Co grozi za brak zabezpieczenia dokumentacji pracowniczej

Jadwiga Sztabińska

Mimo możliwości prowadzenia dokumentacji pracowniczej elektronicznie pozostaliśmy przy formie papierowej. Zabezpieczyliśmy ją przed zniszczeniem i dostępem osób nieupoważnionych, zgodnie z nowymi wymogami, ale tylko dla osób pozostających w zatrudnieniu.
Do kiedy powinniśmy dokonać takiego zabezpieczenia dla byłych pracowników? Co grozi za niedotrzymanie terminu?

Termin na dostosowanie zasad przechowywania dokumentacji pracowniczej (dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy i akta osobowe) byłych pracowników do aktualnych wymagań upłynął 31.12.2019. Grzywna zostanie jednak wymierzona jedynie wtedy, gdy dokumentacja znajduje się w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

  • Kp – Kodeks pracy
  • MRPiPS – Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej

Od 1.01.2019 pracodawca może wybrać, czy chce prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą w postaci papierowej, czy elektronicznej, ponieważ obie są równoważne (art. 94 pkt 9a i art. 9411 Kp). Jest też uprawniony do:

  • zmiany jednej formy na drugą w dowolnym terminie (art. 948 ust. 1 Kp),
  • połączenia obu form poprzez ich zastosowanie do poszczególnych części dokumentacji pracowniczej, np. elektroniczne akta osobowe i papierowa dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy albo odwrotnie

(por. stanowisko MRPiPS z 8.02.2019, DPR.I.4102.4.2019.KJ).

Bez względu na zastosowaną postać dokumentacja pracownicza musi być przechowywana w sposób gwarantujący jej poufność, integralność, kompletność, dostępność oraz zapewnienie warunków niegrożących zniszczeniem (art. 94 pkt 9b Kp). Jeśli jest to dokumentacja papierowa (jak w pytaniu), pracodawca musi dodatkowo stworzyć warunki zabezpieczające ją przed uszkodzeniem lub utratą, a także przed dostępem osób nieupoważnionych. Oznacza to zwłaszcza zapewnienie w pomieszczeniu, w którym znajduje się dokumentacja, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie przed dostępem osób nieupoważnionych.

Takie wymogi określa § 8 rozporządzenia MRPiPS z 10.12.2018 w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU poz. 2369, dalej rozporządzenie). Obowiązują one od 1.01.2019 wobec dokumentacji pracowników, których stosunki pracy powstały od tego dnia lub wcześniej, lecz trwały w tej dacie (§ 19–20 rozporządzenia).

Na ich wdrożenie w przypadku dokumentacji pracowniczej byłych pracowników (ich stosunki pracy ustały przed 1.01.2019) pracodawcy mieli 12 mies., licząc od wejścia w życie rozporządzenia, tj. od 1.01.2019 (§ 22 ust. 2 rozporządzenia).

Przepisy nie przewidują żadnych konsekwencji za samo niewdrożenie zasad zabezpieczenia papierowej dokumentacji pracowniczej byłych pracowników na czas jej archiwizacji, wskazanych w § 8 rozporządzenia. Jednak pracodawca musi się liczyć z karą za pozostawienie dokumentacji w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Grzywna z tego tytułu może wynieść od 1000 do 30 000 zł (art. 281 § 1 pkt 7 Kp).

Temat: „Prawo Pracy”
Sankcje

Nowe kary dla nieuczciwych pracodawców zatrudniających dłużników alimentacyjnych

Od 1.12.2020 pracodawca, który pozwoli świadczyć pracę „na czarno” osobie zalegającej ze spłatą alimentów, musi się liczyć z grzywną od 1500 do 45 000 zł. Identyczne konsekwencje poniesie za przekazywanie części pensji „pod stołem”.

Sankcje finansowe popełnienia przez pracodawcę wykroczenia związanego z zatrudnianiem dłużnika alimentacyjnego są określone w art. 281 § 2 i art. 282 § 3 Kp, które wchodzą w życie 1.12.2020.

