Czy biuro rachunkowe jest przechowawcą dokumentacji kadrowo-płacowej

Renata Majewska Biuro Kadr i Płac

Biuro rachunkowe świadczy m.in. usługi kadrowo-płacowe dla wielu pracodawców, a z niektórymi podpisuje również umowy o gromadzenie ich dokumentacji pracowniczej (akt osobowych i dokumentacji ze stosunku pracy). Po zakończeniu takiej umowy o świadczenie usług dokumentację zwraca pracodawcom.
Czy musi uzyskać wpis do rejestru przechowawców dokumentacji osobowej i płacowej, prowadzonego przez marszałka województwa?

Skoro biuro rachunkowe po zakończeniu umowy o świadczenie usług na rzecz danego pracodawcy zwraca mu dokumentację pracowniczą i nie przechowuje jej po zakończeniu stosunków pracy, to nie jest przechowawcą dokumentacji osobowej i płacowej, a w konsekwencji nie ma obowiązku uzyskania wpisu w rejestrze marszałkowskim.

Biura rachunkowe podpisują umowy o świadczenie usług na rzecz różnych pracodawców, obejmujące zwykle outsourcing płacowy, ale również kadrowy, w ramach którego gromadzą dokumentację pracowników zatrudnionych u kontrahentów. Po zakończeniu współpracy oddają ją pracodawcom. Nie są zatem podmiotem przechowującym dokumentację osobową i płacową pracodawców po byłych pracownikach. Nie mają więc obowiązku uzyskania wpisu do rejestru przechowawców prowadzonego przez marszałka województwa. Gromadzą bowiem tylko dokumentację pracowniczą swoich klientów w ramach umowy o obsługę kadr i płac i jest to zwykle dokumentacja pracowników wciąż zatrudnionych.

Biuro rachunkowe (podmiot przetwarzający, procesor) powinno natomiast podpisać umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych zatrudnionych każdego zakładu pracy (administrator), z którym łączy je umowa o współpracy. Ma ona regulować obieg i ochronę danych osobowych powierzonych procesorowi przez danego pracodawcę. Powinna mieć formę pisemną lub elektroniczną i określać m.in. przedmiot, czas trwania, charakter i cel przetwarzania, rodzaj danych osobowych oraz kategorie osób, których przekazane dane dotyczą, a także prawa i obowiązki administratora.

Oprócz tego trzeba w niej zamieścić następujące zobowiązania podmiotu przetwarzającego (art. 28 rozporządzenia PE i Rady UE 2016/679 z 27.04.2016 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (...), DzUrz UE z 4.05.2016 L 119/1, dalej RODO) do:

  • przetwarzania powierzonych danych osobowych wyłącznie na udokumentowane polecenie administratora (czyli w ramach umowy podpowierzenia),
  • zadbania o to, by osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych działające u procesora (pracownicy biura rachunkowego) zobowiązały się do zachowania tajemnicy lub podlegały ustawowemu obowiązkowi zachowania takiej tajemnicy,
  • podejmowania wszelkich środków wymaganych dla bezpieczeństwa danych,
  • przestrzegania warunków korzystania z usług innego podmiotu przetwarzającego, narzuconych przez administratora albo prawo,
  • pomagania w miarę możliwości (biorąc pod uwagę charakter przetwarzania) administratorowi, poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, w realizacji obowiązku odpowiadania na żądania zainteresowanej osoby co do wykonywania jej praw,
  • pomagania administratorowi (uwzględniając charakter przetwarzania i dostępne informacje) w wywiązaniu się z obowiązków określonych w art. 32–36 RODO (dotyczących bezpieczeństwa danych, zgłaszania naruszeń, zawiadamiania osób zainteresowanych o naruszeniach, oceny skutków dla ochrony danych, uprzednich konsultacji),
  • usunięcia lub zwrotu wszelkich danych oraz do usunięcia ich wszystkich kopii, chyba że prawo UE lub prawo polskie nakazują przechowywanie danych, po zakończeniu przetwarzania danych zależnie od decyzji administratora,
  • udostępnienia administratorowi wszelkich informacji niezbędnych do wykazania spełnienia ww. obowiązków oraz do umożliwienia administratorowi lub audytorowi upoważnionemu przez administratora przeprowadzenia audytów, w tym inspekcji.

