Stanisław Koc

Zasady (polityka) rachunkowości

(fragment)

Cel i zakres zasad (polityki) rachunkowości

W myśl ustawy o rachunkowości (dalej uor) jednostki mają obowiązek posiadania aktualnego opisu przyjętych przez siebie zasad (polityki) rachunkowości (dalej zasady rachunkowości).

Zasady rachunkowości (art. 3 ust. 1 pkt 11 uor) są to wybrane i stosowane przez jednostkę rozwiązania dopuszczone uor, w tym również określone w MSR, zapewniające wymaganą jakość jej sprawozdań finansowych. Jednostki zobowiązane są stosować przyjęte zasady rachunkowości rzetelnie i jasno, przedstawiając w księgach rachunkowych i sprawozdaniu finansowym sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy¹ (art. 4 ust. 1 uor).

Przytoczone sformułowania ustawowe nie są pełne, ponieważ nie wskazują wyraźnie, że zasady rachunkowości przyjęte przez jednostkę powinny – honorując postanowienia uor lub MSR – uwzględniać specyfikę jednostki, a w szczególności jej formę prawną, przedmiot i rozmiary działalności, z wzięciem pod uwagę wewnętrznej organizacji (np. wydzielone strukturalnie oddziały lub zakłady), a także przyjętą strategię, czyli wyznaczone cele i drogi ich realizacji, np. wprowadzenie firmy na giełdę.

Ustalając zasady rachunkowości, celowe jest zarazem zastosowanie racjonalnych uproszczeń, pod warunkiem że nie zniekształci to w sposób istotny obrazu sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki (art. 4 ust. 4 oraz art. 8 ust. 1 uor). Przy wyborze uproszczeń należy rozważyć, jakie spowodują one korzyści (oszczędność pracy) w relacji do ewentualnych ujemnych skutków ich stosowania (stopień zniekształcenia rzeczywistego obrazu majątku, zobowiązań i wyniku jednostki). Mierząc wielkość zniekształcenia spowodowanego uproszczeniami, można na przykład założyć, że progiem istotności będzie niższa z dwóch wartości: 0,5-1% przychodów ze sprzedaży oraz 1-2% sumy bilansowej. (Granice te wynikają z dorobku nauki i praktyki rewizji finansowej).

Konkludując: przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości – to rezultat dostosowania uor, a w jednostkach stosujących MSR – MSR, do jej właściwości i potrzeb, przy zachowaniu zasady istotności, bez uszczerbku dla jakości przekazywanych użytkownikom informacji finansowych. Mówiąc obrazowo: chodzi o uczynienie z konfekcji przeznaczonej dla anonimowego użytkownika – odzieży na miarę, dla ściśle określonej osoby.

Przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości wymagają utrwalenia na piśmie. Jednostki powinny bowiem w myśl art. 10 ust. 1 uor posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nie zasady rachunkowości. Dotyczy to zarówno jednostek pozostających bezpośrednio pod rządami uor, jak i jednostek sporządzających sprawozdania finansowe zgodnie z MSR, co wynika z obowiązku stosowania przez takie jednostki przepisów uor w zakresie nieuregulowanym przez MSR. MSR nie regulują zaś zasad prowadzenia ksiąg, ochrony danych ani też sposobu dokumentowania przyjętych zasad rachunkowości, choć wymagające opisu przyjęte zasady wyceny aktywów i pasywów oraz sporządzania sprawozdań finansowych wynikają w tym przypadku z MSR.

Dokumentacja przyjętych zasad rachunkowości określa co najmniej:

1) rok obrotowy (dotyczy tylko jednostek będących osobami prawnymi) i wchodzące w jego skład okresy sprawozdawcze;

2) metody wyceny aktywów i pasywów, w przypadku których uor lub MSR pozostawiają swobodę wyboru;

3) wybrany sposób prezentacji danych w sprawozdaniu finansowym;

4) sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych:

• pod względem merytorycznym:

a) określa to zakładowy plan kont, ustalający aa) wykaz stosowanych kont księgi głównej, ab) przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń i ich ujęcia na kontach księgi głównej, ac) zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych i ich powiązania z kontami księgi głównej,

• pod względem technicznym:

b) wykaz urządzeń składających się na księgi rachunkowe, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,

c) opis systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – opis systemu informatycznego, zawierający wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz określeniem wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji;

d) opis systemu ochrony danych i ich zbiorów składających się na rachunkowość, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – także opis programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metody zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania.

Dokumentację przyjętych zasad rachunkowości ustala i aktualizuje – w praktyce podpisując ją na znak akceptacji – kierownik jednostki, i to również w przypadku prowadzenia rachunkowości jednostki, na jej zlecenie, przez biuro rachunkowe.

Przez kierownika jednostki rozumie się przy tym (art. 3 ust. 1 pkt 6 uor) członka zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy – członków tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę. W przypadku spółki jawnej i spółki cywilnej za kierownika jednostki uważa się wspólników prowadzących sprawy spółki, w przypadku spółki partnerskiej – wspólników prowadzących sprawy spółki albo zarząd, a w odniesieniu do spółki komandytowej i spółki komandytowo-akcyjnej – komplementariuszy prowadzących sprawy spółki.

Wymóg akceptowania dokumentacji przyjętych przez jednostkę zasad rachunkowości przez jej kierownika jest mało realistyczny. Kierownik jednostki, zwłaszcza „zbiorowy”, nie ma bowiem wystarczającej wiedzy o rachunkowości ani czasu na zajmowanie się koncepcją rachunkowości jednostki. Dlatego celowe byłoby przewidzieć w uor prawo kierownika jednostki do scedowania na wyznaczoną przez siebie osobę uprawnienia do akceptacji (ustalania i aktualizacji) przyjętych przez jednostkę zasad rachunkowości.

(…)

Opis zasad rachunkowości

Trwałość i zmienność zasad rachunkowości

Postać zasad rachunkowości

¹ W istocie chodzi zapewne o to, że jednostki zobowiązane są w taki sposób dobrać i stosować przyjęte przez siebie zasady rachunkowości, aby księgi rachunkowe oraz sprawozdania finansowe przedstawiały rzetelnie i jasno obraz ich sytuacji majątkowej, finansowej oraz wyniku finansowego.