Prawo pracy

Ciężarna ma prawo odwołać zgodę na obniżkę etatu i pensj

Pracownica, która nie wiedząc, że jest w ciąży, podpisze niekorzystne porozumienie zmieniające warunki jej zatrudnienia, może uchylić się od jego skutków.

Tak uznał SN w wyroku z 7.10.2020 (II PK 78/19). To precedensowe rozstrzygnięcie. Dotąd przyjmowano bowiem, że pracownica, która podpisała dokument, nie wiedząc o ciąży, może wycofać oświadczenie, o ile chodziło o wypowiedzenie umowy lub o porozumienie o rozwiązaniu umowy. Teraz SN uznał, że możliwe jest również wycofanie się przez ciężarną z zawartego porozumienia pogarszającego warunki jej zatrudnienia, tj. w sprawie obniżenia wymiaru czasu pracy lub/i wynagrodzenia. Aby to było możliwe, pracownica nie może jednak wiedzieć, w momencie podejmowania czynności prawnej, że jest w ciąży.

Prawo pracy

Szczepienia przeciwko grypie – zwykle dobrowolnie

Pracodawca co do zasady nie może zmusić zatrudnionego do przyjęcia szczepionki przeciwko grypie. Odmowa nie stanowi naruszenia obowiązków pracowniczych i nie może być podstawą zwolnienia z pracy.

Nie jest to jednak zasada bezwzględna. Istnieją bowiem sytuacje, gdy wirus grypy stanowi występujący w środowisku pracy szkodliwy czynnik biologiczny, stwarzający realne zagrożenie dla zdrowia i życia pracownika, jego współpracowników i osób trzecich. Wtedy, w szczególnych okolicznościach, odmawiający przyjęcia szczepienia może stracić pracę.

Wynagrodzenia

Skutki wzrostu minimalnej pensji od 1.01.2021

W przyszłym roku pracownicy zarobią nie mniej niż 2800 zł/mies., a zleceniobiorcy co najmniej 18,30 zł/godz.

Wysokość wynagrodzenia pracownika zatrudnionego w pełnym miesięcznym wymiarze czasu pracy nie może być niższa od wysokości minimalnego wynagrodzenia ustalanego na dany rok kalendarzowy w rozporządzeniu RM.

rzenie o takiej tematyce realizowane na arenie ogólnopolskiej.

Prawo pracy

Delegowanie pracowników na nowych zasadach

Polska wdrożyła przepisy unijnej dyrektywy dotyczącej delegowania pracowników w ramach świadczenia usług.

Od 4.09.2020 obowiązuje ustawa z 24.07.2020 o zmianie ustawy o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług oraz niektórych innych ustaw (DzU poz. 1423). Wdraża dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/957 z 28.06.2018 zmieniającą dyrektywę 96/71/WE dotyczącą delegowania pracowników w ramach świadczenia usług. Kraje członkowskie miały obowiązek ją wdrożyć i w pełni stosować od 30.07.2020. W Polsce odpowiednie przepisy weszły w życie z opóźnieniem.

Prawo pracy

Jak obniżony wymiar czasu pracy wpływa na wysokość świadczenia urlopowego

Pracodawca, który zmniejszył etaty pracownikom w ramach uprawnień antykoronawirusowych, wypłaci niższe świadczenia urlopowe.

Obniżenie wymiaru czasu pracy to jeden z kilku sposobów, jaki pracodawca może zastosować, żeby chronić miejsca pracy w okresie walki ze skutkami koronawirusa.

Prawo pracy

Praca zdalna przez 3 mies. po odwołaniu stanu epidemii

Forma świadczenia pracy home office, której wprowadzenie do polskiego prawa pracy wymusiła pandemia, staje się coraz bardzie popularna. Może być kontynuowana po 4.09.2020.

