Czy biuro rachunkowe jest przechowawcą dokumentacji kadrowo-płacowej

Renata Majewska Biuro Kadr i Płac

Biuro rachunkowe świadczy m.in. usługi kadrowo-płacowe dla wielu pracodawców, a z niektórymi podpisuje również umowy o gromadzenie ich dokumentacji pracowniczej (akt osobowych i dokumentacji ze stosunku pracy). Po zakończeniu takiej umowy o świadczenie usług dokumentację zwraca pracodawcom.
Czy musi uzyskać wpis do rejestru przechowawców dokumentacji osobowej i płacowej, prowadzonego przez marszałka województwa?

Skoro biuro rachunkowe po zakończeniu umowy o świadczenie usług na rzecz danego pracodawcy zwraca mu dokumentację pracowniczą i nie przechowuje jej po zakończeniu stosunków pracy, to nie jest przechowawcą dokumentacji osobowej i płacowej, a w konsekwencji nie ma obowiązku uzyskania wpisu w rejestrze marszałkowskim.

Biura rachunkowe podpisują umowy o świadczenie usług na rzecz różnych pracodawców, obejmujące zwykle outsourcing płacowy, ale również kadrowy, w ramach którego gromadzą dokumentację pracowników zatrudnionych u kontrahentów. Po zakończeniu współpracy oddają ją pracodawcom. Nie są zatem podmiotem przechowującym dokumentację osobową i płacową pracodawców po byłych pracownikach. Nie mają więc obowiązku uzyskania wpisu do rejestru przechowawców prowadzonego przez marszałka województwa. Gromadzą bowiem tylko dokumentację pracowniczą swoich klientów w ramach umowy o obsługę kadr i płac i jest to zwykle dokumentacja pracowników wciąż zatrudnionych.

Biuro rachunkowe (podmiot przetwarzający, procesor) powinno natomiast podpisać umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych zatrudnionych każdego zakładu pracy (administrator), z którym łączy je umowa o współpracy. Ma ona regulować obieg i ochronę danych osobowych powierzonych procesorowi przez danego pracodawcę. Powinna mieć formę pisemną lub elektroniczną i określać m.in. przedmiot, czas trwania, charakter i cel przetwarzania, rodzaj danych osobowych oraz kategorie osób, których przekazane dane dotyczą, a także prawa i obowiązki administratora.

Oprócz tego trzeba w niej zamieścić następujące zobowiązania podmiotu przetwarzającego (art. 28 rozporządzenia PE i Rady UE 2016/679 z 27.04.2016 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (...), DzUrz UE z 4.05.2016 L 119/1, dalej RODO) do:

  • przetwarzania powierzonych danych osobowych wyłącznie na udokumentowane polecenie administratora (czyli w ramach umowy podpowierzenia),
  • zadbania o to, by osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych działające u procesora (pracownicy biura rachunkowego) zobowiązały się do zachowania tajemnicy lub podlegały ustawowemu obowiązkowi zachowania takiej tajemnicy,
  • podejmowania wszelkich środków wymaganych dla bezpieczeństwa danych,
  • przestrzegania warunków korzystania z usług innego podmiotu przetwarzającego, narzuconych przez administratora albo prawo,
  • pomagania w miarę możliwości (biorąc pod uwagę charakter przetwarzania) administratorowi, poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, w realizacji obowiązku odpowiadania na żądania zainteresowanej osoby co do wykonywania jej praw,
  • pomagania administratorowi (uwzględniając charakter przetwarzania i dostępne informacje) w wywiązaniu się z obowiązków określonych w art. 32–36 RODO (dotyczących bezpieczeństwa danych, zgłaszania naruszeń, zawiadamiania osób zainteresowanych o naruszeniach, oceny skutków dla ochrony danych, uprzednich konsultacji),
  • usunięcia lub zwrotu wszelkich danych oraz do usunięcia ich wszystkich kopii, chyba że prawo UE lub prawo polskie nakazują przechowywanie danych, po zakończeniu przetwarzania danych zależnie od decyzji administratora,
  • udostępnienia administratorowi wszelkich informacji niezbędnych do wykazania spełnienia ww. obowiązków oraz do umożliwienia administratorowi lub audytorowi upoważnionemu przez administratora przeprowadzenia audytów, w tym inspekcji.

Na podstawie umowy podpowierzenia biuro rachunkowe powinno nadać upoważnienia swoim pracownikom do przetwarzania danych osobowych osób zatrudnionych u tego pracodawcy. Umowa ta może stanowić część głównej umowy o świadczenie usług albo zostać spisana w odrębnym dokumencie.

