Czym różni się faktura pro forma od właściwej faktury

Marek Barowicz

Czy wystawienie/otrzymanie faktur pro forma wywołuje skutki podatkowe i księgowe?

Nie. Faktura pro forma (łac. „dla formy, dla pozoru”) to dokument potwierdzający przyjęcie zamówienia do realizacji, wezwanie do zapłaty lub złożenie oferty handlowej. Faktura pro forma, zawierająca niezbędne dane wymagane w standardowej umowie (np. przedmiot sprzedaży, oznaczenie stron czynności cywilnoprawnej, termin płatności) może być potraktowana jak oferta w myśl art. 66 § 1 Kc, zgodnie z którym oświadczenie drugiej stronie woli zawarcia umowy stanowi ofertę, jeżeli określa istotne postanowienia tej umowy. Uregulowanie płatności w oparciu o dane ujęte w fakturze pro forma powoduje zawarcie właściwej umowy sprzedaży w drodze przyjęcia złożonej oferty (tj. akceptacji określonych w niej warunków).

  • MF – Minister Finansów
  • IS – izba skarbowa
  • WSA – wojewódzki sąd administracyjny
  • NSA – Naczelny Sąd Administracyjny
  • Kc – Kodeks cywilny

W przeciwieństwie do faktur, których obowiązkowe elementy i zasady wystawiania uregulowane są w przepisach o VAT, dokumenty określane mianem faktur pro forma nie zostały nigdzie uregulowane, a ich wystawianie przyjęło się w praktyce, zanim jeszcze ustawa o VAT dopuściła wystawianie faktur przed dokonaniem sprzedaży.

Faktury pro forma nie odzwierciedlają żadnych operacji gospodarczych. Ich celem – w przeciwieństwie do „zwykłych” faktur (faktur handlowych), w rozumieniu art. 2 pkt 31 ustawy o VAT – nie jest dokumentowanie wykonania świadczenia (sprzedaży towarów lub usług albo wpłaty zaliczki, zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 i pkt 4 ustawy o VAT), lecz pełnienie jedynie funkcji informacyjnych w rodzaju zapowiedzi lub propozycji wystawienia właściwej faktury, na zasadach ogólnych (interpretacja IS w Warszawie z 12.06.2013, IPPP2/443-463/13-2/KOM).

To, co wizualnie odróżnia fakturę pro forma od właściwej faktury, w tym także wystawionej na 30 dni przed dostawą towarów, wykonaniem usług lub otrzymaniem całości/części zapłaty, to wyraźne (mające na celu uniknięcie jakichkolwiek nieporozumień z kontrahentami oraz organami podatkowymi) oznaczenie tego typu dokumentu mianem pro forma (interpretacja IS w Warszawie z 3.12.2013, IPPP1/443-932/13-2/PR). Pamiętać przy tym należy, że wystawienie faktury pro forma nie zwalnia z obowiązku wystawienia właściwej faktury, dokumentującej transakcję handlową (dostawę towaru/wykonanie usługi lub wcześniejsze otrzymanie całości/części należności).

2 lipca wystawiono fakturę pro forma na poczet przyszłej dostawy towarów. Faktyczna dostawa nastąpiła 10 lipca. Zatem fakturę dokumentującą dostawę trzeba wystawić najpóźniej 15 sierpnia, zaś VAT należny rozliczyć w deklaracji za lipiec (lub III kwartał).

9 lipca wystawiono fakturę pro forma na poczet przyszłej zaliczki na dostawę towarów. Zaliczkę wpłacono 18 lipca. Zatem fakturę zaliczkową trzeba wystawić najpóźniej 15 sierpnia, zaś VAT należny z tego tytułu rozliczyć w deklaracji za lipiec (w terminie do 25 sierpnia, w przypadku rozliczania VAT za okresy miesięczne). Gdyby dostawa została wykonana w tym samym okresie rozliczeniowym, w którym otrzymano przedpłatę (np. 23 lipca), można zrezygnować z wystawienia faktury zaliczkowej na rzecz tylko jednej faktury, potwierdzającej całą dostawę towarów wystawionej w terminie do 15 sierpnia (zob. interpretacje IS w Bydgoszczy z 19.02.2015, ITPP3/443-684/14/MD, oraz Łodzi z 2.12.2014, IPTPP2/443-694/14-2/DS).

