Czy pracodawca może przeglądać osobiste pliki pracownika na firmowym komputerze

Renata Majewska Biuro Kadr i Płac

Niemal wszyscy pracownicy administracyjni spółki pracują przy komputerach. Czy można zabronić im wykorzystywania służbowego sprzętu do celów prywatnych?
Jeśli nie, to czy pracodawca może przeglądać wszystkie pliki i korespondencję na firmowych komputerach?

Pracodawca nie ma prawa wprowadzić całkowitego zakazu używania służbowych komputerów na potrzeby prywatne. Jednak osobiste pliki pracownik musi wyraźnie oznaczyć jako noszące takie cechy i wówczas pracodawca może je przeglądać wyłącznie w jego obecności.

  • Kp – Kodeks pracy
  • SN – Sąd Najwyższy

Polskie prawo pracy, w tym Kp, nie odnoszą się do kwestii korzystania przez pracowników z firmowych sprzętów do celów prywatnych. Brakuje przepisów regulujących przechowywanie na nich treści osobistych czy też używanie do tych celów służbowej poczty, np. by zamówić wizytę u lekarza czy skontaktować się w ważnej sprawie z członkiem rodziny. W końcu nie wspominają one w ogóle nt. ochrony prywatności w miejscu pracy, w tym w opisanym aspekcie.

Zgodnie z art. 111 Kp pracodawca jest obowiązany szanować godność i dobra osobiste pracownika. Jednak brakuje wykładni, jak owo „poszanowanie” ma wyglądać w praktyce. Wielu pracodawców „ratuje się”, określając w regulaminach pracy zasady korzystania ze służbowych urządzeń na potrzeby osobiste, jednak nie do końca wiedzą, czy pozostają w zgodzie z prawem.

Z nader szczupłego orzecznictwa polskich sądów, dotyczącego tego zagadnienia, wynika, że nadmierne wykorzystywanie firmowego sprzętu na potrzeby prywatne pracownika, wbrew przyjętym regułom, jest naganne, ale niekoniecznie uzasadnia dyscyplinarne zwolnienie z pracy.

Jak czytamy w wyroku SN z 4.11.2010 (II PK 110/10), w sposób oczywisty waga naruszeń polegających na wykorzystaniu komputera służbowego dla celów niezwiązanych z pracą uzależniona jest od tego, czy rozmiar tych czynności prowadzi do wniosku, że za pomocą sprzętu pracodawcy (w tym opłacanego przez niego łącza sieciowego) pracownik wykonywał swoją własną działalność gospodarczą, czy jakąś jej część. Podobnie rzecz się ma z wykorzystywaniem czasu pracy na czynności z nią niezwiązane. Inaczej powinny być oceniane takie zachowania, jeśli mają one charakter incydentalny, a inaczej jeśli stanowią swoistego rodzaju praktykę, która uniemożliwia (ogranicza) wykonywanie obowiązków pracowniczych.

Z kolei w myśl orzeczenia SN z 6.07.2011 (II PK 13/11) sporadyczne, incydentalne i krótkotrwałe wysyłanie prywatnych e-maili z firmowego komputera nie mogło w istotny sposób wpłynąć na jakość i wydajność pracy zatrudnionego, tak by usprawiedliwiało natychmiastowe zwolnienie z pracy.

Pewne wskazówki, jak uregulować tę kwestię, daje wyrok Europejskiego Trybunału Praw Człowieka z 22.02.2018 (skarga nr 588/13). Trybunał zinterpretował art. 8 Konwencji o Ochronie Praw Człowieka i Podstawowych Wolności sporządzonej w Rzymie 4.11.1950 (DzU z 1993 nr 61 poz. 284 ze zm.) w zakresie stosunków pracy.

Zgodnie z przywołanym przepisem każdy ma prawo do poszanowania swojego życia prywatnego i rodzinnego, swojego mieszkania i swojej korespondencji, a władza państwowa nie ma prawa tego ograniczać, chyba że w sytuacjach przewidzianych ustawą i koniecznych w demokratycznym społeczeństwie, m.in. dla ochrony bezpieczeństwa kraju, dobrobytu gospodarczego czy porządku prawnego.