Nie jest jednak wykluczone, że biuro rachunkowe – oprócz zasadniczego przedmiotu swojej działalności (obsługa księgowa, płacowa i kadrowa pracodawców) – przechowuje jeszcze dokumentację byłych pracowników zleceniodawcy. Zdarza się to bardzo rzadko. Niemniej w tej sytuacji biuro musi spełniać warunki wykonywania takiej działalności określone w ustawie z 14.07.1983 o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (DzU z 2018 poz. 217): lokalowe, co do wykształcenia pracowników, niekaralności, oraz najpóźniej do 31.12.2018 uzyskać formę prawną osoby prawnej albo jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej (przechowawcą nie może być osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą) oraz wpis do rejestru przechowawców takiej dokumentacji, prowadzonego przez marszałka województwa.

Więcej na temat: „Działalność Gospodarcza”
Działalność gospodarcza

Automaty do gier w lokalu przedsiębiorcy – ryzykowny interes

Ryszard Kubacki
Wydawałoby się, że działalność ograniczona do wynajmu lokalu nie powinna być obarczona szczególnym ryzykiem. W zasadzie tak jest, ale bywają wyjątki – dotyczą wynajmu powierzchni pod automaty do gier.

Sposób ustalania udziału kapitałowego wspólnika występującego ze spółki

Aleksander Woźniak
W razie wystąpienia wspólnika ze spółki należy sporządzić osobny bilans, uwzględniający wartość zbywczą jej majątku.
Konieczne jest więc ustalenie wartości rynkowej udziału kapitałowego ustępującego wspólnika.

Przypomniał o tym Sąd Okręgowy w Toruniu w wyroku z 27.11.2018 (VI GC 57/17). Spór dotyczył tego, co należy się wspólnikowi w związku z jego wystąpieniem ze spółki jawnej będącej właścicielem stacji paliw.

Zasady rozliczenia spółki ze wspólnikiem w razie wypowiedzenia umowy, śmierci wspólnika, ogłoszenia jego upadłości lub wyłączenia go na mocy prawomocnego wyroku sądu reguluje art. 65 Ksh.


Działalność gospodarcza

Spółka z o.o. może wyznaczyć pełnomocnika do podpisywania umów z członkiem zarządu

Magdalena Januszewska
Spółka z o.o. zamierza zawrzeć umowę o świadczenie usług z członkiem zarządu. W tym celu chce wyznaczyć pełnomocnika, który jednocześnie będzie upoważniony do reprezentowania spółki w sporach z tym członkiem i do zawierania z nim innych umów.
W jaki sposób należy podjąć uchwały w tej sprawie? Czy można od razu upoważnić do różnych czynności, czy tylko do jednej? A co, jeśli spółka z o.o. jest komplementariuszem w spółce komandytowej, w której wspólnikiem jest ten członek zarządu?

Przechowawca dokumentacji pracowniczej do końca 2018 musi zdobyć wpis u marszałka

Renata Majewska
Pracodawca (spółka z o.o.) sam przechowuje dokumentację pracowniczą po swoich byłych pracownikach. Podobno zmieniają się przepisy dotyczące przechowywania akt osobowych i płacowych, a przechowawcy muszą do końca 2018 zdobyć wpis do rejestru nadzorowanego przez marszałka województwa.
Czy na spółce również spoczywa taki obowiązek?

Rozliczenie roczne – zmiany w 2019

Skutki złożenia przez przedsiębiorców zeznania za 2018 w terminie do 20.01.2019

Obowiązująca od 1.01.2019 nowelizacja updof skreśliła przepis, który pozwala przedsiębiorcom nie wpłacać grudniowej (za IV kwartał) zaliczki na PIT, o ile przed terminem jej wpłaty złożą zeznanie roczne do US i zapłacą wynikający z niego podatek.

Podatki i prawo gospodarcze

Opłaty związane z posiadanymi rachunkami bankowymi a koszty finansowania dłużnego

Edyta Głębicka
Jak każdy podmiot prowadzący działalność gospodarczą, posiadamy rachunki bankowe, z których regulujemy swoje zobowiązania oraz na które wpływają nasze należności, zakładamy także lokaty. Ponosimy w związku z tym opłaty za prowadzenie rachunków, realizację przelewów, dodatkowe usługi bankowe (np. opinia bankowa, list audytora), dostęp do bankowości elektronicznej (opłata za dostęp do systemu, wydanie tokenów).
Czy powinniśmy zaliczać je do kosztów finansowania dłużnego (KFD)?

