Czy biuro rachunkowe jest przechowawcą dokumentacji kadrowo-płacowej

Renata Majewska Biuro Kadr i Płac

Biuro rachunkowe świadczy m.in. usługi kadrowo-płacowe dla wielu pracodawców, a z niektórymi podpisuje również umowy o gromadzenie ich dokumentacji pracowniczej (akt osobowych i dokumentacji ze stosunku pracy). Po zakończeniu takiej umowy o świadczenie usług dokumentację zwraca pracodawcom.
Czy musi uzyskać wpis do rejestru przechowawców dokumentacji osobowej i płacowej, prowadzonego przez marszałka województwa?

Skoro biuro rachunkowe po zakończeniu umowy o świadczenie usług na rzecz danego pracodawcy zwraca mu dokumentację pracowniczą i nie przechowuje jej po zakończeniu stosunków pracy, to nie jest przechowawcą dokumentacji osobowej i płacowej, a w konsekwencji nie ma obowiązku uzyskania wpisu w rejestrze marszałkowskim.

Biura rachunkowe podpisują umowy o świadczenie usług na rzecz różnych pracodawców, obejmujące zwykle outsourcing płacowy, ale również kadrowy, w ramach którego gromadzą dokumentację pracowników zatrudnionych u kontrahentów. Po zakończeniu współpracy oddają ją pracodawcom. Nie są zatem podmiotem przechowującym dokumentację osobową i płacową pracodawców po byłych pracownikach. Nie mają więc obowiązku uzyskania wpisu do rejestru przechowawców prowadzonego przez marszałka województwa. Gromadzą bowiem tylko dokumentację pracowniczą swoich klientów w ramach umowy o obsługę kadr i płac i jest to zwykle dokumentacja pracowników wciąż zatrudnionych.

Biuro rachunkowe (podmiot przetwarzający, procesor) powinno natomiast podpisać umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych zatrudnionych każdego zakładu pracy (administrator), z którym łączy je umowa o współpracy. Ma ona regulować obieg i ochronę danych osobowych powierzonych procesorowi przez danego pracodawcę. Powinna mieć formę pisemną lub elektroniczną i określać m.in. przedmiot, czas trwania, charakter i cel przetwarzania, rodzaj danych osobowych oraz kategorie osób, których przekazane dane dotyczą, a także prawa i obowiązki administratora.

Oprócz tego trzeba w niej zamieścić następujące zobowiązania podmiotu przetwarzającego (art. 28 rozporządzenia PE i Rady UE 2016/679 z 27.04.2016 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (...), DzUrz UE z 4.05.2016 L 119/1, dalej RODO) do:

  • przetwarzania powierzonych danych osobowych wyłącznie na udokumentowane polecenie administratora (czyli w ramach umowy podpowierzenia),
  • zadbania o to, by osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych działające u procesora (pracownicy biura rachunkowego) zobowiązały się do zachowania tajemnicy lub podlegały ustawowemu obowiązkowi zachowania takiej tajemnicy,
  • podejmowania wszelkich środków wymaganych dla bezpieczeństwa danych,
  • przestrzegania warunków korzystania z usług innego podmiotu przetwarzającego, narzuconych przez administratora albo prawo,
  • pomagania w miarę możliwości (biorąc pod uwagę charakter przetwarzania) administratorowi, poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, w realizacji obowiązku odpowiadania na żądania zainteresowanej osoby co do wykonywania jej praw,
  • pomagania administratorowi (uwzględniając charakter przetwarzania i dostępne informacje) w wywiązaniu się z obowiązków określonych w art. 32–36 RODO (dotyczących bezpieczeństwa danych, zgłaszania naruszeń, zawiadamiania osób zainteresowanych o naruszeniach, oceny skutków dla ochrony danych, uprzednich konsultacji),
  • usunięcia lub zwrotu wszelkich danych oraz do usunięcia ich wszystkich kopii, chyba że prawo UE lub prawo polskie nakazują przechowywanie danych, po zakończeniu przetwarzania danych zależnie od decyzji administratora,
  • udostępnienia administratorowi wszelkich informacji niezbędnych do wykazania spełnienia ww. obowiązków oraz do umożliwienia administratorowi lub audytorowi upoważnionemu przez administratora przeprowadzenia audytów, w tym inspekcji.

Na podstawie umowy podpowierzenia biuro rachunkowe powinno nadać upoważnienia swoim pracownikom do przetwarzania danych osobowych osób zatrudnionych u tego pracodawcy. Umowa ta może stanowić część głównej umowy o świadczenie usług albo zostać spisana w odrębnym dokumencie.

