ROCZNE ZAMKNIĘCIE KSIĄG RACHUNKOWYCH

(fragment)

Spis treści

1. Cechy poprawności ksiąg rachunkowych i etapy ich zamknięcia ….........

2. Kompletność ksiąg rachunkowych..............................................................

3. Wewnętrzne uzgodnienia ksiąg rachunkowych ….....................................

4. Inwentaryzacja aktywów i pasywów ….....................................................

5. Wycena aktywów i pasywów do bilansu …...............................................

6. Zachowanie współmierności przychodów i kosztów ….............................

7. Zapisy we wstępnie zamkniętych księgach rachunkowych …...................

6. Przechowywanie i ochrona ksiąg rachunkowych …..................................

1. Cechy poprawności ksiąg rachunkowych i etapy ich zamknięcia

Roczne sprawozdanie finansowe powinno być sporządzone na podstawie prawidłowo prowadzonych i zamkniętych ksiąg rachunkowych, zwanych zamiennie księgami.

Księgi rachunkowe, bez względu na sposób ich prowadzenia – komputerowo, co jest powszechne w praktyce lub ręcznie, można uznać za prawidłowe, jeśli spełniają warunki:

- kompletności, tj. ujęcia w nich w postaci zapisów księgowych wszystkich zdarzeń gospodarczych jednokrotnie, bez luk, w sposób dający się udowodnić,

- prawdziwości, co oznacza, że dowody i zapisy księgowe wyrażają treść zdarzeń gospodarczych wiernie, zgodnie z prawdą i prawem w oparciu o autoryzację (zezwolenie księgowania) dowodów,

- terminowości, przejawiającej się w zakwalifikowaniu zdarzeń gospodarczych do właściwych okresów,

- uporządkowanego ujęcia zdarzeń gospodarczych w księgach, tj. dokonania w nich zapisów zdarzeń gospodarczych w porządku chronologicznym (służy temu dziennik), jak i systematycznym (na właściwych kontach),

- sprawdzalności, wobec możliwości stwierdzenia poprawności dokonanych – na podstawie dowodów – zapisów księgowych oraz wykazanych obrotów i sald kont (istnieje tzw. ścieżka rewizyjna), jak też działania przyjętych procedur obliczeniowych,

- niezmienności, polegającej na tym, że dowody stanowiące podstawę zapisów, ani zapisy księgowe nie mogą być zmieniane w sposób uniemożliwiający ustalenie ich pierwotnej treści.

Zamknięcie ksiąg rachunkowych następuje – generalnie rzecz biorąc – w czterech etapach, obejmujących wiele czynności.

Etap pierwszy obejmuje zapewnienie kompletności ksiąg rachunkowych oraz ich formalnej poprawności, przede wszystkim w rezultacie:

● wprowadzenia do nich wszystkich operacji i zdarzeń¹, dotyczących danego roku obrotowego,

● usunięcia ew. błędnych zapisów wyrażających się w szczególności saldami o znaku przeciwnym, np. „czerwone zapasy” i „debetowe zobowiązania”,

● uzgodnienia ze sobą obrotów i sald urządzeń składających się na księgi.

Etap drugi to sprawdzenie realności danych figurujących w księgach poprzez ich porównanie ze stanem rzeczywistym ustalonym za pomocą inwentaryzacji, przeprowadzonej drogą:

● spisu z natury rzeczowych składników aktywów, w celu sprawdzenia ilościowej podbudowy danych księgowych; w tej formie inwentaryzuje się również aktywa pieniężne (z wyjątkiem rachunków bankowych) i papiery wartościowe materialne,

● uzgodnienia sald rozrachunków z kontrahentami, w tym z bankami,

● weryfikacji (analizy) realności sald pozostałych kont aktywów i pasywów, a następnie wyjaśnieniu i rozliczeniu w księgach ujawnionych różnic między stanem księgowym a rzeczywistym.

Etap trzeci ma za zadanie:

● dostosowanie wynikającej z ksiąg, bieżącej wyceny aktywów i pasywów do określonych w ustawie wymagań wyceny na dzień bilansowy (art. 28 ust. 1 i dalsze),

● zapewnienie współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów.

W praktyce często jeden etap łączy się z drugim, co dotyczy zwłaszcza uwzględnienia ustaleń inwentaryzacji (etap drugi) przy weryfikacji wyceny aktywów (etap trzeci).

Etap czwarty polega na uzupełnieniu zapisów ksiąg, jeżeli jednostka po ich wstępnym zamknięciu, ale jeszcze przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego za rok obrotowy, dokonała w księgach z uzasadnionych przyczyn zmian (dalszych zapisów).

(…)

---