CZESŁAW PACZUŁA

Przemiany gospodarcze jakie nastąpiły w Polsce spowodowały istotne zmiany w metodach zarządzania podmiotami gospodarczymi, w tym także w zakresie kontroli, jako jednej z funkcji zarządzania.

Przez lata byliśmy przyzwyczajeni, że głównym kontrolerem - obok szefa firmy w małej, średniej, a nawet wielkiej firmie - był główny księgowy ze swoją służbą finansowo-księgową. W wielu mniejszych i średnich jednostkach jest tak nadal.

W ostatnich jednak latach wiele przedsiębiorstw, częściowo ze względu na potrzebę unowocześnienia zarządzania oraz zwiększenia skuteczności kontroli, częściowo zaś ze względu na "modę", wprowadziło nowe stanowiska kontroli, a mianowicie:
- controllera oraz
- audytora wewnętrznego.

Głównemu księgowemu przybyło bądź dwóch "kolegów po fachu", tj. controller i audytor wewnętrzny, lub tylko jeden z nich.

W niniejszym opracowaniu próbuję pokazać podział zadań, wzajemne relacje, płaszczyzny porozumienia, wspólne obszary oddziaływania, a także ewentualnych tarć. Przy okazji pragnę przypomnieć nieco zapomnianą funkcję rewidenta zakładowego, poprzednika audytora wewnętrznego.

II

Stanowisko głównego księgowego ma od lat niemal w każdej firmie swoją mocno ugruntowaną pozycję. Przeważnie wchodzi on w skład zarządu, a w każdym razie lokuje się wśród wyższego kierownictwa.

Choć ustawa o rachunkowości tego nie przewiduje, zdaniem większości praktyków stanowisko pracy głównego księgowego z wielu względów - nie tylko ze względu na tradycję - powinno być w przedsiębiorstwie powołane. Uważam, że teza ta jest całkowicie zasadna również przy gospodarce rynkowej.

Niemniej we współczesnej gospodarce rynkowej zasadniczo odmienna jest rola oraz zakres pracy głównego księgowego firmy - w porównaniu do podobnych funkcji sprawowanych przy gospodarce nakazowej - choć nie zawsze i nie w każdym przedsiębiorstwie zainteresowani to zrozumieli.

Wiele zależy tu od osobowości samego głównego księgowego, jego profesjonalnego przygotowania, doświadczenia w zawodzie, wykształcenia, umiejętności współpracy z ludźmi, a zwłaszcza ułożenia sobie dobrych stosunków z zarządem i radą nadzorczą oraz pracownikami firmy. Z drugiej strony na rolę głównego księgowego wpływa ranga nadana mu przez kierownictwo firmy i właściwe usytuowanie go w strukturze organizacyjnej, odpowiednio do roli przypisywanej rachunkowości.

Rachunkowość w każdej firmie realizuje lub powinna realizować - jak wiadomo - zarówno funkcje zarządcze jak i rejestracyjne, a w szczególności funkcje:
- dowodową (rejestracja),
- kontrolną (kontrola następna operacji i dokumentujących je dowodów),
- informacyjną (przekazywanie odpowiednich danych zainteresowanym),
- fiskalną (obsługa systemu podatkowego),
- analityczną.

Główny księgowy, jako szef rachunkowości, dysponuje największym w przedsiębiorstwie "bankiem informacji" i to informacji usystematyzowanych, terminowych, rzetelnie udokumentowanych, a więc informacji w pełni wiarygodnych i dostępnych w "czasie rzeczywistym".

Dobry główny księgowy zapewnia na czas wyselekcjonowane i przydatne praktycznie informacje w różnych przekrojach informacyjnych, dostosowane do potrzeb zarządzania kapitałem i finansami firmy. Te zarządcze informacje ma do dyspozycji główny księgowy pierwszy, często przed szefem firmy, a zawsze przez innymi.

Trzeba też mieć na uwadze, że współczesna rachunkowość w istocie swej sama w sobie stanowi wypróbowany przez stulecia, kompleksowy, zwarty, samoczynny, skuteczny i sprawdzalny system kontroli poszczególnych operacji gospodarczych, wszystkich składników aktywów i pasywów oraz wyniku finansowego przedsiębiorstwa. Poprzez różnorodne, z dobrym skutkiem wypraktykowane mechanizmy kontrolne rachunkowość ma wszelkie dane ku temu, aby - jako "system wczesnego ostrzegania" - zapobiegać zjawiskom niepożądanym i patologicznym, których w gospodarce rynkowej nie brakuje.

Szczególnym elementem nowoczesnej rachunkowości jest kontrola wewnętrzna, rozumiana jako odpowiednio zaprojektowane i funkcjonujące działania, pozwalające jednostce osiągać:
- racjonalny i sprawny przebieg operacji gospodarczych,
- prawdziwe informacje finansowe o nich,
- zgodność tych operacji z prawem i polityką jednostki.

Chodzi zwłaszcza o to, aby:
- operacje następowały zgodnie z wolą kierownictwa, na podstawie jego ogólnych lub specjalnych upoważnień,
- wszystkie operacje były natychmiast rejestrowane w poprawnej kwocie na odpowiednich kontach oraz w tym okresie obrachunkowym, w którym zostały dokonane, umożliwiając przygotowanie sprawozdania finansowego stosownie do przyjętych zasad rachunkowości i zapewniając rozliczenie się ze środków,
- dostęp do zasobów był dozwolony tylko na podstawie upoważnienia kierownictwa, a rozchody były uzasadnione,
- ujęte w ewidencji stany zasobów były w racjonalnych odstępach czasu porównywane z ich rzeczywistym stanem, a w przypadku wystąpienia różnic podejmowano odpowiednie działania.

W praktyce działanie kontroli wewnętrznej ma m.in. zapewnić:
- bezpieczny obrót pieniężny,
- kontrolowany ruch zapasów,
- zapłatę za rzeczywiście dokonane i odebrane dostawy i świadczenia według uzgodnionych warunków i cen,
- sprzedaż na racjonalnych warunkach (ceny, rabaty, terminy płatności), z uwzględnieniem zachowań odbiorców,
- windykację należności.

Warunkiem jest jednak, że główny księgowy jest świadom tego, że musi kierowaną przez siebie rachunkowość włączyć w system działania firmy, uczestnicząc np. czynnie w egzekwowaniu należności, a nie tylko zajmować się spisywaniem historii jej działalności gospodarczej. Osiągnięciu tego celu sprzyja dobrze prowadzona rachunkowość wsparta techniką komputerową i technologią elektroniczną.

(...)