Na podstawie umowy podpowierzenia biuro rachunkowe powinno nadać upoważnienia swoim pracownikom do przetwarzania danych osobowych osób zatrudnionych u tego pracodawcy. Umowa ta może stanowić część głównej umowy o świadczenie usług albo zostać spisana w odrębnym dokumencie.

Nie jest jednak wykluczone, że biuro rachunkowe – oprócz zasadniczego przedmiotu swojej działalności (obsługa księgowa, płacowa i kadrowa pracodawców) – przechowuje jeszcze dokumentację byłych pracowników zleceniodawcy. Zdarza się to bardzo rzadko. Niemniej w tej sytuacji biuro musi spełniać warunki wykonywania takiej działalności określone w ustawie z 14.07.1983 o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (DzU z 2018 poz. 217): lokalowe, co do wykształcenia pracowników, niekaralności, oraz najpóźniej do 31.12.2018 uzyskać formę prawną osoby prawnej albo jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej (przechowawcą nie może być osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą) oraz wpis do rejestru przechowawców takiej dokumentacji, prowadzonego przez marszałka województwa.

Temat: „Działalność Gospodarcza”
Deklaracje

Po wznowieniu zawieszonej działalności nadal można rozliczać VAT kwartalnie

Anna Koleśnik
Podatnik, który po okresie zawieszenia działalności gospodarczej został przywrócony do rejestru czynnych podatników VAT, wciąż może składać deklaracje VAT-7K, jeśli miał do nich prawo przed wykreśleniem z tego rejestru i nadal spełnia ustawowe warunki.

Przypomnijmy, że zawieszenie działalności na okres ponad 6 mies. powoduje – co do zasady – automatyczne (z urzędu) wykreślenie przedsiębiorcy z rejestru czynnych podatników VAT (art. 96 ust. 9a pkt 1 ustawy o VAT). Gdy taki przedsiębiorca wznawia działalność, zostaje ponownie zarejestrowany – bez konieczności składania zgłoszenia rejestracyjnego – jako podatnik VAT z dniem wznowienia, ze statusem, jaki posiadał przed zawieszeniem wykonywania działalności. Tak stanowi art. 96 ust. 9g ustawy o VAT.


Zobowiązania

Nowe terminy zapłaty opłaty recyklingowej

Krzysztof Hałub
Opłata od toreb foliowych powinna być od 2020 wnoszona na rachunek bankowy marszałka województwa kwartalnie – do 15. dnia miesiąca następnego po kwartale, w którym została pobrana, a więc do 15 kwietnia, 15 lipca, 15 października i 15 stycznia. Opłatę recyklingową za 2019 trzeba jednak uiścić w dotychczasowym terminie – do 15.03.2020.

Zmiany w tym zakresie wynikają z ustawy z 19.07.2019 o zmianie ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach oraz niektórych innych ustaw (DzU poz. 1579).

Nowe terminy wpłat oznaczają, że będzie możliwe wcześniejsze ujęcie opłaty w kosztach uzyskania przychodów – zgodnie z art. 15 ust. 1aa updop i art. 22 ust. 1aa updof stanowi ona koszt pośredni, potrącany w momencie jej wniesienia (przychodem podatkowym jest w momencie pobrania – art. 12 ust. 1 pkt 11 updop oraz art. 14 ust. 2 pkt 18 updof).


CIT i PIT

Raz najem prywatny, raz działalność gospodarcza

Aleksander Woźniak
Sporne jest, czy to podatnik sam decyduje, czy wynajmować swoją nieruchomość w ramach pozarolniczej działalności gospodarczej, czy w ramach zarządu majątkiem prywatnym, czy też o zakwalifikowaniu najmu do działalności gospodarczej decydują jedynie obiektywne kryteria, w tym zorganizowany charakter wynajmu, a nie wola ani zamiar wynajmującego.

