Czy biuro rachunkowe jest przechowawcą dokumentacji kadrowo-płacowej

Renata Majewska Biuro Kadr i Płac

Biuro rachunkowe świadczy m.in. usługi kadrowo-płacowe dla wielu pracodawców, a z niektórymi podpisuje również umowy o gromadzenie ich dokumentacji pracowniczej (akt osobowych i dokumentacji ze stosunku pracy). Po zakończeniu takiej umowy o świadczenie usług dokumentację zwraca pracodawcom.
Czy musi uzyskać wpis do rejestru przechowawców dokumentacji osobowej i płacowej, prowadzonego przez marszałka województwa?

Skoro biuro rachunkowe po zakończeniu umowy o świadczenie usług na rzecz danego pracodawcy zwraca mu dokumentację pracowniczą i nie przechowuje jej po zakończeniu stosunków pracy, to nie jest przechowawcą dokumentacji osobowej i płacowej, a w konsekwencji nie ma obowiązku uzyskania wpisu w rejestrze marszałkowskim.

Biura rachunkowe podpisują umowy o świadczenie usług na rzecz różnych pracodawców, obejmujące zwykle outsourcing płacowy, ale również kadrowy, w ramach którego gromadzą dokumentację pracowników zatrudnionych u kontrahentów. Po zakończeniu współpracy oddają ją pracodawcom. Nie są zatem podmiotem przechowującym dokumentację osobową i płacową pracodawców po byłych pracownikach. Nie mają więc obowiązku uzyskania wpisu do rejestru przechowawców prowadzonego przez marszałka województwa. Gromadzą bowiem tylko dokumentację pracowniczą swoich klientów w ramach umowy o obsługę kadr i płac i jest to zwykle dokumentacja pracowników wciąż zatrudnionych.

Biuro rachunkowe (podmiot przetwarzający, procesor) powinno natomiast podpisać umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych zatrudnionych każdego zakładu pracy (administrator), z którym łączy je umowa o współpracy. Ma ona regulować obieg i ochronę danych osobowych powierzonych procesorowi przez danego pracodawcę. Powinna mieć formę pisemną lub elektroniczną i określać m.in. przedmiot, czas trwania, charakter i cel przetwarzania, rodzaj danych osobowych oraz kategorie osób, których przekazane dane dotyczą, a także prawa i obowiązki administratora.

Oprócz tego trzeba w niej zamieścić następujące zobowiązania podmiotu przetwarzającego (art. 28 rozporządzenia PE i Rady UE 2016/679 z 27.04.2016 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (...), DzUrz UE z 4.05.2016 L 119/1, dalej RODO) do:

  • przetwarzania powierzonych danych osobowych wyłącznie na udokumentowane polecenie administratora (czyli w ramach umowy podpowierzenia),
  • zadbania o to, by osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych działające u procesora (pracownicy biura rachunkowego) zobowiązały się do zachowania tajemnicy lub podlegały ustawowemu obowiązkowi zachowania takiej tajemnicy,
  • podejmowania wszelkich środków wymaganych dla bezpieczeństwa danych,
  • przestrzegania warunków korzystania z usług innego podmiotu przetwarzającego, narzuconych przez administratora albo prawo,
  • pomagania w miarę możliwości (biorąc pod uwagę charakter przetwarzania) administratorowi, poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, w realizacji obowiązku odpowiadania na żądania zainteresowanej osoby co do wykonywania jej praw,
  • pomagania administratorowi (uwzględniając charakter przetwarzania i dostępne informacje) w wywiązaniu się z obowiązków określonych w art. 32–36 RODO (dotyczących bezpieczeństwa danych, zgłaszania naruszeń, zawiadamiania osób zainteresowanych o naruszeniach, oceny skutków dla ochrony danych, uprzednich konsultacji),
  • usunięcia lub zwrotu wszelkich danych oraz do usunięcia ich wszystkich kopii, chyba że prawo UE lub prawo polskie nakazują przechowywanie danych, po zakończeniu przetwarzania danych zależnie od decyzji administratora,
  • udostępnienia administratorowi wszelkich informacji niezbędnych do wykazania spełnienia ww. obowiązków oraz do umożliwienia administratorowi lub audytorowi upoważnionemu przez administratora przeprowadzenia audytów, w tym inspekcji.

Na podstawie umowy podpowierzenia biuro rachunkowe powinno nadać upoważnienia swoim pracownikom do przetwarzania danych osobowych osób zatrudnionych u tego pracodawcy. Umowa ta może stanowić część głównej umowy o świadczenie usług albo zostać spisana w odrębnym dokumencie.

Nie jest jednak wykluczone, że biuro rachunkowe – oprócz zasadniczego przedmiotu swojej działalności (obsługa księgowa, płacowa i kadrowa pracodawców) – przechowuje jeszcze dokumentację byłych pracowników zleceniodawcy. Zdarza się to bardzo rzadko. Niemniej w tej sytuacji biuro musi spełniać warunki wykonywania takiej działalności określone w ustawie z 14.07.1983 o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (DzU z 2018 poz. 217): lokalowe, co do wykształcenia pracowników, niekaralności, oraz najpóźniej do 31.12.2018 uzyskać formę prawną osoby prawnej albo jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej (przechowawcą nie może być osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą) oraz wpis do rejestru przechowawców takiej dokumentacji, prowadzonego przez marszałka województwa.

w sprzedaży

Logowanie

email:

hasło:

 

 

Logowanie za pomocą emaila

Jeżeli nie pamiętasz hasła albo nie masz konta, to wyślemy na Twój email wiadomość weryfikującą. Po kliknięciu w link z emaila będziesz zalogowany na urządzeniu do chwili wylogowania.

email:

Klikając w poniższy link zgadzasz się na zapisanie podanych w formularzu danych i wykorzystywanie ich zgodnie z polityką przetwarzania danych dostępną w dokumencie ⇒Polityka przetwarzania danych osobowych (RODO)⇐

 

Logowanie do za pomocą emaila

Sprawdzanie danych....