Certyfikacja osób usługowo prowadzących księgi rachunkowe – czy jest potrzebna, a jeśli tak, jak ma wyglądać (artykuł dyskusyjny)

Teresa Cebrowska
Na tle oceny aktualnego stanu w artykule przedstawiono problemy, które wymagają rozwiązania w razie objęcia usług księgowych urzędowym poświadczeniem kwalifikacji (bez cofania deregulacji).

Temat kompetencji oraz odpowiedzialności księgowych za sprawozdania finansowe (sf), księgi rachunkowe i podatki co pewien czas wraca jak bumerang. W prasie i mediach społecznościowych szczególnie aktywni są ostatnio niektórzy doradcy podatkowi. Dbając o swój wizerunek, przedstawiają się jako „strażnicy budżetu” i sugerują, że korzystanie z ich wsparcia daje przedsiębiorcom dodatkowe preferencje ze strony organów skarbowych. Wygłaszane przy tym poglądy, że „księgowość prowadzić może każdy”, mogą wprowadzać w błąd zlecających usługi prowadzenia ksiąg oraz godzić w dobre imię księgowych. Pojawiające się też informacje o inicjatywie wycofania się z deregulacji usługi prowadzenia ksiąg rachunkowych podsycają temat.

Odpowiedzialność za prowadzenie ksiąg rachunkowych

Kluczową kwestią jest odpowiedzialność za sf i prowadzenie ksiąg rachunkowych. W myśl art. 4a ust. 1 uor na kierowniku jednostki, a także na członkach rad nadzorczych spoczywa odpowiedzialność za zapewnienie, aby sf, skonsolidowane sprawozdanie finansowe (ssf), sprawozdanie z działalności oraz sprawozdanie z działalności grupy kapitałowej spełniały wymogi przewidziane w uor. Kierownik jednostki oraz członkowie rady nadzorczej lub innego organu nadzorującego jednostkę odpowiadają solidarnie za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem, spowodowaną niedopełnieniem obowiązku wynikającego z cytowanego przepisu (art. 4 ust. 2 uor).

Zgodnie z art. 4 ust. 5 uor kierownik jednostki, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej, ponosi w każdym przypadku odpowiedzialność za wykonywanie w zakresie rachunkowości obowiązków określonych uor, w tym z tytułu nadzoru – również wtedy, gdy zostaną one powierzone innej osobie lub przedsiębiorcy za ich zgodą potwierdzoną w formie pisemnej.

W praktyce możliwe są trzy sytuacje:

1) księgi rachunkowe są prowadzone, a sf sporządzane w jednostce przez jej pracowników, wśród których jest osoba, zajmująca najczęściej stanowisko głównej księgowej, której – w ramach czynności służbowych – przypisuje się prowadzenie rachunkowości,

2) księgi rachunkowe są prowadzone, a sf sporządzane w jednostce przez jej pracowników, wśród których jest osoba, która wyraziła pisemną zgodę na przejęcie odpowiedzialności za wykonywanie określonych obowiązków w zakresie rachunkowości w rozumieniu art. 4 ust. 5 uor; osoba ta może być zatrudniona na stanowisku głównej księgowej,

3) prowadzenie ksiąg rachunkowych i sporządzanie sf powierza się osobie/przedsiębiorcy spoza jednostki (outsourcing); potocznie mówi się o oddaniu ksiąg rachunkowych do biura rachunkowego, co wiąże się z przyjęciem przez nie odpowiedzialności za wykonywanie określonych obowiązków w zakresie rachunkowości, w tym sporządzanie rocznych sf; rozwiązanie to szczególnie często jest stosowane przez małe firmy prowadzone jako działalność gospodarcza osób fizycznych lub spółki jawne, a niekiedy spółki z o.o. bądź spółki tworzące grupę kapitałową, która powołała centrum obliczeniowe prowadzące księgi tych spółek i sporządzające roczne jednostkowe sf i ssf grupy.

W dobie IV rewolucji przemysłowej i zmian technologii informacyjnych, internetu rzeczy, elektronicznego przesyłu danych i informacji można się spodziewać, że tendencja traktowania rachunkowości jako usługi świadczonej przez strony trzecie (outsourcing) będzie trwała i ma charakter rozwojowy.

[1] Ustawa z 6.03.2018 r. (tekst jedn. DzU z 2019 r. poz. 1292).