W ocenie Trybunału pracodawca nie może całkowicie zakazać pracownikom używania służbowego sprzętu do celów osobistych czy wysyłania prywatnych e-maili. Jednak zatrudniony ma prawo korzystać z tego uprawnienia w niezbędnym zakresie, w razie potrzeby i w sposób „nienadwerężający” jego obowiązków pracowniczych, a prywatne pliki traktować jako osobiste.

Ponadto zakład pracy ma prawo monitorować korzystanie z firmowego sprzętu przez pracownika wyłącznie za jego zgodą, ale nawet wówczas otwieranie osobistych plików czy e-maili pracownika jest dozwolone wyjątkowo i w obecności zainteresowanego. Potwierdza to również inny wyrok Trybunału z 5.09.2017 (skarga nr 61496/08).

Spółka powinna zatem wdrożyć w regulaminie pracy opisane reguły.

Więcej na temat: „Prawo Pracy”
Dokumentacja pracownicza

Nowy wzór świadectwa pracy

Renata Majewska
Treść świadectwa pracy została dostosowana do zmienionych przepisów Kp, dotyczących m.in. trybu wydawania i sprostowania tego dokumentu.

Obowiązujące od 7.09.2019 rozporządzenie MRPiPS z 30.08.2019 zmieniające rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy (DzU poz. 1709) wprowadza nowy pomocniczy wzór tego dokumentu.

Z treści rozporządzenia MPiPS z 30.12.2016 w sprawie świadectwa pracy (DzU z 2018 poz. 1289) usunięto (bądź zmieniono) ponadto kilka przepisów sprzecznych z nowymi regulacjami Kp.


Prawo pracy

Kwoty wolne od potrąceń egzekucyjnych w ostatnim kwartale 2019

Renata Majewska
Od października wzrosły minima pozostawiane pracownikom-dłużnikom, którzy nie podlegają uldze „zerowy PIT”.

Kwota wolna to minimalna suma, jaką pracodawca musi wysłać na rachunek bankowy lub wypłacić „do ręki” pracownikowi, z którego wynagrodzenia dokonuje obowiązkowych bądź dobrowolnych potrąceń (egzekucyjnych albo pozaegzekucyjnych). Jest to odpowiedni odsetek minimalnej płacy netto:

  • dla obligatoryjnych potrąceń świadczeń niealimentacyjnych – 100%, dla zaliczek pieniężnych – 75% i dla kar pieniężnych – 90%,
  • dla dobrowolnych potrąceń na rzecz pracodawcy – 100%, a na rzecz osób trzecich – 80%.

Praca, świadczenia i ubezpieczenia

Jakie dokumenty są potrzebne zatrudniającemu do pobrania składki związkowej

Jadwiga Sztabińska
Związek zawodowy przysłał wniosek o potrącanie składki członkowskiej za osobę zatrudnioną na zlecenie. Nie mamy jednak zgody tej osoby na dokonywanie potrąceń.
Czy zawsze jest ona konieczna?

Praca, świadczenia i ubezpieczenia

Terminy zapisywania do PPK osób zatrudnionych w podmiocie 250+

Renata Majewska
Spółka 31.12.2018 r. zatrudniała ponad 250 osób. Od 1.07.2019 r. została zatem objęta ustawą o pracowniczych planach kapitałowych (PPK). Umowę o zarządzanie PPK planuje podpisać na początku października 2019 r., a umowę o prowadzenie PPK – pod koniec tego miesiąca. Wiem, że osoby zatrudnione 1.07.2019 r. przystępują do PPK najpóźniej 12.11.2019 r.
Od kiedy uczestnikami programu stają się przyjmowani do pracy po 1.07.2019 r.?

Nowości w Kodeksie pracy

Pracownik łatwiej udowodni dyskryminację i uzyska świadectwo pracy

Magdalena Januszewska
7.09.2019 weszło w życie kilka zmian Kp, m.in. dotyczących dochodzenia roszczeń z tytułu mobbingu, ochrony zatrudnienia i sprostowania świadectwa pracy.

