Biuro rachunkowe może stosować równoważny system czasu pracy

Jadwiga Sztabińska

System ten pozwala wydłużyć dniówkę do 12 godz. w dni, w których jest to konieczne. Jednak wymaga jednocześnie równoważenia nadwyżki ponad 8 godz. krótszym dobowym wymiarem czasu pracy w niektóre inne dni albo dniami wolnymi od pracy.
  • Kp – Kodeks pracy
  • SN – Sąd Najwyższy

Podstawowy system czasu pracy nie do końca sprawdza się w biurach rachunkowych. Zakłada bowiem, że norma dobowa wynosi 8 godz., a średniotygodniowa – 40 godz. w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, nie dłuższym niż 4 mies. (art. 129 § 1 Kp). Tymczasem w biurach gros zadań jest realizowana między 5. a 25. (lub 20.) dniem miesiąca, co wynika z terminów rozliczeń składkowo-podatkowych. Dyspozycyjność pracowników jest najbardziej potrzebna właśnie w tym okresie, zaś w pozostałym spada do poziomu umiarkowanego lub bardzo niskiego (np. do bieżącej obsługi telefonicznej i poradniczej klientów).

Skutek? Ośmiogodzinna dniówka jest za krótka między 5. a 25. dniem miesiąca, a za długa w pozostałym czasie. Lepszą organizację pracy oferuje równoważny system czasu pracy (dalej system równoważny), o którym mowa w art. 135 Kp.

Elastyczna organizacja

System równoważny daje możliwość elastycznego planowania pracy w okresie rozliczeniowym, który zasadniczo powinien wynosić miesiąc, lecz w szczególnie uzasadnionych przypadkach może być wydłużony do nie więcej niż 3 mies. (art. 135 § 2 Kp). System ten dopuszcza wydłużanie dobowego wymiaru czasu pracy do maksymalnie 12 godz. w dni, w których jest to konieczne. Nakazuje jednocześnie równoważenie nadwyżki ponad 8 godz. krótszym dobowym wymiarem czasu pracy w niektóre inne dni albo dniami wolnymi od pracy. Ma to związek z obowiązkiem przestrzegania normy tygodniowej, która wynosi średnio 40 godz. w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym.

Ważne: w systemie równoważnym pracą w godzinach nadliczbowych jest praca ponad normę dobową wynikającą z harmonogramu pracy, a także w czasie przekraczającym przeciętną normę tygodniową (por. wyrok SN z 10.03.2005, II PK 241/04).

Stosując system równoważny, pracodawca jest ponadto zobowiązany do nieprzekraczania wymiaru czasu pracy obowiązującego w danym okresie rozliczeniowym, a także zapewnienia dni wolnych w liczbie równej minimum sumy niedziel, świąt oraz dni wolnych wynikających z 5-dniowego tygodnia pracy (przy kompensacji dniami wolnymi zwykle jest ich więcej).

Nie wolno mu również zatrudniać w tym systemie osób, których dniówka nie może być dłuższa niż 8 godz. (np. ciężarne, młodociani czy niepełnosprawni; por. art. 148 i art. 202 § 1–2 Kp oraz art. 15 ust. 1–2 i art. 16 ustawy z 27.08.1997 o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, DzU z 2019 poz. 1172).

Właściwe uzasadnienie

Pracodawca może wprowadzić system równoważny, gdy jest to uzasadnione rodzajem pracy lub jej organizacją. Tak stanowi art. 135 § 1 Kp, nie definiując jednocześnie tych pojęć (wyjątek to prace uzależnione od warunków atmosferycznych lub pory roku, art. 135 § 3 Kp). W związku z tym ich ocena należy do pracodawcy i zakładowej organizacji związkowej lub samego pracodawcy – w zależności od dokumentu wewnątrzzakładowego, którym system równoważny jest wdrażany.

