Czym różni się faktura pro forma od właściwej faktury

Marek Barowicz

Czy wystawienie/otrzymanie faktur pro forma wywołuje skutki podatkowe i księgowe?

Nie. Faktura pro forma (łac. „dla formy, dla pozoru”) to dokument potwierdzający przyjęcie zamówienia do realizacji, wezwanie do zapłaty lub złożenie oferty handlowej. Faktura pro forma, zawierająca niezbędne dane wymagane w standardowej umowie (np. przedmiot sprzedaży, oznaczenie stron czynności cywilnoprawnej, termin płatności) może być potraktowana jak oferta w myśl art. 66 § 1 Kc, zgodnie z którym oświadczenie drugiej stronie woli zawarcia umowy stanowi ofertę, jeżeli określa istotne postanowienia tej umowy. Uregulowanie płatności w oparciu o dane ujęte w fakturze pro forma powoduje zawarcie właściwej umowy sprzedaży w drodze przyjęcia złożonej oferty (tj. akceptacji określonych w niej warunków).

  • MF – Minister Finansów
  • IS – izba skarbowa
  • WSA – wojewódzki sąd administracyjny
  • NSA – Naczelny Sąd Administracyjny
  • Kc – Kodeks cywilny

W przeciwieństwie do faktur, których obowiązkowe elementy i zasady wystawiania uregulowane są w przepisach o VAT, dokumenty określane mianem faktur pro forma nie zostały nigdzie uregulowane, a ich wystawianie przyjęło się w praktyce, zanim jeszcze ustawa o VAT dopuściła wystawianie faktur przed dokonaniem sprzedaży.

Faktury pro forma nie odzwierciedlają żadnych operacji gospodarczych. Ich celem – w przeciwieństwie do „zwykłych” faktur (faktur handlowych), w rozumieniu art. 2 pkt 31 ustawy o VAT – nie jest dokumentowanie wykonania świadczenia (sprzedaży towarów lub usług albo wpłaty zaliczki, zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 i pkt 4 ustawy o VAT), lecz pełnienie jedynie funkcji informacyjnych w rodzaju zapowiedzi lub propozycji wystawienia właściwej faktury, na zasadach ogólnych (interpretacja IS w Warszawie z 12.06.2013, IPPP2/443-463/13-2/KOM).

To, co wizualnie odróżnia fakturę pro forma od właściwej faktury, w tym także wystawionej na 30 dni przed dostawą towarów, wykonaniem usług lub otrzymaniem całości/części zapłaty, to wyraźne (mające na celu uniknięcie jakichkolwiek nieporozumień z kontrahentami oraz organami podatkowymi) oznaczenie tego typu dokumentu mianem pro forma (interpretacja IS w Warszawie z 3.12.2013, IPPP1/443-932/13-2/PR). Pamiętać przy tym należy, że wystawienie faktury pro forma nie zwalnia z obowiązku wystawienia właściwej faktury, dokumentującej transakcję handlową (dostawę towaru/wykonanie usługi lub wcześniejsze otrzymanie całości/części należności).

2 lipca wystawiono fakturę pro forma na poczet przyszłej dostawy towarów. Faktyczna dostawa nastąpiła 10 lipca. Zatem fakturę dokumentującą dostawę trzeba wystawić najpóźniej 15 sierpnia, zaś VAT należny rozliczyć w deklaracji za lipiec (lub III kwartał).

9 lipca wystawiono fakturę pro forma na poczet przyszłej zaliczki na dostawę towarów. Zaliczkę wpłacono 18 lipca. Zatem fakturę zaliczkową trzeba wystawić najpóźniej 15 sierpnia, zaś VAT należny z tego tytułu rozliczyć w deklaracji za lipiec (w terminie do 25 sierpnia, w przypadku rozliczania VAT za okresy miesięczne). Gdyby dostawa została wykonana w tym samym okresie rozliczeniowym, w którym otrzymano przedpłatę (np. 23 lipca), można zrezygnować z wystawienia faktury zaliczkowej na rzecz tylko jednej faktury, potwierdzającej całą dostawę towarów wystawionej w terminie do 15 sierpnia (zob. interpretacje IS w Bydgoszczy z 19.02.2015, ITPP3/443-684/14/MD, oraz Łodzi z 2.12.2014, IPTPP2/443-694/14-2/DS).

