Certyfikacja osób usługowo prowadzących księgi rachunkowe – czy jest potrzebna, a jeśli tak, jak ma wyglądać (artykuł dyskusyjny)

Teresa Cebrowska
Na tle oceny aktualnego stanu w artykule przedstawiono problemy, które wymagają rozwiązania w razie objęcia usług księgowych urzędowym poświadczeniem kwalifikacji (bez cofania deregulacji).

Temat kompetencji oraz odpowiedzialności księgowych za sprawozdania finansowe (sf), księgi rachunkowe i podatki co pewien czas wraca jak bumerang. W prasie i mediach społecznościowych szczególnie aktywni są ostatnio niektórzy doradcy podatkowi. Dbając o swój wizerunek, przedstawiają się jako „strażnicy budżetu” i sugerują, że korzystanie z ich wsparcia daje przedsiębiorcom dodatkowe preferencje ze strony organów skarbowych. Wygłaszane przy tym poglądy, że „księgowość prowadzić może każdy”, mogą wprowadzać w błąd zlecających usługi prowadzenia ksiąg oraz godzić w dobre imię księgowych. Pojawiające się też informacje o inicjatywie wycofania się z deregulacji usługi prowadzenia ksiąg rachunkowych podsycają temat.

Odpowiedzialność za prowadzenie ksiąg rachunkowych

Kluczową kwestią jest odpowiedzialność za sf i prowadzenie ksiąg rachunkowych. W myśl art. 4a ust. 1 uor na kierowniku jednostki, a także na członkach rad nadzorczych spoczywa odpowiedzialność za zapewnienie, aby sf, skonsolidowane sprawozdanie finansowe (ssf), sprawozdanie z działalności oraz sprawozdanie z działalności grupy kapitałowej spełniały wymogi przewidziane w uor. Kierownik jednostki oraz członkowie rady nadzorczej lub innego organu nadzorującego jednostkę odpowiadają solidarnie za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem, spowodowaną niedopełnieniem obowiązku wynikającego z cytowanego przepisu (art. 4 ust. 2 uor).

Zgodnie z art. 4 ust. 5 uor kierownik jednostki, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej, ponosi w każdym przypadku odpowiedzialność za wykonywanie w zakresie rachunkowości obowiązków określonych uor, w tym z tytułu nadzoru – również wtedy, gdy zostaną one powierzone innej osobie lub przedsiębiorcy za ich zgodą potwierdzoną w formie pisemnej.

W praktyce możliwe są trzy sytuacje:

1) księgi rachunkowe są prowadzone, a sf sporządzane w jednostce przez jej pracowników, wśród których jest osoba, zajmująca najczęściej stanowisko głównej księgowej, której – w ramach czynności służbowych – przypisuje się prowadzenie rachunkowości,

2) księgi rachunkowe są prowadzone, a sf sporządzane w jednostce przez jej pracowników, wśród których jest osoba, która wyraziła pisemną zgodę na przejęcie odpowiedzialności za wykonywanie określonych obowiązków w zakresie rachunkowości w rozumieniu art. 4 ust. 5 uor; osoba ta może być zatrudniona na stanowisku głównej księgowej,

3) prowadzenie ksiąg rachunkowych i sporządzanie sf powierza się osobie/przedsiębiorcy spoza jednostki (outsourcing); potocznie mówi się o oddaniu ksiąg rachunkowych do biura rachunkowego, co wiąże się z przyjęciem przez nie odpowiedzialności za wykonywanie określonych obowiązków w zakresie rachunkowości, w tym sporządzanie rocznych sf; rozwiązanie to szczególnie często jest stosowane przez małe firmy prowadzone jako działalność gospodarcza osób fizycznych lub spółki jawne, a niekiedy spółki z o.o. bądź spółki tworzące grupę kapitałową, która powołała centrum obliczeniowe prowadzące księgi tych spółek i sporządzające roczne jednostkowe sf i ssf grupy.

W dobie IV rewolucji przemysłowej i zmian technologii informacyjnych, internetu rzeczy, elektronicznego przesyłu danych i informacji można się spodziewać, że tendencja traktowania rachunkowości jako usługi świadczonej przez strony trzecie (outsourcing) będzie trwała i ma charakter rozwojowy.

[1] Ustawa z 6.03.2018 r. (tekst jedn. DzU z 2019 r. poz. 1292).

[2] Z. Fedak, Roczne sprawozdanie finansowe i sprawozdanie z działalności – postać, zatwierdzanie, udostępnianie, w: „Zamknięcie roku 2018”, Wydawnictwo Rachunkowość, Warszawa 2018, s. 20.

Art. 76a ust. 1 uor wyjaśnia, że usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych to działalność gospodarcza w rozumieniu przepisów ustawy – Prawo przedsiębiorców[1], natomiast w zakres rachunkowości wchodzi m.in.:

  • prowadzenie na podstawie dowodów księgowych ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy w porządku chronologicznym i systematycznym,
  • okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,
  • wycena aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego,
  • sporządzanie sf,
  • gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej uor (por. art. 4 ust. 3 pkt 2–6 uor).