[2] Z. Fedak, Roczne sprawozdanie finansowe i sprawozdanie z działalności – postać, zatwierdzanie, udostępnianie, w: „Zamknięcie roku 2018”, Wydawnictwo Rachunkowość, Warszawa 2018, s. 20.

Art. 76a ust. 1 uor wyjaśnia, że usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych to działalność gospodarcza w rozumieniu przepisów ustawy – Prawo przedsiębiorców[1], natomiast w zakres rachunkowości wchodzi m.in.:

  • prowadzenie na podstawie dowodów księgowych ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy w porządku chronologicznym i systematycznym,
  • okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,
  • wycena aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego,
  • sporządzanie sf,
  • gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej uor (por. art. 4 ust. 3 pkt 2–6 uor).

W myśl art. 77 uor za niesporządzenie rocznego sf albo sporządzenie go niezgodnie z uor lub zawarcie w nim nierzetelnych danych odpowiedzialność ponosi kierownik jednostki i osoba, która przejęła odpowiedzialność za rachunkowość, w tym prowadzenie ksiąg rachunkowych. Jeżeli osoba, która sporządza roczne sf, nie przyjęła na piśmie odpowiedzialności za określone obowiązki w zakresie rachunkowości, w tym sporządzenie rocznego sf, to podpisując sf, odpowiada tylko za należyte wykonanie powierzonych obowiązków, zgodnie z ogólnymi postanowieniami Kp; nie ponosi odpowiedzialności określonej w uor[2].

W przypadku outsourcingu osobą podpisującą sf jednostki jest osoba uprawniona do reprezentowania biura rachunkowego lub centrum obliczeniowego grupy kapitałowej, która prowadzi księgi rachunkowe jednostki.

Odpowiedzialność kierownika jednostki za sf to nie wszystko. Jest jeszcze odpowiedzialność za biznes, kadry, podatki, ubezpieczenia i inne daniny, za wszystko, co w momencie powstania lub rozliczenia ogniskuje (ujmuje) się bezpośrednio lub pośrednio w rachunkowości. Aby osoba, której powierza się prowadzenie ksiąg rachunkowych, mogła sprostać tym wymogom, jej kompetencje muszą być bardzo wysokie.

Kompetencje zawodowe księgowego ważne są przy tym w każdej z trzech opisanych wcześniej sytuacji. Jednak szczególnego znaczenia nabierają w przypadku małych i średnich firm, które zatrudniając księgowych, powierzają im obsługę w zakresie rachunkowości, podatków i innych danin oraz finansowania, a jednocześnie starają się na nich oszczędzać – ograniczając zatrudnienie (nierzadko do jednej osoby) i minimalizując koszty usług wspierających księgowych (aktualizacja programów, szkolenia, korzystanie z usług doradców i konsultantów). Liczą na to, że zatrudniają profesjonalistę, który systematycznie i samodzielnie podnosi swoje kwalifikacje. Korzystający z usług biura rachunkowego są przekonani, że zapewni im ono pełne bezpieczeństwo księgowe i podatkowe.

Kierownik jednostki, zatrudniając głównego księgowego lub wybierając biuro rachunkowe, ma pełne prawo oczekiwać wykonania pracy lub usług w sposób profesjonalny i zgodny ze standardami zawodowymi. Dość powszechna jest przy tym opinia, szczególnie w małych firmach, że korzystanie z usług biura rachunkowego może przynieść większe korzyści niż zatrudnianie księgowego, co do którego nie ma pewności, że jest fachowcem we wszystkich obszarach (rachunkowość, podatki, kadry, płace, ubezpieczenia, finanse). Zarazem „odpadają” kłopoty związane z rekrutacją i zatrudnieniem (miejsce i narzędzia pracy, nieobecności). Biuro rachunkowe z zasady zatrudnia – lub powinno zatrudniać – osoby specjalizujące się w rozwiązywaniu wielu różnorodnych problemów, z jakimi boryka się każda firma.

Odpowiedź na pytanie, jak się upewnić, czy faktycznie usługi oferowane przez biuro rachunkowe są takimi, jakich spodziewa się zleceniodawca, ma zatem znaczenie fundamentalne.

Ogólnie chodzi o kompetencje zawodowe i doświadczenie każdej osoby, której powierza się prowadzenie ksiąg rachunkowych i sporządzanie sf jednostki, a zwłaszcza gdy jest to biuro rachunkowe.