Skarżąca wynajmowała lokale użytkowe w ramach działalności gospodarczej, której przedmiotem jest najem nieruchomości. Przed rozpoczęciem działalności lokale te były przez nią wynajmowane w ramach tzw. najmu prywatnego. Skarżąca zamierzała zakończyć działalność gospodarczą i nadal wynajmować lokale jako osoba niebędąca przedsiębiorcą.

Spor dotyczył tego, czy uzyskiwane przychody z najmu może zaliczyć do źródła przychodów wskazanego w art. 10 ust. 1 pkt 6 updof (tzw. najem prywatny), czy też jej działalność w zakresie wynajmu będzie działalnością gospodarczą, z której przychody zaliczane są do źródła wskazanego w art. 10 ust. 1 pkt 3 updof.


Wznowienie działalności gospodarczej a kwartalne deklaracje VAT

Tomasz Krywan
Osoba fizyczna zarejestrowana jako czynny podatnik VAT (mały podatnik stosujący kasową metodę rozliczenia i składający VAT-7K) została skreślona z rejestru podatników w okresie zawieszenia działalności gospodarczej. Teraz zamierza ją wznowić.
Czy nadal będzie mogła składać kwartalne deklaracje? Czy o odwieszeniu działalności powinna poinformować US, składając VAT-R, i czy ew. powinna tam poinformować o przejściu na miesięczny tryb rozliczeń?

Na podstawie art. 96 ust. 9a pkt 1 ustawy o VAT podatnicy, którzy zawiesili wykonywanie działalności gospodarczej na okres co najmniej 6 kolejnych miesięcy, są z urzędu wykreślani z rejestru podatników VAT. Wykreślenie to ma jednak charakter tymczasowy. Jak bowiem stanowi art. 96 ust. 9g ustawy o VAT, podatnik wykreślony z rejestru podatników VAT na tej podstawie zostaje ponownie zarejestrowany – bez konieczności składania zgłoszenia rejestracyjnego – jako podatnik VAT z dniem wznowienia wykonywania działalności gospodarczej, ze statusem, jaki posiadał przed dniem zawieszenia tej działalności.


Świadczenia

Większe dofinansowanie od starosty w 2020 do miejsc pracy dla bezrobotnych

Renata Majewska
W konsekwencji podniesienia minimalnego wynagrodzenia do 2600 zł brutto, od nowego roku wzrosły także przysługujące pracodawcom zatrudniającym bezrobotnych refundacje wynagrodzeń, nagród i składek na ubezpieczenia społeczne.

Chodzi o refundacje przysługujące na podstawie ustawy z 20.04.2004 o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (DzU z 2019 poz. 1482, dalej upz):

  • składek na ubezpieczenia społeczne za bezrobotnego zatrudnionego na pełnym etacie, pracującego nadal po 12 mies. od chwili skierowania; refundacja wynosi 300% minimalnej pensji, czyli 7800 zł (art. 47 upz).

Co grozi za nieprzestrzeganie zakazu handlu w niedziele

Jadwiga Sztabińska
Tysiąc zł to minimalna, a 100 tys. zł to najwyższa kara, jaka może być nałożona za handlowanie w niedziele, w które jest to niedozwolone. W 2020 placówki handlowe mogą być otwarte jedynie w 7 niedziel, o ile nie są na liście wyjątków.

Lista wyjątków ma ogromne znaczenie od 1.01.2020. Od tego dnia obowiązuje bowiem całkowity zakaz handlu i powierzania pracy na umowach o pracę i cywilnoprawnych. Nie łamią go tylko te placówki handlowe, które są objęte listą albo handlują w dozwolone ustawowo niedziele. W każdym innym przypadku narażają się na sankcje finansowe.


Prawo spółek handlowych

Prosta spółka akcyjna – nowy typ spółki kapitałowej

Anna Gruszczyńska
Od 1.03.2020 r. obok spółki z o.o. i spółki akcyjnej pojawi się prosta spółka akcyjna. Artykuł przedstawia charakterystykę i specyfikę rachunkowości tej nowej spółki kapitałowej na tle dokonanych w związku z tym zmian w ustawie o rachunkowości.

