Czy przysługuje ryczałt za używanie prywatnego auta przy wykonywaniu pracy zdalnej
Pracodawcy mieli stracić prawo polecania pracy zdalnej 4.09.2020, lecz dzięki nowelizacji art. 3 ust. 1 i art. 36 ust. 1 specustawy (ustawa z 2.03.2020 o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, DzU poz. 374 ze zm.), która obowiązuje od 5.09.2020, tak się nie stało. Mogą wykorzystywać tę formę realizacji przez pracowników obowiązków służbowych w okresie stanu zagrożenia epidemicznego/epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19 oraz 3 mies. od jego odwołania. Co w takim razie z ryczałtem za używanie prywatnego samochodu do celów służbowych (dalej ryczałt)? Sama praca zdalna nie pozbawia pracownika prawa do jego otrzymania. Odpowiedź zależy więc od tego, czy praca ta:
- wyklucza w ogóle, czy tylko przez pewien okres wykorzystywanie pojazdu do wykonywania zadań zawodowych,
- trwa przez pełny miesiąc (miesiące), czy tylko przez jego część.
Warunki ogólne
Sposób świadczenia pracy nie ma wpływu na zwrot kosztów używania przez pracownika prywatnego samochodu w celach służbowych do jazd lokalnych. Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25.03.2002 w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (DzU nr 27 poz. 271) nie wprowadza takiego kryterium. Wymaga natomiast podpisania umowy cywilnoprawnej, zachowania ryczałtowej formy miesięcznych rozliczeń, stosowania mechanizmu obliczenia ryczałtu pełnego i faktycznie należnego za dany miesiąc, a także nieprzekraczania maksymalnej wartości miesięcznego limitu kilometrów.
Pełną kwotę miesięcznego ryczałtu oblicza się, mnożąc stawkę za 1 km przebiegu, określoną w § 2 pkt 1 rozporządzenia, przez ustalony dla pracownika przez pracodawcę miesięczny limit przebiegu kilometrów na jazdy lokalne, który nie może być wyższy niż określony w § 3 ust. 1 rozporządzenia (wyjątki dotyczą służb: leśnej, parków narodowych, i ratowniczych, a także innych instytucji w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków oraz skutków katastrofy ekologicznej). Jej wysokość jest taka sama w każdym miesiącu, bez względu na to, ile dni liczy – patrz tabela.
Wysokość ryczałtu przy maksymalnych limitach kilometrów (w zł)
Maksymalny limit kilometrów | Kwota ryczałtu dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3, dla którego stawka za 1 km przebiegu wynosi maksymalnie 0,5214 zł | Kwota ryczałtu dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3, dla którego stawka za 1 km przebiegu wynosi maksymalnie 0,8358 zł |
300 km, jeśli pracownik jest zatrudniony w gminie lub mieście liczącym do 100 tys. mieszkańców | 156,42 | 250,74 |
500 km, jeśli pracownik jest zatrudniony w gminie lub mieście liczącym ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców | 260,70 | 417,90 |
700 km, jeśli pracownik jest zatrudniony w gminie lub mieście liczącym ponad 500 tys. mieszkańców | 364,98 | 585,06 |
Kwoty zmniejszone
Praca zdalna to świadczenie – przez czas oznaczony – pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (art. 3 ust. 1 specustawy). Samo jej polecenie przez pracodawcę nie musi więc pozbawiać pracownika ryczałtu, jeśli ma on do niego prawo. Nie jest bowiem równoznaczne z wyłączeniem używania prywatnego samochodu pracownika do celów służbowych. Jeśli jednak taki skutek nastąpi, wówczas za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponuje pojazdem przy zdalnej realizacji obowiązków zawodowych, pracodawca zmniejszy ryczałt o 1/22 – patrz tabela poniżej.
Wartość zmniejszeń ryczałtu przy maksymalnych limitach kilometrów[*] (w zł)
Maksymalny limit kilometrów | Kwota zmniejszenia ryczałtu za dzień roboczy dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 | Kwota zmniejszenia ryczałtu za dzień roboczy dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 |
300 | 7,11 (156,42 zł × 1/22) |
11,40 (250,74 zł × 1/22) |
500 | 11,85 (260,70 zł × 1/22) |
19 (417,90 zł × 1/22) |
700 | 16,59 (364,98 zł × 1/22) |
26,59 (585,06 zł × 1/22) |
[*] Zgodnie z warunkiem liczby mieszkańców gminy lub miasta, w którym pracownik jest zatrudniony.
Jest to jedna z przyczyn obniżająca miesięczny ryczałt, zgodnie z § 4 ust. 2 rozporządzenia. Do pozostałych powodów należy nieobecność pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godz. lub inne absencje.
