Czym różni się faktura pro forma od właściwej faktury

Marek Barowicz

Czy wystawienie/otrzymanie faktur pro forma wywołuje skutki podatkowe i księgowe?

Nie. Faktura pro forma (łac. „dla formy, dla pozoru”) to dokument potwierdzający przyjęcie zamówienia do realizacji, wezwanie do zapłaty lub złożenie oferty handlowej. Faktura pro forma, zawierająca niezbędne dane wymagane w standardowej umowie (np. przedmiot sprzedaży, oznaczenie stron czynności cywilnoprawnej, termin płatności) może być potraktowana jak oferta w myśl art. 66 § 1 Kc, zgodnie z którym oświadczenie drugiej stronie woli zawarcia umowy stanowi ofertę, jeżeli określa istotne postanowienia tej umowy. Uregulowanie płatności w oparciu o dane ujęte w fakturze pro forma powoduje zawarcie właściwej umowy sprzedaży w drodze przyjęcia złożonej oferty (tj. akceptacji określonych w niej warunków).

  • MF – Minister Finansów
  • IS – izba skarbowa
  • WSA – wojewódzki sąd administracyjny
  • NSA – Naczelny Sąd Administracyjny
  • Kc – Kodeks cywilny

W przeciwieństwie do faktur, których obowiązkowe elementy i zasady wystawiania uregulowane są w przepisach o VAT, dokumenty określane mianem faktur pro forma nie zostały nigdzie uregulowane, a ich wystawianie przyjęło się w praktyce, zanim jeszcze ustawa o VAT dopuściła wystawianie faktur przed dokonaniem sprzedaży.

Faktury pro forma nie odzwierciedlają żadnych operacji gospodarczych. Ich celem – w przeciwieństwie do „zwykłych” faktur (faktur handlowych), w rozumieniu art. 2 pkt 31 ustawy o VAT – nie jest dokumentowanie wykonania świadczenia (sprzedaży towarów lub usług albo wpłaty zaliczki, zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 i pkt 4 ustawy o VAT), lecz pełnienie jedynie funkcji informacyjnych w rodzaju zapowiedzi lub propozycji wystawienia właściwej faktury, na zasadach ogólnych (interpretacja IS w Warszawie z 12.06.2013, IPPP2/443-463/13-2/KOM).

To, co wizualnie odróżnia fakturę pro forma od właściwej faktury, w tym także wystawionej na 30 dni przed dostawą towarów, wykonaniem usług lub otrzymaniem całości/części zapłaty, to wyraźne (mające na celu uniknięcie jakichkolwiek nieporozumień z kontrahentami oraz organami podatkowymi) oznaczenie tego typu dokumentu mianem pro forma (interpretacja IS w Warszawie z 3.12.2013, IPPP1/443-932/13-2/PR). Pamiętać przy tym należy, że wystawienie faktury pro forma nie zwalnia z obowiązku wystawienia właściwej faktury, dokumentującej transakcję handlową (dostawę towaru/wykonanie usługi lub wcześniejsze otrzymanie całości/części należności).

2 lipca wystawiono fakturę pro forma na poczet przyszłej dostawy towarów. Faktyczna dostawa nastąpiła 10 lipca. Zatem fakturę dokumentującą dostawę trzeba wystawić najpóźniej 15 sierpnia, zaś VAT należny rozliczyć w deklaracji za lipiec (lub III kwartał).

9 lipca wystawiono fakturę pro forma na poczet przyszłej zaliczki na dostawę towarów. Zaliczkę wpłacono 18 lipca. Zatem fakturę zaliczkową trzeba wystawić najpóźniej 15 sierpnia, zaś VAT należny z tego tytułu rozliczyć w deklaracji za lipiec (w terminie do 25 sierpnia, w przypadku rozliczania VAT za okresy miesięczne). Gdyby dostawa została wykonana w tym samym okresie rozliczeniowym, w którym otrzymano przedpłatę (np. 23 lipca), można zrezygnować z wystawienia faktury zaliczkowej na rzecz tylko jednej faktury, potwierdzającej całą dostawę towarów wystawionej w terminie do 15 sierpnia (zob. interpretacje IS w Bydgoszczy z 19.02.2015, ITPP3/443-684/14/MD, oraz Łodzi z 2.12.2014, IPTPP2/443-694/14-2/DS).

