Zdzisław Fedak[1]

Marcin Osikowicz[2]

Księgowość dla małych firm

Artykuł dyskusyjny

 (fragment)

Wprowadzenie

Większość polskich jednostek gospodarczych jest ze względu na formę prawną działalności (nie są to osoby prawne) i wysokość przychodów zwolniona od obowiązku stosowania ustawy o rachunkowości. Przedsiębiorstwa takie, jeżeli nie są na ryczałcie, stosują dziś uproszczoną ewidencję podatkową w postaci podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Ostatnio krąg podmiotów uprawnionych do jej prowadzenia został istotnie zwiększony, gdyż limit zwolnienia od stosowania ustawy o rachunkowości, wynoszący dotychczas równowartość 800 000 euro, podwyższony został o połowę – do 1 200 000 euro, przy czym w miarę jak złoty się osłabia, limit ten rośnie. Prawo do rezygnacji z prowadzenia księgowości zgodnie z ustawą o rachunkowości jest chętnie wykorzystywane, gdyż pozwala na zminimalizowanie kosztów obsługi księgowej.

Zastąpienie księgowości podatkową księgą przychodów i rozchodów ma jednak ujemne skutki uboczne, gdyż ewidencja ta pozwala osiągnąć tylko jeden cel – obliczyć dochód podatkowy. Nie jest ona natomiast zupełnie przystosowana do zaspokajania innych, by nie rzec głównych, potrzeb przedsiębiorstwa – jej właścicieli lub kierownictwa (jeżeli właściciele nie prowadzą sami firmy), banków i innych pożyczkodawców, jak np. dostawców. Stąd prowadzenie księgi przychodów i rozchodów, często za odpłatnością, to dodatkowy podatek, nieprzynoszący samemu przedsiębiorstwu żadnych korzyści. Czym uzasadniamy to twierdzenie?

ð Po pierwsze – księga przychodów i rozchodów nie zapewnia najbardziej elementarnych informacji, niezbędnych do prowadzenia firmy: jaki jest aktualny stan rachunku bankowego i kasy; ile wynoszą należności od odbiorców i jak przebiega ich regulacja; kto zalega z zapłatą; ile wynoszą zobowiązania wobec dostawców, ZUS i innych; kiedy są one wymagalne. Hurtownie pozbawione są danych o stanie towarów. J. Jaworski[3], który trudności te sygnalizuje, radzi prowadzić różne pozasystemowe ewidencje.

ð Po drugie – osobowe spółki handlowe (jawne, partnerskie) nie mogą na podstawie księgi przychodów i rozchodów sporządzić bilansu, do czego zobowiązuje je Ksh, ani obliczyć odsetek od wkładów wniesionych przez wspólników, jeżeli ich oprocentowanie przewiduje umowa spółki. Zwraca na to uwagę S. Kuraś[4], dochodząc do konkluzji, że wyjściem z sytuacji byłoby prowadzenie podwójnej księgowości, a więc opartej na zasadach podwójnego zapisu, z którym to poglądem się zgadzamy (por. dalej).

Ze swej strony do listy potrzeb przedsiębiorstw, których nie zaspokaja księga przychodów i rozchodów, chcielibyśmy dorzucić:

ð po trzecie – brak obsługi przedsiębiorców, którzy prowadzą inwestycje lub działalność, np. szkoleniową, współfinansowaną ze środków UE i muszą się z nich rozliczyć (jest to warunek ich refundacji), udowadniając że poniesione wydatki są „kwalifikowane”,

ð po czwarte – księga przychodów i rozchodów jest tylko luźno powiązana z ewidencją sprzedaży i zakupów, wymaganą dla potrzeb VAT. Przykładowo zakupy niestanowiące kosztów uzyskania, np. na cele reprezentacji, w ogóle nie są objęte księgą przychodów i rozchodów, choć naliczony od ich zakupu podatek na ogół podlega odliczeniu. Utrudnia to sprawdzenie formalnej poprawności rozliczeń VAT.

Na marginesie: najdziwniejsze jest przy tym to, że fiskus, autor i propagator pomysłu na księgę przychodów i rozchodów, zdaje się nie dostrzegać jej małej wiarygodności dla potrzeb podatkowych. Wynika zaś ona stąd, że poza systemem ewidencji (księgą) pozostają dane umożliwiające kontrolę prawdziwości wykazywanych w księdze danych o przychodach i kosztach – należności z tytułu sprzedaży oraz zobowiązań z tytułu zakupów i ich zapłaty.

Jakie jest zatem wyjście z sytuacji?

Dopuścić do stosowania przez „małych” – co postuluje S. Kuraś – odpowiednio uproszczoną podwójną księgowość, jak to było praktykowane w Polsce przed wojną i jak to jest przyjęte w większości państw UE.

Powinna ona możliwie wszechstronnie obsługiwać przedsiębiorstwo:

- dostarczając mu informacji niezbędnych do prowadzenia firmy,

- umożliwiając poprawne obliczenie podatku dochodowego i VAT,

- zaopatrując go w dane wymagane przez banki i innych pożyczkodawców.

Nie opowiadamy się natomiast za rozbudową lub przebudową księgi przychodów i rozchodów[5], co pozwoliłoby usunąć niektóre jej mankamenty, nie jest to bowiem droga rokująca osiągnięcie celu – zaspokojenie potrzeb informacyjnych racjonalnie prowadzonego i zmagającego się z konkurencją przedsiębiorstwa.

Kilkaset lat doświadczeń praktycznych wykazało bowiem, że podwójna księgowość jest najbardziej wiarygodnym, a zarazem sprawnym systemem ewidencji działalności oraz zasobów i zobowiązań przedsiębiorstwa. Dodatkową zaletą takiego rozwiązania jest ułatwione przejście na rachunkowość zgodną z ustawą, gdy będzie to konieczne, gdyż firma przekroczyła limit przychodów uprawniający do stosowania uproszczonej ewidencji lub zmieniła formę prawną.

(…)

Jaka księgowość

Plan kont

Sprawozdanie finansowe

Jak wprowadzić propozycję w życie

[1] Redaktor Naczelny miesięcznika „Rachunkowość”.

[2] Katedra Rachunkowości, Wydział Zarządzania UEK w Krakowie.

[3] J. Jaworski, Jak wykorzystać księgę przychodów i rozchodów do zarządzania małym przedsiębiorstwem, „Rachunkowość” nr 9/2008.

[4] S. Kuraś, Uproszczona księgowość w spółkach osobowych, „Rachunkowość” nr 1/2009.

[5] Por. książka: M. Osikowski, Rachunkowość małych firm według wymogów funduszy unijnych, Wolters Kluwer 2008, w której m.in. pokazano zmodyfikowany wzór księgi przychodów i rozchodów dostosowany do rozliczeń środków unijnych.