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty,
• mniej niż 50, ale co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty – jeżeli z wnioskiem o utworzenie zfśs wystąpiła zakładowa organizacja związkowa,

a także jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe (bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników).

Środki, które zasilają fundusz socjalny, to odpisy podstawowe i fakultatywne zwiększenia. Do 31 maja pracodawcy muszą natomiast przekazać na konto socjalne 75% planowanych odpisów podstawowych. Dobrowolne zwiększenia przelewa się na konto zfśs – wraz z pozostałą częścią odpisów podstawowych – do końca września. Ostatecznej korekty dokonuje się natomiast na koniec roku.

Podstawą do ustalenia odpisu na zfśs w danym roku jest przeciętna planowana liczba zatrudnionych pracowników.

Uwzględnia się osoby zatrudnione:

• na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę (bez względu na wymiar etatu i rodzaj umowy),
• przebywające na urlopie macierzyńskim, rodzicielskim, wychowawczym lub bezpłatnym.

Pomija się z kolei:

• zleceniobiorców,
• wykonawców umów o dzieło,
• chałupników,
• osoby wykonujące umowę agencyjną,
• pracowników tymczasowych.

Pracowników zatrudnionych na część etatu przelicza się na liczbę osób zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy.

Średni stan zatrudnienia

Szacując stan zatrudnienia na dany rok, trzeba zacząć od zaplanowania przeciętnego poziomu zatrudnienia w poszczególnych miesiącach. W tym celu należy użyć metody statystycznej:

• uproszczonej – polegającej na podzieleniu przez 2 zsumowanych stanów dziennych z pierwszego i ostatniego dnia miesiąca albo
• średniej chronologicznej – polegającej na zsumowaniu połowy stanu zatrudnienia w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca oraz pełnego stanu zatrudnienia w 15. dniu miesiąca, a następnie podzieleniu otrzymanej wartości przez 2.

Obie te metody sprawdzają się w firmie, która ma stabilną sytuację kadrową. Jeżeli jest duża zmienność liczby zatrudnionych (np. zwiększa się sezonowo), lepiej sprawdzi się metoda średniej arytmetycznej. Polega ona na zsumowaniu stanu zatrudnienia z każdego dnia, a następnie podzieleniu otrzymanej wartości przez liczbę dni miesiąca. Zsumowaną liczbę pracowników, których firma planuje zatrudniać w poszczególnych miesiącach danego roku, należy podzielić przez 12, a wynik zaokrąglić do dwóch miejsc po przecinku.

Ustalenie odpisu

Po oszacowaniu przeciętnej liczby etatów należy ją pomnożyć przez kwotę odpisu właściwą dla danej grupy zatrudnionych  – odrębnie dla pracowników zatrudnionych w normalnych warunkach i odrębnie dla wykonujących pracę „szczególną”.

Następnie należy doliczyć odpis na pracowników młodocianych. Ich planowaną liczbę (bez uśredniania) trzeba przemnożyć przez wysokość odpisu, zależną od roku nauki.