Wystawienie faktury pro forma (wyraźnie w ten sposób oznaczonej) – nawet gdy zawiera ona wszystkie wymagane dla właściwej faktury ustawowe dane – jest neutralne podatkowo. Nie rodzi konsekwencji ani po stronie wystawcy (sprzedawcy), ani nabywcy towarów/usług – zarówno na gruncie VAT, jak i podatków dochodowych (na dostawcy nie ciąży obowiązek zapłaty – na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy o VAT – podatku wykazanego w tego rodzaju fakturze, nie wykazuje on także transakcji wskazanych w fakturze pro forma jako przychodu podatkowego; nabywca z kolei nie ma możliwości odliczenia VAT naliczonego ani też wykazania kosztu uzyskania przychodów). Faktura pro forma nie jest uwzględniana ani przez dostawcę, ani odbiorcę w ewidencji VAT czy składanych za dany okres deklaracjach VAT. Z rozliczeniami podatkowymi trzeba zaczekać do momentu wystawienia/otrzymania właściwej faktury dokumentującej transakcję).

Faktury pro forma nie są również uznawane za dowody księgowe (zob. wyroki WSA w Gliwicach z 11.07.2017, III SA/GL 457/17 i NSA z 14.09.2017, I GSK 1355/15; wyjaśnienia MF z 20.01.2015). Tym samym nie stanowią podstawy do dokonania zapisów w księgach rachunkowych (odbiorcy i dostawcy). Zarachowaniu będzie podlegało dopiero wystawienie/otrzymanie właściwej faktury dokumentującej sprzedaż/zakup towarów/usług lub udzielenie/otrzymanie przedpłaty na poczet ich dostawy.

Różnice między fakturą pro forma a właściwą fakturą

Kryterium Faktura pro forma Faktura właściwa
Oznaczenie dokumentu Wyraźne oznaczenie „faktura pro forma” Brak obowiązku oznaczania dokumentu jako „faktura” czy „faktura VAT”
Pełniona funkcja Nie dokumentuje operacji gospodarczych (wystawiana jedynie w celach informacyjnych, może potwierdzać przyjęcie zamówienia do wykonania, poświadczać złożenie oferty handlowej lub stanowić wezwanie do zapłaty) Dokumentowanie zdarzeń gospodarczych (sprzedaży towarów/usług lub zaliczki/przedpłaty na jej poczet)
Termin wystawienia Przed zawarciem transakcji handlowej (dostawą towaru/usługi) lub otrzymaniem zaliczki na dostawę Nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru/usługi lub otrzymano zaliczkę oraz nie wcześniej niż 30. dnia przed dokonaniem tej dostawy/otrzymaniem zaliczki
Znaczenie podatkowe Nie rodzi żadnych konsekwencji podatkowych w VAT i CIT/PIT – ani po stronie sprzedawcy (wystawcy dokumentu), ani nabywcy towarów/usług (odbiorcy dokumentu) Powoduje określone skutki podatkowe w VAT i CIT/PIT, zarówno dla sprzedawcy (wystawcy dokumentu), jak i nabywcy towarów/usług (odbiorcy dokumentu)
Znaczenie rachunkowe (bilansowe) Nie ma statusu dowodu księgowego i nie stanowi podstawy do dokonania zapisów w ewidencji księgowej sprzedawcy i nabywcy Jest dowodem księgowym stanowiącym podstawę zapisów w księgach rachunkowych sprzedawcy i nabywcy

w sprzedaży

Logowanie

email:

hasło:

 

 

Logowanie za pomocą emaila

Jeżeli nie pamiętasz hasła albo nie masz konta, to wyślemy na Twój email wiadomość weryfikującą. Po kliknięciu w link z emaila będziesz zalogowany na urządzeniu do chwili wylogowania.

email:

Klikając w poniższy link zgadzasz się na zapisanie podanych w formularzu danych i wykorzystywanie ich zgodnie z polityką przetwarzania danych dostępną w dokumencie ⇒Polityka przetwarzania danych osobowych (RODO)⇐

 

Logowanie do za pomocą emaila

Sprawdzanie danych....