Wystawienie faktury pro forma (wyraźnie w ten sposób oznaczonej) – nawet gdy zawiera ona wszystkie wymagane dla właściwej faktury ustawowe dane – jest neutralne podatkowo. Nie rodzi konsekwencji ani po stronie wystawcy (sprzedawcy), ani nabywcy towarów/usług – zarówno na gruncie VAT, jak i podatków dochodowych (na dostawcy nie ciąży obowiązek zapłaty – na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy o VAT – podatku wykazanego w tego rodzaju fakturze, nie wykazuje on także transakcji wskazanych w fakturze pro forma jako przychodu podatkowego; nabywca z kolei nie ma możliwości odliczenia VAT naliczonego ani też wykazania kosztu uzyskania przychodów). Faktura pro forma nie jest uwzględniana ani przez dostawcę, ani odbiorcę w ewidencji VAT czy składanych za dany okres deklaracjach VAT. Z rozliczeniami podatkowymi trzeba zaczekać do momentu wystawienia/otrzymania właściwej faktury dokumentującej transakcję).

Faktury pro forma nie są również uznawane za dowody księgowe (zob. wyroki WSA w Gliwicach z 11.07.2017, III SA/GL 457/17 i NSA z 14.09.2017, I GSK 1355/15; wyjaśnienia MF z 20.01.2015). Tym samym nie stanowią podstawy do dokonania zapisów w księgach rachunkowych (odbiorcy i dostawcy). Zarachowaniu będzie podlegało dopiero wystawienie/otrzymanie właściwej faktury dokumentującej sprzedaż/zakup towarów/usług lub udzielenie/otrzymanie przedpłaty na poczet ich dostawy.

Różnice między fakturą pro forma a właściwą fakturą

Kryterium Faktura pro forma Faktura właściwa
Oznaczenie dokumentu Wyraźne oznaczenie „faktura pro forma” Brak obowiązku oznaczania dokumentu jako „faktura” czy „faktura VAT”
Pełniona funkcja Nie dokumentuje operacji gospodarczych (wystawiana jedynie w celach informacyjnych, może potwierdzać przyjęcie zamówienia do wykonania, poświadczać złożenie oferty handlowej lub stanowić wezwanie do zapłaty) Dokumentowanie zdarzeń gospodarczych (sprzedaży towarów/usług lub zaliczki/przedpłaty na jej poczet)
Termin wystawienia Przed zawarciem transakcji handlowej (dostawą towaru/usługi) lub otrzymaniem zaliczki na dostawę Nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru/usługi lub otrzymano zaliczkę oraz nie wcześniej niż 30. dnia przed dokonaniem tej dostawy/otrzymaniem zaliczki
Znaczenie podatkowe Nie rodzi żadnych konsekwencji podatkowych w VAT i CIT/PIT – ani po stronie sprzedawcy (wystawcy dokumentu), ani nabywcy towarów/usług (odbiorcy dokumentu) Powoduje określone skutki podatkowe w VAT i CIT/PIT, zarówno dla sprzedawcy (wystawcy dokumentu), jak i nabywcy towarów/usług (odbiorcy dokumentu)
Znaczenie rachunkowe (bilansowe) Nie ma statusu dowodu księgowego i nie stanowi podstawy do dokonania zapisów w ewidencji księgowej sprzedawcy i nabywcy Jest dowodem księgowym stanowiącym podstawę zapisów w księgach rachunkowych sprzedawcy i nabywcy
Temat: „Dowody Księgowe”
Dowody księgowe

Kiedy i jak można anulować fakturę

Sprzedawca, który wysłał kontrahentowi niezasadnie wystawioną fakturę, ma prawo do jej anulowania i usunięcia z rejestrów oraz deklaracji VAT, o ile kontrahent odeśle dokument bez księgowania.

Tak wynika z interpretacji KIS z 22.09.2020 (0114-KDIP1-3.4012.394.2020.1.ISK). Dotyczyła ona spółki, która wystawia papierowe faktury w dwóch egzemplarzach i oryginały wysyła kontrahentom. Zdarza się jej omyłkowo wystawić fakturę, choć transakcja w rzeczywistości nie wystąpiła (dostawa czy usługa nie została wykonana ani nie wpłynęła zaliczka na poczet przyszłych świadczeń).