Prosta spółka akcyjna (PSA) została wprowadzona do polskiego prawa ustawą z 19.07.2019 r. o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw. Ta zmiana jest uważana za rewolucyjną.


Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych – nowe obowiązki spółek handlowych

Łukasz Chłond

Niewywiązanie się z tych obowiązków w terminie skutkuje nałożeniem na spółkę kary pieniężnej.

CRBR został utworzony na mocy ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (dalej ustawa), która wdrożyła do polskiego porządku prawnego regulacje dyrektywy UE 2015/849. Jest to jawny i nieodpłatny system teleinformatyczny, w którym ujawniane są dane o beneficjentach rzeczywistych polskich spółek prawa handlowego.


Skutki braku pisemnej uchwały zgromadzenia wspólników o odwołaniu członka zarządu spółki

Paweł Ziółkowski
W protokole z walnego zgromadzenia znajduje się informacja o głosowaniu w sprawie odwołania członka zarządu spółki z o.o. oraz o tym, że większość członków była za jego odwołaniem. Nie została jednak spisana stosowna uchwała o odwołaniu. Członek zarządu twierdzi, że nie został odwołany. Czy ma rację?

Czy przewodniczący zgromadzenia wspólników może być równocześnie protokolantem

Paweł Ziółkowski
U kilku klientów naszego biura rachunkowego mamy problem z podpisywaniem protokołów zgromadzenia wspólników. W jednej spółce z o.o. jest dwóch udziałowców, przy czym jeden ma 99% udziałów. Wspólnik mniejszościowy nie bierze udziału w zgromadzeniach wspólników. Z kolei w innej spółce jest wielu wspólników, ale nie chcą sprawować żadnych funkcji w czasie zgromadzenia.
Czy w takich sytuacjach przewodniczącym i protokolantem może być ta sama osoba?

Informacje niefinansowe

Model biznesu w rachunkowości

Jan Michalak
W myśl ustawy o rachunkowości oświadczenie jednostki nt. informacji niefinansowych obejmuje m.in. opis jej modelu biznesu. Wyjaśnieniu tego stosunkowo nowego pojęcia poświęcone jest poniższe opracowanie.

Pojęcie „modelu biznesu” (dalej mb) ukształtowało się pod koniec lat 90. XX w., w czasie boomu giełdowego spółek internetowych (takich jak Google, Facebook), które prowadziły działalność w sposób odmienny od spółek tradycyjnych. Początkowo było ono stosowane tylko na potrzeby zarządzania i marketingu, stopniowo jednak weszło w zakres pojęć, którymi posługują się rachunkowość finansowa i zarządcza.


Działalność gospodarcza

Automaty do gier w lokalu przedsiębiorcy – ryzykowny interes

Ryszard Kubacki
Wydawałoby się, że działalność ograniczona do wynajmu lokalu nie powinna być obarczona szczególnym ryzykiem. W zasadzie tak jest, ale bywają wyjątki – dotyczą wynajmu powierzchni pod automaty do gier.

Sposób ustalania udziału kapitałowego wspólnika występującego ze spółki

Aleksander Woźniak
W razie wystąpienia wspólnika ze spółki należy sporządzić osobny bilans, uwzględniający wartość zbywczą jej majątku.
Konieczne jest więc ustalenie wartości rynkowej udziału kapitałowego ustępującego wspólnika.

Przypomniał o tym Sąd Okręgowy w Toruniu w wyroku z 27.11.2018 (VI GC 57/17). Spór dotyczył tego, co należy się wspólnikowi w związku z jego wystąpieniem ze spółki jawnej będącej właścicielem stacji paliw.

Zasady rozliczenia spółki ze wspólnikiem w razie wypowiedzenia umowy, śmierci wspólnika, ogłoszenia jego upadłości lub wyłączenia go na mocy prawomocnego wyroku sądu reguluje art. 65 Ksh.


