TELESFOR ŻYZNOWSKI

Zasady działania wspólnot mieszkaniowych, w tym ujęcia kosztów zarządu nieruchomością wspólną, opłat na ich pokrycie oraz prowadzenia ewidencji reguluje ustawa z 24.06.1994 r. o własności lokali (tekst jednolity - Dz. U. z 2000 r. nr 80, poz. 903 ze zm.), zwana dalej ustawą.

W myśl art. 6 ustawy - ogół właścicieli lokali, wchodzących w skład określonej nieruchomości, tworzy wspólnotę mieszkaniową, która może nabywać prawa i zaciągać zobowiązania, pozywać i być pozwana. Za zobowiązania dotyczące nieruchomości wspólnej odpowiada wspólnota mieszkaniowa bez ograniczeń, a każdy właściciel lokalu - w części odpowiadającej jego udziałowi w tej nieruchomości. Właściciele lokali mogą w umowie o ustanowienie odrębnej własności lokali albo w później zawartej, w formie notarialnej, umowie określić sposób zarządu nieruchomością wspólną, a w szczególności powierzyć jej zarząd osobie fizycznej lub prawnej.

Zmiana uprzednio ustalonego sposobu zarządu nieruchomością wspólną może nastąpić na podstawie uchwały właścicieli lokali, zaprotokołowanej przez notariusza. Uchwała ta stanowi podstawę wpisu do księgi wieczystej

Jeżeli sposobu zarządu nie określono w umowie lub uchwale zaprotokołowanej przez notariusza, to obowiązują zasady określone w rozdziale 4 (art. 18-33) ustawy. Gdy liczba lokali wyodrębnionych, wraz z lokalami niewyodrębnionymi, jest większa niż siedem, właściciele lokali są zobowiązani (art. 20 ust. 1 ustawy) podjąć uchwałę o wyborze jednoosobowego lub kilkuosobowego zarządu. Członkiem zarządu może być wyłącznie osoba fizyczna, wybrana spośród właścicieli lokali lub spoza ich grona. Zarząd kieruje sprawami wspólnoty mieszkaniowej i reprezentuje ją na zewnątrz oraz w stosunkach między wspólnotą a poszczególnymi właścicielami.

Zarząd lub zarządca, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w sposób określony w art. 18 ust. 1 ustawy, jest zobowiązany (art. 29 ust. 1 tej ustawy) prowadzić dla każdej nieruchomości wspólnej, określoną przez wspólnotę mieszkaniową, pozaksięgową ewidencję kosztów zarządu nieruchomością wspólną oraz zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej.

Precyzja tego zapisu ustawy pozostawia, niestety, wiele do życzenia. Można by go bowiem odczytywać następująco:
- wspólnota prowadzi ewidencję swoich kosztów i przychodów (bo nie tylko zaliczek) w sposób dowolny, przez siebie określony, byle nie był to sposób księgowy, a więc oparty na zasadach przyjętych dla księgi przychodów i rozchodów lub stosowanych do prowadzenia ksiąg rachunkowych,
- nie stawia się żadnych wymogów co do sposobu dokumentowania operacji podlegających ewidencji i cech, jakim dokumenty te mają odpowiadać, ani okresu ich przechowywania.
Takie odczytanie zapisów ustawy prowadziłoby do z założenia błędnego wniosku, że ustawodawca działa nieracjonalnie.

(...)