W myśl art. 77 uor za niesporządzenie rocznego sf albo sporządzenie go niezgodnie z uor lub zawarcie w nim nierzetelnych danych odpowiedzialność ponosi kierownik jednostki i osoba, która przejęła odpowiedzialność za rachunkowość, w tym prowadzenie ksiąg rachunkowych. Jeżeli osoba, która sporządza roczne sf, nie przyjęła na piśmie odpowiedzialności za określone obowiązki w zakresie rachunkowości, w tym sporządzenie rocznego sf, to podpisując sf, odpowiada tylko za należyte wykonanie powierzonych obowiązków, zgodnie z ogólnymi postanowieniami Kp; nie ponosi odpowiedzialności określonej w uor[2].

W przypadku outsourcingu osobą podpisującą sf jednostki jest osoba uprawniona do reprezentowania biura rachunkowego lub centrum obliczeniowego grupy kapitałowej, która prowadzi księgi rachunkowe jednostki.

Odpowiedzialność kierownika jednostki za sf to nie wszystko. Jest jeszcze odpowiedzialność za biznes, kadry, podatki, ubezpieczenia i inne daniny, za wszystko, co w momencie powstania lub rozliczenia ogniskuje (ujmuje) się bezpośrednio lub pośrednio w rachunkowości. Aby osoba, której powierza się prowadzenie ksiąg rachunkowych, mogła sprostać tym wymogom, jej kompetencje muszą być bardzo wysokie.

Kompetencje zawodowe księgowego ważne są przy tym w każdej z trzech opisanych wcześniej sytuacji. Jednak szczególnego znaczenia nabierają w przypadku małych i średnich firm, które zatrudniając księgowych, powierzają im obsługę w zakresie rachunkowości, podatków i innych danin oraz finansowania, a jednocześnie starają się na nich oszczędzać – ograniczając zatrudnienie (nierzadko do jednej osoby) i minimalizując koszty usług wspierających księgowych (aktualizacja programów, szkolenia, korzystanie z usług doradców i konsultantów). Liczą na to, że zatrudniają profesjonalistę, który systematycznie i samodzielnie podnosi swoje kwalifikacje. Korzystający z usług biura rachunkowego są przekonani, że zapewni im ono pełne bezpieczeństwo księgowe i podatkowe.

Kierownik jednostki, zatrudniając głównego księgowego lub wybierając biuro rachunkowe, ma pełne prawo oczekiwać wykonania pracy lub usług w sposób profesjonalny i zgodny ze standardami zawodowymi. Dość powszechna jest przy tym opinia, szczególnie w małych firmach, że korzystanie z usług biura rachunkowego może przynieść większe korzyści niż zatrudnianie księgowego, co do którego nie ma pewności, że jest fachowcem we wszystkich obszarach (rachunkowość, podatki, kadry, płace, ubezpieczenia, finanse). Zarazem „odpadają” kłopoty związane z rekrutacją i zatrudnieniem (miejsce i narzędzia pracy, nieobecności). Biuro rachunkowe z zasady zatrudnia – lub powinno zatrudniać – osoby specjalizujące się w rozwiązywaniu wielu różnorodnych problemów, z jakimi boryka się każda firma.

Odpowiedź na pytanie, jak się upewnić, czy faktycznie usługi oferowane przez biuro rachunkowe są takimi, jakich spodziewa się zleceniodawca, ma zatem znaczenie fundamentalne.

Ogólnie chodzi o kompetencje zawodowe i doświadczenie każdej osoby, której powierza się prowadzenie ksiąg rachunkowych i sporządzanie sf jednostki, a zwłaszcza gdy jest to biuro rachunkowe.

Tymczasem wiedzę o tym, jaka jest rzeczywista jakość świadczonych usług, zleceniodawca nabywa najczęściej, zapoznając się z wynikami badania sf przez biegłych rewidentów lub kontroli przeprowadzonej przez właściwe organy (podatkowe, ZUS itd.). Następuje to bardzo późno w stosunku do daty ujęcia w księgach odpowiednich zdarzeń, zwłaszcza że przeważająca część mniejszych jednostek nie ma obowiązku poddania sf corocznemu badaniu, co powoduje, że źródłem wiedzy mogą być dopiero urzędowe kontrole, które w przypadku wykrycia nieprawidłowości kończą się sankcjami karno-skarbowymi, nakładanymi na kierownika jednostki.

Wyświetlono 15% treści artykułu

Spis treści artykułu
Spis treści artykułu:
Nowe artykuły na naszych stronach:
VAT

Nowe zasady opodatkowania VAT transakcji wewnątrzwspólnotowych

Łukasz Chłond
Od 1.07.2020 r. tzw. quick fixes, czyli cztery zmiany w unijnym VAT dotyczące transakcji wewnątrzwspólnotowych, zostały w pełni wdrożone do polskiego porządku prawnego.

Nastąpiło to z opóźnieniem, ustawą z 28.05.2020 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy o podatku od towarów i usług, ustawy o wymianie informacji podatkowych z innymi państwami oraz niektórych innych ustaw (dalej nowelizacja).