Formalnie możliwość polecenia wykonywania pracy zdalnej wprowadziła ustawa z 2.03.2020 o szczególnych rozwiązania związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (DzU poz. 374, tzw. specustawa).

Wynagrodzenia

Egzekucja komornicza ze świadczenia socjalnego lub urlopowego

Czy pracodawca musi przekazać komornikowi przyznane pracownikowi świadczenie z zfśs albo świadczenie urlopowe?

Egzekucja z wypłat realizowanych przez pracodawcę na rzecz pracownika może być prowadzona w dwóch trybach – przewidzianego dla wynagrodzenia za pracę (art. 880–888 Kpc) oraz dla innych wierzytelności (art. 895–908 Kpc). O zastosowaniu tylko pierwszego z nich albo obu równocześnie decyduje klasyfikacja wypłacanych składników i świadczeń oraz sposób sformułowania zajęcia komorniczego. Ma to dalsze konsekwencje w postaci zasad ochronnych przy dokonywaniu potrąceń lub ich wyłączeniu.

Prawo pracy

Wydanie świadectwa pracy – najwcześniej w dniu ustania zatrudnienia

Umowa o pracę z pracownikiem z Ukrainy ulegnie rozwiązaniu w wyniku 3-miesięcznego wypowiedzenia, ostatniego dnia września. Od 21.09.2020 do 30.09.2020 odbierze on urlop wypoczynkowy. Chce wyjechać z Polski w sobotę wieczorem 26.09.2020 i prosi o rozliczenie się z nim do tego czasu. Wynagrodzenie mogę mu wypłacić wcześniej. A co ze świadectwem pracy – czy można je wydać w sobotę 26 września, skoro obejmuje okres do końca tego miesiąca?

Świadectwo pracy należy przekazać odchodzącemu pracownikowi najwcześniej w dniu ustania zatrudnienia, czyli w tym przypadku 30.09.2020. Wcześniejsze wykonanie tego obowiązku, choćby na wniosek zainteresowanego, może skutkować komplikacjami. W związku z rozwiązaniem lub z wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca ma obowiązek wydać zwolnionemu świadectwo pracy w dniu ustania stosunku pracy, jeżeli nie zamierza nawiązać z nim kolejnej umowy o pracę, w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania bądź wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy (jak tutaj).

Praca, świadczenia i ubezpieczenia

Zwrot poniesionych przez pracodawcę kosztów studiów przerwanych z powodu urlopu macierzyńskiego

Pracodawca finansuje pracownicy studia podyplomowe. Podpisuje z nią umowę zobowiązującą do zwrotu poniesionych kosztów jeżeli:
• bez uzasadnionych przyczyn nie podejmuje ona podnoszenia kwalifikacji zawodowych albo przerwie ich podnoszenie,
• pracodawca rozwiąże z nią stosunek pracy bez wypowiedzenia z jej winy, w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub po jego ukończeniu, w terminie określonym w umowie,
• w ww. okresie rozwiąże ona stosunek pracy za wypowiedzeniem, z wyjątkiem wypowiedzenia umowy o pracę z przyczyn określonych w art. 94³ Kp,
• w ww. okresie rozwiąże ona stosunek pracy bez wypowiedzenia na podstawie art. 55 lub art. 94³ Kp, mimo braku przyczyn określonych w tych przepisach.
Pracownica jest w trakcie procedury adopcyjnej. Nie potrafi przewidzieć, kiedy dokładnie adoptuje dziecko (zależy to od czasu oczekiwania). Zamierza zrezygnować ze studiów przed ich rozpoczęciem lub w ich trakcie, jeśli przysposobi dziecko, i pójść na urlop macierzyński.
Czy zgodnie z Kp będzie musiała zwrócić pracodawcy koszt studiów? Czy urodzenie lub adopcja dziecka i w konsekwencji urlop macierzyński jest traktowany jako uzasadniony powód niepodjęcia studiów lub rezygnacji z nich?