Tymczasem wiedzę o tym, jaka jest rzeczywista jakość świadczonych usług, zleceniodawca nabywa najczęściej, zapoznając się z wynikami badania sf przez biegłych rewidentów lub kontroli przeprowadzonej przez właściwe organy (podatkowe, ZUS itd.). Następuje to bardzo późno w stosunku do daty ujęcia w księgach odpowiednich zdarzeń, zwłaszcza że przeważająca część mniejszych jednostek nie ma obowiązku poddania sf corocznemu badaniu, co powoduje, że źródłem wiedzy mogą być dopiero urzędowe kontrole, które w przypadku wykrycia nieprawidłowości kończą się sankcjami karno-skarbowymi, nakładanymi na kierownika jednostki.

Wyświetlono 15% treści artykułu

Spis treści artykułu
Spis treści artykułu:
Nowe artykuły na naszych stronach:
Procedury

Jeden mikrorachunek, ale nie na całe życie

Anna Koleśnik
Numer indywidualnego rachunku podatkowego służącego do wpłaty CIT, PIT i VAT może ulegać zmianie w zależności od aktualnej sytuacji życiowej osoby fizycznej. Przez pewien okres może być ona zobowiązana do używania numeru wygenerowanego z użyciem swojego NIP, a w innym czasie – z użyciem PESEL.

Tak wynika z odpowiedzi Ministerstwa Finansów na pytanie Redakcji.

Nie wszystkie podatki

Indywidualny rachunek podatkowy (tzw. mikrorachunek) służy od 1.01.2020 jedynie do wpłat podatków PIT, CIT i VAT, a także odsetek za zwłokę powstałych od zaległości z tytułu tych podatków i kosztów upomnienia.

Ministerstwo Finansów w komunikacie z 30.12.2019 wskazało, że pozostałe podatki (np. akcyzę, PCC) należy wpłacać – jak dotychczas – na rachunki podatkowe US. Dotychczasowy sposób zapłaty pozostaje aktualny także w przypadku karty podatkowej, VAT w imporcie oraz VAT od wewnątrzwspólnotowego nabycia paliw silnikowych (VAT-14).

Również wpłaty za mandaty karne nadal trzeba regulować na rachunek wskazany na bloczku

mandatowym.


CIT

Tylko 3 miesiące na sporządzenie dokumentacji cen transferowych na starych zasadach

Krzysztof Hałub
Podatnicy CIT, których rok podatkowy rozpoczął się w 2018, a zakończył po 30.09.2019 i którzy zdecydowali się na sporządzanie dokumentacji podatkowej według przepisów obowiązujących do końca 2018, muszą sporządzić ją w ciągu 3, a nie 9 mies.

Przypomnijmy, że 1.01.2019 weszły w życie nowe regulacje updop dotyczące cen transferowych, przewidujące m.in. 9-miesięczny termin na dopełnienie obowiązków dokumentacyjnych. Podatnikom dano jednak możliwość wyboru ich stosowania również do rozliczeń za rok podatkowy rozpoczęty przed tą datą. Ci, którzy z niej nie skorzystali, powinni za ten rok sporządzać dokumentację cen transferowych zgodnie z przepisami obowiązującymi w latach 2017–2018.


„Mały ZUS plus” dopiero od lutego 2020

Krzysztof Tandecki
Rozszerzona wersja „małego ZUS” wchodzi w życie od 1.02.2020, a więc o miesiąc później niż zakładano. Aby zapłacić niższe składki za styczeń, przedsiębiorcy (osoby fizyczne i wspólnicy spółek cywilnych) powinni skorzystać z dotychczasowej ulgi, zgłaszając się w ZUS najpóźniej 8.01.2020.

Konieczność złożenia zgłoszenia dotyczy tylko tych przedsiębiorców, którzy nie mieli prawa do „małego ZUS” w 2019, a nabyli je od stycznia 2020. W przypadku osób, które korzystały z „małego ZUS” w 2019, wystarczające będzie złożenie raportu miesięcznego lub deklaracji rozliczeniowej za styczeń 2020 w terminie do 10.02.2020 lub do 17.02.2020.


Z działalności SKwP

Czas nowych wyzwań

Prezes Zarządu Głównego Stowarzyszenia Księgowych w Polsce – Jerzy Koniecki, pisze o priorytetowych zadaniach władz Stowarzyszenia obecnej kadencji.

Szanowne Koleżanki i Szanowni Koledzy! Mija pół roku od zakończenia XXII Krajowego Zjazdu Delegatów SKwP. Nadszedł czas, aby nowo wybrane władze Stowarzyszenia, pracujące nad wizją sposobu realizacji celów nakreślonych w uchwale programowej Zjazdu, podzieliły się z Państwem swoimi przemyśleniami i uzyskały aprobatę środowiska księgowych.


