1) Zasady prawidłowej księgowości nie nakazują stosowania określonej techniki księgowości. Dopuszczają one stosowanie dowolnej techniki, także wspomaganej technologią informatyczną, jeżeli spełnia ona wymogi stawiane prawidłowej księgowości. 2) Przez technologię informatyczną (IT) rozumie się w tym opracowaniu ogół użytkowanego w jednostce sprzętu (Hardware) i oprogramowania (Software) służącego elektronicznemu przetwarzaniu danych.

3) Niniejsze opracowanie konkretyzuje wynikające z przepisów prawa1 wymogi, jakie powinna spełniać księgowość wspomagana IT oraz uwypukla zagrożenia, jakie rodzi korzystanie z IT dla dochowania zasad prawidłowej księgowości.

2. System IT i korzystanie z IT w jednostce

1) Za osiągnięcie - w ramach przepisów prawa - określonych celów działania za pomocą przyjętej przez jednostkę polityki odpowiada jej kierownictwo. Jeżeli ma temu służyć IT, to powinno ono zastosować odpowiednie środki, aby opanować ryzyko jakie rodzi stosowanie IT.

2) Korzystanie z IT w jednostce następuje za pomocą systemu IT, który - aby przetworzyć dane - obejmuje następujące elementy:
- procesy gospodarcze wspomagane IT,
- zastosowania (aplikacje) IT,
- infrastrukturę IT.

Współdziałanie tych elementów określa system kontroli IT, który zależy od otoczenia IT i organizacji IT.

3) System kontroli IT stanowi część systemu kontroli wewnętrznej. Obejmuje on te zasady, procedury i przedsięwzięcia, które wdrożono dla opanowania ryzyka jakie rodzi korzystanie z IT. Należą tu reguły sterowania wykorzystaniem IT (wewnętrzny system sterowania) i reguły nadzoru nad przestrzeganiem tych reguł (wewnętrzny system nadzoru).

Kontrole IT stanowią składnik wewnętrznego systemu nadzoru. Zalicza się tu - wchodzące w zakres zastosowań IT - kontrole wejścia, przetwarzania i wyjścia, jak i wszystkie, przewidziane w systemie IT - zintegrowane z procesami, kontrole i organizacyjne środki ochrony, jak np. kontrolę ingerencji lub kontrolę sieci objęte infrastrukturą IT. Do kontroli IT należą też przedsięwzięcia, które - niezależnie od każdorazowego zastosowania IT - oddziałują, jako ogólne kontrole, na cały system IT (np. kontrole rozwoju, wdrożenia i zmian zastosowań IT).

Nadzór, niezależny od procesów bieżącego nadzoru, sprawuje na ogół rewizja wewnętrzna albo kierownictwo.

4) Otoczenie IT określa podejście, świadomość problemu i postępowanie kierownictwa oraz personelu związane z korzystaniem IT.

5) Organizacja IT określa odpowiedzialność i uprawnienia związane z korzystaniem z IT przez jednostkę. Obejmuje ona zarówno zasady rozwoju, wdrożenia i zmian systemu IT, jak i zasady sterowania jego wykorzystaniem.

6) Przez procesy gospodarcze wspomagane IT rozumie się dokonywane w jednostce czynności o charakterze ekonomicznym lub technicznym, do których wykonania stosuje się IT.

7) Zastosowania IT obejmują oprogramowanie, wykonane zarówno we własnym zakresie jak i zakupione, służące jako programy indywidualne lub standardowe do obsługi procesów gospodarczych wspomaganych IT. Mogą one być stosowane samodzielnie, łącznie z innymi programami lub jako rozwiązanie zintegrowane.

8) Infrastruktura IT obejmuje ogół zasobów technicznych oraz działanie IT. Do zasobów technicznych zalicza się obok budynku i lokali ośrodka obliczeniowego lub pomieszczenia, gdzie następuje przetwarzanie, sprzęt informatyczny, programy systemowe, środki komunikacji niezbędne do działania wewnętrznych i zewnętrznych sieci, oraz rozwiązania techniczne służące wspomaganiu i działaniu IT. Przez działanie IT rozumie się reguły i przedsięwzięcia związane z wykorzystaniem IT, zapewniające przeprowadzenie, utrzymanie i bezpieczeństwo przetwarzania informacji.

9) Elementy systemu IT wpływają na rachunkowość, jeżeli służą do przetwarzania danych dotyczących zdarzeń gospodarczych lub działań, które bezpośrednio zasilają wspomaganą IT rachunkowość albo stanowią podstawę księgowań, stawianą do dyspozycji w formie elektronicznej.

Pojęcie "rachunkowość" obejmuje księgowość, zamknięcie roczne oraz sprawozdanie z działalności.

Na księgowość składa się dziennik, księga główna i księgi pomocnicze. Uwzględnia się w niej zdarzenia gospodarcze wpływające na majątek lub zobowiązania albo rozliczenia międzyokresowe, koszty i przychody, a także zdarzenia wymagające ujęcia lub objaśnienia w zamknięciu rocznym lub sprawozdaniu z działalności. System IT może też wspomagać sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego oraz liczbowe uzasadnienie sprawozdania z działalności.

3. Wykorzystanie IT w rachunkowości (...)

4. Otoczenie IT i organizacja IT (...)