Wskaźniki i świadczenia

Od 1.09.2019 zmalały refundacje

Renata Majewska
Pracodawcy otrzymają niższe dopłaty za szkolenie pracowników podczas kryzysu oraz zatrudnienie bezrobotnych i niepełnosprawnych.

Prawo pracy

Czy świadczenie urlopowe przysługuje także przy zaległym urlopie

Jadwiga Sztabińska
Nasza firma wypłaca świadczenia urlopowe. W regulaminie nie ma zapisów o tym, czy w 14 dniach urlopowych, których wykorzystanie jest konieczne do uzyskania świadczenia, muszą być tylko dni z bieżącego urlopu, czy mogą być też z zaległego.
Czy w takim razie świadczenie trzeba wypłacić, jeśli pracownik realizuje wyłącznie urlop zaległy?

Regularnie wypłacana premia uznaniowa zwiększa odprawę emerytalną

Renata Majewska
Pracownica od 22.02.2017 do 19.09.2017 przebywała na zwolnieniu lekarskim, a od 20.09.2017 do 5.10.2017 na zaległym urlopie wypoczynkowym. Następnie 6.10.2017 rozwiązała umowę o pracę z własnej inicjatywy, z powodu przejścia na emeryturę. Przysługiwały jej wówczas płaca zasadnicza w stałej stawce miesięcznej 2500 zł brutto oraz miesięczne premie uznaniowe. Poprzednia księgowa obliczyła jej odprawę emerytalną tylko w kwocie 2500 zł brutto, pomijając premie. Nie cofnęła się do wcześniejszych miesięcy poprzedzających ustanie zatrudnienia, kiedy zatrudniona uzyskiwała premie (w grudniu 2016, styczniu i lutym 2017 łącznie 700 zł). Podczas kontroli inspektor pracy podważył takie postępowanie. Ocenił premie jako regularne, zwyczajowo wypłacane wszystkim pracownikom i zakwalifikował jako roszczeniowe, nakazując przyjmować je do podstawy urlopowej jako składnik zmienny.
Czy należy wypłacić różnicę po takim czasie? Co z odsetkami?

Praca, świadczenia i ubezpieczenia

Odwołany urlop a wypłata dofinansowania do „wczasów pod gruszą”

Renata Majewska
Firma, zatrudniająca ponad 100 osób, prowadzi zfśs. Regulamin socjalny przewiduje wypłatę dofinansowania do „wczasów pod gruszą”. Mogą się o nie starać pracownicy, którzy złożą wniosek o urlop wypoczynkowy obejmujący co najmniej 10 kolejnych dni kalendarzowych. Zgodnie z tym regulaminem „gruszowe” wypłacamy w ciągu 14 dni po powrocie uprawnionego do pracy i przedstawieniu przez niego jakiegokolwiek rachunku potwierdzającego koszty takich wakacji, w kwocie od 800 do 1500 zł brutto na rodzinę – w zależności od progu dochodowego. Jeden z zatrudnionych zgłosił podanie o urlop odpowiedniej długości (od 12.08.2019 do 25.08.2019 r.), ale potem został z niego przez pracodawcę odwołany – od 19.08.2019 r. – z ważnych powodów.
Czy należy mu się to świadczenie?

Stanowisko UODO

Pracodawcy nadal nie mogą badać pracowników alkomatem

Jadwiga Sztabińska
Wykluczone jest samodzielne sprawdzanie przez pracodawcę stanu trzeźwości zatrudnionych. Niedopuszczalne są też kontrole wyrywkowe. I to mimo zmiany przepisów Kp.

Temat miesiąca

Dokumentacja pracownicza (cz. III) – zawartość akt osobowych i dokumentacji indywidualnej

Renata Majewska
Dokumenty zebrane podczas rekrutacji i trwania zatrudnienia pracodawca gromadzi częściowo w aktach osobowych (tzw. teczkach personalnych), a częściowo w tzw. dokumentacji indywidualnej przechowywanej poza aktami osobowymi.

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej (akt osobowych i dokumentacji indywidualnej) regulują art. 221, 221a i 221b Kp oraz wydane na jego podstawie nowe rozporządzenie MRPiPS z 10.12.2018 w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU poz. 2369, dalej rdp).