VAT

Problemy związane ze stosowaniem nowej matrycy stawek VAT

Tomasz Krywan
Tak zwana nowa matryca stawek VAT miała uprościć rozliczenie tego podatku dzięki uporządkowaniu stosowanych stawek. Wyeliminowała wiele problemów, ale stała się też źródłem nowych wątpliwości.

Od 1.07.2020 r. obowiązują nowe (formalnie wprowadzone 1.11.2019 r.) przepisy dotyczące stawek VAT, w tym nowe brzmienie zał. nr 3 i 10 do ustawy o VAT, w których wymienione są towary i usługi opodatkowane stawkami 5 i 8%, oraz art. 41 ust. 12f ustawy o VAT przewidujący stosowanie stawki 8% dla wszelkich czynności wykonywanych w ramach szeroko pojętej działalności gastronomicznej.


Rachunkowość

Błąd przy wysyłaniu sprawozdania za pomocą aplikacji e-Sprawozdania Finansowe

Mariusz Sobkowiak
Jesteśmy organizacją pozarządową zarejestrowaną w KRS, nieprowadzącą działalności gospodarczej. Próbowaliśmy przekazać nasze sprawozdanie finansowe w formie ustrukturyzowanej do Szefa KAS, za pomocą urzędowej aplikacji e-Sprawozdania Finansowe, jednak podczas próby wysyłki w czerwonym okienku pop-up pojawił się komunikat o treści „Wystąpił błąd” i „Sprawozdanie nie zostało wysłane”, lecz brak szczegółowych informacji, na czym ten błąd polega.
Co może powodować błąd i jak go usunąć?

W tym roku po raz pierwszy organizacje pozarządowe mają obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego (sf) w formie ustrukturyzowanej i przekazania go Szefowi KAS zamiast – jak dotychczas – bezpośrednio do US. Do tego celu służy aplikacja e-Sprawozdania Finansowe, która umożliwia zarówno sporządzanie, jak i wysyłkę sf w formie ustrukturyzowanej do Szefa KAS. Aplikacja jest dostępna na stronie internetowej https://e-sprawozdania.mf.gov.pl/ap i jest aktualizowana przez zespół informatyków Ministerstwa Finansów, dlatego co pewien czas pojawiają się jej nowe wersje[1]. Aktualizacje mają na celu zapewnienie bezpieczeństwa użytkownikom oraz wyeliminowanie ew. błędów. Z informacji uzyskanych z Ministerstwa Finansów wynika, że błąd podczas wysyłki sf może być spowodowany następującymi przyczynami:


Objaśnienia MF

Podatkowe skutki działań podjętych w celu zwalczania koronawirusa

Krzysztof Hałub
Wydatki na zakup maseczek ochronnych i przyłbic dla pracowników czy sfinansowanie im testów na koronawirusa mogą być przez przedsiębiorców zaliczone do kosztów uzyskania przychodów na ogólnych zasadach – pod warunkiem ich właściwego udokumentowania. Jednocześnie ich wartość nie stanowi przychodu pracowników.

Tak wynika z objaśnień podatkowych MF z 21.07.2020 w sprawie nowych preferencji stosowanych w związku z ponoszeniem negatywnych konsekwencji ekonomicznych z powodu COVID-19.


Koronawirus

Dofinansowaniem kosztów działalności gospodarczej trzeba podzielić się z fiskusem

Anna Koleśnik
Dofinansowanie części kosztów działalności gospodarczej – przyznane przedsiębiorcy będącemu osobą fizyczną, niezatrudniającemu pracowników, w przypadku spadku obrotów gospodarczych w następstwie COVID-19 – stanowi przychód z działalności gospodarczej objęty PIT.

Chodzi o jedno z rozwiązań osłonowych, przyznane ustawą z 2.03.2020 o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (tzw. specustawa).


Wyjaśnienia MF

Brexit – skutki w CIT i PIT

Krzysztof Hałub
Bezumowne zakończenie okresu przejściowego po wystąpieniu Wielkiej Brytanii z UE będzie oznaczać utratę przywilejów w podatku dochodowym, przysługujących firmom i osobom fizycznym będącym tamtejszymi rezydentami.

Na skutki takiego stanu rzeczy wskazało Ministerstwo Finansów w wyjaśnieniach z 30.07.2020 Brexit – Informacja o obowiązywaniu przepisów o podatkach dochodowych w okresie przejściowym i po jego zakończeniu, zamieszczonych na swojej stronie internetowej.


Logowanie

email:

hasło:

 

 

Logowanie za pomocą emaila

Jeżeli nie pamiętasz hasła albo nie masz konta, to wyślemy na Twój email wiadomość weryfikującą. Po kliknięciu w link z emaila będziesz zalogowany na urządzeniu do chwili wylogowania.

email:

Klikając w poniższy link zgadzasz się na zapisanie podanych w formularzu danych i wykorzystywanie ich zgodnie z polityką przetwarzania danych dostępną w dokumencie ⇒Polityka przetwarzania danych osobowych (RODO)⇐

 

Logowanie do za pomocą emaila

Sprawdzanie danych....