Prawo spółek handlowych

Prosta spółka akcyjna – nowy typ spółki kapitałowej

Anna Gruszczyńska
Od 1.03.2020 r. obok spółki z o.o. i spółki akcyjnej pojawi się prosta spółka akcyjna. Artykuł przedstawia charakterystykę i specyfikę rachunkowości tej nowej spółki kapitałowej na tle dokonanych w związku z tym zmian w ustawie o rachunkowości.

Prosta spółka akcyjna (PSA) została wprowadzona do polskiego prawa ustawą z 19.07.2019 r. o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw. Ta zmiana jest uważana za rewolucyjną.


CIT/PIT

Jak zweryfikować zasadność wykazania kosztów podatkowych z uwagi na ryzyko płatności na rachunek spoza „białej listy”

Agnieszka Baklarz
Po zmianie od 1.01.2020 r. przepisów ustaw o podatku dochodowym i wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów płatności przelewem na rachunki bankowe niezgłoszone do wykazu podatników VAT nasuwa się pytanie, jak w praktyce dział księgowości przedsiębiorstwa może sprawdzić (najlepiej automatycznie), czy koszty związane z daną zapłatą stanowią koszty uzyskania przychodów.

Od 1.01.2020 r. nie jest kosztem uzyskania przychodów koszt w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji określonej w art. 19 Prawa przedsiębiorców (a więc transakcji między przedsiębiorcami, o wartości przekraczającej 15 tys. zł brutto) została dokonana przelewem na rachunek (bankowy lub w skok) inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podatników VAT (czyli na tzw. białej liście) – w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, potwierdzonych fakturą, dokonanych przez dostawcę towarów lub usługodawcę zarejestrowanego na potrzeby VAT jako czynny podatnik.


Zatory płatnicze

Nowe terminy zapłaty w transakcjach handlowych i przeciwdziałanie opóźnionym płatnościom

Paweł Ziółkowski
1.01.2020 r. weszły w życie istotne dla przedsiębiorców zmiany dotyczące postępowania w przypadku nieterminowej zapłaty za zakupione towary bądź usługi.

Zmiany zaczynają się już na poziomie nazwy regulującego te kwestie aktu prawnego – ustawa o terminach zapłaty w transakcjach handlowych zmieniła nazwę na ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (dalej upno).


CIT

Tylko 3 miesiące na sporządzenie dokumentacji cen transferowych na starych zasadach

Krzysztof Hałub
Podatnicy CIT, których rok podatkowy rozpoczął się w 2018, a zakończył po 30.09.2019 i którzy zdecydowali się na sporządzanie dokumentacji podatkowej według przepisów obowiązujących do końca 2018, muszą sporządzić ją w ciągu 3, a nie 9 mies.

Przypomnijmy, że 1.01.2019 weszły w życie nowe regulacje updop dotyczące cen transferowych, przewidujące m.in. 9-miesięczny termin na dopełnienie obowiązków dokumentacyjnych. Podatnikom dano jednak możliwość wyboru ich stosowania również do rozliczeń za rok podatkowy rozpoczęty przed tą datą. Ci, którzy z niej nie skorzystali, powinni za ten rok sporządzać dokumentację cen transferowych zgodnie z przepisami obowiązującymi w latach 2017–2018.


Raport

Rok funkcjonowania e-sprawozdawczości finansowej w opinii księgowych

Księgowi skutecznie stawili czoła wyzwaniu, jakim było sporządzenie pierwszego e-sprawozdania finansowego i opatrzenie go podpisem elektronicznym. Trudności pojawiały się głównie poza działami księgowości i biurami rachunkowymi, na etapie podpisywania sprawozdania przez członków zarządu oraz składania do KRS.

Takie wnioski wynikają z raportu przedstawionego przez Oddział Wielkopolski w Poznaniu Stowarzyszenia Księgowych w Polsce. Zostały sformułowane na podstawie odpowiedzi udzielonych przez 914 uczestników badania ankietowego, w tym 898 respondentów aktywnie uczestniczących w procesie e-sprawozdawczości.