Nie jest jednak wykluczone, że biuro rachunkowe – oprócz zasadniczego przedmiotu swojej działalności (obsługa księgowa, płacowa i kadrowa pracodawców) – przechowuje jeszcze dokumentację byłych pracowników zleceniodawcy. Zdarza się to bardzo rzadko. Niemniej w tej sytuacji biuro musi spełniać warunki wykonywania takiej działalności określone w ustawie z 14.07.1983 o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (DzU z 2018 poz. 217): lokalowe, co do wykształcenia pracowników, niekaralności, oraz najpóźniej do 31.12.2018 uzyskać formę prawną osoby prawnej albo jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej (przechowawcą nie może być osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą) oraz wpis do rejestru przechowawców takiej dokumentacji, prowadzonego przez marszałka województwa.

Więcej o działalności gospodarczej:

Przechowawca dokumentacji pracowniczej do końca 2018 musi zdobyć wpis u marszałka

Renata Majewska
Pracodawca (spółka z o.o.) sam przechowuje dokumentację pracowniczą po swoich byłych pracownikach. Podobno zmieniają się przepisy dotyczące przechowywania akt osobowych i płacowych, a przechowawcy muszą do końca 2018 zdobyć wpis do rejestru nadzorowanego przez marszałka województwa.
Czy na spółce również spoczywa taki obowiązek?

Torby reklamowe jako prezent dla dystrybutora – opłata recyklingowa

Piotr Kaim
Spółka jest producentem odzieży sportowej, rozprowadzanej m.in. za pośrednictwem sklepów detalicznych. Regulamin promocji przewiduje, że jeśli dystrybutor (właściciel sklepu) przekracza określony poziom zamówień na wyroby spółki, ta przekazuje mu darmowe torby reklamowe, w zestawach po 500 szt. Torby wykonane są z tworzywa sztucznego o grubości 20 mikrometrów (0,02 mm) i mają nadruki znaków towarowych zarejestrowanych przez spółkę. Dystrybutorzy wykorzystują torby do pakowania wyrobów spółki sprzedawanych klientom detalicznym (nie służą jako opakowania towarów przekazywanych przez spółkę dystrybutorom).
Czy spółka ma obowiązek poboru i zapłaty opłaty recyklingowej od toreb wydawanych dystrybutorom? Czy obowiązek ten ciąży na dystrybutorach w związku z wydawaniem toreb klientom detalicznym?

Nowe terminy i zasady przedawnienia roszczeń majątkowych

Krzysztof Hałub
Od 9.07.2018 podstawowy ogólny termin przedawnienia roszczeń majątkowych został skrócony z 10 do 6 lat.

Działalność gospodarcza

Nie każdy administrator wyznacza inspektora ochrony danych

Renata Majewska
Mały pracodawca działający w branży sprzedażowej (poniżej 20 zatrudnionych) przetwarza w zasadzie tylko dane pracowników i klientów. Czy musi powołać inspektora ochrony danych (IDO)?

Działalność gospodarcza

Przedsiębiorca wpisany do CEIDG też może ustanowić prokurenta

Renata Ziólkowska
Udzielić prokury mogli dotychczas wyłącznie przedsiębiorcy podlegający obowiązkowi wpisu do rejestru przedsiębiorców. Możliwości tej formalnie byli więc pozbawieni przedsiębiorcy indywidualni i wspólnicy spółek cywilnych. Zmieniło się to wraz z wejściem w życie tzw. Konstytucji biznesu.

Działalność gospodarcza

Zawieszenie działalności gospodarczej według Prawa przedsiębiorców

Renata Ziólkowska
Przedsiębiorcy wpisani do CEIDG będą mogli zawiesić działalność na czas nieokreślony. Z możliwości zawieszenia skorzystają też firmy, których pracownicy przebywają na urlopach macierzyńskich, rodzicielskich czy wychowawczych.

Działalność gospodarcza

Uchwała o podziale zysku na dzień likwidacji spółki komandytowej

Paweł Ziółkowski
Na początku roku wspólnicy założyli spółkę komandytową z sumą wkładów 2000 zł. Jej działalność od razu została zawieszona. Obecnie wspólnicy postanowili ją rozwiązać – zgodnie z umową spółki mogą to zrobić bez przeprowadzania likwidacji. Spółka nie miała żadnych przychodów, a jedynym poniesionym przez nią kosztem była opłata za rejestrację w KRS. W uchwale o rozwiązaniu spółki było to wyraźnie stwierdzone, a fakt ten potwierdzało także sprawozdanie zarządu komplementariusza z działalności spółki komandytowej. W kolejnej uchwale zapisano, że ew. zobowiązania spółki pokryje komplementariusz. On też będzie przechowywał księgi i inne dokumenty spółki. W zakresie spraw finansowych kolejna uchwała stwierdzała, że z majątku spółki zostanie opłacony wniosek o wykreślenie, a pozostała kwota będzie podzielona między wspólników proporcjonalnie do posiadanych udziałów. Uchwały i sprawozdanie z działalności dołączono do wniosku o wykreślenie. KRS nie dokonał wpisu (zwrócił wniosek), argumentując, że powinna być także podjęta uchwała o sposobie podziału zysku lub pokrycia straty.
Czy faktycznie była ona potrzebna?