Zazwyczaj system równoważny stosuje się w turystyce, handlu, hotelarstwie, gastronomii, transporcie, rolnictwie czy służbie zdrowia. Nie ma jednak żadnych przeciwskazań do jego stosowania przez biura rachunkowe. Muszą one bowiem zorganizować pracę adekwatnie do charakteru wykonywanych zadań, terminów podatkowych i składkowych rozliczeń. Jest to moim zdaniem właściwe uzasadnienie w rozumieniu art. 135 § 1 Kp (odmiennie P. Ziółkowski, Czy można wprowadzić „dni nieobowiązkowe” dla pracowników „RiP” nr 12/2015). Gdyby sprawy klientów biura spowodowały konieczność zintensyfikowania pracy poza okresem między 5. a 25. dniem danego miesiąca, czego nie dało się przewidzieć w momencie ustalania harmonogramu czasu pracy, biuro rachunkowe jako pracodawca może polecić realizację nieprzewidzianych wcześniej zadań w godzinach nadliczbowych ze względu na swoje szczególne potrzeby (art. 151 § 1 pkt 2 Kp). Ich wykonanie musi jednak zrekompensować w formie finansowej lub czasem wolnym (art. 1511–1512 Kp).

Sposób wprowadzenia

Pracodawca może objąć wszystkich swoich pracowników lub ich część systemem równoważnym. Jeśli mieliby pracować w stałych dniach i godzinach w okresie rozliczeniowym, wówczas może to zapisać w rozkładzie czasu pracy zamieszczanym w dokumencie wewnątrzzakładowym, którym system równoważny byłby wprowadzany. Zazwyczaj ten rozkład ma charakter ramowy, natomiast uszczegółowienie następuje w rozkładach czasu pracy dla poszczególnych osób (potocznie grafiki lub harmonogramy czasu pracy).

Biuro rachunkowe wprowadza system równoważny:

  • układem zbiorowym pracy – jeśli jest nim objęte,
  • regulaminem pracy – gdy nie obowiązuje w nim układ zbiorowy, a zatrudnia co najmniej 50 pracowników lub stworzyło ten dokument na wniosek zakładowej organizacji związkowej (art. 104 § 11 i 3 Kp),
  • obwieszczeniem – w razie braku układu zbiorowego pracy i regulaminu pracy (art. 150 § 1 Kp).

W większości biur będzie to ten ostatni dokument, którego wprowadzenie nie wymaga wielu formalności – w przeciwieństwie do układu i regulaminu, w przypadku których konieczne są uzgodnienia ze związkami zawodowymi. Biura same opracowują treść obwieszczenia, a następnie przekazują pracownikom do wiadomości w sposób w nich przyjęty (np. wywieszenie na tablicy informacyjnej, rozesłanie e-mailem czy zamieszczenie w intranecie). Po upływie 2 tyg. od dnia, w którym to uczynią, system równoważny zacznie obowiązywać.

Bełchatów, 17.03.2020
Biuro Rachunkowe „Standard”
Jan Kowalski i Anna Nowak
Ogłoszenie o wprowadzeniu systemu równoważnego czasu pracy
Na podstawie art. 150 § 1 w zw. z art. 135 Kodeksu pracy wprowadza się równoważny system czasu pracy (dalej system równoważny):
1. Systemem równoważnym objęci są wszyscy pracownicy Biura, z wyjątkiem pracowników recepcji, kadr i administracji.
2. Okres rozliczeniowy w systemie równoważnym wynosi 1 mies.
3. Dobowy czas pracy może być przedłużony w systemie równoważnym do 12 godz. w okresie rozliczeniowym, z tym że praca ponad 8 godz. dziennie będzie równoważo‑ na w formie krótszego czasu pracy w innych dniach lub udzielania dni wolnych od pracy. 
4. Praca w systemie równoważnym jest wykonywana przez 5 dni w tygodniu (7 kolejnych dni kalendarzowych, poczynając od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego) między godz. 8.00 a 20.00.
5. Praca w systemie równoważnym jest planowana na okresy rozliczeniowe dla poszczególnych pracowników przez ich bezpośrednich przełożonych w indywidualnych rozkładach czasu pracy (dalej harmonogramy czasu pracy), przekazywanych im na co najmniej tydzień przed rozpoczęciem danego okresu rozliczeniowego.
6. Harmonogramy czasu pracy określają dni pracy, godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy w dniach pracy oraz dni wolne od pracy.
7. Harmonogram czasu pracy może zostać zmieniony w trakcie jego realizacji w sytuacjach wyjątkowych, szczególnie w przypadku: 
a) choroby pracownika,
b) korzystania przez pracownika z dnia wolnego od pracy na opiekę nad dzieckiem,
c) korzystania pracownika z urlopu na żądanie,
d) nieobecności innego pracownika i konieczności zapewnienia normalnego toku pracy,
e) rozwiązania stosunku pracy pracownika przed upływem okresu objętego harmonogramem.
8. Biuro poinformuje pracownika w formie pisemnej, e-mailowej, telefonicznej lub SMS-em o zmianie harmonogramu czasu pracy z co najmniej z 24-godzinnym wyprzedzeniem.
9. System równoważny obowiązuje po upływie 2 tyg. od dnia podania jego treści do wiadomości pracowników, tj. od 1.04.2020.