Jednolity Plik Kontrolny

Zmiany w strukturach JPK_VAT i JPK_FA – jak wpłyną na organizację pracy działu księgowości i innych działów przedsiębiorstwa

Agnieszka Baklarz
Aby sprostać rosnącym wymaganiom ustawodawcy w zakresie dostarczania danych o transakcjach podlegających VAT, przedsiębiorstwa muszą zapewnić przepływ stosownych informacji do działu księgowości (bądź do obsługującego je biura rachunkowego). Wiążą się z tym zmiany w oprogramowaniu, a także konieczność przeszkolenia pracowników i wdrożenia odpowiednich procedur.

W ostatnich miesiącach mamy do czynienia z dużym natężeniem zmian w obowiązkach informacyjnych, związanych z plikami JPK. Od 1.11.2019 r. obowiązuje nowa struktura pliku JPK_FA, która wymaga m.in. podawania nowych danych dotyczących faktur zaliczkowych.


VAT

Rozliczanie VAT od transakcji wewnątrzwspólnotowych (cz. II)

Mateusz Kaczmarek
W związku ze zmianą regulacji unijnych od 1.01.2020 r. zajdą zmiany w opodatkowaniu VAT transakcji transgranicznych na terenie UE. Modyfikacji ulegną m.in. zasady dokumentowania przemieszczenia towarów w ramach WDT, które zostaną ujednolicone w ramach całej UE na mocy rozporządzenia wykonawczego do dyrektywy 112[1].

W pierwszej części artykułu była mowa o tym, jakie transakcje stanowią WNT i WDT, a także o ustalaniu miejsca ich świadczenia (opodatkowania) – w tym o wynikających z dyrektywy nowych regułach dla transakcji łańcuchowych. W tej części przyjrzymy się zarówno zasadom rozliczania VAT od ww. dostaw i nabyć (szczególnie warunkom stosowania zerowej stawki do WDT), jak i opodatkowaniu wewnątrzwspólnotowych transakcji trójstronnych (WTT).


e-sprawozdanie finansowe

E-sprawozdawczość i zamknięcie ksiąg – okiem praktyka

Andrzej Netter
Zmiana formy rocznego sprawozdania finansowego (rsf) na elektroniczną oraz tegoroczne zmiany przepisów powodują, że planując zamknięcie ksiąg za 2019 r., należy uwzględnić nowe czynności, związane ze sporządzeniem e-sprawozdawczości.

Od 1.09.2019 r. obowiązują nowe struktury logiczne rsf (wersja 1-2). Zmiany dotyczą wszystkich struktur z wyjątkiem schemy dla jednostek sporządzających rsf zgodnie z rozporządzeniem MF w sprawie zakresu informacji wykazywanych w sprawozdaniach finansowych i skonsolidowanych sprawozdaniach finansowych, wymaganych w prospekcie emisyjnym dla emitentów z siedzibą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, dla których właściwe są polskie zasady rachunkowości.


Inwestycje

Nieruchomości inwestycyjne – wyodrębnienie, ujęcie i prezentacja według ustawy o rachunkowości

Katarzyna Trzpioła
Po prawie dwudziestu latach doświadczeń warto się zastanowić, jak jednostki, sporządzając sprawozdanie finansowe, rozumieją istotę nieruchomości inwestycyjnych i stosują wymogi uor dotyczące ich kwalifikacji i ujmowania, wyceny, prezentacji oraz ujawniania danych. W artykule odniesiono się do wybranych problemów, jakie rodzi ujmowanie i wycena nieruchomości, które mogą być uznane za nieruchomości inwestycyjne.

Od 2002 r. w dziale A bilansu, w ramach grupy IV „Inwestycje długoterminowe”, wyodrębniono poz. 1 „Nieruchomości”. Kolejna nowelizacja uor umożliwiła amortyzację tych obiektów, a więc usankcjonowała ich wycenę w cenie nabycia; następna zaś zmiana – która weszła w życie od 2009 r. – wprowadziła możliwość ich wyceny w wartości rynkowej bądź inaczej ustalonej wartości godziwej.


Logowanie

email:

hasło:

 

 

Logowanie za pomocą emaila

Jeżeli nie pamiętasz hasła albo nie masz konta, to wyślemy na Twój email wiadomość weryfikującą. Po kliknięciu w link z emaila będziesz zalogowany na urządzeniu do chwili wylogowania.

email:

Klikając w poniższy link zgadzasz się na zapisanie podanych w formularzu danych i wykorzystywanie ich zgodnie z polityką przetwarzania danych dostępną w dokumencie ⇒Polityka przetwarzania danych osobowych (RODO)⇐

 

Logowanie do za pomocą emaila

Sprawdzanie danych....