Działalność gospodarcza

Spółka z o.o. może wyznaczyć pełnomocnika do podpisywania umów z członkiem zarządu

Magdalena Januszewska
Spółka z o.o. zamierza zawrzeć umowę o świadczenie usług z członkiem zarządu. W tym celu chce wyznaczyć pełnomocnika, który jednocześnie będzie upoważniony do reprezentowania spółki w sporach z tym członkiem i do zawierania z nim innych umów.
W jaki sposób należy podjąć uchwały w tej sprawie? Czy można od razu upoważnić do różnych czynności, czy tylko do jednej? A co, jeśli spółka z o.o. jest komplementariuszem w spółce komandytowej, w której wspólnikiem jest ten członek zarządu?

Przechowawca dokumentacji pracowniczej do końca 2018 musi zdobyć wpis u marszałka

Renata Majewska
Pracodawca (spółka z o.o.) sam przechowuje dokumentację pracowniczą po swoich byłych pracownikach. Podobno zmieniają się przepisy dotyczące przechowywania akt osobowych i płacowych, a przechowawcy muszą do końca 2018 zdobyć wpis do rejestru nadzorowanego przez marszałka województwa.
Czy na spółce również spoczywa taki obowiązek?

Rozliczenie roczne – zmiany w 2019

Skutki złożenia przez przedsiębiorców zeznania za 2018 w terminie do 20.01.2019

Obowiązująca od 1.01.2019 nowelizacja updof skreśliła przepis, który pozwala przedsiębiorcom nie wpłacać grudniowej (za IV kwartał) zaliczki na PIT, o ile przed terminem jej wpłaty złożą zeznanie roczne do US i zapłacą wynikający z niego podatek.

Podatki i prawo gospodarcze

Opłaty związane z posiadanymi rachunkami bankowymi a koszty finansowania dłużnego

Edyta Głębicka
Jak każdy podmiot prowadzący działalność gospodarczą, posiadamy rachunki bankowe, z których regulujemy swoje zobowiązania oraz na które wpływają nasze należności, zakładamy także lokaty. Ponosimy w związku z tym opłaty za prowadzenie rachunków, realizację przelewów, dodatkowe usługi bankowe (np. opinia bankowa, list audytora), dostęp do bankowości elektronicznej (opłata za dostęp do systemu, wydanie tokenów).
Czy powinniśmy zaliczać je do kosztów finansowania dłużnego (KFD)?

Torby reklamowe jako prezent dla dystrybutora – opłata recyklingowa

Piotr Kaim
Spółka jest producentem odzieży sportowej, rozprowadzanej m.in. za pośrednictwem sklepów detalicznych. Regulamin promocji przewiduje, że jeśli dystrybutor (właściciel sklepu) przekracza określony poziom zamówień na wyroby spółki, ta przekazuje mu darmowe torby reklamowe, w zestawach po 500 szt. Torby wykonane są z tworzywa sztucznego o grubości 20 mikrometrów (0,02 mm) i mają nadruki znaków towarowych zarejestrowanych przez spółkę. Dystrybutorzy wykorzystują torby do pakowania wyrobów spółki sprzedawanych klientom detalicznym (nie służą jako opakowania towarów przekazywanych przez spółkę dystrybutorom).
Czy spółka ma obowiązek poboru i zapłaty opłaty recyklingowej od toreb wydawanych dystrybutorom? Czy obowiązek ten ciąży na dystrybutorach w związku z wydawaniem toreb klientom detalicznym?

Nowe terminy i zasady przedawnienia roszczeń majątkowych

Krzysztof Hałub
Od 9.07.2018 podstawowy ogólny termin przedawnienia roszczeń majątkowych został skrócony z 10 do 6 lat.

Logowanie

email:

hasło:

 

 

Logowanie za pomocą emaila

Jeżeli nie pamiętasz hasła albo nie masz konta, to wyślemy na Twój email wiadomość weryfikującą. Po kliknięciu w link z emaila będziesz zalogowany na urządzeniu do chwili wylogowania.

email:

Klikając w poniższy link zgadzasz się na zapisanie podanych w formularzu danych i wykorzystywanie ich zgodnie z polityką przetwarzania danych dostępną w dokumencie ⇒Polityka przetwarzania danych osobowych (RODO)⇐

 

Logowanie do za pomocą emaila

Sprawdzanie danych....