Harmonogram pracy

Obowiązkiem pracodawcy jest przygotowywać harmonogramy – pisemnie lub elektronicznie – na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, obejmujący jednak co najmniej miesiąc, a także przekazywać je pracownikom co najmniej na tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony ten rozkład (art. 129 § 3 Kp). Przy systemie równoważnym nie jest to konieczne, gdy rozkład czasu pracy pracownika wynika z prawa pracy albo z umowy o pracę (art. 129 § 4 pkt 1 Kp).

Biuro rachunkowe „Standard” sporządziło harmonogramy czasu pracy na okres od 1.04.2020 do 30.04.2020, w którym pracownik pełnoetatowy ma 168 godz. do przepracowania oraz 9 dni wolnych od pracy (1 święto + 4 niedziele + 4 dni wynikające z zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy), ale faktycznie będzie miał 15 dni wolnych wskutek równoważenia wydłużonego wymiaru czasu pracy.

Oto kwietniowy grafik jednego z pracowników biura:

Pierwszy tydzień
Data 1.04 2.04 3.04 4.04 5.04 6.04 7.04
Dzień śr. czw. pt. sob. niedz. pon. wt.
Rozpoczęcie pracy 8.00 8.00 8.00
Zakończenie pracy 20.00 20.00 20.00
Liczba godz. pracy (razem 36) W W W W 12 12 12

Drugi tydzień
Data 8.04 9.04 10.04 11.04 12.04 13.04 14.04
Dzień śr. czw. pt. sob. niedz. pon. wt.
Rozpoczęcie pracy 8.00 8.00 8.00
Zakończenie pracy 20.00 20.00 20.00
Liczba godz. pracy (razem 36) 12 12 W W W (Wielkanoc) W (Wielkanoc) 12

Trzeci tydzień
Data 15.04 16.04 17.04 18.04 19.04 20.04 21.04
Dzień śr. czw. pt. sob. niedz. pon. wt.
Rozpoczęcie pracy 8.00 8.00 8.00 8.00 8.00
Zakończenie pracy 20.00 20.00 20.00 20.00 20.00
Liczba godz. pracy (razem 60) 12 12 12 W W 12 12

Czwarty tydzień
Data 22.04 23.04 24.04 25.04 26.04 27.04 28.04
Dzień śr. czw. pt. sob. niedz. pon. wt.
Rozpoczęcie pracy 8.00 8.00 8.00 8.00
Zakończenie pracy 20.00 20.00 14.00 14.00
Liczba godz. pracy (razem 36) 12 12 6 W W W 6

Piąty tydzień
Data 29.04 30.04
Dzień śr. czw.
Rozpoczęcie pracy
Zakończenie pracy
Liczba godz. pracy (razem 0) W W

W – dzień wolny od pracy.

Spis treści artykułu
Spis treści artykułu:
Nowe artykuły na naszych stronach:
Kasy fiskalne

MF wyjaśnił, jak skorygować błędny NIP na paragonie

Krzysztof Hałub
Paragon fiskalny do kwoty 450 zł brutto (100 euro) wystawiony przez kasę rejestrującą z numerem NIP nabywcy stanowi fakturę uproszczoną, traktowaną jak zwykła faktura. Brak jest uzasadnienia, aby w takim przypadku podatnik występował o potwierdzenie zakupu dodatkową fakturą.