Działalność gospodarcza

Kto może złożyć wniosek o przyznanie prawa pomocy w postępowaniu przed sądem administracyjnym

Maja Fabrowska
Brak środków finansowych na prowadzenie postępowania przed sądem nie powoduje, że przedsiębiorca musi zrezygnować z obrony swoich praw. Zarówno osoby fizyczne, jak i prawne znajdujące się w trudnej sytuacji majątkowej mogą wnioskować o zwolnienie z kosztów sądowych oraz przyznanie profesjonalnego pełnomocnika do prowadzenia swojej sprawy.

Działalność gospodarcza

Przedmiot działalności kontrahenta niezgodny z CEIDG

Paweł Ziółkowski
Przedsiębiorca skorzystał z usługi innej firmy (osoba fizyczna wykonująca indywidualną działalność gospodarczą). Otrzymał od niej fakturę, jednak okazało się, że usługa ta nie mieści się w zakresie jej działalności gospodarczej zgłoszonej do CEIDG.
Czy może to mieć dla nabywcy negatywne konsekwencje? Czy należy uznać, że mamy do czynienia ze zleceniem i rozliczyć PIT i ZUS na zasadach właściwych dla takich umów?

Działalność gospodarcza

Wymóg badania pracowniczego angażu w przetargach

Renata Majewska
Według Urzędu Zamówień Publicznych sprzątanie i ochrona to czynności, na które powinno się zawierać umowy o pracę.

Działalność gospodarcza

Zmiana przedmiotu działalności – czy potrzebna jest zmiana umowy spółki z o.o. i ogłoszenie w KRS

Paweł Ziółkowski
Przedmiot działalności gospodarczej musi być określony w umowie (statucie) spółki. Zdarza się jednak, że spółka zmienia swój profil i zaczyna sprzedawać towary i usługi inne niż dotychczas. Pojawiają się wtedy wątpliwości, czy należy dokonywać zmian w umowie spółki i wpisu do KRS.

Rozpatrzymy to na przykładzie spółki z o.o. W myśl art. 157 Ksh w umowie spółki z o.o. należy wskazać przedmiot jej działalności gospodarczej. Co istotne, przepisy nie narzucają sposobu jego określania. Mimo to standardem stało się stosowanie nomenklatury używanej przez PKD i podawanie kodów tej klasyfikacji. Powoduje to jednak szereg problemów, o których dalej. Aby ich uniknąć, wspólnicy wskazują w umowie spółki bardzo szeroki zakres działalności, dzięki czemu może ona w praktyce robić wszystko, choć realnie z tej możliwości nie korzysta. W efekcie akt notarialny ma np. 20 stron, w tym 15 to przedmiot działalności według PKD, z czego ok. 90% spółka nigdy nie będzie wykonywać.


Działalność gospodarcza

Pełnomocnictwo w CEIDG ułatwi obsługę klienta

Paweł Ziółkowski
Obsługując przedsiębiorców zarejestrowanych w CEIDG, warto być zgłoszonym jako pełnomocnik. Można wówczas dokonywać zmian w ich wpisie on-line.

Działalność gospodarcza

Umowa zlecenia - działalność wykonywana osobiście czy w ramach firmy

Renata Ziólkowska
W trakcie 2015 zawarto umowę zlecenia. Wykonawca podał numer NIP, więc byliśmy przekonani, że działa w ramach działalności gospodarczej i nie pobraliśmy PIT. Okazało się jednak, że zleceniobiorca nie działał w ramach firmy i teraz domaga się PIT-11, trzeba też odprowadzić z opóźnieniem zaległy podatek i składki ZUS.
Jak się ustrzec przed takimi sytuacjami?

Działalność gospodarcza

Składanie wzorów podpisów przy rejestracji spółki w KRS

Paweł Ziółkowski
W celu założenia spółki z o.o. wysłaliśmy wspólników do notariusza, uczulając ich, aby oprócz spisania umowy zadbali także o wzory podpisów. Notariusz powiedział im, że wzory podpisów nie są już wymagane.
Czy dotyczy to także innych spółek handlowych? Czy zniesienie wymogu składania podpisu nie zmniejsza pewności obrotu?

Logowanie

email:

hasło:

 

 

Logowanie za pomocą emaila

Jeżeli nie pamiętasz hasła albo nie masz konta, to wyślemy na Twój email wiadomość weryfikującą. Po kliknięciu w link z emaila będziesz zalogowany na urządzeniu do chwili wylogowania.

email:

Klikając w poniższy link zgadzasz się na zapisanie podanych w formularzu danych i wykorzystywanie ich zgodnie z polityką przetwarzania danych dostępną w dokumencie ⇒Polityka przetwarzania danych osobowych (RODO)⇐

 

Logowanie do za pomocą emaila

Sprawdzanie danych....