EDWARD KOSAKOWSKI

Ujęcie w ewidencji na czas kompletnie i prawidłowo udokumentowanych wszelkich czynności (zdarzeń gospodarczych) związanych z VAT, a polegających na określeniu wartości obrotu netto i należnego z tego tytułu podatku oraz wartości nabycia towarów i usług i związanego z tym podatku naliczonego, jest jednym z podstawowych warunków właściwego działania podatku VAT.

Ustawa o VAT nakłada w dziale XI na wszystkich czynnych podatników VAT obowiązek wystawiania faktur względnie stosowania kas fiskalnych i prowadzenia ewidencji, umożliwiającej poprawne rozliczenie się z tego podatku. Z dokumentów i ewidencji powinny wynikać wszystkie dane niezbędne do właściwego sporządzenia deklaracji podatkowej VAT, która jest najważniejszym dokumentem służącym jego rozliczeniu. Dlatego w praktyce obowiązek prowadzenia ewidencji, ujmującej dane wystawionych przez podatnika i otrzymanych przez niego dokumentów, sprowadza się do zapewnienia informacji, służących prawidłowemu sporządzeniu tej deklaracji.

Prowadzenie ewidencji spełniającej warunki określone w art. 109 ust. 3 ustawy nie jest pozostawione do uznania podatnika (nie jest to wymóg formalny),lecz stanowi jego obowiązek.

Ustawa wymaga, aby ewidencja taka obejmowała:
- podatek naliczony związany z czynnościami, w stosunku do których podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego oraz kwoty podatku naliczonego, w stosunku do których prawo takie nie przysługuje,
- dane niezbędne do prawidłowego określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania,
- wysokość podatku należnego,
- kwoty podatku naliczonego obniżające podatek należny,
- kwotę podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu oraz
- inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji.

Przepisy o VAT, jak jeszcze o tym będzie mowa, nie mówią jednak w sposób wyczerpujący i usystematyzowany, jakie dokumenty i jakie zawarte w nich informacje mają stanowić podstawę tej ewidencji oraz kiedy powinny być do niej wprowadzone.

Ani ustawa o VAT, ani przepisy wykonawcze do tej ustawy nie narzucają jednak określonej formy i sposobu prowadzenia ewidencji, stwarzając podatnikowi pełną dowolność w tym zakresie. Przepisy określają jedynie wymogi, jakim ewidencja powinna odpowiadać i cel, któremu ma służyć - zapewnić rzetelne dane do prawidłowego sporządzenia i terminowego rozliczenia podatku VAT za dany okres (miesiąc, kwartał) w deklaracji podatkowej. Istotne jest wyłącznie to, aby zawierała ona wszystkie wymienione wyżej elementy, a także inne dane niezbędne do prawidłowego wypełnienia deklaracji VAT.

W praktyce każdy z podatników sam określa formę, zakres analityczny i sposób prowadzenia ewidencji, uwzględniając swoje warunki, "istotność" oraz rozmiary, rodzaj i zróżnicowanie prowadzonej przez siebie działalności, a więc te wszystkie elementy, które powinny ułatwiać właściwe i terminowe sporządzenie deklaracji podatkowej VAT na podstawie danych tej ewidencji.

Ewidencja może być prowadzona odrębnie dla potrzeb VAT, w postaci oddzielnych rejestrów sprzedaży (dostaw) i zakupu (nabyć) w dowolnej formie (np. komputerowo, ręcznie w formie gotowych zbroszurowanych rejestrów formularzy itp.) lub też stanowić element ksiąg rachunkowych, ewentualnie podatkowej księgi przychodów i rozchodów bądź też mieć charakter dodatkowego urządzenia księgowego.

Sumując: ewidencja spełniająca warunki określone w art. 109 ust. 3 ustawy ma obsłużyć VAT, dostarczając danych do sporządzenia deklaracji VAT; z sumowania danych ewidencji na koniec okresu rozliczeniowego (miesiąca, kwartału), powinno się uzyskać wszystkie dane niezbędne do rozliczenia transakcji podlegających opodatkowaniu oraz podatku należnego, a także do rozliczenia podatku naliczonego, w tym także przy zastosowaniu wskaźnika, określanego procentowo na podstawie struktury obrotu.

Po zakończeniu roku ewidencja powinna umożliwić ustalenie wskaźnika struktury obrotu, stosowanego w przypadku gdy zakupione towary i usługi dotyczą zarówno sprzedaży objętej, zwolnionej, jak i nieobjętej VAT (na podstawie faktur nie da się ustalić jednoznacznie przeznaczenia tych towarów i usług, do jakiej sprzedaży służą), a dalej skorygowanie kwoty naliczonego VAT, ustalonej w ciągu roku za pomocą wskaźnika ubiegłorocznego.

Dodatkowo ewidencja powinna dostarczać podatnikom danych do opodatkowania tzw. prezentów o małej wartości, a w przypadku podatników dokonujących obrotów z innymi państwami UE - także danych do sporządzenia sprawozdań INTRASTAT.

2. Zakres i wymogi ewidencji dla potrzeb VAT (...)

3. Podstawa zapisów w ewidencji VAT (...)

4. Dokumenty stanowiące podstawę zapisów w ewidencji sprzedaży (...)

5. Dokumenty stanowiące podstawę zapisów w ewidencji zakupu (...)

6. Ustalanie struktury sprzedaży (...)

7. Inne ewidencje dla potrzeb VAT (...)