Rachunkowość

Dostawy niefakturowane – ujęcie w kosztach

Kupujemy części do naprawy samochodów na potrzeby własne. Przyjmujemy je do magazynu na podstawie dokumentu PZ oraz wydajemy do zużycia na podsta‑ wie dokumentu RW. Zdarza się, że faktura za zakup części nie dociera do nas i musimy się o nią upomnieć albo dociera z opóźnieniem, w następnym miesiącu lub jeszcze później. Cenę tych części znamy, gdyż sprzedawca wraz z dostawą wystawia dokument WZ, który ją zawiera.
Czy możemy ująć koszt zużycia części na podstawie RW, mimo że faktura zakupu dotrze i zostanie zaksięgowana w następnym miesiącu albo później?
Przyjmujemy też towary handlowe do magazynu na podstawie PZ i wydajemy do sprzedaży na podstawie WZ. Faktura zakupu tego towaru dociera z opóźnieniem. Czy możemy ująć koszt sprzedanych towarów w miesiącu ich sprzedaży?
Dowody księgowe

Zdigitalizowane faktury są podstawą do wykazania kosztów podatkowych

Zeskanowanie papierowych faktur i zapisanie ich na serwerach w formie cyfrowej, a następnie zniszczenie papierowych egzemplarzy nie pozbawia prawa do zaliczenia kosztów udokumentowanych tymi fakturami do kosztów uzyskania przychodów. 

Tak wynika z interpretacji KIS z 20.05.2020 (0111-KDIB1-2.4010.103.2018.11.BG).

Dowody księgowe

Formy dokumentowania dla celów VAT wydatków związanych z podróżami

Nie każda opłata związana z podróżami musi być potwierdzona fakturą, by można było odliczyć podatek naliczony. Czasem wystarczy zwykły bilet lub nawet wydruk, niekoniecznie z kasy rejestrującej.

Od 1.01.2020 faktura dla przedsiębiorcy – z NIP nabywcy – może zostać wystawiona na podstawie paragonu fiskalnego tylko, jeżeli jest na nim zamieszczony NIP nabywcy (art. 106b ust. 5 ustawy o VAT). Paragon fiskalny wystawiany na kwotę nieprzekraczającą 450 zł (100 euro) brutto jest sam w sobie fakturą, tyle że uproszczoną (art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT) i nie należy wystawiać dla nabywcy odrębnego dokumentu (faktury standardowej) – stwierdziła KIS w interpretacjach z 18.03.2020 (0114-KDIP1-3.4012.61.2020.1.ISK) i 27.04.2020 (0114-KDIP1-3.4012.161.2020.1.ISK).

Dowody księgowe

Czy można żądać wystawienia pełnej faktury zamiast paragonu z NIP do sprzedaży do 450 zł

Przedsiębiorca za zakup w sieci handlowej na kwotę 300 zł otrzymał paragon ze swoim NIP. Czy może zażądać wymiany paragonu na „pełną” fakturę?
Rachunkowość

Przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej dowodów poniesienia wydatków przez pracowników

Nasza spółka z o.o. ponosi wydatki – m.in. na przejazdy taksówkami, bilety kolejowe i posiłki spożywane przez pracowników podczas podróży służbowych – które są pierwotnie opłacone przez nich z ich własnych środków. Aby uzyskać zwrot pieniędzy, pracownik dostarcza spółce dowód poniesienia wydatku (fakturę lub rachunek wystawiony na spółkę). Dotychczas przechowywaliśmy te dokumenty w formie papierowej, jednak w celu ograniczenia kosztów i pracochłonnej archiwizacji chcemy przechowywać je w formie elektronicznej. Oryginały dowodów będą niszczone.
Czy tak przechowywane faktury/rachunki spełniają warunki zaliczenia do kosztów księgowych udokumentowanych nimi wydatków?
Dowody księgowe

Paragony przedstawiane przez kierowców jako podstawa ujęcia kosztów w pkpir

Kierowcy firmy transportowej przywożą z trasy różne paragony (np. za parkingi, zagraniczne opłaty drogowe) w celu rozliczenia.
Czy można na ich podstawie wykazywać koszty w pkpir?
Dowody księgowe

Data ujęcia w pkpir dowodu wewnętrznego

Podatnik prowadzi działalność gospodarczą w lokalu użyczonym mu przez rodziców. Faktury za zużywaną w nim energię elektryczną wystawiane są na jego ojca. Opłaca je podatnik i na ich podstawie wystawia dowód wewnętrzny.
W jakiej dacie należy ujmować ten dowód w pkpir – wystawienia faktury, wystawienia dowodu wewnętrznego czy zapłaty?
Zmiany w pkpir