Pracownik zatrudniony na stanowisku serwisanta, którego miejscem wykonywania pracy jest siedziba pracodawcy oraz miasto, w którym ta siedziba jest zlokalizowana, ma zawartą umowę z pracodawcą na używanie własnego samochodu do celów służbowych (dojazdy do/od klienta) z ryczałtem w wysokości 260,70 zł/mies. Od początku kwietnia pracuje zdalnie – początkowo polecenie obejmowało 3 mies., lecz zostało przedłużone na kolejne 3 mies., a następnie do końca pierwszego miesiąca po odwołaniu stanu epidemii. Stanowisko pracy zostało zorganizowane w domu pracownika (ma takie możliwości lokalowe), a sprzęt i materiały zapewnia pracodawca.
Ten sposób realizacji obowiązków służbowych spowodował wstrzymanie wypłat ryczałtu samochodowego, ponieważ nie wymagał używania auta. Strony podpisały aneks do umowy na czas trwania pracy zdalnej. We wrześniu go jednak anulowały, ponieważ przywrócono wyjazdy do klientów (przy zachowaniu warunków bezpieczeństwa i higieny), mimo utrzymania stanowiska pracy w domu pracownika.
Za wrzesień pracodawca wypłacił 142,20 zł ryczałtu (260,70 zł × 1/22 = 11,85 zł × 10 dni = 118,50 zł; 260,70 zł – 118,50 zł = 142,20 zł). Zgodnie z oświadczeniem pracownika przez 10 dni nie używał on auta, żeby dojechać do klientów.
Przykład aneksu do umowy
Kraków, 9.09.2020 | ||
Aneks | ||
W umowie zawartej 1.9.2015 na czas nieokreślony między
ABC sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie przy ul. Bocianiej 7, reprezentowaną przez Adama Nowaka, prezesa zarządu, zwanego dalej Pracodawcą a Janiną Kowalską, zwaną dalej Pracownicą, wprowadza się następujące zmiany: |
||
§ 5 | ||
1. W okresie pracy zdalnej, powierzonej zgodnie z art. 3 ustawy z 2.03.2020 o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (DzU poz. 374 ze zm.), Pracownica zachowuje prawo do miesięcznego ryczałtu, jeśli w tym czasie wykorzystuje prywatny samochód do celów służbowych. 2. Za każdy dzień roboczy niedysponowania prywatnym samochodem do celów służbowych miesięczny ryczałt, o którym mowa w ust. 1, jest zmniejszany o 1/22. Zmniejszenie dotyczy także absencji, wymienionych w § 2 niniejszej umowy, występujących w okresie pracy zdalnej, o której mowa w ust. 1. 3. Za pełne miesiące kalendarzowe wykonywania pracy zdalnej bez używania w tym czasie prywatnego samochodu do celów służbowych ryczałt nie przysługuje. W takim przypadku Pracownica nie ma obowiązku składania oświadczenia. |
||
§ 6 | ||
Aneks obowiązuje przez okres obowiązywania polecenia Pracodawcy do wykonywania pracy zdalnej przez Pracownicę. | ||
Janina Kowalska .............................. |
Adam Nowak .............................. |
W każdym przypadku wypłata ryczałtu musi być poprzedzona złożeniem przez pracownika oświadczenia. Podaje się w nim informacje dotyczące pojazdu, tj. pojemność silnika, markę, numer rejestracyjny. Pracownik wskazuje także liczbę dni nieobecności w miejscu pracy w danym miesiącu np. z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej, a także liczbę dni, w których nie dysponował pojazdem do celów służbowych.
Z wypłatą lub bez
Ryczałt powinien być wypłacany także za miesiące, w których pracownik tylko częściowo pracuje zdalnie i w tym czasie nie wykorzystuje swojego auta do celów służbowych. W takiej sytuacji jego wysokość zmniejsza się o 1/22 za każdy dzień roboczy przypadający na taki okres.
Pracodawca polecił wykonywanie pracy zdalnej pracownikowi od 14.09.2020. Umowa na używanie samochodu prywatnego do celów służbowych przewiduje, że ryczałt będzie stanowił iloczyn stawki za 1 km przebiegu przewidzianej dla auta o pojemności powyżej 900 cm3 i 300 km miesięcznego limitu, czyli 250,74 zł.
W oświadczeniu za wrzesień pracownik wskazał, że nie dysponował pojazdem do celów służbowych przez 13 dni roboczych. W związku z tym pracodawca wypłacił mu 102,54 zł ryczałtu (250,74 zł × 1/22 = 11,40 zł × 13 dni = 148,20 zł; 250,74 zł – 148,20 zł = 102,54 zł).
W razie wykonywania pracy zdalnej przez cały miesiąc, bez używania w tym czasie prywatnego auta do celów służbowych, pracownikowi nie należy się ryczałt ani jego część. W takim przypadku nie powstają bowiem koszty, które miałby on pokryć. Nie ma tym samym potrzeby składania oświadczenia przez pracownika i dokonywania obliczeń ryczałtu. Dla klarowności sytuacji lepiej byłoby jednak dokonać odpowiednich zapisów w umowie o wykorzystywanie samochodu. Przepisy nie określają sposobu postępowania w takich okolicznościach.