ZDZISŁAW FEDAK, TADEUSZ NAUMIUK

Jest dowiedzioną prawidłowością, że w czasach nienajlepszej koniunktury i zaostrzającej się walki konkurencyjnej - a takie czasy mamy - rośnie zainteresowanie przedsiębiorstw kosztami. Wynika to stąd, że bardzo trudno jest podwyższyć przychody drogą wzrostu cen lub/i wielkości sprzedaży - zależy to od zachowań odbiorców. Na skutek tego jedyną drogą zwiększania zysku, czyli różnicy między przychodami a kosztami, jest obniżanie, a mówiąc szerzej - racjonalizacja kosztów. Racjonalizować koszty może zaś tylko ten kto je zna i panuje nad nimi, a więc umie i chce je kształtować, czy - jak się to obrazowo mówi - potrafi zarządzać względnie sterować kosztami. Jedynie takie przedsiębiorstwo ma szanse rozwoju w warunkach nieznającej taryfy ulgowej gospodarki rynkowej.

Koszty stanowią - jak wiadomo - spowodowane działalnością operacyjną przedsiębiorstwa, polegającą na produkcji wyrobów, świadczeniu usług czy handlu, wyrażone w pieniądzu (wycenione) zużycie zasobów (środków trwałych, praw, surowców i materiałów), energii i usług obcych, wynagrodzenia za pracę stałego i dorywczo zatrudnionego personelu wraz z pochodnymi (np. składkami ZUS, świadczeniami socjalnymi), a także wydatki niestanowiące zużycia (np. podatki, opłaty, ubezpieczenia rzeczowe). Wyrażenie jedną, pieniężną miarą tak różnych wielkości jak zużycie rozmaitych surowców i materiałów, czasu pracy maszyn, urządzeń i personelu, wykonanych siłami obcymi i własnymi usług oraz innych, pozwala dodawać do siebie różne rodzajowo czynniki i oceniać rezultaty ich łączenia względnie zastępowania jednych - innymi. Ułatwia to różnego rodzaju rachunki opłacalności przedsięwzięć.

Koszty są zawsze skutkiem prowadzenia przez przedsiębiorstwo takiej a nie innej działalności operacyjnej, o większych lub mniejszych rozmiarach, za pomocą danego zestawu własnych lub wynajętych (przyjętych w leasing) środków trwałych i zastosowania wybranej technologii, zatrudniania pewnej liczby personelu o określonych umiejętnościach, przy danej organizacji i wydajności pracy oraz wynagrodzeniach itp. itp. Racjonalizacja kosztów wymaga działań zmierzających do zmian czynników, których skutkiem zużycia są koszty: przedmiotu, rozmiaru i sposobu produkcji oraz jej organizacji, sposobu sprzedaży i zarządzania itp.

Warto zarazem pamiętać, że pochopne, nie do końca przemyślane decyzje, mogą przez dłuższy lub krótszy czas rzutować na wysokość kosztów. Pomijamy tak oczywiste przykłady jak uruchomienie produkcji wyrobów, które nie są poszukiwane przez odbiorców lub nie są konkurencyjne funkcjonalnością, niezawodnością, wyglądem, walorami leczniczymi, smakowymi, zapachowymi czy ceną, w stosunku do tego, co już znajduje się na rynku. Ale nawet zakup niewłaściwych maszyn i urządzeń, w tym także zbyt sprawnych, a więc i droższych, w stosunku do potrzeb zwiększa na lata koszty. Podobnie nabycie surowców, zarówno o zbyt niskiej jak i zbyt dobrej jakości, jeżeli nieodpowiadają wymogom jakościowym stawianym produktom czy też po wygórowanych cenach, rzutuje na wysokość szeroko pojętych kosztów i to nawet wtedy, gdy zapasy te nie zostaną zużyte. Również każdy "nietrafiony" wybór personelu kierowniczego i wykonawczego, zarówno poprzez efekty pracy tych osób, jak i wydatki związane z rozstaniem się, wpływa na wzrost kosztów.