Pracodawca nie może dyskryminować pracowników ze względu na to, że w czasie podnoszenia kwalifikacji korzystają z uprawnień rodzicielskich.

Umowa zawarta przez pracodawcę z pracownicą odpowiada kodeksowym zasadom regulującym podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Zgodnie z art. 1035 Kp pracownik podnoszący kwalifikacje zawodowe:

Nowe regulacje dotyczące pracowników delegowanych

Po 12 mies. delegowania do innego kraju UE pracodawca musi zapewnić wysłanemu wszystkie warunki zatrudnienia obowiązujące w państwie przyjmującym.

Nowelizacja dyrektywy 96/71/WE dotyczącej delegowania pracowników w ramach świadczenia usług, która nastąpiła na mocy dyrektywy 2018/957 z 28.06.2018 r., wprowadza gruntowną reformę systemu delegowania w obrębie UE. Celem jest wzmocnienie statusu delegowanych pracowników, uporządkowanie przepisów wspólnotowych oraz ukrócenie dumpingu socjalnego.

Koronawirus

Kolejna transza przepisów mających chronić miejsca pracy – tarcza antykryzysowa 4.0

Pracodawca może wysyłać pracowników na zaległe urlopy bez ich zgody. Uzyskał prawo wypowiedzenia umowy o zakazie konkurencji. Ponadto wypłaci mniejsze odprawy zwalnianym pracownikom, a na pozostałych może otrzymać wsparcie finansowe.

Ustawa z 19.06.2020 r. o dopłatach do oprocentowania kredytów bankowych udzielanych przedsiębiorcom dotkniętym skutkami COVID-19 oraz o uproszczonym postępowaniu o zatwierdzenie układu w związku z wystąpieniem COVID-19 weszła w życie 24.06.2020 r. To tzw. tarcza antykryzysowa 4.0. Przewiduje możliwość wykorzystania środków np. na utrzymanie miejsc pracy zamiast na cele socjalne, o czym jest mowa w tekście na s. 50.

Koronawirus

Jak legalnie zatrudnić cudzoziemca podczas epidemii

Pracodawca, który w trakcie epidemii skieruje obcokrajowca do pracy zdalnej czy ograniczy mu wymiar czasu pracy, nie musi się starać o korektę zezwolenia na pracę ani o nowy dokument.

To najważniejsza zmiana, wprowadzona – w ramach kryzysowego pakietu legalizacji zatrudnienia cudzoziemców podczas koronawirusa – ustawą z 14.05.2020 r. o zmianie niektórych ustaw w zakresie działań osłonowych w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 (DzU poz. 875, dalej tarcza 3.0). Zmodyfikowano dotyczące tej kwestii art. 15z–15z[9], art. 15zd i art. 15zzq ustawy z 2.03.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (DzU poz. 374 ze zm., dalej specustawa).

Koronawirus

Pomoc dla przedsiębiorców i pracowników podczas pandemii – tarcza antykryzysowa 3.0

Przyznanie postojowego i pożyczki z FP szerszemu gronu przedsiębiorców, zwiększenie kwoty wolnej od potrąceń dla dłużnika, którego rodzina została dotknięta bezrobociem w następstwie COVID-19, to najważniejsze propozycje pomocowe nowej tarczy antykryzysowej.

Wprowadza je ustawa z 14.05.2020 o zmianie niektórych ustaw w zakresie działań osłonowych w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 (DzU poz. 875, dalej tarcza 3.0), której większość przepisów weszła w życie następnego dnia po dacie jej ogłoszenia w DzU, tj. 16.05.2020.

Koronawirus

Kiedy wypłacić odprawę pieniężną pracownikowi zwalnianemu z powodu koronawirusa

Pracodawca rozstaje się z pracownikami za wypowiedzeniem lub porozumieniem z powodu trudności ekonomicznych wywołanych koronawirusem.
Czy musi wypłacać odprawy pieniężne?

