Bogdan Orliński

Inwentaryzacja w rozliczanych wartościowo placówkach sprzedaży detalicznej

(fragment) 

Spis treści

1. Wprowadzenie

2. Terminy, cele, rodzaje i zasady przeprowadzania inwentaryzacji

3. Przygotowanie inwentaryzacji

4. Przeprowadzenie spisu z natury

5. Zagadnienia specjalne

6. Inwentaryzacja a odpowiedzialność materialna

I. Wprowadzenie

Przedsiębiorstwa zajmujące się detaliczną sprzedażą towarów, zarówno samoobsługową jak i tradycyjną, dokonują jej za pośrednictwem placówek (punktów) sprzedaży, którymi mogą być jedno- lub wielobranżowe sklepy (także samy, markety itp.), stoiska, kioski itp.

Zależnie od wielkości, sposobu organizacji i przedmiotu sprzedaży detalicznej, przedsiębiorstwo może posiadać jedną lub więcej placówek sprzedaży, zlokalizowanych w jednym lub więcej miejscach.

Cechą charakterystyczną placówek sprzedaży jest to, że są one organizacyjnie i lokalowo wyodrębnione i podporządkowane jednej osobie, która odpowiada wobec przedsiębiorstwa, niekiedy także na zasadach odpowiedzialności materialnej, za powierzony jej pieczy stan towarów i traktowanych z nimi na równi opakowań oraz ich sprzedaż. Ma ona w związku z tym obowiązek odprowadzania do przedsiębiorstwa utargów, z reguły inkasowanych za pośrednictwem kas fiskalnych i sporządzania dokumentacji przychodów, rozchodów i stanów w postaci raportów sklepowych.

         Wchodzące w skład przedsiębiorstwa handlu detalicznego placówki sprzedaży prowadzą obrót bardzo bogatym asortymentem towarów, liczącym od kilkuset do kilku tysięcy asortymentów, przy czym są to zarówno towary spożywcze jak i przemysłowe. Z uwagi na specyficzne cechy fizykochemiczne towarów, jak  i inne czynniki, wpływające na ich gromadzenie, przechowywanie i sprzedaż, (m.in.: czas przechowywania, warunki magazynowania, formy sprzedaży) - stany zapasów towarów w placówkach sprzedaży detalicznej, wykazywane w księgach rachunkowych przedsiębiorstwa, różnią się w praktyce od stanów rzeczywistych, przy czym często różnice te są znaczne. Różnice takie mogą m.in. być spowodowane:

1) niezamierzonym działaniem pracowników placówek, pomimo wykazywanej przez nich dbałości i troski o powierzone towary, przykładowo na skutek:

–  pomyłek powstałych podczas przyjęcia dostaw towarów i opakowań,

–  błędów przeliczenia, przeważenia lub przemierzenia towarów przy ich przyjęciu bądź sprzedaży,

–  błędnego wypełnienia dokumentów przychodowych bądź rozchodowych (w ilości bądź cenie),

–  nieujęcia w dokumentacji wszystkich operacji związanych ze zmianami wartości stanów zapasów towarów i opakowań (np. sprzedaż towaru po obniżonej cenie w związku z pogorszeniem jego jakości, bez odnotowania tej różnicy w dokumentacji technicznej placówki);

2) przyczynami niezależnymi od pracowników placówki, np.: powstały ubytki w związku ze zmianami fizykochemicznymi towarów, braki spowodowane nieujawnionymi kradzieżami, zwłaszcza w większych placówkach (przypadki kradzieży występują oczywiście także w mniejszych placówkach), wywołane zdarzeniami losowymi, np.: zalaniem lokalu, pożarem, powodzią;

3) celowym działaniem personelu placówki w celu osiągnięcia korzyści materialnych, np.: zabór części powierzonego mienia, a zwłaszcza gotówki pochodzącej z utargów, przez podmianę gatunków, zawyżanie cen, oszustwa przy ważeniu i przemierzaniu towarów w trakcie sprzedaży.

W celu zapewnienia wiarygodności zawartym w księgach i sprawozdaniach finansowych informacji o zapasach towarów i opakowań istnieje potrzeba okresowego ustalenia ich stanu, znajdującego się w placówkach sprzedaży, w drodze inwentaryzacji polegającej na spisach z natury i ich wycenie, tzn. wykonania czynności mających za zadanie – oddzielnie dla każdej placówki: określenie faktycznego stanu ilościowego i wartościowego zapasów znajdujących się w danej placówce detalicznej w danym dniu, ocenę stopnia ich przydatności na dzień spisu, porównanie ustalonego z natury i wycenionego stanu ze stanem księgowym, wyliczenie na tej podstawie różnicy wartościowej przy uwzględnieniu ubytków naturalnych (jeśli przyznano danej placówce limit ubytków), wyjaśnienie przyczyn  powstania różnicy oraz ostateczne rozliczenie osób odpowiedzialnych, prowadzących daną placówkę detaliczną, z powierzonego  im mienia.

(...)