Utrzymanie kosztów na racjonalnym poziomie, a więc świadome oddziaływanie na strukturę i wielkość zużycia czynników je wywołujących, polega na:
- planowaniu a następnie wyznaczaniu na pewien okres konkretnych zadań - co, jak, z czego, kiedy, przez kogo ma być zrobione lub jak ma przebiegać działalność (dyspozycja),
- ewidencji przebiegu wykonania tych zadań w danym okresie, obejmującej ujęcie i rozliczenie kosztów,
- przekazywaniu zainteresowanym informacji o poniesionych kosztach oraz ocenie wykonania w porównaniu z zadaniami, a w ślad za tym - podejmowaniu działań zapobiegających lub ograniczających ujemne skutki gorszego wykonania od wyznaczonego bądź utrwalających wykonanie lepsze od zamierzonego.

Sterowanie kosztami może stanowić wyłącznie zadanie zarządu, który podejmując stosowne działania stara się odpowiednio kształtować koszty i zwiększać rentowność jednostki. Może on do współdziałania w tym zakresie wciągnąć także średnie kierownictwo, do mistrzów włącznie, włączając ich w wysiłki zmierzające do liczenia się z groszem na co dzień. Konieczne jest wtedy ustalanie dla tych osób, przy ich wiedzy, aprobacie i pomocy, pułapów kosztów uznanych za racjonalne, a potem uwzględnianie stopnia realizacji tych zadań przy ocenie wysiłków tych osób (premiowaniu).

W każdym przypadku nieodzowny człon systemu sterowania kosztami stanowi- jak widać - ewidencja. Polega ona na odwzorowaniu ("fotografowaniu") przebiegu działalności operacyjnej przedsiębiorstwa w pewnym okresie, na podstawie meldunków mających postać dowodów księgowych i raportów, co pozwala na odpowiednie ujęcie kosztów wywołanych tą działalnością - zaopatrzeniem w materiały lub towary, produkcją i jej przygotowaniem, zbytem produktów lub towarów, zarządzaniem, a niekiedy także rozwojem nowych produktów i technologii.

Nie zmienia postaci rzeczy, że w toku ewidencji, dla jej usprawnienia bądź wzmożenia kontroli, stosuje się inne niż rzeczywiście powstałe w danym okresie koszty, np. z ubiegłych okresów czy wynikające z planu bądź norm, i następnie w stosunku do tych wielkości wyprowadza różnice.

Ewidencja poniesionych "dziś" kosztów pozwala planować to, co ma się w ich zakresie dziać "jutro", a zarazem dostarcza informacji do oceny, jak na podstawie tego, co było "wczoraj" doskonalić "jutro".

Odpowiednio do potrzeb przedsiębiorstwa rozbudowana, systematycznie prowadzona, z okresu na okres, ewidencja kosztów nazywana jest - jak wiadomo - rachunkiem kosztów1. Aby jednak rachunek kosztów przynosił przedsiębiorstwu korzyści, musi on być przydatny, a więc pomyślany (zaprojektowany) w dostosowaniu do warunków przedsiębiorstwa, a dane przez niego dostarczane być wiarygodne, aby można było im ufać. Mają one być dostępne w rozsądnym czasie i przekazywane tym, którzy koszty kształtują i za koszty odpowiadają. Nie może to być ani krzywe zwierciadło wypaczające rzeczywistość, ani sztuka dla sztuki, ani musztarda po obiedzie. Jego działanie nie może też zbyt dużo kosztować. Skórka musi się opłacać za wyprawkę. Dopiero rachunek kosztów, który spełnia te warunki i regularnie, prawdziwie oraz szybko informuje zainteresowanych o kosztach, służy przedsiębiorstwu, gdyż pomaga koszty "okiełznać".

II. Czy dostępna literatura fachowa pomaga usprawnić rachunek kosztów (...)

III. Jak działa rachunek kosztów (...)

IV. Wymagania stawiane rachunkowi kosztów przez przepisy (...)