Prawo pracy

Mimo kontynuacji zatrudnienia trzeba założyć nową teczkę personalną

Renata Majewska
Jeśli po 31.12.2018 zakończy się umowa o pracę zawarta przed tą datą i od następnego dnia strony nawiążą kolejny stosunek pracy, pracodawca musi założyć nowe akta osobowe – wynika z interpretacji MRPiPS z 9.05.2019.

Prawo pracy

Prawo do świadczenia urlopowego weryfikowane na ostatni dzień przed wypoczynkiem

Renata Majewska
Przedsiębiorstwo zatrudniające 45 osób wypłaca świadczenia urlopowe. Jeden z zatrudnionych na pełnym etacie wziął urlop wypoczynkowy od 17.06.2019 do 30.06.2019. Świadczenie urlopowe dostał w piątek 14.06.2019. Dopiero pod koniec czerwca 2019 dowiedzieliśmy się o obniżeniu mu wymiaru czasu pracy do 1/2 etatu, począwszy od 1.07.2019.
Czy można domagać się od niego zwrotu połowy świadczenia, skoro jest ono proporcjonalne do wymiaru czasu pracy? A może istotne jest, że pracownik przeszedł na 1/2 etatu już po zakończeniu wypoczynku? Jeśli nie odda połowy świadczenia, to czy należy od niej odprowadzić składki społeczne i zdrowotne?

Praca, świadczenia i ubezpieczenia

Odszkodowanie za nieuzasadnione wypowiedzenie umowy o pracę bez PIT

Marcin Szymankiewicz
Pracownica – zatrudniona w firmie od 1.09.2008 r. na umowę o pracę na czas nieokreślony – wróciła 1.10.2018 r. do pracy po zwolnieniu lekarskim i otrzymała 3-miesięczne wypowiedzenie z powodu redukcji etatu. Koniec okresu wypowiedzenia upłynął 31.01.2019 r. Dowiedziała się jednak, że na jej miejsce została zatrudniona inna osoba, która przejęła jej obowiązki, zatem redukcji etatu nie było. Złożyła więc pozew o wypłatę odszkodowania w wysokości trzech miesięcznych pensji z tytułu niezgodnego z prawem wypowiedzenia umowy o pracę.
Sąd uznał rozwiązanie stosunku pracy za wypowiedzeniem za niezgodne z prawem i zasądził na jej rzecz odszkodowanie w żądanej wysokości. Nie odwołaliśmy się od wyroku i wypłaciliśmy odszkodowanie, nie potrącając zaliczki na PIT.
Czy postąpiliśmy prawidłowo?

Sąd uznał rozwiązanie stosunku pracy za wypowiedzeniem za niezgodne z prawem i zasądził na jej rzecz odszkodowanie w żądanej wysokości. Nie odwołaliśmy się od wyroku i wypłaciliśmy odszkodowanie, nie potrącając zaliczki na PIT.

Czy postąpiliśmy prawidłowo?


Zmiany w Kodeksie pracy od 7.09.2019 r.

Jadwiga Sztabińska
Za wydanie świadectwa pracy po terminie pracodawca zapłaci grzywnę od 1 tys. do 30 tys. zł. Jeśli dopuści się mobbingu, pracownik może zażądać odszkodowania nie tylko po ustaniu zatrudnienia, lecz także w jego trakcie.

To tylko dwie z kilku nowości, które wejdą w życie 7.09.2019 r., a wynikają z ustawy z 16.05.2019 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw.


Logowanie

email:

hasło:

 

 

Logowanie za pomocą emaila

Jeżeli nie pamiętasz hasła albo nie masz konta, to wyślemy na Twój email wiadomość weryfikującą. Po kliknięciu w link z emaila będziesz zalogowany na urządzeniu do chwili wylogowania.

email:

Klikając w poniższy link zgadzasz się na zapisanie podanych w formularzu danych i wykorzystywanie ich zgodnie z polityką przetwarzania danych dostępną w dokumencie ⇒Polityka przetwarzania danych osobowych (RODO)⇐

 

Logowanie do za pomocą emaila

Sprawdzanie danych....