Wydarzenie adresowane jest między innymi do właścicieli biur rachunkowych, księgowych i dostawców usług finansowych. Międzynarodowy Kongres Biur Rachunkowych realizowany wspólnie przez Audyt Partner Sp. z o.o. i Targi Kielce jest konkretną odpowiedzią na zapotrzebowanie branży związanej z finansami i rachunkowością. To jedyne wydarzenie o takiej tematyce realizowane na arenie ogólnopolskiej.


Wynagrodzenia

Skutki wzrostu minimalnej pensji od 1.01.2021

Izabela Nowacka
W przyszłym roku pracownicy zarobią nie mniej niż 2800 zł/mies., a zleceniobiorcy co najmniej 18,30 zł/godz.

Wysokość wynagrodzenia pracownika zatrudnionego w pełnym miesięcznym wymiarze czasu pracy nie może być niższa od wysokości minimalnego wynagrodzenia ustalanego na dany rok kalendarzowy w rozporządzeniu RM.

rzenie o takiej tematyce realizowane na arenie ogólnopolskiej.


ZUS

Preferencyjne składki dla początkujących przedsiębiorców w 2021

Izabela Nowacka
Od nowego roku preferencyjna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne – w wysokości 30% minimalnego wynagrodzenia za pracę – wyniesie 840 zł.

Wydarzenie adresowane jest między innymi do właścicieli biur rachunkowych, księgowych i dostawców usług finansowych. Międzynarodowy Kongres Biur Rachunkowych realizowany wspólnie przez Audyt Partner Sp. z o.o. i Targi Kielce jest konkretną odpowiedzią na zapotrzebowanie branży związanej z finansami i rachunkowością. To jedyne wydarzenie o takiej tematyce realizowane na arenie ogólnopolskiej.


VAT

Nowe zasady opodatkowania VAT transakcji wewnątrzwspólnotowych

Łukasz Chłond
Od 1.07.2020 r. tzw. quick fixes, czyli cztery zmiany w unijnym VAT dotyczące transakcji wewnątrzwspólnotowych, zostały w pełni wdrożone do polskiego porządku prawnego.

Nastąpiło to z opóźnieniem, ustawą z 28.05.2020 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy o podatku od towarów i usług, ustawy o wymianie informacji podatkowych z innymi państwami oraz niektórych innych ustaw (dalej nowelizacja).


Wskaźniki sektorowe

Ocena sytuacji finansowej przedsiębiorstw w ujęciu sektorowym

Andrzej Niemiec Wanda Skoczylas
Artykuł przedstawia sposób przeprowadzania analizy rozwoju sytuacji finansowej za dłuższy okres, a jednocześnie naświetla różne jej aspekty. Podstawę analizy stanowiły dane przedsiębiorstw z działów reprezentatywnych dla sektorów gospodarki.

Publikacja wskaźników sektorowych przedsiębiorstw za 2018 r. jest w normalnych warunkach – które miejmy nadzieję niebawem znów nastaną – dobrą okazją do oceny w dłuższej perspektywie sytuacji finansowej przedsiębiorstw i działów, do których one należą. Nie traci też na wartości poznawczej w obecnym, trudnym czasie. Jako analiza oparta na danych rzeczywistych, odpowiednio zweryfikowanych i przetworzonych, pozwala na zbadanie i ocenę siły oddziaływania sytuacji gospodarczej zarówno na przedsiębiorstwa ogółem, jak i na poszczególne, wyodrębnione – zgodnie z klasyfikacją PKD – działy.


Spółki osobowe

Rozliczenie wyniku spółki komandytowej u jej wspólników – aspekty podatkowe i księgowe

Katarzyna Trzpioła
W artykule przedstawiono zasady podziału wyniku spółki komandytowej, opodatkowania zysku i ujęcia go w księgach rachunkowych wspólników ze szczególnym uwzględnieniem wspólników będących osobami prawnymi.