Torby reklamowe jako prezent dla dystrybutora – opłata recyklingowa

Piotr Kaim
Spółka jest producentem odzieży sportowej, rozprowadzanej m.in. za pośrednictwem sklepów detalicznych. Regulamin promocji przewiduje, że jeśli dystrybutor (właściciel sklepu) przekracza określony poziom zamówień na wyroby spółki, ta przekazuje mu darmowe torby reklamowe, w zestawach po 500 szt. Torby wykonane są z tworzywa sztucznego o grubości 20 mikrometrów (0,02 mm) i mają nadruki znaków towarowych zarejestrowanych przez spółkę. Dystrybutorzy wykorzystują torby do pakowania wyrobów spółki sprzedawanych klientom detalicznym (nie służą jako opakowania towarów przekazywanych przez spółkę dystrybutorom).
Czy spółka ma obowiązek poboru i zapłaty opłaty recyklingowej od toreb wydawanych dystrybutorom? Czy obowiązek ten ciąży na dystrybutorach w związku z wydawaniem toreb klientom detalicznym?

Nowe terminy i zasady przedawnienia roszczeń majątkowych

Krzysztof Hałub
Od 9.07.2018 podstawowy ogólny termin przedawnienia roszczeń majątkowych został skrócony z 10 do 6 lat.

Zgłoszenia

VAT-R i PIT-16 za pośrednictwem CEIDG

Przedsiębiorcy mogą przez CEIDG zarejestrować się do VAT i wybrać kartę podatkową jako formę opodatkowania podatkiem dochodowym.

Działalność gospodarcza

Nie każdy administrator wyznacza inspektora ochrony danych

Renata Majewska
Mały pracodawca działający w branży sprzedażowej (poniżej 20 zatrudnionych) przetwarza w zasadzie tylko dane pracowników i klientów. Czy musi powołać inspektora ochrony danych (IDO)?

Jak działa nowa CEIDG

Renata Majewska Paweł Ziółkowski
Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG) doczekała się własnej ustawy. Co z tego wynika dla przedsiębiorców?

Uchwalona 6.03.2018 ustawa o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy (DzU poz. 647) weszła w życie 30.04.2018. Jest jedną z 5 ustaw składających się na tzw. Konstytucję biznesu.

Wcześniej zasady działania CEIDG regulowała usdg. Większość przyjętych w niej rozwiązań jest kontynuowanych w nowej ustawie, pojawiło się też jednak kilka nowości.


Temat miesiąca

Obowiązki przedsiębiorców wynikające z RODO

Mateusz Kaczmarek
25.05.2018 zacznie obowiązywać tzw. RODO, czyli przepisy regulujące pozyskiwanie, przetwarzanie i używanie danych osobowych, m.in. do celów związanych z działalnością gospodarczą.
W artykule przedstawiono najważniejsze obowiązki, jakie RODO nakłada na przedsiębiorców – w tym prowadzących biura rachunkowe i doradców podatkowych.

RODO – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (DzUrz UE L 119 z 4.05.2016) – znajduje bezpośrednie zastosowanie na terenie całej UE, bez konieczności uprzedniego uwzględnienia jego przepisów w porządkach prawnych poszczególnych państw członkowskich. Unijny prawodawca tak zdefiniował pojęcia zastosowane w RODO, aby nie było możliwości łatwego ominięcia tych regulacji.


Działalność gospodarcza

Przedsiębiorca wpisany do CEIDG też może ustanowić prokurenta

Renata Ziólkowska
Udzielić prokury mogli dotychczas wyłącznie przedsiębiorcy podlegający obowiązkowi wpisu do rejestru przedsiębiorców. Możliwości tej formalnie byli więc pozbawieni przedsiębiorcy indywidualni i wspólnicy spółek cywilnych. Zmieniło się to wraz z wejściem w życie tzw. Konstytucji biznesu.

Korekta faktur po przekształceniu działalności indywidualnej w spółkę kapitałową

Spółka z o.o. lub akcyjna powstała na skutek przekształcenia działalności indywidualnego przedsiębiorcy ma prawo wystawiać i rozliczać faktury korygujące w odniesieniu do transakcji dokonanych przed przekształceniem.

Logowanie

email:

hasło:

 

 

Logowanie za pomocą emaila

Jeżeli nie pamiętasz hasła albo nie masz konta, to wyślemy na Twój email wiadomość weryfikującą. Po kliknięciu w link z emaila będziesz zalogowany na urządzeniu do chwili wylogowania.

email:

Klikając w poniższy link zgadzasz się na zapisanie podanych w formularzu danych i wykorzystywanie ich zgodnie z polityką przetwarzania danych dostępną w dokumencie ⇒Polityka przetwarzania danych osobowych (RODO)⇐

 

Logowanie do za pomocą emaila

Sprawdzanie danych....