Wystawienie faktury pro forma (wyraźnie w ten sposób oznaczonej) – nawet gdy zawiera ona wszystkie wymagane dla właściwej faktury ustawowe dane – jest neutralne podatkowo. Nie rodzi konsekwencji ani po stronie wystawcy (sprzedawcy), ani nabywcy towarów/usług – zarówno na gruncie VAT, jak i podatków dochodowych (na dostawcy nie ciąży obowiązek zapłaty – na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy o VAT – podatku wykazanego w tego rodzaju fakturze, nie wykazuje on także transakcji wskazanych w fakturze pro forma jako przychodu podatkowego; nabywca z kolei nie ma możliwości odliczenia VAT naliczonego ani też wykazania kosztu uzyskania przychodów). Faktura pro forma nie jest uwzględniana ani przez dostawcę, ani odbiorcę w ewidencji VAT czy składanych za dany okres deklaracjach VAT. Z rozliczeniami podatkowymi trzeba zaczekać do momentu wystawienia/otrzymania właściwej faktury dokumentującej transakcję).

Faktury pro forma nie są również uznawane za dowody księgowe (zob. wyroki WSA w Gliwicach z 11.07.2017, III SA/GL 457/17 i NSA z 14.09.2017, I GSK 1355/15; wyjaśnienia MF z 20.01.2015). Tym samym nie stanowią podstawy do dokonania zapisów w księgach rachunkowych (odbiorcy i dostawcy). Zarachowaniu będzie podlegało dopiero wystawienie/otrzymanie właściwej faktury dokumentującej sprzedaż/zakup towarów/usług lub udzielenie/otrzymanie przedpłaty na poczet ich dostawy.

Różnice między fakturą pro forma a właściwą fakturą

Kryterium Faktura pro forma Faktura właściwa
Oznaczenie dokumentu Wyraźne oznaczenie „faktura pro forma” Brak obowiązku oznaczania dokumentu jako „faktura” czy „faktura VAT”
Pełniona funkcja Nie dokumentuje operacji gospodarczych (wystawiana jedynie w celach informacyjnych, może potwierdzać przyjęcie zamówienia do wykonania, poświadczać złożenie oferty handlowej lub stanowić wezwanie do zapłaty) Dokumentowanie zdarzeń gospodarczych (sprzedaży towarów/usług lub zaliczki/przedpłaty na jej poczet)
Termin wystawienia Przed zawarciem transakcji handlowej (dostawą towaru/usługi) lub otrzymaniem zaliczki na dostawę Nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru/usługi lub otrzymano zaliczkę oraz nie wcześniej niż 30. dnia przed dokonaniem tej dostawy/otrzymaniem zaliczki
Znaczenie podatkowe Nie rodzi żadnych konsekwencji podatkowych w VAT i CIT/PIT – ani po stronie sprzedawcy (wystawcy dokumentu), ani nabywcy towarów/usług (odbiorcy dokumentu) Powoduje określone skutki podatkowe w VAT i CIT/PIT, zarówno dla sprzedawcy (wystawcy dokumentu), jak i nabywcy towarów/usług (odbiorcy dokumentu)
Znaczenie rachunkowe (bilansowe) Nie ma statusu dowodu księgowego i nie stanowi podstawy do dokonania zapisów w ewidencji księgowej sprzedawcy i nabywcy Jest dowodem księgowym stanowiącym podstawę zapisów w księgach rachunkowych sprzedawcy i nabywcy
Więcej na temat: „Dowody Księgowe”
Dowody księgowe

Paragony przedstawiane przez kierowców jako podstawa ujęcia kosztów w pkpir

Tomasz Krywan
Kierowcy firmy transportowej przywożą z trasy różne paragony (np. za parkingi, zagraniczne opłaty drogowe) w celu rozliczenia.
Czy można na ich podstawie wykazywać koszty w pkpir?

Dowody księgowe

Data ujęcia w pkpir dowodu wewnętrznego

Tomasz Krywan
Podatnik prowadzi działalność gospodarczą w lokalu użyczonym mu przez rodziców. Faktury za zużywaną w nim energię elektryczną wystawiane są na jego ojca. Opłaca je podatnik i na ich podstawie wystawia dowód wewnętrzny.
W jakiej dacie należy ujmować ten dowód w pkpir – wystawienia faktury, wystawienia dowodu wewnętrznego czy zapłaty?

Zmiany w pkpir

Nowy dowód księgowy pozwoli skorygować koszty

Anna Koleśnik
Wprowadzenie w updof obowiązku pomniejszenia kosztów/zwiększenia przychodów w razie zapłaty kontrahentowi gotówką zamiast przelewem z tytułu transakcji przekraczającej 15 tys. zł wymogło zmianę przepisów rozporządzenia pkpir.