Nowy dowód księgowy pozwoli skorygować koszty

Wprowadzenie w updof obowiązku pomniejszenia kosztów/zwiększenia przychodów w razie zapłaty kontrahentowi gotówką zamiast przelewem z tytułu transakcji przekraczającej 15 tys. zł wymogło zmianę przepisów rozporządzenia pkpir.
Dowody księgowe

Paragon z NIP nabywcy jako faktura uproszczona

Podatnik, któremu prowadzę pkpir, jako dowód zakupu farb (wykorzystanych przy remoncie lokalu, w którym prowadzi działalność) przedstawił paragon ze swoim NIP.
Czy na tej podstawie mogę ująć koszt w księdze?
Dowody księgowe

Odliczanie straty a okres przechowywania ksiąg

W 2011 spółka poniosła stratę, której część odliczała jeszcze od dochodu za 2015.
Jak długo powinna przechowywać księgi rachunkowe i dowody księgowe za 2011? Nie toczy się i nie toczyło wobec niej żadne postępowanie podatkowe. Spółka nie jest też w upadłości.

Zgodnie z art. 86 § 1 Op księgi podatkowe (którymi w myśl Op są też księgi rachunkowe) i dokumenty związane z ich prowadzeniem powinny być przechowywane do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a więc – jak stanowi art. 70 § 1 Op – co do zasady przez 5 lat, licząc od końca roku, w którym minął termin płatności podatku (bieg terminu przedawnienia może w określonych w Op sytuacjach ulec zawieszeniu lub przerwaniu).

Dowody księgowe

Czy na rachunku z umowy cywilnoprawnej musi być podpis zleceniobiorcy

Na stronie WWW biura prowadzimy blog podatkowy. Autorzy otrzymują wynagrodzenie po przedłożeniu papierowych rachunków z własnoręcznym podpisem. Chcemy uprościć obieg dokumentów.
Czy możemy zrezygnować z podpisu autora? Moglibyśmy wtedy dostawać rachunki e-mailem.
Dowody księgowe

Jak długo przechowywać dokumentację podatkową w przypadku odliczania straty

Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą w 2012 poniosła stratę, którą odliczała od dochodu z tej działalności za 2013 i 2014.
Jak długo obowiązana jest przechowywać dokumentację podatkową dotyczącą roku 2012?
Dowody księgowe

Przechowywanie danych osobowych z faktury

Można przechowywać dane osobowe wynikające z faktury dokumentującej umowę, nawet jeśli została ona unieważniona.
Dowody księgowe

Wystawienie faktury do paragonu wydanego przedsiębiorcy

Zdarza się, że sprzedawca bez własnej winy wydaje paragony nabywcy towaru, który prowadzi działalność gospodarczą, bo przy dokonywaniu zakupów nabywca nie zgłasza, że jest przedsiębiorcą. Następnie (przeważnie po kilku dniach) do takich paragonów są wystawiane faktury.
Czy jest to prawidłowe?
Dowody księgowe

Wystawienie faktury na żądanie na podstawie skanu paragonu fiskalnego

Obsługujemy spółkę handlującą przez internet. Klientom, którzy nie wyrazili chęci otrzymania faktury, spółka wraz z towarem wysyła wydrukowany paragon. Zdarza się, że po jakimś czasie część z tych osób żąda wystawienia faktury.
Czy sprzedawca może wystawić fakturę na podstawie zeskanowanego paragonu (jego cyfrowej fotokopii)? Wysyłanie oryginału paragonu pocztą/kurierem do sprzedawcy, aby otrzymać fakturę, byłoby sporym utrudnieniem dla nabywcy. Niekiedy w ogóle nie dysponuje on oryginalnym paragonem, ponieważ np. go zgubił. Czy w takim przypadku spółka ma prawo wystawić fakturę?

Logowanie

email:

hasło:

 

 

Logowanie za pomocą emaila

Jeżeli nie pamiętasz hasła albo nie masz konta, to wyślemy na Twój email wiadomość weryfikującą. Po kliknięciu w link z emaila będziesz zalogowany na urządzeniu do chwili wylogowania.

email:

Klikając w poniższy link zgadzasz się na zapisanie podanych w formularzu danych i wykorzystywanie ich zgodnie z polityką przetwarzania danych dostępną w dokumencie ⇒Polityka przetwarzania danych osobowych (RODO)⇐

 

Logowanie do za pomocą emaila

Sprawdzanie danych....