Spółka komandytowa (dalej sp.k.) jest coraz bardziej popularną formą spółki osobowej prawa handlowego. Zasady jej funkcjonowania regulują art. 102–124 Ksh. W sp.k. musi występować co najmniej dwóch wspólników, w tym jeden o statusie komandytariusza, który odpowiada za zobowiązania spółki jedynie do wysokości sumy komandytowej zadeklarowanej w umowie sp.k. i mogący ją reprezentować tylko jako pełnomocnik, oraz drugi, mający status komplementariusza, odpowiadający za zobowiązania spółki bez ograniczeń i prowadzący jej sprawy.


Rachunkowość

Ujęcie i prezentacja dodatkowych kosztów wywołanych pandemią

Jak ująć w księgach rachunkowych i wykazać w sprawozdaniu finansowym naszej jednostki dodatkowe koszty osobowe (np. wynagrodzeń pracowników w okresie kwarantanny lub przestoju) i rzeczowe (np. maseczek, rękawiczek, środków dezynfekujących) wywołane pandemią koronawirusa?
Jeszcze kilka lat temu nie miałabym wątpliwości, że są to straty nadzwyczajne spowodowane klęską żywiołową. Obecnie uor (art. 3 ust. 1 pkt 33) rezerwuje tę kategorię dla jednostek sektora finansowego (np. banków, zakładów ubezpieczeń), definiując ją jako „koszty spowodowane zdarzeniami trudnymi do przewidzenia, poza działalnością operacyjną jednostki i niezwiązane z ogólnym ryzykiem jej prowadzenia”. W innych jednostkach kategoria strat/zysków nadzwyczajnych nie jest stosowana.

Istotnie. Dyrektywa 2013/34/UE, której postanowienia wdraża do polskiego porządku prawnego uor, nie przewiduje wyodrębniania kategorii zysków (przychodów) i strat (kosztów) nadzwyczajnych. Podobnie zresztą jak MSR/MSSF.


Rachunkowość

Nieodpłatna naprawa samochodu w księgach rachunkowych jednostki budżetowej

Będąc państwową jednostką budżetową, ubezpieczamy swoje samochody w firmie ubezpieczeniowej. W przypadku powstania szkody (np. na skutek wypadku drogowego) koszty jej usunięcia są pokrywane drogą bezgotówkowego rozliczenia. Firma świadcząca usługi serwisowe wycenia szkodę, uzyskuje akceptację ubezpieczyciela, naprawia samochód i przekazuje wycenę do ubezpieczyciela. Zgodnie z umową rozlicza się on bezpośrednio z firmą, która naprawia auto. Jednocześnie firma serwisowa przekazuje fakturę za naprawę do naszej jednostki. Ubezpieczyciel przekazuje nam decyzję o wysokości odszkodowania, a płatność odszkodowania równego wycenie wykonanej usługi przekazuje bezpośrednio do firmy serwisowej.
Czy bezgotówkowe rozliczenie (w ramach ubezpieczenia) ujmuje się analogicznie jak gotówkowe rozliczenie odszkodowania w naszych księgach, a równowartość odszkodowania powinna być przez naszą jednostkę przekazana na dochody budżetu państwa?

Jednostki budżetowe – na podstawie art. 9 pkt 3 ustawy o finansach publicznych (dalej ufp) – są zaliczane do sektora finansów publicznych. Nie posiadają one osobowości prawnej. Swoje wydatki pokrywają ze środków pieniężnych (tzw. zasilenia) otrzymywanych bezpośrednio z budżetu (w przypadku państwowej jednostki budżetowej z budżetu państwa), natomiast pobrane dochody odprowadzają na rachunek dochodów budżetu państwa (art. 11 ust. 1 ufp). Oznacza to, że państwowe jednostki budżetowe rozliczają z budżetem państwa odrębnie wydatki i odrębnie dochody, a zatem metodą brutto.