O tym, czy pracodawca musi wypłacić odprawę pieniężną (tzw. ekonomiczną), decyduje łączne spełnienie trzech warunków. Pierwszym z nich jest liczba pracowników, od której zależy obowiązek stosowania ustawy o zwolnieniach grupowych (dalej uzg). Drugi warunek to przyczyna rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem lub porozumieniem. Trzeci stanowi natomiast wykorzystanie jednego z dwóch trybów zwolnień przewidzianych w uzg.

Tarcza antykryzysowa 2.0

Nowa ulga w ZUS i PIT dla pracowników „infrastruktury krytycznej”

Świadczenia przyznane na zakwaterowanie i wyżywienie pracowników tzw. infrastruktury krytycznej są wolne do składek oraz podatku dochodowego.

Oprócz tego pracodawcy zarządzający infrastrukturą krytyczną mogą podczas zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii zmienić im system lub rozkład czasu pracy, polecić nadgodziny, odmówić udzielania urlopu, przesunąć ich bądź odwołać, zobowiązać do pozostawania poza normalnymi godzinami roboczymi w gotowości do pracy albo do realizacji odpoczynku w zakładzie pracy bądź w innym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę.

Koronawirus

Wypowiedzenie umowy o pracę osobie na zasiłku opiekuńczym

Czy osobę przebywającą na zasiłku z tytułu opieki nad dzieckiem w związku z zamknięciem szkół z powodu epidemii koronawirusa można zwolnić z pracy? Czy jeżeli wróci do pracy po upływie okresu korzystania z zasiłku i otrzyma wypowiedzenie lub zostanie skierowana na urlop bezpłatny, może ew. starać się o kolejny zasiłek?

Pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę w czasie urlopu pracownika ani w czasie jego innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy, jeżeli nie upłynął jeszcze okres uprawniający do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia (art. 41 Kp). Oznacza to, że w czasie przebywania pracownika na zasiłku opiekuńczym pracodawca nie może wypowiedzieć umowy, gdyż opieka jest usprawiedliwioną nieobecnością. Pracodawca mógłby w tym czasie jedynie rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika (w trybie natychmiastowym), ale musiałyby ku temu istnieć poważne przesłanki, np. ciężkie naruszenie przez niego podstawowych obowiązków pracowniczych.

Koronawirus

Szkolenia bhp w czasie pandemii

Szkolenia wstępne będzie można przeprowadzić elektronicznie. Szkolenia okresowe zachowają ważność do 60 dni po odwołaniu stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii.

Chodzi o pismo z 23.03.2020 skierowane do jednostek Państwowej Inspekcji Pracy (GIP-GNN.50.2.2020.1). GIP odniósł się w nim do utrudnień związanych z przeprowadzaniem szkoleń bhp. Zgodnie z pismem pracodawca może przeprowadzić:

Koronawirus

Badania wstępne i okresowe w czasie pandemii

Jeżeli pracownikowi skończy się ważność badań profilaktycznych, może je wykonać, gdy minie zagrożenie epidemiologiczne. Bez badań wstępnych i kontrolnych nadal nie wolno dopuścić do pracy, ale łatwiej je przeprowadzić.

Ustawa z 31.03.2020 o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw (DzU poz. 568) wprowadza na czas stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii kilka rozwiązań związanych z badaniami profilaktycznymi pracowników.

Logowanie

email:

hasło:

 

 

Logowanie za pomocą emaila

Jeżeli nie pamiętasz hasła albo nie masz konta, to wyślemy na Twój email wiadomość weryfikującą. Po kliknięciu w link z emaila będziesz zalogowany na urządzeniu do chwili wylogowania.

email:

Klikając w poniższy link zgadzasz się na zapisanie podanych w formularzu danych i wykorzystywanie ich zgodnie z polityką przetwarzania danych dostępną w dokumencie ⇒Polityka przetwarzania danych osobowych (RODO)⇐

 

Logowanie do za pomocą emaila

Sprawdzanie danych....