Inwentaryzacja zasobów drogą spisu z natury

(fragment)

 

Spis treści

I. Wprowadzenie

1. Cele

2. Istota

3. Spis z natury a wycena

4. Przedmiot i terminy spisu

5. Zasady wyceny

6. Rzeczowe składniki majątku inwentaryzowane metodą weryfikacji

II. Przygotowanie inwentaryzacji

1. Czynniki określające zakres przygotowań do inwentaryzacji

2. Zarządzenie o inwentaryzacji

3. Data spisu

4. Komisja inwentaryzacyjna, zespoły spisowe, kontrolerzy

5. Wyposażenie spisujących

6. Instrukcja spisowa, szkolenie

7. Rejony (pola) spisowe

8. Porządkowanie zapasów

9. Uzgodnienie ewidencji

10. Inne osoby uczestniczące w spisie

III. Spis z natury

1. Czynności poprzedzające spis

2. Formularze spisowe

3. Pomiar ilości, ocena jakości

4. Szacunek ilości

5. Spis przy czynnych magazynach i składowiskach

6. Czynności kończące spis

7. Odmienności spisu niektórych składników majątkowych

IV. Opracowanie wyników spisu z natury

1. Rozliczenie wyników spisu zapasów nieobjętych ewidencją

2. Rozliczenie wyników spisu zapasów objętych wyłącznie ewidencją ilościową

3. Rozliczenie wyników spisu zapasów objętych wyłącznie ewidencją wartościową

4. Rozliczenie wyników spisu zapasów objętych ewidencją ilościowo-wartościową

5. Wycena inwentarza żywego i produktów rolnych

6. Spis z natury a zasada ostrożnej wyceny

V. Rozliczenie różnic ujawnionych podczas spisu z natury

1. Ogólne zasady

2. Różnice nieistotne

3. Różnice uznane za normalne

4. Kompensaty

5. Niedobory zawinione

6. Składniki o obniżonej wartości

7. Sprawozdanie z przebiegu inwentaryzacji

 

I. Wprowadzenie

 

1. Cele

Przedmiotem inwentaryzacji drogą spisu z natury – o czym mowa jest w art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości - są przede wszystkim rzeczowe składniki aktywów obrotowych, a więc zapasy materiałów, towarów, wyrobów gotowych i produkcji niezakończonej (produkcji w toku i półfabrykatów), jak również zasoby środków trwałych oraz maszyn i urządzeń w toku budowy.

Nawet bardzo ścisły nadzór nad stanem i ruchem rzeczowych aktywów obrotowych oraz udokumentowaniem i rejestracją obrotów nimi nie zapewnia, by z biegiem czasu ich rzeczywista ilość i jakość nie odbiegały od stanów wykazanych w ewidencji. Różnice takie mogą wynikać zarówno z właściwości składników majątkowych, niedających się dokładnie mierzyć przy ich odbiorze i wydawaniu, z trudnych do uniknięcia błędów przy ustalaniu przychodu i rozchodu, z zagubienia dokumentów i pomyłek popełnianych przy prowadzeniu ewidencji, jak i innych przyczyn: jak np. kradzieży, nadużyć. Mogą też nastąpić zmiany jakości składników majątkowych, powodowane biegiem czasu i warunkami składowania, utratą właściwości użytkowych, upływem terminu przydatności itp.

Dlatego konieczne jest okresowe ustalanie rzeczywistego stanu rzeczowych składników aktywów drogą spisu z natury i – następnie – wyceny tego stanu.

Trzeba też uwzględnić, że ustawa o rachunkowości (art. 17 ust. 2 pkt 4) dopuszcza stosowanie rozwiązania, przy którym stany materiałów, towarów, wyrobów czy produkcji niezakończonej są wykazywane w księgach rachunkowych jedynie okresowo. Wobec nieprowadzenia bieżącej ewidencji tych zapasów ustalenie ich stanów jest możliwe jedynie drogą spisu z natury.

Podstawowym dokumentem przedstawiającym rzeczywisty stan majątkowy, zobowiązania oraz wynik działalności przedsiębiorstwa jest roczne sprawozdanie finansowe. Jego dane powinny być wiarygodne, co w przypadku rzeczowych składników aktywów jednostki oznacza, że ich wartość została obliczona na podstawie danych o rzeczywistej ilości, przy uwzględnieniu ich faktycznej przydatności (jakości) oraz ceny nabycia (zakupu) lub kosztu wytworzenia, z zachowaniem zasady ostrożności.

Dla zapewnienia realizacji tych wymogów prawo gospodarcze wszystkich rozwiniętych państw obwarowuje sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego szczególnymi rygorami. Między innymi nakłada ono obowiązek ustalenia lub zweryfikowania stanów wykazanych w ewidencji drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu rzeczowych składników majątkowych. W zasadzie inwentaryzacja rzeczowych składników aktywów polega na przeprowadzeniu z natury spisu ich ilości i ustaleniu drogą oględzin ich jakości, co pozwala uwzględnić w księgach rachunkowych stan faktyczny tych składników. Zarazem następuje rozliczenie różnic między stanem ustalonym drogą spisu z natury a wykazanym w księgach rachunkowych. W szczególnych przypadkach inwentaryzacja stanu rzeczowych składników aktywów może nastąpić drogą weryfikacji danych figurujących w księgach, np. zapasy znajdujące się w obcych jednostkach, które wbrew prawnemu obowiązkowi i dobrym obyczajom nie poddały ich spisowi; podobna konieczność może dotyczyć niekiedy także zapasów znajdujących się w siedzibie jednostki, np. zakopcowanych ziemniaków czy warzyw.

 (...)

 

---