Rachunkowość

Błąd przy wysyłaniu sprawozdania za pomocą aplikacji e-Sprawozdania Finansowe

Mariusz Sobkowiak
Jesteśmy organizacją pozarządową zarejestrowaną w KRS, nieprowadzącą działalności gospodarczej. Próbowaliśmy przekazać nasze sprawozdanie finansowe w formie ustrukturyzowanej do Szefa KAS, za pomocą urzędowej aplikacji e-Sprawozdania Finansowe, jednak podczas próby wysyłki w czerwonym okienku pop-up pojawił się komunikat o treści „Wystąpił błąd” i „Sprawozdanie nie zostało wysłane”, lecz brak szczegółowych informacji, na czym ten błąd polega.
Co może powodować błąd i jak go usunąć?

W tym roku po raz pierwszy organizacje pozarządowe mają obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego (sf) w formie ustrukturyzowanej i przekazania go Szefowi KAS zamiast – jak dotychczas – bezpośrednio do US. Do tego celu służy aplikacja e-Sprawozdania Finansowe, która umożliwia zarówno sporządzanie, jak i wysyłkę sf w formie ustrukturyzowanej do Szefa KAS. Aplikacja jest dostępna na stronie internetowej https://e-sprawozdania.mf.gov.pl/ap i jest aktualizowana przez zespół informatyków Ministerstwa Finansów, dlatego co pewien czas pojawiają się jej nowe wersje[1]. Aktualizacje mają na celu zapewnienie bezpieczeństwa użytkownikom oraz wyeliminowanie ew. błędów. Z informacji uzyskanych z Ministerstwa Finansów wynika, że błąd podczas wysyłki sf może być spowodowany następującymi przyczynami:


Podatki i prawo gospodarcze

Wypłata zysku w formie rzeczowej wspólnikowi spółki jawnej – skutki w PIT

Tomasz Krywan
Spółka jawna prowadząca działalność deweloperską i mająca trzech wspólników będących osobami fizycznymi chciałaby jednemu z nich zamiast wypłaty zysku przekazać lokal użytkowy (pozostali wspólnicy mają mieć zysk wypłacony w formie pieniężnej).
Czy z tego tytułu u któregokolwiek wspólnika powstanie przychód podlegający PIT?

Na podstawie art. 52 § 1 Ksh wspólnik spółki jawnej może żądać podziału i wypłaty całości zysku z końcem każdego roku obrotowego. Dopuszczalne jest przy tym, aby spółka jawna oraz wspólnicy skorzystali z instytucji świadczenia w miejsce wykonania (zob. art. 453 Kc) i zamiast wypłaty zysku w pieniądzu uzgodnili przekazanie składników majątku spółki, np. lokalu użytkowego.


Podatki i prawo gospodarcze

Podatek u źródła od zagranicznego zakładu polskiego rezydenta

Aleksander Woźniak
Spółka ma w Niemczech zakład (w rozumieniu polsko-niemieckiej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania), który na potrzeby swojej działalności kupuje tam usługi reklamowe i badania rynku. Płaci za nie spółka w Polsce, ale ostatecznie, wskutek rozrachunków wewnętrznych, wydatek ten obciąża koszty zakładu.
Czy mimo to należy przy przelewie potrącić w Polsce podatek u źródła? Jeśli tak, to czy wiadomo już, kiedy wejdą w życie zaostrzone przepisy o podatku u źródła, uchwalone w 2018 r.?

Jeżeli zakład wykonuje za granicą rzeczywistą działalność gospodarczą, a kupowane usługi służą tej działalności, to w Polsce nie powstaje obowiązek poboru podatku u źródła. Potwierdził to MF w interpretacji ogólnej z 15.04.2020 r. (SP4.8223.1.2020).


Logowanie

email:

hasło:

 

 

Logowanie za pomocą emaila

Jeżeli nie pamiętasz hasła albo nie masz konta, to wyślemy na Twój email wiadomość weryfikującą. Po kliknięciu w link z emaila będziesz zalogowany na urządzeniu do chwili wylogowania.

email:

Klikając w poniższy link zgadzasz się na zapisanie podanych w formularzu danych i wykorzystywanie ich zgodnie z polityką przetwarzania danych dostępną w dokumencie ⇒Polityka przetwarzania danych osobowych (RODO)⇐

 

Logowanie do za pomocą emaila

Sprawdzanie danych....