TELESFOR ŻYZNOWSKI

Postępujące w szybkim tempie przemiany w działalności gospodarczej przedsiębiorstw, wielorakie, niekiedy znaczne zmiany przepisów prawa, m.in. wobec dostosowania naszego prawodawstwa do jurysdykcji Unii Europejskiej, zaostrzająca się konkurencja podmiotów działających na rynku powodują, że w nawale spraw do załatwienia zapomina się niekiedy o ochronie firmy przed ujemnymi dla niej skutkami, jakie może rodzić niewłaściwe dokumentowanie operacji gospodarczych. Kontrola dowodów księgowych, to jest dokumentów stanowiących podstawę zapisów w księgach rachunkowych, następuje często w sposób niewystarczający i dopiero w sytuacjach krytycznych, kiedy jest już za późno (zwłaszcza podczas sporów rozstrzyganych na drodze powództwa cywilnego) przekonujemy się o znaczeniu, jakie dla ochrony interesów ekonomiczno-finansowych firmy mają prawidłowo sporządzone dowody księgowe. Dlatego tak ważne jest przestrzeganie w praktyce właściwych zasad sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych.

Ustawa o rachunkowości, zwana dalej ustawą, nie ingeruje w organizację i sposób postępowania jednostek. Określa ona jedynie minimum wymogów, jakim powinien odpowiadać dowód księgowy, jeżeli zakresu jego treści nie rozszerzają inne przepisy, jak np. dotyczące VAT (chroniące przede wszystkim interesy fiskusa), prawo celne czy prawo wekslowe.

Przepisy ustawy - jak wspomniano - nie rozwijają zagadnienia kontroli dowodów księgowych; żądają one jedynie, by jednostka w sposób świadomy zaakceptowała dowody wymagające wprowadzenia do ksiąg rachunkowych, a więc stwierdziła ich rzetelność i prawidłowość, ze wskazaniem okresu i sposobu ich ujęcia w księgach. To firma sama powinna troszczyć się o ochronę swoich interesów przed niepożądanymi skutkami niewłaściwego udokumentowania dokonanych przez nią operacji gospodarczych i finansowych, dostosowując zasady postępowania do specyfiki swojej działalności i bacząc, by dowody księgowe zawierały co najmniej dane wymagane przepisami.

Trzeba mieć świadomość, że tylko rzetelne i prawidłowe dowody księgowe warunkują właściwe spełnianie przez nie funkcji:

1) informacyjnej - wyrażającej się w tym, że dane wynikające z dowodów księgowych, odpowiednio zgrupowane w księgach rachunkowych, stanowią wiarygodne źródło informacji o przebiegu i skutkach operacji oraz zdarzeń1 następujących w danej jednostce; informacje te służą do zarządzania firmą, a ich uogólnienie zawiera sprawozdanie finansowe,

2) kontrolnej - która polega na upewnieniu się, że dane zawarte w dowodach księgowych i następnie wprowadzane do ksiąg rachunkowych, są wiarygodne, to znaczy rzetelne (zgodne z prawdą), zaś odzwierciedlane przez nie operacje są zgodne z prawem (legalne) i celowe (zgodne z interesem firmy) a zdarzenia - prawdziwe. Umożliwia to wykorzystanie dowodów i zapisów księgowych do dokonywania kontroli rozrachunków z kontrahentami, pracownikami, urzędami i instytucjami oraz zapewnia rozliczenie osób z powierzonego im mienia.

Aby dowody księgowe spełniały w sposób właściwy swoje funkcje konieczne jest, by były one nie tylko rzetelne, ale i kompletne, a zatem aby dostarczały informacji o wszystkich, jakie w danym okresie miały miejsce, operacjach i zdarzeniach wpływających na majątek, zobowiązania i wyniki firmy, a dalej zawierały co najmniej minimum danych określonych w art. 21 ustawy oraz były wolne od błędów rachunkowych. Wymagania te są obligatoryjne (art. 22 ust. 1 ustawy). Nie wystarczy jednak sprostać wymogom nakazanym ustawą i przepisami o VAT, trzeba też zadbać o dostosowanie dowodów księgowych i zasad ich sporządzania, obiegu oraz kontroli do specyfiki działalności jednostki oraz struktury jej organizacji wewnętrznej. W tym celu kierownik jednostki, jako ponoszący odpowiedzialność za wykonanie obowiązków w zakresie rachunkowości (art. 4 ust. 5 ustawy), powinien by określić na piśmie - przykładowo w formie instrukcji wewnętrznej - jakie dowody będą stosowane do dokumentowania poszczególnych rodzajów operacji gospodarczych i finansowych, oraz zasady ich obiegu począwszy od momentu nadejścia do jednostki (dowody obce) lub wystawienia (dowody własne) do momentu ich kontroli.

Przyjęte przez jednostkę rozwiązania (zasady postępowania) powinny zapewnić sprawdzenie, czy dane zawarte w dowodach księgowych są zgodne:

1) z wymaganiami ustalającymi minimum elementów (informacji) warunkujących prawidłowość dowodu księgowego,

2) ze stanem faktycznym dotyczącym danej operacji lub zdarzenia, które dowód księgowy potwierdza,

3) z kryteriami merytorycznymi (np. czy cena w fakturze jest zgodna z ceną zakupu lub sprzedaży ustaloną w ofercie, zamówieniu),

a dalej, czy dowody te zostały na czas sporządzone (dowody własne) i przekazane do komórki księgowości.

Sprawdzenie spełnienia wymienionych trzech (1, 2, 3) warunków powinny potwierdzić podpisy osób odpowiedzialnych za ich kontrolę i nastąpić przed zadekretowaniem dowodów i ich ujęciem w księgach rachunkowych. W większych jednostkach kierownik jednostki określa osoby lub stanowiska pracy zobowiązane do kontroli dowodów księgowych oraz ich powinności i uprawnienia w tym zakresie, ujmując procedury kontroli w zakresach czynności poszczególnych osób i innych dokumentach, np. w instrukcjach regulujących sposób sporządzania i obiegu poszczególnych dokumentów. Instrukcja taka może dotyczyć ogółu dowodów księgowych stosowanych przez jednostkę lub odpowiednich ich grup, dokumentujących jednorodne operacje (np. dowody kasowe, dowody obrotu materiałowo-towarowego, dowody gospodarki środkami trwałymi). Wygodnym rozwiązaniem są instrukcje ujmujące obieg i kontrolę indywidualnych dokumentów (por. przykładowy wzór nr 1 karty obiegu i kontroli dokumentu). Ta forma instrukcji wewnętrznej nie jest rozwiązaniem nowym, chociaż obecnie rzadko niestety stosowanym, a jej zaletą jest dyscyplinowanie obiegu i kontroli dowodów w jednostce, niezależnie od jej rozmiarów i organizacji.

(...)

II. Przedmiot, zakres i organizacja kontroli dowodów księgowych (...)

III. Kontrola dowodów księgowych pod względem merytorycznym (...)

IV. Kontrola dowodów księgowych pod względem formalnym i rachunkowym (...)

V. Poprawianie błędów dowodów księgowych (...)

VI. Suplement - Szczególne procedury kontroli druków, które staną się dowodami księgowymi (...)