Dowody księgowe

Paragon z NIP nabywcy jako faktura uproszczona

Tomasz Krywan
Podatnik, któremu prowadzę pkpir, jako dowód zakupu farb (wykorzystanych przy remoncie lokalu, w którym prowadzi działalność) przedstawił paragon ze swoim NIP.
Czy na tej podstawie mogę ująć koszt w księdze?

Dowody księgowe

Odliczanie straty a okres przechowywania ksiąg

Anna Koleśnik
W 2011 spółka poniosła stratę, której część odliczała jeszcze od dochodu za 2015.
Jak długo powinna przechowywać księgi rachunkowe i dowody księgowe za 2011? Nie toczy się i nie toczyło wobec niej żadne postępowanie podatkowe. Spółka nie jest też w upadłości.

Zgodnie z art. 86 § 1 Op księgi podatkowe (którymi w myśl Op są też księgi rachunkowe) i dokumenty związane z ich prowadzeniem powinny być przechowywane do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a więc – jak stanowi art. 70 § 1 Op – co do zasady przez 5 lat, licząc od końca roku, w którym minął termin płatności podatku (bieg terminu przedawnienia może w określonych w Op sytuacjach ulec zawieszeniu lub przerwaniu).


Dowody księgowe

Czy na rachunku z umowy cywilnoprawnej musi być podpis zleceniobiorcy

Renata Ziólkowska
Na stronie WWW biura prowadzimy blog podatkowy. Autorzy otrzymują wynagrodzenie po przedłożeniu papierowych rachunków z własnoręcznym podpisem. Chcemy uprościć obieg dokumentów.
Czy możemy zrezygnować z podpisu autora? Moglibyśmy wtedy dostawać rachunki e-mailem.

Dowody księgowe

Jak długo przechowywać dokumentację podatkową w przypadku odliczania straty

Tomasz Krywan
Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą w 2012 poniosła stratę, którą odliczała od dochodu z tej działalności za 2013 i 2014.
Jak długo obowiązana jest przechowywać dokumentację podatkową dotyczącą roku 2012?

Dowody księgowe

Przechowywanie danych osobowych z faktury

Aleksander Woźniak
Można przechowywać dane osobowe wynikające z faktury dokumentującej umowę, nawet jeśli została ona unieważniona.

Dowody księgowe

Wystawienie faktury do paragonu wydanego przedsiębiorcy

Grzegorz Gębka
Zdarza się, że sprzedawca bez własnej winy wydaje paragony nabywcy towaru, który prowadzi działalność gospodarczą, bo przy dokonywaniu zakupów nabywca nie zgłasza, że jest przedsiębiorcą. Następnie (przeważnie po kilku dniach) do takich paragonów są wystawiane faktury.
Czy jest to prawidłowe?

Dowody księgowe

Wystawienie faktury na żądanie na podstawie skanu paragonu fiskalnego

Grzegorz Gębka
Obsługujemy spółkę handlującą przez internet. Klientom, którzy nie wyrazili chęci otrzymania faktury, spółka wraz z towarem wysyła wydrukowany paragon. Zdarza się, że po jakimś czasie część z tych osób żąda wystawienia faktury.
Czy sprzedawca może wystawić fakturę na podstawie zeskanowanego paragonu (jego cyfrowej fotokopii)? Wysyłanie oryginału paragonu pocztą/kurierem do sprzedawcy, aby otrzymać fakturę, byłoby sporym utrudnieniem dla nabywcy. Niekiedy w ogóle nie dysponuje on oryginalnym paragonem, ponieważ np. go zgubił. Czy w takim przypadku spółka ma prawo wystawić fakturę?

Logowanie

email:

hasło:

 

 

Logowanie za pomocą emaila

Jeżeli nie pamiętasz hasła albo nie masz konta, to wyślemy na Twój email wiadomość weryfikującą. Po kliknięciu w link z emaila będziesz zalogowany na urządzeniu do chwili wylogowania.

email:

Klikając w poniższy link zgadzasz się na zapisanie podanych w formularzu danych i wykorzystywanie ich zgodnie z polityką przetwarzania danych dostępną w dokumencie ⇒Polityka przetwarzania danych osobowych (RODO)⇐

 

Logowanie do za pomocą emaila

Sprawdzanie danych....